Научно-справочный аппарат к документам архива и структура Архивного фонда

Определение хронологических границ архивных фондов и крайних дат документов фондов.

Хронологическими границами архивного фонда учреждения являются официальные даты образования и ликвидации учреждения; архивного фонда личного происхождения - даты рождения и смерти отдельного лица, членов семьи или рода; объединенного архивного фонда - даты образования и ликвидации наиболее раннего и наиболее позднего по времени деятельности учреждений, документы которых вошли в состав фонда; архивной коллекции - даты самого раннего и самого позднего документа.

Крайними датами документов фонда являются даты наиболее раннего и наиболее позднего из документов, входящих в его состав. Они могут не совпадать с крайними датами деятельности фондообразователя, если по каким-либо причинам отсутствуют документы начального или завершающего этапов деятельности учреждения и т.д.

Крайние даты документов личного происхождения могут быть расширены за счет документов, связанных с откликами на смерть фондообразователя, с посмертным изданием его произведений, с проведением юбилейных мероприятий.

Группировка документов по степеням ценности

Все документы, хранящиеся в государственных архивах, являются ценными. Среди них могут выделяться группы особо ценных и уникальных документов. Эти группы документов хранятся в составе своих фондов, но учитываются в особом порядке.

Принадлежность документов к особо ценным или уникальным определяется рядом факторов: научно-исторической ценностью, многоаспектностью информации, ролью, местом и значением учреждения-фондообразователя, исторического периода и др.

Группировка документов по категориям доступа к ним

По категориям доступа документы делятся на документы открытого доступа, ограниченного доступа (секретные и конфиденциальные) и документы, хранящиеся на условиях особого доступа к ним (если собственник, передавая их в архив, оговорил особые условия их использования).

Документы ограниченного доступа хранятся отдельно от других документов.

2.5 Классификация документов в пределах архивного фонда

За единицу классификации документов и учетную единицу в пределах архивного фонда принимается единица хранения (дело).

Единица хранения (дело) - физически обособленный отдельный документ или совокупность письменных документов, заключенных в отдельную обложку. [6]

Практическое осуществление классификации документов (дел) в пределах архивного фонда называется их систематизацией, которая производится:

- в делопроизводстве учреждений при составлении номенклатуры дел и формировании дел в соответствии с нею, при подготовке дел к последующему хранению и использованию;

- ведомственных архивах при подготовке документов для передачи в государственные архивы;

- государственных архивах при составлении и переработке описей архивных фондов.

Систематизация дел в пределах фонда складывается из разработки схемы систематизации и распределения дел в соответствии со схемой систематизации.

Схема систематизации документов представляет собой перечень классификационных делений, расположенных в определенной последовательности. Она предназначается для распределения документов фонда по этим делениям.

Распределение дел внутри фонда по всем делениям схемы систематизации проводится с учетом следующих классификационных признаков:

- структурного (в соответствии со структурными подразделениями);

- хронологического (по периодам или датам, к которым относятся документы);

- функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (с учетом функций или отраслей деятельности учреждения, тем или вопросов, которых касается содержание документов);

- номинального (по их делопроизводственной форме - по родам дел, видам и разновидностям документов);

- корреспондентского (по учреждениям и лицам, в результате переписки с которыми образовались документы);

- географического (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими понятиями, с которыми связаны содержание документов, их авторы или корреспонденты);

- авторского (по названиям учреждения или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).

Признаки (основания) классификации определяются в каждом конкретном случае ее научными и практическими целями. Не все признаки имеют одинаковое значение. Среди них есть ведущие и второстепенные. Ведущими классификационными признаками являются структурный и хронологический. Сочетание структурного и хронологического признаков дает 2 варианта схемы систематизации: хронологически-структурный и структурно-хронологический.

Хронологически-структурная схема применяется для систематизации дел в фонде действующих учреждений и ликвидированных учреждений с часто менявшейся структурой.

При систематизации по этой схеме дела группируются в фонде прежде всего по времени их создания (по годам), а в пределах годового раздела - по структурным подразделениям учреждения:

1. Секретариат.

2. Плановый отдел.

3. Финансовый отдел и т.д.

1. Управление делами.

2. Планово-экономический отдел.

3. Финансовый отдел и т.д.

Если фондообразователь прекратил свою деятельность, а его структура отличалась ясностью и стабильностью, употребляется структурно-хронологическая схема: дела группируются по структурным подразделениям фондообразователя, а в пределах каждой структурной группы - по годам:

1. Канцелярия - 2010 г., 2011 г., 2012 г. и т.д.

2. Плановый отдел - 2010 г., 2011 г., 2012 г. и т.д.

Эти две схемы наиболее распространены в архивной практике, они избираются в качестве основы построения многих фондов учреждений советского госаппарата.

Порядок расположения групп документов в пределах фонда.

Группы следует располагать, основываясь на общих правилах классификации от общего к частному, от высшего к низшему. Самые крупные группы фонда чаще всего располагаются в порядке значимости структурных подразделений фондообразователя (который отражен в номенклатуре учреждений), отраслей его деятельности, его функций, видов документов или же в порядке последовательности хронологических периодов - в зависимости от выбора первого признака классификации.

Каждая группа материалов (структурного подразделения, отрасли деятельности, определенной функции или года) подразделяется на следующие группы, вплоть до самых мелких, в последовательности, определяемой конкретикой документации наиболее рационально. Таким образом, каждое дело занимает свое место в архивном фонде.

При распределении дел по схемам классификации необходимо иметь в виду следующее:

- дела относятся к тому году, в котором они начаты производством или в котором поступили в данное учреждение (структурное подразделение) из другого учреждения (структурного подразделения) для продолжения делопроизводством;

- планы, отчеты, сметы и материалы к ним относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от времени их составления;

- дела, начатые производством в одном подразделении и переданные для продолжения в другое, относятся к тому подразделению, в котором они были закончены делопроизводством;

- в пределах года или хронологического периода дела располагаются по значимости структурных частей фонда.

Группы дел и дела в пределах нижних ступеней классификации распределяются по их значимости и хронологии. При расположении дел по хронологии необходимо вначале помещать дела, датированные числом, месяцем и годом, затем дела, датированные месяцем и годом, и, наконец, дела, датированные только годом.

Если окажется несколько дел, имеющих одну и ту же начальную дату, первыми следует помещать те дела, которые имеют более ранние конечные даты.

Особенности классификации документов личных фондов.

В личных фондах содержатся разнообразные по составу и содержанию документы, характеризующие жизнь и деятельность фондообразователя: личные документы, рукописи, письма, материалы общественной, производственной или иной деятельности, изобразительные материалы и т.д.

Поэтому к документам личных фондов не может быть применена единая система построения фонда, а также общие признаки группировки дел, которые распространялись бы на весь состав материалов фонда в целом, как это имеет место при классификации документов учреждений. Документы учреждений уже в процессе своего создания регламентируются и организуются деятельностью фондообразователя и системой делопроизводства. Документы личных фондов, как правило, не имеют следов какой-либо организации и отличаются большим разнообразием. Поэтому материалы личных фондов при создании наиболее крупных групп могут объединяться по нескольким классификационным признакам одновременно, чаще всего по тематическому, номинальному и авторскому признакам.

В практической деятельности архивов сложилась следующая типовая схема классификации документов личных фондов:

1. Личные документы и другие материалы к биографии фондообразователя (биографические материалы).

2. Материалы служебной и общественной деятельности.

3. Творческие материалы.

4. Материалы, собранные фондообразователем для его работ.

5. Переписка.

6. Имущественно-хозяйственные материалы.

7. Материалы о фондообразователе.

8. Изобразительные материалы.

9. Материалы родственников.

10. Коллекция, собранная фондообразователем.

Конкретное наименование разделов схемы и последовательность их расположения зависят от характера деятельности фондообразователя, особенностей состава, содержания и объема его документов. В составе фондов деятелей науки и культуры наиболее ценной частью являются творческие материалы, которые помещаются перед всеми остальными документами. В фондах же государственных и общественных деятелей наибольшую ценность представляют материалы их служебной и общественной деятельности, поэтому при организации материалов этих фондов они выносятся на первое место.

Особенности классификации документов, объединенные архивных фондов и коллекций.

Архивные фонды, входящие в состав объединенного фонда, не подлежат дроблению и остаются самыми крупными группами документов в пределах объединенного архивного фонда.

Они могут располагаться по значимости фондообразователей, по хронологии их создания, по алфавиту названий и т.д.

В пределах каждого фонда, вошедшего в объединенный архивный фонд, применяются разные схемы систематизации, выбор которых определяется характером деятельности конкретных учреждений, составом и объемом их документов.

Для фондов однородных учреждений используются одинаковые схемы систематизации.

Систематизация документов коллекций определяется их тематикой и составом документов.

Материалы коллекций, состоящих из документов одного вида (например, из воспоминаний или писем), обычно группируются по авторскому признаку, а созданные группы располагаются по алфавиту фамилий авторов.

В коллекциях, созданных по тематическому признаку, могут быть образованы группы по более узким темам или вопросам, расположенные в порядке их значимости или хронологии.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Цель курсового исследования достигнута путём реализации поставленных задач.

В результате проведённого исследования по теме «Основные архивные справочники» можно сделать ряд выводов:

Архивный фонд Российской Федерации - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению.

Под классификацией документов Архивного фонда РФ понимается их научная группировка по наиболее существенным признакам (формам собственности, историческим периодам, видам носителей информации, срокам хранения и др).

Классификация документов Архивного фонда РФ предполагает их научную группировку с целью правильного распределения по государственным архивам.

Внутри архива документы группируются (по архивным фондам и архивным коллекциям, степени ценности, категориям доступа к документам)

Группировка документов по архивным фондам и коллекциям - основа классификации документов в пределах архива

Под классификацией документов в пределах архивного фонда понимается их группировка и расположение в фонде

За единицу классификации документов и учетную единицу в пределах архивного фонда принимается единица хранения (дело).

Распределение дел внутри фонда по всем делениям схемы систематизации проводится с учетом классификационных признаков (структурного, хронологического, функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного, номинального, корреспондентского, географического, авторского).

Документы Архивного фонда Российской Федерации учитываются по архивным фондам, архивным коллекциям, единицам хранения.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ:

Источники

1. Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября 2004 года № 125 ФЗ (с изменениями, внесенными Федеральным законом от 4 декабря 2006 года № 202-ФЗ).

2. Федеральный Закон «Об обязательном экземпляре документов» от 29декабря 1994г. № 77-ФЗ.

3. Федеральный Закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 25 января 1995 г. № 24-ФЗ (в ред. Федерального закона от 10.01.2003 № 15-ФЗ).

4. Перечень сведений, отнесенный к государственной тайне, утвержденный Указом Президента Российской Федерации от 30 ноября 1995 года № 1203.

5. Положение «Об Архивном фонде РФ», утверждено Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 года № 522.

6. Положение о Федеральном архивном агентстве утверждено постановлением Правительства РФ от 17июня 2004г. № 290.

7. Временный порядок автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах, утвержденный приказом Росархива от 23 октября 2000 г. № 64.

8. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утверждён Постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28).

9. О состоянии и перспективах развития системы автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации. Решение коллегии Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 24 января 2005 года № 2.

10. Примерное Положение о муниципальном архиве (об архивном отделе муниципального образования), утверждено приказом Росархива от 2 октября 1997 г.

11. Регламент государственного учета документов Архивного фонда РФ, утвержденный приказом Росархива от 11марта 1997г. № 11.

Литература

12. Булюлина Е.В. Архивоведение: Учебно-методическое пособие. Волгоград: Издательство ВолГУ, 2003. 96с.

13. Банасюкевич В.Д. Формирование Архивного фонда Российской Федерации: Современный этап // Секретарское дело. № 1.1998. С. 23-25.

14. Иноземцева З.П. Проблемы формирования Архивного фонда Российской Федерации // Вестник архивиста. № 5. 1996. С. 6-37.

15. Павлюк Л.В., Киселева Т.И., Воронина М.Ф. и др. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. М.: Издательство Герда, 2006. 398 с.

16. Бахтеев Ю.Д., Захаров В.Ф., Наумов И.Н. Документационное обеспечение управления предприятий и организаций и архивное хранение документов. Учебное пособие. Пенза: ПГУ, 2003. 124с.

Электронные ресурсы

17. Законодательное регулирование архивного дела в Российской Федерации. Интернет-интервью с заместителем руководителя Федерального архивного агентства А.Н. Артизовым. //www. rusarchives.ru.

18. Козлов В.П., директор Федерального архивного агентства. Перспективы развития нормативной базы делопроизводства и архивного дела в РФ. //http://www.sekretariat.ru/

19. Тихонов В.И., директор Центрального архива документов на электронных носителях Москвы (ЦАДЭНМ). Организация архивного хранения электронных документов: проблемы, практика, рекомендации. // http://www.gdm.ru/

Размещено на Allbest.ru