Распоряжения государственных органов

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Этапы издания распоряжений

2. Доведение приказа или распоряжения до исполнителей

Приложения

Введение

Распоряжение - это акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенного должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым распоряжение адресовано. Являются подзаконными актами и делятся на 2 группы: распоряжения общего, длительного, действия и распоряжения, касающиеся конкретного, узкого вопроса, разового случая.

Цель распоряжения состоит в том, чтобы обязать подчиненных к тем или иным действиям, и мобилизовать их инициативу.

Правом издавать распоряжения могут наделяться заместители руководителя организации по вопросам их компетенции, руководители самостоятельных структурных подразделений (управлений, департаментов, отделов, цехов, лабораторий и др.), а также главные специалисты организации (главный инженер, главный механик, главный энергетик и др.).

Право издания распоряжений руководителем организации закрепляется в учредительных документах организации (уставе, положении), право издания распоряжений другими должностными лицами - в организационно-правовых и распорядительных документах (положениях о подразделениях и должностях, должностных инструкциях, приказе о распределении обязанностей между руководством организации).

Распоряжения оформляются на бланке распоряжения. Обязательными реквизитами распоряжения являются: Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации или герб муниципального образования), эмблема (товарный знак или знак обслуживания), наименование организации, название вида документа (распоряжение), дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись, визы.

Порядок составления и оформления распоряжений: распорядительная часть отделяется от констатирующей словом "Предлагаю" или "Обязываю", которое печатается отдельной строкой прописными буквами, или без какого-либо слова, т.е. непосредственно следует за констатирующей частью после двоеточия.

Процедура издания распоряжений состоит из отдельных этапов, которые осуществляются в определенной последовательности.

Распоряжение относится к распорядительным документам издаваемым в условиях единоличного принятия решения. В таких условиях власть по всем вопросам управления на предприятии в целом принадлежит его руководителю, а по вопросам управления внутри структурного подразделения - руководителю соответствующего уровня.

Поручения и решения, содержащиеся в тексте распоряжения, могут быть направлены на:

- совершенствование организационной структуры предприятия

- выбор средств и способов осуществления основной (или производственной) деятельности предприятия

- обеспечение предприятия финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами

- утверждение организационных документов и изменений к ним и т.д.

При этом нужно отметить, что поручения и решения, содержащиеся в распоряжениях, обязательны для исполнения всеми или определенными сотрудниками предприятия.

В настоящее время на практике известно несколько подходов, которые определяют, в каких случаях должны создаваться приказы, а в каких - распоряжения.

1. На небольших предприятиях, где право подписи распорядительных документов имеет только руководитель (или при его отсутствии - исполняющий обязанности руководителя), приказы издаются по основным задачам (например, по задачам основной деятельности предприятия, по задачам совершенствования организационной структуры и т.д.), а распоряжения - по оперативным вопросам и вопросам информационно-методического характера (например, по вопросам привлечения к работе в выходные и праздничные дни в связи с производственной необходимостью, по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и т.д.)

2. Второй подход приемлем для средних и крупных предприятий, где правом подписи распорядительных документов обладает не только руководитель предприятия, но и руководители структурных подразделений. В этом случае руководитель предприятия издает приказы, которые распространяются на все предприятие в целом, а руководители структурных подразделений издают распоряжения, чьи действия обычно распространяется только на подчиненное данному руководителю структурное подразделение

Распоряжения делятся на три подвида:

- по основной деятельности;

- по личному составу;

- по административно-хозяйственным вопросам.

1. Этапы издания распоряжений

В процедуре издания распоряжений можно выделить восемь этапов

1. Инициирование издания распоряжения;

2. Сбор и анализ информации для подготовки проекта документа;

3. Подготовка проекта распоряжения;

4. Согласование проекта документа;

5. Доработка проекта распоряжения по замечаниям согласующих;

6. Подписание приказа или распоряжения;

7. Регистрация приказа или распоряжения;

8. Доведение распоряжения до исполнителей.

Вышеприведенные этапы выполняются последовательно, от первого этапа к восьмому, кроме того, пятый этап может вообще отсутствовать, если на этапе согласования не возникнет никаких замечаний к проекту документа.

Итак, проекты распоряжений печатаются на бланках формата А 4, т.е. 210 Ч 297 мм. Обычно для распоряжения разрабатываются специальные бланки. Согласно ГОСТу Р 6.30-2003 оно носит название "бланков конкретных видов документов". Такие бланки (кроме письма), в зависимости от учредительных документов организации, включают в себя следующие реквизиты.

Государственный герб Российской Федерации (или герб субъекта Российской Федерации, или эмблема организации, или товарный знак (знак обслуживания)

- наименование организации

- наименование вида документа

- место составления или издания документа

- а также ограничительные отметки для реквизитов

- дата документа

- регистрационный номер документа

Особого внимания заслуживают размеры полей бланков. Так, в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 бланк должен иметь поля не менее:

- 20 мм - левое

- 10 мм - правое

- 20 мм - верхнее

- 20 мм - нижнее

Левое поле используется для подшивки документа в дело. Из этого можно сделать вывод, что при разработке бланков документов длительного (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения (к которым и относятся приказы и распоряжения) лучше установить левое поле в диапазоне 30-35 мм, а не 20 мм

Таблица - Обязательные реквизиты распоряжения

№ п/п	Наименование реквизита	Момент оформления реквизита
Издание документа
1.1	наименование организации	оформлять не надо, присутствует на бланке
1.2	наименование вида документа	оформлять не надо, присутствует на бланке
1.3	место составления или издания документа	оформлять не надо, присутствует на бланке
1.4	дата документа	оформляется после подписания в момент регистрации документа
1.5	регистрационный номер документа	оформляется после подписания в момент регистрации документа
1.6	заголовок к тексту	оформляется при подготовке проекта документа
1.7	текст документа	оформляется при подготовке проекта документа
1.8	визы согласования документа (также может быть при необходимости гриф согласования документа)	полностью оформляются во время согласования проекта документа
1.9	подпись полностью	оформляется во время подписания документа
1.10	в зависимости от учредительных документов может присутствовать Государственный герб Российской Федерации (или герб субъекта РФ, или эмблема организации, или товарный знак)	оформлять не надо, присутствует на бланке
Постановка на контроль и исполнение
2.1	отметка о контроле	оформляется при постановке документа на контроль
Снятие с контроля и направление документа в дело
3.1	отметка об исполнении документа и направлении его в дело	оформляется при снятии с контроля и направлении документа в дело

Текст всегда излагается от первого лица единственного числа и состоит из двух частей:

- констатирующей (или преамбулы)

- распорядительной

В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием для издания распоряжения послужил законодательный или нормативный правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данной организацией, в констатирующей части указываются его наименование, дата и номер. При этом могут быть использованы формулировки типа "На основании", "Во исполнение", "В соответствии с". Если распоряжение издается в инициативном порядке, в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания распоряжения.

Констатирующая часть обычно начинается словами "В целях", "В связи" и т.д.

Бывают случаи, когда констатирующая часть может отсутствовать в связи с тем, что предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.

Констатирующая часть в распоряжения отделяется от распорядительной словом "ПРЕДЛАГАЮ:" или "ОБЯЗЫВАЮ:". Данные слова печатаются с новой строки от поля прописными буквами.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.

Часто происходит деление распорядительной части на пункты в связи с тем, что предполагается наличие нескольких исполнителей для различных поручений со своими сроками готовности.

Фрагмент документа:

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003.

В том случае, если действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны организации или структурные подразделения.

Сведения об управленческом действии передают глаголом в неопределенной форме и дополнением с обозначением объекта действия. Например:

Начальнику Управления международных операций Котову А.Д. подготовить проект "Инструкции об организации работы по..."

Начальнику Юридического отдела Мельникову С.Г. предоставить Управлению международных операций необходимые нормативные правовые акты и методические документы

Указание срока исполнения дается отдельной строкой и оформляется как дата завершения исполнения. Например:

Срок представления 15.07.2003

В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительного документа. Например:

Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя председателя Правления банка Сидорова К.М.

Фрагмент документа:

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536.

Если приказ изменяет или отменяет какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".

В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Текст любого организационно-распорядительного документа, оформляемого на бумаге формата А 4, должен печататься через полуторный межстрочный интервал.

У приказа или распоряжения могут быть разные приложения: положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Однако реквизит "Отметка о наличии приложения" никогда не оформляется на приказах и распоряжениях в связи с тем, что ссылка на приложение дается непосредственно в тексте распорядительного документа.

Если приложение носит справочный или аналитический характер (схема, таблица, список и т.д.), то в тексте приказа или распоряжения дается ссылка "согласно приложению 2" или "(приложение 2)" (см. Примеры 5 и 6). При этом на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "Приложение", ниже дается ссылка на приказ или распоряжение. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Пример 4:

Приложение № 2

к приказу ЗАО "Альтернатива-М"

от 11.01.2007 №1

Если приложением к распорядительному документу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: "(прилагается)" (см. п. 1 распорядительной части приказа в Примере 5). А на самом утверждаемом документе в правом верхнем углу первой страницы оформляется реквизит "Гриф утверждения документа".

Пример 5:

Частично согласованный (3-мя должностными лицами из 7-ми предусмотренных)

Заголовок должен в обязательном порядке оформляться на всех проектах приказов и распоряжений и включать в себя краткое содержание документа.

Он должен отвечать на вопрос "о чем (о ком)?", например, "Об утверждении инструкции по делопроизводству", "О проведении аттестации сотрудников ЗАО "Связьинвестком"", "О реализации концепции совершенствования документационного обеспечения управления".

При этом заголовок должен занимать не более пяти строк общей длиною до 150 знаков, печататься от поля (т.е. без абзацного отступа) через одинарный межстрочный интервал без кавычек и не подчеркиваться, начинаться с прописной буквы и заканчиваться без использования точки (см. Примеры 5 и 6). распоряжение управление компетенция руководящий

На вопросах оформления обязательных реквизитов бланка приказа или распоряжения останавливаться не будем, так как об этом подробно рассказывается в статье Е.М. Каменевой "Разработка бланков организационно-распорядительных документов", опубликованной в журналах № 8` и № 9` 2005 г.

Если рассматривать согласование проектов приказов и распоряжений, то можно отметить, что наиболее оптимальным будет являться параллельно-последовательный маршрут. В этом случае можно организовать согласование по следующей цепочке:

1 группа согласующих - исполнитель (или разработчик) проекта документа:

2 группа согласующих - руководитель исполнителя:

3 группа согласующих - руководитель (или сотрудник службы ДОУ), который проверяет проект распорядительного документа на правильность оформления:

4 группа согласующих - руководители подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководитель юридической службы:

5 группа согласующих - заместитель (или заместители) руководителя предприятия.

Согласованный проект документа передается на подпись руководителю.

Если визы согласования оформлялись не на оборотной стороне последнего листа проекта, а на отдельном листе согласования, то в этом случае также необходимо передать руководителю лист согласования проекта документа.

Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный документ, после чего он должен быть зарегистрирован.

В нашем случае регистрация будет фиксировать факт создания документа. Стоит отметить, что регистрация также нужна для дальнейшего учета документов и организации справочной работы.

- записью о документе в бумажном журнале (журнальная форма регистрации)

- записью в бумажной регистрационно-контрольной карточке (карточная форма регистрации)

- внесением информации о документе в систему автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (автоматизированная форма регистрации)

Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа. Кроме этого отдельно регистрируются приказы (а также распоряжения) по основной деятельности, по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам. Это означает, что вышеперечисленные подвиды приказов и распоряжений будут иметь не общую, а раздельную нумерацию.

Теперь приведем требования к оформлению регистрационного номера и даты документа, закрепленные в ГОСТе Р 6.30-2003.

Фрагмент документа:

П. 3.12. ГОСТа Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Фрагмент документа:

П. 3.11. ГОСТа Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

Обычно для оформления даты приказа и распоряжения используют именно цифровой способ, например, 05.02.2007 (см. Пример 6).

Пример 6:

Подписанное руководителем и прошедшее регистрацию распоряжение с листом согласования.

2. Доведение приказа или распоряжения до исполнителей

Доведение распорядительного документа до исполнителей - это тиражирование документа, его рассылка (в возможно сжатые сроки) или передача исполнителям.

При "традиционной" организации делопроизводства чаще всего с приказов и распоряжений снимают копии, реже делают выписки, которые затем направляют исполнителям или сотрудникам организации в соответствии с указателем рассылки (он также составляется и подписывается исполнителем).

Если при работе с документами используется система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, то в большинстве случаев (когда сотрудника не надо знакомить с документом под роспись, что бывает актуально, например, при оформлении некоторых распорядительных документов по личному составу) зарегистрированный документ отсылается сотрудникам с помощью используемой системы. Такой подход позволяет получить адресатам документ в максимально короткие сроки, а также экономить материальные и временные ресурсы, которые затрачиваются при "традиционном" подходе на копирование документов и передачу копий.

Приложение 1. Образец верного распоряжения

ПРАВИТЕЛЬСТВО ПЕРМКОГО КРАЯ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

14.12.2011 № 243-рп

О создании краевого государственного автономного образовательного учреждения среднего профессионального образования "Пермский радиотехнический колледж им. А.С. Попова" путем изменения типа существующего государственного бюджетного образовательного учреждения среднего профессионального образования "Пермский радиотехнический колледж им. А.С. Попова"

В соответствии со статьями 3, 5, 6 Федерального закона от 03 ноября 2006 г. № 174-ФЗ "Об автономных учреждениях", статьей 24 Закона Пермского края о 14 декабря 2007 г. № 150-ГЖ "Об управлении и распоряжении государственно: собственностью Пермского края", постановлением Правительства Пермского края от 22 декабря 2010 г. № 1079-п "О видах и перечнях особо ценного движимого имущества автономных или бюджетных учреждений Пермского края":

1. Создать краевое государственное автономное образовательное учреждение среднего профессионального образования "Пермский радиотехнический колледж им. А.С. Попова" (далее - государственное автономное учреждение) путем изменения типа существующего государственного бюджетного образовательной учреждения среднего профессионального образования "Пермский радиотехнический колледж им. А.С. Попова" (далее - государственное бюджетное учреждение с 01 января 2012 г.

2. Определить цель, предмет и виды деятельности государственного автономного учреждения согласно приложению 1 к настоящему распоряжению.

3. Мероприятия по созданию государственного автономного учреждения включая затраты на государственную регистрацию изменений в учредительные документы, осуществить за счет средств государственного бюджетного учреждения.

4. Государственное автономное учреждение создается на базе государственного имущества Пермского края, находящегося в оперативном управлении государственного бюджетного учреждения, в том числе недвижимого имуществ; согласно приложению 2 к настоящему распоряжению.

5. Отнести к особо ценному движимому имуществу государственного автономного учреждения имущество согласно приложению 3 к настоящему распоряжению.

6. Определить отраслевым органом, осуществляющим функции и полномо чия учредителя создаваемого государственного автономного учреждения Агентство по управлению государственными учреждениями Пермского края далее Агентство).

7. Агентству обеспечить проведение мероприятий по созданию государственного автономного учреждения согласно приложению 4 к настоящему распоряжению.

8. Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя председателя Правительства Пермского края Галицыну Т.В.

Приложение 2. Образец неверного распоряжения

ПРАВИТЕЛЬСТВО ПЕМКОГО КРАЯ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

О создании …….

1. Создать краевое государственное автономное образовательное учреждение среднего профессионального образования "Пермский радиотехнический колледж им. А.С. Попова" (далее - государственное автономное учреждение) путем изменения типа существующего государственного бюджетного образовательной учреждения среднего профессионального образования "Пермский радиотехнический колледж им. А.С. Попова" (далее - государственное бюджетное учреждение с 01 января 2012 г.

2. Определить цель, предмет и виды деятельности государственного автономного учреждения согласно приложению 1 к настоящему распоряжению.

3. Мероприятия по созданию государственного автономного учреждения включая затраты на государственную регистрацию изменений в учредительные документы, осуществить за счет средств государственного бюджетного учреждения.

4. Государственное автономное учреждение создается на базе государственного имущества Пермского края, находящегося в оперативном управлении государственного бюджетного учреждения, в том числе недвижимого имуществ; согласно приложению 2 к настоящему распоряжению.

5. Отнести к особо ценному движимому имуществу государственного автономного учреждения имущество согласно приложению 3 к настоящему распоряжению.

6. Определить отраслевым органом, осуществляющим функции и полномочия учредителя создаваемого государственного автономного учреждения Агентство по управлению государственными учреждениями Пермского края далее Агентство).

7. Агентству обеспечить проведение мероприятий по созданию государственного автономного учреждения согласно приложению 4 к настоящему распоряжению.

8. Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя председателя Правительства Пермского края Галицыну Т.В.

Размещено на Allbest.ru

...