Делопроизводство в органах внутренних дел РФ

Размещено на http://allbest.ru

Введение

С 11.05.2015 по 16.05.2015 я проходил учебную практику по ПМ 01. Оперативно-служебная деятельность.

Целью учебной практики является расширение и углубление теоретических знаний полученных при изучении МДК 01.05. Делопроизводство и режим секретности.

В ходе практики были поставлены следующие задачи:

1. Приобрести навыки работы с информационно-справочными системами.

2. Изучить основные нормативно-правовые акты в сфере делопроизводства (ГАРАНТ, Консультант+).

3. Выполнить анализ НПА в сфере делопроизводства по плану (полное название, номер, дата принятия, действующая редакция, предмет регулирования, цели, основные понятия, структура документа).

4. Научиться оформлять основные виды деловых документов в соответствии с требованиями Приказа МВД России от 20.06.2012 № 615 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации (приказ, распоряжение, справка, протокол, акт, докладная записка).

5. Изучить отельные виды документов в сфере документационного обеспечения управления (согласие на обработку персональных данных, проекты - ответы гражданам, служебные письма).

6. Узнать порядок формирования номенклатурных дел и порядок их хранения.

7. Подготовить отчет о практике с указанием всех видов, освоенных в процессе практики и приложения документов.

8. Оформить портфолио.

9. 

Основная часть

В процессе практики я провел анализ законодательной и нормативно-методической базы делопроизводства.

В процессе практики я провел анализ законодательной и нормативно-методической базы делопроизводства.

В ходе работы изучил правовые акты в сфере документационного обеспечения управления такие как:

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации". Он регулирует отношения, возникающие при:

1) осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации;

2) применении информационных технологий;

3) обеспечении защиты информации.

Определяет термин "информация" как сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления, а также термин "документированная информация" как зафиксированную на материальном носителе путем документирования информацию с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель. Статья 11 Федерального закона закрепляет основные правила документирования информации.

Трудовой кодекс Российской Федерации (Федеральный закон от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ). Устанавливает государственные гарантии трудовых прав и свобод граждан, создает благоприятные условия труда, защиту прав и интересов работников и работодателей.

Определяет обязательность применения каждой организацией независимо от ее организационно-правовой формы ряда локальных правовых актов, таких, как коллективный договор, соглашение, правила внутреннего трудового распорядка, положение об использовании и защите персональных данных и др. Закрепляет документы, которыми документируются прием, перевод, увольнение, командирование, отпуска, поощрения и взыскания работников. Также устанавливает для некоторых документов структуру текста, порядок оформления и конкретные сроки их подготовки.

Закон РФ от 21 июля 1993 г. № 5485-1 «О государственной тайне» Регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их засекречиванием или рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности Российской Федерации.

Основные указы Президента Российской Федерации и постановления Правительства Российской Федерации в сфере делопроизводства:

Указ Президента РФ от 06 марта 1997 г. № 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера". Утверждает перечень сведений конфиденциального характера.

Указ Президента РФ от 30 ноября 1995 г. № 1203 «Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне». Утверждает перечень сведений, отнесенных к государственной тайне.

Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Утверждает унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.

Постановление Правительства от 04.09.1995г. №870 «Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности».

Постановление Правительства РФ от 6 февраля 2010 г. N 63 «Об утверждении Инструкции о порядке допуска должностных лиц и граждан Российской Федерации к государственной тайне». Настоящая Инструкция, разработанная в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне, определяет порядок допуска должностных лиц и граждан Российской Федерации к государственной тайне и формы учетной документации, необходимой для оформления такого допуска.

Приказ МВД РФ от 20.06.2012 №615 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел российской федерации».

Инструкция устанавливает требования, обязательные для сотрудников, федеральных государственных гражданских служащих и работников центрального аппарата МВД России, территориальных органов МВД России, образовательных учреждений, научно исследовательских, медико-санитарных и санаторно-курортных организаций системы МВД России, окружных управлений материально технического снабжения системы МВД России, а также иных организаций и подразделений, созданных для выполнения задач и осуществления полномочий, возложенных на органы внутренних дел, 3 и содержит единые нормы по подготовке, обработке, хранению, использованию образующихся в деятельности органов внутренних дел документов и по порядку организации делопроизводства.

Основные национальные стандарты в области документационного обеспечения управления.

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Устанавливает состав реквизитов организационно-распорядительных документов, требования к их оформлению, а также определяет требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. В приложениях приводятся схемы расположения реквизитов организационно-распорядительных документов и образцы бланков.

Ознакомился с информационно-справочными системами «ГАРАНТ» и «Консультант +».

В первый день практики я оформлял два документа-это бланк письма с угловым и продольным расположением реквизитов.

Реквизит документа - элемент оформления документа. Научился оформлять бланки в соответствии с п. 40.2 Инструкции.

Бланк официального документа - стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной информации. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или на бумаге светлых тонов достаточной плотности.

На основании общего бланка могут изготавливаться бланки для конкретных видов документов (приказов, распоряжений и др.). При разработке бланков документов используются стандартные листы бумаги форматов А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм).

Выбор формата бланка при изготовлении документа зависит от характера и объема текста. Бланк формата А5 используется для документов, имеющих не более пяти - семи строк текста. Бланки конструируются на основе как углового, так и продольного расположения реквизитов. Бланки с угловым расположением реквизитов выгоднее, поскольку позволяют экономить до 20% площади листа бумаги.

Бланки, применяемые предприятием, должны соответствовать определенным требованиям. Основные требования к бланкам предприятия:

Размер полей бланка не менее, мм:

20 - левое;

10 - правое;

20 - верхнее;

20 - нижнее.

На второй день я составлял и оформлял распорядительные документы

К ним относятся: приказы по основной деятельности и распоряжения. Я оформлял приказ с угловым расположением реквизитов и распоряжения с продольным расположением реквизитов. Приказы по основной деятельности - создание, реорганизация и ликвидация организации, ее структурных подразделений; - определений функций и задач организации.

Приказы по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации руководителями подразделений с привлечением специалистов; в отдельных случаях, когда речь идет о решении сложных, комплексных вопросов, для подготовки приказа руководителем организации может создаваться комиссия из представителей нескольких подразделений.

Распоряжение -- распорядительный документ, издаваемый руководителем коллегиального органа для единоначального решения оперативных вопросов.

Распоряжения издают также заместители первого руководителя, главные специалисты, руководители структурных подразделений по оперативным вопросам хозяйственной, производственной, административной деятельности. Как правило, распоряжение имеет ограниченный срок действия и распространяется на узкий круг исполнителей (структурных подразделений).

По составу реквизитов и их расположению распоряжение не отличается от приказа, однако часто не содержит констатирующей части. В таком случае текст распоряжения начинается непосредственно с пунктов, формулирующих распорядительные действия. Если необходимость объяснения издания распоряжения все-таки существует, то текст распорядительной части начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ».

В третий день я составлял и оформлял информационно-справочные документы, к которым относятся: докладная записка, акт.

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события

Докладная записка - это информационно-справочный документ, адресованный руководителю, начальнику отдела, иным уполномоченным лицам. В ней обстоятельно излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя и преследуется цель побудить руководство к принятию определенного решения.

Обычно докладная записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения.

Докладная записка может быть внешней или внутренней.

Внешняя докладная записка адресуется руководителю конкретного учреждения, оформляется на общем бланке организации, подписывается руководителем и обычно содержит следующие реквизиты:

· наименование организации;

· наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);

· дату;

· индекс;

· место составления;

· адресата;

· заголовок к тексту;

· текст;

· подпись руководителя;

Внутренняя докладная записка направляется за пределы учреждения, например в вышестоящую организацию, оформляется на стандартном листе бумаги формата А4, но с указанием всех необходимых реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.

К обязательным реквизитам внутренней докладной записки относятся:

· наименование структурного подразделения;

· наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);

· дата;

· регистрационный (исходящий номер);

· заголовок к тексту;

· текст;

· отметка о наличии приложения (если есть);

· адресат;

· подпись составителя (с указанием должности, инициалов, фамилии).

В четвертый день практики я научился составлять и оформлять протокол, выписку из протокола и справку.

Протокол - это распорядительный документ, который содержит в себе запись всего происходящего на собрании, заседании, совещании.

Протокол обычно составляется секретарем или другим назначенным лицом непосредственно на заседании.

Форма протокола содержит следующие реквизиты:

· полное наименование организации;

· название документа (ПРОТОКОЛ);

· номер протокола;

· дата заседания;

· место заседания;

· заголовок к тексту документа;

· текст протокола;

· подписи.

Основная часть текста протокола собрания разбита на несколько составляющих. В каждом разделе могут быть такие части: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Данные слова пишутся прописными буквами с нового абзаца.

Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку.

Выписка воспроизводит все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражавший обсуждение вопроса и принятое решение.

Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же ее заверяет.

Заверительная надпись пишется от руки, состоит из слова «Верно», указания должности лица, заверяющего копию (выписку), личной подписи, фамилии, инициалов и даты.

Справка - это документ оперативной информации. Cоставляется справка с целью описания и подтверждения каких-либо фактов и событий: справка о подтверждении места учебы или работы, о занимаемой должности, заработной плате, месте проживания, медицинская справка и прочее.

Жестких требований к написанию справки не существует, она составляется в произвольной форме, оформление справки осуществляется на листе форматом А4 либо на специальном бланке. Обязательными реквизитами справки являются:

· наименование адресата (кому предназначена справка) ;

· наименование документа (Справка) ;

· дата и номер справки;

· место (город) составления справки;

· заголовок к тексту (для некоторых видов справок - о наличии

· материалов) ;

· текст справки; подпись.

В некоторых справках адресата не указывают, а в конце текста документа пишут, для какой цели выдана справка и ставят печать организации, которой была выдана справка.

В пятой день практики я научился составлять и оформлять письма рукописным способом такие как: служебное письмо.

Служебное письмо -- обобщенное название различных по содержанию документов, оформленных в соответствии с ГОСТом, пересылаемых по почте, по факсу или другим способом. Автором служебного письма является учреждение, организация, предприятие, от имени которого посылается письмо.

Иногда в качестве автора служебного письма может выступать и отдельное должностное лицо, имеющее собственный должностной бланк.

Реквизиты, входящие в понятие «автор служебного письма», указываются на бланке. Бланк служебного письма печатается на бумаге формата А4 и А5 типографским способом; он может также проставляться каучуковым штампом, воспроизводиться с помощью ПЭВМ непосредственно при оформлении служебного письма. Бланк может иметь продольное и угловое расположение рек­визитов.

Текст служебных писем в большинстве случаев состоит из двух частей. В первой части (вступлении) формулируется тема, дается описание событий, явлений, послуживших основанием для составления письма. Если во вступлении указывается ссылка на какой-либо документ, послуживший основанием для составления письма, то обязательно указывают его реквизиты: название документа, название автора, дату, регистрационный номер, заголовок.

Например: «Ссылаясь на Ваше письмо от 00.00.0000 №...».

Во второй части письма (заключении) указываются выводы, предложения, просьба, гарантия и т. п. Если содержание письма не нуждается в пояснении, то оно может состоять только из заключения.

В шестой день практике я научился составлять и оформлять документы такие как: трудовой договор, автобиографию, характеристику и резюме.

Резюме -- это юридический документ, составленный по стандартам и правилам государственного делопроизводства оформленный на каком-то постоянном носителе.

Он отображает самые важные данные (место учёбы, работы, возраст, место проживания, контактный телефон, умения, человеческие качества и т.п.). Нужно резюме в основном при приёме на работу, иногда учёбу.

Характеристика -- официальный документ, содержащий оценку деловых и личных качеств человека.

Автобиография пишется непосредственно работником и заверяется его подписью. Автобиография, как документ кадрового делопроизводства, должна отображать образование, семейное положение, основные трудовые события работника и занимаемые должности в течение трудового периода.

Трудовомй договомр -- в трудовом праве договор между работником и работодателем, который устанавливает их взаимные права и обязанности. Соглашение между работником и работодателем, в соответствии с которым работник обязуется лично выполнять работу по определённой должности, соответствующей его квалификации.

Работодатель обязуется предоставлять работнику работу, обеспечивать условия труда, своевременно выплачивать заработную плату.

делопроизводство информация государственный правительственный

Заключение

В ходе учебной практики были освоены следующие профессиональные компетенции, по специальности 031001 Правоохранительная деятельность по профессиональному модулю ПМ 01. Оперативно-служебная деятельность:

ПК 1.10. Использовать в профессиональной деятельности нормативные правовые акты и документы по обеспечению режима секретности в Российской Федерации.

ПК 1.11. Обеспечивать защиту сведений, составляющих государственную тайну, сведений конфиденциального характера и иных охраняемых законом тайн.

Программа учебной практики мной выполнена в полном объеме.

Размещено на Allbest.ru