Реализация концепции "электронного правительства" в высшем учебном заведении

Размещено на http://www.allbest.ru/

1

Научный журнал КубГАУ, №120(06), 2016 года

Статья по теме:

Реализация концепции «электронного правительства» в высшем учебном заведении

Каширина Елена Ивановна

Сегодня общая тенденция применения информационных технологий в сфере документационного обеспечения управления связана с концепцией «электронного правительства». 21 век в целом характеризуется построением глобального информационного общества, основанном на развитии современных форм информационного взаимодействия, создания единого информационного пространства в целях оперативного, эффективного взаимодействия общества и государства.

Концепция «электронного правительства» в России была определена Постановлением Правительства РФ от 28 января 2002 г. № 65 "О федеральной целевой программе "Электронная Россия (2002 - 2010 годы)" с изменениями и дополнениями от: 26 июля 2004 г., 15 августа 2006 г., 10 марта, 10 сентября 2009 г., 9 июня 2010 г. [1]. Приоритетная задача ФЦП - формирование инфраструктуры «электронного правительства» к 2009-2010 гг. В соответствии с указанными сроками в декабре 2009 г. в рамках ФЦП был создан единый портал государственных услуг, а также обеспечен доступ к этим услугам через сайты органов власти, многофункциональных центров, «службы одного окна». Появились терминалы самообслуживания граждан. В продолжение дальнейшей работы по созданию государственных информационных систем были приняты положения о системе межведомственного электронного документооборота МЭДО [2] и о единой системе межведомственного электронного документооборота СМЭДО [3]. Распоряжением Правительства Российской Федерации от 12 февраля 2011 г. № 176-р был утвержден план мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности [4]. В соответствии с Планом мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности Минобрнауки России в 2012 году спланировало переход на работу с документами в электронном виде по вопросам образования и науки.

Исполняя поручения Минобрнауки России от 14.05.2012г. № 07-240 «Об электронном взаимодействии», университет перешел на безбумажный документооборот между Минобрнауки России, органами федеральной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, осуществляющими управление в сфере образования и государственное регулирование в научной, научно-технической, инновационной и других сферах посредством программного модуля «Взаимодействие».

Под взаимодействием понимается обмен электронными сообщениями между участниками электронного документооборота. Программный модуль «Взаимодействие» обеспечивает автоматизацию процесса документационного взаимодействия Министерства с университетом в части передачи документов и метаданных в электронном виде через адрес электронной почты, предназначенный исключительно для данного вида взаимодействия.

Во исполнение поручения Минобрнауки России от 29.07.2013 №11-146 «О переходе на работу с документами в электронном виде по системе электронного взаимодействия» на основании инструктивных писем Минобрнауки России от 26.12.2011 № МК-1777/07 «Об электронном взаимодействии», от 21.12.2012 № 11-120 «О переходе на работу с документами в электронном виде по системе электронного взаимодействия» в университете утвержден Регламент электронного взаимодействия ФГБОУ ВПО «Кубанский государственный технологический университет» с Министерством образования и науки Российской Федерации (далее - Регламент).

Регламент устанавливает общие правила документационного взаимодействия системы электронного документооборота и контроля исполнения поручений (далее - СЭДКП) Минобрнауки России (далее - Министерство) с системами электронного документооборота университета (далее - СЭД), включающего в себя передачу электронных сообщений и метаданных между ними.

Положения Регламента распространяются на организацию обмена электронными сообщениями и содержащимися в них электронными образами документов, включая их подготовку, обработку, учет, хранение, использование и контроль исполнения, осуществляемые с помощью программного модуля «Взаимодействие» за исключением электронных сообщений, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, и служебную информацию ограниченного доступа (распространения).

Вся работа в системе происходит в режиме всплывающих окон форме диалога, в процессе которого пользователь выбирает из предложенного меню необходимые ему действия, отвечает на запросы системы и вводит необходимую информацию.

В целях исключения ошибок при заполнении некоторых полей и ускорения ввода данных в программе предлагается выбор объектов из следующих справочников: «Адресаты», «Подписывающие (имеющие право подписи)», «Исполнители», «Регионы», «Организации», «Департаменты», «Должности», «Персоналии». Справочник «Адресаты» поставляется вместе с программой при ее установке. В указанном справочнике информация о том, в чей адрес можно направлять документы. Справочники «Подписывающие» и «Исполнители» формируются самой подведомственной организацией из числа руководителей, имеющих право подписи документов и работников, которые участвуют в процессе исполнения документов в роли ответственных, исполнителей или секретарей соответственно. Остальные справочники служат для возможного заполнения полей карточек основных справочников и являются вспомогательными.

Порядок приема входящих электронных документов с использованием программного модуля «взаимодействие»

Направленные в адрес университета исходящие из Министерства электронные документы, содержащие метаданные и электронные образы документов, поступают на почтовый ящик университета.

Рисунок 1 - Реестр поступивших сообщений

Присланные документы распечатываются и регистрируются в корпоративной подсистеме АСУ ВУЗ «Контроль исполнения поручений» (АСУ ВУЗ «КИП»). После регистрации входящего бумажного варианта документа уполномоченный работник отправляет в Министерство уведомление о получении с регистрационными данными.

Рисунок 2 - Сообщение о регистрации документа

Правила и организация работы с документами, полученными с использованием программного модуля «Взаимодействие», устанавливаются внутренними локальными нормативными документами университета. На основании резолюции ректора уполномоченный работник университета отправляет в Министерство уведомление о назначении исполнителя по документу.

Рисунок 3 - Сообщение об исполнителе

Подготовка нового сообщения (документа-ответа или уведомления) выполняется в любой папке, но само сообщение сохраняется только в папке «Черновики». Для этого необходимо выбрать команду «Новый» на панели инструментов окна приложения.

Во всплывающем окне (Рисунок 4) необходимо выбрать тип создаваемого сообщения (ДОКУМЕНТ, УВЕДОМЛЕНИЕ, КВИТАНЦИЯ), а для сообщения УВЕДОМЛЕНИЕ еще и тип этого уведомления. При этом можно ввести комментарий, передаваемый в заголовке сообщения.

Рисунок 4 - Выбор типа создаваемого сообщения

После успешного выбора значений из выпадающих списков будет создан новый документ или уведомление, который будет размещен в папке «Черновики». Над созданным документом можно производить все действия, включая его просмотр, редактирование, удаление, отправку, выгрузку и т.д.

Порядок отправки исходящих электронных документов с использованием программного модуля «взаимодействие»

Подготовленный для отправки документ (ответ) в установленном порядке после согласования и подписи ректором на бумажном носителе регистрируется. Уполномоченный работник осуществляет сканирование документа с использованием формата «.pdf» (Adobe Acrobat Reader) и отправляет документ в электронном виде в Министерство, то есть в форме электронной регистрационной карточки с текущим набором реквизитов и прикрепленными файлами документов.

Для конкретной карточки документа необходимо заполнить указанные ниже поля, прикрепить необходимые файлы, создать связки на документы и сохранить ее. Описание редактируемых полей:

Рег.№ - текстовое поле, представляющее регистрационный номер исходящего документа в системе документооборота организации. Дата регистрации - по умолчанию проставляется текущая дата, может быть изменена пользователем.

Рисунок 5 - Электронная регистрационная карточка

Текстовые поля карточки заполняются из следующих справочников: «Регион», «Организация», «Подразделение», «Персона». Поля: «Регистрационный номер», «Дата регистрации», «Содержание» и «Контактная информация», «Количество страниц» заполняются с клавиатуры.

Рисунок 6 - Текстовое поле «Подписали»

Рисунок 7 - Журнал отправленных сообщений

Министерство оставляет за собой право отказать в регистрации ответа с объяснением причин. Сообщение об ошибках передается уполномоченным работником университета ответственному исполнителю для принятия мер по устранению и исправлению ошибок.

Отправка электронных документов по системе электронного взаимодействия осуществляется без их дублирования на бумажном носителе, за исключением документов, отправляемых только на бумажном носителе. Их перечень строго регламентирован и определен нормативными документами Министерства.

Модуль «Взаимодействие» бесспорно обеспечивает оперативное и мобильное ведение служебной переписки в электронной форме. Вместе с тем, по другим каналам связи (электронная почта, факсимильная связь) информация нередко дублируется, поступает как из Министерства, так и других корреспондентов, что осложняет организацию работы с документами. В модуле «Взаимодействие» отсутствует функция контроля исполнения присланных документов. В этой связи, в университете параллельно функционирует корпоративная подсистема АСУ ВУЗ «Контроль исполнения поручений». Хотелось бы также отметить, что ряд справочников не связан друг с другом, что приводит к многократному повторению отдельных объектов при заполнении текстовых полей. За период эксплуатации системы электронного взаимодействия КубГТУ получено и исполнено 880 документов.

Литература

электронный правительство документооборот

1. Постановление Правительства РФ «О Федеральной целевой программе «Электронная Россия (2002- 2010 годы)» [Текст] от 28 января 2002 г. № 65// Собрание законодательства Российской Федерации. - 2002. - № 6.

2. Постановление Правительства РФ от 22.09.2009 № 754 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота" // Собрание законодательства РФ, 28.09.2009, № 39, ст. 4614.

3. Положение о единой системе межведомственного электронного взаимодействия. Утверждено Постановлением Правительства РФ от 22.09.2010 № 697 // Собрание законодательства РФ, 20.09.2010, № 38, ст. 4823.

4. Распоряжения Правительства Российской Федерации [Текст] от 12 февраля 2011 г. № 176-р «Об утверждении плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности» "Собрание законодательства РФ", 21.02.2011, № 8, ст. 1151.

5. Polozhenie o edinoj sisteme mezhvedomstvennogo jelektronnogo vzaimodejstvija. Utverzhdeno Postanovleniem Pravitel'stva RF ot 22.09.2010 № 697 // Sobranie zakonodatel'stva RF, 20.09.2010, № 38, st. 4823.

6. Rasporjazhenija Pravitel'stva Rossijskoj Federacii [Tekst] ot 12 fevralja 2011 g. № 176-r «Ob utverzhdenii plana meroprijatij po perehodu federal'nyh organov ispolnitel'noj vlasti na bezbumazhnyj dokumentooborot pri organizacii vnutrennej dejatel'nosti» "Sobranie zakonodatel'stva RF", 21.02.2011, № 8, st. 1151.

Размещено на Allbest.ru