Документирование по трудовым правоотношениям

Размещено на http://www.allbest.ru/

Санкт-Петербургский институт управления и права

Факультет «Экономика»

Реферат

На тему: Документирование по трудовым правоотношениям

Выполнила:

студентка

Васильева О.В.

Отделение заочное

Научный руководитель:

Федорова В.Б.

Санкт-Петербург 2015

Содержание

Введение

1. Документы при приеме на работу

2. Документирование по трудовым правоотношениям

2.1 Трудовой договор (контракт)

2.2 Приказы, личная карточка, личное дело

3. Ведение трудовых книжек работников

4. Перевод на другую работу и увольнение работников

Заключение

Список литературы

Введение

Большое значение в нашей жизни имеют документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работника и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии. В условиях рыночных отношений, с созданием большого числа различных фирм, предприятий, организаций остро встала проблема правильного документирования трудовых правоотношений, организации работы и сохранения кадровой документации, что отражает актуальность темы. Большинство организаций не придают значения оформлению, ведению и сохранению документации по личному составу. Важнейшая роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается руководителями коммерческих структур (хотя они несут персональную ответственность за документальный фонд предприятия), в результате чего кадровая документация ведется с грубыми нарушениями соответствующих требований общегосударственных законодательных и нормативных актов. Таким образом, ошибки при ведении кадровой документации не просто выражают неуважение к сотрудникам, но и являются нарушением требований трудового законодательства.

При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами РФ, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры (списка) дел, создание архива организации для обеспечения сохранности наиболее ценных документов.

1. Документы для приема на работу

Очень важны документы, возникающие при оформлении на работу. Составление и оформление заявления, анкеты, трудового договора (контракта). Первое, с чем сталкивается любой предприниматель, становясь работодателем, это прием работников. Прием на работу необходимо оформить надлежащим образом, для этого необходимы следующие документы:

- паспорт или иной документ удостоверяющий личность;

- трудовая книжка, за исключением случаев, когда работник ранее нигде не работал, или же поступает на работу на условиях совместительства;

- свидетельство о постановке на налоговый учет (ИНН);

- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, за исключением случаев, когда до этого работник нигде не работал;

- документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, которые подлежат призыву на военную службу;

- документ об образовании.

Сведения, представляемые работником, являются персональными данными, которые защищены законом. В гл. 14 ТК РФ установлены основные положения защиты персональных данных работника, гарантии и права работника при их обработке и хранении. В соответствии с требованиями указанной главы, работодатель не только обязан разработать документ, который устанавливает порядок обработки персональных данных, но и ознакомить под подпись работника.

После того как все необходимые документы представлены, работник должен написать заявление о приеме на работу. Поступающий на работу пишет личное заявление с просьбой о приеме. В нем указывается должность, структурное подразделение, куда просит принять на работу заявитель, и условия приема (например, на определенный срок или на время выполнения конкретной работы и т. п.). Оклад и дата приема на работу будут указаны в визах или резолюции руководителя. Заявление подписывается и датируется.

Оно передается руководителю, либо лицу уполномоченному принимать работников на работу для подписания. Эта процедура не является обязательной, так как служит лишь для того, чтобы кадровый работник имел письменное подтверждение о принятии того или иного кандидата на работу.

Когда заявление о приеме на работу написано и подписано руководителем, рекомендуется внести сведения в журнал учета работников.

2. Документирование по трудовым правоотношениям

Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудника, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу). К таким документам относятся:

- трудовые контракты (договоры), заключенные предприятием с работником;

- приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника);

- трудовые книжки;

- личные карточки формы Т-2;

- личные дела;

- лицевые счета по заработной плате.

Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока. При необходимости заполняется личный листок по учету кадров (или анкета) и составляется автобиография.

2.1 Трудовой договор (контракт)

С поступающим на работу заключается трудовой договор (контракт), издается приказ о приеме на работу. Трудовой договор (контракт) заключается в письменной форме. Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) администрации предприятия, учреждения, организации. Приказ (распоряжение) объявляется работнику под расписку.

В настоящее время письменная форма обязательна для всех трудовых договоров, и заключение договора (контракта) не исключает необходимости создания приказа. Трудовой договор имеет типовую форму, в которую вносятся индивидуальные условия работы сотрудника, должность, должностные обязанности.

Различаются основные и дополнительные условия трудового договора (контракта). К основным условиям трудового договора (контракта) относятся соглашения: о работе по одной или нескольким специальностям (должностям), соответствующим квалификации; месте работы (предприятие, его структурное подразделение, их местонахождение); сроке действия и виде трудового договора (контракта); об условиях оплаты труда. К дополнительным относятся условия трудового договора (контракта), которые могут касаться любых иных вопросов труда, а также социально-бытового обслуживания работника, например установление испытательного срока, совмещение профессий (должностей), переподготовка, обучение второй профессии и другие.

Трудовые договора (контракты) заключаются:

- на неопределенный срок, т.е. на постоянную работу;

- на определенный срок не более пяти лет;

- на время выполнения определенной работы.

В трудовых договорах, которые заключаются на время выполнения каких-либо работ, срок оговаривается временем завершения определенной работы. Разновидностью срочных трудовых договоров являются договора о временной и сезонной работе. Таким образом, фактом приема на работу является подписание трудового договора (контракта) - документа, который фиксирует согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирует их. Сторонами трудового контракта являются предприятие (работодатель) и работник (контрактант). В случае возникновения конфликтной ситуации, письменная форма трудового договора (контракта) будет являться основным документом, определяющим взаимоотношения работника и работодателя, и надежной гарантией от возможных недоразумений.

2.2 Приказы, личная карточка, личное дело

Особенности подготовки и оформления приказов по личному составу (о приеме на работу), личной карточки, личного дела. Одновременно с подготовкой трудового договора (контракта) готовится проект приказа о приеме на работу. Приказ по личному составу - правовой акт, издаваемый по вопросам регулирования трудовых правоотношений граждан с администрацией предприятий, учреждений и организаций. В приказах по личному составу оформляются: прием на работу, перевод, командирование, предоставление отпуска, изменение фамилии, увольнение, поощрение, взыскание и другие юридические факты, возникающие в процессе управления кадрами (персоналом). Приказы по личному составу издаются в строгом соответствии с Кодексом законов о труде РФ и являются основанием для внесения записей в трудовые книжки, послужные списки, личные карточки по учету кадров, наградные, финансовые и другие документы. При приеме на работу обязательно указывается установленный размер оплаты труда (оклад, надбавка, индексация, тарифная ставка). Каждый пункт приказа по личному составу должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия. Проект приказа по личному составу обычно согласовывается со всеми заинтересованными в данном вопросе должностными лицами. Предусмотрено обязательное визирование таких приказов руководителем кадровой службы. Приказы по личному составу обязательно регистрируются в книге (журнале) регистрации.

Первые экземпляры приказов о приеме на работу, а также приказы о переводе, увольнении, изменении фамилии подшиваются в отдельное дело по номенклатуре дел (Приказы по личному составу). Приказы по личному составу доводятся до сведения работников под расписку. После подписания руководителем организации приказа о приеме на работу на рабочего или служащего заводится личная карточка (форма №Т-2), необходимая для анализа состава и учета движения кадров.

Основанием для записей являются соответствующие документы (паспорт, трудовая книжка, военный билет, документы об образовании и др.). Все последующие изменения в анкетно-биографических и учетных данных работника должны своевременно отражаться в личной карточке. Личную карточку заполняет работник отдела кадров, либо тот, кому такие полномочия представил руководитель организации. Срок хранения приказов по личному составу составляет 3 года и личных карточек (форма №Т-2) - 75 лет. Затем на всех сотрудников фирмы, за исключением принятых на временную работу, рабочих и лиц младшего обслуживающего персонала (на них ведется только личная карточка по форме №Т-2), оформляется личное дело.

Личное дело - это совокупность документов, которые содержат необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже. Порядок работы с личными делами не регламентирован общегосударственными нормативами, в связи, с чем предприятия по-разному решают вопросы их формирования и ведения. Как правило, личные дела ведутся на руководящих работников, специалистов, материально-ответственных лиц и т. п. Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приема на работу, а впоследствии - все основные документы, возникающие в период трудовой деятельности работника на предприятии. На документы личного дела составляется внутренняя опись. Личные дела учитываются в журнале учета личных дел, который является основным учетным документом. В отделе кадров хранятся личные дела только работающих сотрудников. Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и храниться 75 лет.

3. Ведение трудовых книжек работников

Трудовая книжка - основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Трудовые книжки ведутся на всех работников, проработавших свыше пяти дней, где днем отсчета считается вступление в силу заключенного с ним трудового договора, в том числе на сезонных и временных работников, а также на внештатных работников. Лица, поступающие на работу, обязаны предъявлять администрации предприятия трудовую книжку, оформленную в установленном порядке. Прием на работу без трудовой книжки не допускается. При оформлении на работу по совместительству, по трудовому соглашению, по договору подряда трудовая книжка не предъявляется.

Лица, поступающие на работу впервые, обязаны представить администрации справку о последнем занятии, выданную по месту жительства, а уволенные из рядом Вооруженных Сил - военный билет. Все записи, внесенные в трудовую книжку на последнем месте работы, должны быть заверены подписью руководителя или работника отдела кадров и печатью предприятия или отдела кадров. На лиц, поступивших на работу впервые, трудовая книжка заполняется не позднее недельного срока со дня приема на работу. В трудовую книжку вносятся все записи о приеме, переводе на другую постоянную работу, увольнении, награждениях и поощрениях. Записи вносятся после издания приказа (но не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения) и должны точно соответствовать тексту приказа. Порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек подробно изложен в "Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях".

В соответствии с Инструкцией в трудовую книжку вносятся: сведения о работнике; сведения о работе; сведения о награждениях и поощрениях; сведения об открытиях. При оформлении трудовой книжки сначала заполняется ее титульный лист, содержащий сведения о работнике. Указываются фамилия, имя, отчество работника и дата его рождения; образование; профессия или специальность. После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений. Титульный лист подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, затем ставится печать предприятия (или печать кадровой службы).

Сведения о работе включают в себя: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение. Записи о причинах увольнения должны производиться в трудовой книжке в точном соответствии с формулировками действующего законодательства и со ссылкой на соответствующую статью, пункт закона.

При увольнении рабочего или служащего все записи о работе, награждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время работы в организации, учреждении, фирме заверяются подписью руководителя организации или начальника отдела кадров и печатью. Организация обязана выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения с внесенной в нее записью об увольнении.

В тех случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, трудовая книжка дополняется вкладышем. Он вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется в том же порядке, что и трудовая книжка, и без нее он недействителен. Работник, отвечающий за кадровую документацию, ведет книгу учета трудовых книжек и вкладышей к ним, бухгалтерией ведется приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке (форма №Т-2) и в книге учета. Книга учета должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью.

В случае выявления неправильной или неточной записи сведений о работе, переводе на другую постоянную работу, о награждениях и поощрениях и др. исправления производятся администрацией того предприятия, где была внесена соответствующая запись. Администрация по новому месту работы обязана оказать работнику в этом необходимую помощь.

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, впоследствии признанной недействительной; при потере трудовой книжки или если она пришла в негодность, по просьбе работника выдается дубликат трудовой книжки. Выдача дубликата трудовой книжки производится администрацией по последнему месту работы.

С целью обеспечения сохранности трудовые книжки хранятся в сейфах. Невостребованные трудовые книжки хранятся до востребования не менее 50 лет. Таким образом, правильное оформление, ведение и хранение трудовых книжек играет огромную роль в жизни каждого человека, так как это важнейший документ, подтверждающий трудовую деятельность работника.

4. Перевод сотрудников на другую работу и увольнение работников

документирование трудовой правоотношение

Перевод на другое место работы в той же организации или в структурное подразделение организации, находящейся в другой местности, а также в другую организацию осуществляется только с письменного согласия работника. Основанием для перевода могут быть личное заявление или представление о переводе.

В разрешенных законом случаях, например при производственной необходимости или в случае простоя, согласия работника не требуется. При этом основанием для перевода являются: докладные записки руководителей структурных подразделений, приказы по основной деятельности, акты или другие документы, фиксирующие причины временной перестановки кадров в связи со сложившейся производственной ситуацией. При этом перевод на работу, требующую более низкой квалификации, допускается только с письменного согласия работника.

Перевод на другую работу оформляется приказом по личному составу, где указывается новая должность и подразделение, вид перевода (для временных переводов - с указанием продолжительности), причина перевода (в полном соответствии с требованиями КЗоТ РФ), изменение оплаты труда (если оно возникает). Затем изменения, связанные с переводом работника на другую работу, заносятся в трудовую книжку, в личную карточку формы №Т-2 и/или личное дело, в лицевой счет по заработной плате.

Работодатель не может переводить и перемещать работника на работу, которая противопоказана работнику по состоянию здоровья.

Если работник не желает переходить в другую организацию или подразделение организации, находящейся в другой местности, по предложению работодателя, его можно уволить в связи с отказом от перевода. Закон предусматривает такое основание увольнения.

При увольнении работника в его личное дело помещается заявление об увольнении (служебная записка) и копия приказа об увольнении (другая копия передается в бухгалтерию). Личное дело после помещения в него приказа об увольнении закрывается и обрабатывается для передачи в архив на долговременное хранение.

Таким образом, на предприятиях, в учреждениях, организациях документация, сопровождающая такие процессы движения кадров как прием, перевод и увольнение работников, должна обязательно оформляться и вестись в соответствии с общегосударственными законодательными и нормативными актами, важнейшим из которых является КЗоТ РФ.

Заключение

Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу).

Эти документы являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и хранении на протяжении длительного срока.

Обязательное ведение кадровой документации на любом предприятии предусмотрено соответствующими общегосударственными законодательными и нормативными актами: Кодексом законов о труде Российской Федерации; Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях; Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения; Типовыми нормами времени на работы по комплектованию и учету кадров и другими.

Следовательно, одной из наиболее важных функций кадровой службы предприятия (или сотрудника, ответственного за работу с кадрами) является правильное документирование трудовых правоотношений.

В частности, большое внимание нужно уделять документам, возникающим в процессе приема, перевода, увольнения работников, для того чтобы они соответствовали правилам, формулировкам действующего законодательства.

Таким образом, процедуры, выполняемые кадровой службой при оформлении движения кадров, документируются посредством работы с определенными документами, важнейшими среди которых являются трудовой договор (контракт), приказы по личному составу, трудовая книжка.

Одним из основных правовых институтов законодательства о труде является трудовой договор. С его помощью граждане реализуют свою способность к труду, определяют основные и дополнительные условия труда, а также прекращают трудовые отношения.

Важнейшим документом по личному составу является трудовая книжка, которая также должна оформляться и в дальнейшем вестись в точном соответствии с законодательными и нормативными актами Российской Федерации, в частности с КЗоТом РФ и Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек.

Каждый работник имеет право на судебное разбирательство, защиту. Следовательно, любой работодатель может оказаться в положении ответчика, а работодатель, не соблюдающий трудовое законодательство, скорее всего, проиграет дело.

В результате этого ясно, что и в интересах работника, и в интересах работодателя - правильное, соответствующее всем требованиям законов и нормативов оформление, ведение и хранение документации по личному составу. При этом работодатель имеет возможность осуществлять наиболее рациональное распределение работ, обеспечивающее эффективную организацию труда, а также определять степень загрузки работника и совершенство технологического процесса, а работник более определенно представляет свои трудовые обязанности и резервы повышения производительности своего труда.

Список литературы

1. «Кадровое дело» Мария Скудутис, Питер, 2013 г.

2. «Трудовые книжки» под ред. Г.Ю. Касьяновой, Москва, 2013 г.

3. Учебник «Делопроизводство», М.И. Басаков, О.И.Замыцкова, Ростов- на - Дону, 2013 г.

4. http://www.trudkod.ru

5. http://www.consultant.ru

6. http://www.buhonline.ru

Размещено на Allbest.ru