Основы делопроизводства

Размещено на http://www.allbest.ru/

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

Уральский государственный аграрный университет

Институт экономики финансов и менеджмента

Кафедра бухгалтерского учета и аудита

Контрольная работа

Основы делопроизводства

Задание 1

Дать характеристику виду документа, соответствующего выбранному варианту по следующим параметрам:

1. Понятие

Инструкция -- это правовой акт, утверждаемый или издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно - технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их структурных подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

2. К какому виду организационно-распорядительной документации относятся

организационные;

распорядительные;

3. Назначение документа

Инструкции издаются в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов, распорядительных документов, по заполнению и ведению форм документов (например, бухгалтерских, отчетных, учетных и др.).

4. Разновидности документа (если такие существуют), их особенности

В управленческой практике используются как типовые, так и индивидуальные инструкции. Типовые обычно издают органы власти или управления для систематизации однотипных организаций или учреждений.

5. Обязательные реквизиты, входящие в состав документа

Инструкция оформляется на общем бланке и должна содержать следующие реквизиты: инструкция документ правовой

1. 08 наименование организации,

2. 10 наименование вида документа,

3. 11 дата документа,

4. 14 место издания,

5. 18 заголовок к тексту,

6. 16 гриф утверждения,

7. 20 текст,

8. 22 подпись.

6. Порядок создания и утверждения документа

Инструкцию подписывает руководитель того подразделения, которое ее разработало. Инструкция вводится в действие:

1. после утверждения руководителем организации;

2. после издания специального распорядительного документа.

Если в тексте распорядительного документа не указан срок введения инструкции, таковым считается день подписания и регистрации документа.

Задание 2

Самостоятельно найти заполненный образец вида документа, соответствующего выбранному варианту. Обратившись к ГОСТ Р 6.30-2003 («Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».), обозначить границы и подписать номера реквизитов, присутствующих в образце документа.

Приложение 1

Задание 3

Составить список реквизитов, присутствующих в образце документа, использованного в Задании 2. Дать характеристику этим реквизитам по следующим параметрам:

1. Номер и наименование реквизита.

2. Назначение реквизита;

3. Особенности оформления;

4. Разновидности реквизита (если такие существуют), их особенности;

5. Расположение на бланке документа.

Список реквизитов присутствующих в должностной инструкции:

1. 08 наименование организации

2. 10 наименование вида документа,

3. 11 дата документа,

4. 14 место издания,

5. 18 заголовок к тексту,

6. 16 гриф утверждения,

7. 20 текст,

8. 22 подпись.

Характеристика реквизитов:

Номер и наименование реквизита.	Назначение реквизита	Особенности оформления	Разновидности реквизита (если такие существуют), их особенности	Расположение на бланке документа
08 наименование организации	Характеризует организацию, реализует правовую функцию и необходим для придания управленческому документу юридической силы.	Наименование организации должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии). Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках. Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним. Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.		центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов); - флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
10 наименование вида документа	обязательный реквизит всех документов, кроме письма. Этот реквизит позволяет быстро классифицировать документ, помогает его адекватному восприятию.	Как правило, печатают его прописными буквами. Например: ПРИКАЗ, ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА.	справка, объяснительная записка, сводка, отзыв, протокол, список, приказ, постановление, распоряжение, решение и др.	центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов); - флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
11 дата документа	Дата -- обязательный реквизит документа, важнейший показатель для его поиска.	Установлены два способа проставления даты: цифровой и словесно-цифровой. При подготовке особо важных документов все элементы даты пишутся буквами.	Установлены два способа проставления даты: цифровой и словесно-цифровой.	центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов); - флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
14 место издания	Справочные данные об организации	указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации».		центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов); - флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
18 заголовок к тексту	позволяет быстро определить степень информативности документа, его важность или срочность, используется при поиске документа.	Заголовок пишется одной фразой и должен быть грамматически согласован с наименованием вида документа.		Располагается заголовок в левом верхнем углу бланка ниже (на 2-3 межстрочных интервала) реквизитов «Дата», «Регистрационный номер документа». Заголовок печатают через один интервал. Точку в конце заголовка не ставят.
16 гриф утверждения	Документ утверждается руководителем организации, иным должностным лицом, специально издаваемым документом.	При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения		Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
20 текст	Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).	Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.		центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов); - флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
22 подпись		В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия)		Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением

Список источников

Нормативные законодательные акты

1. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

2. ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

Основная литература

1. Жохова Л.А., Дежкина Ю.А. - Документационное обеспечение управления: курс лекций, М., Издательство Московского государственного открытого университета,

2010 г.;

2. Куняев Н.Н., Уралов Д.Н., Фабричнов А.Г. - Документоведение: учебник, Логос, 2011 г.;

Электронные источники литература

1. Справно правовая система «Консультант Плюс» www.consultant.ru;

2. Справно правовая система «Гарант» www.garant.ru

Приложение 1

ЗАО «РОЛАНД» 110110, Москва Ул. Тверская, д.15, офис 215 Тел. (095) 115-00-00 Факс: (095) 115-00-01 E-mail: rol@mail.ru ОКПО 00000000 ОКУД 02521111

Размещено на http://www.allbest.ru/

Должностная инструкция

12.01.2015 г. № 55

г. Москва

менеджера по рекламе

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Менеджер по рекламе относится к категории специалистов, принимается и увольняется на работу приказом директора предприятия по представлению.

На должность менеджера по рекламе назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование (по специальности менеджмент) или высшее профессиональное образование и дополнительную подготовку в области менеджмента, стаж работы по специальности не менее 2 лет.

Менеджер по рекламе подчиняется заместителю директора по коммерческим вопросам__________________________________________________________

(заместителю директора по коммерческим вопросам, начальнику отдела маркетинга, иному должностному лицу)

1.4. В своей деятельности менеджер по рекламе руководствуется:

законодательными и нормативными документами, регламентирующими предпринимательскую, коммерческую и рекламную деятельность;

методическими материалами, касающимися соответствующих вопросов;

уставом предприятия;

правилами трудового распорядка;

приказами и распоряжениями директора предприятия (непосредственного руководителя)

настоящей должностной инструкцией.

1.5. Менеджер по рекламе должен знать:

законодательные и нормативные правовые акты, регламентирующие предпринимательскую, коммерческую и рекламную деятельность;

основы рыночной экономики, предпринимательства и ведения бизнеса;

конъюнктуру рынка;

порядок ценообразования и налогообложения;

теорию и практику менеджмента;

организацию рекламного дела;

средства и носители рекламы;

основы делового администрирования, маркетинга;

формы и методы ведения рекламных кампаний;

порядок разработки договоров и контрактов на организацию и проведение рекламных кампаний;

этику делового общения;

основы социологии, общую и специальную психологию;

основы технологии производства, структуру управления предприятием, перспективы инновационной и инвестиционной деятельности;

основы организации делопроизводства;

современные средства сбора и обработки информации;

средства вычислительной техники, коммуникаций и связи;

формы и методы работы с персоналом, мотивации труда;

основы законодательства о труде;

передовой отечественный и зарубежный опыт ведения рекламного дела;

правила и нормы охраны труда.

1.6. Во время отсутствия менеджера по рекламе его обязанности выполняет в установленном порядке назначаемый заместитель, несущий полную ответственность за их надлежащее исполнение.

2. ФУНКЦИИ

На менеджера по рекламе возлагаются следующие функции:

Организация работы по рекламированию производимой продукции или выполнимых услуг.

Осуществление взаимодействия с деловыми партнерами, консультантами, экспертами, популярными лицами с целью совершенствования рекламной деятельности.

Методическая помощь руководителям подразделений по всем вопросам, связанным с рекламированием производимой продукции или выполняемых услуг.

Организация обучения персонала, повышения квалификации сотрудников.

Осуществление руководства подчиненными сотрудниками.

Контроль за соблюдением норм трудового законодательства в работе с персоналом.

3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Для выполнения возложенных на него функций менеджер по рекламе обязан:

3.1. Организовывать работу по рекламированию производимой продукции или выполняемых услуг с целью их продвижения на рынки сбыта, информируя потребителей о преимуществах качества и отличительных свойствах рекламируемых товаров или услуг.

Осуществлять руководство, планирование и координацию работ по проведению рекламных кампаний.

Разрабатывать планы рекламных мероприятий по одному виду или группе товаров (услуг) и определяет затраты на их проведение.

Участвовать в формировании рекламной стратегии, основанной на перспективных направлениях дальнейшего организационного развития, инновационной и инвестиционной деятельности.

Осуществлять выбор форм и методов рекламы в средствах массовой информации, их текстового, цветового и музыкального оформления.

Определять конкретных носителей рекламы (газеты, журналы, рекламные ролики и др.) и их оптимальное сочетание.

Изучать рынок сбыта и покупательский спрос с целью определения наилучшего времени и места размещения рекламы, масштабов и сроков проведения рекламных кампаний, круга лиц, на которые должна быть направлена реклама, ориентируя ее на целевые группы по профессии, возрасту, покупательной способности, полу.

Организовывать разработку рекламных текстов, плакатов, проспектов, каталогов, буклетов, контролировать их качество, обеспечивая наглядность и доступность рекламы, соблюдение норм общественной морали, не допуская нарушений правил конкурентной борьбы.

Осуществлять контроль за разработкой и реализацией договоров и контрактов по рекламированию продукции или услуг.

Организовывать связи с деловыми партнерами, систему сбора необходимой информации и расширение внешних связей в целях совершенствования рекламной деятельности.

Анализировать мотивацию спроса на производимую продукцию или оказываемые услуги, организовывать изучение потребностей покупателей и определять направленность проведения рекламных кампаний.

Поддерживать необходимые связи с другими структурными подразделениями предприятия в процессе разработки и проведения рекламных мероприятий, привлекать к решению поставленных задач консультантов и экспертов, приглашать к участию в рекламе широко известных и популярных лиц, заключая с ними договоры на коммерческой основе.

Осуществлять руководство подчиненными сотрудниками.

4. ПРАВА

Менеджер по рекламе имеет право:

Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися рекламной деятельности предприятия.

Принимать участие в обсуждении вопросов, связанных с исполнением им должностных обязанностей.

Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению деятельности предприятия.

Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

Осуществлять взаимодействие с руководителями всех структурных подразделений получать необходимую (для производственных целей) информацию и документы.

Вносить предложения о поощрении или наложении взысканий на подчиненных ем; сотрудников.

Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Менеджер по рекламе несет ответственность:

5.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

СОГЛАСОВАНО

Начальник юридического отдела

(Петров П.П.)

подпись 12.01.2015 г.

С инструкцией ознакомлен:

(Сидоров С.С.)

подпись 12.01.2015 г.

Размещено на Allbest.ru

...