Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1.Регистрация документов в России (XVI - н.XX века)

2.Значение и задачи регистрации документов

3.Общие правила регистрации

4.Индексация документов

5.Формы регистрации документов

6.Организация информационно - справочной работы

Заключение

Список источников и литературы

Приложение

Введение

Регистрация документов является одной из тех делопроизводственных операций, которые непосредственно связаны с организацией управленческого процесса. В делопроизводственной практике она определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения».

Регистрации документов во все времена уделялось большое внимание. Это объясняется тем, что с регистрацией связано решение нескольких задач. Одна из них - обеспечение охраны документов, удостоверяющих различные управленческие действия, в том числе касающиеся имущественных отношений. Регистрация придает документу юридическую силу, фиксируя факт его создания, получения, отправления. Запись в регистрационные формы сведений о документе дает возможность получать справки о времени его составления, его содержании и местонахождении.

Отечественная практика предполагает обязательную регистрацию каждого документа с момента его появления в организации, а также регламентированное (и контролируемое) движение документа вплоть до его исполнения. Сама идея подобного учета, регламентации и централизованного контроля вполне адекватна современным мировым реалиям управления с использованием компьютерных сетей.

Сегодня организация, которая хочет получить современное решение для создания автоматизированной технологии документооборота, имеет достаточно широкий выбор - от отдельных частных технологий до готовых комплексных систем.

Использование компьютерных технологий ускоряет документооборот, повышает исполнительскую дисциплину сотрудников, совершенствует управление организации в целом.

Цель моей курсовой работы - изучить и проанализировать регистрацию документов и организацию информационно-справочной работы.

Для её достижения были поставлены следующие задачи исследования:

1.Рассмотреть регистрацию документов в историческом аспекте;

2. Рассмотреть значение и задачи регистрации документов;

3. Рассмотреть общие правила регистрации документов;

4. Рассмотреть формы регистрации документов;

5.Рассмотреть организацию информационно - справочной работы;

Структура работы определена в соответствии с необходимостью решения поставленных задач, которые состоят из ведения, заключения, шести глав, библиографического списка.

В процессе подготовки курсовой работы были использованы периодические публикации в журналах "Секретарское дело", "Делопроизводство", "Секретарь - референт".

Секретарь-референт (Чуковенков А.Ю. Правила регистрации документов в вопросах и ответах) в этой статье описывается, где устанавливаются правила регистрации документов. Какие подразделения проводят регистрацию документов. Когда регистрируются документы. Какие документы не регистрируются в службе делопроизводства. На какие группы подразделяются регистрируемые документы. Как регистрируются совместные документы. В какие регистрационные формы заносятся сведения о документах, передаваемых по факсимильной связи. Нужно ли регистрировать телефонограммы. Эта статья содержит всю необходимую информацию для правильной регистрации документов в организации. И будит, хорошим обучающимся материалом для работников делопроизводственных служб, а также для самого широкого круга читателей: руководителей, секретарей-референтов.

Так же я пользовалась книгой Делопроизводство (Т.В.Кузнецовой ) -в этой книге изложены требования к составлению. Оформлению документов и работе с ними на основе последних законодательных правовых и нормативно-методических актов, в том числе ФЗ «О порядке рассмотрения обращения граждан РФ» от 02.05.2006 и ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006, Типовых регламентов работы федеральных органов исполнительской власти (2005 г.). В специальную главу выделены особенности работы с кадровыми документами с учётом изменений и дополнений к Трудовому кодексу, внесенных Федеральным законом 30.06.2006 и ФЗ «О персональных данных» от 27.07.2006.

Книга предназначена работникам делопроизводственных и кадровых служб, руководителям учреждений, фирм и предприятий и всем обучающимся по специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления».

1.Регистрация документов в России (XVI - н.XX века)

Регистрация - фиксация факта получения или создания документа путем присвоения ему порядкового номера (индекса), даты и записи необходимых и достаточных сведений в специальных регистрационных формах. Регистрация документа - "запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения" ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Издательство стандартов. 1998. п.65.С 3..

Регистрировать документы начали, вероятно, в период роста феодального землевладения и обострения борьбы за землю, когда большое значение приобрело документирование владельческих прав на землю и крестьян.

Издавна на Руси письменные свидетельства делились на две группы: документы, соответствующим образом оформленные и так или иначе зарегистрированные в государственных органах, и частная переписка.

В XVI-XVII вв. регистрация в основном преследовала одну главную цель - обеспечить землевладельцам сохранение прав собственности на землю и на работников. Она не была самостоятельной делопроизводственной операцией. Вот почему регистрация документов рассматривалась не в специальных, а в общих законодательных актах.

XVIII век - это время радикальных перемен в организации делопроизводства. Регистрация документов рассматривается как один из основных его этапов. Разрабатывается целая система норм, регулирующих регистрационный процесс. XVIII век начинает законодательное закрепление норм всего делопроизводства, так как этого требовали интересы разросшейся государственной машины.

Особое внимание уделялось разработке, опубликованию и исполнению законов. Указ об учреждении Сената 1711 г. устанавливал, что условием публикации законодательных актов является их обязательная предварительная регистрация в Сенате.

Определяются инстанции для приема челобитных. Высшей инстанцией были царь и Сенат. Челобитные вместе с другими документами регистрировали в канцелярии Сената и передавали на рассмотрение в Расправную палату (отделение по судебным делам).

В связи с нескончаемым потоком жалоб в Сенате из общего делопроизводства выделяется регистрация челобитных. В 1720 г. учреждается «персона знатная ради приема челобитен» Илюшенко М.П. Регистрация документов в России (XVI - н. XX века)// Делопроизводство.2008. №2.С.87 , которая с 1722 г. получила название генерал-рекетмейстер.

Челобитные заносились в записные книги. Генерал-рекетмейстер писал на челобитных резолюции с указанием срока решения вопроса. Затем эти челобитные отсылались в соответствующие коллегии, президенты которых расписывались в их получении, и регистрировались в особых книгах.

Поступающие в Сенат документы регистрировали, и решения по ним записывали в специальные книги. Подьячие распределяли поступившие документы по датам и вели им реестр. Отдельно записывали подлинные приговоры и указы царя и Сената, ведения губернаторов и мемориалы послов. Помесячный реестр составлялся на документы приказного стола, который вел переписку с приказами, денежным и монетным дворами.

В Сенате на заседании присутствия дела оглашались по реестру поступления. Вне зависимости от очередности поступления слушались царские указы и документы особой важности. После принятия решения делалась соответствующая отметка в реестре входящих дел. Протоколист составлял реестр резолюций Сената.

Коллегии ежемесячно подавали в Сенат ведомости о входящих и исходящих документах. Отправляемые Сенатом указы записывали в книгу, в которой фиксировались год, месяц, число отправления, место, куда указ послан, дату, к которой должны прислать рапорт о его получении.

В указе о должности генерал-прокурора 1722 г. запись о регистрации документов признавалась доказательством их неисполнения, если рапорт об этом не был получен.

Правила регистрации документов были сформулированы в изданном в 1722г. «Генеральном регламенте или уставе, по которому государственные коллегии, також и все оных принадлежащих к ним канцелярий и контор служители, не только во внешних и внутренних учреждениях, но и в отправлении своего чина подданейше поступать имеют» Илюшенко М.П. Регистрация документов в России (XVI - н. XX века)//Делопроизводство.2008. №2.С.88.

Исходя из общей задачи государства - охраны своих интересов и государственной тайны - глава I Генерального регламента предписывала «тайные дела содержать в тайне». Задачу охраны документа ставила и их регистрация. Одновременно регистрационные журналы выполняли роль справочного аппарата: «по журналу можно найти, что в регистратуре искать надобно» Там же С.88. Кроме того, регистрация оказывала помощь в осуществлении контроля за исполнением документов, в их систематизации, так как регистрационные журналы велись по каждой группе документов.

Генеральный регламент ввел специальную должность регистратора. Согласно Табели о рангах 1722 г. должность сенатского регистратора соответствовала 13 рангу, регистратора при коллегиях - 14 рангу.

На документах появляются входящие и исходящие номера. Входящий номер ставился в верхней левой части лицевой стороны листа, исходящий - посередине верхней части листа.

На поступившем документе регистратор проставлял номер и дату получения, в общем журнале («повседневной записке») излагалось содержание документа с указанием, кому послано на исполнение. Кроме того, для учета входящих документов велись две книги («регистратуры»): в книгу «С» записывались в хронологической последовательности документы, полученные от царя и Сената, к ней прилагался реестр зарегистрированных документов; в книгу «Д» - документы других коллегий и местных учреждений. К книге «Д» составлялся реестр с указанием адресатов - коллегий и провинций, откуда получены документы.

Регистрация исходящих документов проводилась следующим образом. В книге «А» регистрировались документы, адресованные царю. Указывались дата документа, кому и куда он отправлен, излагалось его краткое содержание. Затем копиист переписывал в книгу текст документа «с числом и подписанием всех чинов». В книге «В» таким же образом регистрировались документы, отправляемые в другие коллегии, губернским учреждениям и отдельным лицам.

Аналогичный способ регистрации вводился и в местных учреждениях. Согласно «Учреждению для управления губерний» 1775 г. для получаемых документов велся «реестр входящих бумаг», для отправляемых - реестр документов, посылаемых в вышестоящие учреждения (рапорты, донесения, представления), и реестр документов, посылаемых равным и подчиненным учреждениям и лицам.

Принятый в государственных учреждениях порядок делопроизводства (в том числе и регистрация) копировался и в вотчинных хозяйствах. Так, в наказе Б.П. Шереметьева дается распоряжение надзирателям записывать в особые тетради мирские приговоры о раскладке повинностей, в наказе А.М. Черкасского 1719 г. приказчику предписывалось регистрировать крестьянские челобитные в «книге для справы», в инструкции по ведению учетных и отчетных документов 1726 г. говорилось: «Присланные государя нашего указы все записывать в книги именно и всем быть за рукою приказному» Илюшенко М.П. Регистрация документов в России (XVI - н. XX века)// Делопроизводство.2008. №2.С.89.

Правила регистрации документов в учреждениях XIX в. определялись «Общим учреждением министерств» 1811 г. Процесс регистрации был сложным, поступившие документы регистрировались на всех ступенях движения: в канцелярии министерства, в департаменте, отделении.

В канцелярии министерства велся общий журнал поступивших документов, в которых излагалось его краткое содержание, указывались номер, учреждение или лицо, от которого документ получен, дата поступления. Кроме того, каждое отделение канцелярии имело свой частный журнал входящих документов, где регистрировались только те из них, которые рассматривались в самой канцелярии и не относились к ведению департаментов.

Общий и частный журналы входящих документов делились на три части: в первой записывались высочайшие именные указы и повеления, во второй - документы на имя министра, в третьей - секретные. Точно также все документы, поступавшие в департаменты, регистрировались в общем журнале, который делился на три части. В первой записывались указы и повеления, которые должны были исполняться в департаментах, во второй - документы, поступавшие от министра, от других учреждений и лиц, в третьей - секретные. Кроме того, для записи срочных («нужных») документов велся особый реестр, который находился у директора департамента. После записи в общем журнале документы распределялись по отделениям, где регистрировались в частных журналах входящих документов.

Регистрировались и все исходящие документы. «Никакая бумага не исходит ни из департамента, ни из канцелярии прежде, нежели она будет внесена в журнал исходящих»,- говорилось в «Общем учреждении министерств» Илюшенко М.П. Регистрация документов в России (XVI - н. XX века)// Делопроизводство.2008. №2.С.89-90.

В канцелярии министра и департаментах было по два журнала исходящих документов: общий и частный. В общий журнал вносились все документы с «самым кратким означением их содержания», в частном журнале документы записывались «во всем их пространстве (от слова до слова)». Он делился на три части: в первой записывались указы, во второй - переписка министра или департамента, в третьей указывалось, где находятся секретные документы. Для записи последних, кроме того, велся особый частный журнал.

В отделениях после регистрации в общем журнале документы отправлялись корреспондентам. Запись в частный журнал производилась уже с копий (отпусков). Документы, которые отправлялись по почте или с рассыльным, записывались в рассыльную книгу, в которой указывались структурная часть учреждения или лицо, отправлявшее документ, номер документа. Специальное место отводилось под расписку за документ.

О значении, которое придавалось регистрации, свидетельствует и тот факт, что при определении состава документов полковых канцелярий «Положением о сокращении переписки в войсках» 1834 г. первыми названы журналы входящих и исходящих бумаг.

Работа с прошениями по-прежнему выделялась в отдельное делопроизводство. Для их приема и рассмотрения в 1810 г. на смену должности генерал-рекетмейстера канцелярии рекетмейстерских дел в составе Государственного совета была создана специальная комиссия. В ней принимали прошения на высочайшее имя. На первом заседании комиссии было решено составлять для регистрации четыре журнала: по жалобам на департаменты Сената; по прошениям о милостях (денежных пособиях) и наградах; по прошениям разного рода; по прошениям, о которых решено собирать справки.

Реформы 60-х годов привели к созданию многих новых видов документов. Их регистрация оставалась сложной. Так, «Общее положение о крестьянах, вышедших из крепостной зависимости», утвержденное 19 февраля 1861 г., предписывало заносить в особую книгу приговоры сельского схода по вопросам, специально оговоренным в ст. 54 . В волостном правлении заводились четыре регистрационные книги. В книгу приказов вписывались «приказания, объявленные старшиною правления», и «решения, принятые правлением единогласно или по большинству голосов». Во второй книге записывались приговоры волостного схода, в третьей - решения волостных и третейских судов, четвертой была «книга сделок и договоров». Записи, внесенные в последнюю книгу, а также «выдаваемые с них засвидетельствованные копии, имеют в случае спора силу судебного доказательства».

Таким образом, волостные правления выполняли функции нотариального учреждения на селе: они удостоверяли имущественные сделки, обязательства и договора (на сумму не свыше трехсот рублей), выдавали заверенные копии с этих документов.

Ведение книг в волостном правлении возлагалось на волостного писаря, «который обязан верно и в порядке вести означенные книги…» Илюшенко М.П. Регистрация документов в России (XVI - н. XX века)// Делопроизводств.2008. №2.С.91-92.

Изменение социально-экономических и политических условий во второй половине XIX в., реформы в области управления, появление капиталистических предприятий, банков, железных дорог требовали ускорения процессов документирования и работы с документами.

В 1911 г. вышла книга И.И. Рихтера «Опыт нормальной классификации делопроизводства, счетоводства и статистики казенных железных дорог (по десятичной системе)», где автор предлагал централизовать работу по регистрации, классификации и архивному хранению документов всего Управления. Эта идея противоречила «Общему учреждению министерств» 1811 г., создававшему множество регистрационных центров и архивов.

В опубликованных в 1915 г. «Правилах делопроизводства и делохранения казенных железных дорог» И.И. Рихтер предложил сократить до минимума число инстанций, через которые проходит документ. По его мнению, каждый документ должен проходить через две инстанции: центр (регистрация) и отдел (исполнение) при условии «рационального распределения предметов ведения между службами, частями, отделами, отделениями и делопроизводствами» .

Существовавшая ранее система делопроизводства была пересмотрена также в военном ведомстве. В «Положении о письмоводстве и делопроизводстве» 1911 г. предусматривались, в частности, изменения в организации регистрации документов: в отдельных случаях допускалось применение карточной формы регистрации. Для ускорения заполнения регистрационных форм к большим и сложным текстам рекомендовалось давать такой заголовок, который бы мог «служить готовой записью во входящий журнал».

Однако общая практика регистрации документов оставалась прежней. Многократность регистрации одного и того же документа на пути его движения к исполнителю не способствовала быстрому решению вопросов.

Итак, появившись в одном из ранних периодов документирования, регистрация документов сохраняла свое назначение на протяжении многих лет вплоть до настоящего времени. Суть оставалась изначальной: регистрация укрепляла статус официального документа - быть подлинным доказательством закрепленной в нем информации.

2. Значение и задачи регистрации документов

В организации работы с документами ведущее место занимает постановка регистрации документов. Именно отлаженность этого участка работы предопределяет в дальнейшем быстрый поиск необходимой информации и документов и отсюда - обеспечение оперативного решения управленческих задач.

Регистрация документов - это ключевой момент в организации делопроизводства. Одна из важнейших задач службы делопроизводства в любое время и в кратчайший срок выдать нужную справку по документу и найти сам документ. Это возможно сделать, только владея всей совокупностью информационно-документационных ресурсов. Для этого надо учитывать все документы, проходящие через учреждение, как получаемые, так и создаваемые в нем, т.е. документы должны быть зарегистрированы.

Можно дать и более развернутое определение регистрации как подтверждения факта создания или получения документа путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе. При этом регистрация позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по ней. Как вытекает из определения, регистрация, прежде всего, придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 5-е изд. испр. и допол. - М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2007. С.206. Регистрация - один из начальных этапов работы с полученными документами, следующий сразу за их первичной обработкой, и предпоследний для отправляемых - после регистрации исходящие документы вкладываются в конверты или отправляются по другим каналам связи.

Так как количество документов, поступающих и создаваемых в процессе управленческой деятельности, всегда велико, регистрация является одним из наиболее трудоемких процессов делопроизводства. Но именно хорошо поставленная система регистрации во многом предопределяет весь дальнейший процесс работы с документами. И поэтому рационализация делопроизводства чаще всего начинается с пересмотра системы регистрации документов.

Регистрация преследует три цели:

· учет документов;

· контроль за их исполнением;

· справочная работа по документам;

Учет документов дает количественные данные для обсчета общего объема документооборота, его анализа за определенный промежуток времени, по видам документов, по документопотокам, по структурным подразделениям и т.п.

Сам процесс регистрации - это снятие (перенос) с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ), что позволяет создать базу данных о документах учреждения. Таким образом в процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам учреждения. Это является основой следующих этапов работы с документами: контроля за сроками их исполнения и информационно-справочной работы по документам.

3. Общие правила регистрации документов

Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях, независимо от способа получения.

Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. В учреждении должен быть разрабатываемый службой делопроизводства и утвержденный руководителем перечень нерегистрируемых документов. Обычно он дается как приложение к инструкции по делопроизводству организации, но может разрабатываться и как самостоятельный документ. По мере необходимости этот перечень следует обновлять.

К нерегистрируемым документам обычно относят: все рекламные письма; поздравительные письма и телеграммы; приглашения, программы семинаров, совещаний и конференций; печатные издания (книги, брошюры, журналы); пакеты с пометой «лично»; копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов; информационные материалы Чуковенков А.Ю. Правила регистрации документов в вопросах и ответах//Секретарь-референт. 2007. №5. с.15.

Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер. У входящих документов он не совпадает (существенно меньше его) с учетным порядковым номером, проставленным в отметке о поступлении документа в организацию.

Документы должны регистрироваться один раз. Однократность регистрации - одно из основных правил рациональной постановки делопроизводства. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству федеральных органов исполнительной власти (утв. Приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. N 76)//ИПС «Консультант плюс» п.3.4, П.п.3.4.1 В крупном учреждении регистрацию документов централизованно ведет группа регистрации документов в канцелярии. В небольшом учреждении (фирме) все документы регистрирует централизованно секретарь. В учреждении, имеющем отделы, регистрация документов, в первую очередь внутренних, может проводиться децентрализованно по группам в тех отделах, где они создаются и оформляются: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии. При этом внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие - в день поступления, исходящие - в день отправки.

Принимаются и регистрируются документы, как поступающие в организацию по почте и через курьерские службы, так и получаемые по факсу, электронной почте. Поэтому факс, принимающий документы, поступающие на имя организации, целесообразно устанавливать рядом с рабочим местом сотрудника, регистрирующего поступающую корреспонденцию.

Для входящих, исходящих и внутренних документов ведутся раздельные регистрационные формы с самостоятельными регистрационными номерами.

Из входящего документа в процессе регистрации в регистрационную форму выписываются, как правило, следующие сведения:

1. дата получения;

2. входящий регистрационный номер, присваиваемый документу учреждением-получателем;

3. дата документа;

4. регистрационный номер документа, присвоенный ему учреждением-отправителем;

5. автор (корреспондент) - тот, чей это документ;

6. заголовок (о чем документ);

7. резолюция;

8. срок исполнения;

9. исполнитель (кто с ним работает);

10. ход исполнения (фиксируются все передачи документа и результат исполнения);

11. номер дела (куда документ помещен после исполнения).

Регистрационную форму на документ заполняют сначала не полностью. До передачи документа руководителю на нем нет резолюции, срока исполнения и исполнителя. После рассмотрения документа руководителем регистрационная форма дозаполняется - в нее вносятся эти сведения.

При четком взаимодействии с руководителем (если руководитель каждое утро просматривает полученную корреспонденцию) можно сначала дать документы ему на просмотр, а уже затем, имея его резолюцию, заполнить полностью регистрационную форму Вялова Л.М. Организация движения документов//Секретарское дело.2006.№2.С.19-20.. Такие сведения, как ход исполнения документа и номер дела, в регистрационную форму вносятся уже по ходу и после исполнения документа.

При регистрации отдельных видов документов, например внутренних, обращений граждан и исходящих документов, сведения, вписываемые в регистрационные формы, частично изменяются и дополняются. При регистрации внутренних документов нет даты получения, а есть только дата регистрации, совпадающая с днем подписания. У внутреннего документа, в отличие от входящего, имеется один регистрационный номер. При регистрации обращений граждан записывается их адрес.

Учреждение имеет право, учитывая свою специфику, дополнять сведения о регистрируемом входящем документе. Например, часто учитывается количество листов, наличие приложений и т.д.

4. Индексация документов

Под индексацией документов в делопроизводстве понимается проставление их порядковых (регистрационных) номеров и определенных условных обозначений, указывающих место их составления, исполнения и хранения. Индексы используют при поиске, учете и систематизации документов. Индексы проставляют на документах (место простановки определяет ГОСТ Р 6.30-2003, реквизит 10) и регистрационных карточках.

Основу индексации документов составляют условные обозначения структурных подразделений, номера дел по номенклатуре, порядковые входящие или исходящие номера документов. Так, индеек 01-05/89 входящего документа включает:

01 - индекс структурного подразделения;

01-05 - номер дела по номенклатуре;

89 - индивидуальный порядковый номер входящего документа, присвоенный при регистрации.

В организациях с большим количеством корреспондентов дополнительно можно использовать их кодовые обозначения.

Инициативные и ответные документы имеют один индекс, который присваивается инициативному документу, а затем переносится на ответный документ.

Исключения составляют индексы распорядительных документов (постановлений, распоряжений, приказов по основной деятельности, по личному составу), протоколов, а в отдельных случаях - предложений, заявлений и жалоб граждан. Их индексами являются регистрационные номера, которые присваеваются особо в пределах каждого вида документов.

Индексы предложений и жалоб граждан могут быть дополнены первой буквой фамилии автора документов.

К индексам приказов по личному составу допускается добавления буквы «л/с» (по личному составу) или «к» (кадры).

Порядковый регистрационный номер присваивается начиная с номера 10, с 1 января до 31 декабря каждого года включительно.

5. Формы регистрации документов

В практической деятельности делопроизводственных служб наибольшее распространение получили две формы регистрации документов - журнальная и карточная. В настоящее время начинает внедряться автоматизированная форма регистрации.

Журнальная форма может быть использована эффективно в организациях с небольшим объемом документооборота - до 1000 документов в год, а также для учета специальных видов документации, требующей особого внимания к их сохранности.

Назовем основные виды журналов, необходимых для полноценного учета документов. Это журналы: входящих документов; исходящих документов; внутренних документов; документов конфиденциального характераЧуковенков А.Ю. Формы журналов для учёта и регистрации документов//Секретарь - референт.2005. №8. С.19..

1. Журнал регистрации входящих документов (приложение № 1):

1) Дата документа

2) Входящий регистрационный номер, присваиваемый документу организацией - получателем

3) Автор (корреспондент)

4) Дата документа, присвоенная организацией - автором

5) Регистрационный номер документа, присвоенная организацией - автором

6) Заголовок

7) Резолюция

8) Срок исполнения полученного документа

9) Исполнитель

10) Ход исполнения (все передачи) документа, результат исполнения

11) Номер дела (куда будет подшит документ после подписания)

Регистрационную форму входящего документа сначала заполняют не полностью, так как до передачи документа руководителю на нем нет резолюции, срока исполнения и исполнителя.

Эти данные вносятся после рассмотрения документа руководством. Сведения о ходе исполнения документа и номер дела в регистрационную форму вносятся в процессе, и после исполнения документов.

2. Журнал регистрации исходящих документов (приложение № 2):

1) Название подразделения подготовившего документ

2) Исходящий номер документа

3) Дата документа

4) Адресат

5) Краткое содержание документа

6) Фамилия исполнителя подготовившего документ

7) Контрольная дата ожидаемого ответа

8) Ссылка на входящий документ, если документ является ответом

9) Номер дела, в который подшивается копия отправленного документа или оригинал

Могут быть добавлены и другие сведения о документе, например, количество листов, наличие приложений, номер бланка, порядок отправки и др.

3. Журнал регистрации внутренних документов (приложение № 3):

1) Порядковый регистрационный номер, присвоенный документу

2) Дата документа

3) Краткое содержание документа

4) Наименование структурного подразделения, подготовившего документ

5) Исполнитель документа

6) Срок исполнения

7) Отметка об исполнении

8) Номер дела, в которое подшивается документ

Для организаций, имеющих значительный документооборот, журнальная форма регистрации в настоящее время не применяется (устарела), так как имеет ряд существенных недостатков:

· поскольку запись в журнал ведется в последовательности поступления документов, регистрацию может вести только один человек. Поэтому при большом количестве поступивших документов процесс регистрации занимает значительное время, что естественно приводит к задержке дальнейшей работы с документом;

· журнальная система регистрации неизбежно приводит к дублированию этой операции, так как данные о документе нужны не только в канцелярии, но и в структурных подразделениях, куда он передается для исполнения, и документ регистрируется повторно во всех отделах, через которые проходит. В результате ранее в крупных учреждениях документ регистрировался три-пять раз в различных формах журналов;

· журнальная система регистрации делает практически невозможной справочную работу по документам, так как при хронологической записи документов для их поиска надо знать хотя бы приблизительно дату получения документа;

· при журнальной системе регистрации невозможно вести сроковый контроль за исполнением документов, так как документы имеют разные сроки исполнения и для выявления документов, срок исполнения которых истекает на определенную дату, надо просматривать все записи в журнале.

В связи с этим на документы, требующие контроля, в организациях обычно заполняли дополнительные контрольные карточки, т.е. операция регистрации дублировалась.

При количестве учетных единиц документов свыше тысячи целесообразно использовать карточную форму регистрации.

Карточная регистрация (приложение №4) всех категорий документов осуществляется на единой форме регистрационной карточке. Бланки карточек желательно изготавливать типографским способом на плотной бумаге формата А5 (148х210 мм) или А6 (105х148 мм). Допускается цветовое различие карточек.

Преимущество карточной системы регистрации заключается в следующем:

· регистрацией одновременно могут заниматься несколько работников;

· карточки можно изготовить в необходимом количестве экземпляров и, следовательно, отпадает необходимость в повторной регистрации документов в структурных подразделениях;

· карточки «подвижны», их можно систематизировать по, различным признакам и создавать картотеки. Таким образом, карточная система регистрации обеспечивает информационно-справочную работу;

· карточная система регистрации позволяет сразу же один экземпляр карточки передать в сроковую картотеку для контроля за исполнением документов.

Все графы лицевой стороны карточки по содержанию соответствуют содержанию реквизитов документов. На оборотной стороне регистрационной карточки в графе «контрольные отметки» фиксируют отметки о контроле, которые должны содержать дату проверки и конкретные причины задержки исполнения документа. В ней также делают записи, отражающие движение (передачу) документов.

На карточках регистрации входящих и внутренних документов в данной графе указывают должность и фамилию сотрудника, подготовившего документ, и лиц, завизировавших его.

Графы «Фонд №», «Опись №», «Дело №» заполняются в архиве, куда регистрационные карточки сдаются вместе с документами по истечении срока их хранения в текущей работе.

Количество экземпляров регистрационной карточки на документ обычно составляет 2-3 экземпляра. Один помещается в сроковую картотеку, другой - в информационно-справочную, третий может быть передан исполнителю вместе с документом.

Применение карточек для регистрации заметно повысило оперативность поиска документа и одновременно сократило трудоемкость процесса регистрации по сравнению с журнальной формой.

Компьютеризация делопроизводственных процессов позволила заменить ручную карточную форму регистрации документов на современную автоматизированную. При этом большинство программ построено на занесении в электронную карточку, выводимую на экран компьютера, как традиционных реквизитов, так и ряда дополнительных Кузнецова Т.В., Кузнецов С.Л. Автоматизация делопроизводства с точки зрения документоведов // BYTE/Россия, 2003, № 2, С. 26-29..

Компьютерная регистрация документов позволяет:

- внести значительно больше сведений о документах, учитывающих специфику организации;

- организовать децентрализованную (на рабочих местах) регистрацию документов непосредственно в структурных подразделениях с объединением сведений о документах в единой базе данных организации;

- организовать на основе базы данных информационно-справочную работу;

- организовать эффективный контроль за исполнением документов.

Выводимые на экран компьютера регистрационные формы входящих, исходящих и внутренних документов имеют небольшие отличия, но вносимые в общую базу данных сведения позволяют осуществлять обобщенный поиск сведений по всем документам организации.

Регистрация документов с применением компьютерных технологий обеспечивает сбор и хранение необходимых данных о всех документах, циркулирующих в организации, позволяет внедрить автоматизированный контроль исполнения документов, подготовить их внутреннюю опись, дать любую справку о состоянии движения документов.

6. Организация справочно-информационной работы

Условием успешной деятельности делопроизводственной службы (секретаря-референта) в области информационно-справочной работы является создание справочной картотеки (справочного аппарата), в которой регистрационные карточки расположены по определенной системе.

Задача справочного аппарата в делопроизводстве заключается в ответе в любой момент на два вопроса: первый - в каком подразделении, у кого из исполнителей и в какой стадии исполнении, у кого из исполнителей и в какой стадии исполнения находится искомый документ, второй - в каком документе (в каких документах) находится информация по нужному вопросу.

Информационно-справочная работа может быть построена как традиционно с использованием справочных карточек, так и в автоматизированном режиме. Рассмотрим кратко оба подхода.

Справочные картотеки при централизации регистрационно-справочных операций располагаются в канцелярии и контрольной группе. При децентрализованном осуществлении операций картотеки находятся в структурных подразделениях организации.

Карточки группируют в картотеке по признакам, которые полностью зависят от содержания, запросов, которые должны удовлетворяться с ее помощью.

Справочная картотека делится на две части: в первую входят карточки на неисполненные документы, во вторую - на исполненные Кузнецов. С. Л. Организация информационно-справочной работы по документам.// Делопроизводство. 2008. №1. С.14..

По мере исполнения карточки из разделов первой части картотеки перемещаются в соответствующую рубрику второй части. На регистрационной карточке, помещаемой во второй раздел картотеки, должны быть заполнены все графы.

Использование цветных индикаторов позволяет проводить классификацию справочного массива и облегчает поиск нужной информации, повышает оперативность поиска.

Справочные карточки передают в архив вместе с законченными делопроизводством делами и документами.

Возможности информационно-справочного обслуживания с внедрением автоматизированной системы регистрации документов значительно расширились. Автоматизированная система позволяет находить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа.

Поиск сведений по конкретному документу может выполняться по неисполненным и исполненным документам, по всей оперативной базе данных текущего года, а при необходимости по документам предшествующих лет (архивная база данных).

При необходимости получения информации по конкретному документу на экран выводится, а затем распечатывается соответствующая регистрационная форма. Результаты поиска информации по группе документов выводятся на экран в табличной форме, а также при необходимости распечатываются.

Сведения по неисполненному документу или по исполненному соответственно показывают, у какого исполнителя находится документ и в какое дело данный документ подшит.

В настоящее время получают все большее распространение полнотекстовые системы поиска необходимой информации. В этих целях к регистрационной карточке на документ прикрепляется файл с текстом самого документа. Такие системы позволяют осуществить поиск не только по реквизитам регистрационной карточки, но и по содержанию самого документа - искать данный документ по ключевым словам или словосочетаниям.

В заключение следует подчеркнуть, что использование современных автоматизированных систем позволяет перевести на новый уровень информационно-справочную работу, а значит, и существенно поднять эффективность работы управленческого персонала в целом, любой организации, учреждения, фирмы, независимо от профиля, масштабов деятельности и формы собственности

Заключение

В результате написания данной работы нами были сделаны следующие выводы по поставленным задачам.

Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Появившись в одном из ранних периодов документирования, регистрация документов сохраняла свое назначение на протяжении многих лет вплоть до настоящего времени. Суть оставалась изначальной: регистрация укрепляла статус официального документа - быть подлинным доказательством закрепленной в нем информации.

Главное значение регистрации документов заключается в том, что присвоение документу регистрационного номера (индекса) фиксирует факт его создания, отправления или получения, а значит, как уже указывалось, придает документу юридическую силу, и организация, создавшая, получившая или отправившая документ, становится ответственной за него.

При соблюдении правил регистрации делопроизводственная служба быстро наводит справки о местонахождении документов на любой стадии работы с ними.

Автоматизация процесса регистрация документов идет по пути включения данной функции в единые интегрированные программные комплексы автоматизации делопроизводства и документооборота. Помимо собственно регистрационно-учетных функций, они обслуживают весь процесс прохождения документа в организации, плюс обеспечивают архивное ранение документов, аналитическую обработку содержащихся в документах сведений, информационно - справочное обеспечение деятельности организации, предоставляют возможность поиска любого документа по элементу содержания или по любым реквизитам максимально короткие сроки.

И между тем основы информационного обеспечения закладываются именно на стадии регистрации документов средствами автоматической системы. Поскольку любой программный комплекс способен производить лишь обработку веденной в него вручную информации, при неполном или недостоверном введении в АС ДОУ реквизитов документов, при использовании в тексте документа в ручных, мало употребляемых слов и выражений, наконец, в случае банальных опечаток или грамматических ошибок, система не может самостоятельно исправить недоработку оператора. В ответ на невнимательность при вводе информации даже самая совершенная система автоматизации делопроизводства начнет выдавать неверные сведения, и очень быстро вместо организующего эффекта даст абсолютно противоположный - разрушающий, и, корме того, дискредитирует себя и своих создателей в глазах сотрудников организации.

Все это требует неуклонного повышения ответственности и уровня подготовки сотрудников, осуществляющих регистрацию документов средствами АС ДОУ.

Список источников

1. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». М., Госстандарт, - 2003.

2. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». М., Госстандарт, - 1998.

3. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. Постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. N 477) // ИПС «Консультант Плюс».

4. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству федеральных органов исполнительной власти (утв. Приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. N 76) // ИПС «Консультант Плюс».

Список литературы

1. Вялова Л.М. Организация движения документов//Секретарское дело.2006.№2.С.16-20.

2. Вялова Л.М. Регистрация документов//Секретарь-референт. 2006. №11.С. 4-10.

3. Илюшенко М.П. Регистрация документов в России (XVI - н. XX века)// Делопроизводство.2008. №2. С.86-92

4. Кузнецов. С. Л. Организация информационно-справочной работы по документам.// Делопроизводство. 2008. №1. С.14-17.

5. Кузнецов С.Л. Применение современных технологий в работе с документами. // Секретарское дело. -2005. № 1(3), с.48.

6. Кузнецова Т.В., Кузнецов С.Л. Автоматизация делопроизводства с точки зрения документоведов // BYTE/Россия, 2003.№ 2. с. 26-29.

7. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 5-е изд. испр. и допол. - М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2007. 528с.

8. Чуковенков А.Ю. Правила регистрации документов в вопросах и ответах//Секретарь-референт. 2007. №5. с.15.

9. Чуковенков А.Ю. Формы журналов для учёта и регистрации документов//Секретарь - референт.2005. №8. С.19-24.

Размещено на Allbest.ru

...