Архивное законодательство Российской Федерации

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

Раздел 1. Архивное законодательство Российской Федерации

1.1 Понятие, предмет и задачи архивного законодательства

1.2 История архивного законодательства в 90-е годы

1.3 Современная структура архивного законодательства

Раздел 2. Составление учетных документов архива организации

2.1 Составить номенклатура дел организации с итоговой записью к ней

2.2 Составить приказ о назначении экспертной комиссии

2.3 Составить акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

2.4 Составить опись дел по личному составу

2.5 Составить опись дел временного хранения (свыше 10 лет)

2.6 Составить акт о проверке состояния хранения и передачи в Государственный архив документов

2.7 Составить акт о выдаче дел во временное пользование

2.8 Составить запрос социально-правового характера

2.9 Ответ на написанный запрос социально-правового характера

2.10 Составить протокол заседания экспертной комиссии

2.11 Составить Карточка учета работы с организацией (лицевая и оборотная сторона)

Заключение

Список используемых источников

Введение

Большой удельный вес в общем, комплексе делопроизводственных процессов имеют действие по хранению документов. Это связано с тем, что документы предприятий участвующих в делопроизводстве, в дальнейшем либо оставляют на длительное хранение, либо хранят краткие сроки, а затем выделяют к уничтожению.

Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров.

Архивное законодательство - это не самостоятельная отрасль правовой системы России, а формирующаяся комплексная система законодательства как совокупность, источников права, которые представляют собой форму выражения правовых норм, включающих нормы различных отраслей права.

Цель написания курсовой работы - в комплексном, системном изучении норм архивного законодательства России и в грамотном составлении и оформлении учетных документов архива организации.

Курсовая работа состоит из введения, заключения и двух разделов. В первом разделе рассказывается о предмете архивного законодательства и его задачах, об основе современных законодательных актов по архивному делу приходящихся на 90-е гг. ХХ века, о структуре современного архивного законодательства. Во втором разделе выполняется практическое оформление документов архива организации.

Раздел 1. Архивное законодательство Российской Федерации

архивное законодательство документ учетный

1.1 Понятие, предмет и задачи архивного законодательства

В правовой литературе термин «Законодательство» имеет широкое и узкое значение. В широком смысле - «система издаваемых уполномоченными правотворческими органами юридических актов, устанавливающих нормы права», а в узком - «система взаимосвязанных законов». Архивное законодательство в широком смысле представляет собой систему нормативных правовых актов, создаваемых в результате правотворческой деятельности компетентных органов государства, устанавливающих, изменяющих или отменяющих нормы табличного или частного права в сфере архивного дела; в узком смысле - систему взаимосвязанных законодательных актов, регулирующих данную сферу. Понятие архивного законодательства будет трактоваться в широком смысле, т.к. применительно к архивному законодательству такое понятие принято самим законодателем и подтверждается ст.3 Основ законодательства Российской Федерации «Об Архивном фонде Российской Федерации и архивах».

Наиболее трудной задачей в теории права является задача установление предмета законодательного регулирования. Под предметом правового регулирования понимается качественно однородный вид общественных отношений, на который воздействуют нормы определенной отрасли права.

Архивное законодательство - это не самостоятельная отрасль правовой системы России, а формирующаяся комплексная система законодательства как совокупность, источников права, которые представляют собой форму выражения правовых норм, включающих нормы различных отраслей права. Предметом регулирования комплексных отраслей законодательства в отличие от отраслей права является не вид, а сфера общественных отношений, объединяющая различные их виды. Будучи предметом регулирования норм нескольких отраслей права, они обладают единством, обусловленным общностью целей и задач человеческой деятельности. Единство и взаимопроникновение отраслевых групп общественных отношений определяют сущность и взаимосвязь регулирующих их норм права.

Так как отношения присущи любой сфере существенной жизни, то архивное законодательство создаю для регулирования отношений в одной из важных общественных сфер - сфере архивного дела. Следовательно, предмет законодательного регулирования в сфере архивного дела можно определить как отношения, которые возникают в процессе деятельности по организации хранения, учета и использования архивных документов, осуществляемой в интересах общества, государства и гражданина, и на которые воздействуют нормы отраслей публичного и частного права.

Общие задачи архивного законодательства должны быть ориентированы на:

-обеспечение реализации конституционного строя; развитие гражданского общества; построение, укрепление и совершенствование правового государства; защиту прав и свобод гражданина и человека; применение в установленных законодательством случаях мер государственного принуждения и осуществление деятельности, не требующей мер государственного принуждения;

-исполнение функций государственного (публичного) управления в сфере архивного дела при соблюдении защиты национальных интересов России;

-разграничение полномочий в вопросах архивного дела между Российской Федерацией, ее субъектами и местным самоуправлением;

-укрепление системы Федеральной архивной службы России, создание и совершенствование правовых, социальных, информационных, материально-технических и иных, условий, необходимых для деятельности органов управления архивным делом, архивных учреждений и их работников;

-обеспечение эффективной работы органов управления архивным делом и архивных учреждений в соответствии с их компетенцией, действие принципов гласности и демократизации в их работе, прежде всего, в вопросах доступа к архивным документам и их использования;

-расширение использования архивных документов в целях объективного освещения отечественной и мировой истории, формирование национального сознания граждан России, улучшение обслуживания органов государственной власти, граждан ретроспективной информацией;

-соблюдение единых принципов организации архивного дела и государственных стандартов в вопросах комплектования, хранения, учета и использования архивных документов;

-обеспечение принципа верности государственных служащих государству;

-создание и обеспечение надлежащего функционирования системы подготовки и повышения квалификации архивных работников;

-определение порядка подбора кадров, продвижение по службе, проведения квалификационного экзамена, аттестаций, присвоения квалификационных разрядов, мер стимулирования и ответственности.

Главная задача архивного законодательства заключается в том, чтобы создать законодательную базу, которая позволила бы, решая проблему правового регулирования отношений граждан, общества и государства в сфере архивного дела, обеспечить сохранение, качественное пополнение, государственный учет и всестороннее использование Архивного фонда Российской Федерации, как важнейшей части ее национального и культурного достояния.

1.2 История архивного законодательства в 90-е годы

Архивное законодательство практически появилось с 1918 г., с Декрета СНК РСФСР от 1 июня 1918 г. «О реорганизации и централизации архивного права». Затем было много других декретов, постановлений, был период, когда после декретов практически все нормы регулирования совместными постановлениями ЦК КПСС и Совета Министров СССР. Так, положения о Государственном архивном фонде СССР 1941, 1958 и 1980 гг. вводились в действие постановлениями Совета Министров СССР.

В мировом архивном сообществе роль законодательства в архивной сфере оценивается достаточно высоко. В 1995 - 1996 гг. Международный совет архивов выпустил два тома журнала «Arhivum» с обзором и публикациями архивных законов и нормативных актов 98 государств и 9 международных организаций.

Появление нового архивного законодательства в России связывают с принятием 23 августа 1993 г. «Основ законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» - первого в отечественной истории архивного закона.

Это основной закон об архивном деле, с появлением которого в общеправовом классификаторе отраслей законодательства от 16 декабря 1993 г. В разделе «Законодательство по общим вопросам народного хозяйства» была введена отдельная рубрика «Архивное дело. Делопроизводство», что специалисты рассматривают как факт рождения нового специфического подотдела права.

Этот главный федеральный закон аккумулировал в себе многое из предшествующего опыта архивного строительства дореволюционной России и СССР, в то же время в нем учтено то новое, что произошло в политическом, экономическом, правовом развитии страны, а так же ценный зарубежный опыт.

Произошедшие в начале 90-х годов изменения государственного строя Российской Федерации, появление перспективы создания в России правового государства, т.е. государства, которое будет организовано на правовых началах и его власть будет подчинена закону, коренным образом повлияли на формирование и становление новой правовой системы России. Качественное преобразование правовой системы, объективно требующее обновленных законов, предполагает отпаду целых нормативных блоков, регулирующих отжившие, подлежащие существенному реформированию общественные отношения, и создание правовых норм, отвечающих потребностям современного развития общества.

Анализ действующего российского законодательства позволяет сделать вывод о преобладавшем значении факторов, связанных с оформлением институтов российской государственности новою курса экономической, социальной, международной политика.

Среди них было также заметно воздействие таких факторов, как потребности проведения правовой реформы в такой государственной сфере как архивное дело.

1991 г. Принято считать, что начало всем реформам в архивной сфере было положено известными августовскими указами Президента Российской Федерации «О национализации архивов КПСС» и «О передаче в госархивы документов бывшего КГБ СССР».

Указ Президента РСФСР об архивах Комитета государственной безопасности был подписан 24 августа 1991 г., Указ Президента РСФСР о партийных архивах был подписан в тот же день. Значение этих документов (и законодательных, и политических) трудно переоценить. Выделим главное: открылся доступ к ранее преимущественно закрытым архивным материалам; перестал существовать в стране «партийный архивный фонд» в параллели с Государственным архивным фондом страны.

Затем 12 октября 1991 г. было издано Постановление Совета Министров РСФСР «О Российском центре хранения и изучения документов новейшей истории (РЦХИДНИ) и Центре хранения современной документации (ЦХСД)». На основании этого постановления на базе привилегированного Центрального партийного архива был создан Российский центр хранения и изучения документов новейшей истории. К

Который позже вместе с Центром хранения документов молодежных организаций был преобразован в Российский государственный архив социально-политической истории (1999). А архивные комплексы ЦК КПСС были включены во вновь созданный Центр хранения современной документации, переименованный в 1999 г. в Российский государственный архив новейшей истории. Тогда же, 12 октября 1991 г., вышло постановление Совета Министров РСФСР «О развитии архивного дела в РСФСР». Таким образом, за один год были изданы два указа и два правительственных постановления по архивному делу.

1992 г. За этот год были изданы два постановления: Правительства Российской Федерации «Об утверждении положения о Комитете по делам архивов при Правительстве Российской Федерации и сети федеральных государственных архивов и центров хранения документации» от 24 июня 1992 г. и Верховного Совета Российской Федерации «О временном порядке доступа к архивным документам и их использования» от 19 июня 1992 г.

На основании первого постановления ранее секретный Центральный государственный (особый) архив СССР, хранивший трофейные документы, перемещенные в СССР в результате Второй мировой войны из Германии и других зарубежных стран.

Был также определен срок (30 лет) ограничения доступа к архивным документам или архивной информации, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, а также срок (75 лет) доступа к архивным документам, содержащим сведения о личной жизни граждан (за исключением самих этих граждан или их наследников).

Такие четко ограниченные сроки доступа к отдельным категориям документов в нашей стране были введены впервые. Эти же сроки и порядок доступа к архивным документам отдельных категорий более четко даны в «Основах законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» (1993).

На основании второго постановления пользователи архивных документов могут обжаловать решения и действия архивных учреждений в вышестоящий архивный орган и даже в суд.

1993 г. Много законодательных актов было принято в 1993 г., самым важным из которых был «Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» от 7 июля 1993 г., который и сегодня является главным действующим законодательным актом.

Впервые достаточно четко в архивной сфере была разграничена компетенция Российской Федерации ее субъектов. В Основах законодательства выделены три блока полномочий по вопросам архивного дела, отнесенных:

- исключительно к ведению Российской Федерации в лице ее органов государственной власти;

- к совместному ведению Российской Федерации, республик в составе Российской Федерации, краев, областей, автономных областей и округов, городов Москвы и Санкт-Петербурга;

- к самостоятельному решению вышеуказанными субъектами Российской Федерации.

В Основах законодательства впервые в архивной сфере законодательно были определены две части Архивного фонда Российской Федерации (АФ РФ): государственная и не государственная.

В рамках государственной части АФ РФ выделяют четыре комплекса архивных документов, фактически, а порой и юридически обособленных по следующим хранилищам: государственным архивам, ведомственным архивам, библиотекам и музеям, отраслевым архивным фондам.

Относительно последних следует отметить, что фактически документы в них хранятся постоянно, но в законодательстве впервые предусмотрено временное или депозитарное хранение документов в этих хранилищах.

В настоящее время существуют три формы хранения документов в государственной части АФ РФ:

- постоянное (в государственных архивах, библиотеках, музеях, а также фактически в отраслевых архивных фондах);

- депозитарное (в отраслевых архивных фондах);

- временное (в ведомственных архивных и отраслевых архивных фондах).

Основы законодательства в архивной сфере показывают, что страна действительно строит правовое государство. Сохраняя по ряду позиций централизованный порядок регулирования архивным делом, Основы законодательства демонстрируют и новые подходы к реалиям сегодняшнего дня.

В 1998--1999 гг. была подготовлена целая серия дополнений и изменений в Основы законодательства. В Государственную Думу был внесен проект федерального закона об изменениях и дополнениях в Основы законодательства об архивном деле 1993 г. В настоящее время Федеральной архивной службе предложено разработать новый федеральный закон об архивном деле (вместо внесения изменений и дополнений в Основы законодательства 1993 г.).

В том же, 1993 году, было принято постановление Президента Российской Федерации «О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве» от 3 марта 1993 г.

Это постановление явилось одним из основных законодательных актов, принятых в целях регулирования взаимоотношений между учреждениями Государственной архивной службы (в настоящее время -- Федеральная архивная служба) и центральными органами федеральной исполнительной власти, государственными учреждениями, организациями и предприятиями.

Позднее основные положения этого документа были подтверждены в таких законодательных актах, как Положение об Архивном фонде Российской Федерации (1994) и Положение о Федеральной архивной службе России (1998).

Далее был ряд постановлений и указов Совета Министров и Правительства РФ: постановление «О реализации государственной политики в архивном деле»; Указ Президента Российской Федерации «О включении отдельных объектов в государственный свод особо ценных объектов культурного наследия народов Российской Федерации» (первый указ был подписан 6 ноября 1993 г., второй, с точно таким же названием, -- 24 января 1995 г., третий -- 2 апреля 1997 г.).

Для примера: весь документальный комплекс Российского государственного архива древних актов включен в этот свод. Но речь идет не только об архивах.

Достаточно просмотреть очень небольшой перечень. Возможен следующий такой указ -- тогда государственный свод особо ценных объектов будет пополняться.

1994 г. В этом году был издан Указ Президента Российской Федерации «Об утверждении Положения об Архивном фонде Российской Федерации и Положения о Государственной архивной службе России». Наряду с Основами законодательства данный Указ об Архивном фонде и Государственной архивной службе является основополагающим законодательным актом в архивной сфере.

В Положении об Архивном фонде Российской Федерации четко закреплен состав государственной и негосударственной частей АФ РФ, отражена сеть федеральных архивов, архивов субъектов Федерации и муниципальных архивов, осуществляющих постоянное хранение документов АФ РФ, указаны порядок и сроки временного, а также депозитарного хранения документов в учреждениях, организациях и предприятиях.

Именно в Положении назван полный перечень отраслевых фондов, о котором будет рассказано ниже.

Затем, в 1994 г., был принят Регламент доступа к материалам прекращенных уголовных и фильтрационно-проверочных дел в государственных и ведомственных архивах Российской Федерации. Этот очень важный документ был разработан в соответствии с Основами законодательства и законами Российской Федерации «О реабилитации жертв политических репрессий» и «О государственной тайне». Регламент был призван упорядочить доступ к архивным документам, содержащим сведения о лицах, подвергшихся политическим репрессиям и реабилитированных, бывших в плену и угнанных в Германию и другие страны Западной Европы в период Второй мировой войны. В 1996 г. Действие Регламента было приостановлено.

В прекращенных уголовных и фильтрационно-проверочных делах содержится информация о судьбах миллионов людей; их изучение необходимо для раскрытия полной правды о масштабе и характере массовых политических репрессий в СССР в 30 --50-е гг. XX в.

Однако в этих делах имеются документы, содержащие сведения о тайне личной жизни, и иную информацию, способную нанести моральный ущерб личности, а также материалы оперативно-проверочного характера.

В Регламенте зафиксирован механизм, позволяющий репрессированному или его наследникам на определенный срок закрыть для исследователей доступ к той части документов прекращенного уголовного дела, которая непосредственно отражает поведение человека во время следствия (протоколы допросов, очных ставок, заявления).

Определена также ответственность пользователя за точность передачи, обнародование сведений, затрагивающих честь и достоинство реабилитированных, их родственников, свидетелей и третьих лиц.

1995 г. Выходит постановление Правительства Российской Федерации «Об утверждении Положения о лицензировании деятельности по обследованию состояния архивных фондов, экспертизе, описанию, консервации и реставрации архивных документов». Речь идет о том, что деятельность архивных учреждений должна лицензироваться, т.е. о предоставлении права заниматься, допустим, экспертизой ценности, консервацией документов, описанием документов и т.д.

1996 г. В этот год издаются два Указа Президента Российской Федерации: «О внесении изменений в Положение об Архивном фонде Российской Федерации» от 17 марта 1994 г. и «О структуре федеральных органов исполнительной власти» от 1 августа 1996 г., где сказано о переименовании Государственной архивной службы Российской Федерации в Федеральную архивную службу Российской Федерации.

1998 г. Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 декабря 1998 г. утверждается Положение о Федеральной архивной службе России (вместо Положения о Государственной архивной службе России 1994 г.), в котором с учетом современной законодательной базы определены статус Федеральной архивной службы России (Росархива), ее права, функции и задачи, масштаб деятельности, внутренняя структура. Особо следует выделить, что в компетенцию Росархива входит руководство как архивной, так и делопроизводственной сферой в стране.

1999 г. Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 марта 1999 г. «О федеральных государственных архивах» была утверждена структура сети федеральных государственных архивов.

1.3 Современная структура архивного законодательства

Общепринятой в правовой науке является точка зрения, что система законодательства строится с учетом основных критериев как юридическим сила нормативных правовых актов федеративное устройство Российского государства.

Для федеративной государственности России характерна, как правило, многоуровневая система законодательства. Правовая теория выделяет двух, трех и четырехуровневую систему законодательства. Архивное законодательство имеет сложную, непростую структуру. Предлагается классификация системы норм архивного законодательства, состоящая из пяти уровней Конституционного законодательства:

1.Общепризнанных принципов и норм международного права и международных договоров Российской Федерации.

2.Законодательства Российской Федерации.

3.Законодательства субъектов Российской Федерации

4.Нормативных правовых актов местного самоуправления

Эти уровни законодательства взаимосвязаны. Попытки их изолированного развития нарушают конституционное единство правовой системы и законодательства, которое выражается в общих целях и принципах законодательства, в строгой иерархии законодательных и иных правовых актов, в механизмах предотвращения и устранения юридических противоречий.

Основы законодательства Российской Федерации «Об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» закрепили, что архивные фонды и архивные документы государственной части Архивного фонда Российской Федерации не могут быть объектом купли-продажи или иных сделок. Этой нормой введено ограничение гражданско-правовых сделок в отношении архивных документов, но не запрещение каких бы, то, ни было сделок.

Среди двух и многосторонних сделок (договоров) следует выделить такие как дарение, договоры на выполнение научно-исследовательских работ, договоры, связанные с обработкой документов; обязательства, возникающие вследствие причинения вреда; осуществление авторских прав; на право наследования и др.

Особенностью третьей подгруппы законодательства Российской Федерации является то, что основы законодательства представлены, в частности, Основами законодательства Российской Федерации о культуре от 9 октября 1992 г. № 3612-1; Основами законодательства Российской Федерации от 7 июля 1993 г. № 5341-1 «Об Архивном фонде Российской Федерации и архивах». Первый акт содержит помимо норм, регламентирующих отношения в области архивного дела и другие правовые нормы, второй - только нормы в области архивного строительства.

Впервые в российском законодательстве в форме закона урегулированы отношения, связанные с архивным делом. Действующие Основы законодательства Российской Федерации «Об Архивном Фонде Российской Федерации и архивах».

Указы Президента Российской Федерации акты нормативного характера, а распоряжения, по общему правилу, не нормативны. Юридическая практика показала, что отсутствие фиксированных границ издания указов дает возможность принимать их не только в связи с реализацией законов, но и в условиях отсутствия последних. Указы Президента Российской Федерации часто устанавливали нормы законодательного уровня, т.е. нормы, которые должны быть урегулированы законом.

Постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, составляющие третью группу систему законодательства Российской Федерации, вводят общие правовые режимы в области архивного дела и являются важной формой непосредственного регулирования в данной области.

Акты, имеющие нормативный характер, издаются в форме постановлений, а акты по оперативным и иным текущим вопросам, не имеющие нормативного характера, издаются в форме распоряжений.

Постановления и распоряжения Правительства России в сфере архивного дела должны приниматься на основании и во исполнение Конституции Российской Федерации, законов Российской Федерации и нормативных указов Президента Российской Федерации.

Нормативные правовые акты иных федеральных органов государственной власти представляют четвертую группу системы законодательства Российской Федерации, в которой основное место занимают акты центрального органа исполнительной власти в области архивного дела - Федеральной архивной службы России.

Они издаются форме примерных наложений, инструкций и т.п., утвержденных приказом Федеральной архивной службы России. Приказы издаются руководителем архивной службы. Если инструкция всегда нормативна, то приказ может быть как нормативным, так и не нормативным актом. В основном он является актом не ненормативным, т.е. актом применения норм права.

Законодательство СССР, а также законодательство РСФСР, действующие на территории Российской Федерации, применяется в части не противоречащей ее Конституции, и является пятым элементом системы законодательства Российской Федерации.

В систему архивного законодательства следует включить законы и иные нормативные правовые акты субъектов Российской Федерации, учитывая тот факт, что в настоящее время ее субъектам предоставлены значительные полномочия в этой области. Однако принимаемые ими акты в сфере архивного дела должны соответствовать Основам законодательства Российской Федерации «Об Архивном фонде Российской Федерации и архивах».

Исходя из специфики субъекта Федерации в правовом акте регулируются проблемы в сфере архивного дела, но от регламентации режима собственности на архивные фонды и архивные документы субъекта Федерации зависит отношения между тремя уровнями органов управления архивным делом и архивных учреждений:

1) федеральным,

2) субъекта Федерации - республиканским, краевым, областным, города федерального значения, автономной области и автономного округа,

3) муниципальным - районным и городским.

К 1998 году законы об архивных фондах приняты в 69 из 87 субъектов Российской Федерации, подобные акты не были приняты в г. Москве и г. Санкт-Петербурге.

Анализ законодательных актов субъектов Федерации позволяет сделать вывод, что в субъектах в основном создана правовая база архивного дела, в которой особое место уделяется регулированию правоотношений в обеспечении сохранности документов Архивных фондов субъектов Российской Федерации, являющихся составными частями Архивного фонда Российской Федерации. Юридическую базу архивного законодательства субъектов составляют следующие основные акты:

1)Закон об Архивном фонде Российской Федерации и архивах.

Указанный закон является комплексным и кодификационным актом, развивающим и детализирующим положения Основ законодательства Российской Федерации «Об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» в соответствии с правами субъектов. Указанный закон должен обеспечивать единство федерального и регионального архивного законодательства, в основе которого лежат объективные факторы - единство многонационального Российского государства и целостная система архивного дела. Именно поэтому законы субъектов Федерации во многом воспринимают главные положения Основ законодательства.

2)Соглашения о сотрудничестве и взаимодействии в области архивного дела:

-между Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации (в частности, такие соглашения подписаны в первом полугодии 1998 г. Росархивном с Главным архивным управлением при Кабинете Министров Республики Татарстан и Отделом по делам архивов администрации Костромской области),

-между органами управления архивным делом Субъектов Российской Федерации,

-между архивными органами субъектов Российской Федерации и органами местного самоуправления.

Единство федерального законодательства и законодательства субъектов Федерации обеспечивает реализацию прав республик, краев, областей, автономных округов и городов федерального значения, что достигается разграничением компетенции Российской Федерации и субъектов не только в Основах законодательства и в законах субъектов Федерации, но и в перечисленных соглашениях.

3) Закон об административной ответственности за нарушение архивного законодательства субъекта Российской Федерации.

В связи с тем, что административная ответственность связана с вторжением в область прав человека следовало бы законодательно регламентировать полномочия Русинской Федерации и субъектов в этой сфере.

4) Положение о Государственной архивной службе субъекта Российской Федерации, утвержденное постановлением (распоряжением) Главы Администрации (губернатора, мэра), которое определяет систему входящих в нее архивных органов и учреждений, их задачи и функции, права и ответственность, основные принципы организации работы и др.

5) Положение о Государственной архивной инспекции субъекта Российской Федерации, утвержденное постановлением (распоряжением) Главы Администрации (губернатора, мэра).

6) Иные акты, направленные на улучшение организации архивного дела.

В нормативных правовых актах, принятых органами государственной власти субъектов Федерации, содержатся положения:

-воспроизводящие нормы Основ законодательства Российской Федерации «Об Архивном фонде Российской Федерации и архивах'' и других федеральных нормативных актов;

-конкретизирующие, детализирующие нормы федерального законодательства;

-первичные нормы по вопросам, отнесенным к ведению субъектов Федерации.

Воспроизведенные нормы составляют основную часть законов, что является подтверждением единства по основным и конкретным вопросам федерального и регионального регулирования отношения в сфере архивного дела. Они отражают общественность закрепленных в них положений, единство системы управления архивным делом в Российской Федерации и субъектов. К ним относятся нормы, закрепляющие задачи архивного законодательства, принципы деятельности Архивного фонда субъекта, состав Архивного фонда субъекта Федерации (государственная и негосударственная части), задачи органов государственной власти в области архивного дела, систему управления архивным делом и архивных учреждений и т.п.

Нормативные правовые акты местного самоуправления; нормативные акты организаций и учреждений, относящиеся к муниципальной собственности, составляют пятый уровень системы архивного законодательства, который является самостоятельным, независимым от органов государственной власти, но подчиненный Конституции России и законам Российской Федерации ее субъектов. В соответствии с действующим законодательством органы местного самоуправления не входят в систему органов государственной власти.

К концу 1998 г. законодательство большинства субъектов Российской Федерации включило муниципальные архивы в систему Федеральной архивной службы России, а практика утверждения исполнительными органами местного самоуправления положений об этих архивах на основании Примерного положения о муниципальном архиве (об архивном отделе муниципального образования) подтверждает их вхождение в систему государственной архивной службы. Проект федерального закона «О внесении изменений и дополнений в Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» также включает муниципальные архивы в систему Федеральной архивной службы России. Возникает коллизия в действующем законодательстве, которая требует тщательного изучения и устранения юридических противоречий.

Рассмотрев систему архивного законодательства Российской Федерации, состоящую из:

1.конституционного законодательства (Конституции Российской Федерации, федеральных конституционных законов, постановлении Конституционного Суда Российской Федерации);

2.общепризнанных принципов и норм международного права и международных договоров Российской Федерации;

3.законодательства Российской Федерации (федеральных законов, законов Российской Федерации и иных нормативных актов палат Федерального Собрания; указов и распоряжений Президента Российской Федерации нормативных правовых актов Правительства Российской Федерации, нормативных правовых актов иных федеральных органов государственной власти; законодательства СССР и РСФСР: нормативных актов организаций и учреждений, относящихся к федеральной собственности);

4.законодательства субъектов Российской Федерат щи (законов и иных нормативных правовых актов органов законодательной власти субъектов Федерации; нормативных правовых актов органов исполнительной власти субъектов Федерации; нормативных актов организаций и учреждений, относящихся к собственности субъектов Федерации):

5.нормативных правовых актов органов местного самоуправления и нормативных актов организаций и учреждений, относящихся к муниципальной собственности, можно сделать вывод о том, то ее элементы не равнозначны.

В настоящее время архивное законодательство Российской Федерации формируется в систему как таковую. Необходимо отметить, что по сравнению с прежней системой архивного законодательства советского периода новая система значительно расширена. В нее вошли важные ранее отсутствовавшие такие элементы, как законы; общепризнанные принципы и нормы международного права, международные договоры Российской Федерации; законодательство и иные нормативные акты субъектов Российской Федерации; нормативные правовые акты местного самоуправления. Закон должен постепенно занять ведущее положение в правовом регулировании деятельности государства в области архивного строительства, так как именно закон, гарантируя соблюдение интересов государства и личности, позволит государству гибко воздействовать на развитие архивного дела.

Федеральные законы и другие нормативные правовые акты, принятые в 1991 -- 1996 гг. и составленные научно-справочной библиотекой федеральных архивов, в той или иной степени затрагивают архивные учреждения.

Таких законов свыше 150, из них по собственно архивному законодательству несколько десятков актов, и все они условно разделяются на три группы:

1) фундаментальные -- по всему комплексу вопросов архивной сферы;

2) по процессам комплектования, хранения, учета и вывода документов;

3) о доступе к архивным документам и их использовании.

2002 г. Указом Президента Российской Федерации от 15 марта 2002 г. № 511 был введен в действие новый Классификатор правовых актов, по которому вопросы делопроизводства и архивного дела внесены в законодательство в области информации и информатизации.

2004 г. Принят Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации», в связи, с чем утратили свою силу Основы законодательства 1993 г. По ряду позиций закон сохранил преемственность, но есть в нем и «потери». Он регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации (АФ РФ) и собственных архивных документов государственных и не государственных учреждений, организаций и предприятий.

Впервые в законе даны определения понятий «документ Архивного фонда Российской Федерации» и «документ по личному составу», тем самым повысился статус документов по личному составу в деле их упорядочения и сохранения; также даны трактовки двух понятий «временное хранение» -- для архивных документов в целом и для документов АФ РФ. Введены новые понятия -- «владелец архивных документов» и «пользователь архивных документов».

Для документов АФ РФ нормативно подтверждены старые и закреплены новые сроки временного хранения документов в организациях до поступления в государственные или муниципальные архивы. В ст. 4 прописаны полномочия муниципальных образований в области архивного дела; в ст. 6 -- состав АФ РФ и порядок включения в него архивных документов, особенности гражданского оборота документов.

Право собственности на архивные документы независимо от их форм собственности охраняется законом. Изъятие архивных документов возможно только в соответствии с федеральным законодательством.

Изъятые как вещественные доказательства, они подлежат возврату собственнику или владельцу.

Сложным остается вопрос о создании архивов в организациях и на предприятиях. В Основах законодательства 1993 г. запрещалось создание тайных архивов, в том числе затрагивающих права и законные интересы граждан. Организации и предприятия руководствуются в работе как законодательными и нормативными правовыми актами, так и правилами, установленными архивным органом.

В законе обобщенно и достаточно подробно прописаны нормы, касающиеся сохранности документов в случае ликвидации, банкротства или реорганизации организаций и предприятий. Ряд статей посвящен порядку доступа к архивным документам и их использования, государственного учета документов АФ РФ, отнесения организаций и предприятий к числу источников комплектования.

Законодательством Российской Федерации установлена гражданско-правовая, административная и уголовная ответственность юридических лиц, должностных лиц и граждан.

Современная архивная правовая база не ограничивается лишь законодательными актами в области архивного дела. В стране действует не менее 50 законодательных актов, прямо или косвенно регулирующих вопросы архивной сферы, -- о культуре; информатизации и защите информации; государственной тайне; службе внешней разведки; оперативно-розыскной деятельности; авторском праве; о правовой охране программ для ЭВМ и др.

Раздел 2. Составление учетных документов архива организации

2.1 Номенклатура дел организации с итоговой записью к ней

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

20.12.2010 № 1

г. Иркутск

На 2011 год

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во ед. хр.	Срок хранения и № статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
01 - Руководство
01-01	Законы и распоряжения Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальные нормативные правовые акты		До минования надобности. Ст.1	Относящиеся к деятельности организации пост.
01-02	Устав организации		Пост. Ст. 50
01-03	Приказы по основной деятельности		Пост. Ст. 19(а)
…	…	…	…	…
01-20	Переписка с другими организациями по основным направлениям деятельности		5л. ЭПК. Ст. 35
02 - Документационное обеспечение управления
02-01	Номенклатура дел организации		Пост. Ст. 200 (а)
02-02	Табель форм документов применяемых в организации		Пост. Ст. 201 (а)
02-03	Документы, планы, заключение о совершенствовании документационного обеспечения управления		5 л. ЭПК. Ст. 212
…	…	…	…	…
02-15	Описи дел: а) постоянного; б) по личному составу; в) временного (свыше 10 лет)		Пост. Пост. 75 л. 3 г. (1) Ст.248	1 - после уничтожения дел
03-Бухгалтерский учет и отчетность
03-01	Годовые бухгалтерские балансы		Пост. Ст.351
03-02	Счет фактуры		4 г. Ст.368
…	….	…	…	…
03-37	Лицевые карточки, счета работников		75 л. ЭПК Ст. 413
04-Организация труда
04-01	Положение об отделе кадров. Копии		ст. 55 б 3 г. (1)	(1) После замены новыми. Подлинники хранятся в службе ДОУ
04-02	Должностные регламенты сотрудников отдела. Копии		ст. 80 б 3 г. (1)	(1) После замены новыми. Подлинники хранятся в службе ДОУ
…	…	…	…	…
04-09	Приказы, распоряжения по личному составу о приеме, переводе, перемещении, увольнении		ст. 19 б. 5 л. ЭПК
04-10	Коллективные договора		Постоянно (1) ст. 576	(1) Присланные для сведения - до минования надобности
…	…	…	…	…
04-15	Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний		ст. 622 75 л. ЭПК
…	…	…	…	…
04-20	Личные дела: Руководитель организации; Работников организации		ст. 656 Постоянно 75 л. ЭПК
…	…	…	…	…
04-30	Книги, журналы, карточки учета: а) приема, перемещения (перевода), увольнения работников б) личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов) трудовых соглашений в) выдачи (учета движения) трудовых книжек и вкладышей к ним г) бланков трудовых книжек и вкладышей к ним д) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы е) лиц, подлежащих воинскому учету ж) отпусков з) работников, выбывающих в служебные командировки; прибывающих в организацию, куда работник командирован к) выдачи командировочных удостоверений		ст. 695 75 л. 75 л. 75 л. 5 л. 5 л 3 г. (1) 3 г. 5 л.(2) 5 л.	(1)После увольнения (2) В зарубежные командировки - 10 л.

Руководитель службы ДОУ Следова М.Р. Следова

Заведующей архивом Комаров А.П. Комаров 17.12.2010

Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в 2015 году в организации

По срокам хранения	Всего	В том числе:
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного	9	0	1
Временного (свыше 10 лет)	7	0	3
Временного (до 10 лет включительно)	13	0	3
ИТОГО:	31	0	11

Руководитель службы ДОУ Следова М.Р. Следова 19.01.2012

Итоговые сведения переданы в архив

Начальник отдела делопроизводства Звягина И.К. Звягина

21.01.2012

2.2 Приказ о создании экспертной комиссии

Приказ о назначении экспертной комиссии

Общество с ограниченной ответственностью «Вариант»

(ООО «Вариант»)

ПРИКАЗ

12.12.2014 № 2

г. Иркутск

О создании экспертной комиссии

В целях организации и проведения методической и практической работы по определению сроков хранения и отбору документов на архивное хранение, и уничтожение документов с истекшим сроком хранения

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать экспертную комиссию в составе:

Председатель: Заведующая архивом организации Романова С.П.

Члены комиссии:

Начальника отдела кадров Чайкина С.О.,

Архивариус Кравченко А.У..,

Главный бухгалтер Зима В.В.

2. Заведующей архивом организации Романовой С.П., разработать положение об экспертной комиссии на 2015 год до 25.12.2014 г.

3. Архивариусу Зиме В.В., составить план работы экспертной комиссии на 2015 год до 25.12.2014 г.

4. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Генеральный директор Леонов Р.Л. Леонов

С приказом ознакомлены:

В дело № 01-02

31.12.2014 Мартынов

2.3 Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Общество с ограниченной ответственностью «Вариант»

(ООО «Вариант»)

На основании «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» утвержденного 25.08.2010г. Федеральной архивной службы России, отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы архивного фонда ООО «Вариант» за 2004-2006 годы:

№ п/п	Заголовок дела	Дата дела	Кол-во дел	Сроки хранения	Примечание
1	2	3	4	5	6
1	Кассовая книга	2004-2006	14	5 лет
2	Банковские документы	2004-2006	16	5 лет
3	Путевые листы	2004-2006	6	1 год

Итого: 36 (тридцать шесть) единицы хранения за 2004-2006 годы.

Акт составил:

архивист Клем О.Л. Клем

10.11.2012г.

Документы в количестве 43 (сорок три) ед. хр.,

Сданы в архив ООО «АрхиваНет»

На переработку по приемо-сдаточной накладной от 10.11.2012 № 3

2.4 Опись дел по личному составу

Общество с ограниченной ответственностью «Вариант»

№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Срок хранения	Кол-во листов	Примеч.
1	2	3	4	5	6	7
74	04-01	Приказы № 1 - 237 по личному составу за 2011 год	15.12.2011- 27.12.2011	75 лет ЭПК	237
75	04-02	Личные карточки работников (Т-2) за 2010 с А по В		75 лет ЭПК	34
76	04-03	Личное дело уволенного работника: Иванов Иван Иванович	05.06.1999-29.10.2011	75 лет ЭПК	15
77	04-03	Личное дело уволенного работника: Петров Иван Геннадьевич	03.05.1998- 21.11.2011	75 лет ЭПК	13
78	05-17	Лицевые счета работников за 2011 год с А-Л	2011	75 лет ЭПК	10
79	05-17	Лицевые счета работников за 2011 год с А-Л	2011	75 лет ЭПК	12
…	…	…	…	…	…	…
85	05-25	Акты о несчастных случаях на производстве	2011	75 лет ЭПК	3

В данный раздел описи внесено 12 (двенадцать) ед. хр.,

Делопроизводитель Захарова К.В. Захарова

05.08.2011

2.5 Опись дел временного хранения (свыше 10 лет)

Общество с ограниченной ответственностью «Вариант»

№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Срок хранения	Кол-во листов	Примеч.
1	2	3	4	5	6	7
1	01-04	Выписки и реестра о государственной регистрации юридического лица	03.02.2013-07.09.2013	15 лет	23
2	05-12	Перечень лиц имеющих право на проставление электронной цифровой подписи на 2013 год	2013	15 лет ЭПК	1
3	06-10	Переписка с «Мир Пром» о тарифах. Копия	02.02.2013-03.09.2013	15 лет ЭПК	3
…	…	…	…	…	…
7	07-03	Акты подтверждающие тяжелые, вредные, опасные условия труда	01.03.2013-08.04.2013	75 лет ЭПК	5

В данный раздел описи внесено 7 (семь) ед. хр.,

литерные номера: нет

пропущенные номера: нет

Делопроизводитель Захарова К.В. Захарова

05.08.2011

2.6 Акт о проверке состояния хранения и передачи в государственный архив документа

Общество с ограниченной ответственностью

05.04.2014 № 2

г. Иркутск

О проверке состояния хранения

и передачи в гос. архив документов

Основание: Приказ директора ООО «Вариант» от 20.03.2014 г. № 95 «О работе службы документационного обеспечения по организации хранения документов на предприятии»

Акт составлен комиссией:

Председатель: Заместитель директора по общим вопросам Сорокина В.С.

Члены комиссии:

Секретарь Сидорова В.П.,

Главный бухгалтер Касаткина З.В.

С 5 по 11 апреля 2014 года комиссия проверила состояние хранения и передачи в Государственный архив документов ООО «Вариант».

Комиссия установила, что работа архива организации ведется в соответствии с планом, условия хранения документов хорошие.

Документы постоянного хранения за 2007-2012 гг. переданы по описи в Государственный архив г. Иркутск

Комиссия установила ряд серьезных недостатков в работе с документами:

1. В организации используется устаревшая номенклатура дел, которая не пересматривалась за последние 8 лет.

2. Ослаблен контроль со стороны канцелярии за состоянием делопроизводства в управленческих структурах организации.

3. Документация бухгалтерского учета хранится в неподходящих условиях, в бессистемном виде совместно с другими административными документами и требуют проведения экспертизы ценности.

Составлен в 3-х экз.:

1-й экз. - в канцелярию;

2-й экз. - в бухгалтерию;

3-й экз. - в архив организации.

Председатель комиссии Сорокина В.С. Сорокина

Члены комиссии Сидорова В.П. Сидорова

Касаткина З.В. Касаткина

В дело № 01-02

31.12.2014 Мартынов

2.7 Акт о выдаче дел во временное пользование

Городской архив города Иркутск

№ п/п	Опись №	Ед. хр. №	Заголовок ед. хр.	Крайние даты	К-во листов (время звучания, метраж)	Примеч.
1	2	3	4	5	6	7
1	№ 2	Д-23	Приказы директора по основной деятельности	1977	180

Всего выдается 1 (один) ед. хр., срок возвращения 28.04.2013.

Дела выданы в упорядоченном состоянии, подшиты, в обложках, с пронумерованными листами и заверительной надписью.

Получатель обязуется не предоставлять дел, полученных во временное пользование, для занятий посторонним лицам, не выдавать по ним копий, выписок и справок, не публиковать документы без разрешения организации, выдавшей дела.

Получатель обязуется вернуть дела в архив организации в указанный в акте срок.

Получатель предупрежден об ответственности по закону в случае утраты или повреждения полученных во временное пользование дел.

2.8 Запрос социально-правового характера

ЗАПРОС

ГУ - Главное Управление ПФР № 9 по г. Иркутск и Иркутской области Управление № 9 Пенсионный отдел «Текстэт» просит выслать справку, подтверждающую период работы Захаровой Валентины Романовны, 24.01.1960 г. рождения, с 02.07.1995 г. по 19.01.1996 г. в должности секретаря.

В справке просим отразить приказы о зачислении и увольнении с работы, предоставлялись ли административные отпуска без содержания.

С ответом просьба не задерживать, сведения необходимы для назначения пенсии Захаровой В.Р.

Приложение: Копии трудовой книжки на 2 л.

Начальник ПО «Текстэт» Горин П.Р. Горин

А.И. Григорьевская

134-15-34

2.9 Ответ на написанный запрос социально-правового характера

АРХИВНАЯ СПРАВКА

Захарова Валентина Романовна принята на работу в ООО «Вариант» на должность секретаря 02.07.1995 (приказ № 35-ЛС от 02.07.1995) и уволена

19.01.1996 (приказ № 3-ЛС от 03.01.1996). Отпуск без сохранения заработной платы за данный период не предоставлялся.

Основание: Ф.4.ОП.11.Д.1.Л.40;

ОП.1.Д.1.Л.3.

Директор Горин П.Р. Горин

А.И. Григорьевская

134-15-34

2.10 Протокол заседания экспертной комиссии

Общество с ограниченной ответственностью «Вариант»

ПРОТОКОЛ

09.12.2014 № 5

г. Иркутск

Заседание экспертной комиссии

Председатель: Сорокина В.А.

Секретарь: Ларина П.С.

Присутствовали: Неврозова П.К., Шарикова М.Д.

Повестка дня:

1. Рассмотрение описи № 1 л/с дел долговременного хранения по личному составу ООО «Вариант» за 2006-2012 гг. Выступление главный бухгалтер Шариков М.Д..

2. Рассмотрение акта о выделении документов к уничтожению. Доклад главный бухгалтер Шарикова М.Д.

1. СЛУШАЛИ:

Шарикова М.Д.- представила на рассмотрение членов комиссии опись № 1 л/с по личному составу ООО «Вариант» за 2006-2012 гг. В опись включены приказы по личному составу и расчетные ведомости по начислению заработной платы работников. Документы, включенные в опись имеют долговременный срок хранения - 75 лет и являются основанием для подтверждения трудового стажа и размера заработной платы работников. Документы упорядочены в соответствии с Основными правилами работы архивов организации.

ВЫСТУПИЛИ:

Сафронова П.К. - предложила согласовать представленные описи.

РЕШИЛИ:

1.1. Опись № 1 л/с по личному составу ООО «Вымпел» за 2006-2012 гг.

В количестве 27 ед.хр. согласовать.

1. СЛУШАЛИ:

Неврозова П.К.,. - представила на рас...