Аппарат администрации организует подготовку заседаний при главе администрации, совещаний у главы администрации района и его заместителей, проектов распорядительных документов и контроль за их выполнением, разработку перспективных и текущих планов работы, оказывает методическую помощь подведомственным организациям.

Структурные подразделения аппарата действуют на основании положений, утвержденных главой администрации города и районов (не утративших силу).

Планирование работы администрации Тихвина является одним из основных средств организационного обеспечения задач хозяйственного и социально-культурного развития района.

Отделы и комиссии администрации города до 15 числа последнего месяца квартала вносят главе администрации района через отдел организационной работы свои предложения по перечню основных вопросов для рассмотрения на заседании при главе администрации. Вносимые предложения должны быть согласованы с соответствующими заместителями главы администрации. Планы работы отделов и комиссий утверждаются главой городской администрации. Контроль за выполнением плана работы структурного подразделения осуществляет руководитель подразделения.

Общая организация контроля за выполнением планов работы администрации Тихвина возлагается на отдел организационной работы, который при утверждении плана на очередной период информирует главу администрации о выполнении предыдущего плана.

Отдел организационной работы за 7 дней до начала каждого месяца представляет главе администрации календарь основных мероприятий. В него включаются мероприятия, обозначенные планами работы отделов, комиссий администрации, направленными в организационный отдел до 15 числа текущего месяца.

Поступившие в администрацию нормативные акты Президента и Правительства РФ, Губернатора и администрации города принимаются и регистрируются в отделе по делопроизводству, после чего передаются главе администрации города Тихвин, а в отсутствии главы заместителю главы администрации или кому поручено исполнение обязанностей главы.

По возвращении документа с резолюцией главы администрации района или лица его замещающего в отделе делопроизводства делается отметка в журнале регистрации о содержании резолюции, и затем документ немедленно направляется исполнителю. Изучение документов главой администрации или лицом его замещающим не должно превышать, как правило, двух суток, а телеграмм - одних суток.

Исполнители контролируемых документов и сроки их исполнения указываются в тексте документов либо в резолюциях главы администрации , его заместителей.

Контроль за исполнением отделами и комиссиями документов РФ, Губернатора и администрации области, города в установленный срок осуществляет отдел организационной работы.

Если срок исполнения документа не указан в самом документе или резолюции главы администрации, то он исполняется в месячный срок.

Специалисты, которым поручено осуществлять контроль за исполнением документа, в течение контрольного срока проверяют фактическое исполнение документа непосредственно на местах, запрашивают отчеты и информации о ходе его выполнения, готовят итоговые справки, отчеты об исполнении документа.

При исполнении нормативных актов Губернатора Ленинградской области или главы города, принятых во исполнение Указов, нормативных правовых актов Российской Федерации, касающихся компетенции администрации, представляется доклад об их исполнении Губернатору Ленинградской области или главе Администрации города Тихвина.

Нормативные акты Президента, Правительства Российской Федерации, администрации области и города считаются исполненными, если об этом имеется резолюция главы администрации Тихвина, о чем делается соответствующая отметка на документе и контрольной карточке.

Необходимость постановки на контроль постановлений и распоряжений главы администрации города в каждом случае определяется самим постановлением или распоряжением. В том случае, если контрольный срок не определен постановлением или распоряжением, он может быть установлен главой администрации или заместителем главы администрации.

На постановление или распоряжение, подлежащее контролю, в отделе организационной работы заводятся два экземпляра карточки контроля, один из которых вместе с контролируемым постановлением, распоряжением направляется исполнителю, а другой хранится в картотеке общего отдела до истечения срока исполнения.

Фактический контроль за выполнением постановлений и распоряжений главы администрации осуществляет сам глава администрации и его заместители. Заместители главы администрации регулярно, как правило, не реже одного раза в квартал, рассматривают на своих производственных совещаниях вопросы контроля и исполнения постановлений и других документов, заслушивают информацию ответственных работников о проводимой ими работе по выполнению постановлений, распоряжений.

Права и обязанности структурных подразделений

Порядок взаимодействия федеральных и региональных органов исполнительной власти определен Постановлением Правительства Российской Федерации от 5 декабря 2005 г. N 725. Согласно этому Постановлению взаимодействие территориальных органов с органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации осуществляется по следующим вопросам:

а) обеспечение конституционных прав граждан (юр. Отдел);

б) социально-экономическое развитие субъектов Российской Федерации, а также совместное выполнение задач, вытекающих из установленных законодательством Российской Федерации полномочий органов исполнительной власти, реализация федеральных программ, планов и отдельных мероприятий, предусмотренных актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации и соглашениями между федеральными органами исполнительной власти и органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации (отдел экономики и инвестиций);

в) реализация органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации части полномочий федеральных органов исполнительной власти, переданных в соответствии с соглашениями между федеральными органами исполнительной власти и органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, или реализация федеральными органами исполнительной власти части полномочий органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, переданных в соответствии с указанными соглашениями(отдел по административным вопросам);

г) управление государственным федеральным имуществом ( комитет по управлению имуществом );

д) иные вопросы, требующие учета мнений федеральных органов исполнительной власти и органов исполнительной власти ( ЖКХ, строительство, архив и др).

Принципы работы с населением

Успешная работа городской администрации всех уровней, развитие местной власти во многом зависят от эффективности их информационного взаимодействия с населением.

Я нахожу проблему оценке взаимодействия администрации и населения, и повышение показателей: уровня информированности населения о событиях городской и местной жизни, работы самой администрации по решению социальных проблем, интенсивность использования для этой цели многообразных источников информации и оценки местным сообществом работы администрации по информированию населения.

Главная угроза для всех нас состоит в чрезвычайно низком уровне понимания всеми нами важности того, что происходит вокруг, в каком мире мы живем, что происходит на соседней улице, и что делает наше руководство для решения социальных проблем и проблем повышения уровня жизни населения.

Уровень информационного обеспечения

Информационное обеспечение Тихвинской городской Администрации в настоящее время является одной из самых насущных в то же время одной из самых сложных задач. Связано это с несколькими причинами. Во-первых, за последнее время резко увеличился поток информации, как внешней, так и внутриотраслевой. Во-вторых, в связи с постоянной потребностью улучшения эффективности управления, растет необходимость более качественной обработки информации. Все это вместе взятое и заставляет искать новые пути и методы организации обработки информационных потоков.

Информационное обеспечение муниципального управления - это система концепций, методов и средств, предназначенных для обеспечения пользователей (потребителей) информацией. К пользователям информацией относятся любые субъекты, обращающиеся к средствам информационного обеспечения за необходимой им фактографической, документальной, аналитической и другой информацией и пользующиеся ею. Такими общепризнанными средствами являются системы информационного обеспечения различных классов и видов, средства телерадиокомпаний, массовой информации.

Муниципальное управление реализуется муниципальными органами. Как у заказчика, так и у разработчиков систем информационного обеспечения наибольшие методологические трудности возникают при детализации самого этого понятия для конкретного того или иного органа муниципальной власти и определении составляющих его процессов, процедур. Объясняется это тем, что хотя функции и компетенция конкретных властных органов определены Конституцией, законами и другими нормативными правовыми актами, но сформулированы они, как правило, на достаточно общем языке концептуального уровня. Концепция информационного обеспечения органов муниципальной власти и управления основана на идее представления их как развивающихся операционных систем.

Таким образом я пришёл к выводу, что в настоящее время уровень информационного обеспечения не достаточно высок. А это значит, что необходимо принятие каких-либо решений для улучшения эффективности сбора и обработки информации.

Механизм и источники формирования бюджета

Бюджет муниципального образования и свод бюджетов поселений, входящих в его состав, составляют консолидированный бюджет Тихвинского района Ленинградской области.

1. Муниципальное образование имеет собственный бюджет (местный бюджет муниципального образования).

2. Порядок формирования, утверждения, исполнения местного бюджета муниципального образования, а также порядок контроля за его исполнением осуществляются в соответствии с Положением о бюджетном процессе, утвержденным решением Совета депутатов с соблюдением требований, установленных Бюджетным кодексом Российской Федерации, Федеральным законом "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", а также законами Ленинградской области.

3. Проект местного бюджета муниципального образования, решение об утверждении местного бюджета муниципального образования, годовой отчет о его исполнении, ежеквартальные сведения о ходе исполнения местного бюджета муниципального образования, о численности муниципальных служащих органов местного самоуправления, работников муниципальных учреждений с указанием фактических затрат на их денежное содержание подлежат официальному опубликованию (обнародованию).

4. Администрация в целях обслуживания местного бюджета и управления средствами местного бюджета создает финансовый орган (структурное подразделение) - комитет финансов администрации.

Правила работы с документами

В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.

Документом может являться любая информация, зафиксированная на материальном носителе. Организации в процессе своей деятельности создают, получают и используют документы, изготовленные различными способами: рукописные, машинописные, составленные на ПК, кино-фотодокументы, звуковые и другие виды документов.

Документы организаций являются информационными источниками и средством юридического доказательства.

Документ приобретает юридическую силу только с момента его утверждения. Документы утверждаются соответствующими органами или должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в этих документах.

Утверждение документов производится двумя способами: проставлением грифа утверждения или проставлением подписи.

Утверждение документов может происходить одним должностным лицом или изданием какого-либо правового акта.

Показатели эффективности управления

Эффективность управления Тихвинской городской Администрации является важным элементом разработки проектных и плановых решений, позволяющим определить уровень прогрессивности действующей структуры, разрабатываемых проектов ли плановых мероприятий, и проводится с целью выбора наиболее рационального варианта структуры или способа её совершенствования. Эффективность организационной структуры должна оцениваться на стадии проектирования, при анализе структур управления действующих организаций для планирования и осуществления мероприятий по совершенствованию управления.

Комплексный набор критериев эффективности системы управления формируется с учётом двух направлений оценки её функционирования:

по степени соответствия достигаемых результатов установленным целям производственно-хозяйственной организации;

по степени соответствия процесса функционирования системы объективным требованиям к его содержанию организации и результатам.

Критерием эффективности при сравнении различных вариантов организационной структуры служит возможность наиболее полного и устойчивого достижения конечных целей системы управления при относительно меньших затратах на её функционирование.

В методологии организационного механизма особое место занимают методы оценки и анализа эффективности управленческой системы. Под эффективностью управления следует понимать создание благоприятных условий для достижения коллективом предприятия высоких результатов в обусловленные сроки с наименьшими затратами.

Эффективность управления может рассматриваться как в глобальном масштабе - по отношению ко всему объекту и внешней среде, так и в локальном аспекте - по отношению к процессу управления, техническому оснащению отдельных подразделений структуры управления, подсистем управления. Последнее приобретает очень важное значение: оценить вклад (ущерб) в общие итоги деятельности подсистем управления

Заключение

Во время прохождения ознакомительной практики В Администрации города Тихвина, я научился работать с документацией, имеющейся в отделе по работе с населением и общественными объединениями, а именно: карточками приема населения, журналами входящей и исходящей почты, базой граждан, архивом др. Также приобрёл навыки работы с населением в ходе приема, обработки статистической информации, проведение деловых бесед (устных, по телефону), т. к. граждане обращались в Администрацию по различным вопросам.

Я изучил структуру Администрации, порядок взаимодействия между отделами, порядок принятия на должность (работу), ознакомился с Уставом городской Тихвинской Администрации.

Проанализировав полученную информацию, отраженную в данном отчете, можно сказать о том, что Администрация города Тихвина удовлетворительно исполняет свои полномочия. Это связано с тем, что основная часть работников близка к пенсионному возрасту, а у молодых не достаточно опыта. Также Администрация города может работать лучше и быстрее реагировать на обращения граждан если откажется от бумажной волокиты, что так ей свойственно.

Список используемой литературы

1. Жемчугов А.М. и Жемчугов М.К. «Человек и организация» 2012г.

2. Жилищный кодекс РФ на 20 октября 2013 года

3. Конституция РФ на 2014 год

4. Петровия М.В. «Управление организацией» 2010 г.

5. Приголовко Г.А. « Концепция управления человеческими ресурсами» 2011 года издания.

6. Устав МО Тихвинское городское поселение Тихвинского р-на Ленинградской области (г. Тихвин) на 18 мая 2011 года.

Размещено на Allbest.ur