Это менее известный документ по сравнению с тем, который он толкует, но столь же ценный практически. Дополнительную ценность Методическим рекомендациям придают Примерный перечень документов, подлежащих утверждению и Примерный перечень документов, на которые ставится оттиск гербовой печати (печати с изображением товарного знака или знака обслуживания) (Приложение 8).

Методические рекомендации не только конкретизируют ГОСТ Р 6.30-2003, но и дополняют его. Например, содержат полную и понятную инструкцию по оформлению реквизитов протоколов, чего в ГОСТе нет вообще.

Действующий уже более десяти лет ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» содержит правила и требования, в которых отразилась традиция оформления русского текстового документа, проверенная временем и подтвержденная практикой унификации и стандартизации документов.

Данный стандарт можно рассматривать в качестве преемника ранее действовавших стандартов на оформление организационно-распорядительных документов. Первые версии подобных стандартов разрабатывались в 1969 и 1970 гг. А наиболее известными и достаточно долго действовавшими стали стандарты ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72 (требования к оформлению реквизитов и к формуляру-образцу устанавливались раздельно; изменения вносились в 1978 г.), а также ГОСТ 6.38-90, в котором были «объединены» требования к формуляру-образцу и оформлению реквизитов, и его преемник - ГОСТ Р 6.30-97 с точно таким же названием.

В ГОСТе Р 6.30-2003 зафиксирована область его применения: организационно-распорядительные документы (ОРД), которые включены в класс 0200000 Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД; ОК 011-93). Но состав документов данного класса ОКУД давно не пересматривался (только в 2013 году Росархиву дано правительственное поручение пересмотреть видовой состав документов данного класса и дать предложения по их унификации), за это время в практике управления широкое распространение получили новые виды документов, а для документирования управления персоналом вообще в качестве универсальных начали использоваться формы первичных учетных документов. Поэтому сфера применения данного стандарта и изменилась, и существенно расширилась. Например, новыми видами документов, которые тоже оформляются по требованиям ГОСТа Р 6.30-2003, стали:

· в подсистеме организационных документов - концепция, стратегия, политика;

· в подсистеме распорядительных документов - поручение, а кроме того, распоряжения издаются по основной деятельности гораздо чаще указаний;

· в подсистеме информационно-справочных документов - служебная записка.

Основные идентификационные реквизиты документов, принадлежащих к иным системам документации (дата, подпись, индекс, наименование вида), оформляются практически так же, как устанавливает данный стандарт, несмотря на то, что он имеет рекомендательный характер.

ГОСТ Р 6.30-2003 сохраняет свое значение и в методологическом, и в практическом смысле. Стандарт устанавливает:

· состав реквизитов организационно-распорядительных документов; этот состав является максимальным, т.е. представляет собой общий список реквизитов, которые могут быть использованы при оформлении документов ОРД; и особенно важно установление точных терминологических названий этих реквизитов (искажение названий реквизитов допущено в Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти);

· требования к оформлению каждого из реквизитов;

· стандартные форматы бумаги, применяемые при оформлении документов ОРД;

· схемы расположения реквизитов на листах бумаги стандартного формата, т.е. формуляр-образец документов системы ОРД на базе конструкционной сетки с определением границ размещения каждого реквизита;

· типы и виды бланков, применяемых для оформления документов ОРД;

· примеры (в стандарте названы образцами) общего бланка, бланков писем и бланка приказа.

В процессе создания электронных документов в статусе оригиналов регламентация требований к их оформлению по данным, уже проверенным практикой, становится еще более актуальной (конечно, с учетом их гармонизации с ограничениями форматов представления электронных документов).

Поскольку международной практикой стандартизации установлен 10-летний цикл пересмотра стандартов, надеемся, что в ближайшем будущем будет подготовлена новая редакция данного стандарта. Основными направлениями модернизации требований к оформлению документов в настоящее время можно считать следующие:

· классификация собственно реквизитов документов и отметок, которые отражают процессы его обработки в бумажном или электронном виде с выходом на регламентацию обязательных метаданных документа, создаваемого исключительно в электронном виде;

· установление правил оформления реквизитов документов и отметок на документе с учетом применения унифицированных форм для создания документов, в том числе в электронной форме;

· создание правил единообразного визуального отображения (визуализации) электронного документа, его основных реквизитов, технологических делопроизводственных отметок, подтверждаемых действий с ним (транзакций) и метаданных;

· регламентация требований к электронным бланкам документов (электронным шаблонам) и т.п.

ГОСТ 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела. Следует быть внимательным и учитывать почтенный возраст этого документа - многие термины делопроизводства были вновь истолкованы ГОСТом Р ИСО 15489-1-2007.

Действующий ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» тоже имеет свою историю. Практически с неизменным названием и с небольшими корректировками он действовал с 1970 г. (ГОСТ 16487-70). Его преемником стал ГОСТ 16487-83, а с 1 января 1999 г. данный стандарт действует в статусе стандарта Российской Федерации с обозначением ГОСТ Р 51141-98.

Область его применения - все виды документации и литература по делопроизводству и архивному делу. Данный стандарт содержит стандартизированные термины с определениями, включающими общие понятия данной предметной области. Базовыми и актуальными являются определения терминов «документ; документированная информация», «реквизит документа», «юридическая сила документа», «документирование», «система документации», «архивный документ», «архивный фонд», «документальный фонд» и другие.

Но в связи со значительным обновлением и изменениями терминосистемы, вызванными внедрением концепции управления документами, в 2012-2013 гг. ВНИИДАД разработал и подготовил к утверждению новый терминологический стандарт в области делопроизводства и архивного дела, введение которого в действие (уже с новым номером) планируется с 1 марта 2014 г.

ГОСТ Р 54471-2011

ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009 «Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности» - самый «свежий» из интересующих нас стандартов. Он был введен в действие 1 августа 2012 года в соответствии с приказом Министерства промышленности и торговли РФ от 18.10.2011 №466-ст. Применение стандарта добровольно.

Документ будет полезен не только компаниям, использующим СЭД, но и всем остальным, ведь электронными средствами связи и передачи информации сегодня пользуются, пожалуй, абсолютно все. Стандарт содержит описание рекомендуемой практики хранения деловой и иной информации в электронной форме.

«Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» была утверждена приказом Главархива СССР в 1988 году. Несмотря на солидный для документа возраст, ГСДОУ до сих пор действует в части, не противоречащей более современным нормам.

ГСДОУ представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах госуправления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях. Это серьезный и полный документ, но обращаться к нему, к сожалению, приходится не часто, так как многие вопросы уже пересмотрены более современными стандартами.

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения - это полное название документа, который более известен под сокращенным наименованием ГСДОУ. Документ был одобрен коллегией Главархива СССР 27.04.1988 и приказом Главархива СССР от 25.05.1988 № 33.

ГСДОУ была разработана в развитие основных положений Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД; М., 1974) и имела промежуточный вариант с названием Единая государственная система документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ).

В ГСДОУ закрепляются правила и принципы, устанавливающие единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в условиях, когда в этих процессах стали активно применяться средства механизации и автоматизации работы с документами, а в управление отраслями народного хозяйства внедрялись автоматизированные системы управления (АСУ на базе «больших» ЭВМ), что требовало классификации и унификации не только документов, но и содержащейся в них информации. На основе ГСДОУ и государственных стандартов организации обязаны были регламентировать состав применяемых документов, разрабатывать и применять унифицированные формы документов, закрепляя их в табелях документов, которые в настоящее время ведутся как табели применяемых в организации унифицированных форм документов.

ГСДОУ всегда рассматривалась как основной нормативно-методический документ, закрепляющий единые организационные основы создания системы делопроизводства (системы ДОУ) в любых органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и даже в общественных организациях. Под действие ГСДОУ формально не подпадали советские органы, партийные, профсоюзные, комсомольские организации и органы управления отраслями, которые действовали на основании уставов (железные дороги, гражданская авиация, морской и речной транспорт, а также оборона), но в оформлении основных реквизитов документов (автор, дата, индекс, подпись) общие правила тем не менее соблюдались.

Нормативный аспект ГСДОУ обеспечивался тем, что устанавливаемые ею правила документирования и оформления документов базировались на требованиях государственных стандартов ГОСТ 6.38-90, ГОСТ 6.10.5-87, которые имели обязательный характер и статус нормативно-технических документов. На требованиях ГОСТ 6.10.4-84 и ГОСТ 6.10.1-88 базировались и нормативные требования ГСДОУ к оформлению реквизитов и работе с машиночитаемыми документами (сейчас мы их называем электронными документами) и машинограммами. Принцип единообразного и формализованного описания реквизитов машиночитаемых документов на основе общесоюзных классификаторов (ОКПО, ОКУД, ОКВЭД и др., которые теперь известны как общероссийские классификаторы и имеют статус стандартов) остается актуальным и применяется в современных информационных системах (например, в МЭДО), т.к. основа для функционирования всех СЭД - система классификаторов и справочников.

Правила организации работы с документами и принципы документооборота, установленные ГСДОУ, всегда рассматривались в методическом аспекте. Предусматривалось, что в их развитие Главархив СССР и Госстандарт СССР разработают конкретную общесоюзную нормативно-методическую базу по совершенствованию ДОУ, а отраслевые и республиканские министерства будут разрабатывать комплексы нормативных и методических документов по совершенствованию работы с документами в отраслях в рамках своих полномочий. Основные положения ГСДОУ были проиллюстрированы в Сборнике плакатов и учебных форм основных организационно-распорядительных документов, который был подготовлен ВНИИДАД в 1991 г.

К сожалению, по результатам проведенной административной реформы в настоящее время Росархив утратил функцию методического руководства делопроизводством в стране, а Росстат уже не утверждает унифицированные формы документов.

Тем не менее общие положения ГСДОУ получили свое развитие и послужили основой для разработки Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации (1993 г.) и двух Типовых инструкциях по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (первая утв. приказом Росархива от 27.11.2000 № 68, а вторая, с таким же названием, утверждена приказом Минкультуры от 08.11.2005 № 536, зарегистрирована Минюстом России в 2006 г. и утратила силу в связи с утверждением Правил делопроизводства в 2009 г.).

В настоящее время ГСДОУ следует рассматривать как методический документ, содержащий правила и принципы высокого уровня, которые обоснованы методологией документоведения и подтверждены практикой делопроизводства. На их основе строится нормативно-методическая база современного делопроизводства, которая в основном развивает и конкретизирует основные положения ГСДОУ в условиях внедрения систем электронного документооборота. Кроме того, принципы и правила ГСДОУ сейчас пересказаны (к сожалению, без сноски на источник) многими авторами практических пособий по делопроизводству.

Формально ГСДОУ не отменена, но в настоящее время ее уже можно отнести к категории источников, т.к. на ее методических принципах продолжает развиваться система правил документирования, организации документооборота и формирования документального фонда организации, которая закрепляется действующими Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477, с изменениями от 07.09.2011), ГОСТом Р 6.30-2003, стандартами ГОСТ Р ИСО по управлению документами, Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76), Основными правилами работы архивов организаций (одобрены коллегией Росархива 06.02.2002) и т.п. А работа с электронными документами, включая определение их предметной сущности, а также организация электронного взаимодействия и документооборота, виды электронных подписей и правила их применения и т.п. регламентируется и законодательством, и соответствующими нормативными правовыми актами Правительства Российской Федерации.

Поэтому в настоящее время не рекомендуем давать прямые ссылки на пункты и подпункты ГСДОУ как действующего документа, а также оценивать организацию делопроизводства и функциональность СЭД по показателю «соответствие требованиям ГСДОУ».

Национальные стандарты Российской Федерации по управлению документами, разработанные на основе международных стандартов ИСО требуют хоть и краткого, но отдельного обзора. Они занимают свое место в нормативно-методической базе делопроизводства. Для внедрения и применения их требований от работников служб ДОУ требуется высочайший профессионализм и специальная подготовка.

2.2 Методические указания

Делопроизводство представляет собой одну из типовых управленческих функций, свойственных каждой управленческой структуре. Перед любой организацией независимо от ее организационно-правовой формы и масштабов деятельности стоит задача управления ресурсами, финансовыми потоками, персоналом и др. Сегодня делопроизводство рассматривается в основном как деятельность по управлению документами. Требования к системе управления документами в Российской Федерации установлены национальным стандартом ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному издательскому делу. В соответствии с данным стандартом любая организация должна сформулировать и документально зафиксировать принципы политики в области управления документами.

Методические указания могут способствовать созданию рациональной системы управления документами. Правовым основанием для разработки документа являются: законодательные иные нормативные правовые акты РФ в сфере информации, документации и архивного дела; правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти; методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Федеральные органы исполнительной власти в соответствии с учетом специфики разрабатывают инструкции по делопроизводству согласно Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Проверку организации делопроизводства вправе осуществлять Федеральное архивное агентство его территориальный орган. Одной из задач проверки является осуществление контроля за соблюдением работодателем законодательства об архивном деле, нормативных правовых актов, содержащих обязательные требования к организации делопроизводства. Практически инструкция закрепляет систему делопроизводства, сложившуюся в той или иной конкретной организации. Каждый руководитель должен понимать, что эффективная работа с информацией и документацией возможна только тогда, когда деятельность по документационному обеспечению управления будет организована на современном уровне, что выражается в нормативной регламентации технологических процессов работы с документами.

Подготовку методических указаний осуществляет служба документационного обеспечения при участии архива, юридической службы. В организациях, не имеющих службы ДОУ, разработкой этого документа занимается сотрудник, отвечающий за организацию работы с документами.

Документ подписывает руководитель того подразделения, которое ее разработало. Методические указания могут вводиться в действие после утверждения руководителем организации или после издания специального распорядительного документа.

После утверждения они рассылаются во все структурные подразделения для использования в работе.

Служба ДОУ должна провести обучение работников, ответственных за делопроизводство в подразделениях, новым правилам работы с документами.

На этих занятиях разработчики инструкции разъясняют содержание документа, обращая внимание на наиболее важные, принципиальные положения. В дальнейшем задача службы ДОУ -- контролировать соблюдение положений документа в текущей работе.

2.3 Правила

Правовым основанием для разработки инструкции по делопроизводству являются:

- законодательные и иные нормативные правовые акты РФ в сфере информации, документации и архивного дела;

- правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти;

- методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» установил, что документирова-ние информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы, а порядок докумен-тирования устанавливается органами государственной влас-ти, ответственными за организацию делопроизводства и стан-дартизацию документов и их массивов.

В соответствии с ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» требование разрабатывать инструкции по делопроизводству должно соблюдаться исполнительными органами в субъектах Российской Федерации и органами местного самоуправления.

Федеральные органы исполнительной власти в соответствии с учетом специфики разрабатывают инструкции по делопроизводству согласно Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Остальные организации руководствуются этим как лучшей практикой, т.к. требование издавать инструкции по делопроизводству для них необязательно.

Однако на сегодняшний день не отменена, принятая в 1988 году Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), которая регламентирует вопросы делопроизводства. ГСДОУ устанавливает единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях.

Согласно п.1.9 ГСДОУ единые требования ко всем системам документации внедряются путем издания государственных, республиканских и отраслевых стандартов и инструкций по вопросам документационного обеспечения управленческой деятельности, учитывающих специфику отрасли.

Исходя из вышесказанного можно сделать вывод, что, несмотря на то, что законодательством не регламентировано обязательное требование к составлению инструкции по делопроизводству в организациях и учреждениях различной организационно-правовой формы, осознание в необходимости данного нормативно-методического документа должно быть у каждого руководителя. Практически инструкция закрепляет систему делопроизводства, сложившуюся в той или иной конкретной организации. Каждый руководитель должен понимать, что эффективная работа с информацией и документацией возможна только тогда, когда деятельность по документационному обеспечению управления будет организована на современном уровне, что выражается в нормативной регламентации технологических процессов работы с документами.

Подготовку Инструкции осуществляет служба документационного обеспечения при участии архива, юридической службы. В организациях, не имеющих службы ДОУ, разработкой этого документа занимается сотрудник, отвечающий за организацию работы с документами. Инструкцию подписывает руководитель того подразделения, которое ее разработало. Инструкция может вводиться в действие после утверждения руководителем организации или после издания специального распорядительного документа. Пример оформления приказа о введении инструкции по делопроизводству приведен в Приложении 1.

И в том и в другом случае на первой странице инструкции оформляется гриф утверждения с указанием должности и даты утверждения или ссылки на распорядительный документ, его дату и номер. После утверждения она рассылается во все структурные подразделения для использования в работе.

Инструкции по делопроизводству должна быть доведена до каждого работника организации. Служба ДОУ должна провести обучение работников, ответственных за делопроизводство в подразделениях, новым правилам работы с документами. На этих занятиях разработчики инструкции разъясняют содержание инструкции, обращая внимание на наиболее важные, принципиальные положения. В дальнейшем задача службы ДОУ - контролировать соблюдение положений инструкции в текущей работе.

При составлении инструкции по делопроизводству конкретной организации за образец может быть взята Примерная инструкция по ДОУ, приведенная в Методических рекомендациях ВНИИДАД: «Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации» и разделы ГОСТ Р ИСО 15489-1 - 2007 «Управление документами. Общие требования». Также могут быть использованы «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти». Хотя они является обязательными только для государственных органов и органов местного самоуправления, тем не менее, структура и отдельные общие положения могут быть использованы при подготовке инструкции по делопроизводству в организациях любой формы собственности.

Структура текста инструкции по делопроизводству не регламентирована нормативно-методическими документами межотраслевого действия. Обычно инструкция включает общие положения, тематические разделы и приложения.

В разделе «Общие положения» устанавливают:

- сферу распространения инструкции (например, «инструкция распространяется на все документы организации», «инструкция распространяется на все документы, кроме конфиденциальных» и др.);

- ответственность за ее несоблюдение;

- и т.д.

Тематические разделы, как правило, начинаются с раздела «Правила составления и оформления документов», где определяются:

- виды и разновидности документов, используемые для документирования распорядительной, организационной, информационной деятельности;

- общие правила подготовки и оформления документов;

- правила подготовки отдельных видов распорядительных документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания;

Раздел «Организация документооборота и исполнения документов» включает несколько подразделов.

В разделе «Регистрация документов» устанавливается:

- порядок регистрации входящих, исходящих и внутренних документов;

- сроки, формы и методы регистрации;

- правила индексации документов.

В разделе инструкции по делопроизводству «Контроль за исполнением документов» устанавливаются:

- категории документов, подлежащих обязательному контролю;

- порядок их постановки на контроль;

- технология контроля (формы контрольных карточек, применение отметок на документах и др.);

- обязанности исполнителей;

- типовые сроки исполнения;

- порядок обобщения данных по контролю за исполнением документов;

- порядок информирования руководителей об исполнительской дисциплине.

Раздел «Оперативное хранение документов» содержит:

- правила хранения документов в службе делопроизводства и в структурных подразделениях организации (фирмы);

- устанавливает ответственность определенных должностных лиц за сохранность документов и т.д.

Состав тематических разделов может изменяться и дополняться в зависимости от условий работы и принятой технологии. В инструкции по делопроизводству могут быть разделы по работе с обращениями граждан, с документами с ограниченной сферой распространения (ДСП), по техническому обеспечению подготовки документов (печатание, звукозапись, стенография, факсимильная связь и т.д.).

К инструкции по делопроизводству обычно составляют приложения, которые должны содержать максимум справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов. В приложения помещают схемы документопотоков, оттиски печатей и штампов, образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры оформления отдельных видов документов, перечни контролируемых документов, формы их учета, формы номенклатуры дел и др.

Анализ научно-методической литературы в области делопроизводства показал, что на сегодняшний день отсутствует формуляр-образец инструкции по делопроизводству с отображением полного набора реквизитов.

В связи с этим была разработана модель формуляра-образца Инструкции по делопроизводству с необходимым набором реквизитов (см. Приложение 1). В формуляр-образец включен полный набор необходимых реквизитов, чем то представлено в научных источниках.

Правильность оформления инструкции по делопроизводству является одним из условий, обеспечивающих грамотную работу с документами любого предприятия.

Многие организации для оформления локальных нормативных актов вырабатывают свой индивидуальный корпоративный стиль оформления.

Проанализируем инструкцию по делопроизводству открытого акционерного общества «Магнитогорский металлургический комбинат» (далее ОАО «ММК») с точки зрения ее соответствия основным требованиям и выявим, какие достоинства и недостатки имеются в ее оформлении. ОАО «ММК» не относится к органам власти и поэтому разрабатывает свою нормативно-методическую базу самостоятельно, в том числе инструкцию по делопроизводству.

Для комплексного анализа была взята инструкция по делопроизводству ОАО «ММК» И АО 3-01-2011, Редакция №12.

Анализ будем производить на основе формуляра-образца, разработанного нами на материале нормативно-методического обеспечения федеральных органов исполнительной власти и практики предприятий данной организационно-правовой формы.

По видам деятельности (назначению) и месту в системе управленческой документации анализируемая инструкция относится к управленческой документации, в частности, к организационно-правовой документации, т.к. инструкция устанавливает единую систему делопроизводства и обязательна для всех работников учреждения, фирмы.

Организационно-правовые документы содержат положения строго обязательные для исполнения, они реализуют нормы адми-нистративного права и являются правовой основой деятельности учреждения.

Инструкция по делопроизводству проходит в обязательном порядке процедуру утверждения руководителем данной организации или ее коллегиальным органом (например, собранием акционеров или Советом директоров).

Организационные документы могут утверждаться непосредственно актом руководителя с проставлением грифа утверждения на организационно-правовом документе или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением).

Инструкция по делопроизводству не имеет кода формы документа в ОКУД, следовательно, не входит в унифицированные системы документации. Анализируемый документ не имеет строгой унификации.

ГОСТ Р 6.30-2003 не включает такой реквизит, как виза ознакомления. Данный реквизит необходимо включить в формуляр Инструкции по делопроизводству, так как с документом должны быть ознакомлены все сотрудники, работающие с документами.

Анализируемая инструкция по делопроизводству оформлена на чистом листе бумаги с оформлением титульного листа.

Инструкция по делопроизводству относится к документам сложной структуры, оформление которых отличается от других организационно-распорядительных документов, поэтому наличие титульного листа оправдано.

Инструкция имеет все необходимые реквизиты для идентификации документа, однако не достает реквизитов, идентифицирующих автора документа. Документ оформлен с продольным расположением реквизитов.

Формат и цвет бумаги, размер шрифта реквизитов, межстрочные интервалы, интервалы между реквизитами, размер полей в целом соответствуют техническим требованиям.

Инструкция по делопроизводству оформлена на бланке документов стандартного формата А4 (210 х 297 (мм)), что является верным. Поля анализируемого документа также оформлены в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003: 20 мм - левое;10 мм - правое;20 мм - верхнее;20 мм - нижнее.

Композиционно в оформлении данной инструкции по делопроизводству присутствуют все части:

Титульный лист;

- Содержание;

- Область применения;

- Нормативные ссылки;

- Перечень сокращений;

- Основной текст (в составе текста выделяются разделы «Общие требования» и разделы, раскрывающие основное содержание текста, с №5 по №10);

- Приложения.

На титульном листе должны присутствовать реквизиты общего бланка документа, наименование ЛНА, гриф утверждения, год издания. В анализируемой инструкции на титульном листе отсутствуют реквизиты эмблема организации, наименование организации, гриф утверждения, место составления или издания документа.

Отредактированный титульный лист к инструкции представлен в Приложении 1.

С количественной точки зрения документ имеет большинство необходимых реквизитов. Отсутствие места составления, визы ознакомления ослабевает юридическую и управленческую функции документа.

Наличие реквизитов отметки об исполнении документа и направлении его в дело, идентификатора электронной копии документа не обязательно, т.к. инструкция действует до замены новой.

Соответствие или несоответствие оформление реквизитов требованиям формуляра-образца

Реквизит 10 - Наименование вида документа - верно оформлен полужирным шрифтом, прописными буквами, без интервала между буквами, что соответствует требованиям ГОСТ Р 6.30-2003, рисунок Б. Наименование ЛНА включает название вида документа (Инструкция), заголовок, раскрывающий содержание документа, составляющий одно целое с наименованием документа. Наименованием выполняет поисковую функцию документа.

Реквизит 11 - Дата документа - в анализируемой инструкции оформлена после заголовка в аббревиатуре цифровым способом: число месяца - одной цифрой вместо двух, как прописано в ГОСТе, месяц - двумя цифрами, год- четырьмя арабскими цифрами. Реквизит оформлен не в соответствии с требованиями ГОСТа к его расположению на бланке.

Датой инструкции по делопроизводству является дата утверждения документа. Оформление даты в анализируемом документе затрудняет понимание даты вступления документа в юридическую силу. Прописанная дата является датой разработки или это дата утверждения.

Исходя из того, что дата прописана вместе с аббревиатурой И АО, которая скорее всего обозначает «инструкция административного отдела», то дата должна соответствовать дню вступления инструкции в административную силу. В целом оформление даты на титульном листе допустимо в соответствии с принятым оформлением в организации.

Реквизит 18 - заголовок к тексту -грамматически верно сочетается с наименованием вида документа Инструкция. Начинается с предлога «по», т.к. в практике делопроизводства закреплено данное сочетание, кратко отражает содержание текста. Заголовок оформлен верно с прописной буквы, полужирным шрифтом без кавычек и точки в конце. Выполняет поисковую функцию и отражается в документах при регистрации и идентифицирует документ.

Реквизит 20 - текст документа - оформлен на государственном языке РФ. Текст анализируемой инструкции оформлен в виде связного текста, разделен на пункты, подпункты. Текст полностью отвечает требованиям нейтрального тона изложения.

В состав реквизита 22«Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа); расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Отсутствует личная подпись, что свидетельствует о том, что перед нами проект документа.

Реквизит 23 - гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ расшифровки подписи (инициалов, фамилии). Отсутствие собственноручной подписи и даты согласования свидетельствует, что документа является проектом.

Реквизит 12 - регистрационный номер -включает обязательный элемент - порядковый номер - 12, который должен соответствовать записи в журнале регистрации организационно-правовых издаваемых документов.

Реквизит оформлен в правом поле чуть ниже середины листа. Данный реквизит содержит слово «Редакция», которое имеет дополнительное расширительное значение.

Отступление от требований к месторасположению регистрационного номера не влияет существенно на выполняемые анализируемым реквизитом функции, обеспечивает документу поисковую и юридическую силу.

В практике делопроизводства выработалось такое правило: если документ утверждается приказом, то его датой и номером являются дата и номер приказ (в соответствии с Положением от12.02.2010 № 123).

Если же ЛНА утверждается непосредственно руководителем, т. е. проставлением собственноручной подписи в грифе утверждения, то такие ЛНА регистрируются отдельно и им было принято указывать только дату их регистрации (в соответствии с Положением 12.02.2010)

Понятно, что такой подход неудобен для систематизации ЛНА, их учета, формирования единого информационного ресурса ЛНА.

Именно поэтому организации, оперирующие большим объемом ЛНА, при формировании их в единый информационный массив приходят к необходимости вводить единую систему учета этих документов, при которой любому ЛНА, независимо от того, каким образом он был утвержден, присваивается индивидуальный регистрационный номер.

В состав регистрационного номера, как правило, входит порядковый учетный номер документа, к которому могут добавляться дополнительные буквенные или цифровые обозначения в зависимости от принятой в организации классификации ЛНА.

В анализируемой инструкции отсутствует отметка об исполнителе, которую заменяет реквизит Разработчик. Реквизит РАЗРАБОТЧИК не предусмотрен требованиями стандарта, однако информация о разработчике локального нормативного акта помогает быстро установить ответственного за разработку инструкции. По мнению Янковой В.Ф., заведующей отдела документационного обеспечения управления ВНИИДАД, кроме сведений о лицах, участвующих в процедуре согласования документа, в лист согласования включается информация о разработчике (ответственном исполнителе) ЛНА.

Поэтому наличие в анализируемой инструкции данного реквизита оправдано.

Согласование для данной инструкции следует оформить на отдельном листе. В анализируемом документе спутаны гриф согласования и виза согласования, которые оформлены ниже подписи. Такое оформление ослабляет управленческую функцию документа.

Отсутствует реквизит 30 - Идентификатор электронной документа. Это может затруднить поиск документа в электронном каталоге документов организации.

В анализируемую инструкцию мы включили реквизит виза ознакомления. В организации может быть заведен журнал ознакомления с Инструкцией, либо оформляется лист ознакомления.

По стилю изложения текст инструкции носит распорядительный характер («устанавливается», «не допускается», «запрещается» и др.)

Тексту инструкции обеспечен нейтральный тон изложения. Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа, либо в безличной форме. Например: «Исполнитель обязан сдать законченные в делопроизводстве документы делопроизводителю структурного подразделения».

Или «Делопроизводители структурных подразделений обязаны ежемесячно предоставлять в канцелярию данные об объеме документооборота».

Требования точности, лаконичности, ясности, информативности, управленческой целесообразности соблюдены.

Анализируемая инструкция по делопроизводству является проектом документа, так как отсутствуют собственноручные подписи разработчика, и.о.начальника административного отдела и согласующих.

Анализ конкретной инструкции по делопроизводству демонстрирует важную роль формуляра-образца при составлении и оформлении инструкции по делопроизводству на предприятии.

Разработанный формуляр-образец может быть использован для разработки инструкции по делопроизводству любой организационно-правовой формы, что актуально для предприятий, которые не входят в органы исполнительной власти

2.4 Перечни

Перечень обладает нормативным статусом для государственных организаций, а также носит обязательный характер и для негосударственных предприятий в том, что касается работы с документацией Архивного фонда РФ.

В состав перечня входят следующие темы: разработка номенклатуры дел, осуществление экспертизы ценности документов, создание экспертной комиссии, составление акта на уничтожение дел и архивных описей, объясняет организацию работы архива, передачу документов в архив, регламентирует обеспечение сохранности, учета и использования архивных документов.

Документ носит характер рекомендации.

Перечень может использоваться в качестве справочника и для коммерческих организаций, в частности для того, чтобы они могли разработать свои собственные инструкции по делопроизводству.

Этот документ составляется на основе действующих норм архивного дела и делопроизводства.

Все основные особенности работы с документами представлены доступно и лаконично, вам достаточно исключить те разделы, в которых нет необходимости.

Нормативно-методическая документация применяется для того, чтобы определить сроки хранения документов предприятия при составлении номенклатуры дел, актов об уничтожении документов, а также при отборе дел, передающихся в архив.

Этот перечень необходимо использовать с целью определения сроков хранения документации, которая образовалась в период его действия (2000-2010 годы). В первую очередь речь идет о том, чтобы уничтожить документы этого периода.

Перечень является источником нормативной информации с целью установления сроков хранения документации, в том числе и содержащейся в номенклатуре дел, которая начала формироваться с 2011 года (также должны быть переоформлены ссылки на соответствующие статьи из перечня).

Если организация занимается научной, производственно-технической, проектной или строительной деятельностью, то данный документ может иметь специфические функции.

В перечисленных сферах деятельности требования Перечня 2010 года применяются для типовых управленческих решений.

При наличии в работе могут использоваться ведомственные перечни документов, где указаны сроки хранения, а также типовые и примерные номенклатуры дел. Кроме того, необходимо руководствоваться действующими требованиями нормативных и законодательных актов, которые касаются вашей сферы деятельности.

Перечень имеет рекомендательный характер, однако каждая уважающая себя организации стремится следовать требованиям данного документа.



Глава 3. Тенденции развития законодательно-правовой базы

Проведя анализ существующей в настоящее время законодательно-нормативной базы России в сравнении с законодательством зарубежным стран, можно сделать вывод, что Российская Федерация отстает, причем существенно, в правовом регулировании использования юридически значимых электронных документов в государственном управлении и деловой деятельности.

Это серьезно снижает эффективность использования ИКТ - информационно-коммуникационные технологии - и речь, прежде всего, о государственном управлении

Развитию отечественной законодательной базы присущи элементы фрагментарности и хаотичности. Но при этом все равно общее направление изменений видится ясным и достаточно логичным.

В данном вопросе выделим основные тенденции, влияющие на вопросы законодательно-нормативного регулирования управления документами:

1. Наблюдается попытка привести законодательство в нашей стране в соответствие с законодательством ЕС. Данное утверждение исходит из того, что были приняты два федеральных закона:

- Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»

- Федеральный закон от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации государственных, муниципальных и судебных органов».

Именно с учетом законодательства ЕС и были приняты основные положения данных российских законодательных актов. Но не только в указанных выше ФЗ использовались положения законодательства Европейского союза. Оно служило и при разработке проектов иных законов, например, об электронной подписи.

2. Наблюдается ужесточение требований к документированию, что выражено в том, что установлены четкие требования к работе с документацией в государственных органах и коммерческих организациях, а так же в том, что в КоАП РФ были введены новые, а так же существенно увеличены существующие штраф за возможную утрату документов и и непредставление их контролирующим органам.

3 Наблюдается серьезное расширение сферы активного использования электронной документации, причем как в государственном управлении так и в коммерческой деятельности. Несмотря на то, что по-прежнему наблюдаются прорехи в законодательстве, постоянно расширяется использование электронных документов.

Так же заметно, что коммерческие организации в своем большинстве стремятся к тому, чтобы по максимуму использовать все возможности, предоставляющие им законодательством.

Одновременно возрастает потребность в использовании электронных документов в государственных органах.

К сожалению, в нашей страны отсутствует эффективная координация законотворческой деятельности, которая бы велась по разным направлениям. Как следствие, с правовой точки зрения разработка и доработка электронных документов происходит так называемым «квадратно-гнездовым» способом.

В качестве примера можно ситуацию с электронными документами длительного срока хранения (свыше 10 лет).

Но для ряда электронных документов законодательством уже установлены длительные сроки хранения, но в то же время не существует нормативно-правовых актов по организации их хранения в организациях и государственных архивах.

Но несмотря на вышесказанное, учитывая, что внимание к документам все возрастает, не все государственные органы осознали, что именно на основе юридически значимых документов осуществляется государственное управление, а не только информации.

Поэтому можно говорить о серьезной недооценке роли документов, не говоря уже о правильно налаженном документообороте в государственном управлении, и это мешает эффективной работе информационного общества и электронного правительства.

Специалистами, которые занимаются внедрение электронного документооборота и устранением проблем при этом, выделены 4 уровня, на которых одновременно должны решаться последние:

- политический уровень;

- технологический уровень;

- организационный уровень;

- правовой уровень.

Оценивая ситуацию с разных сторон в нашей стране, можно сделать вывод, что на политическом уровне уже есть серьезный прогресс: руководство не устает говорит о постоянном развитии и модернизации электронного документооборота.

То есть всё-таки появляется понимание того, что без юридически значимых электронных документов эффективная работа электронного правительства невозможна.

В России достаточно высок технологический уровень. И это неудивительно. Основная доля бюджетных средств, которая выделяется на ИКТ, приходится на закупку компьютерного и сетевого оборудования. Но какое бы оборудование, хорошее и эффективное не закупалось, необходимо решение правовых и организационных проблем, которое происходит медленно.

На организационном уровне проблем не меньше. Долгое время было только написание концепций и создания комитетов на федеральном уровне, и все.

Но обнадеживает, что за последние 2-3 года были приняты важные нормативные акты Правительства РФ, и в последних запланированы реальные мероприятия, которые позволяют разрешить вопросы в том числе и по организации межведомственного электронного взаимодействия.

Согласно Положению единой системы межведомственного электронного взаимодействия, помимо межведомственного электронного документооборота (МЭДО) в нашей стране было утверждено создание единой системы межведомственного электронного взаимодействия (МЭВ).

Оператором новой системы стало Министерство связи и массовых коммуникаций Российской Федерации, которому поручено в трехмесячный срок:

? ввести систему в эксплуатацию;

? утвердить технические требования к взаимодействию информационных систем в единой системе межведомственного электронного взаимодействия.

Из вышесказанного можно сделать вывод, что Правительство РФ планирует за несколько месяцев реализовать то, не получалось одолеть в течение более чем десятилетия.

То есть необходимо наладить взаимодействие информационных систем, которые установлены в органах государственной власти.

Не стоит забывать о том, что система МЭВ призвана обеспечить такие функции, помимо получения, как обработка и доставка электронных сообщений в рамках информационного взаимодействия органов и организаций. Должны бы обеспечены такие моменты, как

- фиксация времени передачи,

- целостность и подлинность электронных сообщений,

- указание их авторства и возможность предоставления сведений, которые бы позволяли проследить историю движения электронных сообщений при предоставлении государственных и муниципальных услуг, исполнение государственных и муниципальных функций в электронной форме (п. 7б Положения о единой системе межведомственного электронного взаимодействия).

Но, на наш взгляд, не нужно создавать два вида государственной электронной почты с разными операторами (за МЭДО у нас отвечает Федеральная служба охраны Российской Федерации).

Время покажет, настолько эффективными окажутся эти попытки, однако хорошие намерения, безусловно, стоит приветствовать.



Заключение

В результате проведенного исследования можем сделать следующие выводы.

1. Важными конституционными гарантиями, относящимися к работе с документами, являются положения о работе с конфиденциальными сведениями, касающимися персонала органов государственной власти и местного самоуправления, - требования соблюдения неприкосновенности частной жизни, личной и семейной тайны, защита чести и доброго имени.

2. Проанализировав действующее Российское законодательство, можно сделать вывод, что они несут достаточную регулирующую функцию и обязательны к применению в той области, на которую они распространяются.

3. Первая группа указов Президента РФ касается документов, содержащих информацию, связанную СС государственной и коммерческой тайной. Работники службы ДОУ по роду своей деятельности часто встречаются с документами ограниченного доступа. Указы Президента определяют, какие именно сведения могут составлять государственную тайну и какие относятся к сведениям конфиденциального характера. Вторая группа указов - это указы Президента о документировании прохождения госслужбы.

4. Национальные стандарты Российской Федерации по управлению документами, разработанные на основе международных стандартов ИСО требуют хоть и краткого, но отдельного обзора. Они занимают свое место в нормативно-методической базе делопроизводства. Для внедрения и применения их требований от работников служб ДОУ требуется высочайший профессионализм и специальная подготовка.

5. Рекомендации структурно и содержательно отличаются от Инструкции. Если служба делопроизводства федерального органа исполнительной власти полагает целесообразным отразить в инструкции по делопроизводству иные вопросы организации работы с документами, она вполне может это сделать. В любом случае инструкция по делопроизводству должна отражать специфику работы с документами в федеральном органе исполнительной власти, не нарушая общих, установленных для всех органов власти, норм и правил и основываться на действующие нормативно-методические акты.

6. Анализируемая инструкция по делопроизводству является проектом документа, так как отсутствуют собственноручные подписи разработчика, и.о. начальника административного отдела и согласующих.

7. Анализ конкретной инструкции по делопроизводству демонстрирует важную роль формуляра-образца при составлении и оформлении инструкции по делопроизводству на предприятии. Разработанный нами формуляр-образец может быть использован для разработки инструкции по делопроизводству любой организационно-правовой формы, что актуально для предприятий, которые не входят в органы исполнительной власти.



Список использованной литературы

1. "Конституция Российской Федерации" (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 N 6-ФКЗ, от 30.12.2008 N 7-ФКЗ, от 05.02.2014 N 2-ФКЗ, от 21.07.2014 N 11-ФКЗ)

2. "Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях" от 30.12.2001 N 195-ФЗ (ред. от 02.06.2016)

3. "ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования" (утв. Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 N 28-ст)

4. Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст "О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации" (вместе с "ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов")

...