Размещено на http://www.allbest.ru/

АНО ВПО «Омский экономический институт»

Контрольная работа

«Документационное обеспечение управления»

Содержание

табель документ официальный деловой

1. Управление составом документов организации. Табель форм документов: понятие, назначение, последовательность составления и оформления

2. Общие требования к оформлению текста служебных документов. Официально-деловой стиль: понятие, характерные особенности и основные черты

3. Виды и формы обращений граждан в государственные и общественные органы. Особенности делопроизводства по обращениям граждан

Задание

Список использованной литературы

1. Управление составом документов организации. Табель форм документов: понятие, назначение, последовательность составления и оформления

Управление составом документов организации складывается из четырех основных составляющих, которые в совокупности позволяют достигнуть эффективности “документальной” деятельности и способствовать развитию организации за счет систематического использования документированной информации. Элементы управления документацией охватывают полный жизненный цикл документов.

Создание документов. Этот элемент понимается как установление необходимого перечня используемых документов, их названий и функционального назначения, проектирование форм документов, наблюдение за их использованием, применение современных информационных технологий для составления документов.

Хранение и использование документированной информации. Этот элемент понимается как формирование дел (в российской терминологии), создание файлов и систем поиска документов и информации, развитие систем передачи информации, телекоммуникаций, копирования и тиражирования документов; создание центров хранения документов или административных архивов (в российской терминологии -- текущие архивы). табель документ орган

Передача документов на постоянное (государственное) хранение. Этот элемент понимается как составление перечней документов со сроками хранения, оценка документов, идентификация и описание каждого документа и комплексов документов. Ценность и необходимость сохранения признается за документами, которые могут служить для доказательства существовавших сделок или для проведения исторических исследований.

Управление архивами. Этот элемент понимается как проектирование и строительство архивохранилищ, совершенствование методов консервации и реставрации, систематизации и описания архивных фондов, доступа к документам, составления справочных средств и распространения в обществе информации об архивах.

Для упорядочения состава и содержания кадровых документов работодателем может быть разработан специальный табель форм.

В табеле должны быть представлены все создаваемые кадровой службой документы, сгруппированные, как правило, по функциям отдела кадров. Форма для табеля определяется работодателем. В него могут входить сведения о наименовании вида документа, о наличии для него унифицированной формы, о присвоенном этой форме коде, об условиях ее заполнения. Систематизация наименований форм в табеле может производиться по алфавиту или по функциональному признаку. Последний вариант представляется наиболее удобным.

Разработка Табеля форм документов включает следующие этапы:

-предпроектное обследование.

-выбор формы Табеля.

-формирование структуры Табеля.

-отбор форм документов для включения в Табель

Табель подписывается разработчиком, согласовывается (при необходимости) с заинтересованными должностными лицами и утверждается приказом руководителя организации.

2. Общие требования к оформлению текста служебных документов. Официально-деловой стиль: понятие, характерные особенности и основные черты

В практике документирования сломились общие требования, предъявляемые к текстам документов. Прежде всего, следует помнить, что служебный документ призван побудить к какому-либо действию, убедить. Это достигается аргументированностью и логичностью приводимых фактов и доводов. Формулировки в служебном документе должны быть безупречны в юридическом отношении.

Важнейшими являются требования достоверности и объективности, максимальной краткости документа при полноте информации, точности, исключающей возможность двоякого понимания текста.

Под достоверностью информации понимается отражение фактического состояния дела, непредвзятое описание и оценка событий.

Полнота информации предполагает, что в документе изложена вся информация, необходимая для решения вопроса, поставленного в документе. Именно неполнота информации чаще всего заставляет запрашивать недостающие сведения, Порождает переписку и задерживает решение вопроса.

Точность, правильность понимания информации, изложенной в документе, предопределяются краткостью и ясностью изложения.

Четкость изложения обеспечивает однозначность понимания документа, адекватность восприятия текста автором и адресатом, что является одним из основных условий управленческой деятельности. Неточно понятый распорядительный документ, письмо и т.д. могут привести к нежелательным последствиям.

Краткость достигается, прежде всего, отбором необходимой и достоверной информации, исключением повторений и излишних подробностей. Каждое слово в тексте документа должно нести смысловую нагрузку.

Достичь ясности в изложении помогают тщательный подбор слов, правильная композиционная структура текста, продуманность формулировок и прямой порядок слов в предложении, когда сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяемым словом. Но в тех случаях, когда смысловая нагрузка падает на действие, используется обратный порядок слое.

Если поводом для создания, какого либо документа послужил другой документ или доказательством служат сведения из другого документа, в тексте приводятся полные его данные, т.е. указываются вид документа, наименование организации - автора, дата документа, регистрационный номер документа и заголовок к тексту.

К особенностям делового стиля относится широкое применение устойчивых языковых формул - языковых оборотов, используемых в неизменном виде. Они вызваны, прежде всего, повторяемостью управленческих ситуаций и сравнительной ограниченностью деловой речи. Наборы таких стандартных фраз и выражений используются при составлении актов, справок и других информационно-справочных документов. В деловой переписке, особенно с иностранными корреспондентами, также принято использовать устойчивые фразеологические обороты, что помогает при переводе на другой язык. При использовании компьютера эти стандартные фразы и выражения вводятся в память машины. Устойчивые словосочетания (языковые формулы) обеспечивают однозначность понимания текста, сокращают время на его подготовку и восприятие получателем.

Для стиля служебных документов характерно также употребление устойчивых словосочетаний, т. к. в деловой документации большинство слов употребляется только с одним или ограниченной группой слов.

В распорядительных документах, издаваемых на принципах коллегиальности, используется форма изложения от 3-го лица единственного числа. В совместных документах текст излагается от 1-го лица множественного лица.

В протоколах используется форма изложения текст от 3-го лица множественного лица, а запись выступлений ведется от 3-го лица единственного числа.

Широкое распространение в служебных документах получило применение сокращенных слов и словосочетаний, что уменьшает объемы документов и ускоряет восприятие информации.

Документы делятся в зависимости от количества затронутых в них вопросов на простые и сложные. Простые, т.е. содержащие один вопрос документы значительно легче в обработке (регистрация, постановка на контроль, формирование в дела), направлении на исполнение. Сложные документы чаще всего касаются нескольких самостоятельных вопросов и исполнителей или даже разных структурных подразделений. С них приходится снимать копии или устанавливать очередность исполнения. Их обработка вызывает некоторые трудности (при регистрации вносится несколько вопросов, при постановке на контроль выделяется каждый вопрос и т.д.). Сложно решить вопрос о помещении такого документа в дело. Поэтому при составлении наиболее многочисленных видов информационно-справочных документов (письма, докладные записки, справки) рекомендуется включать в них по одному вопросу. Протоколы, приказы, постановления обычно бывают сложными по держанию. Они формируются в отдельные дела, на обложках которых содержание не раскрывается, а указываются лишь вид документа и дата.

Для лучшего восприятия документа его текст делится на абзацы - простейшие компоненты текста, состоящие из одной или нескольких фраз (предложений) и характеризующиеся единством и относительной законченностью содержания. Обычно абзац содержит не более двух - трех предложений. С абзаца начинается каждая новая мысль. Подобный прием помогает вдуматься в содержание документа, сделать небольшие остановки при чтении документа.

Тексты документов сложных, больших по объему (обзоры, отчеты, справки и т.д.) разделяются на части: разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

Структура текста отдельных видов документов может быть предопределена нормативными актами, в которых указывается, из каких частей документ состоит. Так, например, составляется должностная инструкция, положение о структурном подразделении.

Процесс управления состоит из выполнения ряда функций, решения определенного круга задач, нередко порождаемых однотипными ситуациями, которые вызывают появление однотипных документов. Это явилось основанием для унификации текстов документов. Унифицированный текст управленческого документа может быть представлен в виде трафарета, анкеты, таблицы.

Под трафаретом понимают заранее отпечатанный текст с унифицированной постоянной информацией и пропусками для заполнения перечной информацией, которая характеризует конфетную ситуацию, отражаемую данным документом.

Наибольшая повторяемость текстов встречается в документах, направляемых в адрес подведомственных организаций, институтов, служб или однородных фирм.

Трафаретные тексты могут быть разработаны во всех отраслях деятельности, причем как в пределах одного предприятия, учреждения, фирмы, так и системы однородных предприятий или учреждений, организаций одного ведомства или группы однородных учреждений и предприятий разных ведомств.

3. Виды и формы обращений граждан в государственные и общественные органы. Особенности делопроизводства по обращениям граждан

Обращение - это далеко не каждое послание гражданина к государственному органу или должностному лицу. Это всегда юридический акт, т.е. действие, сознательно направленное на создание юридических последствий. Направляя обращение в какой-либо государственный орган, гражданин вступает с ним в определенные правоотношения. Таким образом, обращением можно считать только послание с целью побудить орган государственной власти, местного самоуправления или должностное лицо к каким-либо юридически значимым действиям.

Обращения граждан выражаются как в письменной, так и в устной форме. В обращениях могут быть поставлены вопросы, касающиеся прав и законных интересов как автора обращения, так и других граждан или интересов всего общества.

Обращения делятся на предложения, заявления и жалобы.

Под предложениями обычно понимаются обращения в соответствующие государственные или общественные органы, на предприятия, в учреждения, организации, фирмы или кдолжностным лицам, содержащие идеи по совершенствованию различных сфер деятельности, органов власти и управления, предприятий, организаций, фирм, не связанные с нарушением прав и законных интересов самого гражданина. Предложение -это желание автора включиться в общественную жизнь, эффективное средство политической активности гражданина, его непосредственного участия в совершенствовании форм управления. Обычно в них содержатся данные собственных наблюдений или практики работы автора, затрагивающие проблемы государственной и общественной жизни с указанием на недостатки в их решении, допускаемые конкретными органами, предлагаются пути и способы решения затронутых проблем.

Под заявлением подразумевается обращение граждан по поводу реализации личных прав или законных интересов, не связанных с нарушением этих прав и интересов. Юридический энциклопедический словарь дает следующее определение: "Заявление - официальное обращение лица (или нескольких лиц) в учреждение или к должностному лицу, не связанное... с нарушением прав и законных интересов гражданина и не содержащее поэтому требования об устранении такого нарушения. Заявления подаются, во-первых, в целях реализации права или законного интереса гражданина... и, во-вторых, для того, чтобы сообщить о тех или иных недостатках в работе предприятий, учреждений и организаций...".

Термин "жалоба" в словаре определен следующим образом: "Жалоба - обращение в государственный либо общественный орган или к должностным лицам по поводу нарушения прав и охраняемых законом интересов конкретного лица (гражданина), общественной организации, предприятия и т.д.".

Таким образом, под жалобой понимается обращение о нарушении прав, свобод и законных интересов граждан, о медленном, бюрократическом рассмотрении их дел государственными или общественными органами, предприятиями, учреждениями, организациями, фирмами, о невыполнении ими решений, принятых по обращениям и заявлениям граждан, о неправомерных действиях должностных лиц. Жалобой признается также несогласие с решением или действиями государственного либо общественного органа, предприятия, учреждения, организации, затрагивающими права и охраняемые законом интересы граждан.

Работа с обращениями населения имеет свои особенности и ведется отдельно от общего делопроизводства. Она регламентируется специальным общеотраслевым документом 'Типовым положением о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях". В нем определен четкий порядок работы с этими документами, независимо от категории и специфики деятельности того или иного учреждения.

Прежде всего, обращения граждан должны подаваться в те органы, учреждения и тем должностным лицам, от которых зависит разрешение данного вопроса.

Жалобы на общественные организации, не имеющие вышестоящих органов, подаются в местные органы власти.

Работа с обращениями граждан -это самостоятельный участок службы документационного обеспечения управления. В учреждениях и организациях, где обращений бывает много, для работы с ними создаются специальные подразделения - бюро (отделы, сектора) жалоб и заявлений трудящихся. В тех организациях, где обращений сравнительно мало, ими занимается специально выделенный работник и, наконец, работа с этой категорией документов в маленькой организации, фирме является частью обязанностей секретаря. Во всех случаях за работу с этой категорией документов должно отвечать специально выделенное лицо.

Задание

Составьте и оформите приказ (распоряжение) форма Т-5 о переводе бухгалтера … временно с 15.12.2004 по 15.11.2005 в плановый отдел экономистом в связи с необходимостью замещения находящейся в отпуске … на основании изменения к трудовому договору от 13.12.2004 № 23. Недостающую информацию укажите самостоятельно

 ---------¬

¦ Код ¦

+--------+

Форма по ОКУД¦0301004 ¦

Общество с ограниченной ответственностью "Расчет" +--------+

(ООО "Расчет") по ОКПО¦12345678¦

-------------------------------------------------- L---------

(наименование организации)

--------------T-------------¬

¦ Номер ¦ Дата ¦

¦ документа ¦ составления ¦

+-------------+-------------+

ПРИКАЗ ¦ 15-п ¦ 14.12.2004 ¦

L-------------+--------------

(распоряжение)

о переводе работника на другую работу

-----------------¬

¦ Дата ¦

-----+----------------+

Перевести на другую работу ¦ с ¦ 15.12.2004 ¦

+----+----------------+

¦ по ¦ 15.11.2005 ¦

¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦

L----+-----------------

-----------------¬

¦Табельный номер ¦

+----------------+

Карпову Ольгу Михайловну ¦ 0145 ¦

---------------------------------------------------------L-----------------

(фамилия, имя, отчество)

временно

---------------------------------------------------------------------------

(вид перевода (постоянно, временно))

¦ бухгалтерия

¦-------------------------------------------------------------

¦ (структурное подразделение)

Прежнее ¦

место работы¦ бухгалтер

¦-------------------------------------------------------------

¦ (должность (специальность, профессия), разряд, класс

¦ (категория) квалификации)

в связи с необходимостью замещения находящейся в отпуске

---------------------------------------------------------------------------

(причина перевода)

¦ плановый отдел

¦-------------------------------------------------------------

¦ (структурное подразделение)

¦

¦ экономист

Новое место ¦-------------------------------------------------------------

работы ¦ (должность (специальность, профессия), разряд, класс

¦ (категория) квалификации)

¦

+-------------------------------------------------------------

¦ 23 000 00

¦тарифная ставка (оклад) ---------------------- руб. ---- коп.

¦ (цифрами)

¦надбавка ______________________ руб. ____ коп.

¦ (цифрами)

Основание:

13 12 04 23

изменение к трудовому договору от "--" --------- 20-- г. N ----------; или

другой документ ___________________________________________________________

(документ (заявление, медицинское заключение и пр.))

Директор Васин И.П. Васин

Руководитель организации -------------------- -------------- --------------

(должность) (личная (расшифровка

подпись) подписи)

Карпова 14 12 04

С приказом (распоряжением) работник ознакомлен ---------- "--" ----- 20-- г.

(личная подпись)

Список использованной литературы

1. Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» (вместе с «Унифицированной системой документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003»). - М., ИПК Издательство стандартов, 2003 (Требования к оформлению документов).

2. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (принят ГД ФС РФ 21.12.2001) (ред. от 17.07.2009) // «Российская газета», N 256, 31.12.2001.

3. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 06.10.2000) (ред. от 27.10.2003) // «Сборник руководящих документов Росавтодора и федеральных органов власти, имеющих отраслевое значение», N 2, 2001.

4. Басаков, М. И. Делопроизводство: документационное обеспечение управления на основе ГОСТ Р 6.30-2003: учебное пособие для образовательных учреждений среднего проф. образования /Басаков М. И.-М.: Дашков и К`, 2008.-336 с.

5. Делопроизводство: Более 120 документов: Образцы, документы. Организация и технология работы: С учетом нового ГОСТ Р 6.30-2003 /В.В.Галахов, И.К.Корнеев, Г.Н.Ксандопуло и др.; Под ред. И.К.Корнеева, В.А.Кудряева.-М.: Проспект, 2009.-456 с.

6. Демин, Ю. М. Делопроизводство: подготовка служебных документов: [пособие] /Демин Ю. М.-СПб.: ПИТЕР, 2008.-219 с.

7. Илюшенко М.П. Перечень документов со сроками хранения, его значение в документировании управленческой деятельности и методическом обеспечении делопроизводства /Илюшенко, М.П. //Делопроизводство.-№4. - 2009.-29-33

8. Крамер , С.С. Офис-менеджмент: учеб. пособие /Крамер Светлана Сергеевна.-Ростов н/Д: Феникс, 2008.-224 с.

9. Кузнецов, И. Н. Делопроизводство: учебно-справочное пособие /Кузнецов И. Н.-М.: Дашков и К`, 2009.-504 с.

10. Кузнецов, И. Н. Делопроизводство: учебно-справочное пособие /Кузнецов И. Н.-М.: Дашков и К`, 2006.-520 с.

11. Организация работы с документами: учебник для студ. вузов, обуч. по спец. «Документоведение и документационное обеспечение управления» и «Менеджмент организации» /Гос. ун-т упр.; под ред. В. А. Кудряева.-М.: ИНФРА-М, 2006.-591 с.

12. Охотников, А. В. Документоведение и делопроизводство: учебное пособие /Охотников А. В., Булавина Е. А.-М. ; Ростов-на-Дону: МарТ, 2009.-304 с.

13. Современное делопроизводство /Березина Н. М.Воронцова Е. П.Лысенко Л. М.-СПб.: ПИТЕР, 2009.-272 с.

14. Соколова, О.В. Настольная книга офис-менеджера /Ольга Соколова.-СПб. [и др.]: Питер, 2007.-159 с.

Размещено на Allbest.ru

...