"Вузьке і широке" визначення терміну "документ"

Размещено на http://allbest.ru

«ВУЗЬКЕ І ШИРОКЕ» ВИЗНАЧЕННЯ ТЕРМІНУ «ДОКУМЕНТ»

Юрій Палеха, кандидат історичних наук, професор кафедри інформаційно-аналатичної діяльності та інформаційної безпеки

Національний транспортний університет

Катерина Алєксєєнко, старший викладач

Кафедра інформаційно-аналітичної діяльності та інформаційної безпеки

Національний транспортний університет

Документ, безперечно, виконує значну роль в управлінській сфері, у налагодженні соціальних зав'язків, делегуванні комерційних повноважень, функцій інтерпретації, перекладу тощо. Традиційно він застосовується як інструмент владного контролю в адмініструванні, як доказ правовідносин чи подій. Разом з тим, він виступає об'єктом дослідження документознавства - науки, сформованої впродовж 20- 80-хроків минулого століття в СРСРу процесі теоретичного осмислення проблем, що виникали перед країною у сфері діловодства та архівної справи. В дискусійному просторі беруть участь фахівці з інформатики, джерелознавства, дипломатики, кібернетики, управління, права та ін., що покладає відбиток на розумінні терміну «документ», кожен з яких розглядає його як свій об'єкт пізнання.

На сьогодні існує чимало поглядів на роль і статус документа як комунікаційного засобу, що відрізняються різними концепціями, поглядами на структуру науки про документ, її міждисциплінарним характером, застосуванням атрибутивного чи функціонально-кібернетичного підходів тощо, результатом чого є невизначеність меж поняття «документ», багатозначність його дефініцій. Питанням еволюції визначень терміну «документ» в публікаціях вчених, законах та стандартах, неузгодження його тлумачень, різночитаннях залежно від поглядів їх авторів; необхідності перегляду окремих стандартів, проведення термінологічних досліджень, мовної експертизи та уніфікації терміносистеми й присвячено цю статтю.

Ключові слова: документ, термін, національний стандарт, інформація.

термін документ тлумачення нормативний різночитання національний стандарт

«NARROW AND WIDE» DEFINITION OF THE TERM «DOCUMENT»

Undoubtedly, the document (record) plays a significant role in the management sphere, in establishing social ties, delegating commercial powers, functions of interpretation, translation, etc. Traditionally, it is used as an instrument of social, managerial control in administration, as proof of legal relations or events. However, it is the object ofstudy of document science - a discipline that comprehensively deals with the study of the document as a system object, specially created for storage and dissemination of information in space and time, a discipline that emerged during the 20-80 s of last century in the USSR in the process of theoretical understanding ofpractical problems that arose for the state in the field of record keeping and archiving. Subsequently, experts in computer science, historical sources, diplomacy, cybernetics, administration, law, etc. joined the discussions, which left its mark on the understanding of the term «document», each of which considers it as object of its knowledge.

Today there are many views on the role and status of the document as a means of communication, which differ in different concepts, views on the structure of document science, its interdisciplinary nature, methodological advantages using attributive or functional-cybernetic approach to documented information resulting in uncertainty of the term «document», the ambiguity of its definitions in the works of scientists and in laws, standards and other regulations.

This article is devoted to the question of the evolution of definitions of the term «document» in the publications of scientists, regulations of the Soviet period, various inconsistent interpretations of the term «document», its differences in laws and national standards, depending on the affiliation of their authors; to the need to revise certain standards, actively conduct terminological research, language expertise, unification of the terminological system.

Keywords: document, definition, term, national standard, information.

Постановка проблеми. Важливість управлінської діяльності для сучасного суспільства не викликає сумнівів, але оскільки прийняття та виконання рішень вимагають відповідного документування та інформаційної підтримки, цей вид діяльності виявляється тісно пов'язаним з керуванням документацією, яка мусить бути досконало підготовлена. Для сфери управління термінологія важлива не тільки для осмислення природи документів, створення теорій щодо їх найефективнішого використання, але й для практичних цілей планування, організування, мотивації працівників, координації їх діяльності та контролю.

Чітко налагоджена система термінів, що постійно оновлюється і уточняється, дозволяє уникнути розбіжностей у трактуваннях і зробити управління документами максимально ефективним. Сьогодні ця система не в змозі повною мірою відповідати управлінським потребам, оскільки не всі навіть основні терміни мають стабільні тлумачення. Крім того, у зв'язку з прийняттям, як національних, міжнародних стандартів виникає проблема відповідності дефініцій вітчизняних і привнесених з міжнародної практики термінів. Така ситуація значно утрудняє документаційну та інформаційну підтримку управлінських процесів, що потребує її досконалості.

Аналіз останніх досліджень і публікацій. Питанням уніфікації та стандартизації докумeнтознавчої термінології в Україні приділяється багато уваги в публікаціях проф. С.Г. Кулешова, В.В. Бeздрабко, О.М. Тур, С.В. Харченко, В.Д. Шинкарука, Г.М. Швєцової-Водки. Бєзпосєрєдньо питаннями визначення поняття документ, дослідженнями його дефініцій займались такі дослідники як А.В. Ліпінська, С.В. Литвинська, В.Т. Савицький, С.В. Савченко, Л.М. Ткач та інші. Разом з тим, єдності в розумінні сутності поняття «документ» у працях сучасних науковців немає. Попри закріплення його широкого розуміння в законах України, в нормативних актах спостерігається різночитання терміну «документ».

Мета статті. Показати історію появи терміну «документ» в публікаціях вчених, нормативних актах радянського періоду, виникнення різних тлумачень терміну «документ», викласти й проаналізувати проблемні питання його різночитання в законах України та національних стандартах, залежно від приналежності їх авторів до його розуміння. Сьогодні, як ніколи, необхідно оновити окремі національні термінологічні стандарти; провести їх мовленнєву експертизу; відкрити доступ до чинних нормативних документів; більше уваги приділяти гармонізації національних стандартів з міжнародними.

Виклад основного матеріалу дослідження. Документи з'явились з моменту зародження писемності, «письмової мови» і стали надійним засобом запису, реєстрації або, інакше кажучи, документування фактів, явищ, подій. До цього людське суспільство користувалося живим словом, живою мовою.

Родоначальник науки про сукупності документів і галузь практичної діяльності, бельгійський вчений Поль Отле, автор знаменитої праці «Трактат про документацію», пояснюючи поняття «документ» підкреслював, що воно включає окремі томи, брошури, журнали, статті, карти, діаграми, естампи, патенти, статистику, записи голосу за допомогою фонографії, діапозитиви чи кінематографічні фільми. Саме Поль Отле уперше визначив документи, як: матеріальні об'єкти, створені людиною спеціально для фіксації, зберігання і відтворення інформації з метою її передачі в просторі й часі, незалежно від способу ї фіксації.

Починаючи з сєрєдини минулого століття в офіційній термінології слово «документ» трактується у вузькому, широкому й найширшому значенні.

Вузьке значення зводиться до ділового паперу, письмового свідчення, або ж історичного джерела, що слугує доказом юридичних відносин чи подій. Родоначальник управлінського документознавства проф. К.Г. Мітяєв, ініціюючи потребу в теоретичному обґрунтуванні практичної роботи зі службовими документами, розумів документ як явище, що засвідчує та підтверджує факти, права, обов'язки тощо.

Досліджуючи атрибутивну сторону поняття «документ» проф. К.Г. Мітяєв зазначав, що воно не обмежується ані технікою запису інформації, ані способом її відтворення, і підкреслював: «усе, що є документальним, тобто, що ґрунтується на означенні об'єктивної дійсності і є відображенням, фіксацією чи реєстрацією фактів, подій, явищ за допомогою письма, зображення, звукозапису може трактуватися як документ. Поняття «документ» він ототожнював з архівознавчим терміном «документальні матеріали», називаючи документами акти державної влади, офіційне та приватне листування, плани, графіки, малюнки, рукописи наукових і художніх творів, мемуарів і щоденників, плакати, відозви, негативи та позитиви фотознімків і кінофільмів, матеріали звукозапису тощо (Мітяєв, 1964).

Запропоноване проф. К.Г Мітяєвим трактування терміна «документ» знайшло підтримку в роботах В.Д. Банасюкевича, А.В. Єлпатьєвського, К.Б. Гельмана-Виноградова, З.Є. Калишевич та А.Н. Образцова. Воно спонукало спочатку книгознавців та документалістів, а згодом й інформаційних працівників приступити до обґрунтування широкого значення терміну «документ», пов'язаного з поняттями «комунікація» та «інформація».

Завдяки роботам зазначених вчених, документ став досліджуватися як одне з найважливіших джерел отримання інформації та засобів соціальної комунікації, одним з базових термінів у терміносистемах таких наук і наукових дисциплін як археографія, джерелознавство, історія. З уточненням як «засіб закріплення інформації про факти...» замість як «результат відображення фактів...» дефініція знайшла своє відображення в стандарті ГОСТ 16487-70 (див. п.1 табл. 1).

Разом з тим, широке трактування поняття «документ» не підтримували у своїх працях вчені, котрі дотримувались версії, згідно якої документ є об'єктом практичної діяльності та результатом процесу створення його в установленому порядку. Поряд із дуалізмом думок науковців у трактуванні терміну «документ» в ті часи не було і його однозначного нормативного закріплення.

Таблиця 1.

Визначення поняття «документ» в ГОСТах

Як результат, у 1975 році з'явився державний стандарт ГОСТ 6.10.2-75, в якому термін «документ» було подано в звуженому вигляді (див. п. 2 табл. 1). До запропонованого фахівцями ВНДІЕТ в стандарті функціонального визначення поняття «докумєнт» прихильниками атрибутивного підходу було поставлeно цілий ряд запитань: що означає «в установлeному порядку», хто його встановив, яким нормативним актом він рeгламeнтується, і чи існує, відповідно до чинного законодавства, перелік видів документів, що підтвєрджує правовe значення того чи іншого їх виду?

Окрім того, як відмічали представники ВНДІАСД науковці А.В. Єлпатьєвський та Е.І. Ханпіра, посилаючись на організаційно-методичний стандарт ГОСТ 1.5-68, поява зазначеного визначення порушувала встановлене Держстандартом правило, за яким включення до стандарту нового терміну, повинно супроводжуватися не його трактуванням, а посиланням на попередній стандарт, у якому воно вже міститься. «Документ - термін і діловодства, і архівної справи - зазначали дослідники - В архівах, за визначенням, зберігаються письмові, зображальні, звукові документи. Далеко не всі з них мають юридичну силу і створені відповідно до якихось офіційних правил і приписів. Дефініція терміна «документ» не повинна звужувати реального обсягу поняття, яким оперують в галузі» (Єлпатьєвський, 1987). Як результат недотримання Держстандартом своєї ж вимоги, виникла неординарна, виключна ситуація: у двох стандартах з'явились різні, несумісні визначення одного терміну.

Розширене поняття «докумєнт», знов ж таки знайшло своє відтворення в підготовленому ВНДІАСД стандарті ГОСТ 16487-83, у якому в порівнянні зі своїм попередником, ГОСТом 16487-70, воно мало більш чіткі визначення (див. п.3, табл. 2). Так, з дефініції терміна «документ» було видалено, що документ є засобом створення самого документа (що логічно і фактично було некоректним) й те, що носієм інформації є «спеціальний матеріал», оскільки, наприклад, береста, спеціальним матеріалом для берестяних грамот ХІ ст. не була.

Практично одночасно, уточнюючи означення терміну «документ» 1990-х років провідні радянські вчені О.П. Коршунов, А.В. Соколов та Ю.М. Столяров запропонували трактувати його як матеріальний об'єкт, носій соціальної інформації в найширшому його контексті, згідно з яким документом можна вважати будь-який матеріальний об'єкт, що містить атрибутивну інформацію (як невід'ємну внутрішню властивість всіх матеріальних об'єктів): від письмового документа, грамплатівок та кінофільмів до творів мистецтва (архітектурних споруд, графіки, живопису, скульптури), від зразків мінералів, гербаріїв, історичних реліквій до виробів промисловості і техніки (годинників, автомобілів, гвинтівок тощо).

На сьогодні в нормативних документах України, в залежності від сфери діяльності, в якій працюють їх автори, можна знайти більш десятка різних дефініцій поняття документ, від найширшому його розуміння до вузького, що має місце в офіційному документі.

Відомий український документознавець проф. С.Г. Кулешов, вивчаючи зміст поняття «документ», в своїх роботах наголошував, що документи - це «матеріальні об'єкти, які спеціально створюються з метою зберігання і розповсюдження (передачі) в просторі й часі осмисленої соціальної інформації, створеної людиною для використання в суспільній діяльності» (Кулешов, 2000). Завдяки зусиллям вченого, його адептів, широка дефініція терміну «документ» збережена й у чинному нині в України стандарті ДСТУ 2732:2004, що змінив стандарт ДСТУ 2732:94 з вужчим в ньому його значенням (див. п.2,3 таблиці 2).

Атрибутивний підхід має місце у законах України «Про бібліотеки і бібліотечну справу» та «Про обов'язковий примірник документів» зазначено, що «документ - матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації, зафіксованої на папері, магнітній, кіно-, фотоплівці, оптичному диску або іншому носієві» (Закони, 1995;1999).

В проєкті закону «Про внесення змін до Закону України «Про бібліотеки і бібліотечну справу» від 01.02.2021 позначено, що «документ - матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації, зафіксованої на різних носіях», а «електронний документ - документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних» (Закон, 2021).

У ст.1 Закону України «Про інформацію», після правок, нині зазначається, що документ - матеріальний носій, що містить інформацію, основними функціями якого є її збереження та передавання у часі та просторі (Закон, 1992).

Разом з тим в законі України «Про електронні документи та електронний документообіг» поняття документ взагалі не розглянуто, хоча електронний документ - це один з видів його існування залежно від способу створення, а дефініцію «електронний документ» подано у його вузькому значенні як «документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа» (Закон, 2003).

Щодо дефініції терміну «документ» в чинних стандартах, на відміну від згаданих зауважень радянських науковців, щодо неприпустимості існування в нормативних документах одночасно двох визначень, сьогодні їх набагато більше.

Таблиця 2.

Поняття документ в національних стандартах

Як видно з таблиці 2, визначення терміну «докумєнт», подані в п. 2,5 та 8 досить вузькі, дещо ширші в п. 1,3,4 (функціональний підхід), а визначення подане в п. 9 більш широке (атрибутивний підхід).

І всє цє незважаючи на тє, що в ДСТУ 1.5:2015 «Правила розро6лєння, викладання та оформлєння національних нормативних документів» чітко записано, що з метою недопущення неоднозначного розуміння вимог і положень стандарту у «Тeрмінах та визначеннях понять» наводять вжиті у стандарті науково-технічні терміни, не встановлені в інших стандартах....» (ДСТУ, 2015). Окрім того в п. 4 стандарту ДСТУ 3966:2009 «Засади і правила розроблення стандартів на терміни та визначення понять» проголошується, що з метою стандартизування термінології необхідно унормувати та затвердити в різних сферах знань і діяльності однозначно зрозумілі, несуперечливі терміни для всіх сфер застосування, в довідковій та науково-методичній літературі (ДСТУ, 2009).

Висновки та перспективи подальших досліджень теми. Таким чином, стосовно дуалізму поняття «документ» встановлено:

- наявні його різночитання в законах України та національних стандартах, залежно від приналежності їх авторів до тієї чи іншої концепції;

- застарілі окремі національні стандарти (28 років залишається незмінним ДСТУ2392-94; 23 роки -ДСТУ 384399, 18 років - ДСТУ 2732:2004);

- обмежено доступ до національних стандартів (ДСТУ 4163: 2020, що діє з 01.09.2021), в т. ч. стандартів, прийнятих методом перекладу (ДСТУ ISO 5127: 2018, ДСТУ ISO 154891: 2018 та ін.).

Сьогодні, як ніколи, необхідно, посилити увагу до стандартів цієї серії з боку держави (з точки зору норм права), розмежовувати поняття «документ» і «службовий документ» (йосишепі or record), відкрити доступ до чинних стандартів, розмістивши їх на офіційному веб-сайті, продовжити гармонізацію нормативних документів з міжнародними, обов'язково проводити їх мовну експертизу. Хочеться вірити, що законотворці, Верховна Рада України, Українська агенція зі стандартизації та профільні технічні комітети приймуть необхідні заходи, щоб забезпечити однозначною термінологією державні соціально-економічні і науково-технічні програми та законодавство України.

термін документ тлумачення нормативний різночитання національний стандарт

ДЖЕРЕЛА ТА ЛІТЕРАТУРА

1. Про інформацію: Закон України від 02.10.1992 р. № 2657XII. Відомості Верховної Ради України. 1992. № 48. Ст. 650.

2. Про бібліотеки і бібліотечну справу: Закон України від 02.10.1995. № 32-95ВР. Відомості Верховної Ради України. 1995. № 7. Ст. 45.

3. Про обов'язковий примірник документів: Закон України від 09.04.1999. № 595- XIV. Відомості Верховної Ради України. 1999. № 22-23. Ст. 199.

4. Про електронні документи та електронний документообіг: Закон України від 22.05.2003 р. № 852- IV. Відомості Верховної Ради України. 2003. № 36. Ст. 276.

5. Про внесення змін до Закону України «Про бібліотеки і бібліотечну справу»: Проект закону 5002 від 01.02.2021. URL: http://w1 .c1.rada.gov.ua.pls.

6. ГОСТ 16487-70. Термины и определения. М.: Изд-во стандартов, 1971. 12 с. (Делопроизводство и архивное дело).

7. ГОСТ 6.10.2-75. Термины и определения. М.: Изд-во стандартов,1975. 11 c. (Унифицированные системы документации).

8. ГОСТ 16487-83. Термины и определения. М.: Изд-во стандартов, 1984. 12 с. (Делопроизводство и архивное дело).

9. ДСТУ 1.5:2015. Правила розроблення, викладання та оформлення національних нормативних документів. [На заміну ДСТУ 1.5: 2003; чинний від 2017-02-01]. Вид. офіц. Київ : ДП «Курс НДНЦ», 2016. 65 с.

10. ДСТУ 2392-94. Базові поняття. Терміни та визначення понять. [Чинний від 1995-01-01]. Київ: Держстандарт України, 1995. 54 с. (Інформація та документація).

11. ДСТУ 2732-94. Терміни та визначення понять: Нац. стандарт України. [Нечинний]. Київ: Держспоживстандарт України, 2005. 33 с. (Діловодство та архівна справа).

12. ДСТУ 2732:2004. Терміни та визначення понять: Нац. стандарт України. [На заміну ДСТУ 1.5:2003; Чинний від 200428-05]. Київ: Держспоживстандарт України, 2005. 32 с. (Діловодство та архівна справа).

13. ДСТУ 3017-95. Видання. Основні види. Терміни та визначення понять. [Нечинний]. Київ: ДП «Укр НДНЦ», 1995. 38 с. (Інформація та документація).

14. ДСТУ 3843-99. Основні положення. [Чинний від 2000-0107]. Київ: Держспоживстандарт України, 2000. 8 с. (Державна уніфікована система документації).

15. ДСТУ 3966:2009. Засади і правила розроблення стандартів на терміни та визначення понять. [Чинний від 201007-01]. Київ: Держспоживстандарт України, 2010. 34 с.

16. ДСТУ ІБО 9000:2015. Основні положення та словник термінів. [Чинний від 2016-07-01]. ДПНДІ «Система», 2015. 46 с. (Системи управління якістю).

17. Бондарь В.А. Современные концептуальные подходы к изучению понятия «документ». Гуманитарные науки в Сибири. Новосибирск, 2014. № 4. С. 98.

18. Елпатьевский А.В., Ханпира Э.И. Еще раз о тєрминє «Докумєнт». Советские архивы.1987. № 1. С. 52-55.

19. Кулєшов С.Г. Документознавство: історія. Теоретичні основи. Київ: ДАКККіМ, 2000. 162 с.

20. Митяєв К.Г. Докумєнтовєдєниє, єго задачи и пєрспєктивьі развития. Вопросы архивоведения.1964. № 2. С. 19.

21. Савицький В.Т. Документ як базове поняття документаційного забезпечення управління Університетські наукові записки. 2005. № 4. С. 313-318. URL: http:// nbuv.gov.ua/UJRN/Unzap_2005_4_55.

22. Ткач Л.М., Савченко С.В. Терміни документознавства: навч. посіб. Вид. 2-ге, перероб. і доп. Дніпро: МетАУ, 2019. 46 с.

23. Тур О. М. Уніфікація та стандартизація документознавчої термінології в Україні: Дис. ... д-ра наук із соц. ком: 27.00.02. Київ. 2019. 301 с.

24. Шинкарук В.Д., Харченко С.В. Державні термінологічні стандарти України в науковому дискурсі: проблемні питання. Науковий вісник Національного університету біоресурсів і природокористування України. Серія: Філологічні науки, 2017. № 263.С. 56-64.

Размещено на Allbest.ru