Правове регулювання захисту персональних даних працівника

Роботодавець має об'єктивну потребу в збиранні та обробці персональних даних працівників - це канал їхнього зворотного зв'язку. Не маючи такої інформації, роботодавець не може вирішувати управлінські задачі, які стосуються здійснення соціальних програм, соціальної допомоги, збору податків, забезпечення підвищення кваліфікації, перепідготовки фахівців відповідно до потреб ринку праці та перспектив розвитку організації тощо. Разом з тим збирання персональних даних дозволяє зосередити в руках роботодавця негласний нагляд за працівником і тим самим надає можливість маніпулювати ним. Таким чином, захист персональних даних працівника є серйозною соціальною і політичною проблемою.

Отримання персональних даних працівника може відбуватися як шляхом збирання роботодавцем необхідної для нього інформації, так і наданням такої інформації самим працівником. До речі, ст.14 Закону України “Про інформацію” одержання інформації визначає як її набуття, придбання, накопичення відповідно до чинного законодавства України.

Системи обробки даних створені для служіння людині: вони повинні забезпечувати її основні права і свободи, особливо право на невтручання в особисте життя, сприяти економічному та соціальному прогресу. А тому метою національного законодавства з даного питання повинно стати дотримання зазначеного вище принципу, визначення механізму обробки та захисту персональних даних працівника.

Закон України „Про інформацію” передбачає забезпечення охорони інформації, захист особи та суспільства від неправдивої інформації; визначає джерела документованої інформації про особу: видані на її ім'я документи, підписані нею документи, а також відомості про особу, зібрані державними органами влади та органами місцевого самоврядування в межах своїх повноважень (ч.3 ст.23).

Усі організації, що збирають інформацію про громадян, повинні до початку роботи з нею в установленому Кабінетом Міністрів України порядку пройти державну реєстрацію відповідних баз даних.

Необхідна кількість даних про громадян, яку можна одержати законним шляхом, має бути максимально обмеженою і може використовуватися лише для законно встановленої мети.

Відмова в доступі до такої інформації, або приховування її, або незаконні збирання, використання, зберігання чи поширення можуть бути оскаржені до суду.

На виконання Указу Президента України від 4 травня 1998р. №401 „Про заходи щодо впровадження персоніфікованого обліку відомостей у системі обов'язкового державного пенсійного страхування” постановою Кабінету Міністрів України від 04.06.98р. №794 затверджено Положення про організацію персоніфікованого обліку відомостей у системі загальнообов'язкового державного пенсійного страхування [117]. Пунктом 2 цього документу визначені основні завдання (цілі) персоніфікованого обліку:

- створення єдиного державного автоматизованого банку даних відомостей про фізичних осіб;

- сприяння розвитку заінтересованості фізичних осіб у внесенні платежів на загальнообов'язкове державне пенсійне страхування та створення умов для їхнього контролю за сплатою платежів;

- сприяння створенню умов для більш повного надходження платежів на пенсійне страхування;

- створення інформаційних передумов для визначення розміру виплат за пенсійним страхуванням залежно від тривалості страхового стажу та особистого внеску фізичної особи у формуванні коштів цього страхування;

- забезпечення захисту відомостей про фізичних осіб відповідно до законодавства;

- інформаційне забезпечення завдань прогнозування та планування у системі пенсійного страхування.

Роботодавець, володіючи інформацією професійного, ділового, виробничого, банківського, комерційного чи іншого інтересу і, не порушуючи передбаченої законом таємниці, може самостійно визначати режим доступу до неї, включаючи належність до категорії конфіденційної інформації та встановлювати для неї систему захисту. Відповідно у працівника виникає обов'язок надавати таку інформацію, яка повинна бути повною та достовірною.

Окреслене коло складових поняття “персональні дані”: збирання, накопичення, зберігання та інше, вимагає законності здійснення дій щодо їх обробки.

Інформація, що надається працівником роботодавцю при прийнятті на роботу, має форму документа, який дозволяє останньому визначити ділові якості претендента на посаду та вирішити питання щодо укладення з ним трудового договору, а у випадках, передбачених законом, - контракту.

Згідно з ч.4 ст.23 Закону України «Про інформацію» забороняється збирання відомостей про особу без її попередньої згоди, за винятком випадків, передбачених законом. У новому Трудовому кодексі України необхідно передбачити норму про отримання всіх персональних даних від самого працівника. Отримання персональних даних від третіх осіб можливе тільки з письмової згоди працівника.

Частиною 2 ст.24 КЗпП України визначено перелік документів, необхідних при укладенні трудового договору, всі вони повинні бути отримані від самого працівника.

Проте законодавством не регламентовані правові наслідки, пов'язані з відмовою особи на отримання роботодавцем у третіх осіб інформації, необхідної для укладення трудового договору. У зв'язку з цим слід погодитися з думкою російських учених [191], які вважають, що така поведінка особи є підставою для відмови у прийнятті її на роботу. Це пов'язано з тим, що відсутність передбачених трудовим законодавством документів не дозволяє роботодавцю зробити висновок про можливість укладення з майбутнім працівником трудового договору без порушення обов'язкових правил прийому на роботу, передбачених трудовим законодавством та іншими нормативно-правовими актами. Таким чином, відсутність згоди особи на витребування необхідних документів (необхідної інформації) у третіх осіб слід розглядати як відсутність ділових якостей претендента, що дає підстави роботодавцю не укладати з ним трудовий договір. Про наслідки відмови щодо укладення трудової угоди особа, яка мала намір працевлаштуватися, повинна бути повідомлена роботодавцем.

Окремі статті КЗпП України, гарантуючи працівникам при укладенні, зміні та припиненні трудового договору право на працю, забороняють вимагати відомості про їх партійну і національну приналежність, походження, прописку та документи, подання яких не передбачено законодавством (ст.ст.22, 25). А тому, у разі виникнення такої необхідності, роботодавець може отримати додаткові відомості щодо персональних даних працівника від нього самого чи від третіх осіб, але тільки за письмовою згодою працівника.

Наприклад, відповідно до ч.2 ст.73 КЗпП України керівництво підприємств, установ, організацій за поданням релігійних громад, інших (неправославних) конфесій, зареєстрованих в Україні, надає особам, які сповідують відповідні релігії, до трьох днів відпочинку протягом року для святкування їх великих свят з відпрацюванням за ці дні. За таких обставин роботодавцю необхідно мати відомості про релігійні переконання працівника.

Главою ХІV КЗпП України передбачено пільги для працівників, які поєднують роботу з навчанням (ст. 208-211, 215-218), що зобов'язує роботодавця мати інформацію про навчання окремих працівників у навчальних закладах, отримавши її від самого працівника.

Крім того, у деяких випадках у роботодавця може виникнути необхідність з'ясувати питання достовірності документу про освіту, довідки про стан здоров'я, підвищення кваліфікації, професійної перепідготовки та ін., що можливо отримати тільки у третьої сторони і тільки за згодою особи, яка приймається на роботу.

З метою соціального захисту працівника роботодавець також потребує додаткової інформації про нього: медичні довідки для осіб молодше вісімнадцяти років (ст.191 КЗпП) та працівників, зайнятих на важких роботах, роботах із шкідливими чи небезпечними умовами праці або таких, де є потреба у професійному доборі (ст.ст. 169, 191 КЗпП), при переведенні на легшу роботу ( ст.ст.170,178 КЗпП), наданні відпусток жінкам у зв'язку з вагітністю, пологами і для догляду за дитиною (ст.179 КЗпП) та ін; дані про наявність у працівника двох і більше утриманців, відсутність в сім'ї працівника інших працівників із самостійним заробітком, належність до категорій громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи, а також інші відомості (відповідно до ст.42 КЗпП, у разі вирішення питання про переважне право на залишення на роботі при скороченні чисельності чи штату працівників у зв'язку зі змінами в організації виробництва і праці; про підтвердження медичним висновком необхідності догляду за хворим членом сім'ї у зв'язку із встановленням неповного робочого часу і т. ін.).

Таким чином, трудовим законодавством України визначені окремі випадки, коли надання працівником роботодавцю інформації, не передбаченої іншими законодавчими актами, є необхідним, а тому і правомірним, оскільки дає можливість роботодавцю дотримуватися вимог закону і захищати трудові права громадян.

Одним з нормативно-правових актів, що певною мірою стосується обробки персональних даних працівника та визначає відповідні вимоги до обробки, є Порядок ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади, затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 25.05.98 №731 (зі змінами від 24.01.01 №56) та Методичні рекомендації щодо застосування зазначеного Порядку, затверджені наказом Головного управлінні державної служби при Кабінеті Міністрів України від 05.07.98 №24 (зі змінами від 12.12.00 №73) [62].

Метою зазначених документів є упорядкування кадрового діловодства та удосконалення процедури прийняття на посади державних службовців. Даний порядок може бути розповсюджений в інших органах, на працівників яких поширюється дія Закону України “Про державну службу”.

Ці документи визначають порядок формування і ведення особової справи, а також вимоги до підготовки матеріалів, їх оформлення, зберігання та обліку.

Особова справа формується на кожного державного службовця. Її формування розпочинається з початку розгляду питання про призначення на посаду державного службовця. Перед цим перевіряється наявність особової справи на даного працівника в поточному архіві та за умови її наявності звіряється з описом попередніх документів і долучається до документів, що подаються.

Даний Закон, окрім зазначених у КЗпП України документів, вимагає від претендента на посаду державного службовця надання відомостей про доходи та зобов'язання фінансового характеру про себе та членів своєї сім'ї, також проходження конкурсного відбору. Так, згідно зі ст.13 особа, яка претендує на заняття посади державного службовця 3-7 категорії, повинна надати за місцем майбутньої служби відомості про доходи та зобов'язання фінансового характеру, у тому числі й за кордоном, щодо себе і членів своєї сім'ї. Особа, яка претендує на заняття посади державного службовця 1 та 2 категорії, повинна подати також відомості про нерухоме та коштовне рухоме майно, що належить їй та членам її сім'ї, вклади у банках і цінні папери.

Законом також визначені обмеження, пов'язані з прийняттям на державну службу осіб: визнання в установленому порядку недієздатними; наявність судимості, що є несумісною із зайняттям посади; у разі прийняття на службу недопустимість безпосередньої підпорядкованості або підлеглості особам, які є їх близькими родичами чи свояками (ст.12). Тому отримання такої інформації є правомірним.

Відповідно до п.1 ст.54 Закону України “Про освіту” [159] науково-педагогічні працівники повинні мати “високі моральні якості”. Проте чіткі критерії, за якими можна було б точно визначити моральні якості працівника, який виявив бажання займатися науково-педагогічною діяльністю, відсутні.

І взагалі, як перевірити, наскільки ці якості є високими у педагогічного чи науково-педагогічного працівника? Раніше таку проблему можна було вирішити за допомогою характеристики з останнього місця роботи. Сьогодні випадки обов'язкового надання характеристик зведені майже нанівець. Навіть при проведенні конкурсу на заміщення вакантних посад науково-педагогічних працівників подання характеристик не визнано обов'язковим відповідно до Положення про обрання та прийняття на роботу науково-педагогічних працівників вищих навчальних закладів третього і четвертого рівнів акредитації, затвердженого наказом Міністерства освіти і науки України 24.12.2002 р. [130]. Тому визначити рівень моральності претендента на посаду педагога стало складніше, хоча, звісно, характеристики теж не вирішували цієї проблеми, бо не завжди відображували справжні якості працівника і були повністю об'єктивними - адже їх видавали люди зі своїм суб'єктивним ставленням до працівника.

Направлення характеристик працівників одним підприємством іншому без попереднього погодження працівника суперечило б ч.4 ст.23 Закону України „Про інформацію”. І все ж в окремих випадках подання працівниками характеристик передбачено. Роботодавці мають видавати характеристики працівникам на їх прохання навіть у випадках, коли їх подання не є в силу закону необхідним. Відповідний обов'язок власника випливає із Закону України „Про звернення громадян” [ 97, с.49 ].

Останнім часом при прийомі фахівців на роботу практикується використання рекомендаційних листів. Проте, на нашу думку, рекомендаційний лист, як і характеристика з останнього місця роботи, не є об'єктивною інформацією про моральні та ділові якості працівника. Адже більшість якостей особистості виявляють себе в процесі праці, у колективі працівників і товаришів по роботі, а тому, на наше переконання, більш дієвою є норма чинного законодавства щодо застосування випробувального строку та прийому на роботу на контрактній основі.

Втім, обстоючи інтереси роботодавців, українські теоретики менеджменту [80,с.435-437] наполягають не лише на використанні рекомендаційних листів, ігноруючи законодавчі норми чинного трудового права України, а й на їх перевірці. До того ж, перелік запитань, запропонований ними, серед яких: “Яку заробітну плату отримував працівник?”, “Чи добре працівник утримував своє житло?”, “Чи вживав він інтенсивно наркотики або алкоголь? ” тощо орієнтує роботодавця на незаконне втручання в особисте життя претендента на посаду, порушення трудових прав стосовно персональних даних працівника.

При укладенні трудового договору, відповідно до ст. 26 КЗпП України, угодою сторін може бути обумовлене випробування. У випадку, коли особа пройшла конкурсний відбір на посаду, строк випробування встановлювати не доцільно, оскільки конкурс вже є критерієм відповідності працівника вимогам, що ставляться для заміщення тієї чи іншої посади. У зв'язку з цим потребує доповнення ч.2 ст.26 КЗпП України “Випробування при прийнятті на роботу”: поряд із чинними випадками, коли випробування при прийнятті на роботу не встановлюється, зазначити, що це відбувається також і тоді, коли особа пройшла конкурсний відбір на дану посаду. Слід зазначити, що аналогічну позицію з даного питання займає російський законодавець [65, с. 264].

У ряді країн процедура прийому на роботу передбачає проведення тестування та експертизи. Про їх різноманітність свідчить прийнята у світовій практиці класифікація тестів та інших методів психологічної діагностики особистості: тести перевірки знань, психометричні, медичні, особистісні та ін.

Діагностичні методи, як свідчить світова практика, підвищують ефективність професійного відбору, дозволяють виявити комплекс необхідних для даної роботи (професії) певних якостей у претендента. Незважаючи на прогрес щодо технологій застосування тестування, можливість більшості тестів визначити справжню ефективність майбутньої роботи претендента на посаду поки що, на думку багатьох спеціалістів, є незначною. Адже при інтерпретації тестів іноді допускаються суб'єктивізм і некомпетентність. Крім того, трудові колективи, його органи, профспілки у більшості випадків відсторонені від контролю за порядком проведення тестування, достовірністю його результатів. Об'єктивність результатів тестових випробувань не в змозі перевірити і сам майбутній працівник. За таких умов можна легко відмовити будь-кому з претендентів. Зазначене вище стало причиною прийняття у багатьох країнах законодавчих та інших нормативних актів, що визначають можливості та межі використання психологічних випробувань, тестувань при наймі на роботу, та встановлюють громадський контроль у даній сфері - це ще один новий напрям у розвитку трудового права.

Питання тестування працівників рідко регулюються спеціальним законодавством. Такого роду правила включаються в закони про захист персональних даних, про гігієну та охорону праці, про заборону дискримінації тощо.

Так, в США Закон про громадянські права 1964р. передбачає використання при наймі на роботу тестів, визначення здібностей лише за умови, що вони не призводять до дискримінації працівників.

Законодавство в галузі гігієни праці і техніки безпеки деяких країн містить положення, що дозволяють роботодавцю вимагати від працівників проходження медичних тестів під час прийому на роботу, якщо є підстави підозри зловживання претендентом алкоголю чи вживання наркотичних речовин.

Водночас законодавства більшості країн містять норми щодо проведення тестування лише за згодою особи, яка працевлаштовується.

Широкого розповсюдження в ряді країн, особливо в США, набула перевірка працівника за допомогою поліграфа - „детектора брехні”. У зв'язку з цим у США був прийнятий Федеральний закон „Про захист працівників від зловживань при застосуванні поліграфів” (1988р.). Працівники, на яких розповсюджується даний закон, можуть піддаватися випробуванням лише за згодою і при наявності встановлених законом умов. Відмова претендента на посаду від такого випробування не може бути підставою для відмови в прийнятті його на роботу. Процес тестування не повинен принижувати й травмувати працівника, втручатися в його інтимне життя. Питання не повинні торкатися його релігійних і політичних поглядів, сексуальної поведінки, належності до громадських об'єднань. Термін іспиту не може перевищувати більше як 90хв. Особі, яка піддається тестуванню, надається у письмовому вигляді повна інформація про зміст та порядок проведення іспиту. Результати тестування не підлягають розголошенню.

Поряд з Федеральним законом, у США діють закони 27 штатів, якими заборонено або обмежено використання поліграфів при наймі на роботу.

Використання „детекторів брехні” заборонено в двох провінціях Канади, в одному із штатів Австралії.

У ФРН широко застосовується графологічна експертиза почерку особистості. Вона дозволяє, на думку психологів, установити життєву силу, моральні якості, спрямованість інтересів, самопочуття, організаційні здібності, переконання та ін.

Одним із нових методів професійного добору є створення тестів “генного екранізування”, покликаних зробити гіпотетичний прогноз про майбутні хвороби випробуваної особи [64, c. 110]. Водночас не менше 10 штатів у США прийняли закони про заборону дискримінації у сфері зайнятості, засновану на виявленні генетичних відхилень. В Австрії використання таких тестів повинно узгоджуватися керівництвом підприємства з виробничою радою. У Франції рішення про їх проведення приймається лікарем підприємства.

Незважаючи на відсутність в Україні належної законодавчої регламентації з тестового опитування претендентів на роботу, практика тестування працівників при прийнятті на роботу набула поширення у недержавних підприємствах, у зв'язку з чим вимагаються відомості, подання яких не пов'язане з трудовими відносинами. На жаль, такі факти мають місце і у державних установах, зокрема, в органах прокуратури України. Дана тема стала предметом дискусій при підготовці нової редакції Закону України “Про прокуратуру”. Так, В.Остапчук і С.Жабокрицький [32] вважають, що при доборі кадрів органів прокуратури поряд з існуючими вимогами до кандидатів (громадянство, освіта, ділові та моральні якості) назріла необхідність психологічної оцінки індивідуальних рис характеру претендентів на прокурорсько-слідчі посади за допомогою тестування. Автори посилаються на застосування такої практики в інших правоохоронних органах та державних установах.

Однак, слід зауважити, що дана практика не закріплена в Україні на законодавчому рівні та її застосування може привести до порушення прав працівника на захист його персональних даних. В якості експерименту психологічні тести у 2002-2003 роках проводилися в прокуратурах міста Києва та Київської області, результати яких були враховані при призначенні окремих претендентів на відповідні прокурорсько-слідчі посади. Залучені до цієї роботи психологи при складанні тестів орієнтувалися на структуру професійної діяльності працівника прокуратури і поділяли її на види: пізнавальну, конструктивну, комунікативну, організаторську, засвідчувальну та профілактичну. Тести містили низку питань (до 150) суто емоційного характеру, висновки яких щодо психічної якості претендента на ту чи іншу прокурорську посаду поділялися на групи: необхідні та бажані, а також несумісні з певною діяльністю. Водночас аналіз результатів тестування щодо окремих працівників не містив зазначених конкретних висновків, надавалося лише резюме з відповідними припущеннями.

Наприклад, резюме стосовно кандидатів на посади прокурорів Н., Д., В. та ін. однаково констатувало як їх низьку стійкість до несприятливих факторів у стресових ситуаціях, а також до впливу різноманітних завад у процесі роботи; застосування в поодиноких випадках авторитарних методів дії на особистість іншої особи (критики, глузування, нотацій, демонстрації стану) для того, щоб нав'язати свою волю чи погляди; так посередню здатність відмовитися від власних стереотипів і звичних схем оцінки поведінки для того, щоб зрозуміти і прийняти внутрішній світ іншої людини тощо. Достовірність таких висновків, за визнанням С.Жабокрицького, відповідала дійсності на 85% у зв'язку з тим, що негативно на результати тестування впливають формальні відповіді особи, яка піддається тестуванню, її незацікавленість або недбалість під час співпраці з психологом. Тому, на нашу думку, такий підхід до визначення придатності прокурорсько-слідчих працівників не може бути сприйнятий позитивно, оскільки висновок про безвідповідальне ставлення працівника до виконання своїх посадових обов'язків у майбутньому за результатами тестування може бути упередженим. І тут ми поділяємо думку М.Якимчука [32] про необхідність розробки оціночних технологій, професіограм, а також психологічних і соціально-психологічних підходів з метою створення системи ефективного оцінювання прокурорсько-слідчих працівників щодо їх професійної діяльності. Параметри, яким має відповідати сучасний працівник прокуратури, а саме процедуру психологічного дослідження необхідно закріпити нормативно, у т.ч. у Законі України “Про прокуратуру”.

Слушним є питання щодо відповідальності за зберігання та використання отриманої у процесі тестування психологічної характеристики як складової персональних даних прокурорсько-слідчих працівників. Не завжди психологічний портрет претендента на прокурорську посаду виглядає позитивно. У зв'язку з тим, що результати тестування можуть стати відомими іншим особам, доступ до них має бути обмеженим, суто конфіденційним.

Отже, питання про необхідність законодавчого закріплення умов використання будь-яких тестів професійного добору для України є нагальним. Пропонуємо включити до нового Трудового кодексу України наступні положення: тестування може проводитися лише за згодою працівника (претендента на посаду); особа, яка піддається тестуванню, повинна отримати попередню інформацію про тест та порядок його проведення; тест повинен визначати професійні якості, необхідні для виконання роботи на тій посаді, на яку претендує особа; тестові іспити повинні проводити лише професійні психологи; результати тестів не підлягають розголошенню; особа, винна у розголошенні результатів тестування, підлягає відповідальності.

Важливим та успішним можна вважати намагання Комітету експертів Ради Європи з питань захисту даних у межах повноважень Європейського Комітету правового співробітництва запровадити загальні правила щодо окремих аспектів обробки даних [17]. Шість рекомендацій, прийнятих Комітетом міністрів Ради Європи, що охоплюють різні сфери діяльності, пов'язаної з обробкою даних, засвідчують наполегливість, з якою Комітет експертів просуває саме секторальний підхід у питаннях захисту даних (Рекомендації №R(81)1, автоматизовані бази медичних даних; №R(83)10, наукові дослідження та статистика; №R(85)20, прямий маркетинг; №R(86)1, соціальна безпека, №R(87)15, поліція; №R(89)2, працевлаштування; №R(90)19, виплата заробітної плати та пов'язані з цим операції). Серед інших питань, які досліджував Комітет, вивчалися питання, що виникли у зв'язку із введенням і використанням особистих ідентифікаційних номерів та створення ними проблем для захисту даних. Необхідно взяти до уваги, що групу свідомо складено Комітетом експертів таким чином, щоб врахувати досвід трьох країн: Федеративної Республіки Німеччини, де особисті ідентифікаційні номери загального багатоцільового характеру було визнано анафемою для власної гідності; Швеції, де особисті ідентифікаційні номери в такому вигляді були прийнятими протягом тривалого часу, але зараз відбуваються зміни в напрямі обмеження їх використання; Нідерландів, де особисті ідентифікаційні номери мали окремі вузькі сфери застосування, але, згідно з новими законодавчими пропозиціями, очікується подальше поширення їх використання.

Аналіз проведеної Комітетом роботи окреслив низку можливих ризиків для окремих осіб у зв'язку з використанням особистих ідентифікаційних номерів, серед яких:

- особистий ідентифікаційний номер може містити у собі закодовану інформацію, відому лише тим посадовим особам, яким її надано, і може бути доступною лише за допомогою машинозчитувальних засобів;

- особистий ідентифікаційний номер може містити у собі вразливу інформацію, суто особисту за своєю природою (наприклад, окремі громадяни не захочуть мати такий номер, який показує, що вони розлучені, або те, що їм за 50 чи за 60, чи вони непрацездатні, та ін.);

- деякі особистості можуть змінювати ідентифікаційні номери. Набір їх символів може стати іншими через певні значущі події в житті власника. Наприклад, може змінитися його стать. За таких обставин необхідно, щоб старий номер було знищено або він зберігався в таємниці;

- існує небезпека того, що через особисті ідентифікаційні номери статистична інформація, якщо її створено на підставі номерів, легко може пов'язуватися із конкретними особами,

- може чинитися певний тиск на власника особистого ідентифікаційного номера з метою надання номера посадовим особам, що забезпечують певні товари та послуги, навіть якщо це не було передбачено на той час, коли номер присвоювався.

Наприклад, у Швеції було зауважено, що повідомлення особистого ідентифікаційного номера часто буває потрібним для отримання кредитів, певних послуг, членства в громадських об'єднаннях тощо. Якщо особа відмовлялася повідомляти свій ідентифікаційний номер, то вона мала бути готовою до того, що їй буде відмовлено.

Таким чином, обмін інформацією між базами даних через використання єдиних ідентифікаторів дозволяє владним структурам збирати та додавати персоніфіковану інформацію до своєї бази даних, отримавши її з баз даних інших владних структур, створених для різних адміністративних цілей. Єдиний багатоцільовий ідентифікатор для кожної особи - небезпечна частина процесу адміністративного управління, що може призвести до неймовірного та невиправданого посилення влади державних органів.

Заслуговує на увагу рішення Конституційного Суду Німеччини про те, що введення універсальних особистих ідентифікаційних номерів може створити загрозу для людської гідності, відкриваючи шляхи для контролю за суспільством через зростаючі можливості обміну інформацією між базами даних та їх збором. Питання людської гідності також знаходить своє відображення в побоюванні того, що значення особистості буде зведено до “номерів”.

Важливими складовими обробки персональних даних працівника є їх зберігання та використання. Обов'язком роботодавця завжди було забезпечення належного зберігання персональних даних працівника, їх використання відповідно до вимог чинного законодавства, інших нормативно-правових актів, що регламентують їх захист від неправомірного втручання, знищення або втрати.

Роботодавець своїми силами і за свій рахунок повинен організувати зберігання персональних даних працівника таким чином, щоб не тільки забезпечити їх захист від неправомірного використання чи втрати, але й надати працівникові можливість реалізувати своє право на ознайомлення з усією інформацією про нього, яка зберігається у роботодавця. З цією метою роботодавець, його представники зобов'язані створити необхідні умови, використовуючи при цьому всі організаційно-технічні засоби. До них відносяться, наприклад, надання необхідного приміщення чи технічних засобів (сейфи, металеві шафи); обмеження доступу осіб до персональних даних працівників; встановлення відповідних вимог до отримання та обробки персональних даних; ознайомлення з вимогами щодо обробки персональних даних осіб, які здійснюють їх обробку, відповідальності цих осіб за порушення порядку отримання, зберігання, використання та передачі третім особам.

Статтею 14 Закону України “Про інформацію” [151] визначено основні види інформаційної діяльності, серед яких: зберігання інформації - забезпечення належного стану інформації та її матеріальних носіїв; використання інформації - задоволення інформаційних потреб громадян, юридичних осіб і держави.

Відповідно до ст.31 ч.4 даного Закону зберігання інформації про громадян не повинно тривати довше, ніж це необхідно для законно встановленої мети.

Порядок зберігання персональних даних визначений і Законом України “Про загальнообов'язкове державне пенсійне страхування” [51]. Статтею 21(п.4) Закону передбачено, що персональна облікова картка застрахованої особи зберігається в Пенсійному фонді протягом усього життя цієї особи, а після її смерті - протягом 75 років на паперових носіях та в електронному вигляді за наявності засобів, що гарантують ідентичність паперової та електронної форми документа.

Страхувальник зобов'язаний вести облік виплат (доходу) застрахованої особи за кожним календарним місяцем та календарним роком, зберігати ці дані за період до 1 липня 2000 року протягом 75 років, а за період після цієї дати - протягом усього часу сплати страхових внесків та протягом п'яти років після припинення їх сплати на паперових носіях та в електронному вигляді за наявності засобів, що гарантують ідентичність паперової та електронної форми документа, після чого дані передаються до архіву на належне зберігання протягом 70 років згідно з порядком, установленим Кабінетом Міністрів України (п.2 ст.17) [51].

Відповідно до ст.8 Закону України “Про державний реєстр фізичних осіб - платників податків та інших обов'язкових платежів” [124] дані Державного реєстру використовуються виключно для обліку одержаних доходів, об'єктів оподаткування, повноти та своєчасності сплати податків й інших обов'язкових платежів.

Відомості Державного реєстру є інформацією з обмеженим доступом і надаються іншим державним органам відповідно до чинного законодавства.

Відомості, що містяться в системі персоніфікованого обліку, використовуються виконавчими органами Пенсійного фонду для відповідних цілей, серед яких:

- надання відомостей застрахованій особі на її вимогу або у випадках, передбачених цим законом;

- надання відомостей страховим організаціям, які здійснюють страхування довічних пенсій;

- надання аудитору, який відповідно до цього Закону здійснює аудит Накопичувального фонду (п.2 ст.23 ЗУ “Про загальнообов'язкове державне пенсійне страхування”).

З метою збереження інформації, що є власністю держави і знаходиться в користуванні органів державної влади чи органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій усіх форм власності, відповідно до закону може бути встановлено обмежений доступ -- надано статус конфіденційної. Порядок обліку, зберігання і використання документів та інших носіїв інформації, що містять зазначену інформацію, визначається Кабінетом Міністрів України (ч.3ст.30 Закону України “Про інформацію”).

Таким документом, наприклад, є Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави (із змінами від 17.11.2004р.), що затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 27.11.98р. №1893 [59].

Так, п.55 Інструкції передбачає, що документи із грифом “Для службового користування” повинні зберігатися у службових приміщеннях і бібліотеках, у шафах (сховищах), які надійно замикаються та опечатуються. Забороняється зберігати такі документи у підсобних фондах бібліотек.

Справи з грифом “Для службового користування”, видані для роботи, підлягають поверненню у канцелярію або архівний підрозділ у той же день. Окремі справи із зазначеним грифом з дозволу керівника канцелярії або архівного підрозділу організації можуть перебувати у виконавця протягом терміну, необхідного для виконання завдання, за умови повного забезпечення їх схоронності і додержання правил зберігання. Передача таких документів іншим співробітникам здійснюється тільки через канцелярію, архівний підрозділ чи бібліотеку (п.56).

Забороняється вилучення із справ або переміщення документів з грифом “Для службового користування” з однієї справи до іншої без дозволу канцелярії. Про всі проведені вилучення або переміщення документів робляться відмітки в облікових формах, включаючи внутрішні описи (п.57).

Забороняється виносити документи із зазначеним грифом за межі службових приміщень організації. У разі потреби керівник організації (структурного підрозділу) може дозволити виконавцям або співробітникам канцелярії винести за межі службового приміщення організації такі документи для їх погодження, підписання тощо в організаціях, що знаходяться у межах одного населеного пункту (п.58).

Порядком ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 25 травня 1998 року №731, встановлені вимоги до їх зберігання [62].

Особові справи державних службовців є документами службового користування, які зберігаються у відповідно обладнаному приміщенні. Кожна особова справа знаходиться у спеціально призначеній для цього папці формату А-4. Зберігання особових справ забезпечують працівники кадрової служби, які несуть відповідальність за додержання встановленого порядку обліку, зберігання і видачі особових справ. Порядок обліку та роботи з особовими справами встановлюється керівником органу виконавчої влади (п.5).

Після припинення державним службовцем роботи його особова справа залишається в кадровій службі і передається до архіву в порядку, визначеному відповідною інструкцією з діловодства. У разі повернення особи на державну службу рекомендується використовувати сформовану раніше особову справу (п.4).

Відповідно до ст.48 КЗпП України трудова книжка визначена як основний документ про трудову діяльність працівника і, по суті, є документом щодо зберігання та використання його персональних даних.

Трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємстві, в установі, організації або у фізичної особи понад п'ять днів. Трудові книжки оформляються також на позаштатних працівників при умові, якщо вони підлягають державному соціальному страхуванню. До трудової книжки заносяться відомості про роботу, заохочення та нагороди за успіхи в роботі на підприємстві, в установі, організації; відомості про стягнення до неї не заносяться.

Так, у п.2 Постанови Кабінету Міністрів України від 27 квітня 1993 р. № 301 “Про трудові книжки працівників” [132] зазначається, що при влаштуванні на роботу працівники зобов'язані подавати трудову книжку, оформлену в установленому порядку. Без трудової книжки приймаються на роботу тільки ті особи, які працевлаштовуються вперше.

Трудові книжки зберігаються на підприємствах, в установах і організаціях як документи суворої звітності, а при звільненні працівника трудова книжка видається йому під розписку в журналі обліку (п.3).

Відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок покладається на керівника підприємства, установи, організації. За порушення встановленого порядку ведення, обліку, зберігання і видачі трудових книжок посадові особи несуть дисциплінарну, а в передбачених законом випадках - іншу відповідальність (п.4)

Крім того, порядок ведення трудових книжок працівників регулюється Інструкцією, затвердженою наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту України від 29 липня 1993 року №58 [58].

Згідно з п.2.2 Інструкції, до трудової книжки вносяться:

- відомості про працівника: прізвище, ім'я та по батькові, дата народження;

- відомості про роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення;

- відомості про нагородження і заохочення;

- відомості про відкриття, на які видані дипломи, про використані винаходи і раціоналізаторські пропозиції та про виплачені у зв'язку з цим винагороди.

Записи в трудовій книжці при звільненні або переведенні на іншу роботу повинні проводитись у точній відповідності з формулюванням чинного законодавства і з посиланням на відповідну статтю, пункт закону (п.2.3).

На практиці нерідко порушуються вимоги зазначеної Інструкції, що призводить до ущемлення прав працівника на захист його персональних даних. Так, за результатами перевірки порядку ведення трудових книжок навчальних закладів Київської області виявлено наступні порушення: записи про призначення на посади чи переведення на іншу роботу не містять посилань на статті та пункти КЗпП, допускаються закреслення раніше внесених записів, не вносяться записи про заохочення, порушуються терміни оформлення трудових книжок, записи про роботу не відповідають змісту наказів (розпоряджень) адміністрації тощо ( за даними управління освіти і науки Київської облдержадміністрації).

Трудові книжки, згідно з р.6 п.6.2. Інструкції, та їх дублікати, не одержані працівниками при звільненні, повинні зберігатися протягом двох років у відділі кадрів підприємства окремо від трудових книжок працівників, які перебувають на роботі. Після цього строку незатребувані трудові книжки( їх дублікати) зберігаються в архіві підприємства протягом 50 років, а по закінченні зазначеного строку їх можна знищити у встановленому порядку.

Розділом 7 Інструкції визначено порядок обліку трудових книжок. Так, на підприємстві ведеться відповідна документація щодо обліку бланків трудових книжок і заповнених трудових книжок:

а) книга обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них, затверджена наказом Мінстату України від 11 серпня 1993р. №180;

б) книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них, затверджена наказом Мінстату України від11 серпня 1993 року №180.

До книги обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них вносяться всі операції, пов'язані з одержанням і витрачанням бланків трудових книжок і вкладишів до них із зазначенням серії і номера кожного бланку. Книга ведеться бухгалтерією підприємства.

Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них ведеться відділом кадрів або іншим підрозділом підприємства, який здійснює оформлення, прийняття та звільнення працівників. У цій книзі реєструються всі трудові книжки, прийняті від працівників при влаштуванні на роботу, а також трудові книжки і вкладиші до них із записом серії і номера, видані працівникам знову.

Книга обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них та книга обліку руху трудових книжок мають бути пронумеровані, прошнуровані та скріплені підписом керівника підприємства і печаткою (п.7.1).

Прикладом нормативного документу, що регулює зберігання персональних даних, є Інструкція з діловодства в органах прокуратури України, затверджена наказом Генерального прокурора України від 28.12.2002 року №90 [62, с.46-50].

Так, відповідно до п.17.1 Інструкції усі працівники органів прокуратури повинні забезпечувати зберігання службових документів. Працівники секретаріату і канцелярії забезпечують зберігання документів, що їм передані.

У неробочій час усі документи, книги обліку, картки, бланки слід зберігати в закритих сейфах або шафах з надійними запорами. Забороняється зберігання документів, справ і наглядових проваджень у письмових столах та інших, не пристосованих для цього місцях (п.17.2). Документи з часу надходження і до передачі їх в архів прокуратури зберігаються за місцем формування справ згідно із затвердженою номенклатурою (п.17.4.1).

Зовнішні двері приміщень архіву ізолюються металом, у неробочий час вони опечатуються. Печатка разом із ключами від приміщення архіву зберігається у чергового по прокуратурі або в іншому місці згідно з правилами внутрішнього трудового розпорядку. Якщо приміщення архіву розміщене на першому поверсі, то на вікнах установлюються металеві грати та охоронна сигналізація.

Одержання з архіву прокуратури наглядових проваджень (справ) здійснюється працівником канцелярії або структурного підрозділу на підставі відповідного замовлення і реєструється в книзі видачі наглядових проваджень (справ) у структурні підрозділи прокуратури (п.17.8.1).

Справи з архіву видаються в тимчасове користування на строк, що не перевищує одного місяця (п.17.8.2).

Вилучення справ з архіву або окремих документів із справ і передача їх у постійне користування іншим установам, як правило, забороняється (п.17.8.3).

В окремих випадках: на письмову постанову суду, слідчих органів у зв'язку зі справами, що перебувають у їхньому провадженні, - архів за письмовою вказівкою керівника прокуратури здійснює вилучення оригіналів необхідних справ або окремих документів. Про вилучення оригіналів справ або документів складається акт у двох примірниках, перший з яких залишається в архіві, а другий передається відповідному судово-слідчому органу. Зі справ або документів, що вилучаються, знімаються копії (п.17.8.4).

Прикладом необхідності зберігання персональних даних є обставини, пов'язані з розслідуванням нещасних випадків на виробництві.

Відповідно до ст.171 КЗпП України власник або уповноважений ним орган повинен проводити розслідування та вести облік нещасних випадків, професійних захворювань і аварій на виробництві відповідно до порядку, встановленого Кабінетом Міністрів України.

Пунктом 24 Порядку розслідування та ведення обліку нещасних випадків, професійних захворювань і аварій на виробництві [133] визначено, що акт про розслідування нещасного випадку на виробництві разом із матеріалами розслідування зберігаються 45 років на підприємстві за місцем роботи працівника. При реорганізації підприємств акт разом з усіма додатками до нього передається правонаступникові, а за умови ліквідації підприємства - до державного архіву для подальшого зберігання протягом зазначеного терміну. Так само зберігаються документи щодо персональних даних працівника, пов'язаних із розслідуванням професійних захворювань та аварій на виробництві.

Слід зазначити, що роботодавець забезпечує в підпорядкованій йому організації зберігання первинної облікової документації щодо обліку праці та її оплати . Такими документами є :

- документи з обліку кадрів - накази (розпорядження) щодо прийому особи на роботу, переведення її на іншу роботу, звільнення, присвоєння класного чину чи рангу державного службовця, кваліфікаційного розряду, про надання відпусток, штатний розклад, особові картки, атестаційні документи тощо;

- документи з обліку використання робочого часу та оплати праці (табель обліку використання робочого часу, розрахунково-платіжна відомість, розрахункова відомість, розрахунок заробітної плати, платіжна відомість, особовий рахунок; накопичувальна картка виробітку і заробітної плати, накопичувальна картка обліку заробітної плати).

Відповідно до Типових форм первинного обліку по розрахунках з робітниками і службовцями по заробітній платі, затверджених наказом Міністерства статистики України від 22 травня 1996 року №144, роботодавець здійснює зберігання зазначеної вище документації [186].

Останнім часом набула поширення практика ліквідації підприємств, установ, організацій і створення нових юридичних осіб. У зв'язку з цим метою забезпечення збереження документів особового складу працівників, які підлягають звільненню із зазначених вище підстав, соціальної захищеності працівників, які виконували роботу за угодою, доцільно було б рекомендувати чи зобов'язати засновників комерційних і некомерційних підприємств включати до своїх уставних документів правила обліку та зберігання інформації про персональні дані працівника, а також своєчасної передачі їх на державне зберігання. Відповідно до ст. 34 Закону України “Про відновлення платоспроможності боржника або визначення його банкрутом” [122] ліквідатор забезпечує належне оформлення, упорядкування та зберігання всіх, в тому числі фінансово-господарських, документів банкрута протягом ліквідаційної процедури; Після винесення судом ухвали про ліквідацію юридичної особи - банкрута ліквідатор зобов'язаний забезпечити збереженість архівних документів банкрута і, за погодження із спеціально уповноваженим центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства або уповноваженою ним архівною установою, визначити місце подальшого їх зберігання.

Персональні дані не повинні зберігатися довше, ніж це виправдано виконанням задач, для яких вони збиралися, чи довше, ніж це вимагається в інтересах осіб стосовно яких вони зібрані. Для вирішення цих питань слід керуватися чинним законодавством України та нормами міжнародного права, зокрема, Конвенцією Ради Європи 1981 року “Про захист осіб стосовно автоматизованої обробки персональних даних”, а також спеціальними Рекомендаціями Кабінету Міністрів держав-членів Ради Європи, що приймаються з 1981 року. Вони встановлюють основні принципи збору, зберігання, використання та розповсюдження інформації персонального характеру.

Законом України „Про оперативно-розшукову діяльність” [156] також передбачено, що в місцях зберігання інформації повинна бути гарантована її достовірність та надійність охорони (ч.11 ст.9).

Використання персональних даних працівника здійснюється шляхом:

- передачі їх іншим особам з дотриманням встановлених законодавством вимог або будь-яким іншим способом, який не суперечить чинному законодавству;

- надання працівникові вільного безоплатного доступу до своїх персональних даних відповідно до вимог чинного законодавства, отримання ним необхідних даних від роботодавця.

Серед обов'язків учасників інформаційних відносин є такі, як: використання інформації згідно із законом, зберігання її в належному стані протягом встановленого терміну та надання іншим громадянам, юридичним особам або державним органам у передбаченому законом порядку (ст.44 Закону України “Про інформацію”).

Широке застосування автоматизованих інформаційних систем та їх технологій зумовлюють необхідність правового закріплення принципів, що стосуються, зокрема, положень про порядок їх збереження та використання, передачу цих даних, про права працівників щодо їх захисту, про відповідальність осіб за невиконання вимог правових норм, які регулюють зазначені питання; персональні дані не повинні зберігатися у формі, що дозволяє ідентифікацію особи, довше, ніж це потрібно для таких цілей.

Особові справи державних службовців є документами для службового користування, зберігаються в опечатаних металевих шафах або сейфах. Порядок видачі особових справ встановлюється керівником відповідного органу. Особи, які користуються особовими справами, зберігають їх на рівні з таємними документами без права передачі іншим особам, якщо це не викликано службовою необхідністю, і не розголошують їх змісту [62].

В Україні майже кожна фізична особа має взаємовідносини з банківськими установами, які володіють інформацією щодо матеріального стану їх клієнта. У зв'язку з цим, відповідно до Закону України “Про банки і банківську діяльність”, інформація щодо діяльності та фінансового стану клієнта, яка стала відома банку у процесі обслуговування клієнта та взаємовідносин з ним чи третім особам при наданні послуг банку і розголошення якої може завдати матеріальної чи моральної шкоди клієнту, є банківською таємницею. Банки зобов'язані забезпечити збереження банківської таємниці та конфіденційної інформації 121.

Зберігання персональних даних працівника повинно відбуватися у порядку, який виключає їх втрату чи знищення, тобто забезпечувати належний стан інформації та її матеріальних носіїв.

Використання інформації про персональні дані працівника повинно відбуватися тільки у відповідності із цілями, якими визначено їх отриманням, і задовольняти інформаційні потреби тих, кому необхідна дана інформація.

2.3 Передача персональних даних працівника

Як зазначалося у попередньому підрозділі, використання персональних даних працівника здійснюється шляхом:

- передачі їх іншим особам з дотриманням встановлених законодавством вимог або будь-яким іншим способом, що не суперечить чинному законодавству;

- надання працівникові вільного безоплатного доступу до своїх персональних даних відповідно до вимог чинного законодавства, отримання ним необхідних даних від роботодавця.

Спеціальні правила, що регулюють передачу персональних даних працівника, відрізняються у різних країнах за ступенем жорсткості, особливі обмеження стосуються інформації делікатного характеру. В одних країнах вимагається попередня згода працівника, в інших - введено повну заборону на розповсюдження окремих даних: у Фінляндії та Норвегії це стосується інформації про майновий стан, у Люксембурзі - про членство в профспілках, в Японії - про національну належність працівника, його релігійні та філософські переконання, профспілкову діяльність.

Більшістю національних законодавств дозволяється передача персональних даних іншим користувачам лише за згодою працівника. В Данії, Франції, Швеції вимагається дозвіл органу, який відповідає за захист особистих даних. У Канаді такі дані можуть бути передані і без згоди працівника [93].

Порядок передачі персональних даних працівника закріплено окремою статтею Трудового кодексу Російської Федерації (ст.88). Даною статтею встановлено вимоги, що повинні виконуватися роботодавцем при передачі персональних даних працівника у межах підприємства, а також іншим підприємствам. Вказані положення не лише забезпечують конфіденційність, а й можливість передачі персональних даних працівника третім особам (фізичним, юридичним) лише за певних, визначених законом, умов. Як загальне правило встановлено, що передача персональних даних можлива лише за умови письмової згоди працівника, за виключенням випадків, коли це необхідно у цілях попередження загрози життю та здоров'ю працівника та коли це встановлено федеральними законами.