Принципи створення інформаційних систем державного управління

Размещено на http://www.allbest.ru/

Міністерство освіти науки,молоді та спорту України

Національний університет водного господарства та природокористування

Кафедра трудових ресурсів і підприємництва

Індивідуальна робота

На тему: « Принципи створення інформаційних систем державного управління»

Виконала:

Студентка М-43

Мацюк Мар'яна

Перевірила:

Трофімчук Т.М

Рівне - 2012

Зміст

1. Інформація та її роль у державному управлінні

2. Основні принципи створення інформаційних систем у державному управлінні

Висновок

1. Інформація та її роль у державному управлінні

Інформація є засобом організації і регулювання приватної і суспільної життєдіяльності, однією із форм закріплення і розповсюдження знань, інструментом управління. Перед суспільством стоїть проблема володіння інформацією, її організації, каналів руху, способів обмірковування і оцінки, механізмів ефективного використання на практиці.

Інформаційне забезпечення є базою, на якій грунтується управлінська діяльність державного апарату. Інформацію тут варто розглядати як деяку сукупність різноманітних повідомлень, відомостей, даних про відповідні предмети, явища, процеси, відносини і т.ін. Ці відомості, будучи зібраними, систематизованими і перетвореними в придатну для використання форму, грають в управлінні істотну роль.

Інформація, що циркулює в органах державного управління, різнорідна і різноманітна. Тому вона може відноситися до зовнішньополітичної, економічної, соціально-політичної й екологічної сфери. Інформація цих видів має самостійну цінність також для відповідних регіональних управлінських структур, коли вони виступають як органи, що приймають рішення в межах своєї компетенції. Крім того, вона служить основою для розробки нормативних документів. Необхідні зведення можуть утримуватися в законах, інших нормативних актах, юридичних рішеннях, листах, довідках, зведеннях, оглядах, інформаційних бюлетенях, свідомості робітників держапарату тощо.

Основою державного управління є інформація як сукупність будь-яких знань, даних, фактів, характеристик про відповідні предмети, явища, процеси, відношення і т. ін. По суті, всі управлінські процеси -- це не що інше ніж пошук, фіксація, оцінка, закріплення, розповсюдження соціальної інформації, тобто тієї інформації, яка зв'язана із відображенням, пізнанням і перетворенням різних форм життєдіяльності людей. Але в управлінні взагалі і в державному управлінні зокрема відбувається взаємодія не з усією інформацією, а тільки з тією, яка безпосередньо необхідна для формування і реалізації державно-управлінських впливів. Ідеться про управлінську інформацію.

Управлінська інформація -- це частина соціальної інформації, яка виділена з її загального масиву за критеріями придатності та обслуговування державно-правових процесів формування і реалізації управлінських впливів.

Така інформація повинна бути орієнтована за такими напрямками: по-перше, за місцем і роллю держави в системі приватної і суспільної життєдіяльності людей і, відповідно, за компетенцією конкретних державних органів (обсяг і зміст управлінської інформації повинен корегуватися з компетенцією державних органів); по-друге, за характером і ієрархією законів і інших нормативних правових актів, які підлягають обов'язковій реалізації в управлінських процесах; по-третє, за властивостями, формами і закономірностями керованих об'єктів, які диференціюють і конкретизують управлінські впливи різних державних органів, а також формують специфічні види правовідносин.

Під інформацією розуміють не будь-які відомості про об'єкт, а лише сприйнятні, зрозумілі та оцінені як корисні для вирішення тих чи інших завдань. Тобто дані визначаються як інформація тільки з того моменту, коли вони втягнуті в процес управління системою та починають використовуватися для досягнення її цілей. Іншими словами, інформація -- це дані, в яких є споживач, що застосовує їх для активного впливу на систему, її регулювання та розвитку. А до того часу вони розглядаються як дані, що чекають своєї реалізації.

Інформація повинна мати визначену мету в момент передачі її якій-небудь особі. Вона може мати широкий діапазон цілей залежно від видів діяльності людей в організації: інформування; оцінка результатів; переконання, наказ; генерування інформації іншого виду (неправда, правда соціальна, ринкова та інше).

За характером, сферами виникнення, призначенням та формами закріплення інформацію, що використовується в управлінні, поділяють на три великих класи: науково-технічна, управлінська, обліково-статистична.

Відомості про науково-технічну інформацію містяться в науково-технічній літературі, патентах, проектно-конструкторській та технологічній документації.

До управлінської інформації належать планова, нормативна та інша. Вона міститься в господарських договорах, заявках, замовленнях, різноманітних розпорядницьких документах.

Обліково-статистична інформація відображає результати діяльності адміністративно-господарських одиниць. Вона призначена для використання як вихідна для прийняття рішень.

Виділяють також змістову, організаційну, функціональну, рівневу інформацію

Змістова інформація класифікується за об'єктами відображення (трудові, матеріальні ресурси, засоби виробництва, фінанси), галузями діяльності (промисловість, сільське господарство) та за типами відносин (економічні, соціальні, технічні).

Організаційну інформацію поділяють на систематизовану, тобто регламентовану за складом показників, адресами, періодичністю, строками передавання, формами подання та несистематизовану.

У функціональній інформації розрізняють планову, координаційну, облікову, контрольну та ін.

Рівнева ознака дає змогу виділити спрямованість інформації: командна, що надходить від суб'єкта до об'єкта управління; повідомляюча, яка надходить у протилежному напрямку; горизонтальна, яка забезпечує інформаційний обмін між партнерами одного рангу.

Класифікація інформації важлива як при аналізі існуючого в системі інформаційного обміну, так і при розробці та організації його в системі, що створюється заново. За її допомогою можна визначити дільниці, де є надлишок або нестача інформації. Так, наприклад, якщо недостатньо облікової інформації, органи управління повинні розробляти планову документацію в умовах її дефіциту, що негативно впливає на обґрунтованість та ефективність планових рішень.

У багаторівневій системі управління інформація повинна задовольнити кожен рівень організації. Для цього встановлюють:

· загальну номенклатуру даних, що характеризують об'єкти управління;

· періодичність надходження даних, яка відображає динаміку соціально-економічних процесів;

· оперативність обробки даних з метою формування нової інформації;

· строки доведення прийнятих рішень до об'єктів управління.

Для виконання своєї ролі в управлінні інформація повинна відповідати таким вимогам: точності, періодичності, своєчасності, повноти, корисності, доступності.

Точність означає, що дані повинні мати однозначний зміст і не припускати різних тлумачень.

Періодичність вимагає своєчасного періодичного надходження інформації у відповідний структурний підрозділ чи до конкретного співробітника. При цьому інформація повинна надходити раніше, ніж зміниться ситуація, яку вона описує, інакше вона втрачає своє значення.

Повнота означає, що кількість інформації повинна бути достатньою для оцінки ситуації і прийняття рішення на певному рівні в управлінні.

Корисність вимагає, щоб інформація не містила даних, які непотрібні для вирішення проблем управління.

Доступність полягає в тому, щоб інформація подавалася в такому вигляді, який не потребує додаткової переробки та не утруднює процес прийняття рішення.

2. Основні принципи створення інформаційних систем у державному управлінні

Державне управління базується на інформації -- для прийняття управлінських рішень використовується інформація, а в результаті прийнятих рішень формується нова інформація. Цей процес є безперервним, масштабним, розгорнутим «по вертикалі» і «по горизонталі» управлінських структур, а тому потребує систематизації, застосування засобів автоматизації та створення, в кінцевому результаті, інформаційних систем. Інформаційні системи (ІС) в державному управлінні можна розглядати як людинно-машинні системи з автоматизованою технологією збирання, нагромадження, зберігання, оброблення і видавання інформації у вигляді даних і знань, необхідних у державному управлінні.

Виходячи з прийнятої класифікації , в державному управлінні можна вирізнити такі типи ІС: за рівнем або сферою діяльності -- державні, територіальні (регіональні), галузеві; за рівнем автоматизації процесів управління -- інформаційно-керівні; за ступенем централізації оброблення інформації -- децентралізовані; за ступенем інтеграції функцій -- багаторівневі з інтеграцією за рівнями державного управління.

Створення інформаційних систем у різноманітних державних органах потребує розроблення єдиних принципів і єдиних підходів до їх упровадження та функціонування, без чого неможлива взаємодія різних об'єктів державного управління та їх нормальне функціонування у складній багаторівневій системі. Принципи створення ІС поділяються на загальні, прийнятні для всіх видів управлінських систем, і спеціальні -- характерні для ІС державного управління.

Загальні принципи мають універсальний характер. Уперше сформульовані академіком В. М. Глушковим, на сьогодні вони приймаються як науково-методичні положення й практичні рекомендації до створення ІС. До них належать принципи системності, розвитку, сумісності, стандартизації та уніфікації, ефективності. Їхню суть розкрито в спеціальній літературі .

Спеціальні принципи, характерні для створення інформаційних систем у державному управлінні. Одним із них є принцип декомпозиції. Декомпозиція -- це процес поділу системи на елементи, зручні для будь-яких операцій з нею, а саме -- поділ на елементи, які приймаються за неподільні об'єкти. Процеси декомпозиції та композиції є засобами одержання інформації для здійснення аналізу і синтезу системи, що є необхідним для дослідження таких складних за структурою та інформаційними зв'язками систем, як органи державного управління. Відповідно до нормативних документів щодо створення систем оброблення інформації їх можна поділяти за виконуваними функціями (прогнозування, планування, облік і контроль, аналіз і регулювання), і за ресурсами (трудові, матеріальні, грошові та ін.).

Як показали дослідження, декомпозицію системи державного управління доцільно проводити відповідно до адміністративного поділу об'єктів, що управляються, згідно з існуючою ієрархією адміністративно-територіального устрою. Ієрархія адміністративно-територіального розподілу включає три рівні: вищий -- державний, середній -- обласний і нижчий -- районний. На кожному з цих рівнів створюються локальні системи оброблення інформації. Це, по суті, -- декомпозиція «по вертикалі», декомпозиція «по горизонталі» полягає в тому, що на кожному рівні локальна система поділяється на підсистеми, блоки або комплекси задач (виділені технологічні процеси), модулі, процеси і процедури оброблення даних. Виділення підсистем здійснюється за функціональними і технологічними ознаками. Функціональні підсистеми автоматизують функції управління. У державному управлінні цей рівень підсистем виокремлюють відповідно до функціональної (організаційної) структури державного органу. Він є оригінальним для кожної ІС державного управління (Мінфіну, ДПА, Держказначейства, НБУ, Держкомстату, правоохоронних органів і т. д.). На наступному етапі декомпозиції структурні елементи виокремлюють згідно з класичним переліком функцій управління: прогнозування, планування, облік, аналіз і регулювання. У межах цих функцій автоматизуються технологічні процеси оброблення даних на функціональних АРМ, де користувачами є спеціалісти і керівники відповідних структурних підрозділів.

Виконання технологічних процесів оброблення даних здійснюється засобами забезпечувальних підсистем на технологічних АРМ. Це АРМи адміністратора БД, технолога, програміста, поштового серверу та ін. В ІС державного управління перелік забезпечувальних підсистем (інформаційне, технічне, програмне, організаційне і правове забезпечення) та їхні функції є типовими (їх розкрито у відповідних розділах цього посібника).

Слід зазначити, що організаційна структура на різних рівнях одного відомства є неоднорідною за переліком організаційних підрозділів і за закріпленими за ними функціями. До того ж, перелік функціональних підрозділів на верхньому рівні часто змінюється, змінюються й їхні функції. А це спричинює значні ускладнення під час розроблення типових модулів і пакетів прикладних програм для автоматизації функцій державного управління.

Наступним принципом створення ІС в державному управлінні є принцип інтеграції. Інтеграцію можна визначити як спосіб об'єднання окремих компонентів в одну систему, яка забезпечує узгоджену і цілеспрямовану їхню взаємодію. Складність інтеграції ІС державного управління обумовлена різнорідністю їхньої функціональної належності. Інтеграцію ІС можна розглядати в кількох аспектах: функціональному, організаційному, інформаційному, програмному, технічному, економічному . У державному управлінні інтеграція за наведеними аспектами проводиться «по вертикалі» і «по горизонталі». Вертикальна інтеграція зводиться до взаємодії локальних ІС, створених на районному, обласному і державному рівнях. Така інтеграція веде до створення корпоративних ІС у відповідному відомстві.

Інтеграція «по горизонталі» зводиться до взаємодії різних за функціональною належністю ІС на одному рівні державного управління. У результаті такої інтеграції створюються нові ІС -- ІС державної адміністрації районного, обласного і державного рівнів (Кабінету Міністрів і Президента України).

Суттєве значення при запровадженні ІС державного управління має створення динамічної моделі, яка б адекватно відображала реальний стан об'єкта, що управляється (наприклад, стан сплати податків кожним суб'єктом господарювання). Фізично така модель являє собою БД, в яку постійно вносяться зміни, що характеризують об'єкт управління. Тут є важливим запровадження зворотних зв'язків у системі управління, постійне порівняння прогнозних і планових показників з фактичним станом об'єкта.

Поряд із наведеними, при створенні ІС державного управління дотримуються й інших принципів. Це, зокрема:

принцип сумісності -- полягає у спроможності різних видів ІС та їхніх елементів взаємодіяти у процесі функціонування;

принцип стандартизації та уніфікації -- полягає у необхідності застосування типових елементів ІС (наприклад, єдиної системи класифікації) в державному управлінні, єдиних пакетів для організації передавання інформації (наприклад, Х 400, Х-25);

принцип розвитку -- особливо необхідний для створення ІС державного управління, оскільки саме державне управління в Україні постійно вдосконалюється;

принцип доступу кінцевого користувача -- користувач повинен мати засоби доступу до БД різного рівня, якщо вони йому необхідні в роботі;

принцип концептуальної спільності -- полягає в обов'язковому дотриманні єдиної методології створення ІС у різних відомствах державного управління.

Наведених принципів доцільно дотримуватися на всіх стадіях створення і функціонування ІС, що забезпечить ефективність, надійність і подовження життєвого циклу інформаційних систем державного управління.

Висновки

інформація система обробка формування

На основі аналізу поняття інформації, ролі і призначення інформаційних ресурсів, взаємодії інформаційних систем на різних рівнях державного управління, існуючих теоретичних положень, методичних підходів та практичних рекомендацій з проектування, функціонування й удосконалення автоматизованих систем, загальних тенденцій їх розвитку, розроблено систему принципів, яка складається з трьох груп: побудови, функціонування і розвитку інформаційних систем у державному управлінні. Зазначені принципи забезпечують теоретичними положеннями і методичними підходами процеси створення, функціонування і розвитку інформаційних систем на всіх стадіях їх життєвого циклу.

Список використаної літератури

1. Бутко М.П. Регіональні особливості економічних трансформацій в перехідній економіці / Микола Петрович Бутко. - К.: Знання України, 2005. - 476 с.

2. Глушков В.М. Кибернетика, вычислительная техника, информатика: Избранные труды: в 3 т. / [редкол.: В.С.Михалевич (отв. ред.) и др.]. - К: Наук. Думка, 1990 - .- Т.1.: Математические вопросы кибернетики. - 1990. - 264 с.

3. Дітковська М.Ю. Формування інформаційного забезпечення в системі державного управління: автореф. дис. на здобуття наук. ступеня канд. наук з державного управління: спец. 25.00.02 „Механізми державного управління” / М.Ю. Дітковська. - К., 2008. - 20 с.5. Сендзюк М. А. Інформаційні системи в державному управлінні: Навч. посіб. -- К.: КНЕУ, 2004.

Размещено на Allbest.ru