Архивы и делопроизводство

Размещено на http://www.allbest.ru/

План

Введение

1. Формирование дел в учреждениях, организациях, на предприятиях

2. Оформление дел в учреждениях, организациях, на предприятиях

Заключение

Список использованных источников

Введение

В учреждениях, организациях, на предприятиях ежегодно образуются документы, которые используются, как справочный материал либо для поиска необходимой информации в качестве доказательства тех или иных фактов, событий, действий.

Номенклатура дел обеспечивает единый подход к учету, систематизации, описанию и поиску дел во всех структурных подразделениях организации. Однако документами пользуются не только в текущем делопроизводстве, но и спустя многие годы после их создания. Поэтому документы приводят в определенную систему. В этих целях их сначала группируют в первичные комплексы - дела.

Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел организации.

Если документы последовательно день за днем не приводить в определенную систему, не формировать в дела по определенным признакам, то при необходимости разыскать нужные будет крайне трудно. Это происходит и в тех случаях, когда дела формируются по принципу "так удобно в практической работе".

Каждому специалисту, в том числе и ответственному за архив организации, необходимо знать признаки заведения дел, используемые при формировании документов в дела, основные требования к формированию дел, принципы расположения документов в деле.

1. Формирование дел в учреждениях, организациях, на предприятиях

Признаки заведения дел.

Признаки заведения дел представляют собой основные элементы формуляра документа, то есть совокупность составных частей, реквизитов документа. Документы формируются в дела по следующим признакам:

1. Номинальный - соединение в дела документов, имеющих одно и то же название вида (приказы, протоколы, отчеты, акты и др.). Например: "Приказы директора предприятия по основной деятельности", "Акты проверок кассы".

2. Предметно-вопросный - объединение в дело документов одного содержания, то есть при формировании документов в дело за основу берут их содержание. Например: "Анализы финансово-хозяйственной деятельности предприятия".

3. Авторский - формирование в деле документов одного автора. Например: "Протоколы заседаний квалификационной комиссии предприятия", "Правила внутреннего трудового распорядка предприятия". 4. Хронологический - формирование в деле документов за определенный период. Например: "Отчеты предприятия о работе с кадрами за 2011 год", "Штатное расписание предприятия на 2012 год".

5. Корреспондентский - объединение в одном деле переписки с определенным корреспондентом (или с несколькими корреспондентами). "Переписка о резерве кадров на выдвижение по должности и о замещении вакантных должностей", "Переписка по вопросам основной деятельности".

6. Географический - формирование в одном деле переписки или другой группы документов, содержание, авторы, корреспонденты которых связаны с определенной территорией: "Переписка с предприятиями-поставщиками Тверской области о поставке комплектующих изделий", "Документы об участии в торгово-промышленной выставке в г. Твери (переписка, программы, обзоры и др.)".

Основные требования к формированию дел.

При формировании дел в делопроизводстве организации необходимо также соблюдать и определенные правила.

1. Помещать в дело документы, которые по своему содержанию соответствуют наименованию дела по номенклатуре.

Если документы, образующиеся в течение делопроизводственного года, не могут быть включены в имеющиеся дела, необходимо заводить новые дела с внесением их в номенклатуру дел (для этих целей в номенклатуре дел предусматриваются в каждом структурном подразделении резервные индексы).

2. Документы постоянного и временного хранения формируются в отдельные дела.

Так, предусматривается отдельное формирование дел с приказами руководителя по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам. Например: "Приказы директора предприятия по основной деятельности", "Приказы директора предприятия по административно-хозяйственным вопросам". Это требование относится и к приказам по личному составу (срок хранения которых 75 лет или 3 года). При этом к их порядковым номерам добавляются буквенные обозначения: "К" - для приказов, срок хранения которых 75 лет (1 -К, 2-К) и "Л" - для приказов, срок хранения которых 3 года (1-Л, 2-Л).

3. Рабочие варианты (проекты) документов формируются в самостоятельные дела отдельно от их подлинников.

Так, например, проекты приказов (распоряжений) формируются в самостоятельные дела. Например: "Проекты приказов директора предприятия по основной деятельности" - 1 г. ст. 20.

Вместе с проектами приказов в дело подшиваются и отдельные листы, на которых излагаются все замечания, дополнения, предложения к проектам приказов.

4. В дело формируется только по одному экземпляру каждого документа.

Не допускается включение в дело не относящихся к нему документов, а также черновиков, вариантов, размноженных копий и документов, подлежащих возврату.

5. В деле формируются документы только одного делопроизводственного (календарного) года.

Исключение составляют так называемые переходящие дела. Такие дела могут вестись в течение нескольких делопроизводственных лет. К ним относятся учетно-регистрационные книги, журналы, которые ведутся до окончательного их заполнения. Например: "Журнал регистрации входящих документов", "Книга учета инструктажа по технике безопасности" и др.

При формировании переходящих дел по окончании делопроизводственного года в номенклатуре дел в графе "Примечания" делается отметка "переходящее". Если дело было сформировано в делопроизводстве за период с 2012 по 2013 год, оно должно быть включено в годовой раздел описи дел за 2012 год.

6. В каждом деле должно быть сформировано не более 250 листов. Допустимая толщина дела - 30-40 мм.

В том случае, если включенное в номенклатуру дело будет иметь более 250 листов, заводится второй, третий, а при необходимости - и последующие тома этого дела. При этом все тома данного дела будут иметь один и тот же индекс по номенклатуре дел.

Например: Дело №1-4. Т. 1 Переписка о защите прав потребителей

Начато 02.11.2012

Окончено 30.05.2013

Дело №1-4. Т. 2 Переписка о защите прав потребителей

Начато 01.06.2013

Окончено 31.12.2013

По окончании делопроизводственного года в номенклатуре дел в графе "Количество дел (томов, частей)" указывается количество томов заведенного дела (2 тома; 3 тома и т.д.).

7. Приложения к документам, независимо от их дат, присоединяются к документам тех дел, к которым относятся.

8. Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с действующими в стране правилами оформления документов, в том числе СТБ 6.38-2004 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", который введен в действие с 1 июля 2005 г.

9. В дела должны формироваться только исполненные документы.

Для этого на каждом документе в соответствии с СТБ 6.38-95 оформляется реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело". Эта отметка проставляется исполнителем документа на нижнем поле первого листа документа слева и содержит следующие данные:

· запись "В дело";

· номер дела, в котором будет храниться документ; дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении; личную подпись исполнителя или руководителя подразделения-исполнителя;

· дату.

Например: В дело 1-4. Подготовлен ответ. Исх: № 2-3/128 от 25.01.2013

Ветров 25.01.2013

В том случае, если вопросы, изложенные в документе, решены в ходе личных или телефонных переговоров, об этом также делается на документе соответствующая отметка об исполнении.

2. Оформление дел в учреждениях, организациях, на предприятиях

Нумерация листов в деле, составление листа-заверителя дела.

Оформление дел, принимаемых в архив организации, представляет собой комплекс работ по их технической обработке. Эта работа проводится в структурных подразделениях организации под непосредственным контролем заведующего архивом (лица, ответственного за архив). Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ) и других структурных подразделений, в обязанности которых входит заведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел организации.

Полное оформление дела предусматривает:

· нумерацию листов в деле;

· составление листа-заверителя;

· составление в необходимых случаях внутренней описи документов;

· подшивку или переплет дел;

· оформление реквизитов обложки дела и внесение соответствующих уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, делопроизводственного индекса дела по номенклатуре дел, крайних дат дела, заголовков дела).

Документы подшивают и хранят в твердых папках (скоросшивателях). Различают две формы брошюровки документов в скоросшиватели: правую и левую. При правой форме брошюровки документы располагают в порядке поступления, т.е. последний документ подшивают сверху. Эта форма брошюровки пригодна только для временного хранения.

Прямая хронологическая последовательность возможна при использовании левой формы брошюровки. В этом случае первый по времени поступления документ находится в начале, а документ, поступивший последним, - в конце подшивки. Такой способ брошюровки наиболее целесообразен. дело документ архив

Нумерация листов дела.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя дела, нумеруются. Листы дела нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, причем цифры не должны задевать текста документа.

Нумеруют листы дела черным графитным карандашом или нумератором. Использование чернил или цветных карандашей для нумерации листов не допускается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов (частей), также нумеруются отдельно по каждому тому (части).

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне, в левом верхнем углу листа. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется, как один лист. Если в деле имеются листы, сложенные и подшитые за середину, дело подлежит перешивке, и такой лист нумеруется, как один. Если к листу наклеены одним краем другие документы (вставка текста, переводы и др.), то они нумеруются отдельно.

Имеющиеся в деле листы с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т. д.) нумеруются как один лист. При этом в листе-заверителе дела указывается общее количество наклеенных фотографий и номера листов, на которых они расположены. Сложенные листы (формат А 3, А 2) разворачиваются и нумеруются, в правом верхнем углу документа. Лист и наклеенный одной стороной документ к нему (чаще всего это бывает резолюция об исполнении документа) нумеруются как два самостоятельных листа.

Подшитые в дело конверты с надписями или вложениями также нумеруются. В этом случае каждое вложение в конверте нумеруется очередным номером вслед за конвертом. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (доклады, отчеты и др.) нумеруются в общем порядке. Листы, служащие разделителями между группами документов, подшитых в деле, нумеруются, если на них имеются соответствующие отметки. Например: "Документы к 5-му вопросу повестки дня заседания Правления" и т. п.

Чистые листы, служащие прокладками-разделителями в деле, не нумеруются. В тех случаях, когда при нумерации листов было допущено большое количество ошибок, листы дела нумеруются заново. Иногда при нумерации листов дела отдельные листы оказываются пропущенными, то есть за номером 10 может быть помещен лист с порядковым номером 12. Все недочеты и исправления нумерации отмечаются в листе-заверителе дела.

Составление листа-заверителя дела.

Лист-заверитель дела составляется в целях учета количества листов в деле по установленной форме. В заверительной надписи листа-заверителя дела указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации листов дела и физического состояния документов дела, наличие литерных номеров листов дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями (за исключением личных дел), номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов, а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них. Количество листов внутренней описи, которая нумеруется отдельно и помещается в начале дела, указывается в листе-заверителе дела после общего количества листов дела через знак + (плюс). Например, "в деле подшито и пронумеровано 100 (сто) листов + 5 листов внутренней описи".

Последующие изменения состава и состояния дела (повреждения, недостача документов, замена подлинников копиями и др.) отмечаются в листе-заверителе дела со ссылкой на соответствующий акт.

Лист-заверитель дела помещается в конце дела и оформляется на бланке или чистом листе бумаги формата А 4. В книгах заверительная надпись указывается на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки. Лист-заверитель дела подписывается составителем. Заверительная надпись в листе-заверителе дела должна быть написана разборчиво, с указанием должности, расшифровки подписи, личной подписи и даты составления.

Запрещается выносить лист-заверитель дела на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. В тех случаях, когда дело уже подшито или переплетено без бланка листа-заверителя или чистого листа формата А 4, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела или может быть подшит в конце этого дела.

Заключение

Дело - это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку (регистратор или скоросшиватель).

Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

· раскладка документов по папкам (делам) и их подшивка;

· расположение документов внутри дел в определенной последовательности;

· оформление дел.

Все эти операции выполняются регулярно в пределах календарного года. В конце года в структурном подразделении подготавливается столько папок, сколько дел числится в номенклатуре. На обложки из номенклатуры дел переносят их заголовки и индексы, на корешки папок - только индексы. В зависимости от принятой в учреждении или организации системы делопроизводства формирование дел ведется централизованно или децентрализовано. В крупных организациях дела формируются в структурных подразделениях. В небольших организациях формирование всех дел проводится централизованно службой делопроизводства (канцелярией, общим отделом, секретариатом). В организациях, не имеющих такой службы, формирование дел поручается секретарю.

Документы подшиваются в дела только после их исполнения, т.е. окончательного решения затрагиваемых в них вопросов. На документе должна быть отметка об исполнении и направлении документов в дело. Запрещено подшивать в дела не исполненные, ожидающие ответа документы. В процессе формирования документов проверяется правильность оформления документов - наличие и подлинность подписей должностных лиц, дата, регистрационные индексы, отметки о контроле и исполнении.

Список использованных источников

1. Паневчик В.В. Делопроизводство. - Минск: Высшая школа, 3-е изд. - 2004.

2. Давыдова Э.Н., Рыбаков А.Е. Делопроизводство: Учебно-практическое руководство. - Минск: ТетраСистемс, 2003.

3. Кузнецов И.Н. Офисная документация: Подготовка и оформление. - Минск: Книжный Дом, 2004.

4. Давыдова Э. Формирование дел в учреждениях, организациях, на предприятиях //Архивы и делопроизводство. 2006. № 1. С. 26 - 35.

5. Давыдова Э. Оформление дел при подготовке к передаче в архив: нумерация листов в деле, составление листа-заверителя дела // Архивы и делопроизводство. 2006. № 3. С.22 - 26.

Размещено на Allbest.ru