Правовой порядок приема на работу

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Прием на работу - многоступенчатый, рутинный процесс, но в тоже время - один из самых важных во всем процессе трудовой деятельности работника. Ведь от того, насколько детально в компании будет продумана процедура приема на работу, зависит возможность, как работника, так и работодателя в дальнейшем подтвердить свои права и обязанности.

Итак, традиционно процедура приема на работу включает в себя следующие стадии:

1. Собеседование сотрудника кадровой службы с кандидатом.

2. Получение сотрудником кадровой службы характеризующих данных с последнего места работы кандидата.

3. Согласование сотрудником кадровой службы приема кандидата на работу с уполномоченными должностными лицами компании.

4. Предоставление кандидатом сотруднику кадровой службы документов, требуемых для приема на работу.

5. Внесение специалистом кадровой службы изменений в штатное расписание компании.

6. Оформление приема на работу:

а) ознакомление и подписание работником следующих внутренних организационных документов компании:

- должностная инструкция (обязательно);

- правила внутреннего трудового распорядка (обязательно);

- положение о подразделении (при наличии);

- коллективный договор (при наличии);

- положение о премировании, оплате труда (при наличии);

- положение, устанавливающее порядок хранения персональных данных работника (обязательно);

- инструктаж по технике безопасности, пожарной безопасности (обязательно).

б) заключение с работником следующих видов договоров (обязательств):

- трудовой договор (обязательно);

- договор о полной индивидуальной и коллективной (солидарной) материальной ответственности (для работников, занимающих должность или выполняющих работы, связанные с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой, применением или иным использованием в процессе производства переданных им имущества и ценностей);

- обязательство о неразглашении конфиденциальной информации (для работников, имеющих в процессе осуществления трудовой деятельности доступ к конфиденциальной информации);

- перечень информации, относящейся к конфиденциальной (для работников, имеющих в процессе осуществления трудовой деятельности доступ к конфиденциальной информации);

в) заполнение работником личного листка по учету кадров (автобиографии);

г) ввод специалистом отдела кадров персональных данных работника в специализированную, информационную базу компании;

д) оформление специалистом кадровой службы личной карточки работника Ф№Т-2 (обязательно);

е) оформление приказа о приеме на работу (обязательно);

ж) ознакомление работника с приказом в трехдневный срок с даты приема на работу (обязательно);

з) подготовка для работника плана работ на испытательный срок;

и) передача копии приказа о приеме на работу в бухгалтерию компании.

7. Формирование личного дела работника.

8. Внесение изменений в договор страхования гражданско-правовой ответственности работодателя в связи с приемом нового работника.

Целью собеседования для работодателя является знакомство с кандидатом на работу, сопоставление заявленных кандидатом в резюме профессиональных навыков с требованиями имеющейся в компании вакантной должности, определение степени квалификации кандидата. Процесс, формы собеседования (интервью, тестирование и т.д.) кадровая служба каждой компании определяет индивидуально. Хотелось бы отметить, что применением тестов, определяющих человеческие и профессиональные качества кандидатов - достаточно эффективный способ для оценки. Зачастую ответы кандидата даже на самые простые вопросы, позволяют определить ценности его жизни, приоритеты, занимаемую позицию в коллективе.

Нельзя не заметить, что существенным критерием для оценки кандидата являются также его характеризующие данные с последнего места работы. Сейчас широко практикуется указание кандидатами на работу в резюме информации о лицах, непосредственно работавших с ними, способных охарактеризовать их личные и профессиональные качества. Использование работодателем этой информации позволяет «подстраховаться» от всякого рода неожиданностей. Бывает, что полученная информация о кандидате с последнего места работы бывает субъективной, где-то предвзятой, но никогда не лишней.

Третья стадия - согласование сотрудником кадровой службы приема кандидата на работу с уполномоченными должностными лицами компании предполагает собеседование кандидата с непосредственным руководителем, руководителем службы безопасности, первым руководителем компании - все это позволит сформировать о кандидате, более полное представление. Так как ТК РК не предусмотрено написание работником заявления о приеме на работу, документально согласование приема кандидата на работу может выражаться в подписании должностными лицами компании определенного внутреннего документа. Например, листа согласования приема кандидата на работу.

В соответствии с ст. 31 ТК РК для заключения трудового договора работник обязан предоставить следующие документы:

1) удостоверение личности или паспорт (свидетельство о рождении для лиц, не достигших шестнадцатилетнего возраста);

2) вид на жительство или удостоверение лица без гражданства (для иностранцев и лиц без гражданства, постоянно проживающих на территории Республики Казахстан);

3) документ об образовании, квалификации, наличии специальных знаний или профессиональной подготовки при заключении трудового договора на работу, требующую соответствующих знаний, умений и навыков;

4) документ, подтверждающий трудовую деятельность (для лиц, имеющих трудовой стаж);

5) документ воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на воинскую службу);

6) документ о прохождении предварительного медицинского освидетельствования (для лиц, обязанных проходить такое освидетельствование в соответствии с настоящим Кодексом и законодательством Республики Казахстан);

7) копии свидетельств о присвоении регистрационного номера налогоплательщика и социального индивидуального кода.

Работодатель не вправе требовать документы, не предусмотренные в указанном перечне.

На практике предусмотрено также предоставление работником в отдел кадров компании документального фото для личного листка.

В случае хранения с согласия работника подлинников документов у работодателя либо временного их оставления для выполнения установленных законодательством Республики Казахстан процедур работодатель выдает работнику письменное обязательство о возврате документов.

Для кадровой службы в большей степени необходимы копии указанных документов, но при обязательной сверке с оригиналом. При сверке необходимо обращать внимание на сроки действия документов.

Внесение изменений в штатное расписание необходимо, если кандидат принимается на новую должность, которой ранее не было, либо с суммой должностного оклада, которая была иной для рассматриваемой должности. Внесение изменений в штатное расписание осуществляется работодателем путем издания соответствующего приказа работодателя.

После предоставления кандидатом всех необходимых для оформления документов, сотрудник кадровой службы предлагает кандидату для ознакомления и подписания документы, предусмотренные подпунктами а), б) п.6. изложенной выше поэтапной процедуры приема на работу. В данной процедуре приоритетны документы, наличие которых является обязательным в соответствии с требованиями ТК РК.

В частности:

1. В соответствии с п.3. ст. 33 ТК РК работодатель при приеме на работу обязан ознакомить работника с правилами внутреннего трудового распорядка в организации, иными актами работодателя, имеющими отношение к работе (трудовой функции) работника, коллективным договором.

2. На основании ст. 66 ТК РК работник должен быть ознакомлен с актом работодателя, устанавливающим порядок хранения персональных данных работника

3. В соответствии с ст. 313 ТК РК лица, принятые на работу, в обязательном порядке проходят организуемое работодателем предварительное обучение с последующим обязательным проведением проверки знаний по вопросам безопасности и охраны труда. Работники, не прошедшие предварительное обучение, инструктирование и проверку знаний по вопросам безопасности и охраны труда, к работе не допускаются.

4. На основании ст. 32 ТК РК трудовой договор заключается в письменной форме не менее чем в двух экземплярах и подписывается сторонами. По одному экземпляру трудового договора хранится у работника и работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора подтверждается в письменной форме.

5. На основании ст. 168 ТК РК работник, занимающий должность или выполняющий работы, связанные с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой, применением или иным использованием в процессе производства переданных ему имущества и ценностей, и работодательзаключают в письменной форме договор о полной индивидуальной материальной ответственности работника за необеспечение сохранности имущества и других ценностей, переданных работнику.

Договоры о полной индивидуальной или коллективной (солидарной) материальной ответственности могут быть заключены как при заключении трудового договора, так и в дополнение к трудовому договору.

Перечень должностей и работ, занимаемых или выполняемых работниками, с которыми могут заключаться договоры о полной индивидуальной и коллективной (солидарной) материальной ответственности за необеспечение сохранности имущества и других ценностей, переданных работникам, а также типовой договор о полной материальной ответственности утверждаются коллективным договором (при его наличии) или актами работодателя.

6. На основании с п.5 ст. 11 Закона РК «О частном предпринимательстве» субъект частного предпринимательства или лицо, им уполномоченное, вправе требовать у своих работников подписку о неразглашении информации, составляющей коммерческую тайну, а лиц, осуществляющих его проверку, предупреждать об ответственности в соответствии с законами Республики Казахстан.

Как пример рекомендательных документов в поэтапной процедуре фигурируют положение о премировании, оплате труда, коллективный договор. К рекомендательным документам также могут быть отнесены иные положения, инструкции, детализирующие условия оплаты труда, порядок премирования и т.д. Данные документы разрабатываются работодателем исходя из производственной необходимости, инициативы работников. Если эти документы разработаны и утверждены, работодатель обязан знакомить с ними вновь принимаемых работников.

После подписания работников всех необходимых документов, работнику рекомендуется заполнить личный листок по учету кадров либо автобиографию, т.к. ни резюме, ни карточка Ф№Т-2 не предоставляют полной исчерпывающей информации.

Следующий шаг - это введение специалистом кадровой службы персональных данных работника в специализированную информационную базу компании. На практике установлено, что наличие в кадровой службе специализированной информационной базы облегчает деятельность кадровых специалистов, т.к. введение персональных данных работников позволяет кадровому специалисту автоматический сформировать приказ о приеме на работу, с который в соответствии с пп.1-2 ст. 33 ТК РК работодатель в трехдневный срок обязан ознакомить работника. Ознакомление с приказом работодателя удостоверяется подписью работника. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию приказа.

Упомянутая специализированная информационная база позволяет специалисту кадровой службы также автоматически сформировать карточку формы № Т-2.

Карточка формы №Т-2 удобна и необходима в кадровом делопроизводстве, т.к. в ней отражаются все кадровые перемещения работника (прием, перевод, отпуска, изменения заработной платы); с данной карточкой специалист кадровой службы (иное уполномоченное лицо) в целях осуществления воинского учета будет ездить на сверку в соответствующие районные военкоматы, т.к. в данной карточке предусмотрены данные о воинской учетной специальности работников и т.д.

Следующая стадия - оформление плана работ на испытательный срок для нового работника - очень важная процедура для работодателя.

В соответствии с ст. 36 ТК РК в трудовом договоре может быть установлено условие об испытательном сроке в целях проверки соответствия квалификации работника поручаемой работе.

В связи с этим работодателю целесообразно документально оформить для работника план работ на испытательный срок. Данный план подразумевает перечень конкретных работ, которые необходимо сделать работнику, сроки исполнения, лиц, уполномоченных оказывать содействие работнику, подпись работника, подтверждающая согласие работника с планом.

В случае, если данный план не будет выполнен работником без уважительной причины, у работодателя будет законное основание расторгнуть с работником трудовой договор в соответствии с п.5. ст.54 ТК РК - за отрицательный результат работы в период испытательного срока.

Заключительной стадией оформления приема на работу будет передача специалистом кадровой службы копии приказа о приеме на работу в бухгалтерию компании, в качестве основания для осуществления начисления заработной платы работнику.

Для подтверждения передачи приказа в бухгалтерию специалисту кадровой службы рекомендуется отдавать копию приказа под роспись. Роспись бухгалтера, подтверждающая получение приказа, может предусматриваться в журнале регистрации приказов.

Когда оформление на работу закончено, специалист кадровой службы приступает к формированию личного дела нового работника. Порядок формирования личного дела, хранения может определяться внутренними актами работодателя (например, инструкцией по ведению кадрового делопроизводства, положением о передаче в архив кадровой документации), разработанными на основании требований законодательства Республики Казахстан.

В соответствии с ст. 7 Закона РК «Об обязательном страховании гражданско-правовой ответственности работодателя за причинение вреда жизни и здоровью работника при исполнении им трудовых (служебных) обязанностей» обязательным страхованием охватывается ответственность работодателя за причинение вреда жизни и здоровью работника при исполнении им трудовых (служебных) обязанностей в объеме, предусмотренном Гражданским кодексом Республики Казахстан.

Традиционно в полномочия специалиста кадровой службы входит контроль за осуществлением обязательного страхования гражданско-правовой ответственности вновь прибывших работников. Если первоначальный заключенный договор страхования не предусматривает вновь принятой штатной единицы, специалист отдела кадров должен подготовить соответствующее письмо в страховую компанию с просьбой включить в договор новую дополнительную единицу. На основании полученного письма страховая компания готовит дополнительное соглашение к имеющемуся договору, а работодатель осуществляет соответствующую выплату страховой суммы. В случае уменьшения количества работников (например, при сокращении) специалист кадровой службы должен подготовить соответствующее письмо-уведомление для страховой компании, на основании которого страховая компания подготовит дополнительное соглашение и вернет работодателю страховую сумму за исключенных из договора работников пропорционально неотработанному времени. трудовой кадровый правоотношение

В заключение данного раздела хотелось бы напомнить об ответственности работодателя за невыполнение требований законодательства республики Казахстан, предусмотренных для процедуры приема на работу:

В соответствии с ст. 87 Кодекса Республики Казахстан Об административных правонарушениях:

1. Нарушение работодателем или должностным лицом трудового законодательства Республики Казахстан, влечет штраф на должностных лиц, индивидуальных предпринимателей, юридических лиц, являющихся субъектами малого или среднего предпринимательства или некоммерческими организациями, в размере от пяти до десяти, на юридических лиц, являющихся субъектами крупного предпринимательства, -- в размере от двадцати до двадцати пяти месячных расчетных показателей.

2. Действие (бездействие), предусмотренное частью первой настоящей статьи, совершенное повторно в течение года после наложения административного взыскания, -- влечет штраф на должностных лиц, индивидуальных предпринимателей, юридических лиц, являющихся субъектами малого или среднего предпринимательства или некоммерческими организациями, -- в размере от пятнадцати до двадцати, на юридических лиц, являющихся субъектами крупного предпринимательства, -- в размере от двадцати пяти до тридцати месячных расчетных показателей.

В соответствии с ст. 89 Кодекса Республики Казахстан Об административных правонарушениях:

1. Нарушение работодателем или должностным лицом трудового законодательства Республики Казахстан (раздел «безопасность и охрана труда»), не повлекшее за собой несчастного случая, - влечет штраф на должностных лиц, индивидуальных предпринимателей, юридических лиц, являющихся субъектами малого или среднего предпринимательства или некоммерческими организациями, в размере от двадцати до сорока, на юридических лиц, являющихся субъектами крупного предпринимательства, - в размере от пятидесяти до ста месячных расчетных показателей.

2. Действия, предусмотренные частью первой настоящей статьи, совершенные повторно в течение года после наложения административного взыскания - влекут штраф на должностных лиц, индивидуальных предпринимателей, юридических лиц, являющихся субъектами малого или среднего предпринимательства или некоммерческими организациями, в размере от сорока до шестидесяти, на юридических лиц, являющихся субъектами крупного предпринимательства, - в размере от ста до ста пятидесяти месячных расчетных показателей.

3. Неосуществление должностным лицом обязанностей по контролю и надзору за соблюдением трудового законодательства Республики Казахстан, если это повлекло несчастный случай с причинением легкого вреда здоровью работника или заведомо создало опасность для его жизни и здоровья, влечет штраф в размере от двадцати до пятидесяти месячных расчетных показателей.

В соответствии с ст.2 ст. 175 Кодекса Республики Казахстан Об административных правонарушениях:

Уклонение от заключения договора обязательного страхования лицом, обязанным в соответствии с законодательным актом Республики Казахстан об обязательном страховании заключить договор обязательного страхования, - влечет штраф на физических лиц в размере от трех до семи, на должностных лиц, индивидуальных предпринимателей, частных нотариусов - в размере от пятидесяти до ста, на юридических лиц, являющихся субъектами малого или среднего предпринимательства, - в размере от двухсот до четырехсот, на юридических лиц, являющихся субъектами крупного предпринимательства, - в размере от пятисот до одной тысячи месячных расчетных показателей.

Размещено на Allbest.ru