Делопроизводство в органах местного самоуправления

В деятельности аппарата управления Администрации Пушкинского района время от времени срочно требуется поднять из архива или найти какой либо документ. В результате на его поиски уходят рабочее время и требуются трудовые ресурсы. В отдел регистрационно-технологического прохождения документов часто обращаются сотрудники других структурных подразделений по вопросам подготовки и оформления документов. В результате, к моменту создания окончательного варианта документа, он претерпевает множество изменений относительно оформления и содержания. Поэтому имеет смысл разработать и внедрить в аппарате Администрации Табель и Альбом унифицированных форм документов.

2.3 АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В АДМИНИСТРАЦИИ ПУШКИНСКОГО РАЙОНА

Администрация Пушкинского района осуществляет исполнительно - распорядительную деятельность в виду того, что данное учреждение является прежде всего исполнительно - распорядительным органом. С учетом содержания и характера деятельности, организационной структуры Администрации Пушкинского района функционирует и система документационного обеспечения деятельности Администрации, ведется ее делопроизводство. Деятельность аппарата Администрации обеспечивается системой управленческих документов. Говоря об организации работы с документами в Администрации Пушкинского района, необходимо отметить, что предметом внимания является прежде всего организационно-распорядительная документация, без оформления которой не мыслится деятельность любой организации, в том числе и Администрации Пушкинского района

В аппарате Администрации Пушкинского района сложилась определенная система документационного обеспечения его деятельности. Документационное обеспечение деятельности Администрации Пушкинского района и обеспечение единого порядка работы с документами в аппарате Администрации района осуществляет отдел регистрационно-технологического прохождения документов. Ряд функций документационного обеспечения реализуется непосредственно в структурных подразделениях. Это исполнение документов, их подготовка и оформление, функция печатания, копирования, учета, исполнения, хранения, подготовки передачи в архив и некоторые другие. Эти функции в каждом подразделении выполняются работниками, на которых выполнение делопроизводственных функций возложено на ряду с другими обязанностями.

Выбор наиболее рационального организационного построения системы делопроизводства в аппарате Администрации района был очень важен для обеспечения эффективной работы с документами. Особое значение имел вопрос о рациональном сочетании централизации в осуществлении основных процессов с децентрализованным выполнением ряда других процедур. Как показала практика, централизованная система значительно ускоряет сроки прохождения документов, повышает качество их обработки и оформления. Такая система применяется и в администрациях поселков и сельских округов Пушкинского района.

Одним из главных вопросов делопроизводства является создание документов или документирование.

Комплекс документов определяется:

· кругом вопросов, решаемых Администрацией Пушкинского района в процессе ее деятельности;

· объемом и характером компетенции Администрации района;

· порядком разрешения вопросов;

· объемом и характером взаимосвязей с другими учреждениями.

В аппарате Администрации района существует четкое разделение документов (и действий с ними) на те, которые носят служебный характер, прямо относятся к деятельности Администрации района и те которые к деятельности Администрации не относятся, носят характер личных, частных или связанных с решением каких то внутренних вопросов.

Основу документооборота Администрации района составляет прохождение большой группы входящих документов вышестоящих органов исполнительной власти и сторонних организаций, постановлений и распоряжений Главы района, письменных и устных обращений граждан.

Объем работы с документами составил (таблица 2.1.):

Таблица 2.1.

Таким образом, в отделе регистрационно-технологического прохождения писем в 2002 году было обработано больше документов, чем в 2001 году, а именно:

суммарно по всем документам на 972 или на 8,8 %

по Постановлениям Главы района на 181 или на 5 %

по распоряжениям Главы района на 102 или на 25 %

по письмам сторонних организаций на 449 или 15 %

по исходящим письмам создаваемым в аппарате Администрации Пушкинского района и отправляемым за его пределы на 60 или на 7 %

по письменным обращениям граждан на 230 или на 9 %

по факсограммам и электоронной почте 161 или 16%.

В 2002 году Глава района провел 45 приемов, на которых принял 406 граждан, в том числе 62 без записи на прием. Наибольшее количество вопросов на приеме рассмотрено по улучшению жилищных условий 138 или 40 %.

Заместителями Главы администрации было принято 597 граждан: Акулов К.В. - 83, Шевченко В.Н. - 102, Турков Н.И. - 161, Смайловская М.И. - 90, Прохоров Д.М. - 58, Булыгина Л.В. - 103.

В текущем году заместителями главы администрации, руководителями комитетов и управлений было проведено 32 телефонные «Прямые линии» с жителями района, на которых задано было 186 вопросов.

Доля различных документов в общем документообороте аппарата Администрации Пушкинского района представлены в таблицах 2.2. и 2.3.

В целях анализа состава и количества документов, обращающихся в Администрации Пушкинского района, и осуществления необходимых мероприятий по совершенствованию делопроизводства следует регулярно (за год, квартал, месяц) осуществлять точный учет входящих, исходящих и внутренних документов, а также обращений граждан.

В ходе анализа определяются основные направления и характер деятельности Администрации Пушкинского района и ее структурных подразделений, организационное построение, штатный состав учреждения, распределение функциональных обязанностей и ответственности, характер и формы взаимоотношений с нижестоящими и вышестоящими учреждениями.

Выясняются основные документационные потоки, их движение, организация работы с документами. Для выяснения реальной картины состояния организации документооборота проводится обследование, которое основывается на изучении документов и личном наблюдении.

Из этого следует вывод, если не вести систематическую работу по рационализации документопотоков, неизбежно создается перегрузка информацией управленческого аппарата, замедляется решение вопросов, затрудняется координация действий между сотрудниками и структурными подразделениями. Письменная информация является медленной формой осуществления коммуникаций, поэтому ее, по возможности следует заменить автоматизированной системой передачи информации, что позволит освободить специалистов от наиболее трудоемких делопроизводственных процессов.

Следует подчеркнуть, что быстрота и четкость в разрешении стоящих перед Администрацией Пушкинского района вопросов часто зависит не только от организации делопроизводства в самом аппарате Администрации, но и от его состоянии в структурных подразделениях. Поэтому важным направлением работы отдела регистрационно-технологического прохождения документов является оказание работникам подразделений методической помощи по вопросам делопроизводства и выполнения требований Инструкции.

На протяжении последних 2-х лет в аппарате Администрации района ведется работа по созданию автоматизированной системы делопроизводства и документооборота. В отделе регистрационно-технологического прохождения документов используется программа «Дело-96». Опыт системы показал, что она учитывает все многообразие технологических правил и приемов ведения делопроизводства. Ввод системы в действие не требовал коренной перестройки системы управления, он осуществлялся по этапам, и требовалось лишь небольшого времени на настройку системы и обучение персонала.

Доля различных документов в общем документообороте Администрации Пушкинского района

Таблица 2.2.

Таблица 2.3.

В связи с увеличением документооборота в Администрации Пушкинского района необходимо внедрение новой автоматизированной системы.

Особенностью делопроизводства и документооборота в органах исполнительной власти, в том числе и в Администрации Пушкинского района, является стопроцентное отражение управленческих процессов в документальной форме. В силу этого процессы делопроизводства и документооборота требуют собственной формы управления. Основная проблема традиционно российской технологии ведения делопроизводства - централизованное отслеживание движения документов в реальном масштабе времени, поскольку требует как централизованного сведения оперативной информации, так и ведения огромного количества различных журналов и карточек.

Поэтому важным становится сохранение всех традиций и норм делопроизводства, утвержденных нормами и требованиями Государственной Системы Документационного Обеспечения Управления (ГСДОУ), в частности при автоматизации документооборота в органах местного самоуправления, в том числе и в Администрации Пушкинского района.

При выборе систем автоматизации делопроизводства и документооборота для Администрации района наиболее важным является наличие у них сертификата Госстандарта на соответствие ГСДОУ.

Внедрение новой системы, отвечающей этим требованиям, позволит существенно усовершенствовать делопроизводство и документооборот.

2.4 АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИИ КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Контроль за исполнением документов и принятых решений - одна из важнейших функций управления и поэтому в течение почти 300 лет - обязательная составная часть документационного обеспечения управления, а массив контрольных сведений входит в состав информационно-поисковой системы учреждения.

Цель контроля - содействие своевременному, качественному и правильному исполнению документов и содержащихся в них решений, заданий и поручений руководства, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений и конкретных исполнителей.

Контроль осуществляют руководители всех рангов, отдел регистрационно-технологического прохождения документов и ответственные исполнители. При этом отдел писем, входящий в состав Управления делами, контролирует систему организационно-распорядительных документов, а контроль исполнения документов других систем документации осуществляется соответствующими подразделениями. Контролю подлежат документы, требующие исполнения, поэтому в аппарате управления Администрации района контролируются все документы.

Контроль исполнения включает в себя несколько последовательных этапов:

постановку документа на контроль;

проверку своевременного доведения документа до исполнителя;

предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

учет и обобщение результатов контроля исполнения;

информирование руководителя;

снятие исполненных документов с контроля.

Контроль исполнения ведется на нескольких уровнях:

формализованный контроль своевременного исполнения;

контроль соответствия формы создаваемых документов их содержанию;

контроль соответствия применяемых унифицированных форм и бланков действующим нормативным образцам;

контроль соответствия всех экземпляров на идентичность;

контроль, включающий анализ существа и полноты исполнения поручений, заданий, ответов на запросы.

Такая многоуровневость контроля на практике выражается в том, что разные уровни контроля осуществляются в учреждении различными должностными лицами. Если контроль своевременности исполнения и соответствия экземпляров осуществляет отдел регистрационно-технологического прохождения документов, то контроль правильности использования форм, бланков, структуры текста успешнее всего получается у конкретных исполнителей, ответственных за оформление проектов документов при наличии соответствующих полномочий.

Так как объем контрольных документов в Администрации Пушкинского района достаточно велик, то функция контроля входит в состав должностных обязанностей руководителей всех рангов и Контрольного управления.

Основными задачами отдела по регистрационно-технологическому прохождению документов относительно контроля за исполнением документов являются:

формирование картотеки контролируемых документов;

направление карточки контролируемого документа в подразделение-исполнитель;

выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона исполнителя;

напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;

получение информации о ходе и результатах исполнения;

запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа;

регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения;

снятие документов с контроля по указанию руководителей;

формирование картотеки исполненных документов.

Основными задачами Контрольного управления являются:

отслеживание хода и фиксация фактического исполнения документов, имеющих достаточно важное значение, зафиксированных указаний руководства;

обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания процесса и результатов исполнения, и доведение этих сведений до руководства в удобном формализованном виде;

выработка предложений по укреплению исполнительской дисциплины.

Таким образом, в Администрации Пушкинского района функция контроля возложена на Контрольное Управление и на отдел писем. При этом различают контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения.

Контроль по существу - оценка того, насколько правильно, удачно и полно решен вопрос. Контроль по существу выполнения поручения или решения вопроса осуществляют заместители Главы Администрации и руководители структурных подразделений. Исполнитель указывается Главой Администрации, его заместителями, руководителями структурных подразделений в резолюции на документе, а также определяется Главой Администрации в соответствии с распределением обязанностей в учреждении. Когда в резолюции указано несколько исполнителей, то ответственным за исполнение документа и организующим его исполнение является лицо, указанное в резолюции первым.

Контроль за сроками исполнения документов ведет отдел писем. При этом технологию ведения контроля за сроками исполнения документов можно разбить на следующие операции:

фиксация всех поставленных на контроль документов и поручений руководства;

проверка своевременного доведения документа до исполнителя;

корректировка данных о контролируемых документах при изменении сроков исполнения, передаче документа от исполнителя к исполнителю, из подразделения в подразделение;

напоминание исполнителям и руководителям подразделений о наличии неисполненных документов;

информирование руководства о состоянии и ходе исполнения документов;

внесение данных об исполнении документов;

анализ состояния дел и уровня исполнительской дисциплины.

Для документов, подлежащих контролю, устанавливаются сроки исполнения. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших - с даты поступления. Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными. Срок исполнения документа, если он не определен в тексте или в резолюции должностного лица, устанавливается в один месяц. Типовые сроки устанавливаются актами и законами высших органов государственной власти и управления, а также центральных функциональных и отраслевых органов управления. Индивидуальные сроки устанавливаются руководством Администрации района. Конечная дата исполнения указывается в резолюции или в тексте документа.

Срок исполнения может продлить или изменить только должностное лицо, его установившее, или вышестоящее руководство. Если по объективным причинам возникает необходимость изменения срока исполнения документа, руководитель или должностное лицо, на которое возложено его исполнение, не позднее чем за три дня до истечения срока исполнения представляет на имя давшего поручение руководителя мотивированную просьбу о продлении срока исполнения. В противном случае документ считается не исполненным в срок. Перенесение срока исполнения по уважительной причине производится Главой Администрации после получения служебной записки от исполнителя. Документы, которые требуют длительного исполнения, берутся на дополнительный контроль. На дополнительный контроль могут ставиться документы в случае их неисполнения в течение 1-2 месяцев, а также при даче заявителю промежуточного ответа. При даче промежуточного ответа изменяются типовые сроки исполнения.

В сроковом контроле выделяются текущий, предупредительный и итоговый контроль. Под текущим контролем понимается ежедневная подготовка сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня. В Администрации района текущий контроль осуществляется путем ежедневной проверки хода исполнения документа и напоминания по телефону или устно исполнителю об истечении срока исполнения и необходимости завершения работы над документом. В ходе предупредительного контроля составляются сводки и исполнители по документам, срок которых истекает через 2-3 дня, предупреждаются по телефону. К итоговому контролю относят аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины результатов работы сотрудников подразделений и Администрации района в целом. Итоговый контроль проводится отделом писем каждый месяц.

Ведение контроля исполнения происходит в ручном режиме. Для этого используется ящик с подвижными разделителями. Карточки исполняемых документов располагаются за разделителями в соответствии с номенклатурой дел. Внутри картотеки карточки систематизируются по дате и номеру документа, срокам исполнения, исполнителям. За последний разделитель ставятся карточки тех документов, которые находятся на рассмотрении Главы Администрации и его заместителей. Контрольный массив также формируется по видам документов.

В течение срока исполнения проводятся регулярные проверки хода исполнения. Ответственность за правильность предоставленной информации несут исполнители. Проверки фиксируются в устной и письменной форме. В последнем случае в отделе писем готовятся письменные напоминания, которые могут быть посвящены конкретному заданию, а также отдельному документу и исполнителю (приложение 2). Проверка хода исполнения проводится в следующие сроки:

задания последующих лет - не реже одного раза в год;

задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц;

задания текущего месяца - каждые 10 дней, а в последнюю декаду за 5 и 3 дня до истечения срока исполнения;

Снятие документа с контроля осуществляется только после полного исполнения документа: выполнения резолюции руководителя, подготовки ответного документа, сообщения результатов заинтересованным лицам, получения ответа на исходящий документ и другого документированного подтверждения факта исполнения или признания руководством невозможности его исполнения по объективным причинам. Отметка об исполнении документа записывается в карточке: внизу слева проставляется номер дела, в которое списывается документ, внизу справа - основание для снятия документа с контроля, например: заявителю разъяснено, постановление №... от..., необходимо предоставить какие-либо документы и т. д. и дата снятия документа с контроля. На самом исполненном документе делается отметка о снятии с контроля вверху по середине. При снятии документа с контроля следует всегда обращать внимание на то, насколько обоснован ответ, давался ли заявителю ответ ранее, на исполнение резолюции и сроков исполнения. Сведения об исполнении документа или задания сообщаются в отдел писем в письменной и устной форме.

Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов анализируются и обобщаются ежемесячно и ежегодно. Результаты работы исполнителей выглядят наглядно при составлении сводок, представляемых Главе Администрации, где указываются:

общее количество документов, находящихся у исполнителя;

количество документов, исполненных в срок;

количество документов, исполненных с нарушением сроков,

При этом характерными причинами неисполнения документов в срок являются:

перегрузка исполнителей и руководителей разного уровня;

недисциплинированность сотрудников и подчиненных учреждений;

недостаток технических средств оформления и тиражирования документов.

На основе результатов анализа принимаются меры по ускорению исполнения документов, повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля.

Размещено на Allbest.ru