Комплектование государственного архива

Рассмотрим функции комплектования поподробнее.

Комплектование как основная функция государственных архивов В широком значении под комплектованием архивов понимается вся система мероприятий, цель которых отбор и передача документальных материалов на государственное хранение и распределение их по сети государственных архивов.

Согласно ст. 19 проекта Федерального закона "Об архивном деле в РФ" органы государственной власти, органы МСУ, организации и граждане, в деятельности которых образуются документы Архивного фонда РФ, передают эти документы на постоянное хранение государственные и муниципальные архивы, в этом качестве органы государственной власти, органы МСУ, организации и граждане являются источниками комплектования государственных и муниципальных архивов.

Государственные и муниципальные архивы составляют списки источников комплектования. Включение в списки источников комплектования организаций, созданных на базе имущества, находящегося в частной собственности. Собственности общественных и религиозных объединений и организаций, а также граждан, осуществляется на основе договора (соглашения).¹

Делопроизводственные документальные материалы дореволюционного периода уже давно нашли свое место в государственных архивах (центральных и местных), а также в специальных архивах соответствующих ведомств и учреждений. Сложнее обстоит дело с образовавшимися до революции личными, семейными и родовыми фондами. Подавляющее большинство их также находится на государственном хранении, однако многие из них рассредоточены между разными государственными архивами, отделами рукописей, музеями и т. д., что затрудняет их использование.

Основными задачами в области комплектования архивов документальными материалами дореволюционного периода является: исправление отдельных случаев неточности в распределении фондов между архивами; выявление и прием на государственное хранение (в виде подлинников и микрофотокопий) представляющих научную ценность документов личного происхождения, все еще находящиеся в частных руках, в том числе и зарубежом, выявление документальных материалов ведомственного происхождения, хранящихся в зарубежных архивах (главным образом о внешней политике, экономических и культурных связях с другими странами), и получение их микрофотокопий; розыски материалов ГАФ СССР, похищенных во время Великой Отечественной войны немецко-фашистскими захватчиками.

Комплектование архивов в наши дни производится непрерывно и планомерно, главным образом за счет текущего делопроизводства учреждений и организаций. Более сложным в этом случае является выявление и сбор материалов личного происхождения, которые нередко уничтожаются ввиду того, что современники не всегда представляют себе их значение как источников для изучения истории общества. Архивные органы и государственные архивы ведут в этом плане большую разъяснительную и информационную работу, которая дает ощутимые результаты.

Заключение

Комплектование архива - систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством. Профиль архива определяется Федеральной архивной службой РФ.

Государственные архивы комплектуются архивными документами, образующимися в деятельности органов государственной власти, государственных учреждений, организаций и предприятий или приобретенными этими архивами, а также документами, переданными им негосударственными учреждениями, организациями, предприятиями и гражданами.

Работа по комплектованию архива документами складывается:

Из установления профиля архива;

Определения источников комплектования;

Определения состава документов, подлежащих хранению в архиве;

Организации комплектования.

Источниками комплектования государственных архивов, хранящих документы постоянно, являются организации и физические лица, в деятельности которых образуются подлежащие передаче в госархивы документы Архивного фонда РФ. Росархив определяет категории государственных организаций, документы которых передаются в госархивы. Совместно с собственниками Росархив определяет, какие документы негосударственных организаций и физических лиц могут быть приняты на договорной основе на госхранение.

В реальной архивной практике создаются два списка источников комплектования.

Передача дел на хранение в ведомственный архив. После оперативной работы с документами дела структурных подразделений должны быть переданы на хранение в ведомственный архив. В ведомственный архив сдаются дела, оконченные производством, на срок хранения более 10 лет, а также дела по личному составу. Передача дел в ведомственный архив осуществляется по описи, составляемой в структурном подразделении.

Документы принимаются от ведомств по описям дел постоянного хранения с визой экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреждения, а также по акту приема-передачи.

При формировании Архивного фонда страны из огромного количества документов лишь незначительная часть поступает на государственное хранение.

Процесс изучения документов на основании принципов и критериев ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение называется экспертизой ценности документов.

Для установления комплекса документов постоянного хранения, определения конкретных сроков хранения по отдельным группам документов, унификации сроков хранения однородных документов в различных учреждениях, организациях и на предприятиях, а также для оперативного "избавления от ненужных бумаг" существует целостная система нормативно-методических пособий по отбору документов, в которую входят списки источников комплектования, перечни документов, номенклатуры дел, классификаторы, методические рекомендации, указания, памятки и т.п.

Библиографический список

I. Источники

1. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 27.07.2010) "Об архивном деле в Российской Федерации" // Парламентская газета. - № 201. - 27.10.2004.

2. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук / Утверждены приказом Минкультуры России от 18 января 2007 г. (№ 19). Зарегистрированы в Минюсте России 6 марта 2007 г. (№ 9059). П. 1.3.

3. Приказ Минкультуры РФ от 18.01.2007 № 19 (ред. от 16.02.2009) "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (Зарегистрировано в Минюсте РФ 06.03.2007 № 9059) // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. - № 20. - 14.05.2007.

4. Основные Правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) // СПС Консультант плюс.

II. Литература

5. Алексеев, Е.В. Архивоведение / Е.В. Алексеев. - М.: Академия, 2006. - 276 с.

6. Алексеева, Е.В. Архивный фонд Российской Федерации: организация документов по архивам / Е.В. Алексеев //Делопроизводство. - 2008. - № 2. С. 15-16.

7. Алексеева, Е.В. Организация документов в архивах / Е.В. Алексеев //Делопроизводство. - 2009. - № 3. - С. 18-19.

8. Артемьева, С.И., Иванцова, Н.Ф., Архивоведение / С.И. Артемьева, Н.Ф. Иванцова. - Бийск, 2002. - 378 с.

9. Горфейн, Г.М., Шепелев, Л.Е. Архивоведение / Г.М. Горфейн, Л.Е. Шепелев. - СПб.: Питер, 2006. - 432 с.

10. Еремченко, В. А. К вопросу о стратегии формирования Архивного фонда Российской Федерации / В.А. Еремченко // Отечественные архивы. - 2004. - № 1. - С. 29.

11. Козлов, В.П. Российское архивное дело / В.П. Козлов. -- М.: Приор, 2009. - 330 с.

12. Крайская, З.В., Челлини, Э.В. Архивоведение: Учебное пособие / З.В. Крайская, Э.В. Челлини. -- М.: Наука, 2006. - 540 с.

13. Лихачев, Д.С. Краеведение как наука и как деятельность // Историческое краеведение в СССР: вопросы теории и практики: Сб. статей / Д.С. Лихачев. - Киев, 1991. - 211 с.

14. Мещерина, Т.А. Комплектование государственных архивов как проблема сохранения исторической памяти в условиях экономических и социальных преобразований / Т.А. Мещерина // Делопроизводство. - 2006. - № 3. - С. 120.

15. Мякушев С. Д. Большая проблема "маленьких людей": социальная история и архивы //Отечественные архивы. - 2001. - № 2. - С. 12-16

16. Новиков, Е.А. Комментарий к Федеральному закону от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (постатейный) / Е.А. Новиков. - М.: ВЛАДОС, 2007. - 456 с.

17. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. - М.: Проспект, 2000. Ст. 337, 349, 350.

18. Смирнов, В.В. Государственный архив документов по личному составу Калужской области: история возникновения, цели и задачи / В.В. Смирнов // Секретарское дело. - 2004. - № 10. - С. 65-69.

19. Сохранение культурно-исторической памяти нации. Библиотеки и архивы России". Парламентские слушания // Отечественные архивы.- 2003. - № 6. - С. 4.

20. Тельчаров, А.Д. Архивоведение / А.Д. Тельчаров. - М.: Проспект, 2005. - 389 с.

21. Литература

22. Алтайский архивист. 2002. №1 (3).

23. Отечественные архивы. 2002. №1.

24. Кутафин О.Е., Фадеев В.Н. муниципальное право РФ. Учебник. М., 1997.

25. Международное гуманитарное право в документах. М., 1996. 1 Кутафин О.Е., Фадеев В.И. Муниципальное право РФ. Учебник. М., 1997. С. 158.

Размещено на Allbest.ru