Архивные фонды личного происхождения

Размещено на http://www.allbest.ru/

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

I Раздел. Общие положения об архивных фондах

1.1 Понятие документ и архивный документ

1.2 Архивные фонды и их виды

II Раздел. Архивные фонды личного происхождения и их роль в создании информационной базы страны

2.1 Архивные фонды личного происхождения: понятие и признаки

2.2 Особенности учёта, комплектования и хранения фондов личного происхождения

Заключение

Список использованных источников и литературы

ВВЕДЕНИЕ

Архивы являются самой ценной частью социальной памяти, так как они долговечны, специально создаются для хранения документов и концентрируют информацию о наиболее глубинных сторонах жизни именно данного общества. Иначе говоря, архивы реализуют важнейшую социальную функцию - обеспечивают долговременную память общества.

Одной из отличительных черт общественного сознания и научной культуры нашего времени, связанных с попытками осмыслить прошлое, создать объективную картину исторического развития и использовать опыт прошлого в практической деятельности, является интерес к архивам и ретроспективной документной информации.

Характеризуя Архивный фонд РФ в целом нельзя обойтись без определения таких понятий, как архивный документ, архив, архивный фонд.

Архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать и подлежит хранению в силу значимости как носителя, так и информации.

Архивные документы важны не только для специалистов-историков, но и для многих других категорий населения Российской Федерации. Восстановить и официально подтвердить стаж работы на предприятии, в организации, учреждении, узнать о судьбе погибших родственников на полях сражений Великой Отечественной войны или в застенках ГПУ - ОГПУ - НКВД - МГБ и ответить на ряд других вопросов могут только работники государственных и ведомственных архивов Российской Федерации. Архивный документ - это не только бумага, свиток, магнитофонная или кинопленка, хранящаяся в «пыльных» архивах, но это еще и свидетель эпохи, который позволяет связать воедино прошлое и настоящее во имя будущего.

Целью данной работы является : донести до слушателя понятие и определение архивного фонда, в частности личного происхождения; обозначить их роль в создании информационной базы страны.

Задачи данной работы:

1.Изучить понятие документ и архивный документ;

2 . Исследовать Архивные фонды личного происхождения и проанализировать их роль в создании информационной базы страны.

I РАЗДЕЛ. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВНЫХ ФОНДАХ

1.1 Понятие документ и архивный документ

Понятие "документ" является центральным, фундаментальным в понятийной системе документоведения. Оно отражает признаки реально существующих предметов, служащих объектами практической деятельности по созданию, сбору, аналитико-синтетической обработке, хранению, поиску, распространению и использованию документной информации в обществе.

Это понятие широко используется во всех сферах общественной деятельности. Почти в каждой отрасли знания имеется одна или несколько версий его понимания в соответствии со спецификой тех объектов, которым придается статус документов. Документ является объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия "документ" многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется.

На международном уровне наиболее общим признано определение документа как записанной информации, которая может быть использована как единица в документационном процессе.

В документоведении применяется следующее определение документа:

Документ - это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве".

Согласно Федеральному закону "Об информации, информатизации и защите информации" Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Названные в определениях признаки документа предполагают:

- наличие информации, смыслового содержания;

- стабильную вещественную (материальную) форму, обеспечивающую долговременное использование и хранение документа;

- функциональную предназначенность для передачи информации в пространстве и времени, т.е. для использования в социальных коммуникационных каналах.

Документ специально создается с целью хранения и передачи социальной информации в пространстве и времени. Именно поэтому его рассматривают как источник информации и средство социальной коммуникации. История возникновения и эволюция толкования термина "документ" изучена недостаточно. За длительный исторический период значение понятия "документ" постоянно менялось.

Слово документ (лат. documentum - образец, доказательство, свидетельство) происходит от глагола "docere" - учить, обучать. Корни этого слова уходят в индоевропейский праязык, где оно означало жест вытянутых рук, связанный с передачей, приемом или получением чего-либо.

Документ (документированная информация) -- зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документ определяется как зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.

Как видно из определений, все они подчеркивают информационную сущность документа.

Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

Носитель документированной информации -- материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

Как носитель информации, документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.

Внешние признаки документа -- признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления.

Автор документа: Физическое или юридическое лицо, сделавшее документ

Юридическая сила документа -- свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Сам документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами. Поскольку появляется профессиональный термин реквизит, раскроем его содержание.

Наименование документа (вид), автор, адресат, текст, дата, подпись, резолюция, гриф согласования, утверждения и т.д. -- это реквизиты документов.

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.

Многие документы имеют строго ограниченное число реквизитов. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает документ недействительным.

Формуляр документа

Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа. Формуляр, характерный для конкретного вида документа, например приказа, акта, называется типовым формуляром. Типовой формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности. Например, в формуляр заявления входят следующие реквизиты: адресат, автор, указание вида документа, текст, подпись, дата.

Один документ -- это единичный акт документирования. Но деятельность учреждения оформляется и отражается совокупностью целого ряда определенным образом взаимодействующих документов, обычно соответствующих функциям управления. «Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению» составляет систему документации.

Все многообразие документов, обслуживающих сферу управления, можно классифицировать по различным основаниям.

Виды документов по происхождению:

- личного происхождения;

- официальные.

Документ личного происхождения -- документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Документы личного происхождения включают личную переписку, воспоминания личного характера, дневники. Они создаются в частной жизни человека, вне сферы служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Официальный документ -- документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Так же существует такое понятие, как Архивный документ.

Архивный документ - в РФ - документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества, а равно имеющий ценность для собственника.

Архивный документ - понятие, как известно, сформулированное на законодательном уровне1. По своей содержательной сути он является многофункциональным информационным объектом, который имеет множество общественно значимых функций. Во-первых, архивные документы - это средство управления социальными, политическими, идеологическими и любыми иными общественными процессами; в них фиксируется воля определенных общественных структур и персон; через эти текстовые регуляторы, начиная с законов и кончая свидетельствами о рождении, реализуются законодательные, управленческие, научные, производственные и другие общественные задачи. Во-вторых, архивные документы служат как бы каркасом мировой геополитики: они фиксируют границы между государствами, правовые основания деятельности союзов государств и надгосударственных объединений, правила международной торговли, регулируют взаимоотношения во всех сферах между отдельными государствами и т.п.

В-третьих, через их посредство создается вся среда обитания общества и материальная инфраструктура цивилизации: мосты, заводы, аэропорты, транспортные средства, пути сообщения, технические устройства всех видов, технологии - от тончайших до рутинных - строятся, возводятся, функционируют и воссоздаются в случае разрушения на основе архивных документов.

В-четвертых, архивные документы выступают в качестве инструментов регистрации всей совокупности явлений, событий, действий, происходящих в природной среде и в обществе; в них с той или иной степенью полноты и объективности фиксируется вся событийная диалектика мирового, общероссийского и региональных исторических процессов, отображаются в виде своеобразного "информационного слепка" реальные факты действительности. Эту функцию документов, образно говоря, можно назвать "событийным зеркалом". документ фонд архив

В-пятых, архивные документы закрепляют и защищают имущественные интересы и права собственников (как частных, так и государственных), удостоверяют необходимые для функционирования общества юридические факты, которые регулируют те или иные социальные, политические и хозяйственные ситуации, и, сами по себе, как это определено Гражданским кодексом Российской Федерации, являются составной частью любого имущественного комплекса юридического лица2.

Еще одна важная функция архивных документов - служить идентификатором личности, маркером его уникальности: от регистрации и присвоения имени при рождении индивида до фиксации родственных связей и наследования его прижизненных прав и имущества, и в известной степени отображать повседневную жизнь частного человека.

Следует также упомянуть, что архивные документы - это своеобразная матрица социальной памяти, важный социокультурный объект, который осуществляет трансляцию опыта предыдущих поколений и обеспечивает преемственность между ними.

Одно из важных свойств архивных документов - быть органической частью общецивилизационных и культурных ценностей нации, образующих фонд ее духовного наследия и определяющих ее самобытность и интеллектуальный прогресс.

Как мы далее увидим, критерии значимости документов неоднократно менялись в ходе истории, что и определило состав и сохранность архивных фондов.

Архив - это учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учёт и использование архивных документов.

Само слово архив произошло от греческого archeion и латинского archivum, означающих присутственное место. В русском языке оно появляется во времена Петра I. В частности, в Генеральном регламенте 1720 г. говорится: «Книги, документы, дела, учиненные регистратуры, когда оныя три года в Канцелярии и в Конторе лежали, потом в Архив с роспискою Архивариусу отдаются».

Существует также понятие Архивный фонд Российской Федерации (равно как и понятия Национальный архивный фонд Украины и Национальный архивный фонд Республики Беларусь), которое означает всю совокупность архивных документов, которые имеют историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение и подлежат постоянному хранению. Другими словами, Архивный фонд Российской Федерации - это все документы, которые имеют ценность какого-либо рода для собственника или государства и должны храниться в архивах (причём как государственных, так и нет).

1.2 Архивные фонды и их виды

Согласно федеральному закону «Об архивном деле РФ» архивным фондом называется совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой.

Документы личного происхождения - это документы, образовавшиеся в процессе жизни и деятельности отдельного гражданина, семьи, рода. Они имеют историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение и являются неотъемлемой частью историко-культурного наследия.

Своеобразие документов личного происхождения как исторических источников заключается в том, что события и факты реальной жизни отражены в них через личностное восприятие конкретных людей, являющихся очевидцами, а нередко и участниками происходивших событий, людей, активно проявивших себя в профессиональном, общественном, творческом или ином отношении.

В государственных архивах хранятся документы писателей, художников, актеров и режиссеров, ученых, краеведов, коллекционеров и т.д. Наш архив комплектуется документами известных деятелей науки, культуры, руководителей крупных предприятий и др. Волгограда и Волгоградской области. Регулярно пополняется коллекция документов «Народный архив», содержащая воспоминания граждан Волгограда и Волгоградской области о гражданской войне, периоде сталинских репрессий 1930-х годов, Великой Отечественной войне, Сталинградской битве, о жизни в послевоенный период

В соответствии с правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного Фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук к архивному фонду приравнивается совокупность отдельных документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, образовавшихся в деятельности разных источников комплектования архива (фондообразователей), объединенных по одному или нескольким признакам: тематическому, номинальному, объектному, авторскому, хронологическому и другим.

В состав Архивного фонда Российской Федерации входят: находящиеся на территории Российской Федерации архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения, в том числе юридические акты (ПРИЛОЖЕНИЕ 1), управленческая документация, документы, содержащие результаты научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ, градостроительная документация, кино, фото-, видео- и фотодокументы, электронные и телеметрические документы, рукописи, рисунки, чертежи, дневники, переписка, мемуары, копии архивных документов на правах подлинников, а также архивные документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах.

Комплектование государственных и муниципальных архивов - это важнейшая сфера деятельности в общем процессе организации архивного дел. Именно эта деятельность обеспечивает пополнение Архивного фонда и существенно дополняет многообразие его информационных возможностей.

Разновидностями архивного фонда являются:

- Архивных фонд государственного органа, органа местного самоуправления, организации, состоящий из образовавшихся в процессе их деятельности документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;

- Объединенный архивный фонд, состоящий из образовавшихся в процессе деятельности двух или более организаций, а так же граждан документов Архивного Фонда Российской Федерации и других архивных документов имеющих между собой исторически и /или логически обусловленные связи;

- Архивный фонд личного происхождения (семьи, рода) состоящий из образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного гражданина, семьи, рода архивных документов, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Архивный фонд организации называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в деятельности юридического лица.

Объединенный архивный фонд - это архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе деятельности двух или более юридических, физических лиц, имевших между собой исторически или логически обусловленные связи. Рассмотрим наиболее подробно архивные фонды личного происхождения, их роль и значение.

Архивный фонд Российской Федерации -- это исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам, подлежащих постоянному хранению в соответствии с российским законодательством. Обеспечивая вечное хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, архивы способствуют укреплению федерализма, формированию гражданского общества, становлению правового государства, формированию демократических взглядов, воспитанию россиян в духе гражданственности, патриотизма, толерантности.

Документы включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании экспертизы их ценности, которая проводится экспертно-проверочными комиссиями специально уполномоченных органов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации в области архивного дела, государственных, муниципальных архивов совместно с собственниками или владельцами документов в соответствии с «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»

II Раздел. Архивные фонды личного происхождения и их роль в создании информационной базы страны

2.1 Архивные фонды личного происхождения: понятие и признаки

Архивным фондом личного происхождения называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода:

- личный фонд состоит из документальных материалов, образовавшихся в результате жизни и деятельности отдельного лица;

- семейный фонд состоит из документальных материалов, образовавшихся в результате жизни и деятельности членов одной семьи (не более трех поколений: родителей, их детей и внуков);

- родовой фонд состоит из документальных материалов, образовавшихся в результате жизни и деятельности сменяющихся по прямой линии поколений одного рода и представителей боковых линий, связанных с основным родом общими имущественными и другими отношениями.

Незначительное количество документов членов семьи или родовых документов не превращает личный фонд в семейный или родовой; они включаются в состав личного фонда.

Особым видом личного архивного фонда является персональное собрание материалов отдельного лица, включающее в себя, кроме его

личного фонда, все автографы и другие документы, а также материалы об этом лице. Персональные собрания могут создаваться только для наиболее крупных деятелей. К фондам личного происхождения относятся также коллекции документальных материалов, если они являются результатом деятельности собирателя (лица, семьи, рода).2

Фонд личного происхождения хранят в государственных и местных госархивах. В основе комплектования архивного фонда личного происхождения лежит признак происхождения.

Документы таких фондов делятся на несколько групп. Главная из них: личные документы, документы создания фондообразователя (научная, творческая и др.), могут быть документы, собранные данным лицом (коллекции).

Коллекцией документальных материалов называется совокупность документов, объединенных по тематическому, номинальному, хронологическому и другим признакам.1 В архиве коллекция может включаться в состав личного фона собирателя или же храниться в качестве самостоятельного фонда. Коллекции могут создаваться архивами также из отдельных документов личного происхождения, поступивших из различных источников.

Полное наименование личного архивного фонда состоит из фамилии, имени, отчества лица, титула, если он есть, крайних дат его жизни, определения рода его деятельности или служебного положения.

Примеры:

а) Западаев Василий Дмитриевич (1920-1996), доктор исторических наук, профессор.

б) Гуров Василий Тимофеевич (1920-1997), доктор экономических наук, профессор.

Если лицо более известно под псевдонимом, то в наименование фонда входит псевдоним, а настоящая фамилия, имя и отчество указываются вслед за ним в скобках.

Пример: Горький, Максим (Пешков, Алексей Максимович) (1868-1936), писатель.

В наименованиях фондов женщин, менявших фамилию при вступлении в брак, указывается фамилия, под которой они наиболее известны, а в скобках указывается девичья фамилия или фамилия в замужестве.

Пример: Ковалевская, Софья Васильевна (урожд. Корвин-Круковская) (1850- 1891), математик.

Наименование семейных и родовых фондов состоит из фамилии семьи (рода), общего титула, если он есть, и входящих в наименование личного фонда сведений о каждом основном члене семьи (роде), представленном в фонде.

Архивные документы личного происхождения создаются из материалов, то есть всех документов, образовавшихся в результате жизни и деятельности лиц, которые являются их фондообразователями (Герои Советского Союза, Социалистического труда, научные работники, профессора, доктора наук, писатели, музыканты, художники и т.д.).1

В состав личного архива могут входить:

- авторские рукописи, диссертации, монографии;

- автобиографии, дневники, записные книжки, воспоминания;

- личные документы, материалы общественной и служебной деятельности, материалы имущественно-хозяйственного характера и

- другие биографические материалы;

- личная, служебная и семейная переписка;

- фотографии фондообразователя; вырезки из газет и журналов со статьями, рецензиями о творчестве и деятельности фондообразователя.

При экспертизе ценности документов личного происхождения определяется их значимость для изучения науки, литературы, искусства, внутренней и внешней политики государства, социальных процессов, общественной жизни и т.д.

Хронологические границы фонда личного происхождения, как правило, определяются крайними датами жизни фондообразователя. Но могут и выйти за пределы жизни фондообразователя (лица, членов семьи, рода) в случаях:

а) если в состав фонда входят документы родственников фондообразователя по восходящей или нисходящей линии (по самой ранней и самой поздней дате их жизни);

б) если в семейный фонд входят отдельные более ранние и более поздние родовые документы (например: Буслаев Федор Иванович (1818-1897), академик, филолог, историк-искусствовед. Крайние даты документов: 1830-е-1850-е годы, семейные документы с конца ХVIII века).

В состав личных фондов государственных, военных, общественных деятелей, деятелей науки, народного хозяйства, культуры и просвещения, литературы и искусства входят творческие материалы, материалы служебной и общественной деятельности, переписка, биографические документы, материалы, собранные фондообразователем в связи с его работой и другими интересами, имущественно-хозяйственные и бытовые материалы, изобразительные материалы, материалы родственников.

Семейные и родовые фонды могут состоять из общих для всей семьи (рода) материалов и личных фондов отдельных членов семьи (рода).

Материалы отдельных представителей рода или семьи, являющихся выдающимися деятелями в той или иной области человеческой деятельности, образующие значительные по объему комплексы, отличающиеся по составу от других семейных (родовых) материалов и слабо связанные с ними, могут быть выделены в самостоятельные личные фонды.

2.2 Особенности учёта, комлектования и хранения фондов личного происхождения

1.1 Настоящие единые Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (далее - Правила) разработаны в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169) и распространяются на государственные и муниципальные архивы, музеи и библиотеки, организации Российской академии наук (архив РАН, научные архивы региональных отделений и научных центров РАН, научно-отраслевые и мемориальные архивы РАН, осуществляющие постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации) (далее - архивы), которые в соответствии с законодательством Российской Федерации осуществляют постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, а также временное хранение других архивных документов, принятых от ликвидированных органов государственной власти, иных государственных органов (далее - государственные органы), органов местного самоуправления и организаций.

1.2 Документы Архивного фонда Российской Федерации - архивные документы, прошедшие экспертизу ценности документов, поставленные на государственный учет и подлежащие постоянному хранению.

1.3 Документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, относятся к другим архивным документам.

1.4 Государственные и муниципальные музеи и библиотеки, муниципальные архивы руководствуются настоящими Правилами с учетом своего правового статуса и особенностей деятельности.

1.5 Организация хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в федеральных органах исполнительной власти и организациях, осуществляющих депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, регулируется другими нормативными правовыми актами.

1.6 Формы учетных и иных документов архивов, упоминаемые в настоящих Правилах и отсутствующие в приложениях к ним, устанавливаются специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела.

2.1 В архиве документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы организуются по исторически и/или логически связанным совокупностям - архивным фондам. По отношению к некоторым видам архивных документов допускается их нефондовая организация (см. п. 2.10.).

2.1.1 Разновидностями архивного фонда являются:

- архивный фонд государственного органа, органа местного самоуправления, организации, состоящий из образовавшихся в процессе их деятельности документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;

- объединенный архивный фонд, состоящий из образовавшихся в процессе деятельности двух или более организаций, а также граждан документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, имеющих между собой исторически и/или логически обусловленные связи;

- архивный фонд личного происхождения (семьи, рода), состоящий из образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного гражданина, семьи, рода архивных документов, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации.

К архивному фонду приравнивается совокупность отдельных документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, образовавшихся в деятельности разных источников комплектования архива (фондообразователей), объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, объектному, авторскому, хронологическому и другим) (далее - архивная коллекция).

2.2 По степени ценности документы Архивного фонда Российской Федерации делятся на ценные, особо ценные и уникальные.

2.2.1 Все отнесенные к составу Архивного фонда Российской Федерации документы, вне зависимости от их происхождения, вида носителя, степени секретности, места хранения и формы собственности, являются ценными.

2.2.2 В составе Архивного фонда Российской Федерации выделяются особо ценные документы, имеющие непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и в отношении которых устанавливается особый режим учета, хранения и использования.

2.2.3 В составе особо ценных документов выделяются уникальные документы, не имеющие себе подобных по содержащейся в них информации и (или) их внешним признакам, невосполнимые при утрате с точки зрения их значения и (или) автографичности (см. п. 3.7.4.).

2.2.4 Архивные документы временного хранения, имеющиеся в составе архивных фондов, в том числе от ликвидированных организаций, или поступивших в архивы вследствие чрезвычайных обстоятельств, выделяются к уничтожению в установленном порядке (см. п. 5.3.2).

2.3 По категориям доступа архивные документы делятся на открытые, ограниченного доступа и на хранящиеся на особых условиях доступа к ним.

2.3.1 Открытыми являются все архивные документы, доступ к которым не ограничен в соответствии с международными договорами Российской Федерации, законодательством Российской Федерации, а также в соответствии с распоряжением собственника или владельца архивных документов, находящихся в частной собственности.

2.3.2 К архивным документам ограниченного доступа относятся:

- архивные документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну или иные охраняемые законодательством Российской Федерации тайны;

- архивные документы, содержащие сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу его безопасности;

- архивные документы, собственники или владельцы которых, передавая их в архив, установили в договоре условия доступа к ним и их использования.

Доступ к указанным архивным документам до утраты ими секретности или конфиденциальности, а также их использование осуществляются в установленном порядке.

2.3.3 Ограничивается доступ к подлинникам особо ценных, в том числе уникальных документов, и к документам Архивного фонда Российской Федерации, признанным в порядке, установленном п. 2.11.7.1. настоящих Правил, находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии.

Обеспечение сохранности архивных документов

2.11 Комплекс мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии, обеспечивает сохранность архивных документов в архиве.

Требования к архивохранилищу

2.11.1.2 Архивохранилище должно быть максимально удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений архива и не иметь общих с ними вентиляционных каналов. Архивохранилище отделяется от соседних помещений архива несгораемыми стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов. В архивохранилище не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, технологические или бытовые выводы воды.

При проектировании размещения архивохранилища в специальном или приспособленном здании предпочтение (при равных тепловых характеристиках) отдается помещениям с северной ориентацией окон.

Материалы покрытия стен, полов, потолков, внутренней арматуры архивохранилища, применяемые при изготовлении оборудования и средств хранения архивных документов, не должны собирать пыль, быть ее источником или выделять агрессивные химические вещества.

Архивохранилище должно иметь естественную или искусственную вентиляцию. Системы кондиционирования должны обеспечивать рециркуляцию воздуха с кратностью обмена 2-3, стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей, а также отвечать современным требованиям компактности и экономичности.

Высота архивохранилища зависит от технологического оборудования, принятого для хранения архивных документов, но не менее 2,25 м до низа выступающих конструкций и, как правило, не выше 4 м.

Архивохранилище должно иметь удобные выходы к лифтам и лестничным клеткам.

Не допускается хранение фоно-, видео- и электронных документов на носителях с магнитным рабочим слоем в архивохранилище с паразитными постоянными или переменными магнитными полями напряженностью более 400 а/м.

Архивохранилище архивных документов на нитрооснове (опасной, горючей) территориально отделяется и изолируется от других архивохранилищ. В нижней зоне архивохранилища архивных документов на нитрооснове предусматривается дополнительная вытяжка воздуха.

Нормативные режимы хранения архивных документов.

Охранный режим

2.11.2.2 Охранный режим архива обеспечивается комплексом мер по обеспечению инженерно-технической укрепленности, оборудованию здания (помещения) архива средствами охранной сигнализации, организации поста(ов) охраны, опечатыванию помещений, соблюдению внутриобъектового и пропускного режимов, хранению ключей от служебных помещений.

Требования к архивохранилищам и другим помещениям архива, в которых хранятся секретные архивные документы и проводятся работы с ними, установлены нормативными правовыми документами по обеспечению режима секретности в Российской Федерации.

Организация охраны архива осуществляется в соответствии с требованиями законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, а также Инструкции о порядке осуществления охраны архива, согласованной в установленном порядке с осуществляющим охрану архива подразделением и соответствующим органом внутренних дел Российской Федерации.

Охрана архива осуществляется на основании договора между архивом и соответствующим подразделением охраны, в котором предусматриваются обязательства сторон по охране архива, соблюдению внутриобъектового и пропускного режимов, предусматривающих, в том числе досмотровые мероприятия. Перечень помещений архива, оборудуемых средствами охранной сигнализации, применяемые инженерно-технические средства, вид, условия охраны и дислокация постов определяются условиями договора. исходя из принципов надежности и экономической обоснованности тарифов, а также с учетом положений межведомственного акта обследования архива и требований нормативных правовых актов МВД России.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Комплектование Архивного фонда документами личного происхождения остается одним из приоритетных направлений деятельности архивов Российской Федерации.

Документы личного происхождения занимают важное место в составе Архивного фонда Российской Федерации.

Личные архивы - это важнейшие исторические источники, позволяющие наряду с официальными документами дать представление об ушедшем времени, раскрыть его во всем многообразии.

Практика формирования фондов личного происхождения, как принципиально новое направление деятельности архивов, превращающее в объект истории не только крупные социальные и культурные явления, но и личные судьбы ярких и неординарных людей, появилась сравнительно недавно.

Личные фонды ценны и уникальны тем, что они дают яркое, неповторимое, насыщенное смыслом содержание общему течению истории народов.

Документы личных архивов активно используются при организации тематических выставок, для документальных киносъемок, записи радио- и телевизионных передач. Востребованы они и у исследователей читального зала для подготовки монографий, статей, докладов, докторских и кандидатских диссертаций, дипломных работ, причем интерес к документам личного происхождения возрастает, и мы надеемся на новые их поступления.

В последние годы много говорят о личных архивах людей, причем не только прославивших нашу страну. Многие такие памятники первоначально находились и теперь находятся в семейных, личных архивах. Важно уберечь эти документы, чтобы со временем они стали общественным достоянием.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

Источники

1. Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 27.07.2010) "Об архивном деле в Российской Федерации" (принят ГД ФС РФ 01.10.2004) //Российская газета, №142, 08.08.2010.

2. Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

3. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.-введ.01.01.1999г. (утв. Постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. №28)//ВНИИДАТ. М., 1998.

4. Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18.01.2007 г. № 19).

5. Правила работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации (утверждены приказом Росархива от 6.07.1998 № 51, зарегистрирован в Минюсте России 16.12.1998, регистрационный № 1660).

Литература

1. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П.,Бурова Е.М. Архивоведение. Учебное пособие для профессионального образования под ред. проф. В.П.Козлова. М.: Academia. 2005.

2. Артизов А.Н. Архивное законодательство России. М.: Термика, 2005.

3. Банасюкевич В.Д. Формирование Архивного фонда Российской Федерации. М., 2003

4. Булюлина Е.В. Архивоведение: Учебно-методическое пособие. Волгоград: Издательство ВолГУ, 2001.

5. Вовкотруб О.В., Фионова Л.Р.Архивоведение Учебное пособие Пенза, 2005.

6. Колыванов А.С. Архивное дело: Сборник федеральных норм. М.:Книга сервис, 2003.

7. Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение. М.: Норма. 2006.

8. Тельчаров А.Д. Архивоведение. М.:ПРИОР. 2005.

9. Ульянина Е. А., Якименко А. С. Архивоведение: конспект лекций. М:Высшее образование. 2007.

10. Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 27.07.2010) "Об архивном деле в Российской Федерации" (принят ГД ФС РФ 01.10.2004) //Российская газета, №142, 08.08.2010; Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ (ред. от 27.07.2010) "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" //Российская газета, №144, 23.10.2010; ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.-введ.01.01.1999г. (утв. Постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. №28)//ВНИИДАТ. М., 1998;

11. Алексеева Е. В., Афанасьева Л. П., Бурова Е. М. Архивоведение. М.: Академия, 2007; Артизов А.Н. Архивное законодательство России. М.: Термика, 2005; Колыванов А.С. Архивное дело: Сборник федеральных норм. М.:Книга сервис, 2003; Тельчаров А.Д. Архивоведение: Конспект лекций. Пособие для подготовки к экзаменам. М.: ПРИОР, 2005; Ульянина Е. А., Якименко А. С. Архивоведение: конспект лекций. М.: Высшее образование, 2007.

12. Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 27.07.2010) "Об архивном деле в Российской Федерации" (принят ГД ФС РФ 01.10.2004) //Российская газета, №142, 08.08.2010

13. Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18.01.2007 г. № 19).

14 . Тельчаров А.Д. Архивоведение: Конспект лекций. Пособие для подготовки к экзаменам. М.: ПРИОР, 2005.С.196.

15 . Алексеева Е. В., Афанасьева Л. П., Бурова Е. М.Архивоведение. М.: Академия, 2007.С.254.

16. Алексеева Е. В., Афанасьева Л. П., Бурова Е. М.Архивоведение. М.: Академия, 2007.С.254.

17. Булюлина Е.В. Архивоведение: Учебно-методическое пособие. Волгоград: Издательство ВолГУ, 2001.С.81.

18 . Вовкотруб О.В., Фионова Л.Р.Архивоведение Учебное пособие Пенза, 2005.С.43.

19. Банасюкевич В.Д. Формирование Архивного фонда Российской Федерации. М., 2003.С.73.

20. Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение. М.: Норма. 2006

ПРИЛОЖЕНИЕ

ОПИСЬ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ

Открытое акционерное общество «Кориандр» (ООО «Кориандр») Фонд № 854 Опись № дел постоянного хранения за 2009 год	УТВЕРЖДАЮ Директор ОАО «Кориандр» ____________В.Н. Фунтикова 30.09.2012

Размещено на Allbest.ru

...