Основы делопроизводства

Размещено на http://www.allbest.ru/

Задание 1. Понятия и виды деловых писем. Реквизиты делового письма и правила их оформления. Требования к тексту делового письма. Особенности составления различных видов деловых писем

Деловое (или служебное) письмо - обобщенное название широко применяемого вида официальных документов, служащих средством общения различных организаций, предприятий, фирм (в дальнейшем - организаций) по поводу осуществляемой ими своей деятельности. К категории деловых писем относятся также переписка между частными лицами и организациями, если содержание ее касается взаимных интересов.

Основным признаком, по которому деловые письма из всех видов управленческой документации выделяются в особую группу документов, является пересылка их по почте, хотя в последнее время они могут пересылаться также с помощью телеграфа, факсимильной связи, электронной почты. деловой письмо поставка договор

Содержание писем очень разнообразно и зависит от обстоятельств ситуации, требующей разрешения, и цели автора письма. Исходя из особенности содержания и формуляра письма, выделяют следующие разновидности этих документов: письма-просьба, письма коммерческие, сопроводительные, договорные, информационные, циркулярные, гарантийные, письма-извещения, напоминания, подтверждения, приглашения, поздравления, письма-ответы и письма-запросы и др.

Письма-просьбы

Текст письма, содержащего просьбу, строиться по следующей схеме. В начале письма излагается повод или причина, побудившая автора письма обратится к адресату с просьбой. Во второй части эта просьба формулируется, для обоснования необходимости ее выполнения используются различные аргументы. В заключительной части письма, содержащего просьбу, в нескольких теплых словах выражает готовность к сотрудничеству и доверие.

Письма-отказы

Письмо-отказ рекомендуется начинать с повторения изложенной просьбы (автор письма при этом должен показать, что он понял содержание просьбы или предложения). Далее необходимо указать причину отказа. Далее следует вывод о необходимости отклонить предложение или о невозможности исполнение просьбы.

Сопроводительные письма

Этот вид писем используется в случаях, когда адресату отправляются какие-либо документы или материальные ценности. Назначение сопроводительных писем - подтвердить факт отправки перечисленных в письме документов в определенный срок.

Письма-подтверждения

Письма-подтверждения обычно являются ответом на сопроводительные или договорные письма и удостоверяют факт получение письма, бандероли, документов, каталогов и т.д.,

Письма этого вида могут также содержать подтверждение ранее имевшиеся устной или письменной договоренности о чем-либо с адресатом письма.

Письма-напоминания

Письма-напоминания являются способом урегулирования конфликтной ситуации, когда деловой партнер по какой-либо причине уклоняется от выполнения взятых на себя обязательств или общения по телефону. Поэтому письмо-напоминание строятся по следующей схеме: в первой части автор напоминает о необходимости совершить какие-либо действия, во второй предупреждает о последствиях случие, если напоминае не достигнет своей цели.

Письма-извещения

Письма-извещения сообщают адресату о важном для него событии, требующем определенной реакции. Письма-извещения, с одной стороны, близки по содержанию к информационным письмам, с другой - письмам-претензиям и письмам-напоминаниям.

Письма-приглашения

Письма данного типа содержат приглашения на мероприятие, проводимое организацией для широкой общественности. В письмах-приглашениях отражается имидж организации, поэтому важно, что при оформлении этого типа писем не было не каких не точностей. Текст требует тщательной проработки, в нем указывается, кто, когда, где и по какому поводу проводит мероприятие

Письма-поздравления

Письма-поздравления используют для того, что бы поздравить адресата с радостным событием в личной жизни (юбилей, рождение ребенка, защита диссертации, назначение на должность) или с каким-то значительным достижением в деятельности организации, которую адресат представляет (юбилей компании, вручение награды, победа в конкурсе). В поздравлении можно подробно рассказать о том, как ценит автор письма сотрудничество с адресатом, высказать признательность за то, что взаимодействие с ним всегда плодотворно и конструктивно. Уместны также искренние комплименты в адрес организации, которую представляет адресат.

Циркулярные письма

Циркулярные письма предназначены для доведения до сведения разных адресатов одной и той же информации (например, если необходимо получить отчет по продажах от всех филиалов организации, находящихся в разных городах). По содержанию циркулярными могут быть и письма-извещение, и письма-приглашение, и информационные письма.

Гарантийные письма

В гарантийных письмах фиксируется факт взятых на себя обязательств по оплате каких-либо товаров (услуг) или выполнению каких-либо работ. Если содержание гарантийного письма связано с финансовыми вопросами, то подписывает его обычно не только руководитель организации, но и главный бухгалтер.

Текст письма не должен допускать нескольких толкований. Официальный язык должен отличаться точностью и красотой математической формулы. Отсюда общие требования к тексту делового письма: лаконичность, ясность и точность изложения. Текст должен быть изложен грамотно в соответствии с действующими правилами орфографии и пунктуации, в официально-деловом стиле

В официальном письме необходимо четко и кратко излагать существо дело, соблюдая нейтральность тона.

Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

Текст письма, как правило, состоит из трех частей. Первая (вводная) часть предназначена для конкретизации сути вопроса, послужившего поводом для письма. В ней излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма (один-два абзаца). При этом первый абзац вводной части текста письма должен быть самым коротким и предельно ясным. Вторая (основная) часть служит для последовательного и подробного описания различных аспектов вопроса. Заключительная часть текста обычно состоит из одного абзаца, содержащего 2-4 предложения (выводы, предложения, просьбы, решения и т. д.)

Письма печатаются на стандартных листах или бланках формата А4 или А5; при оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами. Письмо может быть оформлено на бланках письма предприятия, структурного подразделения предприятия, должностного лица предприятия, либо на чистых листах.

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...". В остальных случаях текст письма излагается от 3-го лица единственного числа. Например: "Министерство считает...", "Государственный комитет рассмотрел...".

Если к тексту письма предусмотрено приложение, то оно указывается ниже основного текста, например: Приложение: на 10 л. в 1 экз. Если приложений несколько, то дается сокращенное наименование каждого документа приложения с обозначением количества экземпляров и листов.

Согласно ГОСТ Р 51141-98 <<Делопроизводство. Термины и определения>> реквизитом документа называется обязательный элемент оформление официального документа.

Документы изготавливаются на бланках, бланки документов оформляют в соответствии с приложением А к национальному стандарту Р 6.30-2003. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов в приложении к стандарту обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

Бланк письма организации в зависимости от ее учредительных документов включает реквизиты 01(02 или03), т.е. Герб Российской Федерации (субъекта РФ или эмблему организации/товарный знак), реквизит 04 - код организации по ОКПО, реквизит 05 - основной государственный регистрационный номер юридического лица, 08 и 09 - наименование и справочный данные об организации, и при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11 и 12 - дата и регистрационный номер документа, 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа, 14 - место составления или издания документа, 15 - адресат, 17 - резолюция, 18 - заголовок к тексту, 19 - отметка о контроле, 20 - текст документа.

Задание 2. Понятие и базовая структура договора. Виды договоров. Особенности и содержание договора поставки. Протокол разногласий к договору поставки

Договор - соглашение двух или более лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей.

Договоры могут быть возмездными и безвозмездными. Любой договор, по которому хотя бы одна из его сторон за исполнения ею её обязанностей должна получить плату или иное встречное (относительно такой обязанности) возмещение, является возмездным. Безвозмездным является договор, по которому одна из сторон обязуется в чём-либо перед иной стороной без получения от неё встречного возмещения.

Виды договоров: купли-продажи, аренды, хранения, дарения, поставки, мены, ренты, подряда, банковского вклада, перевозки, займа и кредита, найма жилого помещения и др.

Виды договоров

Основной и предварительный

Основной договор непосредственно порождает права и обязанности сторон, предварительный договор -- соглашение сторон о заключении основного договора в будущем.

Поименованный и непоименованный

Поименованный договор -- договор, который прямо обозначен в Гражданском кодексе (например: договор купли-продажи), непоименованный -- договор, на который прямой ссылки в ГК нет (например: договор аутсорсинга).

Реальный и консенсуальный

Реальный договор -- для заключения необходимо не только согласие сторон, но и передача предмета договора (например: договор займа), консенсуальный договор -- достаточно соглашения сторон по всем существенным условиям (например: купли-продажи). Реальный договор действителен с момента передачи вещи, консенсуальный -- с момента подписания сторонами.

Простой и сложный

Простой договор состоит из договорённостей об одном предмете, сложный договор может включать в себя несколько договоров одновременно.

Возмездный и безвозмездный

Возмездный договор предполагает встречное возмещение другой стороной (договор купли-продажи), безвозмездный договор -- без получения встречного возмещения (договор дарения).

Двусторонний и многосторонний

Двусторонний -- где участниками выступают две стороны, в многостороннем договоре участников может быть больше двух. Договор, заключённый в пользу непосредственных участников договора и договор, заключённый в пользу третьих лиц. Договор, заключённый в пользу участников договора -- право требовать исполнения договора принадлежит только указанным в договоре сторонам. Договор, составленный в пользу третьих лиц -- исполнение договора происходит в пользу указанного в договоре лица, не являющегося стороной договора.

Односторонние и взаимные

Односторонний договор -- порождает права или обязанности только у одного лица . Взаимный договор -- где права и обязанности возникают у двух сторон взаимно друг к другу.

Публичный и непубличный

Публичный договор -- договор, который должен быть заключён со всеми желающими на одинаковых условиях. Одной из сторон обязательно является лицо, осуществляющее предпринимательскую деятельность (например: купля-продажа в магазине).

Взаимосогласованные договоры и договоры присоединения Взаимосогласованные договоры -- договоры, участники которых взаимно согласовывали права и обязанности. Договор присоединения -- условия договора определяются только одной из сторон (например: договор о предоставлении кредита в банке)

Договор поставки -- хозяйственный договор, является одной из разновидностей договора купли-продажи и аналогичен ему по форме. Согласно этому договору поставщик обязуется в назначенные сроки (срок), не совпадающие с моментом заключения договора, передать товар в собственность (полное хозяйственное ведение либо оперативное управление) покупателю, который обязуется принять товар и уплатить за него определенную денежную сумму.

Протокол разногласий -- документ, составленный стороной, получившей проект договора (оферту), согласной заключить договор, но на иных условиях (всех или части), отличающихся от тех, которые содержались в проекте договора. Рассматривается в качестве новой оферты.

Сторона, получившая протокол разногласий, подписывает его в случае согласия с новой редакцией спорных условий. В результате -- соответствующее условие договора будет действовать в редакции протокола разногласий, а не договора. Если часть предложенных условий не устраивает контрагента, то на протокол разногласий составляется протокол согласования (урегулирования) разногласий.

Протокол разногласий используется, как правило, в двух случаях:

1. Непосредственно для отражения разногласий в виде документа, что позволяет вести переписку не просто «записками» по факсу, электронной почте или надиктовыванием текста по телефону.

2. При использовании «типового» договора протокол разногласий позволяет в особых случаях выделить индивидуальные условия для данного контрагента.

Задание 3. Крупная производственная компания ЗАО «Сигнал» завершила переход на централизацию расчетов с рабочими и служащими. Это дало возможность высвобождения 4 бухгалтеров подразделений и позволило обеспечить эффективный контроль расходования фонда заработной платы. Составьте и оформите докладную записку главного бухгалтера в адрес генерального директора компании об итогах централизации расчетов с персоналом. Сформулируйте просьбу о поощрении работников бухгалтерии и вычислительного центра, обеспечивших решение данной задачи. Недостающие реквизиты определите самостоятельно

ЗАО «Сигнал» Генеральному директору

Бухгалтерия Гальчевскому А.П.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 20.10.2014

г. Владивосток

О поощрении работников

Бухгалтерии и вычислительного центра

В связи с завершением перехода на централизацию расчетов с рабочими и служащими, высвободились 4 бухгалтера подразделений, что позволит обеспечить эффективный контроль расходования фонда заработной платы.

Прошу поощрить работников бухгалтерии и вычислительного центра, обеспечивших решение данной задачи, денежными средствами.

Главный бухгалтер Н.А. Благинина

(личная подпись)

Доверенность №

Размещено на Allbest.ru