Построение системы электронного документооборота
Основные преимущества и структура системы электронного документооборота. Классификация систем электронного документооборота по видам применяемых технологий, степени интеграции и области применения. Оформление номенклатуры дел кадровой службы организации.
| Рубрика | Государство и право |
| Вид | контрольная работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 03.04.2016 |
| Размер файла | 25,0 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФГБОУ ВПО «Уральский государственный экономический университет»
Центр дистанционного образования
Контрольная работа
по дисциплине: Юридическое делопроизводство
Вариант № 1
Екатеринбург 2015
1. Системы электронного документооборота
Системы электронного документооборота (Electronic Document Management System) представляют собой взаимосвязанную систему организационного, технического и программного обеспечения для управления различными видами документов и информацией. Эти системы позволяют управлять документами на протяжении всего жизненного цикла: от создания, до их уничтожения.
Управление документацией, информацией, различного рода данными и записями, является одним из сложных процессов в работе организации. Электронные системы документооборота дают возможность автоматизировать этот процесс. Автоматизация процесса документооборота помогает организации значительно повысить скорость работы, сократить потери, связанные с информационным обменом, и повысить качество системы управления в целом.
К основным преимуществам системы электронного документооборота относятся:
- Сокращение времени доступа к информации;
- Сокращение дублирования документов и информации;
- Упрощение доступа к данным;
- Оптимизация хранения документов и данных;
- Автоматизация бизнес процессов;
- Улучшение качества обслуживания клиентов;
- Повышение дисциплины и качества работы;
- Повторное использование информации;
- Повышение качества данных;
- Повышение сохранности документов и информации.
Структура системы электронного документооборота может рассматриваться с точки зрения программно-аппаратного комплекса и с точки зрения выполняемых функций.
С точки зрения программно-аппаратного комплекса система электронного документооборота состоит из набора аппаратных и программных компонентов: серверы, рабочие станции, программное обеспечение, сетевое оборудование, дополнительное оборудование, предназначенное для выполнения специфических функций системы.
Сервер предназначен для выполнения необходимых операций с документами и информацией. Сервер может быть как выделенным, так и виртуальным, в зависимости от поставщика системы и применяемых технологий работы. Также, на сервере может размещаться база данных системы документооборота.
Рабочие станции обеспечивают взаимодействие пользователей с системой документооборота. Каждая рабочая станция обладает своим набором функций по управлению документацией и данными.
Программное обеспечение реализует необходимый набор действий по управлению документацией и является основой системы электронного документооборота. Программное обеспечение системы электронного документооборота, как правило, включает в себя функциональную часть, администраторскую часть и интерфейсную часть. Функциональная часть предназначена для управления и обработки информации. Администраторская часть обеспечивает необходимые настройки системы. Интерфейсная часть выполняет представление информации и данных в виде, доступном для конечных пользователей.
Дополнительное оборудование необходимо для реализации различных специфических функций системы электронного документооборота. К такому оборудованию могут относиться устройства ввода и вывода информации, системы кодирования и шифрования информации и пр.
Сетевое оборудование необходимо для осуществления совместной работы пользователей системы и взаимодействия различных компонентов системы электронного документооборота.
ВИДЫ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
Системы электронного документооборота могут отличаться по видам применяемых технологи, степени интеграции и области применения.
В зависимости от применяемых технологий работы можно выделить четыре вида систем электронного документооборота:
Клиент-серверные системы. В данном виде систем основные модули управления документацией и данными размещаются на выделенном сервере. Клиентская часть представляет собой интерфейс взаимодействия пользователей с системой. Преимуществом данного вида систем является их быстрота и надежность.
Системы на основе баз данных. Эти системы, как правило, интегрированы с базами данным типа SQL или Oracle. Вся информация хранится в этих базах данных. Для обработки информации применяются отдельные модули. Преимуществом таких систем является возможность хранения большого объема информации.
Системы на основе web технологий. Эти системы обеспечивают работу на основе удаленного доступа к серверу. Преимуществом этой технологии является возможность отказаться от клиентских приложений. Доступ к системе документооборота с рабочих мест пользователей может осуществляться посредством web браузеров.
Системы на основе «облачных» технологий. Данные системы похожи по своей сути на системы с web технологиями. Отличие заключается только в том, что в качестве сервера системы электронного документооборота используется сервер хостинг-провайдера.
Задание 2
Изучите «Инструкция по судебному делопроизводству в верховных судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов»
|
Обозначение и наименование инструкции |
Инструкция по судебному делопроизводству в верховных судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов |
|
|
Содержание инструкции |
Правильная постановка судебного делопроизводства является одним из важнейших условий надлежащей организации работы суда, соблюдения процессуальных норм действующего законодательства. |
|
|
Кем разработана |
Судебный департамент при верховном суде Российской Федерации |
|
|
Каким органом утверждена инструкция |
Утверждена Приказом Генерального директора Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации |
|
|
Дата введения инструкции |
От 15 декабря 2004 года N 161 |
|
|
Область применения инструкции |
Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами с использованием специализированных автоматизированных информационных систем ведения судебного делопроизводства. |
Задание 3
Оформить номенклатуру дел кадровой службы в организации
электронный документооборот дело оформление
|
ООО «Тайна» Отдел кадров Номенклатура дел 25.12.2014г. №3 Санкт-Петербург на 2009 г. |
УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ____________М.М.Попов «___»________ 2008 г. |
||||
|
№ дела |
Заголовок дела |
Количество дел(томов) |
Срок хранения и номер статьи по перечню |
Примечание |
|
|
5.1 |
Положение об отделе кадров, должностные инструкции сотрудников ООО «ТАЙНА» |
Постоянно ст.16 |
|||
|
5.2 |
Руководящие нормативные документы по вопросам работы с кадрами (ТК РФ, приказы, постановления, указания Правительства РФ, Госстандарта России, Министерства труда и социального развития РФ, Госархива РФ) |
До замены новыми |
|||
|
5.3 |
Штатные расписания организации, изменения к ним. |
Постоянно ст.32а |
|||
|
5.4 |
Список (штатно-списочный состав) работников организации |
Постоянно ст. 349 |
|||
|
5.5 |
Приказы по личному составу (прием на работу, повышение в должности, перемещение, увольнение) |
75 лет ст.6б |
|||
|
5.6 |
Приказы руководителя по основной деятельности. Копии (командировка, отпуск очередной, отпуск без сохранения з/платы, кратковременное замещение должностей, поощрения, наложение взысканий) |
5 лет ст.6а |
|||
|
5.7 |
Документы (основания) о предоставлении отпусков, командировках, поощрениях или взысканиях |
1 год ст.356 |
|||
|
5.8 |
Личные дела сотрудников |
75 лет ст.337 |
|||
|
5.9 |
Личные карточки ф.Т-2 |
75 лет ст.339 |
|||
|
5.10 |
Книга учета выдачи трудовых книжек |
50 лет ст.526б |
|||
|
5.11 |
Подлинные личные документы(трудовые книжки, дипломы, аттестаты и др.) |
До востребования ст. 342 |
Невостребован. 50 лет |
||
|
5.12 |
Книга учета приема, перемещения, увольнения работников |
75 лет ст.508 |
|||
|
5.13 |
Правила внутреннего трудового распорядка организации |
1 год после замены |
|||
|
5.14 |
Документы (акты, докладные и служебные записки, переписка) о нарушениях правил внутреннего трудового распорядка |
1 год |
|||
|
5.15 |
Журнал регистрации листков нетрудоспособности |
5 лет |
|||
|
5.16 |
Журнал регистрации приказов по личному составу ( приема, перевода, увольнения) |
75 лет ст.508 |
|||
|
5.17 |
Журнал регистрации приказов по основной деятельности |
3 года |
|||
|
5.18 |
Документы (представления, положения характеристики и др.) об аттестации работников |
5 лет ст.360 |
|||
|
5.19 |
Журнал учета выдачи справок (о заработной плате, стаже, месте работы) |
3 года ст.358ж |
|||
|
5.20 |
Документы (тесты) по определению (оценке) индивидуальных качеств, возможностей работников |
До замены новыми |
|||
|
5.21 |
Документы лиц не принятых на работу (резюме, анкеты, заявления) |
1 год |
|||
|
5.22 |
Документы (акты, справки) о проверке работы отдела кадров |
5 лет |
|||
|
5.23 |
Отчеты по работе с кадрами. Копии |
До минования надобности |
|||
|
5.24 |
Акты приема-передачи при смене начальников отделов кадров |
Постоянно |
|||
|
5.25 |
График отпусков сотрудников предприятия |
1 год ст.356 |
|||
|
5.26 |
Журнал учета командировочных удостоверений |
5 лет |
|||
|
5.27 |
Журнал учета отпусков |
3 года ст.358г |
|||
|
5.28 |
Журнал и карточки учета военнообязанных |
3 года после увольнения |
|||
|
Начальник отдела кадров |
Т.А. Иванова |
Список использованных источников
1. Приказ Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 15 декабря 2004 г. N 164.
2. Федеральный закон от 08.01.1998 N 7-ФЗ "О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации".
3. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). -- М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2014. 818 с..
4. Документация в информационном обществе: электронное делопроизводство и электронный архив / Кобелькова Л.А. // Отеч. архив. 2013. №1. с. 110 - 112. Рус.;
5. Печникова Т.В., Печникова А.В. Практика работы с документами в организации: Учеб. пособие для вузов. М.: ЭМОС, 2009. 208 с.
6. Государственный правовой - информационный портал. http://www.pravo.gov.ru.
7. Информационно-правовой сервер «КонсультантПлюс». http://www.consultant.ru.
8. Информационно-правовой сервер «Кодекс» - http://www.kodeks.net.
Размещено на Allbest.ru
...Подобные документы
Международное регулирование электронного документа, электронной цифровой подписи и электронного документооборота. Правовое и методическое регулирование электронного документооборота в США и Европе, его законодательная регламентация в странах Азии.
курсовая работа [47,9 K], добавлен 22.09.2011Технологии электронного документооборота, хранения электронных документов, оптического распознавания текстов документов, штрих-кодирования документов. Анализ развития электронного правительства и электронного документооборота в государственных органах.
курсовая работа [61,4 K], добавлен 10.11.2014Роль и значение электронного документооборота в органах муниципального управления. Нормативно-правовое регулирование электронного документооборота. Изучение особенностей организации системы электронного документооборота администрации в МО г-к Анапа.
дипломная работа [535,7 K], добавлен 24.01.2018Системы электронного документооборота. Понятие электронного документа. Понятие электронно-цифровой подписи. Компьютеризация привела к возникновению целого ряда проблем, в том числе и правовых.
статья [27,0 K], добавлен 17.01.2004Определение понятий электронного документооборота, документа и цифровой подписи, проблемы их безопасного использования. Принципы функционирования, преимущества и недостатки, признание юридической силы электронных документов по сравнению с бумажными.
реферат [381,4 K], добавлен 05.02.2012Понятие электронного документа и оценка его юридической силы. Правовой режим документооборота, принципы и этапы его автоматизации, используемое оборудование и приемы. Электронно-цифровая подпись электронного документа. Процедуры разрешения конфликтов.
контрольная работа [27,8 K], добавлен 14.03.2014Преобразование бизнес-процессов компании путем внедрения интернет-технологий. Понятие транзакции. Виды и область приложения электронного бизнеса. Правовое регулирование отношений в области электронного документооборота и коммерции в РФ и за рубежом.
курсовая работа [22,0 K], добавлен 19.12.2014Исследование нормативно-методической базы делопроизводства. Характеристика проблем организации документооборота в Федеральном агентстве по недропользованию. Оценка экономической эффективности внедрения современной системы электронного документооборота.
курсовая работа [507,1 K], добавлен 11.03.2012Понятие, цели и функции электронного правительства. Место в матрице виртуальных взаимоотношений. Введение электронного документооборота. Три стадии и десять первоочередных мер по построению. Трудности и проблемы на пути развития. Опыт зарубежных стран.
контрольная работа [28,3 K], добавлен 08.10.2009Основы построения системы документооборота на предприятии. Порядок движения документов. Анализ направлений совершенствования системы документооборота ООД УУМ. Проектирование должностной инструкции. Внедрение и адаптация комплексной автоматизации.
дипломная работа [190,2 K], добавлен 26.02.2009История возникновения, этапы развития и современное состояние электронного правительства. Особенности использования информационных технологий в системе документооборота в государственных органах. Описание достоинств веб-сайтов Северо-Казахской области.
контрольная работа [2,2 M], добавлен 12.01.2011Виды информационных технологий, используемых в судопроизводстве общей юрисдикции. Круг нормативно-правовых актов, регулирующих порядок электронного документооборота. Основания возникновения и способы защиты интеллектуальных прав в гражданском процессе.
курсовая работа [36,0 K], добавлен 05.06.2016Особенности организации электронного документооборота. Правовой статус документов с электронной цифровой подписью по российскому законодательству. Назначение и задачи автоматизированных систем правоохранительных органов. Правовые ресурсы сети Интернет.
контрольная работа [33,9 K], добавлен 06.01.2012Электронный документ в российском и зарубежном законодательстве. Первые законодательные акты в области электронного документооборота, охрана баз данных. Концепции электронных архивов: зарубежный опыт. Интернет-ресурсы как вид электронных документов.
дипломная работа [121,8 K], добавлен 20.10.2010Общее понятие электронного правительства. Особенности электронного правительства в России. Финансово–экономический аспект внедрения электронного правительства для бизнеса. Система государственных служб в условиях работы "электронного правительства".
курсовая работа [46,3 K], добавлен 11.10.2010Стратегия развития электронного правительства в Мексике. План действий по реализации стратегии развития электронного правительства. Этапы развития электронного правительства в соответствии со сложностью видов взаимодействия и предоставляемых услуг.
реферат [75,6 K], добавлен 04.11.2010Направления деятельности и задачи Государственного казенного учреждения города Москвы. Окружные органы исполнительной власти и учреждения. Правила внутреннего трудового распорядка. Работа системы электронного документооборота Правительства Москвы.
отчет по практике [399,4 K], добавлен 05.09.2013Общая характеристика деятельности Администрации Кашарского района, оценка стратегически сильных и слабых сторон на основе информационного анализа. Техническая оснащенность и программное обеспечение организации, система электронного документооборота.
отчет по практике [1,6 M], добавлен 28.04.2014Сущность и причины возникновения, задачи и типологизация электронного правительства. План действий по реализации стратегии развития электронного правительства в Мексике. Роль государства в развитии информационно-технологического комплекса страны.
реферат [54,8 K], добавлен 04.11.2010Этапы создания электронного правительства. Средства идентификации личности. Система электронного взаимодействия. Внедрение электронного правительства в Эстонии, его значение для развития полноценного информационного общества. Снижение риска коррупции.
реферат [28,5 K], добавлен 16.11.2013
