Особенности управления государственным учреждением на примере Военного комиссариата Кировской области

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

1. Введение

2. Основная часть

2.1 Особенности управления государственными учреждениями

2.2 Основные направления деятельности отдела по работе с гражданами

2.3 Особенности управления и реализации функций в отделении по работе с гражданами

2.4 Проблемы и пути их решения в Отделении по работе с гражданами

3. Заключение

4. Список литературы

1. Введение

Актуальность темы

Управление в государственном учреждении является одновременно искусством управления и соответствующим набором навыков. Грамотное управление очень важно для эффективного функционирования организации. Именно в процессе управления происходит постановка цели, определяются приоритеты, составляются планы и программы, закрепляются управленческие процедуры, формируется и развивается организационная структура. Особенности управления в государственном учреждении проявляются в целях, методах, оценках результатов, отчетности, процедурах контроля, ответственности и системах стимулов.

Организация работы в государственном учреждении основывается на государственной службе. В самом широком теоретическом понимании государственная служба - это осуществление государственными органами кадровой функции управления и практическая деятельность всех лиц, получающих заработную плату из государственного бюджета (т.е. от государства в лице его органов и подразделений) и занимающих постоянно, или временно должности в аппарате государственных органов.

Специфика управления в госслужбе часто обозначается такими терминами как: администрирование, бюрократия. Эти термины обозначают тяготение управления к автократичной модели управления, в которой ключевыми характеристиками является следование инструкциям, разделение на тех, кто выдает инструкции и тех, кто их выполняет, концентрация власти, административный контроль. В последнее время в России и во всем мире произошли большие изменения в условиях функционирования госсектора, что отражает общие тенденции развития всего общества. Наблюдается переход от иерархической авторитарной модели к новой, более гибкой, основанной на управлении участия, на современных управленческих технологиях, отработанных в рамках коммерческих организаций.

Целью исследования является исследование системы управления организации, на примере учреждения "Военный комиссариат Кировской области" (Отделение по работе с гражданами).

Для достижения данной цели были поставлены следующие задачи:

· изучить теоретические источники по выбранной теме;

· дать социально-экономическую характеристику объекта;

· исследовать особенности управления военного комиссариата;

· предложить пути совершенствования управления в военном комиссариате.

Объект исследования - институт функционирования государственного учреждения и прохождения государственной службы.

Предметом исследования является система управления военного комиссариата.

При написании курсовой работы были использованы следующие методы:

· метод нисхождения от абстрактного к конкретному, который предполагает установление логической связи между абстрактным рассмотрением особенностей системы управления и целостным представлением о конкретной системе (системе управления в Военном комиссариате Кировской области);

· метод абстрагирования, предполагающий мысленное отвлечение субъекта исследования от наименее значимых деталей объекта для изучения наиболее важных сторон объекта, в частности, в работе рассматривается не вся система управления военным комиссариатом, а система управления в Отделении по работе с гражданами;

· методы анализа и синтеза помогают рассмотреть функциональные структурные особенности объекта, выработать и обосновать способы его реконструкции, то есть, рассматриваются особенности управления в отделении по работе с гражданами и пути совершенствования системы управления в данном отделении;

· методы дедукции и индукции предполагают получение знаний об объекте путем логических умозаключений, от частного к общему (индукция) или от общего к частному (дедукция), то есть изучалась система управления в конкретном отделении и переходила на всю систему правления государственным учреждением (индукция), и наоборот изучалась теоретическая основа системы государственного управления, а затем сопоставлялась с управлением в отделении (дедукция);

· метод наблюдения предполагает фиксирование показателей, параметров, свойств исследуемого объекта, то есть изучение справок, докладов, инструкций в отделении;

· метод моделирования предполагает исследование и анализ модели объекта, наиболее значимые для решения проблемы, с дальнейшим переносом выводов и рекомендаций на конкретный объект, в частности выявление проблем и пути их решения в отделении по работе с гражданами.

2. Основная часть

2.1 Особенности управления государственными учреждениями

государственный учреждение управление

Система - совокупность элементов, находящихся в отношениях и связях друг с другом, которая образует некоторую целостность, единство. Среди основных признаков следует назвать: множественность элементов, целостность и единство между ними, наличие определенной структуры. Вместе с тем система имеет свойства, отличные от свойств своих элементов. Всякая система имеет входное воздействие, структуру обработки входного воздействия, конечные результаты и обратную связь.

Выделяют системы материальные и абстрактные, статичные и динамичные, органические и неорганические, открытые и закрытые, и т.д. в зависимости от оснований классификации систем.

Учреждение в системе государственного управления - это объединение людей, совместно реализующих некоторую программу или достигающих определенной цели и действующих на основе определенных процедур и правил в интересах государства.

Система управления в государственном учреждении связана с:

· целями;

· функциями;

· процессом управления;

· квалификацией служащих;

· распределением полномочий для достижения определенных целей.

В рамках этой системы протекает весь управленческий процесс, в котором участвуют служащие всех уровней, категорий и профессиональных специализаций. Организация построена для того, чтобы все протекающие в ней процессы осуществлялись своевременно и качественно. Отсюда то внимание, которое уделяют ей руководители организаций и специалисты, стремящиеся к непрерывному совершенствованию, развитию как системы в целом, так и ее отдельных составляющих.

Управление - это процесс воздействия на систему с целью поддержания заданного положения или перевода ее в новое состояние.

Любая система управления должна иметь четыре основных элемента:

· вход основной системы;

· выход основной системы;

· канал обратной связи (воспринимающее устройство, измеряющее и передающее информацию о состоянии выхода);

· блок управления, сравнивающий фактический и заданный выход и в случае необходимости вырабатывающий управляющее воздействие.

Рис.1. Базовые элементы систем управления

Основными частями системы являются вход, процесс, или операции, и выход. У любой системы вход состоит из элементов одной и той же номенклатуры, которые классифицируют по их роли в процессе системы.

Первый элемент входа тот, над которым осуществляется некоторый процесс, или операция. Этот вход есть или будет "нагрузкой" системы.

Вторым элементом входа системы является среда, воздействующая на операции системы.

Третий элемент входа обеспечивает размещение и перемещение компонентов системы. Входы классифицируются также по содержанию: материальные, энергетические, информационные или любая их комбинация. В системах типа "человек - человек" материалом, входящим в систему, является сам человек. Закон можно рассматривать как вход из окружающей среды, выступающий в форме силы, принуждающей людей, или как ограничение, которое, например, может влиять на действия предпринимательской организации. Когда люди уходят из системы, то их место должны занять другие, необходимость замены становится входом.

Вторая часть системы - это операции, процессы или каналы, через которые должен проходить вход. Система должна быть устроена таким образом, чтобы необходимые процессы воздействовали на каждый вход, в соответствующее время для достижения желаемого выхода.

Третья часть системы - выход, являющийся ее продуктом или результатом, а также два операциональных критерия выхода, которым должна удовлетворять система: стабильность и надежность системы. Эти требования определяют нормы функционирования системы: стабильность характеризует непрерывность выхода, а надежность описывает согласованность компонент в процессе действия системы или величину ошибки. Если задавать такие входы, к которым система не может приспособиться, можно ухудшить ее выход.

Внешняя среда отражает влияние внешних факторов на систему управления, в государственном управлении внешняя среда предусматривает влияние государства на систему управления, посредством издания законов, указов, постановлений, в также влияние социально-экономической и политической ситуации в стране.

В настоящее время в составе учреждения как системы управления выделяют следующие подсистемы:

· структура управления;

· техника управления;

· функции управления;

· методология управления.

Надо отметить, что систему управления можно рассматривать как с позиции статики, т.е. как некий механизм (организация), так и с позиции динамики - как управленческую деятельность.

Подходы (методология) к управлению включают в себя цели, законы, принципы, методы и функции, технологии управления и практику управленческой деятельности. Основной задачей системы управления в учреждении ставится формирование профессиональной управленческой деятельности.

Процесс управления, как элемент управленческой деятельности, включает в себя: систему коммуникации, разработку и реализацию управленческих решений, информационное обеспечение.

Структура и техника управления являются элементами механизма управления и включают себя соответственно:

· структуру управления организации, во многом определяющуюся по отношению к другим элементам. Структура органов управления и должностей, распределение между ними полномочий и ответственности часто предопределяет технику управления, процесс, методы, функции и схему организационных отношений с учетом профессионализма персонала;

· компьютерную и оргтехнику, мебель, каналы передачи информации (сети связи), систему документооборота. Стройность и действенность системы управления в немалой степени зависит от системы документооборота предприятия. От нее напрямую зависит и число ошибок учета и планирования, и оперативность реагирования на определенное воздействие. На практике все более широкое понимание находит истина, что функциональность организации рабочего места повышает производительность труда работника и управленца не только технически, но и в результате получения ими положительного эмоционального настроя.

Для фиксированной системы в виде учреждения можно выделить следующие виды управления:

· институциональное (административное, командное, ограничивающее, принуждающее);

· мотивационное управление (побуждающее управляемых субъектов к совершению требуемых действий);

· информационное управление (убеждающее, основывающееся на сообщении информации и формировании убеждений, представлений и мотивов).

С точки зрения регулярности управляемых процессов в учреждении можно выделить следующие типы управления:

· проектное управление (управление в динамике, изменениями в системе, инновационной деятельностью и т.п.);

· процессное управление (управление функционированием "в статике" - регулярной, повторяющейся деятельностью при неизменных внешних условиях).

Сущность государственного управления можно проследить через эволюцию представления об учреждении как основном объекте государственного управления.

Выделяют четыре перечисленных ниже этапа:

· Учреждение представляется как сумма трудовых операций с целью реализации функций государства. Управлять - значит правильно организовать работу учреждения. Организация конструируется и контролируется государственным служащим, на основании предоставленных полномочий.

· Учреждение - это административная пирамида как наиболее устойчивое строение (административный механизм). Ей присуща четкая структура, единоначалие, разделение труда, баланс полномочий и ответственности, корпоративная мораль.

· Учреждение - бюрократия, где человек - это винтик огромной машины, материал для построения целого, не имеющий право на индивидуальные особенности. Индивидуальность личности подавляется разработкой и предписанием точного соблюдения инструкций практически "на все случаи жизни".

· Учреждение - это социотехническая система, т.е. взаимодействие группы служащих с определенной техникой. Техническая система и система межличностных отношений могут пересекаться. От технической системы зависят социальные отношения, а от последних - производственная система. Отсюда - учреждение характеризуется как сложная, разнородная вероятностная система государственного управления.

2.2 Основные направления деятельности Отделения по работе с гражданами

Отделение по работе с гражданами ВКО Кировской области обеспечивает взаимодействие с гражданами, органами исполнительной и законодательной власти, рассматривает обращения, жалобы, заявления граждан, а также информационное и организационное обеспечение работы военного комиссариата.

Основными задачами Отделения по работе с гражданами являются:

· Работа с поступившими в адрес военного комиссара Кировской области обращениями, жалобами, заявлениями граждан, в части касающейся работы отделения, подготовка ответов на них в установленные сроки.

· Укрепление трудовой дисциплины, предупреждение и исключение преступлений и происшествий, гибели личного состава, конфликтных и неправомочных ситуаций.

· Взаимодействие с органами военной прокуратуры.

· Организация занятий по общественно-государственной подготовке и информированию личного состава.

· Информационное обеспечение служебного процесса.

· Организация взаимодействия с органами исполнительной, законодательной власти, аппаратом главного Федерального инспектора по Кировской области, общественными организациями

· Осуществление взаимодействия с областным, городским и районными Советами ветеранов войны и труда, Вооружённых Сил, областной общественной организацией ветеранов Вооружённых Сил.

· Представление в электронной форме в МО РФ персональных данных об участниках Великой Отечественной войны для подготовки поздравлений Президента РФ с памятными датами Великой Отечественной войны;

· Организация сотрудничества с отделом по взаимодействию с Вооружёнными Силами и правоохранительными учреждениями Вятской Епархии Русской Православной Церкви по военно-патриотическому воспитанию граждан.

· Проведениевоенно-исторической работы.

· Исполнение указаний руководящих документов по еженедельной, ежемесячной и ежегодной отчётности.

· Обеспечение периодической печатью личного состава военного комиссариата Кировской области и отделов муниципальных образований.

· Созданием совершенствование системы накопления информации об экономическом, политическом положении в области, деятельности политических партий и движений.

· Созданием совершенствование системы накопления информации о структуре и должностных лицах области, областного центра, муниципальных образований.

· Организационно-техническое обеспечение участия личного состава в процессе проведения выборов в различные выборные органы.

· Организация и обеспечение культурно-досуговых мероприятий.

· Морально-психологическое и информационное обеспечение мобилизационных мероприятий.

· ИнвентаризацияТСП и представление Доклада о табельной потребности и наличии технических средств воспитания.

Структура Отделения по работе с гражданами включает в себя следующие должности:

· Начальник отделения по работе с гражданами;

· Старший помощник начальника отделения по работе с гражданами;

· Помощник начальника отделения по работе с гражданами.

Основные обязанности начальника Отделения по работе с гражданами:

· Организовывать работу с поступившими в адрес военного комиссара Кировской области обращениями, жалобами, заявлениями граждан, в части касающейся работы отделения, контролировать подготовку ответов на них в установленные сроки.

· Проводить работу по укреплению трудовой дисциплины, предупреждению и исключению преступлений и происшествий, гибели личного состава, конфликтных и неправомочных ситуаций, участвовать в работе аттестационной комиссии военного комиссариата.

· Организовать взаимодействие с органами военной прокуратуры по ежемесячному проведению сверок учёта преступлений и происшествий, по организации выступлений сотрудников военной прокуратуры и военного следственного отдела перед личным составом, по ежемесячному совместному проведению единого Дня правовых знаний;

· Организовать, планировать и проводить, методически и материально обеспечивать занятия по общественно-государственной подготовке и информированию личного состава военных комиссариатов.

· Планировать и проводить информационное обеспечение служебного процесса военного комиссариата области.

· Осуществлять взаимодействие с органами исполнительной, законодательной власти, аппаратом главного Федерального инспектора по Кировской области, общественными организациями.

· Организовать взаимодействие с областным, городским и районными Советами ветеранов войны и труда, Вооружённых Сил, областной общественной организацией ветеранов Вооружённых Сил.

· Организовать сотрудничество с отделом по взаимодействию с Вооружёнными Силами и правоохранительными учреждениями Вятской Епархии Русской Православной Церкви по военно-патриотическому воспитанию граждан.

· Организовать представление в электронной форме в МО РФ персональных данных об участниках Великой Отечественной войны.

· Организовать и планировать военно-историческую работу в военном комиссариате с представлением соответствующих планов и докладов вышестоящему командованию.

· Организовать исполнение указаний руководящих документов по еженедельной, ежеквартальной и ежегодной отчётности.

· Организовать обеспечение периодической печатью личного состава военного комиссариата.

· Организовать работу по подбору материалов и подготовку для военного комиссара области докладов, речей, выступлений, поздравлений, посвящённых торжественным, памятным и знаменательным датам

· Проводить работу по социальной защите семей военнослужащих, погибших (пострадавших) при исполнении воинского и служебного долга.

· Организовать работу по созданию и совершенствованию системы накопления информации об экономическом, политическом положении в области, деятельности политических партий и движений.

· Планировать работу по организационно-техническому обеспечению процесса проведения выборов в различные выборные органы.

· Организовать работу по проведению и обеспечению культурно-досуговых мероприятий военного комиссариата области.

· Организовать морально-психологическое и информационное обеспечение мобилизационных мероприятий.

· Организовать проведение инвентаризации ТСП и своевременное представление в Управление воспитательной работы Доклада о табельной потребности и наличии технических средств воспитания.

Начальник отделения по работе с гражданами подчиняется непосредственно военному комиссару Кировской области, ему подчиняется личный состав отделения по работе с личным составом.

Основные обязанности Старшего помощника начальника отделения по работе с гражданами:

· Изучать поступившие в адрес военного комиссара области обращения, жалобы, заявления граждан, готовить ответы на них в установленные сроки.

· Участвовать в планировании и организации занятий, в подготовке методических пособий по общественно-государственной подготовке и информированию личного состава военного комиссариата.

· Принимать участие в информационном обеспечении служебного процесса военных комиссариатов области.

· Принимать участие в организации взаимодействия с органами исполнительной, законодательной власти, аппаратом главного Федерального инспектора по Кировской области, общественными организациями.

· Принимать участие в осуществлении взаимодействия с областным, городским и районными Советами ветеранов войны и труда, Вооружённых Сил, областной общественной организацией ветеранов Вооружённых Сил.

· Принимать участие в организации сотрудничества с отделом по взаимодействию с Вооружёнными Силами и правоохранительными учреждениями Вятской Епархии Русской Православной Церкви по военно-патриотическому воспитанию граждан.

· Проводить работу по обеспечению периодической печатью личного состава военного комиссариата области.

· Участвовать в организации работы по социальной защите семей военнослужащих, погибших (пострадавших) при исполнении воинского и служебного долга.

· Принимать участие в создании и совершенствовании системы накопления информации об экономическом, политическом положении в области, деятельности политических партий и движений.

· Приниматьучастие в организации и проведении культурно-досуговых мероприятий военного комиссариата Кировской области.

· Участвовать в работе по морально-психологическому и информационному обеспечению мобилизационных мероприятий.

· Проводить инвентаризацию ТСВ и представлять в Управление воспитательной работы Доклад о табельной потребности и наличии ТСВ.

Старший помощник начальника отделения подчиняется непосредственно начальнику отделения. Оставаясь за начальника отделения по работе с гражданами, выполняет его обязанности.

Основные обязанности помощника начальника отделения по работе с гражданами:

· Изучать поступившие в адрес военного комиссара Кировской области обращения, жалобы, заявления граждан, в части касающейся работы отделения, готовить ответы на них в установленные сроки.

· Участвовать в подготовке методических материалов для проведения занятий по общественно-государственной подготовке и информирования личного состава военных комиссариатов.

· Принимать участие в информационном обеспечении служебного процесса военных комиссариатов Кировской области.

· Принимать участие в организации взаимодействия с органами исполнительной, законодательной власти, аппаратом главного Федерального инспектора по Кировской области, общественными организациями.

· Для исполнения указаний руководящих документов готовить материалы для подготовки донесений, докладов.

· Проводить подборку материалов по истории военного комиссариата. Готовить материалы для оформления наглядной агитации военного комиссариата.

· Участвовать в организации работы по социальной защите семей военнослужащих, погибших (пострадавших) при исполнении воинского и служебного долга.

· Принимать участие в организации и проведении культурно-досуговых мероприятий военного комиссариата Кировской области.

· 11. Участвоватьв работе по морально-психологическому и информационному обеспечению мобилизационных мероприятий.

· 12. Проводить инвентаризацию ТСВ и представлять в Управление воспитательной работы Доклад о табельной потребности и наличии технических средств воспитания.

· 13. Вести делопроизводство в отделении.

Помощник начальника отделения подчиняется непосредственно начальнику отделения по работе с гражданами.

Основные направления деятельности отделения по работе с гражданами ВКО:

1. Рассмотрение обращений граждан и подготовка ответа в установленные сроки.

Работа по рассмотрению обращений граждан основывается на Федеральный закон от 02.05.2006 №59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" и "Инструкции по работе с обращениями граждан в Вооруженных Силах РФ".

Обращение гражданина (далее - обращение) - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;

Предложение - рекомендация гражданина по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества;

Заявление - просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц;

Жалоба - просьба гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц;

Должностное лицо - лицо, постоянно, временно или по специальному полномочию осуществляющее функции представителя власти либо выполняющее организационно-распорядительные, административно-хозяйственные функции в государственном органе или органе местного самоуправления (Ст.4 ФЗ от 02.05.06 №59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан РФ").

При рассмотрении обращения обеспечивается объективное, всестороннее и своевременное его рассмотрение, а также принимаются меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина. Обращения, поступившие в военный комиссариат или должностному лицу, регистрируются в течение 3 дней с момента поступления в книге учета письменных обращений граждан и в обязательном порядке докладываются соответствующему командиру (начальнику). Обращения, поступившие с оригиналами документов или при отсутствии документов, упоминаемых гражданином в обращении как приложенные к обращению, регистрируются актом. Все обращения подлежат обязательному рассмотрению в течение 30 дней со дня регистрации. Ответ на обращение подписывается командиром (начальником) воинской части/военного комиссариата или уполномоченным на то лицом либо должностным лицом, которому направлено обращение. (П.3 Приложение (Инструкция по работе с обращениями граждан) к Приказу МО РФ от 28.12.2006г. №500 "Об утверждении Инструкции по работе с обращениями граждан в ВС РФ").

Прием граждан командирами (начальниками) воинских частей/военных комиссариатов проводится не реже 2 раз в месяц. Содержание устного обращения заносится в карточку личного приема гражданина. Ответ на обращение, поданное на личном приеме, дается гражданину при его согласии устно в случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, о чем делается запись а карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов в сроки, установленные Инструкцией. (П.10 Приказ Командующего войсками Приволжско-Уральского военного округа от 14.06.2007 №191 "О совершенствовании работы с обращениями граждан в Приволжско-Уральском военном округе").

По основным вопросам, поднимаемым в обращениях принимаются следующие меры по их разрешению:

· производится тщательное разбирательство поступивших жалоб, заявлений, обращений, в необходимых случаях истребовать объяснения, административные расследования и другие документы;

· осуществляется контроль за соблюдением сроков разрешения жалоб, заявлений и обращений, а также за принятием по ним решений;

· принимаются реальные меры по разрешению жалоб, заявлений и обращений;

· оказывается практическая помощь по обращениям, заявлениям и жалобам (в том числе квалифицированные консультации по кадровым вопросам);

· осуществляется взаимодействие с должностными лицами кадровых, финансовых и квартирно-эксплуатационных органов.

Основная масса обращений поступает от родителей военнослужащих, проходящих военную службу по призыву. Характерной чертой поступающих обращений является слабое правовое информирование заявителей в вопросах военного законодательства, а также затягивание принятия решений на местах.

2. Военно-патриотическое воспитание граждан Кировской области.

Приоритетными направлениями работы военных комиссариатов по подготовке молодежи к военной службе являются:

· обеспечение своевременного и полного выполнения планов призыва граждан на военную службу;

· подготовка граждан к военной службе, содействие образовательным учреждениям в проведении обязательной и добровольной подготовки граждан к военной службе;

· организация профессионально-психологического отбора граждан на военную службу;

· участие в работе по военно-патриотическому воспитанию населения.

Военно-патриотическое воспитание молодежи проводится на основе областной программы "Патриотическое воспитание граждан Кировской области на 2008-2011г."

В рамках данной программы проводятся следующие мероприятия:

· ежегодно проводится смотр-конкурс на лучшую организацию работы по военно-патриотическому воспитанию молодежи между муниципальными образованиями;

· Администрацией области утверждено Типовое положение о военно-патриотическом объединении, в настоящее время работает 72 военно-патриотических и военно-спортивных объединений и клубов, целенаправленно готовящих молодежь к службе в Вооруженных Силах;

· ежегодно проводятся областные слеты военно-патриотических клубов и объединений на базе воинских частей;

· ежегодно проводится Спартакиада призывной молодежи;

· созданы в школах области 7 кадетских классов с углубленным изучением военных дисциплин;

· военными комиссариатами совместно с администрациями районов и городов, советами ветеранов ежегодно проводятся Месячник "Защитников Отечества" в феврале, Вахта Памяти в мае, Дни воинской славы России, Дни призывника, торжественные проводы юношей на военную службу;

· проведение областной спартакиады допризывной и призывной молодежи на приз майора А.Я. Опарина.

2.3 Особенности управления и реализация функций управления в Отделении по работе с гражданами

Система управления в отделении по работе с гражданами соответствует общей системе управления, базовыми элементами которой являются: "вход", "процесс", "выход", "внешняя среда".

Для анализируемой системы (система управления в Отделении по работе с гражданами) атрибуты модели представлены в таблице:

Табл.1 Анализ элементов системы управления в Отделении по работе с гражданами

№	Элемент системы	Атрибуты
1	"Вход"	Поток обращений граждан; документы, уточняющие суть обращения; поток граждан для личного приема по вопросам военной службы, поток федеральных и региональных программ по направлениям деятельности, например, программа "Патриотического воспитания молодежи Кировский области", поток приказов, постановлений, указов, регламентирующих направления работы (например, Приказ Командующего войсками Приволжско-Уральского военного округа от 14.06.2007 №191 "О совершенствовании работы с обращениями граждан в Приволжско-Уральском военном округе").
2	"Процесс"	Организация труда исполнителей, подготовка кадров, организация мотивации к труду (положение о премировании, другие виды стимулирования), координация взаимодействия между подсистемами (например, взаимодействие с другими отделами для подготовки ответа на обращение или с другими органами власти для реализации мероприятий по предусмотренным программам, например, взаимодействие с комитетом по делам молодежи в целях исполнения программы "Патриотическое воспитание граждан" контроль за исполнением предусмотренных задач: ответами на обращения, выполнением планов-графиков; координирование работы отделения по направлениям деятельности, документальное сопровождение деятельности отделения.
3	"Выход"	Проведенные мероприятия в рамках программ и направлений деятельности, например, строительство, реконструкция памятников, проведение Дня призывника, и как следствие повышение авторитета российской армии
4.	"Внешняя среда"	Законы, Указы Президента, постановления Правительства, законы и Указы Министра обороны, командующего войсками Приволжско-Уральского военного округа, квалификация кадров на рынке труда, финансирование текущей деятельности отделения, оценка качества управления со стороны Министерства обороны и информирование отделения.

Ключевое отличие управления в коммерческих организациях от управления в государственных учреждениях состоит в механизме реализации обратной связи. В коммерческих организациях этот механизм прост. Контур обратной связи содержит следующие звенья: повышение качества управления - повышение конкурентоспособности продукции - рост прибыли - направление части дополнительной прибыли на повышение качества управления. И вновь по той же цепочке.

В государственных учреждениях, действие механизма обратной связи не так прозрачно, но его можно проследить на примере Отделения по работе с гражданами ВКО Кировской области:

· обратная связь по качеству услуг: установление нормативов качества (утверждение сроков ответа на обращения граждан, среднее количество рассмотренных обращений граждан, количество выполняемых программ по направлениям деятельности, количество мероприятий по программа и планам) - контроль отклонений от нормативов или поощрение за отсутствие таковых - анализ объема санкций - выработка управляющих воздействий (изменение мероприятий для выполнения программ, привлечение новых ресурсов, корректировка нормативов и т.д.),

· обратная связь по другим косвенным показателям работы: планирование показателей - сопоставление фактического исполнения с планом - учет меры и качества исполнения плана при реализации санкций или поощрений работников и руководителей Отделения по работе с гражданами - составление нового плана.

Основными функциями управления учреждением являются:

· перспективное и текущее планирование;

· организация и регулирование;

· мотивация и координирование;

· контроль и учет.

Таким образом, основа управленческой деятельности - это выполнение четырех общих функций, которые составляют так называемый цикл управления: планирование, организация, мотивация, контроль.

Рассмотрим осуществление функций управления в отделении по работе с гражданами ВКО:

· Перспективное и текущее планирование, в данном отделении включает в себя составление планов, графиков проведения мероприятий ссоответствии с направлениями работы, например, план-график проведения культурно-досуговых мероприятий, подготовка письменных ответов на обращения граждан, подготовка материалов для СМИ.

· Организация и регулирование включают: организацию проведения мероприятий по направлениям работы, рассмотрение обращений граждан, обеспечение ответа на них, личный прием граждан, проведение пресс-конференций, "открытых столов" по вопросам военной службы, регулирование проводимых мероприятий, воинской и трудовой дисциплины и работы персонала в целом.

· Мотивация и координирование предусматривают: координирование работ по направлениям деятельности, например, рассмотрение, изменение отдельных мероприятий (изменение времени личного приема граждан, изменение времени интервью), а также обеспечение взаимодействия нескольких отделений или должностных лиц для подготовки ответа на обращение. Мотивация предусматривает создание мер поощрения персонала для повышения эффективности выполнения работы, например, премирование за успешное выполнение плана или программы, достижения высоких результатов деятельности.

· Контроль: обеспечение контроля своевременного выполнения планов и программ, контроль за сроками ответа на обращения граждан, своевременная подготовка материалов для СМИ.

Функция контроля может осуществляться в форме составления плана-графика выполнения мероприятия с указанием сроков выполнения с целью точного соблюдения этих сроков, а также мер поощрения и взыскания за своевременное или несвоевременное выполнение должностных обязанностей.

Структура и техника управления в Отделении по работе с гражданами являются включают в себя:

· структуру управления отделением, которая предусматривает разделение на должности: Начальник отделения по работе с гражданами; Старший помощник начальника отделения по работе с гражданами; Помощник начальника отделения по работе с гражданами и распределение между ними обязанностей, в соответствии с должностной инструкцией.

· компьютерную и оргтехнику, мебель, каналы передачи информации (сети связи), систему документооборота в отделении, которую можно характеризовать недостаточностью помещений для эффективной организации работы и приема граждан, отсутствием электронного документооборота, ориентацией на работу с документами на бумажном носителе.

В отделении реализуются все виды управления (институциональное, мотивационное, информационное) с преобладанием институционального, что связано со спецификой деятельности военного учреждения.

· Институциональное управление связано с необходимостью исполнения приказов и директив министерства обороны, зависимостью от "команды сверху".

· Мотивационное управление проявляется в наличии мотивирующих трудовую деятельность стимулах финансового и нефинансового характера, например, наличие "13 зарплаты" за эффективную работу в течение года или предоставление бесплатного санаторно-курортного лечения за успехи в работе.

· Информационное управление, основанное на сообщении информации, характеризуется работой с новой информацией, доведением ее до личного состава.

В ходе исследования я пришел к выводу, что в Отделении по работе с гражданами преобладает институциональное управление, то есть выполнение работы основывается на определенных документах, регламентирующих весь порядок работы отделения: Инструкции по работе с гражданами, разработанными вышестоящими органами программами, например, программа патриотического воспитания граждан и в своей деятельности ориентируется на приказы начальника отделения и военного комиссара.

Рис.3 Виды управления в Отделении

В ходе исследования управляемых процессов типы управления в отделении отражаются в виде:

· Проектного управления (управление, предусматривающее разработку планов, мероприятий, конференций, проектов программ).

· Процессного управление (управление ежедневным функционированием отделом: рассмотрение обращений граждан, составление на них ответа, личный прием граждан, составление докладов, донесений по итогам выполнения программ).

Среди методов управления (экономические, административные, социально-психологические, идеологические) в отделении преобладают административные методы.

· Административные методы в виде приказов, распоряжений, указаний начальника отделении и военного комиссара.

· Экономические методы управления в отделении представлены в виде премий, "13 зарплаты".

· Социально-психологические методы выражены в возможности продвижения по службе за эффективную работу, предоставлении стимулов нематериального характера (путевки в санатории, билеты на культурно-досуговые мероприятия).

· Идеологические методы ориентированы на пропаганду военной службы, престиж армии, и соответственно "престижность" принадлежности к военной организации. Кроме того само отделение также является носителем идеологии военной службы, так как в своей деятельности формирует у граждан благоприятное впечатление об армейской службе, ее необходимость для страны, способствует формированию патриотизма у молодого поколения.

2.4 Проблемы и пути их решения в Отделении по работе с гражданами

На сегодняшний день все военные комиссариаты функционируют в состоянии постоянного реформирования, объединения отделений, изменения задач и функции, что приводит к снижению эффективности функционирования. В ходе исследования основных направлений работы отделения по работе с гражданами можно выделить следующие проблемы функционирования отделения:

1. Проблема взаимодействия между ВКО и другими организациями, а также их удаленность от центра (территориальная проблема).

В ходе работы данное отделение постоянно взаимодействует с другими организациями (Комитет солдатских матерей, управление по делам молодежи, совет ветеранов, а также отделы ВКО в районах области). Как правило, все письма, поручения, доклады передаются лично или с помощью почты, или факса, что снижает время их исполнения (а при передаче факсом часто плохо читаемо). Я считаю, что наиболее эффективно, будет использование средств электронной почты, как наиболее удобное средство для быстрой и точной передачи необходимой информации. С целью решения данной проблемы, считаю нужным установить сеть Интернет и электронную почту в организациях, взаимодействующих с Отделением по работе с гражданами (особенно в районах области), что существенно сократит время передачи информации, а также решит проблему отдаленности других организаций и отделов ВКО в районах Кировской области

2. Проблема отсутствия помещений для работы.

На сегодняшний день Отделение по работе с гражданами занимает всего 2 кабинета в Военном комиссариате Кировской области. При этом в основные задачи отделения входит личный прием граждан. Для того, что обеспечить эффективную организацию приема граждан, их консультирование Отделению необходимо выделить еще несколько кабинетов для эффективной организации работы.

3. Проблема правового обеспечения.

Отделение в своей работе опирается на федеральные законы, приказы Министра обороны и при этом все документы выдаются только в бумажном виде в другом отделе, что снижает эффективность работы. Более широкое использование правового обеспечения (правовые системы (Консультант + и другие правовые системы, ресурсы Интернета) обеспечит более удобную и эффективную организацию работы Отделения.

4. Проблема информационного обеспечения.

На сегодняшний день в стране в условиях постоянного реформирования военных организаций и всей военной системы население нуждается в достоверной информации, касающейся военной службы. При этом вопросы освещаются, в основном, только через СМИ и только в общих чертах, что вызывает много вопросов и разногласий в обществе, в частности, по вопросам прохождения военной службы по призыву, сроках, постоянно меняющихся отсрочках и т.п.

Получение доступа к информации со стороны граждан, будущих призывников, комитета солдатских матерей, можно обеспечить, например, путем создания сайта военкомата, освещающего вопросы военной службы по призыву и по контракту, порядок, сроки, виды отсрочек от военной службы. Постоянное обновление сайта обеспечит полную и достоверную информацию о военной службе.

5. Проблема финансирования.

Работа военного комиссариата в целом, и в частности, отделения по работе с гражданами финансируется из федерального бюджета. Для организации работы и проводимых мероприятий необходимо, чтобы были выделены соответствующие средства из бюджета, то есть прослеживается зависимость от "финансирования сверху". Решить данную проблему можно только на федеральном уровне.

6. Проблема стиля управления.

В Отделении преобладает преимущественно административный стиль управления, хотя респонденты в ходе опроса в отделении по работе с гражданами считают наиболее эффективными экономические методы (50%) и социально-психологические (30%). Преобладание административного управления объясняется спецификой функционирования отделения, его зависимостью от "команды сверху", распределение финансовых ресурсов на федеральном уровне.

Для решения данного противоречия предлагается наибольшее использование поощрения за эффективную работу, совместная разработка планов и программ, подготовка мероприятий, конференций, то есть функционирование в рамках сотрудничества, взаимодействия, а не просто выполнение приказов вышестоящих инстанций. Также предполагается предоставление возможности продвижения по служебной лестнице за эффективную работу, или, например, объявление благодарности за труд (разработанную программу, успешное выполнение плана, проведенную конференцию) на общем собрании, то есть публичное освещение успехов работника, что повышает его самооценку и стремление к дальнейшему труду и соответствует социально-психологическому методу управления.

3. Заключение

Задача управления организациями в России в настоящее время является одной из самых актуальных для развития государства. Теоретические основы оценки качества управления в России находятся в стадии становления, и для их более глубокой разработки требуются дальнейшие исследования, а также время на получение серьезных результатов. Научные разработки в области управления организациями в основном посвящены исследованию коммерческих структур. Поэтому вопросы оценки качества управления государственными учреждениями, оказывающими бесплатные услуги населению, требуют проведения дальнейших исследований. Экономический и социальный эффект от повышения качества управления в государственном учреждении трудно поддаются количественному измерению.

Система управления Военного Комиссариата Кировской области является подсистемой системы управления ВС РФ, то есть системы более высокого уровня. Поэтому задача оценки качества работы отделения в целом (как подсистемы) может быть полноценно решена только на уровне системы. Следовательно, для оценки качества управления в отделении как подсистемы нужно использовать критерии системы (ВС РФ), то есть критерии, внешние по отношению к системе управления.

В процессе изучения основных направлений работы и системы управления Отделения по работе с гражданами были сделаны следующие выводы:

· Задача оценки качества управления в отделении частично должна быть решена вне отделения, то есть на более высоком уровне иерархии управления (исполнение приказов, указов Министра обороны, Командующего войсками ПУРВО), а также путем исполнения соответствующих приказов военного комиссара.

· Отделение по работе с гражданами играет важную роль в функционировании военного комиссариата Кировской области, поскольку именно оно обеспечивает реализацию механизма обратной связи, посредством взаимодействия с гражданами с помощью личного приема, рассмотрения обращений, выступлений через СМИ, и пропаганды военной службы;

· Перед Военным комиссариатом стоит проблема отдаленности его отделов по всей Кировской области, в связи с эти необходимо наиболее эффективно использовать современные средства связи (электронная почта, ресурсы интернета).

· Зависимость от федерального бюджета, то есть для реализации планов и программ, используются средства "направляемые сверху". То есть для оказания помощи, например, военно-патриотическим клубам или реконструкции памятника необходимо, чтобы были выделены средства для реализации программы.

Таким образом, в данной научной работе была исследована система функционирования и управления, а также основные направления работы Отделения по работе с гражданами Военного комиссариата Кировской области. Данное отделение выполняет все функции управления, присущие государственному учреждению, а именно, перспективное и текущее планирование; организация и регулирование; мотивация и координирование; контроль, что обеспечивает нормальное функционирование Отделения и отражает на примере работы данного отделения особенности системы управления государственным учреждением в целом, и военной организацией в частности.

4. Список литературы

1. Зайцева О.А., Радугин А.А., Радугин К. А., Рогачёва Н.И.
Основы менеджмента: Учебное пособие для вузов/ науч. Редактор А.А. Радугин. - М: Центр, 1998- 432 стр.

2. Брасс А.А. Основы менеджмента: Учебное пособие- Мн.: ИП “ Экономика” ; 1999- 239 с.

3. Половинкин П.Д., Савченко А.В. Основы управлений государственной собственностью в России. - М.: «Экономика», - 2009

4. Леонтьев Е. Государственный сектор в рыночной экономике. М., Проблемы теории и практики управления, 5, 2007

5. Бандурин В.В., Касаткин В.В., Торопов С.В. Проблемы реформирования системы управления государственной собственностью- М.: «Экономика» 2009

Размещено на Allbest.ru

...