Размещено на http://www.allbest.ru/

МОСКОВСКИЙ ФИНАНСОВО-ПРОМЫШЛЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ (МФПУ)

Юридический факультет

Контрольная работа

по предмету: Делопроизводство в юриспруденции

на тему: Электронный документ: понятие, назначение

Работа выполнена

Студенткой группы ЗБЮ-121-НЯ

Сарычевой Марией Викторовной

Ноябрьск, 2014

Содержание

Введение

1. Понятие «электронный документ»

2. Законодательное регулирование правоотношений в сфере электронных документов в Российской Федерации

3. Использование электронных документов в качестве прямых доказательств в судебных разбирательствах и судебном делопроизводстве

Заключение

Список использованной литературы

Введение

Раньше работа с документами требовала времени и больших трудозатрат в связи с необходимостью перепечатывать вручную весь документ даже при внесении самых незначительных изменений. Огромные стеллажи бумажных архивов и «десять тысяч одних курьеров» определяли «лицо» солидной организации. Компьютером вызваны фундаментальные перемены в делопроизводстве. Компьютерные программы помогают работать с текстом, таблицами, графиками, рисунками, позволяют создавать электронные архивы документов, обеспечивают движение документов внутри и вне организации, их регистрацию и контроль.

На данный момент в пользу делопроизводства на компьютере говорит и то, что этот процесс подкреплен законодательной базой. А также выпускается много литературы по этой проблеме. Среди которой можно найти как специальную информацию, так и учебную литературу, позволяющую освоить все необходимые программы самостоятельно. Доступность информации способствует распространению электронного делопроизводства и его популяризации.

В литературе по данному вопросу освещены положения современной регламентации делопроизводства на компьютере. Дана характеристика законодательных актов и нормативно-методических документов, регламентирующих работу с электронными документами.

Проблема электронных технологий в делопроизводстве - это проблема использования в традиционных условиях новейших технологий, ускоряющих процессы на всех стадиях делопроизводства, от документирования до архивного хранения. Характерно, что большинство автоматизированных систем делопроизводства являются именно технологиями в традиционной среде.

Проблема использования электронного документооборота в сфере управления является исключительно многогранной и не сводится только к возможностям техники. Пристальное внимание привлекают аспекты информационной безопасности и защиты информации, подтверждения достоверности электронных документов. Вместе с тем существует достаточно большой комплекс вопросов организационного и методического характера, связанных с информационно-документационным аспектом. Достигнутый уровень использования новых информационных технологий в делопроизводстве позволяет строить не только гипотетические предположения об электронном офисе будущего, но и выявлять реальные пути перехода от традиционного документооборота к автоматизированному и электронному.

1. Понятие «электронный документ»

С развитием информационных технологий стали широко применяться так называемые электронные документы, использование которых даёт массу преимуществ для пользователей:

1. Ускорение процессов документооборота;

2. Способность передавать документ по цифровым каналам связи;

3. Легко изменяемое содержание (редактирование);

4. Теоретическая возможность вечного хранения;

5. Неограниченность экземпляров, имеющих юридическую силу и проч.

Однако понятие «электронный документ» не всегда являлось однозначным и вызывает споры до сих пор.

Термин «Электронный документ» появился приблизительно в начале 1990-х гг., но в отечественном документоведении он начал активно использоваться лишь в конце 1990-х гг. До этого в отечественной и зарубежной литературе общепринятым были термины « машиночитаемый документ», «Документ на машинном носителе» В частности, определение термину «Документ на машинном носителе» дает и ныне действующий ГОСТ Р 51141-98: «это документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной»

Следует отметить, что электронный документ является машиночитаемым, но далеко не каждый машиночитаемый документ является электронным. Развитие компьютерных технологий сделало в 1990-х годах термин «машиночитаемый документ» и его основную характеристику - пригодность для машинного считывания - нежизнеспособными: в современных условиях информацию можно считывать с помощью машины с любого бумажного документа. Появилась потребность в новом понятии, относящемся к документам, проходящим все стадии своего жизненного цикла - от создания до уничтожения или передачи на вечное архивное хранение - в электронном виде. Таковым стало понятие «электронный документ».

Большинство существующих определений термина «электронный документ» подчеркивают сходство понятий «документ» и «электронный документ». При этом акцент делается на информационную составляющую понятия: электронный документ определяется, прежде всего, как информация. В конкретных случаях к категории электронных документов могут быть отнесены базы данных (реестры, кадастры, списки и т.п.) и оцифрованные копии бумажных документов.

В российском законодательстве нормативное определение электронного документа появилось впервые в Федеральном законе от 10 января 2002 г. №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»: «электронный документ - это документ, информация которого представлена в электронно-цифровой форме». Также даётся понятие и в Федеральном законе от 27 июля 2006 г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»: «электронный документ -- сведения, представленные в форме набора состояний элементов электронной вычислительной техники (ЭВТ), иных электронных средств обработки, хранения и передачи информации, могущей быть преобразованной в форму, пригодную для однозначного восприятия человеком, и имеющей атрибуты для идентификации документа».

«Особенность электронных документов состоит в том, что их информация представлена в электронно-цифровом виде и, как следствие, может быть воспринята человеком только при помощи соответствующих технических и программных средств. Тем не менее, электронные документы выполняют те же функции и обладают той же значимостью, что и традиционные документы. Именно поэтому в архивном законодательстве некоторых развитых стран в определении понятий «документ» и «электронный документ» акцент сделан не на форме документов, а на их функциях».

Согласно данному закону, к электронному документу предъявляются следующие требования: он должен создаваться, обрабатываться, передаваться и храниться с помощью программных и технических средств; иметь структуру, установленную законом, и содержать реквизиты, позволяющие её идентифицировать; быть представленным в форме, понятной для восприятия человеком.

В соответствии с законом, электронный документ на машинном носителе приравниваться к документу на бумажном носителе и имеет одинаковую с ним юридическую силу. Таким образом, закон устраняет всякую неопределенность, ставя электронные документы в ряд других технотронных документов и делая акцент на родовом понятии - документ.

Так, по определению Национального архива США электронные документы - это документы, содержащие цифровую, графическую и текстовую информацию, которая может быть записана на любом компьютерном носителе (то есть содержащие любую информацию, записанную в форме, доступной для обработки только при помощи компьютера) и которая соответствует определению понятия «документ» : «все книжные, бумажные, картографические, фотографические, машиночитаемые и другие письменные материалы, независимо от их физической формы или свойств, созданные или полученные федеральным учреждением США в соответствии с федеральным законодательством или в связи с осуществлением государственной деятельности и хранящиеся или подлежащие сохранению этим федеральным учреждением или его правопреемником в качестве свидетельства деятельности (организация, функции, правил, решений, процедур, действий или др.) федеральной власти или по причине информационной ценности содержащихся в них данных».

Однако электронные документы, в отличие от традиционных документов, является не физической, а логической целостностью. Электронным документом не может считаться дискета или файл. Электронная запись признается электронным документом, только если она является результатом и доказательством деятельности.

Специфика электронных документов заключается также и в том, что они имеют свою физическую и логическую структуру, не совпадающую с нашими прежними традиционными представлениями о документе. Она зависит от способа размещения данных на машинных носителях и от используемых программных и технических средств. Логическая структура электронных документов определяет смысловые взаимосвязи между частями документов в виде данных различных типов: текста, таблиц, графики, анимации, мультимедиа записей и.т.д. Запечатление и воспроизведение документа осуществляется с помощью соответствующих информационных технологий по модульному принципу.

Электронные документы находятся в прямой зависимости от информационных технологий, которые имеют необратимую тенденцию устаревать (изменяться) по мере научно-технического прогресса в области техники и программного обеспечения. Специфика электронных документов, а также массовое применение новых информационных технологий, вторжение в сферу управления документацией и архивного дела специалистов в области компьютерных технологий породило определенную терминологическую путаницу и смешение понятий «электронная запись», «документ», «видеограмма» и.т.п.

В одном случае под электронным документом понимается машинный носитель информации, в другом отдельный - файл на этом носителе, в третьем распечатка на бумаге, в четвертом- некая « матрица в памяти компьютера» Иногда за документ принимается изображение на экране, в том числе, полученное по электронной почте, из Интернета и других сетей (виртуальный документ). И.Л. Бачило пишет по этому поводу, что можно классифицировать электронные документы на виды по их целевому признаку:

«Электронный документ - способ хранения традиционного документа в электронной форме при идентификации идентичности первичного документа;

Электронный документ - как документ первичный, созданный в электронной системе, включаемый в информационно- коммуникационную систему без бумажной формы (программы для ЭВМ, данные по линии север-север, ЭВМ-ЭВМ)

Электронный документ - способ непосредственного информирования пользователя; дисплей, файл, телевизионные картотеки, электронные издание - CDROM и.т.д.;

Электронный документ - как средство выражения воли участника электронной формы правоотношений - юридически значимый факт, правовой акт (средство транспортировки волеизъявления) при сделках, обмена научной информации и.т.д.)».

«Научный документоведческий анализ данной ситуации в историческом аспекте требует, прежде всего, обратиться к исследованию имеющихся в литературе определений электронных документов. Тем самым удалось выявить свыше сорока таких определений, сформулированных специалистами, так и представленными в официальных документах». Их анализ показывает, что при всем разнообразии подходов, можно выделить три основных группы определений:

1. Электронный документ - это машиночитаемый документ, документ на машинном носителе;

2. Электронный документ - это особый тип документа;

3. Электронный документ - это электронная форма;

Несмотря на массовое использование в литературе и практической деятельности термина «электронный документ», а также закрепление его законодательно, определение еще не устоялось. Примером этого могут служить данные анкетирования практических архивистов, проведенные в рамках темы НИР ВНИИДАД «Документоведческие и архивоведческие проблемы электронных документов». Эти данные представляют большой самостоятельный интерес для исследования. Вместе с тем они свидетельствуют об отсутствии в архивных учреждениях общих представлений о предмете анкетирования, что является показателем неустойчивости, терминологической неопределенности понятия «электронный документ». В недавно опубликованной работе специалистов по корпоративным информационным системам также отмечается, что электронный документ- это «документ, носителем которого является электронная среда - магнитный диск, магнитная лента, компакт - диск и.т.д.».

По мнению А.П. Курило, электронный документ представляется, как «определенным образом организационный ансамбль соответствующих друг другу специальных символов, кодов и электрических сигналов, который существует только в вычислительной телекоммуникационной среде, физически нематериален и человеку, если он не пользуется специальным оборудованием, недоступен». У электронного документа, согласно мнению А.П. Курило, в отличие от бумажного, отсутствует его вторая важнейшая составляющая - материальный носитель, находящийся в жестком соответствии с содержащейся на нем информацией

Такое понимание отражает лишь физико-техническую характеристику электронного документа, оставляя за ее пределами то, что интересует документоведа и любого практического работника делопроизводства - цели, задачи, и функции документа.

Также можно рассмотреть еще одно определение электронного документа. С.И. Семилетов понимает его как «письменный документ, выполненный либо в виде объективной формы записи цифрового машинного кода на материальном носителе, входящим в состав электронных технических средств, либо в виде физического поля различного рода сигналов (электромагнитных, электрических, оптических и акустических) передаваемых по телекоммуникационному каналу связи во времени и пространстве». В этом определении положительным является то, что автор не выводит за рамки дефиниции собственный документ, а лишь модернизирует определение материального носителя информации.

Последняя точка зрения на определение электронного документа принадлежит М.Н. Костомарову, который считает, что наиболее точно сущность этого нового явления отражает термин «электронная форма документа», а «электронный документ» - всего лишь промежуточное состояние, временная форма хранения составляющих документ элементов в памяти компьютера.

Итак, в тексте проведён анализ понятия «электронный документ». Он показывает, что в них можно выделить такие составляющие: это информация, определенным способом зафиксированная на носителе с возможностью ее идентификации; электронные документы выполняют те же функции и обладают той же значимостью, что и традиционные документы; электронные документы имеют свою физическую и логическую структуру.

Из вышесказанного также следует, что до сих пор не существует точного понятия «электронный документ». Наряду с традиционным документом, «электронный документ» имеет ряд особенностей: массовое применение новых информационных технологий; электронная цифровая подпись; отсутствие жесткой привязки к носителю; направление документов в электронный архив сразу по завершению работы с ними в делопроизводстве.

2. Законодательное регулирование правоотношений в сфере электронных документов в Российской Федерации

В информационном обществе взаимодействие с гражданами, оказание государственных услуг, прежде всего, ориентировано и строится на принципах виртуального дистанционного контакта с использованием электронных документов и электронных форм взаимодействия, тем самым реализуется инструментарий так называемого «электронного правительства».

При этом основным средством и инструментарием исполнения органами государственной власти своих функций и реализации предоставления (оказания) государственных услуг является электронный документооборот. Однако действующее законодательство РФ сегодня в большей мере ориентировано на традиционные формы взаимодействия на основе документооборота на бумажных носителях и содержит еще достаточно много административных барьеров, а также ограничений по использованию электронных форм взаимодействия. Соответственно, серьезной проблемой является отсутствие необходимой нормативно - правовой базы.

Анализ состояния действующего законодательства РФ показывает, что имеющаяся тенденция перехода на электронные формы взаимодействия требует проведения большой комплексной работы по систематизации законодательства и устранению административных барьеров и ограничений действующего законодательства по всей сфере правоотношений.

План по реализации Стратегии развития информационного общества Российской Федерации, ФЦП «Информационного общества (2011-2020 годы)» и поставленные инновационные задачи обязывают акцентировать внимание на переход от бумажных форм общения к электронным формам взаимодействия. электронный документ делопроизводство судебный

Применение электронных документов требует законодательного обеспечения их юридической силы, то есть установления порядка их удостоверения (состава и способов оформления реквизитов), а также защиты от искажений в процессе электронного обмена. В связи с этим в современном законодательстве предпринимаются попытки создания определенных условий для использования в этих целях технологии электронной подписи.

В ФЗ «об электронной подписи» в статье 6 « Условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью» закрепляется, что «1. информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе».

«2. Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия».

«1) электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию»ст.2 ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011 N 63-ФЗ(ред. От 01.07.2011).

Базовым предназначением электронной подписи является организация юридически значимого документооборота, а также заключение различных рыночных сделок между субъектами рынка. Принцип действия электронной подписи представляет собой визирование каких-либо документов определенным символьным рядом, сформированным специальным программным обеспечением. Механизм визирования заключается в добавлении через специальное программное обеспечение к уже готовому документу электронной подписи. В случае несанкционированного изменения документа, подпись автоматически становится недействительной. Таким образом, электронная подпись гарантирует защиту документа от фальсификации или изменения. Надежность электронной подписи на сегодня высока, и подделать ее практически невозможно.

В пункте 25 ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" юридическая сила документа определена как свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Таким образом, юридическая сила документа определяется наличием:

формы или обязательных реквизитов;

собственноручной подписи уполномоченного лица;

печати (если необходимо).

Гражданский кодекс признает электронную подпись, используемую при составлении документов гражданско-правового характера, аналогом собственноручной подписи (п. 2 ст. 160).

Федеральный закон "О бухгалтерском учете" позволяет составлять, хранить и представлять бухгалтерскую отчетность в электронном виде, тем самым разрешая и первичные документы составлять в электронном виде (п. 6 ст. 13).

Налоговый кодекс РФ не препятствует составлению и представлению документов в электронном виде (абз 2. п. 1 ст. 169 НК РФ говорит о счетах-фактурах, п. 4 ст. 52 НК РФ - о налоговых уведомлениях, п. 6 ст. 69 НК РФ - о требовании и т.д.).

В соответствии с нормами Федеральных законов от 06.04.2011 № 63-ФЗ "Об электронной подписи" и от 10.01.2002 № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью), всегда признаются равнозначными документам, подписанным собственноручно. Исключение составляют случаи, когда законодательство допускает составление документа только в бумажном виде.

Об актуальности обеспечения юридической значимости электронных документов свидетельствует запланированный к 2015 г. переход на оказание государственных услуг физическим лицам в электронном виде на всей территории Российской Федерации.

На урегулирование процедуры предоставления государственных услуг в электронном виде направлен Федеральный закон от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг"

Целью этого Закона является предоставление заявителям возможности осуществлять взаимодействие с органами власти дистанционно в электронном виде, в том числе обращаться в органы власти и получать результаты такого обращения, а также устанавливает требования к процедурам предоставления государственных (муниципальных) услуг в электронном виде.

Результаты же оказания государственных услуг в электронном виде (электронные документы) требуют обеспечения юридической значимости.

В 2005 г. в Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации внесен проект Федерального закона N 159016-4 "Об электронном документе".

Законопроект направлен на определение правового режима электронного документа, включая установление требований, предъявляемых к обеспечению сохранности электронных документов, а также к электронным документам в целях придания им юридической силы.

Законопроект не был поддержан Правительством Российской Федерации.

Новый проект - оформление завещаний, удостоверенных капитанами находящихся в плавании рыболовецких судов. Любопытная деталь: в прошлом году на нотариальном семинаре в Германии юристы разных стран обсуждали, стоит ли признавать завещания, написанные, скажем, на обоях тонущей яхты. Вроде бы это не документ. С другой стороны, человек четко выразил свою волю в последние минуты жизни. Донести предсмертные распоряжения другим способом не было возможности. Ответа, как быть нотариусу в такой ситуации, международные эксперты не нашли. Зато проект российского нотариата решает проблему электронным способом.

В прошлом году были приняты два ключевых для цифровых документов закона. Первый - закон об электронной подписи - приравнял электронный документ к бумажному. Другой закон ввел государственные услуги в электронном виде. На федеральном уровне он уже работает. Внедряются электронные услуги и во многих регионах. С июля положения закона становятся обязательными и на региональном уровне.

3. Использование электронных документов в качестве прямых доказательств в судебных разбирательствах и судебном делопроизводстве

В настоящее время судебная система Российской Федерации не готова исследовать и применять в судебных делах электронные документы как прямые доказательства. Назрела настоятельная необходимость разработки и принятия процессуальных норм в АПК РФ, ГПК РФ, нотариальных норм и соответствующих процедур по использованию электронных документов в судебных разбирательствах как прямых доказательств. Без этого звена электронный документооборот в системе гражданских правоотношений будет не полным и мало эффективным. Исходя из родовых признаков документа, предполагается, что документ по своему предназначению при спорах всегда будет использоваться как прямое доказательство.

Соответственно, и электронные документы как первичные документы в судебных слушаниях и делах должны использоваться в том же качестве, как прямое доказательство. Нормы АПК РФ и ГПК РФ допускают применение документов в электронной форме в качестве письменных доказательств. В судебных разбирательствах и судебном делопроизводстве, как показывает существующая практика, используются заверенные бумажные копии электронных документов.

Использование электронных документов в качестве прямых доказательств в виду отсутствия процессуальных норм и процедур по порядку их исследования и ведения судебных дел в настоящее время невозможно.

электронный документ судебный

Заключение

В настоящее время, все еще существуют проблемы правового регулирования электронного документа.

Существует интересный зарубежный опыт, связанный с правовым урегулированием вопросов обеспечения юридической значимости электронных документов.

В настоящее время в ряде государств - участников Содружества Независимых Государств действуют законы об электронном документе - в Республике Армения, Республике Беларусь, Кыргызской Республике, Республике Молдова, Республике Узбекистан, Азербайджанской Республике, Республике Казахстан и других.

Так, Законом Республики Беларусь от 28 декабря 2009 г. N 113-З "Об электронном документе и электронной цифровой подписи" введены в действие такие понятия, как "копия электронного документа", "подлинность электронного документа", "целостность электронного документа".

Электронный документ, согласно ст. 17 указанного Закона, состоит из двух неотъемлемых частей - общей и особенной.

Общая часть электронного документа состоит из информации, составляющей содержание документа. Особенная часть электронного документа состоит из одной или нескольких электронных цифровых подписей, а также может содержать дополнительные данные, необходимые для проверки электронной цифровой подписи (электронных цифровых подписей) и идентификации электронного документа, которые устанавливаются техническими нормативными правовыми актами.

Возможно, что проблема правового регулирования режима электронного документа, будет решена с принятием общего закона об электронном документе, в котором бы систематизировался и усовершенствовался предыдущий опыт.

Этим законом должны быть установлены:

1. Терминология в данной сфере;

2. Общие принципы организации документооборота на основе использования информационно-коммуникационных технологий;

3. Общие требования по порядку документирования, требований к форме и форматам представления ЭД и их реквизитам;

4. Общие требования к атрибутам форм выделения, представления и оборота ЭД, позволяющих найти необходимый документ среди массы других ЭД;

5. Требования по порядку применения, передачи и получения ЭД.

Список использованной литературы

1. Ларин М.В., Журнал «Современные технологии делопроизводства и документооборота», 2011 г.

2. Семизорова Е.В., «Правовой режим электронного документа: проблемы правового регулирования», 2011 г.

3. Тихонов В.И., «Сущностные характеристики, состав классификация электронных документов», Делопроизводство, 2009 г.

4. Кузнецова Т.В., «Правила делопроизводства в Федеральных органах исполнительной власти», 2009 г.

5. Кузнецов С.Л., «Методические рекомендации по организации хранения электронных документов», Делопроизводство, 2006 г.

6. Бобылева М.П., «Эффективный документооборот: от традиционного к электронному», 2004 г.

Размещено на Allbest.ru