Порядок створення, прийняття і відображення в бухгалтерському обліку, а також зберігання первинних документів, облікових реєстрів, бухгалтерської звітності підприємствами, їхніми об'єднаннями та госпрозрахунковими організаціями (крім банків) незалежно від форм власності, установ та організацій, основна діяльність яких фінансується за рахунок коштів бюджету, регулюється Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку.

Господарські операції відображуються в бухгалтерському обліку методом їх повного та безперервного документування. Записи в облікових реєстрах здійснюються на підставі первинних документів.

Усі первинні документи, облікові реєстри та бухгалтерська звітність мають вестися українською мовою.

Документи, що є підставою дня записів у бухгалтерському обліку і написані іноземною мовою, повинні мати тотожний відповідник у перекладі державною мовою або іншою, що вживається поряд з нею.

Первинні документи - це письмові свідчення, що фіксують і підтверджують господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їхнє здійснення.

Первинні документи мають бути складені під час проведення кожної господарської операції, а якщо немає такої можливості - одразу після її завершення. При реалізації товарів за готівку допускається складання первинного документа не рідше одного разу на день на підставі даних касових апаратів, чеків тощо. Для контролю та впорядкування оброблення інформації на основі первинних документів можуть складатися зведені документи.

Документи, виготовлені з допомогою обчислювальної техніки на машинозчитувальних носіях, застосовуються в бухгалтерському обліку за умови надання їм юридичної сили і доказовості.

Документ, виготовлений машинним способом, має бути записаний на матеріальному носії (магнітному, паперовому) за вимогами відповідного стандарту, і закодований згідно з затвердженою системою кодифікації.

На вимогу контрольних або судових органів та своїх контрагентів підприємство, установа зобов'язані за свій рахунок виготовити копії таких документів на паперовому носії.

Первинні документи (на паперових і машинозчитувальних носіях інформації) для надання їм юридичної сили і доказовості повинні мати такі обов'язкові реквізити: назва підприємства, установи, від імені яких складено документ; назва документа (форми); код форми; дата і місце складання; зміст господарської операції та її вимірники (у натуральному та вартісному виразі); посади, прізвища і підписи осіб, відповідальних за дозвіл та здійснення господарської операції і складання первинного документа.

У разі застосування засобів обчислювальної та іншої оргтехніки реквізити можуть бути зафіксовані у вигляді коду.

Залежно від характеру операції та технології оброблення даних до первинних документів можуть бути включені додаткові реквізити: ідентифікаційний код підприємства, установи з Державного реєстру, номер документа, підстава для здійснення операцій, дані про документ, що засвідчує особу-одержувача, тощо.

Документ може бути підписаний від руки, із застосуванням факсиміле, штампу, символу або іншим механічним чи електронним способом свідчення. Підписи осіб, відповідальних за складання первинних документів на обчислювальних машинах та інших засобах оргтехніки, виконуються у вигляді паролю або іншим способом авторизації, що дає змогу однозначно ідентифікувати особу, яка здійснила господарську операцію.

Документ на машинозчитувальному носії повинен мати код особи, відповідальної за правильність складання документа. Належність коду конкретній особі реєструється організацією-створювачем документа на машинозчитувальному носії; крім того, створюються технічні, програмні засоби та організаційні умови, що виключають можливість для інших осіб користуватися кодами.

Первинні документи складаються на бланках типових форм, затверджених Міністерством статистики, а також на бланках спеціалізованих форм, затверджених міністерствами і відомствами України.

документація злочин первинний документ

Додаткові вимоги до порядку створення первинних документів про касові та банківські операції, рух цінних паперів, товарно-матеріальних цінностей та інших об'єктів майна передбачаються відомчими нормативними актами.

У випадках, встановлених законодавством, а також міністерствами і відомствами України, бланки первинних документів можуть бути віднесені до бланків суворої звітності, які друкуються за зразками типових або спеціалізованих форм, затверджених відповідно Міністерством статистики за погодженням з Міністерством фінансів України або міністерствами і відомствами за погодженням з Міністерством статистики і Міністерством фінансів України, з обов'язковим друкуванням на бланках квитанцій, квитків, талонів, абонементів тощо номінальної вартості. Всі бланки суворої звітності підлягають нумерації, порядок позначення якої (нумератором, друкарським способом) встановлюють міністерства і відомства.

Порядок використання та обліку бланків первинних документів суворої звітності, а також коло господарських операцій, оформлення яких здійснюється на таких бланках, встановлюються відповідними нормативними актами.

Записи в первинних документах та облікових реєстрах мають здійснюватись лише чорнилом темного кольору, пастою кулькових ручок, з допомогою друкарських машинок, принтерів та інших засобів, покликаних забезпечити збереження цих записів протягом встановленого терміну зберігання документів та запобігти несанкціонованим виправленням.

Вільні рядки в первинних документах підлягають обов'язковому закреслюванню.

Створення первинних документів на машинозчитувальних носіях здійснюється з дотриманням вимог вказівок про надання юридичної сили документам на носіях інформації та організацію бухгалтерського обліку з використанням обчислювальної техніки.

Керівник підприємства, установи забезпечує фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій, що були здійснені в первинних документах, та виконання всіма підрозділами, службами і працівниками нормативних вимог щодо порядку оформлення та подання для обліку відомостей і документів.

Керівник підприємства, установи затверджує перелік осіб, які мають право давати дозвіл (підписувати первинні документи) на здійснення господарської операції, пов'язаної з відпуском (витрачанням) грошових коштів, товарно-матеріальних цінностей, нематеріальних активів та іншого майна і наданням документів. Кількість осіб, наділених правом підписувати документи на здійснення операцій з видачі особливо дефіцитних товарів і цінностей, а також бланків суворої звітності, має бути обмеженою.

Відповідальність за вчасне та якісне складання документів, подання їх у встановлені графіком документообігу терміни для відображення в бухгалтерському обліку, та достовірність даних, наведених у документах, несуть особи, які склали і підписали ці документи.

Первинні документи підлягають обов'язковій перевірці працівниками, які ведуть бухгалтерський облік, за формою і змістом, з метою дотримання наявності в документах обов'язкових реквізитів та відповідності господарської операції чинному законодавству, логічної пов'язаності окремих показників.

Забороняється приймати до виконання первинні документи на операції, що суперечать законодавчим і нормативним актам, встановленому порядку прийняття, зберігання і витрачання грошових коштів, товарно-матеріальних цінностей та іншого майна, порушують договірну і фінансову дисципліну, завдають шкоди державі, власникам, іншим юридичним і фізичним особам. Такі документи обов'язково передаються головному бухгалтеру підприємства, установи для прийняття рішення.

Первинні документи, що пройшли обробку, повинні мати позначку, що виключає можливість їх повторного використання: в разі ручної обробки - дату запису в обліковий реєстр, а в разі застосування оргтехніки - відбиток штампа оператора, відповідального за їхню обробку.

Усі документи, що додаються до прибуткових та видаткових касових ордерів, а також документи, які стали підставою для нарахування заробітної плати та інших виплат, підлягають обов'язковому погашенню штампом або ручним написом "Одержано" чи "Сплачено" із зазначенням дати (число, місяць, рік).

Інформація переноситься до облікових реєстрів після перевірки первинних документів за формою і змістом.

Підприємства й установи, що складають облікові реєстри на машинозчитувальних носіях, зобов'язані забезпечити технічні засоби для їхнього відтворення у зручному для читання вигляді.

Перенесення інформації з первинних документів у облікові реєстри здійснюється в міру її надходження до місця обробки (бухгалтерія, обчислювальна установка), проте не пізніше терміну, що забезпечує вчасне нарахування та видачу заробітної плати, складання бухгалтерської і статистичної звітності, декларацій і розрахунків.

Форми облікових реєстрів, порядок записів у них, обробки та використання необхідної інформації визначаються відповідними документами про порядок їх застосування.

Інформація про господарські операції підприємства, установи за звітний період (місяць, квартал, рік) з облікових реєстрів переноситься у згрупованому вигляді до бухгалтерських звітів, порядок складання яких встановлюється відповідною інструкцією.

Виправлення помилок у первинних документах та облікових реєстрах. У тексті та цифрових даних первинних документів, облікових реєстрів і звітів будь-які підчистки та несанкціоновані виправлення не допускаються.

Помилки в первинних документах, облікових реєстрах і звітах, заповнених від руки, виправляються коректурним способом: неправильний текст (або цифри) закреслюється і над закресленим надписується правильний. Закреслення здійснюється однією рискою так, щоб можна було прочитати виправлене.

Помилки в облікових реєстрах за минулий звітний період виправляються способом сторно. Він передбачає складання бухгалтерської довідки, в яку помилка (сума, кореспонденція рахунків) заноситься червоним чорнилом або пастою кулькових ручок темного кольору. Внесенням цих даних до облікового реєстру в місяці, в якому виявлено помилку, ліквідується неправильний запис і відображуються правильні сума та кореспонденція рахунків бухгалтерського обліку.

Виправлення помилки супроводжується написом "виправлено" та підтверджується додатковими підписами осіб, які виявили помилку, із зазначенням дати виправлення.

У документах, якими оформлені касові й банківські операції та операції з цінними паперами, виправлення не допускаються.

3. Організація документообігу