Трудова книжка - основний документ про трудову діяльність працівника

Размещено на http://www.allbest.ru/

"Трудова книжка - основний документ про трудову діяльність працівника"



Вступ

Тема даної курсової роботи “Трудова книжка”. Актуальність досліджуваної теми пояснюється, в першу чергу тим, що трудова книжка виступає своєрідним “паспортом” працівника. Власне, вона є тим документом, який підтверджує трудовий стаж особи, дає їй право в майбутньому отримувати від держави винагороду в пенсійний період за свій трудовий стаж.

Отже, це основний документ, який підтверджує трудову діяльність особи. Тому трудовим книжкам, зокрема точному заповненню їх, приділяють особливу увагу. Порядок заповнення трудових книжок та вкладок до них, обліку їх та видачі в разі звільнення чи втрати тощо регламентує “Інструкція про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах та організаціях”. Правильність заповнення трудової книжки може гарантувати безпроблемне оформлення на пенсію та отримання відповідної винагороди за набутий стаж. Якщо ж трудові книжки ведуться не вірно згідно інструкцій та інших вимог, все це ускладнює облік трудового стажу і, відповідно, нарахування пенсій в майбутньому.

Трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємстві, в установі, організації усіх форм власності або у фізичної особи понад п'ять днів, у тому числі осіб, які є співвласниками (власниками) підприємств, селянських (фермерських) господарств, сезонних і тимчасових працівників, а також позаштатних працівників за умови, якщо вони підлягають державному соціальному страхуванню.

Трудових книжок не мають громадяни-підприємці, ті, хто використовує працю фізичних осіб на умовах найму, і ті, котрі займаються індивідуальною підприємницькою діяльністю, заснованою на приватній власності фізичної особи та виключно її праці.

Не ведуться трудові книжки на працівників, які працюють за укладеними цивільно-правовими договорами для виконання певних обсягів робіт.

Запис у трудових книжках щодо безперервного стажу роботи на теперішній час втратив чинність (крім випадків щодо обчислення стажу державної служби для визначення грошової винагороди).

Відповідно до Кодексу законів про працю України, трудова книжка є основним документом про трудову діяльність працівника.Трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємстві, в установі, організації або у фізичної особи понад п'ять днів. Трудові книжки ведуться також на позаштатних працівників при умові, якщо вони підлягають державному соціальному страхуванню.

Працівникам, що стають на роботу вперше, трудова книжка оформляється не пізніше п'яти днів після прийняття на роботу. До трудової книжки заносяться відомості про роботу, заохочення та нагороди за успіхи в роботі на підприємстві, в установі, організації; відомості про стягнення до неї не заносяться.

В даній курсовій роботі плануємо розглянути такі питання: загальне поняття трудової книжки, її функції та завдання, порядок ведення трудових книжок, умови зберігання та обліку трудових книжок, розрахунки за трудові книжки тощо. Гадаємо, що розгляд саме цих питань дасть змогу розкрити загальну тему курсової роботи.

Під час написання роботи були використані різноманітні нормативно-правові акти, періодичні видання та підручники з трудового права.

1. Трудова книжка -- як паспорт працівника

Основним документом, який засвідчує час роботи на тій чи іншій посаді та підтверджує загальний стаж для пенсійного забезпечення, згідно зі ст.48 Кодексу законів про працю України, є трудова книжка.

Заповнення трудових книжок, вкладишів до них, видача трудової книжки у разі звільнення, видача дубліката трудової книжки, розрахунки, умови зберігання та обліку трудових книжок обумовлені Інструкцією про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженою наказом Мінпраці, Мінюсту, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 року №58 зі змінами від 26.03.1996 року №29.

Дані про працівника -- прізвище, ім'я, по батькові, який уперше приступає до роботи, вносяться на титульну сторінку трудової книжки без скорочень відповідно до паспорта (свідоцтва про народження). Зміна записів титульної сторінки щодо прізвища, імені, по батькові відбувається на підставі свідоцтв про шлюб, про розлучення, про зміну прізвища, імені, по батькові, паспорта. Посилання на підставу змін вноситься на внутрішньому боці обкладинки із зазначенням назви документа, серії, номера; органу, який видав документ та дати видачі. Записи завіряються підписом відповідальної особи за ведення трудових книжок та печаткою.

До трудової книжки вносяться дані про роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення.

Окремим рядком вносяться позначки про час проходження служби у Збройних силах України, інших військових формуваннях, органах внутрішніх справ із зазначенням дати призову та звільнення. Час навчання в ПТУ, навчальних комбінатах, центрах, курсах, вищих навчальних закладах, перебування в аспірантурі, клінічній ординатурі вноситься до трудових книжок.

Час догляду за інвалідом І групи, дитиною-інвалідом віком до 16 років; пенсіонером та людиною похилого віку (80 років), що, за висновком медичного закладу, потребує постійного стороннього догляду, також вноситься до трудової книжки на підставі медичних довідок.

Державною службою зайнятості заноситься до трудових книжок безробітним час одержання допомоги по безробіттю, початок виплати та припинення її.

Трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємстві, в установі, організації усіх форм власності або у фізичної особи понад п'ять днів, у тому числі осіб, які є співвласниками (власниками) підприємств, селянських (фермерських) господарств, сезонних і тимчасових працівників, а також позаштатних працівників за умови, якщо вони підлягають державному соціальному страхуванню.

Інструкція про ведення трудових книжок доповнена новим пунктом 2.20-1, у якому зазначається, що трудові книжки працівників, які працюють на умовах трудового договору у фізичних осіб-суб'єктів підприємницької діяльності без створення юридичної особи з правом найму, та фізичних осіб, які використовують найману працю, пов'язану з наданням послуг (кухарі, няньки, водії, тощо), зберігаються безпосередньо у працівників. Зазначені в першому абзаці цього пункту фізичні особи роблять записи до трудових книжок працівників про прийняття на роботу та звільнення з роботи відповідно до укладених з працівниками письмових трудових договорів, що зареєстровані в установленому порядку в державній службі зайнятості. Під час прийняття на роботу вноситься запис: "Прийнятий на роботу (далі зазначається професійна характеристика робіт) за трудовим договором (зазначається дата та номер договору), зареєстрованим у державній службі зайнятості (зазначається повна назва центру зайнятості), при цьому у графі 4 зазначається, на підставі чого внесено запис (дата і номер реєстрації трудового договору державною службою зайнятості: трудовий договір (номер), "зареєстрований" (дата), а при звільненні -- запис "звільнений з роботи" (далі зазначається підстава звільнення з посиланням на відповідні статті КЗпП України), при цьому у графі 4 зазначається дата зняття трудового договору з реєстрації державною службою зайнятості: "трудовий договір (номер) знято з реєстрації" (дата). Внесені фізичною особою до трудових книжок записи підтверджуються підписом посадової особи органу державної служби зайнятості, який зареєстрував трудовий договір, і засвідчується його печаткою.

Трудових книжок не мають громадяни-підприємці, ті, хто використовує працю фізичних осіб на умовах найму, і ті, котрі займаються індивідуальною підприємницькою діяльністю, заснованою на приватній власності фізичної особи та виключно її праці.

Не ведуться трудові книжки на працівників, які працюють за укладеними цивільно-правовими договорами для виконання певних обсягів робіт.

Запис у трудових книжках щодо безперервного стажу роботи на теперішній час втратив чинність (крім випадків щодо обчислення стажу державної служби для визначення грошової винагороди).

Занесення даних про нагородження та заохочення в трудових книжках відокремлено за розділами.

Якщо всі відповідні сторінки трудової книжки заповнені, вшивається вкладка нового зразка, а на титульній сторінці основної книжки робиться відповідний запис із зазначенням серії та номера вкладки.

Особа, яка втратила трудову книжку, подає письмову заяву керівнику за останнім місцем роботи. У термін не пізніше 25 днів, а на практиці, за бажанням працівника, дублікат трудової книжки може видаватися відразу для подальшого працевлаштування. На титульній сторінці трудової книжки вноситься запис "Дублікат".

Якщо трудова книжка пошкоджена, також виписується дублікат, а на пошкодженій книжці робиться запис: "Замість видано дублікат".

Виправлення неправильних записів у трудовій книжці здійснюється внесенням такого формулювання: "Запис під №.....є недійсним", а далі вноситься правильний відповідний запис. Не допускається в трудових книжках виправлень шляхом підтирання, закреслення, заклеювання.

При звільненні працівника наявність матеріальної заборгованості перед підприємством не є підставою для затримання видачі його трудової книжки. День звільнення є останнім робочим днем (або днем відпустки, якщо за бажанням працівника було надано відпустку з подальшим звільненням).

Згідно статті 24. КЗпП трудовий договір укладається, як правило, в письмовій формі.

Додержання письмової форми є обов'язковим:

1) при організованому наборі працівників;

2) при укладенні трудового договору про роботу в районах з особливими природними географічними і геологічними умовами та умовамипідвищеного ризику для здоров'я;

3) при укладенні контракту;

4) у випадках, коли працівник наполягає на укладенні трудового договору у письмовій формі;

5) при укладенні трудового договору з неповнолітнім 6) при укладенні трудового договору з фізичною особою;

7) в інших випадках, передбачених законодавством України.При укладенні трудового договору громадянин зобов'язаний подати паспорт або інший документ, що посвідчує особу, трудову книжку, а у випадках, передбачених законодавством, - також документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію), про стан здоров'я та інші документи.

Укладення трудового договору оформляється наказом чи розпорядженням власника або уповноваженого ним органу про зарахування працівника на роботу.

Трудовий договір вважається укладеним і тоді, коли наказ чи розпорядження не були видані, але працівника фактично було допущено до роботи.

Якщо ж ви або роботодавець не бажаєте укладати договір у письмовій формі, то Вам слід бути впевненою у тому, що роботодавець дотримуватиметься даних Вам усних обіцянок щодо умов та оплати праці. В даному випадку стоїть питання гарантій Вашої трудової діяльності та захисту Ваших прав та законних інтересів у випадку конфлікту з роботодавцем.

Однак далеко не всі керівники недержавних організацій приділяють належну увагу цьому документу, а багато молодих працівників не знають про його ролі при встановленні виробничого стажу й найчастіше вважають його необов'язковим.



2. Загальні вимоги до ведення трудових книжок

Порядок заповнення трудових книжок та вкладок до них, обліку їх та видачі в разі звільнення чи втрати тощо регламентує “Інструкція про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах та організаціях”.

Трудові книжки раніше встановленого зразка обмінові не підлягають.

Влаштовуючись на роботу, особа зобов'язана подавати трудову книжку, оформлену в установленому порядку.

Особи, які вперше стають до роботи й не мають трудової книжки, повинні пред'явити паспорт, диплом або інший документ про освіту чи професійну підготовку. Військовослужбовців, звільнені зі Збройних Сил України, Національної гвардії України, Служби безпеки України, Прикордонних військ України, Цивільної оборони України, Управління охорони вищих посадових осіб України та інших військових формувань, створених відповідно до чинного законодавства країни (далі Збройні Сили України та інші війська), та військовослужбовці, звільнені зі Збройних Сил колишнього Союзу РСР і Збройних Сил держав - учасниць СНД, пред'являють військовий квиток. Звільнені з місць відбування покарання за кримінальний злочин зобов'язані пред'явити довідку про звільнення.

При виписуванні трудової книжки (вкладки до неї або дублікат) власник або вповноважений ним орган стягує з працівника суму її вартості.

У разі неправильного первісного заповнення трудової книжки або вкладки до неї, а також псування бланків їх через недбале зберігання вартість зіпсованих бланків сплачується підприємством.

Якщо трудову книжку працівника загублено підприємством у наслідок стихійного лиха або з інших причин, то йому видається дублікат трудової книжки без стягування суми її вартості.

Трудові книжки та дублікат їх, що не були одержані працівниками при звільненні, зберігаються протягом двох років у відділі кадрів підприємства окремо від інших трудових книжок. Після цього терміну не затребувані трудові книжки (дублікати їх) зберігаються в архіві підприємства протягом 50 років, а по закінченні зазначеного терміну підлягають знищенню в установленому порядку.

Власник або вповноважений ним орган зобов'язаний постійно мати потрібну кількість бланків трудових книжок і вкладок до них.

На підприємстві ведеться також документація щодо обліку бланків трудових книжок і заповнення трудових книжок:

· книга обліку бланків трудових книжок і вкладок до них;

· книга обліку руху трудових книжок і вкладок до них.

У книзі обліку руху трудових книжок і вкладок до них фіксуються всі операції, що пов'язані з одержанням і витраченням бланків трудових книжок і вкладок до них із зазначенням серії та номера кожного бланка. Книга ведеться бухгалтерією підприємства.

Книга обліку руху трудових книжок і вкладок до них ведеться відділом кадрів або іншим підрозділом підприємства, який здійснює прийняття і звільнення працівників. У цій книзі реєструються всі трудові книжки, що одержано від працівників при влаштуванні їх на роботу, а також трудові книжки і вкладки до них, виписані працівникам, які раніше не мали їх.

Про одержання трудової книжки у зв'язку зі звільненням працівники розписуються в особовій картці й у книзі обліку.

Обидві зазначені книги мають бути пронумеровані, прошнуровані та стверджені підписом керівника підприємства й відбиток гербової (круглої, що прирівнюється до гербової) печатки.

Бланки трудових книжок і вкладок до них зберігаються в бухгалтерії підприємства як документи суворої звітності й видаються на заяву під звіт особі, котра відповідає за ведення трудових книжок.

Особа, яка відповідає за ведення трудових книжок, щомісяця подає до бухгалтерії звіт про наявність бланків трудових книжок і вкладок до них і про суми, одержані за заповнені трудові книжки та вкладки до них, разом з прибутковим ордером каси підприємства. На зіпсовані під час заповнення бланки трудових книжок і вкладок до них складається акт за типовою формою № П - 11 (дод. 85).

Приступаючи до роботи із трудовими книжками, відповідальний за їхнє ведення співробітник повинен насамперед вирішити наступні основні питання.

По-перше, прийняти по відповідному акті трудові книжки робітників та службовців, наявні в наявності в кадровій службі.

По-друге, перевірити наявність і правильність ведення книги обліку руху трудових книжок і вкладишів до них. У цій книзі повинні бути зареєстровані всі трудові книжки робітників та службовців, отримані від них при надходженні на роботу, а також оформлені ними уперше.

По-третє, перевірити наявність і схоронність трудових книжок працівників. При виявленні фактів відсутності окремих трудових книжок необхідно з'ясувати причини їхньої відсутності (прийом громадян на роботу за трудовим договором без трудових книжок; втрата трудових книжок працівників з вини адміністрації підприємства; неповернення трудових книжок працівниками, що одержали їх на руки для власних потреб під розписку, і т.п.).

Для розшуку відсутніх документів створюється комісія, результати роботи якої оформляються актом із вказівкою проведених заходів і зроблених висновків.

По-четверте, перевірити наявність в організації необхідного запасу бланків трудових книжок і вкладишів до них. Кількість бланків визначається потребою організації залежно від плинності кадрів і характеристик прийнятих на роботу громадян (наприклад, прийом на роботу випускників шкіл і вузів, яким трудова книжка повинна бути оформлена вперше).

Запасні бланки трудових книжок і вкладишів до них повинні зберігатися не в кадровій службі, а в бухгалтерії (у касира) і бути оприбутковані як документи строгої звітності в спеціальній прибутково-видатковій книзі. У прибутково-видаткову книгу вносяться всі операції, пов'язані з одержанням і витратою бланків трудових книжок і вкладишів до них із вказівкою серії й номера кожного бланка.

Пред'явлення трудової книжки при надходженні на роботу є обов'язковим для робітників та службовців, тому що прийом на роботу без трудової книжки не допускається. Якщо трудова книжка в громадянина відсутня, потрібно "пред'явити адміністрації довідку про останнє заняття, видану за місцем проживання відповідною житлово-комунальною організацією...". Однак у сучасних умовах одержання такої довідки не завжди можливо, а "останнім заняттям" колишнього школяра, студента або військовослужбовця може бути й тривалий пошук роботи за трудовим договором, і робота за цивільно-правовими договорами, що не супроводжується оформленням трудової книжки, і робота в роботодавців - фізичних осіб, яким не дозволено вести трудові книжки осіб, що працюють у них за трудовим договором.

У подібних випадках представляється цілком логічним пред'явлення громадянином будь-якого наявного в нього документа про трудову діяльність замість відсутньої трудової книжки або довідки з місця проживання.

При цьому виробничий стаж громадянина може підтверджуватися: договорами підряду або договорами доручення (спільний інструктивний лист Пенсійного фонду України і Мінсоцзахисту України від 02.02.92 № ЮСИ-22/ИН; 1-299-17; довідками, розрахунковими книжками, особовими рахунками й відомостями на видачу заробітної плати, а також довідками про сплату страхових внесків у Пенсійний фонд РФ, виданими відповідними відділеннями Пенсійного фонду (лист Мінпраці РФ від 04.02.97 № 28-6).

Особливо складне становище в громадян, що пережили стихійні лиха, аварії на виробництві, переїзд у Росію з колишніх союзних республік і т.п.

Трудові книжки в них можуть бути втрачені в силу обставин, а їхнє відновлення вкрай утруднене по багатьом незалежним від людини причинам.

Оформлення дубліката по останньому місцю роботи відповідно до вимог Інструкції буває можливо не завжди. Опинившись в такій ситуації громадянин, мабуть, не зможе пред'явити нічого, крім письмових пояснень своїх життєвих обставин (наприклад, у формі заяви із проханням оформити трудову книжку й вказівкою причин її відсутності).

Таким чином, приймаючи громадян на роботу, фахівець кадрової служби зіштовхується із двома протилежними ситуаціями: або трудова книжка є й тоді необхідно перевірити її заповнення на відповідність установленому порядку, або трудова книжка відсутня й тоді потрібно її оформити.

Трудова книжка є складним по складу інформації документом і включає наступні елементи: обкладинку, титульний аркуш, змістовну частину (відомості про роботу, нагородження, заохочення, призначення пенсії).

Обкладинка трудової книжки має не тільки захисну, але й інформаційну функції: на внутрішню сторону обкладинки виносять відомості про зміни в записах, зроблених на титульному аркуші.

Особа, яка загубила трудову книжку (вкладку до неї), зобов'язана негайно заявити про це власникові або вповноваженому ним органові за місцем останньої роботи.

Не пізніше ніж за 15 днів після заяви, а в разі ускладнення - в інший термін, власник або вповноважений ним орган видає працівникові нову трудову книжку або вкладку до неї (нових зразків) з написом “Дублікат” у правому верхньому куті першої сторінки.

Дублікат трудової книжки або вкладка до неї заповнюється за загальними правилами. У розділах “Відомості про роботу”, “Відомості про нагородження” й “Відомості про заохочення” дубліката вносяться записи про роботу, а також про нагородження й заохочення за місцем останньої роботи на підставі раніше виданих наказів (розпоряджень).

Якщо працівник до влаштування на це підприємство вже працював, то заповнюючи дублікат трудової книжки, в розділі “Відомості про роботу” в графу 3 спочатку вносять запис про загальний стаж його роботи до влаштування на це підприємство, який підтверджується документами.

Загальний стаж роботи записується сумарно, тобто зазначається загальна кількість років, місяців, днів роботи без уточнення, на якому підприємстві, в які періоди часу й на яких посадах працював у минулому власник трудової книжки.

Після цього загальний стаж, підтверджений належно оформленими документами, записується за окремими періодами роботи в такому порядку: у графі 2 зазначається дата прийняття на роботу; у графі 3 пишеться назва підприємства, де працював працівник, а також назви цеху (відділу) й посади (роботи), на яку було прийнято працівника. Відомості про роботу за сумісництвом та за суміщенням професій у дублікаті трудової книжки вносяться на бажання працівника.

Якщо в поданих працівником документах є відомості про переведення його на іншу постійну роботу на тому самому підприємстві, то про це робиться запис.

Після цього в графі 2 записується дата звільнення, а в графі 3 - причина звільнення, якщо в поданому працівником документі є такі дані.

Якщо подані працівником документи не містять повних даних про роботу в минулому, то в дублікат трудової книжки вносять тільки ті дані, що є в документах.

У графі 4 зазначаються назва, дата й номер документа, на підставі якого зроблено відповідні записи в дублікаті. Власники або вповноважені ними органи попередніх місць роботи зобов'язані сприяти своєму колишньому працівникові в одержанні документів, які підтверджують стаж його роботи до влаштування на останнє підприємство.

Якщо трудова книжка (вкладка до неї) стала непридатною (наприклад, обгоріла, розірвалася, забруднилася), то власник або вповноважений ним орган за останнім місцем роботи видає працівникові дублікат трудової книжки (вкладки до неї).

При цьому на першій сторінці трудової книжки, що стала непридатною, робиться надпис: “Видано дублікат”, а книжка повертається працівникові. Влаштовуючись на нове місце роботи, працівник зобов'язаний пред'явити дублікат трудової книжки.

3. Порядок заповнення трудових книжок

3.1 Внесення відомостей про трудову діяльність працівника у трудову книжку

Трудові книжки і вкладки до них заповнюються у відповідальних розділах українською та російською мовами.

Якщо особа розпочинає свій трудовий шлях і ще не має трудової книжки, то власник або вповноважений ним орган має оформити (виписати) її не пізніше, ніж у тижневий термін від дня прийняття працівника на роботу.

У трудову книжку вносять такі відомості:

· про працівника - його прізвище, ім'я та по батькові, дата народження;

· про роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення;

· про нагородження державними нагородами та відзнаками України, про заохочення за успіхи в роботі та інші відповідно до чинного законодавства України;

· про відкриття, на які видано дипломи, використані винаходи й раціоналізаторські пропозиції та грошові винагороди у зв'язку з цим.

Стягнення у трудовій книжці не зазначаються.

Записи в разі звільнення працівника або переведення його на іншу роботу мають точно відповідати формулюванню чинного законодавства й містить посилання на відповідну статтю, пункт закону.

Всі записи про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагороди та заохочення вносяться власником або вповноваженим ним органом після видання наказу (розпорядження), але не пізніше, ніж у тижневий термін (у разі звільнення - в день звільнення), й мають точно відповідати текстові наказу (розпорядження).

Дати пишуться арабськими цифрами (число й місяць - двозначними), наприклад: 05.01. 2002.

Записи виконують акуратно, кульковою ручкою або чорнилом чорного, синього чи фіолетового кольорів і звіряються печаткою.

З кожним записом, що вноситься у трудову книжку на підставі наказу (розпорядження) про прийняття на роботу, переведення чи звільнення, власник або вповноважений ним орган зобов'язаний ознайомити працівника під розписку в особовій картці (типова відомча форма № П-2), в якій має бути такий самий запис, що й у трудовій книжці (вкладці).

В разі потреби власник або вповноважений ним орган може видати працівникові на його прохання завірений витяг із трудової книжки.

Якщо підприємство, на якому зроблено неправильний або неточний запис, ліквідовано, то виправлення вноситься правонаступником і засвідчується печаткою; якщо правонаступника немає - то вищою організацією, якій підпорядковувалось ліквідоване підприємство, а в разі її відсутності - облархівом, держархівом м. Києва, держархівом м. Севастополя та держархівом при Раді Міністрів Криму.

Виправлені відомості про роботу, переведення на іншу роботу, нагородження, заохочення та інші мають точно відповідати оригіналові наказу (розпорядження).

У разі втрати наказу (розпорядження) або невідповідності його фактичного виконуваній роботи виправлення відомостей про роботу здійснюється на підставі інших документів, що підтверджують виконання робіт, не зазначених у трудовій книжці.

Свідчення осіб не можуть бути підставою для виправлення внесених раніше записів.

У розділах «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження», «Відомості про заохочення» трудової книжки (вкладки) закреслювати рішення внесені неточні або неправильні записи забороняється.

Якщо в трудовій книжці є запис про звільнення або переведення на іншу роботу, визначений недійсним, то на прохання працівника видається дублікат трудової книжки, в який не вноситься цей запис.

Внесення відомостей про працівника.

Відомості про працівника записується на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Прізвище, ім'я та по батькові (повністю, без скорочення або зміни імені та по батькові ініціалами) і дата народження вказується на підставі паспорта або свідоцтва про народження.

Після поставляння дати заповнення трудової книжки її власник своїм підписом засвідчує правильність внесених відомостей. Першу сторінку (титульний аркуш) трудової книжки підписує особа яка відповідає за видачу трудових книжок. Після цього ставиться відбиток гербової чи круглої, що прирівнюється до гербової, печатки підприємства (або печатки відділу кадрів), на якому вперше заповнюється трудова книжка.

Зміни в записи прізвища, імені, по батькові й дати народження вносить власник або вповноважений ним орган за останнім місцем роботи на підставі документів (паспорта, свідоцтва про народження, про шлюб, розірвання шлюбу, про зміну прізвища, імені, по батькові тощо) з посиланням на їхні номери й дати.

Зазначені зміни вносяться на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Однією рискою закреслюються, наприклад, колишнє прізвище або ім'я, по батькові, дати народження й записуються нові дані з посиланням на відповідні документи на внутрішньому боці обкладинки й засвідчуються підписом керівника підприємства або спеціально вповноваженої ним особи та печаткою підприємства або печаткою відділу кадрів.

Внесення відомостей про роботу.

У графі 3 розділу «Відомості про роботу» як заголовок пишеться повна назва підприємства.

Під цим заголовком у графі 1 ставиться порядковий номер запису, що вноситься, у графу 2 зазначається дата прийняття на роботу.

У графі 3 пишуть: «Прийнятий (призначений) до… цеху (відділу, підрозділу, …)» і зазначають його конкретну назву, а також роботу, професію або посаду і присвоєний розряд. Назви робот, професій, посад зазначають відповідно до «Класифікатора професій».

Якщо працівник виходить на пенсію за віком на пільгових умовах, то запис у трудовій книжці робиться на підставі наказу, виданого за результатами атестації робочих місць, із посиланням на «Списки» виробництв, професій, посад і показників, що дають право на пільгове пенсійне забезпечення». Показники, зазначені в цих списках, обов'язково мають бути підтверджені в «Карті оцінки умов праці робочого місця за результатами атестації» й можуть записуватися в дужках.

Якщо робітникові (працівникові) присвоюється черговий розряд (категорія), то в трудовій книжці робиться запис про це.

Запис відомостей про роботу за сумісництвом, яка оформлена в установленому порядку, вноситься власником або вповноваженим ним органом окремим рядком на бажання працівника.

Переведення працівника на іншу постійну роботу в межах одного підприємства оформляється в такому самому порядку, як і прийняття на роботу.

До трудових книжок за місцем роботи вносяться окремим рядком (до занесення відомостей про роботу на даному підприємстві) з посиланнями на дати, номери та назви відповідних документів такі записи:

· про тривалість служби у складі Збройних Сил України та інших військах, де на тих, хто проходить службу, не поширюється законодавством про працю й державне соціальне страхування, із зазначенням дати призову (зачислення) й дати звільнення зі служби;

· про тривалість навчання у професійно-виховних та інших закладах, у навчально курсових-комбінатах (центрах, пунктах тощо);

· про тривалість навчання у вищих навчальних закладах (всюди входить і тривалість роботи в студентських таборах, на виробничій практиці, виконання науково-дослідної договірної тематики) та про тривалість перебування в аспірантурі й клінічній ординатурі, крім випадків;

· про роботу як членів колгоспу (якщо чинним законодавством передбачено зарахування цієї роботи в загальний трудовий стаж працівників);

· про час догляду за інвалідом 1-ї групи або з дитиною-інвалідом віком до 16 років, а також за пенсіонером, який згідно з висновком медичного закладу потребує постійного стороннього догляду (п.ІІ ст. 56 Закону України «Про пенсійне забезпечення»), в тому числі за пристарілим, який досягає 80-річного віку (згідно з медичним висновком);

· про період одержання допомоги у зв'язку з безробіттям - виноситься у трудову книжку центром державної служби зайнятості населення.

У разі відновлення в установленому порядку безперервного стажу для визначення допомоги за державним соціальним страхуванням у графу 3 розділу «Відомості про роботу» за останнім місцем роботи вноситься запис: «Безперервний трудовий стаж відновлено з (дата)», а в графі 4 робиться посилання на постанову президії відповідної ради профспілок або президії ЦК відповідної галузевої профспілки.

У трудових книжках працівників, зайнятих на сезонних роботах у тих галузях народного господарства, де чинним законодавством допускається підсумовування періодів сезонної роботи та збереження безперервного трудового стажу в разі повернення в установлений строк на сезонну роботу після міжсезонної перерви, у графі 3 розділу «Відомості про роботу» записують: «Безперервний стаж роботи зберігання».

Трудові книжки громадян, які працюють за трудовими договорами в іноземних представництвах, в іноземних кореспондентів, співробітників міжнародних організацій та інших прирівняних до них іноземців на території України, зберігаються: в м. Києва - в Генеральній дирекції Київської державної адміністрації про обслуговуванню іноземних представництв, у Республіці Крим та областях - у департаментах зовнішніх зв'язків обласних державних адміністрацій, у м. Севастополі - в міській державній адміністрації.

Ці організації роблять записи в трудових книжках про прийняття на роботу й про звільнення з роботи відповідно до трудових договорів і довідок від наймачів. У разі прийняття на роботу робиться, наприклад, такий запис: «Прийнятий на роботу в систему Генеральної дирекції Київської держаної адміністрації по обслуговуванню іноземних представництв»; у разі звільнення: «Звільнений з роботи із системи Генеральної дирекції Київської держаної адміністрації по обслуговуванню іноземних представництв» із посилання на відповідні статті КЗпП України.

До трудових книжок осіб, які перебували на виправних роботах без позбавлення волі, власник або вповноважений ним орган підприємства за місцем роботи виносить у графу 3 розділу “Відомості про роботу” запис про те, що тривалість роботи в цей період не зараховується до загального і безперервного стажу [4].

У разі коли рішення суду в установленому законом порядку строк відбування виправних робіт без позбавлення волі включено до загального трудового стажу, в трудових книжках робиться запис про те, що цей час не зараховується в безперервний трудовий стаж.

Зазначені записи вносяться у трудову книжку по закінченні фактичного строку відбування покарання, що встановлюється за довідками органів МВС України.

При звільнені засудженого з роботи в порядку передбаченому чинним законодавством, і влаштуванні його на нове місце роботи відповідні записи вносяться тим підприємством, на яке було прийнято або направлено засудженого.

Підставою для внесення в трудову книжку передбачених цим пунктом записів є наказ (розпорядження) керівника підприємства, виданий згідно з вироком (ухвалою) суду.

У розділі трудової книжки “Відомості про роботу” роблять такі записи: у графу 1 зазначається порядковий номер запису; у графу 2 - дата внесення запису; у графу 3 пишеться: “Час роботи з (дати) по (дата) не зараховується в загальний стаж та безперервний трудовий стаж”. У разі залічення судом часу відбування виправних робіт до загального трудового стажу в графі 3 пишеться: “Час роботи з (дати) по (дата) не зараховується в безперервний трудовий стаж”. У графі 4 зазначається підстава для внесення запису в трудову книжку - наказ (розпорядження) керівника підприємства, дата його видання та номер.

Внесення відомостей про нагородження й заохочення

У трудові книжки працівників у розділі “Відомості про нагородження” вносяться відомості про нагородження державними нагородами України та відзнаками України, а в розділі “Відомості про заохочення” - відомості про заохочення за успіхи у праці.

У трудових книжках не роблять записи про премії, що передбачені системою заробітної плати або виплати яких має регулярний характер.

Порядок внесення відомостей про нагороди й заохочення такий: у графі 3 відповідного розділу трудової книжки пишеться у вигляді заголовка назва підприємства, нижче у графі 1 зазначається порядковий номер запису (нумерація зростає протягом усього періоду діяльності працівника); у графі 2 ставиться дата нагородження або заохочення; у графі 3 записується, ким нагороджений або заохочений працівник, за які досягнення і якою нагородою або заохоченням; у графі 4 зазначається, на підставі чого внесено запис (із посиланням на дату, номер і назву документа).

У разі переведення працівника з одного підприємства на інше за погодженням між керівниками підприємств у графі 3 записується посилання на погодження “Звільнено у зв'язку з переведенням на роботу на роботу на (назва підприємства), п. 5 ст. 36 КЗпП України”.

У разі переходу на виборну посаду в графі 3 робиться запис: “Звільнено у зв'язку з обранням на виборну посаду в (назва організації), п. 5 ст. 36 КЗпП України”.

У разі розірванні трудового договору з ініціативи власника або вповноваженого ним органу у зв'язку зі здійсненням заходів щодо вдосконалення організації управління промисловістю та іншими галузями, народного господарства, крім зазначення підстав, передбачених чинним законодавством, робиться посилання на відповідне рішення Уряду України. У разі призначення пенсії за віком, пенсії за вислугу років у розділі “Відомості про призначення пенсії” трудової книжки органами соціального забезпечення ставиться відбиток штампа “Пенсію призначено”. У трудових книжках раніше встановленого зразка (1938 р.) відбиток зазначеного штампа ставиться на першій сторінці.

Вкладка трудової книжки

Якщо у трудовій книжці заповнено всі сторінки відповідних розділів, то вона доповнюється вкладкою. Вкладка вшивається у трудову книжку, заповнюється й ведеться власником або вповноваженим ним органом за місцем роботи працівника в такому самому порядку, що й трудова книжка.

Вкладка без трудової книжки недійсна

Видаючи кожну нову (наступну) вкладку, на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки згори ставлять відбиток штампа розміром 10х25 мм з надписом “Видано вкладку” й зазначають серію та номер вкладки. Видається вкладка нового зразка незалежно від того, яку трудову книжку має працівник (нового зразка чи раніше встановлених - 1938 і 1974 рр.).



3.2 Особливості заповнення трудових книжок окремих категорій працівників

пенсійний трудовий книжка

Студенти. Питання працевлаштування студентів та оформлення для них трудових книжок врегульовано у законодавстві не зовсім чітко та має свої нюанси порівняно із загальними правилами.

По-перше, для студентів, слухачів курсів, учнів, аспірантів та клінічних ординаторів, які мають трудові книжки, навчальним закладом може бути внесений запис про час навчання на денних відділеннях (у тому числі підготовчих) вищих навчальних закладів.

Такий запис вноситься на підставі наказів навчального закладу про зарахування на навчання та про відрахування з числа студентів, учнів, аспірантів, клінічних ординаторів.

Для осіб, які не мали трудових книжок на час навчання у вищих навчальних закладах, такі записи, вносяться до їхніх трудових книжок окремим рядком вже за місцем роботи з посиланням на дату, номер та найменування відповідних документів. Ці записи вносяться до трудової книжки до занесення відомостей про роботу на цьому підприємстві.

Як зазначалося раніше, п. 1.4. Інструкції встановлено, що для оформлення трудової книжки вперше працівник подає керівнику (особі, відповідальній за ведення трудових книжок) паспорт, диплом або інший документ про освіту чи професійну підготовку.

Проте документ про середню освіту (Атестат) знаходиться в особовій справі студента в Університеті, а документ про вищу освіту (Диплом), ним ще не отримано. З цього приводу Міністерство праці та соціальної політики України у своєму листі від 22.03.2006 р. N 1993/0/14-06/13 висловило думку, що за відсутності запису про час навчання у вищому навчальному закладі у трудовій книжці працівника (зокрема, і у зв'язку з неможливістю його внесення враховуючи відсутність на момент прийняття на роботу відповідного документа про освіту) даний період може бути підтверджений дипломом, довідками та іншими документами, що видані на підставі архівних даних і містять відомості про період навчання.

Тобто при оформленні студента, який навчається за денною формою навчання, йому має бути оформлена трудова книжка без пред'явлення документа про навчання. Такий документ, а також запис про період навчання, робиться відповідною особою після закінчення навчання та отримання диплому.

Працівники у ФОП. Ведення трудових книжок особам, які працюють на умовах трудового договору у фізичних осіб - суб'єктів підприємницької діяльності без створення юридичної особи з правом найму, та фізичних осіб, які використовують найману працю, пов'язану з наданням послуг (кухарі, няньки, водії тощо), мають свої особливості.

По-перше, зазначені роботодавці вносять записи до трудових книжок працівників про прийняття на роботу та звільнення з роботи відповідно до укладених з працівниками письмових трудових договорів, зареєстрованих в установленому порядку в державній службі зайнятості.

Інструкцією встановлено, що усі записи, внесені до трудових книжок, підтверджуються підписом посадової особи органу державної служби зайнятості, який реєстрував трудовий договір, і засвідчуються його печаткою.

Іншою особливістю є те, що згідно з пунктом 2.20-1 Інструкції трудові книжки працівників, що працюють у ФОП, зберігаються безпосередньо таких у працівників.

На жаль, до теперішнього часу неврегульованим залишається питання заповнення титульної сторінки трудових книжок працівників, першим роботодавцем яких є фізична особа - підприємець або інша фізична особа, яка використовує найману працю.

Так, згідно з листом Мінпраці від 23.03.2006 р. № ДЦ- 12-1528/0/6-06 підприємцю (іншій фізичній особі - роботодавцю) право заповнювати першу сторінку трудової книжки не надано. Не мають його і посадові особи державної служби зайнятості (які здійснюють свої функції щодо ведення трудових книжок працівників у межах, визначених пунктом 2.20-1 вищезазначеної Інструкції, тобто тільки щодо завірення факту трудових відносин між працівником та фізичною особою - роботодавцем відповідно до зареєстрованого в державній службі зайнятості трудового договору).

На думку працівників даного відомства, не ведення трудової книжки в такій ситуації не є порушенням норм трудового законодавства і фізична особа - роботодавець не може бути притягнутий до відповідальності, передбаченої ст. 41 КпАП. Така відсутність відповідальності може спричинити зловживання з боку роботодавця - ФОП.

П. 2.12 Інструкції визначає, що перше сторінку трудової книжки, на якій вказуються Відомості про Працівника, має підписати особа, відповідальна за видачу трудових книжок, і після цього поставити печатку підприємства (або печатку відділу кадрів), на якому вперше заповнюється трудова книжка.

Що стосується оформлення трудової книжки самій фізичній особі - підприємцю, слід зазначити, що відповідно до листа міністерства праці та соціальної політики від 15.05.2002 № 06/2-4/133 у випадку здійснення підприємницької діяльності такою особою, йому трудова книжка не оформлюється, виходячи з того, що особа ні з ким не перебуває у трудових відносинах, тобто по відношенню ні до кого не є працівником.

Робота за сумісництвом. Як відомо трудова книжка оформлюється працівнику на підприємстві за основними місцем роботи. Тобто у разі роботи за сумісництвом працівнику не оформлюється інша трудова книжка.

Саме тому законодавством передбачено право працівника за бажанням вносити відомості про роботу на іншому підприємстві до трудової книжки (яка знаходиться за основним місцем роботи). Внесення таких записів щодо неосновного місця роботи здійснюється роботодавцем, у якого зберігається та ведеться трудова книжка на підставі заяви працівника та наданої ним відповідної довідки з місця роботи за сумісництвом.

Відомості про роботу за сумісництвом в трудовій книжці зазначається окремим рядком. Також слід зазначити, що вимога про надання заповненої трудової книжки при прийнятті на роботу за сумісництвом не застосовується.

3.3 Видача трудової книжки в разі звільнення

Ст. 47 КЗпП встановлений обов'язок власника або уповноваженого ним органу провести розрахунок з працівником і видати йому трудову книжку, оформлену у встановленому законом порядку, в день звільнення такого працівника. Запис про причини звільнення працівника проводиться у точній відповідності з формулюванням закону (положень КЗпП) із посиланням на відповідні норми та має бути здійснений з додержанням таких правил:

1. у графі 1 ставиться порядковий номер запису;

2. у графі 2 - дата звільнення;

3. у графі 3 - причина звільнення;

4. у графі 4 зазначається, на підставі чого внесено запис, - наказ (розпорядження), його дата і номер.

У разі звільнення працівника всі записи про роботу й нагороди, внесені в трудову книжку за час роботи на цьому підприємстві, засвідчуються підписом керівника підприємства або спеціально вповноваженої ним особи та печаткою підприємства чи відділу кадрів.

Якщо працівник працездатного віку протягом останніх двох років перед звільненням підвищував кваліфікацію, то треба це зазначити.

У разі звільнення осіб, які працювали в селянському (фермерському) господарстві за трудовим договором, або припинення членства в селянському (фермерському) господарстві після відповідних записів у трудових книжках, зроблених головою селянського (фермерського) господарства, трудовий стаж, у цьому господарстві підтверджується підписом керівника, заступника, іншої уповноваженої на це особи та засвідчується печаткою місцевого органу державної виконавчої влади.

Трудова книжка заповнюється одночасно українською та російською мовами, й окремо завіряються обидва тексти.

Власник або вповноважений ним орган зобов'язаний видати працівникові його трудову книжку в день звільнення із внесеним у неї записом про звільнення.

У разі затримки видачі трудової книжки з вини власника або вповноваженого ним органу працівникові сплачується середній заробіток за весь час вимушеного прогулу. Днем звільнення в такому разі вважається день видачі трудової книжки. Про новий день звільнення видається наказ і виноситься запис у трудову книжку працівника. Раніше внесений запис про день звільнення визначається недійсним у встановленому порядку.

Якщо працівник був відсутній на роботі у день звільнення, то власник або вповноважений ним орган у цей день надсилає йому поштове повідомлення про необхідність одержати трудову книжку.

Пересилання трудової книжки поштою з доставкою на зазначену адресу допускається тільки з письмової згоди працівника.

У разі смерті працівника трудова книжка видається на руки його найближчим родичам під розписку або надсилається поштою на їхню вимогу. У трудовій книжці померлого працівника в розділі “Відомості про роботу” зазначають дату запису і в графі 3 записують: “Роботу припинено у зв'язку зі смертю”. Далі заповнюють графу 4, де зазначають дату й номер наказу (розпорядження). Цей запис засвідчується в установленому порядку.

Як показує судова практика, порядок видачі трудових книжок при звільненні порушують як роботодавці, затримуючи чи відмовляючи у видачі належним чином оформлених трудових книжок, так і працівники, зловживаючи та перекручуючи надані їм законодавством права, зокрема положення п. 4.1. Інструкції № 58, яке встановлює, що при затримці видачі трудової книжки з вини власника або уповноваженого ним органа працівникові сплачується середній заробіток за весь час вимушеного прогулу. Тому у випадках звернення до суду, як працівникам, що правомірно захищають свої порушені права, так і роботодавцям, які захищаються від неправомірних дій колишніх працівників, слід звернути особливу увагу на оформлення документального підтвердження фактів, які мають бути доведені в суді.

Внесення відомостей у разі звільнення.

Запис про причини звільнення у трудовій книжці мають точно відповідати формулюванню чинного законодавства і містити посилання на статтю, пункт закону. Наприклад: “Звільнений у зв'язку з прогулом, п.V ст. 40 КЗпП України”.

У разі розірвання трудового договору з ініціативи працівника з причин, за яких законодавство передбачено надання певних пільг і переваг, запис про звільнення вноситься із зазначенням цих причин. Наприклад: “Звільнений за власним бажанням у зв'язку з зачисленням до вищого навчального закладу, ст. 38 КЗпП України”.

Висновки

З вищесказаного можна зробити наступні висновки:

Основним документом, який засвідчує час роботи на тій чи іншій посаді та підтверджує загальний стаж для пенсійного забезпечення, згідно зі ст.48 Кодексу законів про працю України, є трудова книжка.

Заповнення трудових книжок, вкладишів до них, видача трудової книжки у разі звільнення, видача дубліката трудової книжки, розрахунки, умови зберігання та обліку трудових книжок обумовлені Інструкцією про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженою наказом Мінпраці, Мінюсту, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 року №58 зі змінами від 26.03.1996 року №29.

Дані про працівника -- прізвище, ім'я, по батькові, який уперше приступає до роботи, вносяться на титульну сторінку трудової книжки без скорочень відповідно до паспорта (свідоцтва про народження). Зміна записів титульної сторінки щодо прізвища, імені, по батькові відбувається на підставі свідоцтв про шлюб, про розлучення, про зміну прізвища, імені, по батькові, паспорта. Посилання на підставу змін вноситься на внутрішньому боці обкладинки із зазначенням назви документа, серії, номера; органу, який видав документ та дати видачі. Записи завіряються підписом відповідальної особи за ведення трудових книжок та печаткою.

До трудової книжки вносяться дані про роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення.

Окремим рядком вносяться позначки про час проходження служби у Збройних силах України, інших військових формуваннях, органах внутрішніх справ із зазначенням дати призову та звільнення. Час навчання в ПТУ, навчальних комбінатах, центрах, курсах, вищих навчальних закладах, перебування в аспірантурі, клінічній ординатурі вноситься до трудових книжок.

Час догляду за інвалідом І групи, дитиною-інвалідом віком до 16 років; пенсіонером та людиною похилого віку (80 років), що, за висновком медичного закладу, потребує постійного стороннього догляду, також вноситься до трудової книжки на підставі медичних довідок.

Державною службою зайнятості заноситься до трудових книжок безробітним час одержання допомоги по безробіттю, початок виплати та припинення її.

Трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємстві, в установі, організації усіх форм власності або у фізичної особи понад п'ять днів, у тому числі осіб, які є співвласниками (власниками) підприємств, селянських (фермерських) господарств, сезонних і тимчасових працівників, а також позаштатних працівників за умови, якщо вони підлягають державному соціальному страхуванню.

Інструкція про ведення трудових книжок доповнена новим пунктом 2.20-1, у якому зазначається, що трудові книжки працівників, які працюють на умовах трудового договору у фізичних осіб-суб'єктів підприємницької діяльності без створення юридичної особи з правом найму, та фізичних осіб, які використовують найману працю, пов'язану з наданням послуг (кухарі, няньки, водії, тощо), зберігаються безпосередньо у працівників. Зазначені в першому абзаці цього пункту фізичні особи роблять записи до трудових книжок працівників про прийняття на роботу та звільнення з роботи відповідно до укладених з працівниками письмових трудових договорів, що зареєстровані в установленому порядку в державній службі зайнятості. Під час прийняття на роботу вноситься запис: "Прийнятий на роботу (далі зазначається професійна характеристика робіт) за трудовим договором (зазначається дата та номер договору), зареєстрованим у державній службі зайнятості (зазначається повна назва центру зайнятості), при цьому у графі 4 зазначається, на підставі чого внесено запис (дата і номер реєстрації трудового договору державною службою зайнятості: трудовий договір (номер), "зареєстрований" (дата), а при звільненні -- запис "звільнений з роботи" (далі зазначається підстава звільнення з посиланням на відповідні статті КЗпП України), при цьому у графі 4 зазначається дата зняття трудового договору з реєстрації державною службою зайнятості: "трудовий договір (номер) знято з реєстрації" (дата). Внесені фізичною особою до трудових книжок записи підтверджуються підписом посадової особи органу державної служби зайнятості, який зареєстрував трудовий договір, і засвідчується його печаткою.

...