Подготовка документации к поездкам и командировкам руководителя для установления деловых контактов с партнерами фирмы

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Специалист ДОУ - это одна из самых распространенных управленческих профессий. Невозможно представить себе ни организацию без руководителя, ни руководителя без секретаря.

На специалиста ДОУ часто ложится обязанность подготовки служебных командировок сотрудников и руководителя. Он готовит проекты приказов о командировках, выписывает командировочные удостоверения, регистрирует их в журнале

Актуальность выбранной темы заключается в том, что проблема составления командировок является одной из важнейшей в работе специалиста компании.

Цель работы - проанализировать роль специалиста ДОУ в организации, рассмотреть такую функцию как организация командировок, выявить недостатки и проблемы и предложить пути оптимизации делопроизводства на предприятии.

Для достижения поставленной цели необходимо изучить следующие задачи:

· изучить нормативно-методическую базу делопроизводства;

· определить роль и обязанности специалиста ДОУ в организации командировок;

· предложить способы решения важных проблем и устранения ошибок в работе специалиста ДОУ;

· рассмотреть документы необходимые для оформления служебных командировок;

· изложить порядок оформления служебных командировок;

· раскрыть содержание и исполнения оформленных служебных командировок;

· сделать выводы.

Основная работа по подготовке документов ложится на кадровую службу. Но прежде чем перейти к оформлению документов, надо ответить на ряд вопросов. Что считать командировкой? Кого можно направлять в командировку, а кого - нельзя? Какова максимальная продолжительность командировки и др.? Но обо всем по порядку.



1. Подготовка командировок

документация командировка руководитель

На специалиста ДОУ часто ложится обязанность подготовки служебных командировок сотрудников и руководителя. Он готовит проекты приказов о командировках, выписывает командировочные удостоверения, регистрирует их в журнале.

Командировочные удостоверения имеют типовую форму, поэтому секретарь их только заполняет на основании приказа о командировке.

Успех деловых встреч и поездок руководителя во многом зависит от того, насколько четко и технически грамотно проведена работа по их подготовке, которая осуществляется по однотипной схеме с учетом специфики конкретной командировки.

1. Согласовать с руководителем

· даты (день, месяц) приезда (отъезда);

· список сопровождающих сотрудников (фамилии, имена, отчества, занимаемые должности), если руководитель выезжает в составе группы;

· оплату проезда и проживания;

· необходимость оформления визы;

· способ передвижения (машина, самолет, поезд), удобное время прибытия (отправления), форма оплаты билета;

· бронирование мест в гостинице (уровень гостиницы, тип бронируемого номера, форму оплаты - наличные, кредитные карточки, безналичный расчет;

· предварительную программу пребывания;

· предварительный список участников;

· необходимость подготовки рекламных или информационных материалов;

· контактное лицо приглашающей стороны для координации организационных мероприятий

2. Согласовать с приглашающей стороной:

· даты (день, месяц), приезда (отъезда);

· предварительную программу пребывания - запросить (предоставить) предварительную информацию обо всех официальных и неофициальных мероприятиях, при необходимости внести изменения и уточнения в планы руководителя;

· возможность оказания помощи в бронировании гостиницы, встречи в аэропорту, передвижении по городу (машина с водителем);

· специальные пожелания.

3. На основании полученной (и поступающей) информации:

· проинформировать сотрудников, сопровождающих руководителя, о предстоящей командировке;

· отправить документы на получения визы;

· забронировать или купить билеты;

· отправить документы на получения визы;

· забронировать номер в гостинице (отправить информацию о кредитной карточке - номер, срок действия);

· заказать транспорт для встречи (проводов);

· отметить в расписании руководителя период его отсутствия;

· регулярно докладывать руководителю о ходе подготовки визита.

Бронирование гостиницы напрямую можно произвести в том случае, если вы постоянно оформляете командировки в одно и то же место.

В этом случае целесообразно заключить договор с сетью гостиниц, в которых вам будет предоставлен специальный тариф для неоднократного размещения. В этом случае для бронирования мест необходимо отправить факс с указанием ФИО сотрудников, категории и количество номеров, даты проживания, дополнительных услуг и пожеланий.

Самый распространенный и наиболее простой способ бронирование гостиницы через туристическую фирму.

Для правильного выбора туроператора следует учитывать: надежность компании, ее репутацию, безопасность, рейтинг компании на туристическом рынке, отзывчивость компании, доступность, обходительность.

4. При необходимости:

· размножить информационные (рекламные) материалы;

· заказать дополнительные визитные карточки.

5. Накануне отъезда:

· убедиться в наличии въездной визы;

· иметь проверенную информацию о прибытии (отъезде): место, точное время прибытия (отъезда), номера рейсов. Убедиться в наличии билетов у отъезжающих (прибывающих).

· подтвердить бронирование гостиницы;

· оформить командировочные удостоверения;

· иметь утвержденную программу пребывания;

· составить контрольный список необходимых для поездки личных и служебных документов (паспорт, билет, страховой полис, кредитные карточки, документы, необходимые для переговоров, в том числе на CD и других электронных носителях информации).

1.1 Служебные командировки в пределах Российской Федерации

При направлении работника в командировку руководствуются требованиям Инструкции Министерства финансов Российской Федерации.

Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.

Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ч. 1 ст. 166 ТК РФ). Местом постоянной работы можно считать подразделение, в котором работает сотрудник. Если работник обособленного подразделения (филиала), которое находится в другой местности, едет в головной (офис или наоборот), это тоже следует считать командировкой.

Работа некоторых сотрудников (водители, экспедиторы, курьеры) постоянно протекает в пути или носит разъездной характер. Поездки таких работников командировками не считаются. Однако это вовсе не означает, что им можно не возмещать расходы, связанные со служебными поездками. Напротив, ст. 168.1 ТК РФ устанавливает, что таким работникам возмещаются:

· расходы по проезду;

· расходы по найму жилого помещения;

· дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);

· иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Таких работников устанавливают коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.

Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о его прибытии в место командировки. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о его прибытии и его выбытии делаются в каждом пункте.

Отметки в командировочном удостоверении о прибытии и выбытии работника заверяются печатью организации, куда сотрудник был командирован.

Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки - дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки.

В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.

Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

На работников находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха тех предприятий, куда они командированы. Взамен дней отдыха, не использованных во время командировки, другие дни отдыха по возвращении из командировки не предоставляются.

Вопрос о явке на работу в день отъезда в командировку и в день прибытия решается по договоренности с администрацией. За командированным работником сохраняется место работы. Средний заработок за время нахождения работника в командировке сохраняется а все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы.

Командированному работнику перед отъездом в командировку выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда, расходов по найму жилого помещения и суточных.

В течении трех дней по возвращении и командировки работник обязан предоставить авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах.

После возвращения сотрудника или руководителя из поездки секретарь обрабатывает материалы командировки: оформляет документы, размножает их, передает соответствующим структурным подразделениям и сотрудникам. В обязанности специалиста ДОУ входит и оформление отчета о командировке: наклеить билеты, наклеить или приложить оригинал счета из гостиницы; наклеить все чеки (оригиналы) на служебные расходы, понесенные в командировке; приложить оформленный оригинал командировочного удостоверения.

1.2 Срок командировки

Согласно П.4 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 №749 срок командировки определяется руководителями предприятия с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения, но он не может превышать 40 дней, не считая время нахождения в пути.

В соответствии с п. 4 Положение днем выезда работника в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного- именно от места работы, а не от места жительства.

Ни минимальный, ни максимальный срок служебной командировки не установлены. Поэтому она может продолжаться от одного дня до месяца и даже более.



2. Положения об особенностях направления работников в служебные командировки

1. Настоящее Положение определяет особенности порядка направления работников в служебные командировки (далее - командировки) как на территории Российской Федерации, так и на территории иностранных государств.

2. В командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем.

3. В целях настоящего Положения местом постоянной работы следует считать место расположения организации (обособленного структурного подразделения организации), работа в которой обусловлена трудовым договором (далее - командирующая организация).

Работники направляются в командировки по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Поездка работника, направляемого в командировку (далее - работник) по распоряжению работодателя или уполномоченного им лица в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой.

Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.

Вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем.

5. Оплата труда работника в случае привлечения его к работе в выходные или нерабочие праздничные дни производится в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации.

6. Цель командировки работника определяется руководителем командирующей организации и указывается в служебном задании, которое утверждается работодателем.

7. На основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)), за исключением случаев, указанных в пункте 15 настоящего Положения.

Командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре и подписывается работодателем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки.

Фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые делаются в командировочном удостоверении и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, которая используется в хозяйственной деятельности организации, в которую командирован работник, для засвидетельствования такой подписи.

В случае если работник командирован в организации, находящиеся в разных населенных пунктах, отметки в командировочном удостоверении о дате приезда и дате выезда делаются в каждой из организаций, в которые он командирован.

8. Порядок и формы учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, определяются Министерством здравоохранения и социального развития Российской Федерации.

9. Средний заработок за период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации.

Работнику, работающему по совместительству, при командировании сохраняется средний заработок у того работодателя, который направил его в командировку. В случае направления такого работника в командировку одновременно по основной работе и работе, выполняемой на условиях совместительства, средний заработок сохраняется у обоих работодателей, а возмещаемые расходы по командировке распределяются между командирующими работодателями по соглашению между ними.

10. Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).

11. Работникам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.

Размеры расходов, связанных с командировкой, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, с учетом положений, предусмотренных пунктом 18 настоящего Положения.

При командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются.

Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения работника из места командирования к месту постоянного жительства в каждом конкретном случае решается руководителем организации с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.

Если работник по окончании рабочего дня по согласованию с руководителем организации остается в месте командирования, то расходы по найму жилого помещения при предоставлении соответствующих документов возмещаются работнику в размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом.

В случае пересылки работнику, находящемуся в командировке, по его просьбе заработной платы расходы по ее пересылке несет работодатель.

12. Расходы по проезду к месту командировки на территории Российской Федерации и обратно к месту постоянной работы и по проезду из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах, включают расходы по проезду транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы, а также страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.

13. В случае вынужденной остановки в пути работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения, подтвержденные соответствующими документами, в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом.

14. Расходы по бронированию и найму жилого помещения на территории Российской Федерации возмещаются работникам (кроме тех случаев, когда им предоставляется бесплатное жилое помещение) в порядке и размерах, определенных коллективными договорами или локальным нормативным актом.

15. Направление работника в командировку за пределы территории Российской Федерации производится по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения, кроме случаев командирования в государства - участники Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы.

16. Оплата и (или) возмещение расходов работника в иностранной валюте, связанных с командировкой за пределы территории Российской Федерации, включая выплату аванса в иностранной валюте, а также погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте, выданного работнику в связи с командировкой, осуществляются в соответствии с Федеральным законом "О валютном регулировании и валютном контроле".

Выплата работнику суточных в иностранной валюте при направлении работника в командировку за пределы территории Российской Федерации осуществляется в размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом, с учетом особенностей, предусмотренных пунктом 19 настоящего Положения.

17. За время нахождения в пути работника, направляемого в командировку за пределы территории Российской Федерации, суточные выплачиваются:

а) при проезде по территории Российской Федерации - в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок в пределах территории Российской Федерации;

б) при проезде по территории иностранного государства - в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок на территории иностранных государств.

18. При следовании работника с территории Российской Федерации дата пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию Российской Федерации дата пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.

Даты пересечения государственной границы Российской Федерации при следовании с территории Российской Федерации и на территорию Российской Федерации определяются по отметкам пограничных органов в паспорте.

При направлении работника в командировку на территории 2 или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.

19. При направлении работника в командировку на территории государств - участников Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, даты пересечения государственной границы Российской Федерации при следовании с территории Российской Федерации и на территорию Российской Федерации определяются по отметкам в командировочном удостоверении, оформленном как при командировании в пределах территории Российской Федерации.

В случае вынужденной задержки в пути суточные за время задержки выплачиваются по решению руководителя организации при представлении документов, подтверждающих факт вынужденной задержки.

20. Работнику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию Российской Федерации в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50 процентов нормы расходов на выплату суточных, определяемой коллективным договором или локальным нормативным актом, для командировок на территории иностранных государств.

21. Расходы по найму жилого помещения при направлении работников в командировки на территории иностранных государств, подтвержденные соответствующими документами, возмещаются в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом.

22. Расходы по проезду при направлении работника в командировку на территории иностранных государств возмещаются ему в порядке, предусмотренном пунктом 12 настоящего Положения при направлении в командировку в пределах территории Российской Федерации.

23. Работнику при направлении его в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются:

а) расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;

б) обязательные консульские и аэродромные сборы;

в) сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

г) расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

д) иные обязательные платежи и сборы.

24. Возмещение иных расходов, связанных с командировками в случаях, порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом, осуществляется при представлении документов, подтверждающих эти расходы.

25. Работнику в случае его временной нетрудоспособности, удостоверенной в установленном порядке, возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства.

За период временной нетрудоспособности работнику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

26. Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней:

· авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой;

· отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.

В командировку можно направить только работника, с которым заключен трудовой договор. Такой вывод следует из определения служебной командировки.

К сведению. На практике в командировку отправляют и сотрудников, работающих по гражданско-правовому договору, и даже лиц, которые не состоят с компаниями в официальных отношениях (например, сотрудников "дружественной" организации или работающих неофициально). В таком случае документы на поездку не оформляются. Однако компенсировать командируемому его затраты и при этом учесть их в расходах компании все же можно. Для этого, во-первых, условия о компенсации должны быть документально подтверждены и непосредственно связаны с выполненными работами (оказанными услугами).

Это важное, но далеко не единственное ограничение. В ТК РФ перечислены лица, которых нельзя отправить в командировку ни при каких обстоятельствах. К ним относятся:

· беременные женщины (ст. 259 ТК РФ);

· сотрудники работающие по ученическому договору, если командировка не связана с их ученичеством (ст. 203 ТК РФ);

· несовершеннолетние работники (ст. 268 ТК РФ). Исключением являются творческие работники СМИ, организаций кинематографии, театров, театральных и концертных организаций, цирков, а также спортсмены)

Кроме того трудовое законодательство установила категории работников направить в командировку которых можно лишь с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено медицинскими рекомендациями и они письменно уведомлены о праве отказаться от командировки (ст. 259 ТК РФ). К ним относятся:

· женщины имеющие ребенка до 3 лет;

· матери (отцы), воспитывающие без супруга (супруги) ребенка до 5 лет;

· работники имеющие детей-инвалидов;

· работники, которые ухаживают за больными членами семьи в соответствии с медицинским заключением.

Размещено на Allbest.ru

...