Осуществление функций управления учреждения через создание распорядительных документов

Доронин Николай Андреевич - директор Уральского колледжа технологий и предпринимательства, заслуженный учитель РФ, кандидат педагогических наук, отличник ПТО РСФСР, ветеран труда, награжден почетными знаками «Строительная сила», «Директор года 2007» и «Директор года 2010» и юбилейной медалью «70 лет профтехобразованию России - за вклад в развитие профессионального образования, высокий профессионализм и плодотворный труд».

Николай Андреевич более четверти века возглавляет образовательное учреждение.

Педагогическому коллективу отведена центральная роль в содействии профессионального развития личности и становления профессиональной индивидуальности. Колледж на 100% укомплектован педагогическими кадрами, что позволяет вести образовательный процесс по всем образовательным программам в соответствии с инвариантной и вариативной составляющими государственных образовательных стандартов. Процесс теоретического обучения осуществляют 52 преподавателя, из них штатных - 43, совместителей - 9. Практическое обучение осуществляют 28 мастеров производственного обучения. Общее количество педагогов, мастеров п/о - 98 человек. Возраст кадров: До 30 лет - 17 человек. От 30 до 40 лет - 23 человек. От 41 до 50 лет - 22 человек. От 51 до 60 лет - 25 человек. Свыше 60 лет - 10 человек. В колледже обучается 996 студентов.

С 1998 года на колледже реализуются Германо-российские проекты. Подготовка специалистов для предприятий малого и среднего бизнеса, служит импульсом к дальнейшему интенсивному развитию Уральского колледжа технологий и предпринимательства.

Сегодня колледж - многопрофильное образовательное учреждение, реализующее интегрированные образовательные программы начального и среднего профессионального образования, образовательные программы среднего и начального профессионального образования, предоставляет качественные дополнительные образовательные услуги в рамках подготовки, переподготовки, повышения квалификации.

В колледже реализуются уровни профессионального образования и профессиональной подготовки: - основные образовательные программы среднего профессионального образования; - основные программы начального профессионального образования; - непрерывные (многоуровневые) образовательные программы начального и среднего профессионального образования; - программы дополнительного профессионального образования для различных категорий населения и для обучающихся колледжа. Колледж предоставляет образовательные услуги по четырем группам профессий и специальностей (кластерам): архитектура и строительство, экономика и управление, технология производства, агропромышленное направление. Реализуемые в 2012-2013 у.г. основные профессиональные образовательные программы в соответствии с лицензией и Уставом колледжа: Начальное профессиональное образование Среднее профессиональное образование: Лаборант-эколог, Ветеринария, Сварщик, Экономика и бухучет в строительстве, Плиточник-мозаичник, Коммерция (по отраслям), Маляр-дизайнер, Монтаж и эксплуатация холодильно-компрессорных машин и установок, Столяр, Документационное обеспечение управления и архивоведение, Автомеханик, Архитектура, Кровельщик, Строительство и эксплуатация зданий и сооружений, Монтажник санитарно-технических систем и оборудования, Садово-парковое и ландшафтное строительство, Ветеринарный фельдшер. В колледже созданы условия для свободного выбора обучающимися траекторий профессионального образования и профессиональной подготовки на основе развитости (многопрофильности и многоуровневости) профессиональных услуг. Переход от одного уровня образования к другому возможен как внутри одного кластера, так и между кластерами. Основные образовательные программы дополняются программами дополнительного профессионального образования по рабочим профессиям и по предпринимательской деятельности. Пять ремесленных профессий в кластере «Архитектура и строительство» являются эксклюзивными: плиточник-мозаичник, маляр-дизайнер, столяр-станочник, кровельщик, монтажник санитарно-технических систем и вентиляции. Их реализация основана на интеграции отечественного и зарубежного опыта подготовки специалистов для малого предпринимательства в рамках международного сотрудничества с Фондом Э. Шёка (Германия). Впервые в 2012-2013 у. г. подготовлена и выпущена группа по эксклюзивной профессии «Автомаляр», реализуемой совместно с германской стороной, все выпускники трудоустроены на ведущие предприятия автомобильного сервиса. Данная программа не реализуется ни в одном образовательном учреждении.

Образовательный процесс осуществляется на основе современных педагогических технологий, качественного дидактического сопровождения процесса обучения. Инновационная деятельность преподавателей колледжа на системной основе осуществляется на основе следующих педагогических технологий:

· технология взаимообучения;

· адаптивная система обучения;

· разноуровневое обучение по квалимитрическому подходу;

· игровые, тренинговые, диалоговые технологии;

· технологии саморегулируемого обучения;

· технологии интерактивного обучения;

· технологии личностно-ориентированного обучения;

· технология проекта;

· ИК-технологии.

Образовательные технологии педагогов строятся на принципах единства компетентностного подхода, образовательного и производственного процессов и направлены на развитие самостоятельной работы студентов и профессиональной направленности образовательного процесса. Преподаватели повышают свой профессиональный уровень на курсах, семинарах, школах, а также проводят мастер-классы, участвуют в ярмарках-выставках различного уровня, методических выставках. Создание условий и организация непрерывного профессионального обучения педагогов колледжа позволили повысить профессионально-педагогическую компетентность и информационную культуру педагога. Обучение в мастерских колледжа максимально приближено к реальному рабочему месту на производстве. Мастера производственного обучения внедряют в учебный процесс новые педагогические технологии, нестандартные формы обучения, направленные на приобретение обучающимися и студентами самостоятельной работы в рамках деятельностно - ориентированных технологий. В производственной практике широко используется проектная технология (метод проектов). Обучающиеся самостоятельно разрабатывают проект, определяют объемы работ, перечень необходимого оборудования, разрабатывают технологический процесс работ, осуществляют самоконтроль своей деятельности. С каждым курсом увеличивается степень сложности проектных заданий.

Авторитет объединённого учебного заведения постоянно растет. Расширяется и спектр образовательных услуг. Колледж успешно реализует свою миссию - удовлетворение потребности общества в высоко квалифицированных специалистах. В современных экономических условиях постоянно повышаются требования работодателей к подготовке молодых специалистов. С целью повышения интереса к выпускникам, главной задачей Уральского колледжа технологий и предпринимательства является повышение качества профессионального образования выпускников колледжа. Создана развивающая образовательная среда, качественно влияющая на становление личности, способствующей повышению интереса обучающихся к избранной профессии, требующей соответствующей профессиональной компетентности педагогических работников в вопросах научно-обоснованной организации образовательного процесса, способствующей повышению имиджа колледжа среди обучающихся, родителей, социальных партнеров.

Управление колледжем осуществляется в соответствии с Законом РФ «Об образовании», Типовым положением СПО, Уставом колледжа на принципах развития инновационной экономики, открытости, самоуправления, приоритета общечеловеческих ценностей, охраны жизни и здоровье человека, свободного развития личности. Административное управление осуществляет директор и его заместители. Основной функцией директора является координация всех субъектов образовательного процесса через органы соуправления: наблюдательный совет, общее собрание трудового коллектива, совет колледжа, педагогический совет, научно-методический совет, студенческий совет.

2.2 Порядок составления, оформления и издания распорядительных документов в учебной части УКТП

Учебная часть осуществляет свою деятельность под руководством руководителя структурного подразделения по учебной работе, Руководителя структурного подразделения (заведующий отделением), Секретаря учебной части, учебная часть ориентирована на организацию и контроль учебного процесса по очной форме обучения. Контроль за работой учебной части осуществляет руководитель структурного подразделения по СПО.

Основными функциями учебной части являются:

* повышение эффективности учебного процесса и качества обучения;

* координация учебной работы в подразделении;

* координация воспитательной работы в учебных группах;

* обобщение итогов экзаменационных сессий, анализ учебной деятельности подразделения;

* работа с родительскими комитетами учебных групп.

Основные задачи и направления работы учебной части:

* планирование, организация и контроль учебного процесса;

* составление графика учебного процесса на учебный год, координация разработанных учебных планов по специальностям, курсам;

* планирование использования кабинетного фонда для проведения занятий;

* разработка плана контроля учебного процесса и подготовки специалистов;

* составление расписания итоговых государственных экзаменов и контроль за его выполнением;

* участие в составлении отчета по показателям работы за каждый год;

* контроль за проведением учебных занятий, выполнением учебных планов, выполнением рабочих программ, календарных планов;

* распределение почасового фонда на календарный год и контроль за его использованием;

* контроль за состоянием текущей успеваемости и ходом экзаменационных сессий студентов по специальностям;

* подготовка отчетов и справочных материалов по вопросам учебной работы;

* координация работы подразделения со школами;

* контроль за выполнением директив, приказов, распоряжений, инструкций и указаний вышестоящих органов, решений Совета колледжа, приказов и распоряжений директора и заместителя директора по учебной работе по вопросам планирования, организации и руководства учебным процессом;

* контроль за соблюдением договорных обязательств студентами, обучающимися на платной основе;

* осуществление еженедельного контроля успеваемости в группах, посещаемости в группах, состояния кабинетов;

* заполнение бланков строгой отчетности и ведение учета их расходования;

* составление отчета о новом приеме в колледж;

* контроль за ведением журналов учебных занятий, проверка накопляемости оценок;

* контроль заполнения часов педагогической нагрузки;

* составление отчета по форме 2 - «Ведомость учета часов учебной работы преподавателей».

Содержание деятельности учебной части:

Работа учебной части целиком ориентирована на создание оптимальных условий для успешной педагогической и учебно-образовательной деятельности преподавательского состава и студентов подразделения.

Образовательный процесс в подразделении приведен в соответствие с Федеральными государственными образовательными стандартами образования РФ по всем реализуемым программам среднего профессионального образования. Разработаны рабочие учебные планы (РУП) по всем специальностям. В соответствии с РУП ведется расчет педагогической нагрузки преподавателей и составляется расписание учебный занятий. В расписании, как форме календарного планирования, реализуются все требования к организации учебного процесса. Учебная часть осуществляет свою работу в тесном взаимодействии с другими структурными подразделениями колледжа.

В учебной части постоянно:

1. Готовятся проекты приказов по движению контингента.

2. Обновляется расчет часов и объем нагрузки педагогических работников.

3. Ведется учет выполнения учебной нагрузки преподавателями.

4. Составляется и контролируется расписание учебных занятий.

5. Подводятся итоги промежуточных и текущих аттестаций студентов, ликвидация задолженностей по семестровой аттестации.

7. Готовятся проекты приказов по основной учебной деятельности.

8. Выдаются требуемые справки.

9. Выписываются студенческие билеты, зачетные книжки, дипломы.

Функции по документационному обеспечению деятельности учебной части возложены на секретаря.

У него двойное подчинение: заместителю директора по учебным вопросам и заведующему УЧ.

В своей деятельности секретарь УЧ руководствуется уставом колледжа и должностной инструкцией. Устав необходим прежде всего потому, что он является основным внутренним нормативным документом. В уставе устанавливается структура колледжа, порядок принятия решений, указано кто имеет право подписи документов, наличие печати, хранение документов, а также освещен ряд других вопросов, с которыми сталкивается секретарь в своей работе.

Не менее важным документом, регламентирующим деятельность секретаря УЧ, является его должностная инструкция.

Должностная инструкция секретаря - главный организационно-правовой документ, определяющий деятельность секретаря, его права, положение в организации, характер работы. Секретарь опирается на этот документ в своих взаимоотношениях с сотрудниками.

В должностной инструкции секретаря УЧ закрепляются обязанности, права и виды работ, которые должен выполнять секретарь, требования к его профессиональным знаниям и умениям. При наличии должностной инструкции секретарь знает, что от него требуется и соотносит свои возможности с предъявляемыми требованиями.

Секретарь УЧ все распоряжения получает от заведующего УЧ. Секретарь УЧ - сотрудник, владеющий оперативной информацией и находящийся в курсе всех текущих дел. Он фактически "опора" и доверенное лицо заведующего УЧ. Главная цель работы секретаря - максимально освободить заведующего УЧ от подготовительных стадий всех мероприятий, отдельных видов текущей организационной работы, освободить его время для творческой деятельности, существенно облегчить его управленческую работу. Для этого секретарь УЧ хорошо знает распорядок дня руководителя, имеет четкое представление об его планах на ближайшую неделю, месяц. Его обязанность следить за выполнением этих планов, напоминать о предстоящем совещании, встрече, переговорах, отчете и т.д. Секретарь является связующим звеном между заведующим УЧ и преподавателями.

На секретаря УЧ колледжа возлагаются следующие функции:

- прием поступающих документов;

- подбор документов и материалов, необходимых для работы заведующего учебной частью;

- составление документов по заданию руководителя;

- проверка правильности оформления подготовленных проектов документов;

- проведение телефонных переговоров, запись в отсутствие заведующего учебной частью полученной информации и доведение до его сведения этой информации;

- обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, создание условий, способствующих его эффективной работе.

Таким образом, секретарь УЧ должен уметь выполнять все виды работ: от простейших технических до творческих.

Рассмотрим функции и задачи, решаемые в течение дня, а также документы, используемые в деятельности секретаря УЧ колледжа.

Рабочий день секретаря УЧ колледжа управления начинается в восемь часов утра. Первая задача, которая стоит перед секретарем - подготовка рабочего места. После этого он намечает задачи на день. По прибытии руководителя на работу секретарь напоминает ему о намеченных на этот день мероприятиях, совещаниях (в том числе и плановых), планерках и т.д.

Работа с основными управленческими документами выполняется обычно в приемной директора колледжа секретарем директора. После обработки и регистрации документов они передаются в УЧ секретарю.

Кроме каналов обычной доставки документов в колледже используется локальная сеть. Обычная доставка составляет 90%, а доставка по локальной сети - 10%.

В обязанности секретаря УЧ входит: подготовка расписания экзаменов, экзаменационных ведомостей, оформление книжек успеваемости, студенческих билетов обучающихся, оформление журналов учебных занятий, списков студентов, заполнение форм N 2 и N 3.

При работе с журналами учебных занятий секретарь руководствуется указаниями о ведении журнала учебных занятий в средних специальных учебных заведениях.

В данном документе прописан порядок оформления журнала, ведения в нем записей, включение в списки и исключение учащихся из списков журнала и т.д.

При оформлении зачетных книжек секретарь руководствуется инструкцией о порядке заполнения и хранения зачетной книжки студента образовательного учебного заведения. Инструкция определяет порядок оформления, выдачи, заполнения и хранения зачетных книжек.

Расписание экзаменов секретарь готовит в двух экземплярах, подписывает у заведующего УЧ и утверждает у директора колледжа.

Два раза в учебном году (зимняя и летняя сессии) на каждую учебную группу оформляются экзаменационные ведомости. Ведомости оформляются за две недели до начала экзаменационной сессии в трех экземплярах. Начало сессии определяется "Графиком учебного процесса".

Каждый месяц заполняется ведомость учета часов учебной работы преподавателя (форма N 2). Форма заполняется на основании "выданных" часов нагрузки преподавателям. Оформляется в одном экземпляре, подписывается заместителем директора по учебной работе, зав. УЧ и секретарем УЧ. Пример формы N 2 приведен на рисунке 9. На основании формы N 2 заполняется ведомость учета часов преподавателей. Ведомость заполняется в двух экземплярах, подписывается: директором по УР, зав. учебной частью и секретарем. Один экземпляр ведомости остается в учебной части, а второй передается в бухгалтерию.

В конце учебного года секретарем оформляется форма N 3 "Учет часов учебной работы за весь учебный год".

Данная форма заполняется на каждого преподавателя в двух экземплярах: один остается в УЧ, второй - в бухгалтерии. Подписывается заместителем директора по учебной работе, заведующим УЧ и секретарем.

В обязанности секретаря УЧ входит оформление студенческих билетов и книжек успеваемости учащихся. Студенческий билет и книжка успеваемости (зачетная книжка) являются основными документами учащегося.

Зачетная книжка студента выдается вновь принятым студентам в течение первого семестра обучения.

Книжка успеваемости студента оформляется следующим образом: на титульном листе указывается наименование учебного заведения; номер зачетной книжки; фамилия, имя, отчество студента; специальность; форма обучения; дата и номер приказа о зачислении; подпись директора колледжа; дата выдачи книжки; гербовая печать. Следующие страницы (результаты промежуточной аттестации) зачетной книжки заполняются преподавателями изучаемых дисциплин.

Все записи в зачетной книжке производятся аккуратно, перьевой или шариковой ручкой, чернилами или пастой черного, синего или фиолетового цвета. Подчистки, помарки, исправления, не заверенные в установленном порядке, в зачетной книжке не допускаются.

Выдача дубликатов зачетной книжки производится только по распоряжению руководителя образовательного учреждения или его заместителя по учебной работе. На третьей странице дубликата книжки делается надпись "дубликат". Все данные об успеваемости студента за весь период обучения до момента выдачи ему дубликата вносятся в дубликат книжки на основании подлинных экзаменационных и семестровых ведомостей, хранящихся в учебной части.

Зачетная книжка, сдаваемая студентом в связи с окончанием полного курса или выбытием из образовательного учреждения, хранится в образовательном учреждении в личном деле студента.

В студенческом билете учащегося указывается наименование учебного заведения; номер билета; фамилия, имя, отчество студента; специальность; форма обучения (очная, заочная); дата выдачи билета; подпись директора колледжа, заверенная гербовой печатью.

Данные документы регистрируются в журнале регистрации. Журнал состоит из следующих граф: номер по порядку; дата и номер приказа; фамилия, имя, отчество; группа; подпись студента. В графе "номер по порядку" ставится пятизначный порядковый номер, который является номером студенческого билета и зачетной книжки (студенческий билет и зачетная книжка учащегося регистрируются под одним номером).

В графе "дата и номер приказа" указывается регистрационный номер и дата приказа о зачислении в колледж, на основании которого заполняются графы "фамилия, имя, отчество" и "группа". За получение студенческого билета и зачетной книжки каждый студент ставит личную подпись в графе "подпись студента".

Заключение

Управление организацией (предприятием, учреждением) невозможно осуществлять без использования распорядительных документов. От того, насколько правильно составлены и оформлены распорядительные документы, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения.

В распорядительных документах отражается и учитывается деятельность организации, в них зафиксированы важные решения, влияющие на работу всего предприятия. При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют прежде всего документы. Поэтому ведение многих документов предписано законами.

Правила оформления документов закреплены в правовых и нормативных актах, которые издают федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, органы управления коммерческих и некоммерческих организаций и их объединений.

Требования к оформлению документов также закреплены в государственных стандартах на документацию. Стандарт, как информативно-технический документ (образец, эталон, модель) устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации.

Применение стандартов на практике способствует улучшению качества документов, и как следствие более эффективной деятельности организации.

Список литературы

1. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. - 359 с.

2. Кузнецова Т.В., Кузнецов С.Л. Кадровое делопроизводство. - М.: ООО «Интел-синтез АПР», 2005. - 400 с.

3. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. - М., 2003. - 90 с.

4. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2002. - 592 с.

5. Панфилова Т.А., Кондратьева Т.Н. Документоведение и делопроизводство: Учебно-методический комплекс. - Тюмень: Издательство ТюмГУ, 2005. - 272 с.

6. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2005. - 216 с.

1. Конституция Российской Федерации. Принята всенародным голосованием 12 декабря 1993 года (в ред. от 21 июля 2007 г.) // Российская газета. 1993. 25 декабря; Российская газета. 2007. 23 июля.

2. Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 №197-ФЗ (в ред. от 25 ноября 2009) // Российская газета. 2001. 30 декабря; Российская газета.

3. Федеральный закон от 2 мая 2006 г. №59-ФЗ // Российская газета. 2006. 2 мая «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

4. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" // "Российская газета" от 29 июля 2006 г. N 165.

5. Федеральный закон № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

6. Федеральный конституционный закона от 26 февраля 1997 г. №1-ФКЗ «Об Уполномоченном по правам человека в Российской Федерации».

7. Авдеева Т.Т. Экономическое развитие местного сообщества: мето-дология и типология. - Краснодар: Эко-инвест, 2006.286с.

8. Васильев В.И. Местное самоуправление: Учеб. и научно-практическое пособие. - М.: ИНФРА , 2007.320с.

9. Воронин А.Г., Лапин В.А., Широков А.Н. Основы управления муниципальным хозяйством. - М.: РОСМЕН, 2006.326с.

10. Воскресенская Н.О. Управление общественными отношениями. Учебное пособие. Гриф УМО вузов России. - М.: Вузовский учебник, 2010.389с.

11. Гаврина С.Е., Кутявина Н.Л., Топоркова И. Муниципальное управление. - М.: РОСМЭН, 2008. 296с.

12. Гладышев Л.Г., Мельников С.Б. Основы современного муниципального управления. - М.: ИНФРА, 2007.209с.

13. Зинченко Г.П. Управление общественными отношениями. Гриф Академии социальных наук. - М.: Дашков и К, 2009.389с.

14. Зотов В. Б., Макашева З. М. Муниципальное управление. - М.: ЮНИТИ, 2008.320с.

15. Капитонов Э.А., Зинченко Г.П., Капитонов А.Э. Управление общественными отношениями. - М.: Дашков и К, 2007.290с.

16. Кузнецов В. В., Ваховский В. В., Чебурашкина И. С. Государственное и муниципальное управление: Учебное пособие.- Ульяновск, Экономик, 2004. 360с.

17. Клямкин И., Тимофеев Л. Теневая Россия. Экономико - социологическое исследование. - М.: РГГУ, 2008.347с.

18. Кутафин О.Е., Фадеев В.И. Муниципальное право Российской Федерации. - М.: ИНФРА-М, 2007.350с.

19. Морозова Т. Г., Победина М. П., Поляк Г. Б. и др. Муниципальный менеджмент. - М.: Финансы, 2010. 380с.

20. Радченко А. И. Государственное и муниципальное управление. - Ростов н / Д: Феникс, 2007. 360с.

21. Сатаров Г. Диагностика российской коррупции: социологический анализ. - М.: Фонд ИНДЕМ, 2008.280с.

22. Создание муниципальных предприятий и контроль за их деятельностью / Под ред. Э. Маркварта. - Обнинск: Знание, 2008.196с.

23. Управление общественными отношениями. Учебное пособие для Вузов / Под ред. Ю.К. Федулова. - М.: Вузовский учебник, 2009. 250с.

24. Фадеев В.А. Муниципальное право России. - М.: Элит, 2006.270с.

25. Федулов Ю.К., Воскресенская Н.О., Давыдова А.А. Управление общественными отношениями. - М.: Вузовский учебник, 2010.360с.

Размещено на Allbest.ru