Порядок обработки, передачи и хранение персональных данных работников

Сотрудники УК и ТО не запрашивают информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции;

Внутренний доступ к персональным данным сотрудника имеют:

- генеральный директор;

- руководитель отдела кадров;

- руководители структурных подразделений по направлению деятельности (доступ к личным данным только сотрудников своего подразделения) по согласованию с генеральным директором;

- при переводе из одного структурного подразделения в другое доступ к персональным данным сотрудника может иметь руководитель нового подразделения по согласованию с генеральным директором;

- сотрудники бухгалтерии - к тем данным, которые необходимы для выполнения конкретных функций;

- сам работник, носитель данных.

Внешний доступ к персональным данным работника имеют:

- налоговые инспекции;

- правоохранительные органы;

- органы статистики;

- страховые агентства;

- военкоматы;

- органы социального страхования;

- пенсионные фонды;

- подразделения муниципальных органов управления .[15,148]

Другим организациям сведения о работающем сотруднике или уже уволенном предоставляются только с письменного запроса на бланке организации, с приложением копии заявления работника.

Для того, чтобы получить персональные данные о сотруднике его родственникам также необходимо получить письменного разрешения самого сотрудника.

В ООО «Орентраст» были выявлены случаи передачи информации о персональных данных работника по телефону членам его семьи без письменного, что является нарушением законодательства. Это было выявлено после анализа анкеты, на выявление нарушений о защите персональных данных сотрудников.

Персональные компьютеры, на которых хранятся персональные данные защищены паролем.

Личные дела и документы, содержащие персональные данные работников, хранятся в шкафах, но не запирающихся на ключ. Это также является нарушением законодательства, т.к. не защищает от несанкционированного доступа к персональным данным работников. запирающихся шкафах (сейфах), обеспечивающих защиту от несанкционированного доступа.

Таким образом, изучив результаты анкетирования, выявив и проанализировав состав документации, содержащей персональные данные работника в УК и ТО ООО «Орентраст» грубых нарушений действующего законодательства установлено не было. Сотрудники в своей работе опираются на Законодательные и нормативные Акты. Однако, Локальных нормативных актов, регламентирующих работу с документами, содержащими персональные данные работника в ООО «Орентраст» нет. Работники УК и ТО имеют высокий уровень компетенции, понимают все степень ответственности, которая на них возложена и знают и возможных последствиях нарушения правил работы с персональными данными сотрудников.

Однако, ряд неточностей и несоответствий при работе с ПДР все-таки было выявлено в ходе изучения данных анкетирования.. Это следующие нарушения:

- Работник при поступлении на работу не заполняет Автобиографию;

- Были выявлены случаи, когда информация о работнике сообщалась с его согласия, однако это не было закреплено в письменной форме.

- Личные дела и документы, содержащие персональные данные работников, хранятся в шкафах, но не запирающихся на ключ. Это не защищает их от несанкционированного доступа;

- Выявлены случаи передачи персональных данных по телефону, что является нарушением действующего законодательства.

Исходя вышесказанного, представляется необходимым разработать рекомендации по усовершенствованию работы с документами, содержащими персональные данные работников. А также разработать Локальные нормативные акты, регламентирующие эту работу.

3. Рекомендации по совершенствованию процессов обработки, передачи и хранения персональных данных работников в ООО «Орентраст»

Проведя исследование, установив особенности работы с кадровыми документами в УК и ТО в области работы с персональными данными в ООО «Орентраст», представилось необходимым предложить рекомендации по совершенствованию регламентации работы с персональными данными работников.

Кроме того, возникла необходимость составить проект Инструкции о правилах обработки, хранения и передачи персональных данных работника. Это повысит компетенцию работников УК и ТО, значительно облегчит работу с документами, содержащими ПДР, и не допустит нарушения законодательства, влекущие за собой ответственность.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 2. Структура инструкции по правилам обработки, хранения и передачи персональных данных работника

В разделе «Общие положения» говорится, что нормативной базой, регламентирующей положения настоящей Инструкции, является статья 24 Конституции Российской Федерации, глава 14 Трудового кодекса Российской Федерации, статья 137 Уголовного кодекса Российской Федерации.

В разделе «Понятие и состав персональных данных» говориться, что к персональным данным работника, необходимым работодателю в связи с трудовыми отношениями относятся:

- сведения об образовании;

- сведения о предыдущем месте работы, опыте работы и занимаемой должности;

- сведения о составе семьи и наличии иждивенцев;

- сведения о состоянии здоровья и наличии заболеваний (когда это необходимо в случаях, установленных законом);

- сведения об отношении к воинской обязанности;

В разделе «Общие требования при обработки персональных данных» говориться, что в целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина работодатель и его представители при обработке ПДР обязан соблюдать следующие требования:

- в соответствии с законом

- необходимо получать от самого сотрудника

- сотрудник не имеет право обрабатывать персональные данные о его политических и религиозных убеждениях.

В разделе « Хранение персональных данных работников» говориться о том, что:

Хранения документов содержащих персональные данные работник осуществляется в несгораемых шкафах (сейфах), ключи от которых находятся у Начальника отдела кадров, а в его отсутствие у лица его замещающего. Другие сотрудники отдела кадров могут использовать данные документы только с разрешения вышеназванных лиц.

В разделе «Передача персональных данных работника» содержит следующие сведенья:

- Не сообщать персональные данные третьей стороне без письменного согласия работника

- Сотруднику отдела кадров разрешается доступ только к тем данным, которые необходимы ему для выполнения должностных обязанностей

- Сотрудник не имеет права запрашивать информацию о состоянии здоровья сотрудника

В разделе «Права работников по защите персональных данных» говориться, что:

Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с федеральными законами.

В разрабатываемой Инструкции, регламентировать Нормативную базу, на которую должны опираться сотрудники УК и ТО.[11] Необходимо четко определить какие сведения, относятся к персональным данным работников, определить порядок работы с персональными данными, т.е. установить четкие требования, которые должны соблюдать работники при сборе и обработке ПДР, определить на кого возлагается персональная ответственность за соблюдение сотрудниками отдела кадров данной Инструкции. Отдельное внимание нужно уделить хранению персональных данных, т.к. в УК и ТО ООО «Орентраст» хранение осуществляется не в соответствии с законодательными актами. Очень важным также является вопрос передачи персональных данных работника и ограничение доступа к ним. По этим вопросам также в отделе кадров данной организации имеются нарушения. Кроме того, необходимо определить ответственность за нарушение данной Инструкции. Проект Инструкции представлен в приложении. Инструкция утверждается и подписывается коммерческим директором ООО «Орентраст».

Кроме четкой инструкции хотелось бы дать предложения по усовершенствованию работы с документами, содержащие персональные данные работников в целом, разработанные специально для УК и ТО ООО «Орентраст», но которые могут быть полезны и для отделов кадров других организаций, имеющих дело с персональными данными.

УК и ТО целесообразно вести журнал учета, в который будут заноситься все факты ознакомления с персональными данными работников, а также информация о движении документов, включенных в личные дела, и самих личных дел. В таком журнале должны быть предусмотрены графы о дате выдачи и возврата документов (личных дел), сроке пользования, цели выдачи, наименовании выдаваемых документов (личных дел). В присутствии лица, возвращающего личное дело, обязательно сверяется по описи наличие всех документов. Нужно оговаривать вопрос о том, что лица, получающие документы, содержащие ПДР во временное пользование, не имеют права делать в них пометки, исправления, вносить новые записи, извлекать документы из личного дела или помещать в него новые.[11]

Принципиальным требованием правил работы с персональными данными является установление личной ответственности сотрудников за неразглашение доверенной им конфиденциальной информации, за сохранность сведений, а также их носителей. В этой связи лицо, получившее право работать с персональными данными, должно принять на себя ряд обязательств: не разглашать доверенные им сведения, неукоснительно выполнять правила работы с персональными данными, обеспечивать надежное хранение носителей конфиденциальной информации. Сотрудники, осуществляющие сбор, обработку, хранение и передачу ПДР, должны подписывать Соглашение о неразглашении персональных данных работника. Проект соглашения также представлен в приложении. Это повышает осознание личной ответственности и обязывает работника неукоснительно соблюдать все положения данного Соглашения и других Нормативных документов, регламентирующих работу с персональными данными работника.

Также следует незамедлительно сообщать уполномоченным лицам об утрате ключей, печатей и штампов, давать устные и письменные объяснения по фактам нарушения правил. В число ограничений входят также запреты на совершение определенных действий, могущих повлечь утрату носителей информации или разглашение конфиденциальных сведений, в частности, на передачу персональных данных лицам, не имеющим к ним доступа; на вынос документов из рабочего помещения без служебной необходимости и пр. Перечень указанных обязательств отражен Положениях о защите и обработке ПДР.

Более того, в соответствии с частью 3 статьи 57 Трудового кодекса условие о неразглашении работником сведений, составляющих охраняемую законом тайну, ставшую ему известной в связи с исполнением своих должностных обязанностей, может быть включено в трудовой договор с таким специалистом. В этом случае на работодателе лежит обязанность ознакомить работника с локальными нормативными актами предприятия, содержащими правила обработки и защиты персональных данных. Именно такая процедура доступа может быть использована в отношении специалистов кадровых служб.

Система защиты конфиденциальных сведений должна предусматривать проведение регулярных проверок наличия документов и других носителей информации, содержащих персональные данные работников, а также соблюдение правил работы с ними.[19]

Не менее строгого контроля требует работа со справочно-информационным банком данных по персоналу предприятия (карточками, журналами и книгами персонального учета сотрудников).

Отчетная и справочная работа отдела формирует каналы несанкционированного получения и незаконного использования персональных данных. В связи этим, Генеральный директор должен устанавливать: кто, когда, какие сведения и с какой целью может запрашивать в отделе кадров. И, что особенно важно - определяется порядок дальнейшего хранения сведений, работа с которыми закончена: где эти сведения будут находиться, кто несет ответственность за их сохранность и конфиденциальность.

На документах, выходящих за пределы отдела кадров, может ставиться гриф "конфиденциально" или "для служебного пользования". В отделе кадров обязательно остаются копии всех отчетных и справочных документов. Целесообразно, чтобы подлинники этих документов после минования в них надобности возвращались в отдел кадров для включения в дело вместо хранящейся там копии.[19]

В структурных подразделениях предприятия могут быть следующие документы, содержащие персональные данные:

- журнал табельного учета с указанием должностей, фамилий и инициалов сотрудников (находится у работника, ведущего табельный учет, - табельщика),

- штатное расписание (штатный формуляр) подразделения, в котором может дополнительно указываться, кто из сотрудников занимает ту или иную должность, вакантные должности (находится у руководителя подразделения),

- дело с выписками из приказов по личному составу, касающимися персонала подразделения (находится у табельщика).

Начальник УК и ТО может иметь список сотрудников с указанием основных биографических данных каждого из них (год рождения, образование, местожительство, домашний телефон и др.). Все перечисленные документы следует хранить в соответствующих делах, включенных в номенклатуру дел и имеющих гриф ограничения доступа. Не реже одного раза в год работники отдела кадров проверяют наличие этих дел в подразделениях, их комплектность, правильность ведения и уничтожения.

Персональные данные работников могут также храниться в электронном виде в локальной компьютерной сети. В таком случае доступ к персональным данным работников должен быть технически возможен только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы им для выполнения конкретных функций. Все документы по личному составу должны обязательно сдаваться в архив.

В отделе кадров дела, картотеки, учетные журналы и книги учета хранятся в рабочее и нерабочее время в металлических запирающихся и опечатываемых шкафах. Работникам не разрешается при любом по продолжительности выходе из помещения оставлять какие-либо документы на рабочем столе или оставлять шкафы незапертыми. У каждого работника должен быть свой шкаф для хранения закрепленных за ним дел и картотек. Трудовые книжки хранятся в сейфе. Оставлять на рабочем столе в нерабочее время документы, картотеки, служебные записи и другие материалы категорически запрещается.[16, 140-155]

Прием посетителей также должен быть регламентирован. Посетители могут представлять угрозу информационной безопасности УК и ТО. Он должен осуществляться в строго определенное время. В часы приема не должны заниматься работой, связанной с ПДР и осуществлять функции только по работе с посетителями.

На столе работника, ведущего прием, не должно быть никаких документов, кроме тех, которые касаются данного посетителя. Ответы на вопросы даются только лично тому лицу, которого они касаются. Не допускается отвечать на вопросы, связанные с передачей персональной информации, по телефону или факсу. Ответы на правомерные письменные запросы других учреждений и организаций даются в письменной форме и в том объеме, который позволяет не разглашать излишний объем персональных сведений. [16, 165-170]

Подбор персонала для работы в отделе кадров ведется с учетом требований, которые разработаны для должностей, связанных с владением и обработкой конфиденциальных сведений и документов. Здесь: анализ личностных и моральных качеств претендентов на должность; подписание обязательства о неразглашении защищаемых сведений; оформление приказом первого руководителя предприятия допуска к конфиденциальной информации; обучение правилам защиты конфиденциальной информации и регулярное инструктирование по отдельным вопросам защиты; контроль соблюдения действующих инструкций по работе с конфиденциальными документами.

Таким образом, в ООО «Орентраст» работа с персональными данными организована в соответствии с общепринятым законодательством, для совершенствования процессов обработки, передачи и хранения персональных данных работников были разработаны соответствующие рекомендации и инструкции. А также проекты Локальных нормативных документов Положения об обработке и использовании персональных данных работника и Положения о защите персональных данных. Это облегчит работу сотрудникам кадровой службы, поможет повысить уровень их компетенции, и позволит компании поддерживать свой высокий статус. А также даст возможность безупречно организовать работу с персональными данными в организации, согласно всем требованиям действующего законодательства.

Заключение

Подводя итоги, следует отметить, что персональными данными работника признается информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника.

Персональные данные относятся к категории конфиденциальной информации, предполагающей отсутствие свободного доступа к ней и наличие эффективной системы ее защиты. Принимая на работу нового сотрудника, работодатель должен сообщить ему о целях получения персональных данных, о характере подлежащих получению персональных данных работника, а также предупредить о последствиях отказа сотрудника дать письменное согласие на получение таких сведений.

Работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни, а также данные о членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности.

Конфиденциальность, сохранность и защита персональных данных в отделе кадров обеспечивается отнесением их к служебной тайне. Работа с персональными данными должна быть организована в строгом соответствии с требованиями к обработке и хранению информации ограниченного доступа.

Сотрудники кадровой службы получают полный доступ ко всем персональным сведениям о работниках и то, каким образом организуется работа с ними имеет очень важное значение как для организации, так и для сотрудника. А нарушение законодательства влечет за собой дисциплинарную, административную и уголовную ответственность.

Существует множество случаев, когда конфиденциальная информация может быть разглашена. Это является нарушением законодательства и правил работы с персональными данными работников. С целью выявления таких нарушений сотрудникам УК и ТО было предложено заполнить специально разработанную анкету , содержащую вопросы о возможностях разглашения этих сведений. Определялся уровень компетенции сотрудников кадровой службы, и уровень понимания ими всей ответственности, которую он несут перед работником, получая доступ к его персональным данным. А также степень знаний своих обязанностей, и форм ответственности нарушения законодательства в области работы с персональными данными работников.

Ответы, полученные в ходе этого исследования были проанализированы, и на их основе составлено представление о работе УК и ТО «Орентраст» и вывялены нарушения и предложены пути совершенствования работы с документами, содержащими персональные данные работников.

Было установлено что, при определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника сотрудники кадровой службы «Орентраст» руководствуются Конституцией Российской Федерации, Трудовым Кодексом РФ и иными федеральными законами.

Все персональные данные работника получают у него самого. Случались случаи, когда сведение о работнике можно было получить только у третьей стороны. В этом случае сотрудник был уведомлен об этом и от него было получено согласие на это. Однако, это согласие не было закреплено в письменной форме, что является нарушением законодательства. Кроме того, работодатель обязан сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение.

В ООО «Орентраст» работа с персональными данными организована в соответствии с общепринятым законодательством, за исключением некоторых моментов, которые были выявлены и проанализированы в данной работе. Разработаны соответствующие рекомендации и инструкции. А также проекты Локальных нормативных документов Положения об обработке и использовании персональных данных работника и Положения о защите персональных данных. Это облегчит работу сотрудникам кадровой службы, поможет повысить уровень их компетенции, и позволит компании поддерживать свой высокий статус. А также даст возможность безупречно организовать работу с персональными данными в организации, согласно всем требованиям действующего законодательства.

Список использованных источников

1. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. 30.06.2006, с изм. от 11.07.2006) . - М.: Изд.-консультац. компания "Статус - Кво 97", 2009. - 224 с.

2. Указ Президента РФ от 01.06.98 № 640 "О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы".

3. Указ Президента Российской Федерации от 06.03.97 № 188 "О перечне сведений конфиденциального характера" // Собрание законодательств РФ. - 2008. - № 7.

4. Федеральный закон "Об электронной цифровой подписи" от 10.01.2002 № 1-ФЗ // Собрание законодательств РФ. - 2011. - № 3.

5. Альбрехт, Б.В. Нормативно-правовые и организационно-методические вопросы организации работы с документами по личному составу / Б.В. Альбрехт // Секретар. дело. - 2010.- № 1. - С. 9-11.

6. Андреева, В.И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ) / В.И. Андреева. - М.: ЗАО Бизнес-Школа "Интел-Синтез", 2006. - 222 с.

7. Андреева, В.И. Документирование деятельности кадровой службы [Текст] / В.И. Андреева // Справ. кадровика. - 2002. - № 12. - С. 41-49.

8. Андреева, В.И. Локальные нормативные акты как организационная основа делопроизводства / В.И. Андреева // Справ. секретаря и офис-менеджера. - 2006. - № 10. - С. 28-36.

9. Андреева, В.И. Образцы документов делопроизводства / В.И. Андреева. - М.: ЗАО Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2011. - 160 с.

10. Анисимов Л.Н. Ответственность за нарушение законодательства о защите персональных данных работника// Справочник кадровика.- 2004. - № 12.

11. Анисимов Л.Н. Персональные данные работника: требования к передаче// Справочник кадровика. - 2010. - № 6.

12. Астахова, А.А. Ведение и хранение трудовых книжек / А.А. Астахова // Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2010. - № 12. - С. 30-44.

13. Басаков, М.И. Документы по персоналу предприятия / М. И. Басаков. - Ростов н/Д: МарТ, 2011. - 272 с.

14. Весник В.Р. Управление персоналом. Теория и практика. М.: ТК "Велби", Проспект, 2012.

15. Трудовой кодекс Российской Федерации // [Электронный ресурс]: consultant. ru.

16. Васильева, Е.А. Встречаем трудового инспектора / Е.А. Васильева // Кадровая служба и управление персоналом предприятия. - 2009. - № 7. - С. 27-35.

17. Владимиров, В.В. Вопросы учета и ведения трудовых книжек / В.В. Владимиров // Консультант бухгалтера. - 2010. - № 2. - С. 15-19.

18. Гавердовская, Е.Л. Кадры решают все / Е.Л. Гавердовская // Управление персоналом. - 2009. - № 11 (141). - С. 61.

19. Делопроизводство (организация и технология документационного обеспечения управления): учеб. для вузов / Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.А. Быкова. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2011. - 359 с.

20. Делопроизводство в кадровой службе / сост. А.В. Верховцев. - 4-е изд. - М.: ИНФРА-М, 2012. - 223 с.

21. Е. Майорова // Управление персоналом. - 2011. - № 4 (134). - С. 63-69.

22. Ермолаева, А.В. О некоторых аспектах правового регулирования ДОУ и архивного дела в субъектах РФ / А.А. Ермолаева // Делопроизводство. - 2009. - № 2. - С. 34-37.

23. Журавлева И.В. Положение об обработке персональных данных работников // Кадровые решения. - 2011. - № 4.

24. Журавлева, И.В. Изменения общего характера, внесенные в трудовой кодекс РФ / И.В. Журавлева // Секретарь - референт. - 2006. № 9. - С. 37-41.

Приложение А

Анкета (на выявление компетентности в области обработки, передачи и хранения персональных данных работников)

__________________________(Ф.И.О. опрашиваемого)

1. Какими нормативными документами Вы руководствуетесь, при определении объёма и содержания обрабатываемых персональных данных?

2. Где вы получаете данные работника?

3. Были ли случаи, когда вы получали сведения от третьей стороны?

4. Можете ли вы запрашивать информацию о сотруднике о их политических и религиозных убеждениях?

5. Может ли работник получать у вас информацию о себе, получать копии любой записи?

6. Может ли работник обратиться к вам с просьбой об исправлении и дополнении записи о персональных данных?

7. Обязан ли работник заполнять автобиографию?

8. Имеете ли вы право на разглашение персональных данных вашего сотрудника?

9. Какое наказание за разглашение персональных данных персонала ждёт сотрудника кадров?

10. Имеете ли право разглашать данные о сотруднике по телефону?

11. Может ли информация о работнике сообщаться без его согласия другим лицам?

12. Необходимо ли письменного закреплять согласия работника на разглашение персональных данных о нём?

13. Где хранятся личные дела и документы, содержащие персональные данные?

Приложение Б

Генеральный директор

______

Общество с ограниченной ответственностью "Орентраст"

ИНСТРУКЦИЯ 2013 г. №__

по правилам обработки, хранения и передачи персональных данных работника

I. Общие положения.

Нормативной базой, регламентирующей положения настоящей Инструкции, является статья 24 Конституции Российской Федерации, глава 14 Трудового кодекса Российской Федерации, статья 137 Уголовного кодекса Российской Федерации.

II. К персональным данным работника, необходимым работодателю в связи с трудовыми отношениями, относятся:

* сведения об образовании;

* сведения о предыдущем месте работы, опыте работы и занимаемой должности;

* сведения о составе семьи и наличии иждивенцев;

* сведения о состоянии здоровья и наличии заболеваний (когда это необходимо в случаях, установленных законом);

* сведения об отношении к воинской обязанности;

III. Порядок обработки персональных данных работника.

1. При обработке персональных данных работника, то есть их получении, хранении, комбинировании, передаче или любом другом использовании персональных данных работника, сотрудники отдела кадров обязаны соблюдать следующие общие требования:

Обрабатывать персональные данных работника возможно исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества;

Все персональные данные работника следует получать у него самого. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие;

Сотрудник отдела кадров не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни, членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений с письменного согласия работника, а также случаев предусмотренных федеральным законом;

Персональную ответственность за соблюдение всеми сотрудниками отдела кадров настоящей Инструкции, а также контроль за ее соблюдением возложен на Начальника отдела кадров ________________________

Все сотрудники отдела кадров должны быть ознакомлены с настоящей Инструкцией под подпись.

IV. Хранение персональных данных работников.

Хранения документов, содержащих персональные данные работника, осуществляется в несгораемых шкафах (сейфах), ключи от которых находятся у Начальника отдела кадров, а в его отсутствие у лица его замещающего. Другие сотрудники отдела кадров могут использовать данные документы только с разрешения вышеназванных лиц.

V. Передача персональных данных работника.

1. При передаче персональных данных работника сотрудник отдела кадров должен соблюдать следующие требования:

Не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных федеральным законом, а также не сообщать соответствующие сведения в коммерческих целях без письменного согласия работника;

При передаче персональных данных работников предупредить лиц, получающих персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, о которых они сообщали.

Сотруднику отдела кадров разрешается доступ только к тем персональным данным работников, которые необходимы для выполнения им его должностных обязанностей

Сотрудник отдела кадров не имеет права запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции.

VI. Ответственность.

Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с федеральными законами.

Приложение В

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель организации

_____________И.О. Фамилия

____________ 200_г.

ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОБРАБОТКЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ РАБОТНИКА

Содержание.

1. Общие понятия персональных данных работника, обработки и использовании персональных данных работника.

2. Основополагающие принципы защиты персональных данных работника.

3. Общие требования при обработке персональных данных работника.

4. Хранение и использование персональных данных работника.

5. Передача персональных данных работника.

6. Права работников по защите персональных данных.

7. Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных работника.

1. Общие понятия

Персональные данные работника (ПДР) - информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника. ПДР относятся к категории конфиденциальной информации.

Обработка персональных данных работника - получение, хранение, комбинирование, передача или любое другое использование ПДР.

2. Основополагающие принципы защиты ПДР

Личная ответственность работников за сохранность и конфиденциальность сведений о работе Отдела по персоналу (Отдел) и персональных данных, а также носителей этой информации.

Разбиение (дробление) знания персональных данных между разными работниками Отдела. Не допускается, чтобы работник мог знакомиться с любыми документами и материалами Отдела.

Наличие четкой разрешительной системы доступа работников Отдела к документам, делам и базам данных.

Проведение регулярных проверок наличия традиционных и электронных документов, дел и баз данных у работников Отдела и кадровых документов в подразделениях Общества.

3. Общие требования при обработке ПДР

В целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина работодатель и его представители при обработке ПДР обязаны соблюдать следующие требования:

Обработка ПДР может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.

При определении объема и содержания обрабатываемых ПДР работодатель должен руководствоваться Конституцией РФ, Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами.

Все ПДР следует получать от самого работника. Если ПДР можно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение.

Работодатель не имеет права получать и обрабатывать ПДР о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни. В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, в соответствии со статьей 24 Конституции РФ работодатель вправе получать и обрабатывать данные о частной жизни работника только с его письменного согласия.

Работодатель не имеет права получать и обрабатывать ПДР о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом.

Персональные данные не могут быть использованы в целях причинения имущественного и/или морального вреда гражданам, затруднения реализации прав и свобод граждан РФ.

При принятии решений, затрагивающих интересы работника, работодатель не имеет права основываться на ПДР, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения.

Защита ПДР от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена работодателем за счет его средств в порядке, установленном федеральным законом.

Работники и их представители должны быть ознакомлены под расписку с документами организации, устанавливающими порядок обработки ПДР, а также об их правах и обязанных в этой области.

Работники не должны отказываться от своих прав на сохранение и защиту тайны.

Работодатели, работники и их представители должны совместно вырабатывать меры защиты ПДР.

4. Хранение и использование персональных данных работника.

Для обеспечения хранения ПДР необходимо выполнить следующие шаги:

Издание приказа или распоряжения о закреплении за работниками Отдела определенных массивов документов, необходимых им для информационного обеспечения функций, указанных в должностных инструкциях этих работников, утверждение схемы доступа работников Отдела и руководящего состава Общества, структурных подразделений к документам Отдела; устанавливается: кто, когда, какие сведения и с какой целью может запрашивать в Отделе, организация приема посетителей порядок дальнейшего хранения сведений, работа с которыми закончена: где эти сведения будут храниться, кто несет ответственность за их сохранность и конфиденциальность.

Функционирование Управления должно быть подчинено, в том числе, решению задач обеспечения безопасности ПДР, их защиты:

В часы приема посетителей работники Отдела не должны выполнять функции, не связанные с приемом, вести служебные и личные переговоры по телефону. На столе работника, ведущего прием, не должно быть никаких документов, кроме тех, которые касаются данного посетителя.

Не допускается отвечать на вопросы, связанные с передачей ПДР по телефону. Ответы на письменные запросы других учреждений и организаций даются в письменной форме на бланке Общества и в том объеме, который позволяет не разглашать излишний объем ПДР.

При выдаче справки с места работы необходимо удостовериться в личности работника, которому эта справка выдается. Не разрешается выдавать ее родственникам или сослуживцам лица, которому требуется справка (за исключением случаев предоставления нотариально заверенной доверенности). За получение справки работник Общества расписывается в журнале учета выдачи справок.

В Отделе дела, картотеки, учетные журналы и книги учета хранятся в рабочее и нерабочее время в металлических запирающихся шкафах. Работникам не разрешается при выходе из помещения оставлять какие-либо документы на рабочем столе или оставлять шкафы незапертыми.

На рабочем столе работника должен всегда находиться только тот массив документов и учетных карточек, с которым в настоящий момент он работает. Другие документы, дела, карточки, журналы должны находиться в запертом шкафу. Исполняемые документы не разрешается хранить в россыпи. Их следует помещать в папки, на которых указывается вид производимых с ними действий (подшивка в личные дела, для отправки и пр.).

В конце рабочего дня все документы, дела, листы бумаги и блокноты с рабочими записями, инструктивные и справочные материалы должны быть убраны в металлические шкафы, сейфы. На рабочем столе не должно оставаться ни одной бумажки. Черновики и редакции документов, испорченные бланки, листы со служебными записями в конце рабочего дня уничтожаются в специальной бумагорезательной машине.

Сдачу на охрану и снятие с охраны помещений Отдела осуществляют работники Отдела.

Уборка помещений допускается только в присутствии сотрудников Отдела.

Мусор, выносимый из помещений, должен сжигаться.

Хранение ПДР:

Материалы, связанные с анкетированием, тестированием, проведением собеседований с кандидатами на должность, имеют гриф "Строго конфиденциально". Материалы с результатами тестирования работающих работников, материалы их аттестаций, также имеют гриф строгой конфиденциальности.

Личное дело должно обязательно иметь опись документов, включенных в дело. Листы дела нумеруются в процессе формирования дела.

Все новые записи в дополнении к личному листку по учету кадров и учетных формах заверяются росписью работников Отдела.

В случае изъятия из личного дела документа в описи дела производится запись с указанием основания для подобного действия и нового местонахождения документа. С документа, подлежащего изъятию, снимается копия, которая подшивается на место изъятого документа. Отметка в описи и копия заверяются росписью работника Отдела. Замена документов в личном деле кем бы то ни было запрещается. Новые, исправленные документы помещаются вместе с ранее подшитыми.

Личные дела могут выдаваться на рабочие места Директора Общества, начальника Отдела и инспектора по кадрам. Передача личных дел руководителям через секретаря не допускается. Другие руководители Общества могут знакомиться с личными делами подчиненных им сотрудников в помещении Отдела под наблюдением работника, ответственного за сохранность и ведение личных дел. Сотрудник Общества имеет право знакомиться только со своим личным делом и трудовой книжкой, учетными карточками, отражающими его персональные данные.

При возврате дела тщательно проверяется сохранность документов, отсутствия повреждений, включения в дело других документов или подмены документов. Просмотр дела производится в присутствии руководителя.

Трудовые книжки всегда хранятся отдельно от личных дел в закрытом сейфе.

Строгому контролю подлежит также работа со справочно-информационным банком данных по персоналу Общества (картотеками, журналами и книгами персонального учета сотрудников).

На документах, выходящих за пределы Отдела, может ставиться гриф "Конфиденциально" или "Для служебного пользования". В Отделе обязательно остаются копии всех отчетных и справочных документов.

В структурных подразделениях Общества могут быть следующие документы, содержащие ПДР: журнал табельного учета с указанием должностей, фамилий, инициалов сотрудников (находится у работника, ведущего табельный учет, табельщика), штатное расписание (штатный формуляр) подразделения, в котором дополнительно может указываться, кто из сотрудников занимает ту или иную должность, вакантные должности (находится у руководителя подразделения), дело с выписками из приказов по личному составу, касающимися подразделения. Руководитель подразделения может иметь список сотрудников с указанием основных биографических данных каждого из них (год рождения, образование, местожительство, домашний телефон и т.п.). Все перечисленные документы следует хранить в соответствующих делах, включенных в номенклатуру дел, имеющих гриф ограничения доступа.

5. Передача ПДР

При передаче ПДР работодатель должен соблюдать следующие требования:

Не сообщать ПДР третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровья работника, а также в случаях, установленных федеральным законом.

Не сообщать ПДР в коммерческих целях без его письменного согласия.

Предупредить лиц, получающих ПДР, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получающие ПДР, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности).

Осуществлять передачу ПДР в пределах Общества в соответствии с локальными нормативными актами, с которыми работник должен быть ознакомлен под расписку.

Передаваемые руководителям отчетные и справочные сведения обязательно документируются в виде сводок, справок и т.п. Устное сообщение сведений, как правило, использоваться не должно, за исключением случаев, когда запрашивается единичная информация (дата рождения сотрудника, какой вуз окончил и т.п.).

Не запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции.

6. Права работников по защите персональных данных

В целях обеспечения защиты ПДР, хранящихся у работодателя, работники имеют право на:

Полную информацию об их ПДР и обработке этих данных.

Свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей ПДР, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом.

Определение своих представителей для защиты своих ПД.

Требование об исключении или исправлении неверных или неполных ПДР, а также данных, обработанных с нарушением Трудового кодекса РФ. При отказе работодателя исключить или исправить ПДР он имеет право заявить в письменной форме работодателю о своем несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия. ПДР оценочного характера работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения.

Требование об извещении работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные ПДР, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях.

Обжалование в суд любых неправомерных действий ли бездействия работодателя при обработке и защите его ПД.

7. Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных работника

Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту ПДР, несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с федеральными законами.

Инспектор по кадрам

СОГЛАСОВАНО:

Юрисконсульт (______________________)

Приложение Г

Положения о защите персональных данных

УТВЕРЖДЕНО

Общество с ограниченной ответственностью «Орентраст»

Приказ от 15.11. 2013 года № 3

ПОЛОЖЕНИЕ от 2013 г. № 01 о защите персональных данных работников

1. Общие положения

Настоящее Положение устанавливает порядок получения, учета, обработки, накопления и хранения документов, содержащих сведения, отнесенные к персональным данным работников Общества с ограниченной ответственностью "Орентраст".

Под работниками подразумеваются лица, имеющие трудовые отношения с ООО «Орентраст».

Цель настоящего Положения - защита персональных данных работников ООО «Орентраст» от несанкционированного доступа.

Персональные данные всегда являются конфиденциальной, строго охраняемой информацией.

Основанием для разработки настоящего Положения являются Конституция РФ, Трудовой кодекс РФ, другие действующие нормативно-правовые акты РФ.

Настоящее Положение и изменения к нему утверждаются Генеральным директором и вводятся приказом по основной деятельности ООО «Орентраст». Все работники ООО «Орентраст» должны быть ознакомлены под подпись с данным Положением и изменениями к нему.

2. Понятие и состав персональных данных

Под персональными данными работников понимается информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника, а также сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни работника, позволяющие идентифицировать его личность.

Состав персональных данных работника:

- анкета;

- автобиография

- образование;

- сведения о трудовом и общем стаже;

- сведения о предыдущем месте работы;

- сведения о составе семьи;

- паспортные данные;

- сведения о воинском учете;

- сведения о заработной плате сотрудника;

- сведения о социальных льготах;

- специальность;

- занимаемая должность;

- размер заработной платы;

- наличие судимостей;

- адрес места жительства;

- домашний телефон;

- место работы или учебы членов семьи и родственников;

- содержание трудового договора;

- содержание декларации, подаваемой в налоговую инспекцию;

- подлинники и копии приказов по личному составу;

- личные дела и трудовые книжки сотрудников;

- основания к приказам по личному составу;

- дела, содержащие материалы по повышению квалификации и переподготовке сотрудников, их аттестации, служебным расследованиям;

- копии отчетов, направляемые в органы статистики;

- копии документов об образовании;

- результаты медицинского обследования на предмет годности к осуществлению трудовых обязанностей;

- фотографии и иные сведения, относящиеся к персональным данным работника.

Данные документы являются конфиденциальными, хотя, учитывая их массовость и единое место обработки и хранения, соответствующий гриф ограничения на них не ставится. Режим конфиденциальности персональных данных снимается в случаях обезличивания или по истечении 75 лет срока хранения, если иное не определено законом.

3. Обязанности работодателя

В целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина работодатель и его представители при обработке персональных данных работника обязаны соблюдать следующие общие требования:

обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества;

при определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться Конституцией Российской Федерации, Трудовым Кодексом РФ и иными федеральными законами;

все персональные данные работника следует получать у него самого. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее, и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение;

работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни. В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, в соответствии со статьей 24 Конституции Российской Федерации работодатель вправе получать и обрабатывать данные о частной жизни работника только с его письменного согласия;

работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом;

при принятии решений, затрагивающих интересы работника, работодатель не имеет права основываться на персональных данных работника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения;

защита персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена работодателем за счет его средств в порядке, установленном федеральным законом;

работники и их представители должны быть ознакомлены под расписку с документами организации, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области;

работники не должны отказываться от своих прав на сохранение и защиту тайны;

4. Обязанности работника

Передавать работодателю или его представителю комплекс достоверных, документированных персональных данных, состав которых установлен Трудовым кодексом РФ;

Своевременно в разумный срок, не превышающий 5 дней, сообщать работодателю об изменении своих персональных данных.

5. Права работника

на полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных;

на свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные сотрудника, за исключением случаев, предусмотренных законодательством РФ;

на определение своих представителей для защиты своих персональных данных;

на доступ относящимся к нему медицинским данным с помощью медицинского специалиста по своему выбору;

На требование об исключении или исправлении неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований. При отказе работодателя исключить или исправить персональные данные сотрудника он имеет право заявить в письменной форме работодателю о своем несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия. Персональные данные оценочного характера сотрудник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения;

на требование об извещении работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные сотрудника, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях;

на обжалование в суд любых неправомерных действий или бездействия работодателя при обработке и защите его персональных данных.

6. Сбор, обработка и хранение персональных данных

Обработка персональных данных работника - это получение, хранение, комбинирование, передача или любое другое использование персональных данных работника.

Все персональные данные работника следует получать у него самого. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие.

Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а так же о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение.

Работник предоставляет работодателю достоверные сведения о себе. Работодатель проверяет достоверность сведений, сверяя данные, предоставленные работником, с имеющимися у работника документами. Предоставление работником подложных документов или ложных сведений при поступлении на работу является основанием для расторжения трудового договора.

При поступлении работу работник заполняет анкету и автобиографию.

Анкета представляет собой перечень вопросов о персональных данных работника.

Анкета заполняется работником самостоятельно. При заполнении анкеты работник должен заполнять все ее графы, на все вопросы давать полные ответы, не допускать исправлений или зачеркивания, прочерков, помарок, в строгом соответствии с записями, которые содержаться в его личных документах.

...