Сучасне нормативно-правове регулювання експертизи цінності документації в установах: формування, складові та напрямки розвитку

Размещено на http://www.allbest.ru/

Сучасне нормативно-правове регулювання експертизи цінності документації в установах: формування, складові та напрямки розвитку

І.В. Савченко

Стаття присвячена розгляду нормативно-правових засад здійснення експертизи цінності документації в установах, організаціях та підприємствах на сучасному етапі. Визначено основні складові системи нормативно-правових актів, їх формування, та висвітлено особливості застосування нормативно-правових актів на різних етапах проведення експертизи цінності документації.

Ключові слова: нормативні акти, експертиза цінності документації, установа, експертна комісія.

нормативний акт експертиза цінність

Питання експертизи цінності документації, розвитку її теоретико-методологічного, організаційного та нормативного забезпечення на сьогодні привертають увагу досить широкого кола архівознавців, що підтверджується значним колом наукових публікацій, зокрема таких авторів як: Матяш І., Селівєстрової К. [1; 2; 3]. Окрему увагу оновленням у нормативному забезпеченні експертизи цінності документації (далі - ЕЦД) приділено в дослідженнях Сельченкової С. [4]. Водночас залишається поза увагою сучасних дослідників здійснення комплексного дослідження нормативно-правового регулювання експертизи цінності документації, що визначає необхідність окремих розробок з даного питання. Відповідно, метою даного дослідження є аналіз формування нормативно-правового забезпечення експертизи цінності в установах, організаціях та підприємствах на сучасному етапі.

На сьогодні в Україні експертиза цінності є єдиним механізмом, через який здійснюється регулювання потоку документів, що надходять на архівне зберігання. Він визначається достатньо високим рівнем результативності, оскільки єдина система експертизи цінності охоплює своїм контролем діяльність фактично всіх фондоутворювачів в країні, тобто будь-яких інституцій, незалежно від форми власності та організаційної структури. Формування сучасної системи відбулося в радянський період, здебільшого в 20-50-ті роки ХХ ст., коли було закладено основні засади як організації, так і методики експертизи цінності документації. Було створено механізм, за якою експертиза цінності документації проводилася через два основних етапи - власне в установах, де її здійснювали експертні комісії установ, та в державних архівних установах, експертними та експертно-перевірними комісіями; сформовано теоретичні засади ЕЦД, основу яких склали принципи та критерії експертизи цінності документації. Дана система функціонує і на сьогодні. Проте, слід зазначити, що в умовах незалежної України відбулися достатньо відчутні “процедури модифікації" ЕЦД, зокрема щодо нормативної бази. Перед вітчизняними архівістами на початку 90-х років постало завдання розширення та вдосконалення існувавшої нормативної бази відповідно нових реалій. В умовах змін державного апарату та розширення кола інституцій, що не належали до державного сектору, необхідно було створити нормативну базу діяльності експертних комісій, що мали діяти в цих структурах, врегулювати власне організацію експертизи цінності для установ, що належали до недержаного сектору, посилити засади контролю щодо обов'язковості оцінювання архівних документів. Водночас відбувався процес виникнення нових видів документації, і існувала потреба в врегулюванні термінів їх збереження та виданні нових переліків. Засадчою складовою в оновленій нормативно-правовій базі експертизи цінності документації став “Закон України про Національний архівний фонд та архівні установи”.

Закон України “Про Національний архівний фонд та архівні установи” був виданий у 1993 р., і надалі мав декілька суттєвих редакцій [6; 7]. Слід зазначити, що вже у першій редакції було визначено основні засади експертизи цінності документації: обов'язковість процедури еЦд при включенні документів до складу НАФ, чинники та умови, за яких взагалі має проводитися експертна оцінка документації, державна реєстрація документів НАФ. В подальших редакціях відбулося уточнення положень щодо умов, за яких має обов'язково проводитися експертиза цінності. Коло питань з ЕЦД, що унормовані у сучасній редакції архівного закону, стосуються загальних засад експертизи цінності та контролю за надходженням документів, які можуть бути до віднесені до НАФ [7]. Конкретизація питань організації та методики ЕЦД законодавцем покладається на підзаконні нормативні акти. Питання експертизи розглядаються в третьому розділі закону “Національний архівний фонд та його формування”, статті шостій, що має назву: “Внесення документів з Національного архівного фонду та вилучення з нього”. Найперше, в статті чітко зазначається, що віднесення документів до НАФ та вилучення з нього здійснюється лише на підставі експертизи цінності. Надалі законодавцем згадуються принципи та критерії експертизи цінності, що визначає їх обов'язковість як інструментарію еЦд, але не надається їх розгорнутої характеристики, що зумовлено можливими оновленнями оціночного апарату. Тож їх затвердження закон покладає на Кабінет Міністрів.

Основний зміст статті присвячено умовам, за яких проводиться експертиза цінності. В законі найперше зазначається, що ЕЦД проводиться за ініціативою власника документів або державної архівної установи за згодою власника. В той же час зазначаються випадки, в яких наголошується обов'язковість експертизи цінності. Це такі випадки як: виникнення загрози знищення або значного погіршення стану документів, час створення документів більше 50 років, необхідність відчуження чи вивезення документів за межі України. Проте закон не наголошує на відповідальності за ненадання документів на ЕЦД. Також положення закону визначають обов'язковість застосування при експертизі цінності типових та галузевих переліків документів, з нормативно встановленими строками їх зберігання.

Підзаконні нормативні акти, які стосуються питань експертизи цінності документів, охоплюють широке коло питань, пов'язаних з організацією та методикою експертизи цінності. Унормування проведення ЕЦД здійснено як в спеціалізованих нормативних актах, таких як: типові положення експертних комісій, типові та галузеві переліки, так і таких, що мають універсальний характер і спрямовані на регулювання широкого спектру напрямків діяльності архівів. До цієї групи належать перш за все правила роботи архівних установ.

Здійснення експертизи цінності безпосередньо в установах, організаціях, підприємствах на сьогодні регулюється “Правилами роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій”, які були затверджені в 2001 році [9]. Дані “Правила” замінили відповідний радянський нормативний документ, що в 90-х роках ще функціонував в архівній галузі: “Основные правила работы ведомственных архивов” 1985 р. [8]. При цьому в основу “Правил роботи архівних підрозділів” було покладено структуру попереднього документу, однак положення суттєво оновлено відповідно сучасного інституційного розвитку та теоретико-методичних засад архівістики. В загальній характеристиці до “Правил” зазначається, що питання експертизи цінності документів, а саме правовий статус, завдання та функції експертних комісій, основні вимоги до практичного проведення ЕЦД, надаються в четвертому розділі. Але фактично, питання відбору документів регулюються і положеннями третього розділу, оскільки тут надається методика укладання номенклатури справ. Даний розділ має назву: “Вимоги до складання номенклатур справ та формування документів у справи”. В ньому надається загальна інформація щодо видів номенклатур справ та порядок складання індивідуальної номенклатури справ установи. В установі зі складною структурою індивідуальна номенклатура справ установи є зведеною з номенклатур справ структурних підрозділів.

Згідно з “Правилами”, формування зведеної номенклатури розбивається на два відокремлених етапи: спочатку відбувається формування номенклатури справ структурного підрозділу, і надалі створення на їх основі, власне, зведеної номенклатури. Робота по складанню номенклатури справ структурного підрозділу покладається на діловода структурного підрозділу, зведена номенклатура справ формується в службі діловодства установи. На першому етапі діловодом здійснюється формування заголовків справ, визначення термінів зберігання справ на основі типових і галузевих переліків та типових або примірних номенклатур [9, с. 7]. Водночас, хоча укладення номенклатури структурного підрозділу здійснюється під загальним керівництвом служби діловодства, нормативно цей процес визначається як достатньо самостійний вид роботи діловода, що вимагає високої фахової майстерності та знань. Наступним етапом “Правила” визначають створення зведеної номенклатури справ. На цьому етапі відбувається визначення принципу побудови номенклатури (структурний або функціональний), здійснюються різноманітні уточнення. “Правила” детально унормовують процедуру затвердження номенклатури. Важливим у регулюванні процедури експертизи є положення про необхідність затвердження номенклатури справ для новостворених установ на ЕПК відповідного державного архіву.

В четвертому розділі “Експертиза цінності документів в установах” детально визначаються компетенція, порядок створення та організація діяльності експертних комісій. Слід зазначити, що завдання та функції, особливості створення більш детально регулюються по ЕК відповідними типовими положеннями. Важливим в унормуванні ЕЦД в установі є визначення в “Правилах” порядку проведення експертизи цінності документів та оформлення її результатів, і зокрема, надання прикладів форм відповідних документів.

За сформованою ще в радянський період системою, проведення експертизи цінності в установах контролюється експертними органами архівних відділів районних державних адміністрацій та державних обласних архівів. їх діяльність також регулювалася відповідними загальними правилами діяльності архівних установ. В 2004 р. колегією Держкомархіву України було схвалено “Основні правила роботи державних архівів України”, в яких окремий розділ було присвячено ЕЦД [10]. На сьогодні функціонування державних архівів регулюються “Правилами роботи архівних установ” 2013 р. які визначають і засади експертизи цінності документації в державних архівах. їх положеннями встановлюється органічний зв'язок між здійсненням ЕЦД в установах та державних архівах. Так, визначається, що експертизу цінності документів, що утворилися в діловодстві юридичної особи, систематично організовує і проводить ЕК цієї юридичної особи та подає на розгляд ЕК (ЕПК) архіву, у зоні комплектування якого перебуває, проекти таких документів: номенклатури справ, описів справ (документів) постійного зберігання, описів справ з кадрових питань (особового складу), актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ [11].

В 2007 році постановою Кабінету Міністрів було затверджено “Порядок утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів”, який визначає процедуру утворення комісій з проведення експертизи цінності, в тому числі і ЕК юридичних осіб та основні засади з організації їх діяльності [12]. Даний нормативний акт став базовим для типових положень експертних комісій, в яких більш детально визначена компетенція та організація діяльності експертних комісій установ. Так, в 2013 році було затверджено “Типове положення про експертну комісію державного органу, місцевого самоврядування, державного та комунального підприємства, установи та організації” [13]. В даному документі унормовано статус, порядок утворення, завдання та права експертної комісії. Зокрема, зазначено, що ЕК є постійно діючим органом юридичної особи, який створюється для організації і проведення експертизи цінності документів, що утворилися в діловодстві юридичної особи. Врегульовано склад ЕК, до якого за “Типовим положенням” входять керівники служби діловодства та архівного підрозділу юридичної особи, працівники структурних підрозділів, а також представники ЕПК державного архіву (ЕК архівного відділу районної державної адміністрації, міської ради). Головою ЕК призначається, як правило, заступник керівника юридичної особи, а секретарем - керівник архівного підрозділу, або особа, відповідальна за архів. Щоправда, створення саме такого складу ЕК є можливим в структурі далеко не всіх юридичних осіб, оскільки велика кількість з них має досить обмежений штат. Наприклад, в частині сучасних дитячих дошкільних закладів посада діловода взагалі відсутня, а його функції виконуються завідувачем.

У системі нормативного забезпечення експертизи цінності важливе місце посідають переліки - систематизовані списки документів з зазначенням строків їхнього зберігання. На сьогодні переліки є одним з найефективніших з інструментів в здійсненні експертизи цінності документації в установі, які завдяки унормуванню термінів зберігання широкого масиву видів документів максимально можливо оптимізують функціонування системи експертизи цінності в установі. В сучасній експертизі цінності функціонують два основних видів переліків: типові та галузеві. Головне призначення переліків типових документів - уніфікація строків зберігання однорідної документації, що утворюється в діяльності всіх установ, незалежно від їх відомчої та галузевої спрямованості. Галузеві (відомчі) переліки встановлюють терміни збереження для специфічних документів, що утворюються в тій чи іншій галузі, та не регулюються типовими переліками. Провідну роль в здійсненні експертизи цінності управлінської документації відіграє “Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів”, затверджений Мінюстом в 2012 році [14]. Даний “Перелік” включає типові документи, що створюються під час документування однотипних управлінських функцій, виконуваних установами, підприємствами та організаціями. Він включає два розділи, в яких документи поділяються на ті, що створюються в управлінській, науково-технічній та виробничій діяльності. Процес складання типових переліків продовжується. Зокрема, в 2014 році було затверджено “Перелік типових видів документів, що підлягають внесенню до Національного архівного фонду, які створюються у науково-технічній та виробничій діяльності підприємств, установ і організацій” [15]. На думку Селіверстової К., з часом система переліків має набути вигляду автоматизованої бази нормативних документів з експертизи цінності, що включатиме блоки типової та галузевої документації. Така нормативна база переліків в електронному вигляді буде доступна різним категоріям користувачів [3, с.147].

В експертизі цінності документації установи, як вже згадувалося, важливу роль відіграє номенклатура справ, і в процесі створення індивідуальної номенклатури справ для кожної інституції надзвичайно важливу роль відіграє наявність типової або примірної номенклатури. Типова номенклатура справ створюється для установ, однорідних за своєю структурою і є нормативним документом, примірна розрахована на однотипові інституції з варіативною структурою і має рекомендаційний характер. Обидва варіанти номенклатур дозволяють значно полегшити роботу документаційних служб. Різноманітність організаційних структур інституцій в Україні визначає ускладнення роботи діловодів в практичній роботі по укладенні номенклатур, особливо у випадках відсутності чіткої структури установи. Це зумовлює необхідність видання якомога ширшого спектру типових та примірних номенклатур архівними установами.

Джерела та література

1. Матяш І. Б. Експертиза цінності документів: завдання, принципи, критерії. Діяльність експертних комісій / І. Б. Матяш, З.О. Сендик, Н. М. Христова // Архівознавство / за заг. ред. Я. С. Калакури, І. Матяш. - К., 2002. - С. 163-168.

2. Селіверстова К. Експертиза цінності документів: уточнення поняття та його змісту / К. Селіверстова // Студії з архівної справи та документознавства Держкомархівів України ; редкол.: І. Б. Матяш [та ін.]. - К., 2009. - Т. 17.

3. Селіверстова К. Науково-методичне забезпечення експертизи цінності документів // Архіви України. - К., 2014. - Вип. 45. - С. 131-151.

4. Сельченкова С., Селіверстова К. Експертиза цінності управлінських документів. Науково-методичний посібник / Укрдержархів, УНДІАСД, Спілка архівістів України, Рівнен. осередок САУ - К.; Рівне, 2011. - 170 с.

5. Сельченкова С. Зміни в архівному законодавстві щодо експертизи цінності документів / С. Сельченкова // Бюл. Мін-ва юстиції України. - 2012. - № 5. - С. 25-31.

6. Закон України “Про Національний архівний фонд та архівні установи” // Відомості Верховної Ради України (ВВР), 1994, №15, ст. 86.// Хрестоматія з архівознавства: Навч. посіб. для студ.іст. спец. вищ. навч. закл. / . - К.: Вид. дім “КМ Академія”, 2003. - С.149-164.

7. Перелік типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів // Укрдержархів, УНДІАСД Автор. кол.: Сельченкова С. В. (кер. теми), Кузьміна Н. О., Кулешов С. Г. Загорецька О. М, Слизький А. Ю. (Схвалено ЦЕПК протокол № 3 від 30.06.2010) Затв. Мін'юстом України 12.04.12 № 578/5; зареєстровано в Мін'юсті України 17.04.12 № 571/20884). - К., 2012. - 286 с.

8. Селіверстова К. Науково-методичне забезпечення експертизи цінності документів // Архіви України. - К., 2014. - Вип. 4-5. - С. 131-151.

Размещено на Allbest.ur