Сутність інформаційного забезпечення управління

Размещено на http://www.allbest.ru/

Сутність інформаційного забезпечення управління

Інформаційне забезпечення - сукупність процесів з підготовки і надання спеціально підготовленої інформації для вирішення управлінських, наукових, технічних та інших завдань у відповідності з етапами, їх розв'язання.

Інформаційне забезпечення - комплекс методів, засобів документаційного, фактографічного і концептографічного обслуговування, використовуваних для задоволення інформаційних потреб у конкретній науково-технічній ситуації або у вирішенні управлінських задач.

Інформаційне забезпечення управління - це організація цілеспрямованих масивів інформації й інформаційних потоків, яка включає збирання, зберігання, опрацювання і передавання інформації (в тому числі із використанням комп'ютерних інформаційних систем) з метою аналізу, одержаних результаті для підготовки, обґрунтування і прийняття управлінських рішень органами управління.

Документне забезпечення управління (ДЗУ) охоплює питання документування організації роботи з документами в процесі здійснення управління і систематизації архівного збереження документів.

Визначення поняття “інформаційне забезпечення”, наведені в різних наукових джерелах, висвітлюють мету інформаційного забезпечення, його об'єкт, засоби здійснення - процесуально-діяльнісну та інформаційно-ресурсну складові.

Інформатика і менеджмент на сучасному рівні розвитку суспільства не тільки взаємозалежні, а й взаємопов'язані. Так, за допомогою інформатики організовується повна і всебічна інформованість (інформаційне забезпечення) всього керівного складу і фахівців про внутрішній стан підприємства, процеси та явища в їхньому взаємозв'язку, які відбуваються або на об'єкті управління, а також про зовнішнє середовище.

Тож для вироблення та прийняття конкретного управлінського рішення той чи інший менеджер має бути забезпечений об'єктивною, повною, вірогідною і наданою в потрібний час інформацією. Зважаючи на те, що управління є процесом безперервним, він має безперервно отримувати таку інформацію.

В соціально-економічних системах, до яких структурно входять різноманітні об'єкти управління різних рівнів, регулярно збільшуються обсяги інформації, яка використовується в процесах управління.

Отож, інформаційна система - це сукупність різноманітних взаємопов'язаних усебічних відомостей про стан об'єкта управління та процеси, що відбуваються на ньому і які виражені в показниках і інших інформаційних сукупностях, зібраних та оброблених за допомогою технічних (інформаційних і обчислювальних) засобів за визначеною методикою та заданих алгоритмах, і які відповідають вимогам керівної системи при її впливі на керовану.

Тому, для розв'язання проблеми спільного використання інформаційної системи створюється інформаційне забезпечення.

Інформаційне забезпечення є базою, на якій ґрунтується управлінська діяльність. Інформацію тут слід розглядати як певну сукупність різних повідомлень, відомостей, даних про відповідні предмети, явища, процеси, відношення та ін. Ці відомості систематизовані і перетворені у придатну для використання форму, відіграють в управлінні надзвичайно важливу роль.

Під інформаційним забезпеченням розуміють сукупність форм документів різних видів призначення, нормативної бази та реалізованих рішень щодо обсягів розміщення і форм існування, інформації, яка використовується в інформаційній системі, під час її функціонування на об'єкті управління (згідно ГОСТ 34.003-90 “АС Термины и определения”).

Основні вимоги до інформаційного забезпечення (ГОСТ 24.104-85 “Автоматизированные системы управления. Общие требования”) такі:

- Інформаційне забезпечення має бути достатнім для використання всіх функцій інформаційної системи, які автоматизуються;

- Для кодування інформації, що використовується як на об'єкті управління, так і на вищому рівні, необхідно використовувати погоджені класифікатори, які в них є;

- Інформаційне забезпечення даної інформаційної системи має бути поєднане з інформаційним забезпеченням інших систем з якими воно взаємодіє;

- Форми документів і відеокадрів, які вводяться системою, мають відповідати вимогам стандартів, технічним характеристикам терміналів, а також погодженні з замовником;

- Сукупність інформаційних масивів організується у вигляді бази даних на машинних носіях;

- Інші вимоги.

Інформаційна система, що характеризує внутрішній стан і процеси, які відбуваються на об'єкті управління та його зовнішнє середовище, а також є моделлю цього об'єкта - це система автоматизованого збирання й обробки інформації. Вона є основою для організації системи об'єктивного інформаційного забезпечення організації.

Управління процесами опрацювання інформації є змістом документаційного забезпечення управління.

Тільки систематизована інформація дає можливість керівнику визначати ефективність організаційно-економічних, соціальних та інших заходів, а також залежно від умов, які складаються, змінювати накреслену програму. Чим краще поінформований керівник, тим більш оперативні і вищі за якістю його рішення.

Суб'єкт управління, виробляючи управлінські рішення, передає їх об'єкту управління.

Ефективність функціонування установи в основному визначається продуктивністю діяльності спеціалістів, особливо у питаннях створення нової інформації. Спеціалісти забезпечують практично всю інформаційну підготовку для прийняття рішення керівником. Вони є основними виконавцями документів, визначають їх якість.

Основний клас завдань, притаманний офісу - документаційне забезпечення управління. Незалежно від класу завдань, рішення будь-якого з них передбачає проведення великого обсягу типових офісних робіт, які включають:

- Опрацювання вхідної і вихідної інформації: читання і відповіді на листи (як електронні так і звичайні, написання звітів, та іншої документації, яка може містити також малюнки і діаграми;

- Збирання і подальший аналіз деяких даних, наприклад: звітності за певні періоди часу, за різними підрозділами або організаціями, яка задовольняє різні критерії відбору;

- Збереження інформації, яка надійшла, забезпечення швидкого доступу до неї і пошук необхідної у даний момент інформації.

Діяльність має бути чітко скоординована між особами, які її виконують; повинні бути забезпечені тісні зв'язки, які дозволяють обмінюватися інформацією у короткі терміни, а процес руху документів має бути ефективно організований.

Діяльність у галузі інформаційного управління пов'язана з проведенням таких видів робіт:

1. Виявлення кола управлінських завдань, які розв'язуються як на рівні організації, так і в кожному з їх підрозділів.

2.Оцінка значущості окремих напрямів діяльності організації на певних етапах її розвитку.

3.Уточнення складу і структури інформаційних матеріалів, необхідних для забезпечення управлінських рішень.

Інформаційну складову управлінської праці становить збирання, зберігання, опрацювання і передача інформації.

Будь-який вид виробничо-економічної діяльності ґрунтується на відповідному інформаційному забезпеченні, у тому числі економічною кон'юнктурною, науково-технічно, оглядово-аналітичною, фактографічною та іншою інформацією.

Під інформацією розвитку системи розуміють відомості, що містять результати науково-технічних досягнень, які можуть бути використані для докорінної перебудови системи. Умовність цього поділу підтверджується конвергенцією на практиці зазначених видів діяльності, що викликано спільною структурою діяльності - об'єктом (документо-інформаційним ресурсом) технологією чи іншими структурними компонентами. Виходячи з цього умовного поділу, діяльність спеціалістів у галузі документно-інформаційних ресурсів можна поділити на діяльність у галузі документаційного забезпечення системи управління або документування управлінської діяльності і діяльності у галузі інформаційно-аналітичного забезпечення, які разом є складовими інформаційного забезпечення діяльності підприємства.

Таким чином, організація інформаційної діяльності в установах та інформаційного забезпечення управління є самостійним видом, а інформаційні підрозділи установ, будучи функціонально включеними до відповідних організаційних структур, виконують специфічні функції управління інформаційною діяльністю, системного аналізу інформаційних потоків і застосування методів інформаційної логістики до руху цих потоків як у середині організації так і стосовно зовнішнього середовища.

Новим концептуальним підходом до побудови інформаційно-аналітичної системи управління є її багаторівнева структура, тобто, структура, при якій різні інформаційні потоки генеруються, обробляються, накопичуються та використовуються на різних рівнях системи: центральному (інформаційно-аналітичні служби вищих органів державної влади), крайовому (крайові інформаційно-аналітичні служби), обласному (інформаційно-аналітичні відділи в облдержадміністраціях) та районних (районні і міжрайонні інформаційно-аналітичні служби). Введення крайового рівня інформаційно-аналітичної системи органів державного управління диктується необхідністю реформи територіального устрою України як необхідного кроку демократичного розвитку. Запропонований проектом концепції адміністративно-територіальної реформи перехід від областей до втричі меншої кількості країв дозволить створити в крайових центрах могутні інформаційно-аналітичні служби. У такому випадку може відпасти необхідність організації інформаційно-аналітичних служб на районному рівні, їх функції візьмуть на себе обласні інформаційно-аналітичні служби.

Системо-утворюючим принципом організації запропонованої системи інформаційно-аналітичного обслуговування є її функціональна єдність, органічний зв'язок кожного її рівня з реалізацією головної мети - забезпечення ефективного державного управління шляхом прийняття та реалізації науково обґрунтованих державно-управлінських рішень.

Функціональне призначення різних рівнів структурної організації інформаційно-аналітичної системи являє собою ступінь конкретизації цієї головної мети, шляхи реалізації загальної мети в окремих напрямах діяльності з урахуванням регіональних і місцевих особливостей.

Наглядно ілюструє внутрішню єдність, взаємну ув'язку головної мети, завдань, структури, функцій та матеріально-технічного, кадрового забезпечення в організації роботи багаторівневої інформаційно-аналітичної системи.

Незважаючи на те, що основні функції, як показано, реалізуються на декількох рівнях, реального дублювання функцій не відбувається. Вказані функції носять загальний характер і пов'язані з більшим обсягом конкретних робіт, які виконуються кожним рівнем в різному масштабі.

Кожний організаційний рівень інформаційно-аналітичної системи розрахований на оперування визначеним обсягом інформації, тобто він повинен займатися збором, аналізом та розповсюдженням інформації в межах району, області, краю, країни. Збільшення кількості інформації, що проходить через рівень і обробляється в ньому, веде до зміни якості самого рівня, зміни його внутрішньої структури та функціонального призначення всередині системи. Обґрунтована чітка структура інформаційно-аналітичної системи буде забезпечувати її сталість, стабільність, єдність інформаційного простору, який вона покликана створити та ефективно використовувати в процесі прийняття та реалізації державно-управлінських рішень.

Саме структура інформаційно-аналітичної системи є головним фактором систематизації, упорядкування, структурування різноманітних різнопланових інформаційних потоків, що надходять у систему ззовні, перетворення їх на аналітичні матеріали, прогнози, рекомендації, консультації та надання цих продуктів перетворення інформаційним органам державного управління.

державний управління інформаційний забезпечення

Список використаної літератури

1.Конституція України. -- К.: Преса України, 1997.

2.Закон України «Про державну службу» № 3723-ХІІ від 16.12.93 // ВВР. -- № 52.

3.Постанова Кабінету Міністрів України «Про деякі питання застосування статей 4, 15 і 27 Закону України «Про державну службу» № 423 від 17.06.94 // Зібрання постанов Уряду України. -- 1994. -- № 10. -- Ст. 252.

4.Постанова Кабінету Міністрів України «Про внесення доповнень до пункту 1 Постанови Кабінету Міністрів України № 423

від 17.06.94; № 694 від 30.08.95 // Урядовий кур'єр. -- 1995. -- № 133.

5.Постанова Кабінету Міністрів України «Про затвердження Положення про порядок проведення конкурсу на заміщення вакантних посад державних службовців» № 782 від 04.10.95 // Зібрання постанов Уряду України. -- 1996. -- № 2. -- Ст. 56.

6.Постанова Кабінету Міністрів України «Про затвердження Положення про формування кадрового резерву керівників державних підприємств, установ, організацій» № 1912 від 18.10.99 // Офіційний вісник України. -- 1999. -- № 42. -- Ст. 2092.

7.Аверьянов В. Б. Организация государственного управления: Учеб¬ник. -- К., 1985.

8.Аверьянов В. Б. Функции и организационная структура органа государственного управления: Учебник. -- К., 1984.

9.Аверьянов В. Б. Державне управління: теорія і практика. -- К., 1985.

10.Ансоф И. Стратегическое управление / Пер. с англ. -- М., 1989.

11.Атаманчук Г. В. Теория государственного управления. -- М.: Юрид. лит., 1997.

12.Грейсон Дж., О'Делл К. Американский менеджмент на пороге ХХІ века / Пер. с англ. -- М.: Экономика, 1991.

Размещено на Allbest.ru