Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство общего и профессионального образования

Свердловской области

ГБОУ СПО СО «ЕКАТЕРИНБУРГСКИЙ ЭКОНОМИКО-

ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ»

ОТЧЕТ

ПО ПРОИЗВОДСТВЕННОЙ/ УЧЕБНОЙ ПРАКТИКЕ

Документальное обеспечение управления и архивоведение

Студентки гр. 336 ДОУ

Морозовой Полины Алексеевны

Организация: Администрация Верх-Исетского района

Руководитель практики: Шемякина Любовь Михайловна

Екатеринбург, 2014 г.

Оглавление

• Введение
• Глава 1. Об архиве Администрации Верх-Исетского района города Екатеринбурга
• Глава 2. Структура Администрации
• Верх-Исетского района города Екатеринбурга
• Глава 3. Об отделе организационно-контрольной работы Администрации Верх-Исетского района города Екатеринбурга
• Заключение
• Список литературы

Введение

Я, Морозова Полина Алексеевна, студентка Екатеринбургского экономико-технологического колледжа, проходила практику в Администрации Верх-Исетского района города Екатеринбурга с 24 марта по 05 апреля. Моим непосредственным руководителем была Морозова Марина Анатольевна главный специалист отдела организационно-контрольной работы Администрации Верх-Исетского района города Екатеринбурга.

Администрация Верх-Исетского района города Екатеринбург (Свердловская область; ИНН 6658030020) зарегистрировано 22 января 2003 года регистрирующим органом Инспекция МНС России по Верх-Исетскому району города Екатеринбурга.

Тип собственности Администрация Верх-Исетского района города Екатеринбург - Бюджетные учреждения.

Форма собственности Администрация Верх-Исетского района города Екатеринбург - Муниципальная собственность.

Основной вид деятельности: государственное управление и обеспечение военной безопасности, обязательное социальное обеспечение - государственное управление общего характера - деятельность органов местного самоуправления районов, городов, внутригородских районов.

Целью архивной практики является изучение работы местного архива, ознакомиться с основными направлениями архива, каков его характер взаимодействия с потребителем услуг и каково место потребителя в структуре объекта.

Главной задачей практики является обучение первичным навыкам архивной работы.

Глава 1. Об архиве Администрации Верх-Исетского района города Екатеринбурга

1. Общие положения

1.1. Документы Администрации Верх-Исетского района города Екатеринбурга, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют часть Архивного Фонда Российской Федерации, являются муниципальной собственностью и подлежат постоянному хранению в муниципальном архиве муниципального образования «город Екатеринбург».

До передачи на муниципальное хранение эти документы временно, в течение пяти лет, хранятся в Администрации Верх-Исетского района.

1.2. Администрация Верх-Исетского района обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в результате ее деятельности. В соответствии с правилами, установленными Федеральным архивным агентством Министерства культуры Российской Федерации, обеспечивает своевременную передачу документов на муниципальное хранение.

Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет Администрации Верх-Исетского района.

За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица Администрации Верх-Исетского района несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1.3. В Администрации Верх-Исетского района для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов фактического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на муниципальное хранение создан архив. Администрация обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием, кадрами.

1.4. Архив Администрации Верх-Исетского района входит в состав организационно-контрольного отдела.

1.5. В своей работе архив Администрации руководствуется:

- Федеральным законом от 22.10.2004 № 125 «Об архивном деле Российской Федерации»;

- Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477);

- Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558);

- Нормативно-методическими документами, правилами, инструкциями и указаниями Федерального архивного агентства Министерства культуры Российской Федерации, Управления архивами Свердловской области, Отдела по делам архивов Администрации города Екатеринбурга;

- Основными правилами работы ведомственных архивов, 1986;

- Сводной номенклатурой дел Администрации;

- Положением об архиве.

1.6. Положение об архиве Администрации разрабатывается на основании примерного Положения и утверждается Главой Администрации после согласования экспертно-проверочной комиссией Управления архивами Свердловской области.

1.7. Архив Администрации работает по планам, согласованным с Отделом по делам архивов Администрации города Екатеринбурга и утвержденным Главой Администрации, и отчитывается перед ним о своей работе.

1.8. Организационно-методическое руководство деятельностью архива Администрации осуществляет Отдел по делам архивов Администрации города Екатеринбурга.

2. Состав документов архива

В архив поступают:

2.1. Законченные делопроизводством документы постоянного срока хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений Администрации, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу Администрации.

2.2. Личные фонды ведущих работников Администрации.

2.3. Кино-, фотодокументы.

2.4. Периодические издания.

2.5. Научно-справочный аппарат к документам архива.

3. Задачи и функции архива

3.1. Основными задачами архива являются:

3.1.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения.

3.1.2. Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве.

3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на муниципальное хранение с соблюдением требований, установленных Федеральным архивным агенством Министерства культуры Российской Федерации.

3.1.4. Осуществление совместно с экспертной комиссией контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве Администрации.

3.2. В соответствии с возложенными на него задачами, архив осуществляет следующие функции:

3.2.1. Принимает на позднее, чем через один год после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений Администрации, обработанные в соответствии с требованиями «основных правил работы ведомственных архивов», 1986.

3.2.2. Составляет и оформляет описи дел постоянного хранения и по личному составу, представляет не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством, на рассмотрение экспертной комиссии Администрации, согласование с Отделом по делам архивов Администрации города Екатеринбурга и представляет на утверждение или согласование экспертно-проверочной комиссией Управления архивами Свердловской области.

3.2.3. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел.

3.2.4. Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам.

3.2.5. Организует использование документов:

- Информирует руководство и работников Администрации о составе и содержании документов архива;

- Выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного или научного использования, для работы в помещении архива;

- Исполняет запросы организаций и заявлений граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки.

3.2.6. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии Администрации.

3.2.7. Оказывает методическую помощь структурным подразделением Администрации.

3.2.8. Контролирует правильность формирования и оформления дел в в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив Администрации.

3.2.9. Участвует в проведение мероприятий по повышению квалификации работников, отвечающих за ведение делопроизводства в Администрации.

3.2.10. Ежегодно представляет в Отдел по делам архивов Администрации города Екатеринбурга сведения о составе и объеме документов по установленной форме.

3.2.11. Подготавливает и в установленном порядке передает на хранение документы постоянного срока хранения в муниципальный архив муниципального образования «город Екатеринбург».

4.Права архива

Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

4.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях Администрации.

4.2. Запрашивать от структурных подразделений Администрации сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения исполнения всех возложенных задач и функций.

4.3. Требовать от руководителей структурных подразделений Администрации соблюдения установленных сроков передачи документов в архив, обеспечения полноты состава и объема передаваемых документов.

4.4. информировать руководство Администрации по вопросам, входящим в компетенцию архива.

5. Охрана помещения архива

5.1. Помещение архива Администрации Верх-Исетского района ставится под охрану.

5.2. Доступ в помещение архива имеют начальник контрольно-организационного отдела и специалист, ответственный за работу архива.

Глава 2. Структура Администрации Верх-Исетского района города Екатеринбурга

1. Отдел организационной и контрольной работы

2. Отдел по работе с общественными организациями, СМИ и молодежной политике

3. Информационный отдел

4. Административно - хозяйственный отдел

5. Отдел образования

6. Отдел культуры

7. Отдел по физической культуре, спорту и координации здравоохранения

8. Отдел благоустройства и транспорта

9. Отдел инспекционного контроля, коммунальной энергетики и развития ЖКХ

10. Отдел земельных отношений

11. Отдел экономики

12. Отдел по потребительскому рынку

13. Отдел по организации бытового обслуживания населения

14. Отдел учета и отчетности

15. Отдел кадровой и муниципальной службы

16. Отдел по учету и распределению жилья

17. Сектор мобилизационной и специальной работы

18. Отдел административных органов

19. Юридический отдел

20. Отдел по работе с отдаленными территориями.

Глава 3. Об отделе организационно-контрольной работы Администрации Верх-Исетского района города Екатеринбурга

архив администрация город

1. Общие положения:

1.1. Отдел организационно- контрольной работы администрации Верх- Исетского района города Екатеринбурга является структурным подразделением администрации Верх- Исетского района;

1.2. Отдел осуществляет свою деятельность под руководством заместителя главы администрации - руководителя аппарата;

1.3. В своей деятельности отдел руководствуется законодательными и нормативными актами. Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Главы города, распоряжениями и приказами главы администрации района, а также настоящим Положением;

1.4. Структура и штатное расписание отдела определяются и утверждаются главой администрации района.

2. Основные задачи

2.1.организационное обеспечение деятельности администрации Верх- Исетского района:

· Подготовка предложений в план работы администрации города;

· Разработка планов организационных мероприятий;

· Подготовка заседаний, совещаний, приемов;

· Разработка квартальных планов работы администрации района и контроль их исполнения.

2.2. осуществление контроля исполнения структурными подразделениями администрации документов вышестоящих органов государственной власти местного самоуправления, постановлений и распоряжений главы администрации района;

2.3.Организация подготовки и проведения выборных компаний в пределах полномочий администрации района;

2.4.Организация взаимодействия администрации с органами местного самоуправления, учреждениями, предприятиями, организациями района, представителями общественности и населением частного сектора;

2.5.ведение документационного обеспечения управления администрации;

2.6.организация работы архива администрации;

2.7.Библеотечное, информационное и справочно-библиографическое обслуживание аппарата администрации;

2.8.организационноеи информационное обеспечение деятельности аппарата главы администрации района при рассмотрении письменных и устных обращений граждан и наградных листов, поступающих на согласование;

2.9.совервенствование форм и методов работы по своевременному и качественному разрешению обращений граждан, соблюдая их законные права;

2.10.осуществление технической функции по обеспечению и обслуживанию работы главы администрации и его заместителей, контроль за исполнением их устных и письменных распоряжений;

2.11.осуществлениеконтроля исполнения поручений главы администрации, организация приема руководителей предприятий и организаций района, получение необходимых сведений от исполнителей;

2.12.осуществление регистрации избирателей, участников референдума, проживающих на территории раона.

3.Основные функции

В соответствии с возложенными задачами отдел выполняет следующие функции:

3.1.по поручению главы администрации и руководителя аппарата организует проведение совещаний, заседаний, готовит для них необходимые материалы, ведет протокол, контролирует выполнение решений и поручений;

3.2.готовит проекты распоряжений и приказов главы администрации района по вопросам, входящим в компетенцию отдела;

3.3.обеспечивает взаимодействие структурных подразделений администрации района по организационным вопросам;

3.4.осуществляет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы главы администрации и его заместителей;

3.5.принимает, регистрирует и передает по назначению входящую корреспонденцию, а также внутреннюю документацию администрации района, обеспечивает ее своевременное рассмотрение и прохождение;

3.6.своевременно доводит до сведения заинтересованных органов и структурных подразделений администрации района, предприятий, организаций и учреждений, должностных лиц распоряжения и приказы главы администрации района;

3.7.осуществляет контроль соблюдения сроков исполнения поступающих в администрацию района документов, а также распоряжений и приказов главы администрации района;

3.8.составляет номенклатуру дел администрации района и представляет ее на утверждение в установленном порядке;

3.9.организует комплектование, хранение и учет документов архивного и библиотечного фондов администрации;

3.10.обеспечивает соблюдение установленного порядка передачи документов в ведомственный архив администрации и на муниципальное хранение;

3.11.осуществляет библиотечное обслуживание сотрудников администрации по направлениям работы структурных подразделений и по учебным программам;

3.12.исполняет социально-правовые и тематические запросы граждан и организаций по архивному фонду администрации.

Заключение

Пройдя архивную практику в Администрации Верх-Исетского района города Екатеринбурга, мною была изучена работа данного архива, я ознакомилась с основными направлениями архива, научилась составлять опись внутренних документов архива, ощутила ценность хранящихся документов в данной организации.

Главная же задача данной практики была мной выполнена: получила первичные навыки архивной работы.

В ходе архивной практики я ознакомилась с организацией работы архивного учреждения; принципами и методами отбора документов, подлежащих архивному хранению; способами и условиями хранения, обеспечивающими полную сохранность документов; процессом создания системы информации о содержании документов; организацией всестороннего использования документальной информации.

Список литературы

1. Положение об архиве

2. http://www.viadm.ru/content.php?id=6

3. Положение об отделе

4. http://www.k-agent.ru/?mod=obj&id=4906961

5. http://querycom.ru/company/2945344

Размещено на Allbest.ru

...