Электронный документ как объект правового регулирования

Размещено на http://www.allbest.ru/

Электронный документ как объект правового регулирования

1. Понятие «электронный документ»

Правовое регулирование вопросов работы с электронными документами предполагает закрепление в нормативных правовых актах, прежде всего, понятия «электронный документ» и возможности использования электронных документов наравне с традиционными документами в различных сферах деятельности, особенно в сфере государственного управления.

В настоящее время не существует единого определения электронного документа.

ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" дает следующую трактовку: «11.1. электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах».

ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения: «документ на машинном носителе: Документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной»

Семилетов С. И. предлагает следующее определение: «"Электронный документ - документ, созданный при помощи электронных аппаратно-технических (ЭВМ) и программных средств, фиксируемый в цифровом коде в форме идентифицируемого именного файла(ов) или записи в файле(ах) базы данных, доступный для последующей обработки в информационных системах, использования, воспроизведения (отображения) и визуального восприятия, а также для передачи и получения по телекоммуникационным

2. Законодательное регулирование правоотношений в сфере электронных документов в Российской Федерации

В информационном обществе взаимодействие с гражданами, оказание государственных услуг, прежде всего, ориентировано и строится на принципах виртуального дистанционного контакта с использованием ЭД и электронных форм взаимодействия, тем самым реализуется инструментарий так называемого «электронного правительства».

При этом основным средством и инструментарием исполнения органами государственной власти своих функций и реализации предоставления (оказания) государственных услуг является электронный документооборот. Однако действующее законодательство РФ сегодня в большей мере ориентировано на традиционные формы взаимодействия на основе документооборота на бумажных носителях и содержит еще достаточно много административных барьеров, а также ограничений по использованию электронных форм взаимодействия. Соответственно, серьезной проблемой является отсутствие необходимой нормативно-правовой базы. законодательство электронный документ правовой

Анализ состояния действующего законодательства РФ показывает, что имеющаяся тенденция перехода на электронные формы взаимодействия требует проведения большой комплексной работы по систематизации законодательства и устранению административных барьеров и ограничений действующего законодательства по всей сфере правоотношений.

План по реализации Стратегии развития информационного общества Российской Федерации, ФЦП «Информационного общества (2011-2020 годы)» и поставленные инновационные задачи обязывают акцентировать внимание на переход от бумажных форм общения к электронным формам взаимодействия.

Применение электронных документов требует законодательного обеспечения их юридической силы, то есть установления порядка их удостоверения (состава и способов оформления реквизитов), а также защиты от искажений в процессе электронного обмена. В связи с этим в современном законодательстве предпринимаются попытки создания определенных условий для использования в этих целях технологии электронной подписи.

В ФЗ «об электронной подписи» в статье 6 « Условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью» закрепляется, что: «1. информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе».

«2. Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия».

Базовым предназначением электронной подписи является организация юридически значимого документооборота, а также заключение различных рыночных сделок между субъектами рынка.

Принцип действия электронной подписи представляет собой визирование каких-либо документов определенным символьным рядом, сформированным специальным программным обеспечением.

Механизм визирования заключается в добавлении через специальное программное обеспечение к уже готовому документу электронной подписи. В случае несанкционированного изменения документа, подпись автоматически становится недействительной. Таким образом, электронная подпись гарантирует защиту документа от фальсификации или изменения.

Надежность электронной подписи на сегодня высока, и подделать ее практически невозможно.

Таким образом, юридическая сила документа определяется наличием:

формы или обязательных реквизитов;

собственноручной подписи уполномоченного лица;

печати (если необходимо).

Электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью), всегда признаются равнозначными документам, подписанным собственноручно. Исключение составляют случаи, когда законодательство допускает составление документа только в бумажном виде.

Для изготовления сертификата ключа ЭП заказчик представляет удостоверяющему центру:

1. Для юридических лиц:

- нотариально заверенную копию свидетельства о государственной регистрации юридического лица;

- нотариально заверенную копию свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;

- оригинал или нотариально заверенную копию выписки из Единого государственного реестра юридических лиц, полученную не ранее чем за тридцать дней до ее представления;

- заявление в удостоверяющий центр о выпуске сертификата ключа ЭЦП;

- если сертификат ключа ЭЦП изготавливается на имя руководителя организации: копию документа о назначении руководителя, заверенную подписью руководителя и печатью организации;

- если сертификат ключа ЭЦП изготавливается на имя уполномоченного представителя организации: доверенность, подтверждающую полномочия владельца сертификата ключа ЭЦП, заверенную подписью руководителя и печатью организации;

- паспорт гражданина Российской Федерации*, на чье имя изготавливается сертификат ключа ЭЦП (владелец сертификата), а также его копия (копия 2-ой и 3-ей страниц, а также страницы с регистрацией по последнему месту жительства);

- если документы для изготовления сертификата ключа ЭЦП предоставляет и/или получает не владелец сертификата, а его уполномоченный представитель: доверенность на представителя юридического лица, уполномоченного на предоставление документов для изготовления сертификата ключа ЭЦП и/или получение изготовленного сертификата ключа ЭЦП, заверенную подписью руководителя и печатью организации;

- если документы для изготовления сертификата ключа ЭЦП предоставляет и/или получает не владелец сертификата, а его уполномоченный представитель: паспорт гражданина Российской Федерации -- представителя юридического лица, уполномоченного на предоставление документов для изготовления сертификата ключа ЭЦП и/или получение изготовленного сертификата ключа ЭЦП, а также его копия (копия 2-ой и 3-ей страниц, а также страницы с регистрацией по последнему месту жительства);

2. Для юридических лиц (в случае, если полномочия единоличного исполнительного органа открытого/закрытого акционерного общества переданы управляющей организации/управляющему):

- документы юридического лица, предусмотренные абзацами 1 -- 3 п. 1 настоящего Перечня;

- документы управляющей организации/управляющего, предусмотренные п. 1/п. 4 настоящего Перечня соответственно;

- нотариально заверенную копию решения общего собрания акционеров общества о передаче функций единоличного исполнительного органа управляющей организации/управляющему.

3. Для юридических лиц (в случае, если полномочия единоличного исполнительного органа общества с ограниченной ответственностью переданы управляющей организации/управляющему):

- документы юридического лица, предусмотренные абзацами 1 -- 3 п. 1 настоящего Перечня;

- документы управляющей организации/управляющего, предусмотренные п. 1/п. 4 настоящего Перечня соответственно;

- нотариально заверенные копии первого, второго листов устава общества, листа устава, где предусмотрена возможность передачи полномочий единоличного исполнительного органа общества управляющей организации/управляющему, а также последнего листа устава общества с отметкой налогового органа.

4. Для индивидуальных предпринимателей, имеющих печать:

- нотариально заверенную копию свидетельства о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя;

- нотариально заверенную копию свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;

- оригинал или нотариально заверенную копию выписки из Единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей, полученную не ранее чем за тридцать дней до ее представления;

- заявление в удостоверяющий центр о выпуске сертификата ключа ЭЦП;

- если сертификат ключа ЭЦП изготавливается на имя уполномоченного представителя индивидуального предпринимателя -- работника индивидуального предпринимателя: доверенность, подтверждающую полномочия владельца сертификата ключа ЭЦП, заверенную подписью и печатью индивидуального предпринимателя;

- паспорт гражданина Российской Федерации, на чье имя изготавливается сертификат ключа ЭЦП (владелец сертификата), а также его копия (копия 2-ой и 3-ей страниц, а также страницы с регистрацией по последнему месту жительства);

- если документы для изготовления сертификата ключа ЭЦП предоставляет и/или получает не владелец сертификата, а его уполномоченный представитель: доверенность на представителя индивидуального предпринимателя, уполномоченного на предоставление документов для изготовления сертификата ключа ЭЦП и/или получение изготовленного сертификата ключа ЭЦП, заверенную подписью и печатью индивидуального предпринимателя;

- если документы для изготовления сертификата ключа ЭЦП предоставляет и/или получает не владелец сертификата, а его уполномоченный представитель: паспорт гражданина Российской Федерации -- представителя владельца сертификата, уполномоченного на предоставление документов для изготовления сертификата ключа ЭЦП и/или получение изготовленного сертификата ключа ЭЦП, а также его копия (копия 2-ой и 3-ей страниц, а также страницы с регистрацией по последнему месту жительства).

5. Для индивидуальных предпринимателей, не имеющих печать:

- документы индивидуального предпринимателя, предусмотренные абзацами 1 -- 4 п. 4 настоящего Перечня;

- если сертификат ключа ЭЦП изготавливается на имя уполномоченного представителя индивидуального предпринимателя -- работника индивидуального предпринимателя: нотариально заверенная доверенность, подтверждающую полномочия владельца сертификата ключа ЭЦП;

- паспорт гражданина Российской Федерации, на чье имя изготавливается сертификат ключа ЭЦП (владелец сертификата), а также его копия (копия 2-ой и 3-ей страниц, а также страницы с регистрацией по последнему месту жительства);

- если документы для изготовления сертификата ключа ЭЦП предоставляет и/или получает не владелец сертификата, а его уполномоченный представитель: нотариально заверенная доверенность на представителя владельца сертификата, уполномоченного на предоставление документов для изготовления сертификата ключа ЭЦП и/или получение изготовленного сертификата ключа ЭЦП;

- если документы для изготовления сертификата ключа ЭЦП предоставляет и/или получает не владелец сертификата, а его уполномоченный представитель: паспорт гражданина Российской Федерации -- представителя владельца сертификата, уполномоченного на предоставление документов для изготовления сертификата ключа ЭЦП и/или получение изготовленного сертификата ключа ЭЦП, а также его копия (копия 2-ой и 3-ей страниц, а также страницы с регистрацией по последнему месту жительства).

6. Для физических лиц:

- нотариально заверенную копию свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;

- паспорт гражданина Российской Федерации, на чье имя изготавливается сертификат ключа ЭЦП (владелец сертификата), а также его копия (копия 2-ой и 3-ей страниц, а также страницы с регистрацией по последнему месту жительства);

- заявление в удостоверяющий центр о выпуске сертификата ключа ЭЦП;

- если документы для изготовления сертификата ключа ЭЦП предоставляет и/или получает изготовленный сертификат ключа ЭЦП не владелец сертификата, а его уполномоченный представитель: нотариально заверенная доверенность на представителя владельца сертификата, уполномоченного на предоставление документов для изготовления сертификата ключа ЭЦП и/или получение изготовленного сертификата ключа ЭЦП;

- если документы для изготовления сертификата ключа ЭЦП предоставляет и/или получает изготовленный сертификат ключа ЭЦП не владелец сертификата, а его уполномоченный представитель: паспорт гражданина Российской Федерации -- представителя владельца сертификата, уполномоченного на предоставление документов для изготовления сертификата ключа ЭЦП и/или получение изготовленного сертификата ключа ЭЦП, а также его копия (копия2-ой и 3-ей страниц, а также страницы с регистрацией по последнему месту жительства).

Об актуальности обеспечения юридической значимости электронных документов свидетельствует запланированный к 2015 г. переход на оказание государственных услуг физическим лицам в электронном виде на всей территории Российской Федерации.

На урегулирование процедуры предоставления государственных услуг в электронном виде направлен Федеральный закон от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг"

Целью этого Закона является предоставление заявителям возможности осуществлять взаимодействие с органами власти дистанционно в электронном виде, в том числе обращаться в органы власти и получать результаты такого обращения, а также устанавливает требования к процедурам предоставления государственных (муниципальных) услуг в электронном виде.

Результаты же оказания государственных услуг в электронном виде (электронные документы) требуют обеспечения юридической значимости.

В 2005 г. в Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации внесен проект Федерального закона N 159016-4 "Об электронном документе".

Законопроект направлен на определение правового режима электронного документа, включая установление требований, предъявляемых к обеспечению сохранности электронных документов, а также к электронным документам в целях придания им юридической силы.

Законопроект не был поддержан Правительством Российской Федерации.

25.05.2012 в «Российской газете», была опубликована статья, в которой говорится, что Минюст разработал законопроект, придающий юридическую силу электронному документу. Президент Федеральной нотариальной палаты России Мария Сазонова, сообщила, что подобный закон может быть принят уже осенью. Цифровые свидетельства (будь то справки, доверенности) получат силу официальной бумаги. Говорят о том, что проект может стать первым шагом к созданию цифрового общества.

Проекты устанавливают правовой режим электронного документа, обеспечивают его юридическую значимость для судов, прокуратуры и нотариата, в том числе при оказании государственных услуг в электронном виде. В целом государственные органы должны признать цифровую бумагу за настоящий документ.

В закон об информации предлагается внести пункт: "Юридически значимый электронный документ, подписанный электронной подписью, признается равнозначным юридически значимому документу на бумажном носителе".

По словам Марии Сазоновой, нотариат уже сегодня в экспериментальном порядке применяет новые технологии по электронному взаимодействию с различными структурами. Например, установлены прямые электронные каналы нотариусов со Сбербанком.

Новый проект - оформление завещаний, удостоверенных капитанами находящихся в плавании рыболовецких судов. Любопытная деталь: в прошлом году на нотариальном семинаре в Германии юристы разных стран обсуждали, стоит ли признавать завещания, написанные, скажем, на обоях тонущей яхты. Вроде бы это не документ. С другой стороны, человек четко выразил свою волю в последние минуты жизни. Донести предсмертные распоряжения другим способом не было возможности. Ответа, как быть нотариусу в такой ситуации, международные эксперты не нашли. Зато проект российского нотариата решает проблему электронным способом.

В прошлом году были приняты два ключевых для цифровых документов закона. Первый - закон об электронной подписи - приравнял электронный документ к бумажному. Другой закон ввел государственные услуги в электронном виде. На федеральном уровне он уже работает. Внедряются электронные услуги и во многих регионах. С июля положения закона становятся обязательными и на региональном уровне.

Список источников и литературы

1. Конституция Российской Федерации. Принята всенародным голосованием 12.12.1993 (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 N 6-ФКЗ, от 30.12.2008 N 7-ФКЗ, от 05.02.2014 N 2-ФКЗ) //Собрание законодательства РФ. - 03.03.2014.

2.Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ (ред. от 28.06.2014) "Об электронной подписи" http://base.consultant.ru

3. Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 06.04.2011, с изм. от 21.07.2014) "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" http://base.consultant.ru

4. Постановление Правительства РФ от 07.07.2011 N 553

"О порядке оформления и представления заявлений и иных документов, необходимых для предоставления государственных и (или) муниципальных услуг, в форме электронных документов" http://base.consultant.ru

5. Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 N 477

(ред. от 07.09.2011) "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" http://base.consultant.ru

6.ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. http://base.consultant.ru

7.Лазарев А.Ю. Правовое регулирование электронного документооборота в Российской Федерации.

8. Ларин М.В. Электронные документы: нормативно-методическое обеспечение // Вестник архивиста. 2009.

9. Семизорова Е.В. Правовой режим электронного документа: проблемы правового регулирования // Юрист. 2011. N 15.

10. Семилетов С. И. Документы и документооборот как объект правового регулирования: Автореферат диссертации на соискание ученой степени кандидата юридических наук. http://www.dissercat.com

11. Петровский С. Правовой статус электронных документов: возникновение и современное развитие // Хозяйство и право. - 2011.

Размещено на Allbest.ru