Государственное регулирования процессами управления документами в электронном виде

Размещено на http://www.allbest.ru//

Размещено на http://www.allbest.ru//

Введение

В основе успешной деятельности любой организации лежат правильность и своевременность принятия решений ее руководством, гибкое реагирование на изменения ситуации во внешней среде или самой организации. Постоянное увеличение объемов информации, необходимой для принятия управленческих решений, приводят к тому, что приходится получать, обрабатывать и хранить все большее количество, документов, при этом традиционные методы работы с ними становятся малоэффективными.

В настоящее время наблюдается экспоненциальный рост объемов оборота документов в государственных органах исполнительной власти, в том числе подлежащих передаче в государственные архивы. Согласно неофициальной статистике Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного деда (БелНИИДАД), в среднем ежегодно объем электронных документов в центральных государственных органах увеличивается в 2,5 раза, бумажных -- в 1,2 раза.

По прогнозам, в течение ближайших десяти лет произойдет естественное уменьшение количества создаваемых бумажных документов. Одна из основных причин этого -- смена поколений работников, в ходе которой в организации приходит все больше людей, имеющих навыки и привычку работы не только и не столько с бумажными документами, сколько с документами и информацией в электронном виде.

Кроме того, ожидается, что экспоненциальный рост объемов и электронных, и бумажных документов в ближайшие десять-двенадцать лет замедлится и, возможно, даже снизится, что обусловлено трудностями восприятия и переработки человеком неуклонно возрастающего потока информации.

Правильно организованный документооборот позволяет избежать этих проблем. Решению задачи оптимизации документооборота активно способствует динамичное развитие современных компьютерных и сетевых технологий. По экспертным оценкам, применение электронного документооборота способствует росту производительности труда сотрудников на 25--50 %, а время обработки одного документа сокращается более чем на 75 % .

Сегодня в электронном виде создаются управленческая, организационно-распорядительная и научно-техническая документация, аудио-, видео-, фотодокументы и информационные ресурсы (электронные кадастры, регистры, базы данных, интернет-публикации, геоинформационные системы).

Особенности создания, использования и после дующего архивного хранения электронных документов, широкое распространение в практике определяют необходимость их рассмотрения в рамках дисциплины «Технология и автоматизация делопроизводства».

1. Государственное регулирования процессами управления документами в электронном виде

информационный электронный правительство правовой база

1.1 Стратегия развития информационного общества в Республике Беларусь

1.1.1 Приоритетные направления развития информационного общества

Повышение эффективности системы государственного управления в Республике Беларусь -- важная и актуальная задача. Одним из его приоритетных направлений является оптимизация документооборота внутри субъектов управленческой деятельности и между нижи. При этом дня повышения эффективности управления необходимо полагаться не только на оптимизацию традиционных методов работы с документами, но и на внедрение современных информационных технологий. Среди них можно выделить, с одной стороны, технологии создания, обработки, поиска и хранения документов с помощью персональных компьютеров (все чаше объединяемых в локальную вычислительную сеть), а с другой -- средства телекоммуникации, позволяющие быстро и надежно перемещать большие массивы информации на любые расстояния.

Первый аспект информационных технологий применительно к задачам делопроизводства воплотился в автоматизированных системах документационного обеспечения управления (АС ДОУ), которые все чаще находят применение в органах государственного управления и подведомственных им организациях. Второй аспект проявляется в использовании систем электронной почты и информационных ресурсов, подключенных к глобальной сети Интернет.

Одним из основных факторов создания длительных конкурентных преимуществ и повышения инвестиционной привлекательности организации становятся оптимальные стратегии управления. Эффективное управление - это такой* ресурс, как деньги, персонал или материальные ценности. Именно этот ресурс помогает динамично реагировать на постоянно меняющуюся рыночную ситуацию, контролировать все стороны деятельности предприятия, оперативно выявлять «узкие места» и концентрировать усилия именно там где они наиболее необходимы в данный момент. Следовательно, повышение эффективности управленческой деятельности становится одним из направлений совершенствования деятельности организации в целом.

Для создания условий, способствующих развитию информационного общества (ИО) в нашей стране и повышению качества и эффективности взаимодействия граждан, бизнеса и государства, совершенствования системы государственного и корпоративного управления, разработана Стратегия развития информационного общества в Республике Беларусь на период до 2015 года (утверждена постановлением Совета Министров Республики Беларусь № 1174 от 09.08.2010 г.). Стратегия определяет следующие приоритетные направления развития информационного общества:

национальная информационно-коммуникационная инфраструктура;

электронное правительство;

электронное здравоохранение;

электронное обучение;

электронная занятость и социальная защита населения;

электронная экономика;

система массовых коммуникаций и электронный контент.

Так, до 2015 г. намечено завершить создание национальной информационной среды системы образования Беларуси с помощью которой будет осуществляться информационное взаимодействие всех субъектов системы образования и формирование национальной системы электронных образовательных ресурсов.

Целью реализации Стратегии в экономической сфере является обеспечение в ближайшей перспективе поступательного развития отечественной экономики на основе информационно-технологических инноваций.

Создание в республике электронной экономики будет способствовать конкурентоспособности национальной экономики, развитию производства товаров и услуг с высокой добавленной стоимостью. В основе формирования такой экономики лежит надежное на безопасное взаимодействие при осуществлении коммерческих трансакций всех участников хозяйственной деятельности.

Одной из ключевых задач формирования электронной экономики в Беларуси является развитие электронной торговли по следующим приоритетным направлениям: электронные государственные закупки, оптовая и розничная электронная торговля, электронная реализация торговых услуг, упрощение торговых и транспортных процедур. Эта задача решается путем:

совершенствования нормативного правового обеспечения электронной торговли;

развития и применения предприятиями технологий и инструментов электронной торговли (электронный документооборот и маркетинг, электронные торговые площадки, электронные закупки, электронное страхование, логистика, электронные платежные системы и системы доставки);

принятия необходимых мер по установлению цифрового доверия и обеспечению информационной безопасности;

развития единого расчетного и информационного пространства для оплаты услуг через банки, небанковские кредитно-финансовые организации, организации почтовой и электрической связи;

развития и широкомасштабного внедрения системы дистанционного обслуживания, использования качественно новых систем электронных платежей и платежных инстрментов, таких как мобильный и интернет-банкинг;

обеспечения дальнейшей интеграции национальной платежной системы с международными платежными системами.

В банковской сфере необходимо совершенствовать единое расчетное информационное пространство. Это даст возможность унифицировать платежные инструменты и предоставит широкий выбор средств регулирования коммерческих отношений вне зависимости от банка. Создание единого информационного ресурса банковской системы» интегрированного с государственными информационными ресурсами посредством автоматизированных систем (ЛИС), обеспечит своевременное информирование участников хозяйственных операций о банковских продуктах и услугах, а также централизованную идентификацию пользователей этих услуг.

Завершение формирования системы электронного декларирования позволит уменьшить затраты времени плательщиков на подготовку налоговой отчетности и представление ее в налоговые органы, а также получать информационные услуги по принципу одного окна.

Необходимо принимать меры по гармонизации национальной и международной нормативной правовой базы в области электронной торговли.

1.1.2 Концепция электронного правительства

Одним из приоритетов в решении проблем перехода к информационному обществу является реализация направления, связанного с формированием систем так называемого «электронного правительства».

Под термином «электронное правительство» (ЭП) понимаются стратегия и практические проекты по информатизации государства (госуправления, госаппарата).

Основной стратегической целью создания ЭП (обобщение мирового опыта) является повышение на основе применения информационных компьютерных технологий (ИКТ) эффективности и качества управления и межведомственного взаимодействия государственных органов власти и управления, в том числе местных исполнительных и распорядительных, при реализации ими своих функций.

В результате создания ЭП планируется, что:

все станут технологически взаимосвязаны на основе единой защищенной среды информационного взаимодействия через функционирование в ней систем электронной почты, электронного документооборота, единого портала унифицированных сервисов для госслужащих по доступу к государственным информационным ресурсам закрытого и открытого типов;

* предоставление государственных услуг и выполнение административных процедур для граждан и организации оптимизируется на основе использования ИКТ;

все государственные информационные ресурсы ведомств будут оцифрованы, не дублироваться, иметь надлежащее качество и обеспечивать доступное в технологическом, территориальном и ценовом аспектах предоставление услуг по получению открытой государственной информации всех видов с использованием государственной инфраструктуры различных сред (Интернет, Инфокиоски, мобильные сети, интерактивное цифровое телевидение, специализированные центры доступа, система информационных посредников (авторизованных операторов госуслуг).

Архитектура ЭП концептуально может быть представлена двумя составляющими:

государственная информационно-коммуникационная инфраструктура;

государственные электронные услуги (для госслужащих, граждан, бизнеса).

Стратегия создания ЭП разрабатывается высшим политическим руководством и реализуется на уровнях государственных и местных органов управления. Степень активности и результативности этих работ неодинакова, так как во многом зависит от конкретных возможностей, определяемых уровнем экономического, технического, социального развития того или иного региона или области.

В целом в Беларуси до 2015 г. планируется завершить создание единой защищенной системы электронного документооборота государственных органов. Кроме этого, в комплексе будут закончены работы по созданию базовых компонентов информационно-коммуникационной инфраструктуры (ИКИ) информационного общества, в том числе необходимых для обеспечения функционирования государственной системы оказания электронных услуг.

1.1.3 Автоматизированные справочно-правовые системы

Автоматизированные справочно-правовые системы (СПС) предназначены для поиска, отбора, просмотра и вывода на печать нормативных правовых и законодательных актов, комментариев специалистов, справочной информации и т.д. Они позволяют существенно упростить работу по ознакомлению с правовыми нормами и правилами оформления деловой документации и включают информационные банки данных и программные средства.

В Европейском Союзе первая электронная картотека была разработана в Бельгии в 1967 г. Она называлась CREDOC и позволяла найти карточку с документом, но не отражала текст. В том же году в США началась разработка полнотекстовой СПС LEXIS. С 1980 г. LEXIS стала использоваться в Великобритании, а с 1985 г.в Австралии. Теперь эта система называется LEXIS NEXIS и доступна широкому кругу пользователей, в том числе и через сеть Интернет.

В СССР в 1976 г. при Министерстве юстиции был создан Научный центр правовой информации, основной задачей которого была разработка справочных систем и государственных нормативных актов. Однако широкий доступ к информации был исключен, пользоваться информационной базой могли лишь отдельные министерства, ведомства и научные организации.

Национальный центр правовой информации Республики Беларусь (НЦПИ) был создан в соответствии с Указом Президента Республики Беларусь № 338 от 30.06.1997 г. Он является центральным государственным научно-практическим учреждением в области компьютерного накопления, хранения, систематизации и предоставления в пользование эталонной правовой информации на бумажных и электронных (магнитных) носителях, создания межгосударственной системы обмена правовой информацией. С 1 января 1999 г. в Республике Беларусь все правовые акты подлежат регистрации в Национальном реестре правовых актов Республики Беларусь.

Качество СПС зависит от ряда факторов (табл. 1.1).

В настоящее время практически все экономически развитые страны имеют СПС. По некоторым оценкам, их насчитывается более сотни: в США -- WRU, LEXIS, WESTLAW, JURIS, FLITE; в Великобритании -- PRESTEL, POLIS, LEXIS; в Италии -- ITALGUIRE; в Бельгии -- CREDOC; в Германии -- Система Бундестага LEXINFORM; в Финляндии -- FINLEX; во Франции -- IRETIV, JURISDATA, SINDONI и т.д. В большинстве случаев это негосударственные системы. На рынке правовых систем Российской Федерации получили известность «Гарант», «КонсультантПлюс», «1С: Эталон» и др.

В настоящее время применяются два способа доступа к правовым базам данных:

вся система устанавливается на компьютер пользователя или сервер предприятия клиента;

организуется удаленный доступ с использованием телекоммуникаций. В этом случае база целиком расположена на сервере компании-разработчика и отсутствует на компьютере пользователя.

Для профессиональной работы более удобен первый вариант, при этом пользователь практически не ограничен по времени и объемам изучения информации. Единственная проблема в этом случае заключается в регулярной и оперативной актуализации банка данных, представляющей собой процесс включения новых документов и поддержания уже имеющихся в контрольном состоянии в соответствии с текущими изменениями законодательства.

Специфика правовой информации состоит в том, что специалисту необходимо постоянно быть в курсе последних изменений в законодательстве. Более того, несвоевременное получение даже одного небольшого документа может привести к серьезным проблемам.

В Национальной библиотеке Республики Беларусь открыт Единый республиканский научно-методический и образовательный центр (публичный центр правовойинформации), где установлены:

банки данных Национального центра правовой информации;

информационно-правовая система «ЮСИАС»;

справочная правовая система «КонсультантПлюс»;

информационно-поисковая система «Светоч-Инфо»;

справочная система «Эксперт»;

аналитическая правовая система «Бизнес-Инфо»;

справочно-правовая система «Нормативные акты Украины »;

информационно-поисковая система «Кодекс»;

информационно-правовая система «Законодательство стран СНГ онлайн».

В настоящее время в нашей стране наибольшее распространение получили СПС следующих разработчиков (табл. 1.2).

Таблица 1.2 Справочно-правовые системы, представленные в Республике Беларусь

Известно, что пользователи, привыкшие к быстрой работе в одной системе, с трудом адаптируются к другой. Конкуренция на рынке правовых систем достаточно высокая. Поставщики стремятся расширять спектр предоставляемой информации, включая в информационные базы данных всевозможную справочную информацию, статьи специалистов, ответы на наиболее актуальные вопросы, деловую литературу, формы документов и др. Таким образом создаются банки данных, предназначенные для специалистов различных категорий.

Используя СПС, довольно легко получить разъяснение от специалистов по актуальным вопросам, узнать ставку рефинансирования Национального банка Республики Беларусь, воспользоваться аналитическим банком данных «Секретарь», получить шаблон формы отчетности или повысить уровень правовой грамотности, прочитав аналитический материал.

Во всех СПС пользователю предлагается словарь финансовых и юридических терминов с очень удобной навигацией.

Например, информационно-правовая система «ЮСИАС» содержит актуальные аналитические материалы из следующих периодических изданий информационно-правового агентства «Регистр»: «Налоговый вестник», «Валютное регулирование и ВЭД», «Кадровик. Управление персоналом», «Финансовый директор», «Юридический мир», «Обзор судебной практики».

В соответствии с декларациями и рекомендациями ООН, ЮНЕСКО, Совета Европы, практически все страны мира, в том числе и Республика Беларусь, предоставляют возможности для доступа к правовой информации с помощью сети Интернет. На портале www.pravo.by можно найти конкретный документ, ознакомиться со словарем юридических терминов или послать запрос на форум. Доступ к российскому законодательству в режиме онлайн осуществляется с сайта www. kodeks. net.

На сайте www.ncpi.gov.by можно воспользоваться услугой «ЭТАЛОН-ONLINE», которая заключается в предоставлении доступа к полнотекстовой интернет-версии информационно-поисковой системы «ЭТАЛОН», содержащей банки данных правовой информации. Доступ к базе осуществляется на платной основе. Правда, возможности «ЭТАЛОН-ON-LINE» несколько ограничены по сравнению со стационарной версией в силу веб-ориентированности услуги. Так, например, тексты документов отображаются либо в текущем состоянии, либо со всей историей изменений (просмотр текста по состоянию на конкретную дату недоступен); не поддерживаются сохранение и загрузка подборок документов; количество документов в результате поиска ограничено сотней.

В командировке при необходимости можно воспользоваться системой «ЮСИАС mobile» (подробнее на сайте www.prof-media.by/ips). Данная система не требует установки, работает на любом компьютере, оборудованном портом USB, распространяется на компактном переносном Flash Drive. Она еженедельно обновляется и не уступает по объему информации локальному или сетевому варианту. Обновление информации может проводиться через Интернет, с помощью экспресс-почты или сотрудниками отдела обслуживания.

Следует отметить, что развитие информационного общества в Республике Беларусь сталкивается с проблемами организации межведомственного взаимодействия различных ветвей власти, среди которых следует выделить следующие:

политические (поддержка со стороны высшего руководства на каждом уровне);

юридические;

технические (сопряжение различных по структуре информационных систем);

семантические (нужно добиться, чтобы получатели и отправители одинаково понимали и интерпретировали информацию);

организационные.

Самыми сложными считаются организационные, юридические и политические проблемы: как правило, они в каждом конкретном случае уникальны и для них не подходят типовые решения.

Одним из наиболее эффективных средств решения всех перечисленных проблем являются изменения в нормативных правовых актах. Для успешной организации межведомственного взаимодействия необходимо принятие решений по ряду политических и правовых вопросов.

Наиболее трудными считаются правовые проблемы. Их решение требует разработки и постоянной актуализации законодательной, нормативной и внутренней нормативной баз. Анализ зарубежного опыта показывает, что большинство неудач в сфере АС ДОУ связано именно с организационными и правовыми проблемами.

В связи с этим в качестве одной из первоочередных мер необходимо внесение в законодательно-нормативные акты органов государственной власти положений, позволяющих любому государственному органу, имеющему соответствующую техническую базу, создавать электронные документы, которые признавались бы всеми остальными органами власти (при наличии технических возможностей).Существуют два подхода к решению задач реализации межведомственного взаимодействия:

1) централизованный,

2) децентрализованный.

Централизованный подход основывается на том, что все взаимодействие осуществляется через единый центр, где информация обрабатывается и перенаправляется адресату (а также, возможно, архивируется). Для его реализации требуется разработка не только единой технической политики, но и целого комплекта нормативных документов, исполнение которых будет обязательно для всех участников информационного обмена. Это возможно при наличии сильной центральной власти и командно-административного ресурса, а также при условии достаточного централизованного финансирования. Централизованный подход позволяет быстрее и надежнее решать технические и организационные проблемы, однако ему часто не хватает гибкости для привлечения пользователей.

Децентрализованный подход обычно используют тогда, когда центральная власть не располагает необходимыми средствами или просто не готова взять на себя бремя ответственности за внедрение новых технологий государственного управления. При таком подходе органам государственной власти (в том числе регионального и даже местного уровня) дается возможность действовать по собственному усмотрению, опираясь на собственные ресурсы. Соответственно, он отличается максимальной гибкостью, позволяет учитывать интересы и возможности отдельных ведомств, регионов и т.д. В плане обеспечения возможности взаимодействия разнородных систем, форматов и др., основной упор при децентрализованном подходе делается на стандарты взаимодействия.

Размещено на Allbest.ru