Документы персонифицированного учета

Размещено на http://www.allbest.ru/

В соответствии с действующим законодательством в апреле 2012 г. работодатели должны представить в органы Фонда социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь (далее - органы Фонда социальной защиты населения) форму ПУ-2 "Сведения о приеме и увольнении" по принятым на работу (уволенным) в течение I квартала текущего года застрахованным лицам.

Форма ПУ-2 "Сведения о приеме и увольнении"

Согласно пункту 9 Правил индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц в системе государственного социального страхования, утвержденных постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 8 июля 1997 г. N 837 (с изменениями и дополнениями; далее - Правила), форма ПУ-2 "Сведения о приеме и увольнении" (приложение 2 к Правилам; далее - форма ПУ-2) заполняется и представляется:

- по застрахованным лицам, работающим по трудовому договору, - работодателем на основании приказов (распоряжений) о приеме на работу и увольнении с работы;

- по застрахованным лицам, состоящим (состоявшим) в трудовых отношениях, - работодателем, с которым оформлены (прекращены) трудовые отношения;

- по застрахованным лицам, временно переведенным на работу к другому работодателю в связи с производственной необходимостью или в случае простоя, - этим работодателем;

- при переподчинении, реорганизации организации и смене собственника имущества - работодателем, с которым продолжаются трудовые отношения застрахованного лица.

Следует обратить внимание на ошибку, допускаемую специалистами кадровой службы, когда при заполнении формы ПУ-2 ими указывается не дата приема на работу или увольнения с работы, а дата издания приказа.

Порядок заполнения формы ПУ-2 предусмотрен главой 3 Инструкции о порядке заполнения форм документов персонифицированного учета, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 31 декабря 2009 г. N 159 (с изменениями и дополнениями; далее - Инструкция).

Также при заполнении формы ПУ-2 следует помнить, что в графе "Кварталы" заполняется только одна клетка, соответствующая отчетному периоду (п. 9 Инструкции), т.е. заполняется один квартал (например, I) и не может быть одновременно указано: "I, II, III кварталы", (III, IV кварталы) и т.п. (кроме формы ПУ-2 (тип формы - корректирующая), представляемой за предыдущие периоды, отчетный период в которой должен соответствовать периоду, указанному в форме ПУ-2 (тип формы - исходная)).

За определенный отчетный период по одному застрахованному лицу может быть представлена только одна исходная форма ПУ-2. По застрахованным лицам, принятым на работу и уволенным с работы у данного работодателя (по основному месту работы и по совместительству) и не имеющим перерывов в работе, в форме ПУ-2 (тип формы - исходная) указывается одна дата приема на работу (более ранняя) и одна дата увольнения с работы (более поздняя) (п. 10 Инструкции).

Пример. Застрахованное лицо, принятое на работу по трудовому договору 6 февраля 2012 г., также работает в этой организации по совместительству (с 14 марта 2012 г.). 23 марта 2012 г. данный работник увольняется, но работать по совместительству продолжает.

В этом случае в исходной форме ПУ-2 за I квартал текущего года дата приема заполняется более ранняя - 06.02.2012. При увольнении данного застрахованного лица работодатель в органы Фонда социальной защиты населения форму ПУ-2 не представляет.

По застрахованным лицам, выполняющим работы по гражданско-правовым договорам, предметом которых является оказание услуг, выполнение работ и создание объектов интеллектуальной собственности, форма ПУ-2 не представляется.

Реквизиты "Дата приема на работу" и "Дата увольнения с работы" в форме ПУ-2 по одному застрахованному лицу за один отчетный период должны располагаться в календарном порядке. В ситуации, когда в течение квартала застрахованное лицо вначале увольняется с работы, а затем вновь трудоустраивается в эту же организацию, в форме ПУ-2 (тип формы - исходная) записи должны располагаться в календарном порядке: первая запись - дата увольнения, вторая запись в отдельной строке - дата приема.

Работодателям необходимо обратить внимание на то, что сведения о приеме на работу (увольнении) должны представляться в органы Фонда социальной защиты населения своевременно.

Форма ПУ-2 (тип формы - исходная) представляется работодателем один раз в квартал в течение месяца, следующего за отчетным кварталом (п. 15 Правил). Следовательно, в апреле необходимо представить в органы Фонда социальной защиты населения форму ПУ-2 за отчетный I квартал 2012 г. учет увольнение персонифицированный административный

По застрахованным лицам, принятым и (или) уволенным с работы в текущем квартале и реализующим в этом квартале свое право на назначение пенсии (перерасчет назначенной пенсии, перевод с одного вида пенсии на другой), форма ПУ-2 (тип формы - исходная) представляется в течение 5 рабочих дней со дня подачи застрахованным лицом соответствующего заявления (п. 15 Правил).

Форма ПУ-2 (тип формы - корректирующая) предназначена для изменения ранее представленных сведений, в которых обнаружена ошибка. Форма ПУ-2 (тип формы - корректирующая) полностью заменяет данные за этот период по одному или нескольким застрахованным лицам. В форме правильно заполненные реквизиты повторяются в таком же виде, как они были заполнены в форме ПУ-2, представленной ранее за определенный отчетный период, неправильные заменяются правильными (п. 11 Инструкции).

Встречаются случаи, когда возникает проблема при загрузке пачки с формой ПУ-2 (тип формы - исходная) с датой увольнения. Рассмотрим пример.

Пример. В течение I квартала 2012 г. застрахованное лицо:

- в январе 2012 г. принято на работу;

- в феврале текущего года реализовало свое право на назначение пенсии;

- в марте 2012 г. уволено.

Поскольку исходная форма ПУ-2 за I квартал 2012 г. уже представлялась (с указанием даты приема) в течение 5 рабочих дней со дня подачи застрахованным лицом соответствующего заявления при оформлении пенсии, для сдачи сведений об увольнении следует заполнить и представить корректирующую форму ПУ-2 за этот же отчетный период.

Форма ПУ-2 (тип формы - отменяющая). Предназначена для полной отмены ранее представленных сведений за определенный отчетный период по одному, нескольким или всем застрахованным лицам. При отмене сведений по всем застрахованным лицам за определенный отчетный период в форме ПУ-2 (тип формы - отменяющая) заполняются реквизиты "Учетный номер плательщика", "Наименование работодателя", "Отчетный период".

При отмене сведений по одному или нескольким застрахованным лицам за определенный отчетный период в форме ПУ-2 (тип формы - отменяющая) заполняются реквизиты "Учетный номер плательщика", "Наименование работодателя", "Отчетный период", "Фамилия, имя, отчество", "Страховой номер" (п. 12 Инструкции).

Следует отметить, что отменяющую и корректирующую формы ПУ-2 представляют при возникновении необходимости.

В соответствии с пунктом 7 Правил плательщики страховых взносов со среднесписочной численностью работников до 10 человек могут представлять документы персонифицированного учета (далее - ДПУ) в электронном формате. К ДПУ, представляемым в электронном формате, прилагаются документы на бумажных носителях, заверенные подписью и печатью плательщика страховых взносов.

Плательщики страховых взносов со среднесписочной численностью работников свыше 10 человек представляют ДПУ в виде электронных документов, заверенных электронной цифровой подписью, которые должны соответствовать требованиям, установленным Законом Республики Беларусь от 28 декабря 2009 г. N 113-3 "Об электронном документе и электронной цифровой подписи".

Следовательно, если среднесписочная численность работников на предприятии 10 и более человек, органы Фонда социальной защиты населения вправе потребовать от плательщика страховых взносов представления ДПУ, заверенных электронной цифровой подписью.

Прекращение деятельности работодателей

Плательщикам страховых взносов следует обратить особое внимание на то, что в случае снятия их с учета в органах Фонда социальной защиты населения в связи с ликвидацией (прекращением деятельности) формы ПУ-2, ПУ-3, ПУ-6 представляются плательщиком страховых взносов в течение 30 рабочих дней со дня подачи в регистрирующий орган документов, необходимых для начала процедуры ликвидации юридического лица (прекращения деятельности индивидуального предпринимателя) в соответствии с Положением о ликвидации (прекращении деятельности) субъектов хозяйствования, утвержденным Декретом Президента Республики Беларусь от 16 января 2009 г. N 1 "О государственной регистрации и ликвидации (прекращении деятельности) субъектов хозяйствования", с изменениями и дополнениями.

Плательщики страховых взносов, не проходящие государственную регистрацию в соответствии с данным Декретом, представляют формы ПУ-2, ПУ-3, ПУ-6 не позднее дня подачи в орган Фонда социальной защиты населения уведомления о прекращении своей деятельности (ликвидации, реорганизации, закрытии представительства и (или) филиала), прекращении частной нотариальной деятельности, об истечении действия трудовых и (или) гражданско-правовых договоров, отказе участвовать в правоотношениях по государственному социальному страхованию (п. 20 Правил).

Ответственность работодателей

В соответствии со статьей 23.16 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях непредставление должностным или иным уполномоченным лицом или индивидуальным предпринимателем в установленные сроки документов, отчетов, сведений или иных материалов, подлежащих представлению в соответствии с законодательством Республики Беларусь, либо представление таких документов, отчетов, сведений или иных материалов, содержащих заведомо недостоверные сведения, влекут наложение штрафа в размере от 4 до 20 базовых величин.

Размещено на Allbest.ru