Экспертиза ценности документов

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Деятельность всех организаций, предприятий, учреждений связана с образованием большого количества различных по виду и содержанию документов. Однако не все документы имеют одинаковую ценность. Одни из них могут служить источниками для изучения политической, экономической и культурной жизни общества, так как несут ценную информацию. Значение других документов как источников не выходит за рамки узкопрактических целей. Следовательно, роль различных категорий документов в сфере управления и других сферах государственной, общественной и культурной жизни неодинакова. Хранение документов без необходимости связано с нерентабельными затратами и затрудняет поиск нужных документов, в то же время, преждевременное уничтожение документов может нанести серьезный ущерб интересам государства. Поэтому крайне важно определить документы, которые представляют научно-историческую ценность и отобрать их для постоянного хранения - это главная задача экспертизы ценности. Ценность документа определяют его информационные возможности, обусловленные историческим, научным, социальным, экономическим, политическим или культурным значением.

Существенной задачей экспертизы ценности на современном этапе является оптимизация состава документов, принимаемых на государственное хранение, т.е. нахождение путей уменьшения количества хранимых документов при сохранении максимума информации, представляющей научно-историческую ценность.

1. Экспертиза ценности документов

документация государственный архивный фонд

При формировании Архивного фонда страны из огромного количества документов, лишь незначительная часть поступает на государственное хранение. Процесс изучения документов на основании принципов и критериев ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение называется экспертизой ценности документов. Современная экспертиза ценности документов проводится, как правило, на основе нормативно-методических пособий: перечней, номенклатур дел, классификаторов. Однако эти пособия, как и законы, обратной силы не имеют. Поэтому не проводится экспертиза ценности документов, например 1920-х гг. по перечням 1990-х гг. Итогом экспертизы ценности документов является полноценное комплектование государственных архивов и всего Архивного фонда страны. Именно в итоге экспертизы происходит формирование архивных фондов, которые концентрируются в государственных архивах.

2. Задачи экспертизы ценности документов

Первая задача - отбор наиболее ценных документов из ведомственных в государственные архивы на государственное (постоянное) хранение и определение профильности документов тому или иному государственному архиву.

Вторая задача - определение сроков хранения документов, информация в которых может быть использована в течение какого-то периода времени.

Третья задача - обеспечение полноты состава архивного фонда путем восполнения утраченных документов, что можно сделать за счет идентичных документов из фондов однородных учреждений, а также выше - или нижестоящих учреждений.

Четвертая задача - отбор на хранение наиболее информативно емких документов. Экспертиза ценности документов проводится в три этапа, в делопроизводстве, в ведомственном и государственном архивах. В делопроизводстве решается проблема определения сроков хранения документов, уже при составлении номенклатуры дел, т.е. когда дело еще не изготовлено.

В ведомственном архиве происходит выделение из документального фонда учреждения дел, для постоянного хранения и подготовка их к сдаче в государственный архив. Если в учреждении имеются юридически самостоятельные структурные подразделения, то из ценных документов формируют несколько архивных фондов. Кроме этого отбирают для уничтожения документов временного хранения, срок хранения которых истек. При этом особое внимание должно быть уделено документам, срок хранения которых 75 лет (по личному составу), ведь за каждым из них стоит судьба человека. Все эти важные задачи решаются совместно с комиссией, которая по-научному может называться центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или просто экспертной комиссией (ЭК).

В государственном архиве, во-первых, проверяют решение экспертных органов, ведомственных архивов, и утверждают их и, во-вторых, проводят целевую комплексную экспертизу ценности документов или разбор россыпи документов.

Целевая комплексная экспертиза - это экспертиза, которая проводится в целях выявления дупликации сразу по нескольким фондам:

1. Вышестоящих и подчиненных одному ведомству учреждений;

2. Однородных учреждений, действовавших на одной территории (школы одного района); лиц, связанных родственными или личными отношениями.

Такой комплексный подход, возможно, осуществить только в государственном архиве, куда поступают сотни и тысячи фондов разных учреждений. На дела, подлежащие уничтожению, составляется акт; дела для постоянного и долговременного хранения в дальнейшем заносятся в описи.

Акты и описи представляются на рассмотрение соответствующей экспертной комиссии, или экспертно-проверочной комиссии, или центральной экспертно-проверочной комиссии (ЦЭПК).

3. Критерии экспертизы ценности

Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется по результатам экспертизы ценности, путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов. Критерии экспертизы ценности - это система научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов.

В процессе экспертизы ценности документов применяются все критерии в совокупности. В этом заключается одно из проявлений всесторонности и комплексности оценки документов.

К критериям происхождения относятся:

* роль и место организации, или лица в системе государственного управления, или конкретной отрасли, в результате деятельности которых созданы документы:

* значимость выполняемых ими функций;

* время и место образования документов.

Критерий происхождения позволяет разделить все организации, учреждения и предприятия примерно на три группы:

К первой группе относятся организации, документы которых имеют большую научную, историческую и экономическую ценность. Это центральные и местные органы власти и управления, их отраслевые структурные подразделения, органы суда и прокуратуры, научные и промышленные объединения, крупные заводы и фабрики.

Вторую группу составляют организации местного значения - Это большое количество организаций, однородных по функциям и целевому назначению. Документы этой группы имеют практическое и определенное научное значение, но принимаются в государственные архивы, как правило, выборочно, так как деятельность таких учреждений отражается в документах вышестоящих организаций. Важные документы организаций этой группы, которые не поступают в вышестоящие организации, должны быть выявлены и присоединены к документам вышестоящей организации.

Третью группу составляют преимущественно организации вспомогательного и обслуживающего характера. Документы этой группы организаций имеют значение только для практической работы.

К критериям содержания относятся:

* Значимость отраженных в документах событий;

* Значение информации, содержащейся в документе;

* Повторение и поглощаемость информации, содержащейся в других документах организации;

* Вид документа;

* Подлинность документа.

Наиболее полно основную деятельность организации отражают:

* Организационно-учредительные и распорядительные документы (уставы, положения, приказы, постановления, протоколы), а также годовые планы и отчеты. Это документы постоянного хранения;

* справочно-информационные документы, играющие вспомогательную роль, содержат, как правило, оперативную или справочную информацию, служащую основанием для принятия управленческих решений, которые фиксируются в распорядительных, а иногда и в организационных документах. Эта группа документов наиболее многочисленная, некоторые из них имеют длительное справочное значение, например значительная часть документов по личному составу. Подавляющая часть этих документов теряет свое оперативное и справочное значение через определенный период от одного до пяти лет. Это документы оперативной и бухгалтерской отчетности и учета, переписка по текущему ремонту, по снабжению и многим другим вопросам, не отражающим основную деятельность организации.

Повторение и поглощаемость информации. Этот критерий применяется в основном при экспертизе текущей, плановой и отчетной документации. Например, содержание месячных отчетов поглощается квартальными; содержание квартальных отчетов поглощается годовым отчетом.

Отчеты структурных подразделений поглощаются отчетом организации, отчеты подведомственных организаций поглощаются сводным отчетом, вышестоящей организации.

К критериям внешних особенностей относятся:

1. Форма фиксирования и передачи содержания;

2 Удостоверение и оформление документа;

3. Физическое состояние документа.

Кроме общих критериев экспертизы ценности, для каждой группы документов существуют и собственные критерии, их оценки значение информации для развития науки и техники, приоритетность авторства, экономическая эффективность разработки или открытия. Работа по организации экспертизы ценности документов проводится в три этапа:

Первый этап проводится в текущем делопроизводстве:

при разработке и составлении номенклатуры дел;

1. При регистрации документов;

2. При направлении исполненных документов в дела;

3. При формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам.

Второй этап проводится во время подготовки дел к передаче в архив организации.

Третий этап экспертизы ценности проводится в архиве организации, передающей документы постоянного хранения в государственный архив.

Порядок проведения экспертизы ценности документов

Первый этап экспертизы ценности документов проводится в текущем делопроизводстве в процессе формирования дел.

В течение года весь комплекс дел минувшего года должен находиться в структурном подразделении, так как эти документы могут быть нужны в процессе деятельности организации.

В это же время в структурных подразделениях проводится подготовка дел, к последующему хранению в архиве, то есть второй этап экспертизы ценности документов.

Сдача дел в архив организации проводится не позднее чем через 3 года после окончания их делопроизводством.

Экспертизе ценности подлежит весь комплекс документов, образовавшихся в деятельности организации.

Методика проведения первого этапа экспертизы ценности требует начинать, изучение документов с ведущих структурных подразделений, а в пределах каждого структурного подразделения с дела № 1 по номенклатуре, то есть с вопросов руководства, планирования, финансирования, контроля работы организации, деятельности подведомственных организаций, результатов этой работы. Только при такой последовательности можно изучить полный комплекс документов.

Второй этап экспертизы ценности начинается в структурных подразделениях с разделения годового комплекса дел, на группы по срокам хранения: постоянного, длительного (свыше 10 лет), временного (до 10 лет включительно).

Ответственный момент экспертизы это выявление документов, содержащих повторяющуюся информацию. На постоянное хранение оставляют документы, содержащие наиболее полную информацию.

Не допускается отбор документов, для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовка дела. Необходимо все дела постоянного хранения и с отметкой ЭПК, просмотреть в целях выявления и изъятия ошибочно попавших в дело, малоценных документов. Такие документы нужно выделить к уничтожению или обосновать их хранение.

В ходе изучения дел изымаются ошибочно оставленные в делах черновики, дубликатные экземпляры.

Определенную группу составляют дела с отметкой ЭПК, так как в процессе экспертизы будет решаться вопрос о сроках их хранения.

Дела с отметкой ЭПК, содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

Подшивка вновь сформированных дел, производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Окончательное решение по результатам экспертизы принимает экспертиза или центральные экспертные организации.

Подготовка электронных документов при отборе их к передаче в архив организации состоит из следующих этапов:

* составление описей дел постоянного хранения, временного хранения (свыше 10 лет) и по личному составу (в зависимости от состава и объема электронных документов (ЭД), отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации);

* проверка физического состояния документов на машинных носителях, предназначенных для передачи в архив;

* запись экспертизы дела на машинные носители;

* проверка качества записи;

* описание экспертизы дела, проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах), в соответствии с архивной описью электронных документов постоянного хранения и по личному составу;

* подготовка комплекта сопроводительной документации.

В сопроводительной документации экспертизы документа отражается следующая информация: название документа, дата его создания, характеристика содержания (аннотация), электронный формат, объем документа.

Результатом экспертизы ценности документов в структурном подразделении являются, годовые разделы, описи дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел данного структурного подразделения.

В акты на уничтожение включаются только те дела, срок хранения которых уже истек.

Акт составляется, как правило, на дела всей организации и утверждается руководителем организации, после того, как опись дел постоянного хранения за этот год утвердит ЭПК, архивного учреждения (если организация передает свои документы на хранение в государственный архив).

Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел, данного подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных для уничтожения, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

Составление акта на уничтожение документов возможно только после составления годовых разделов, сводных описей на дела постоянного хранения и описей дел по личному составу за соответствующий период и утверждения их руководителем.

Список используемой литературы

1. Жукова М.П. Экспертиза ценности и комплектование Г ос архивов управленческими документами (теоретико-методический аспект) Отечественные архивы. - 2005. - № 62.

2. Ульянина Е.А. Учебник по архивоведению. М., 2007

3. Якименко А.С. Архивоведение. Учебник. М., 2007.

Размещено на Allbest.ru