Особенности нормативно-правового регулирования учета служебных командировок

Размещено на http://www.allbest.ru//

Размещено на http://www.allbest.ru//

Особенности нормативно-правового регулирования учета служебных командировок

Горбунова Н.В

Нечеухина Н.С.

В условиях мирового кризиса к управленческой деятельности предъявляются особые требования. Необходимо повышать внутреннюю управляемость, гибкость и устойчивость к внешним воздействиям , что приведет к увеличению эффективности компании, её конкурентоспособности, а, в конечном счёте - прибыльности.

В республике Казахстан сложилась принципиально новая экономическая ситуация, в результате которой процесс трансформации административно-командной экономики в рыночную принял необратимый характер на основе ключевых системных преобразований. Было осуществлено сокращение форм государственной регламентации хозяйственной жизни наряду со все более расширившимся использованием рыночных регуляторов социально-экономических процессов, либерализацией внешнеэкономической деятельности, открытием страны для иностранного капитала, обеспечением относительно стабильного валютного режима, развитием биржевой торговли. Началась практическая реализация принципов свободного ценообразования с использованием механизма государственного регулирования по весьма ограниченному кругу продукции, работ и услуг.

Налаживание тесных экономических связей между Россией и республикой Казахстан невозможен без сотрудничества с ведущими промышленными предприятиями, товаропроизводителями и т.д.; в связи с этим перед организациями встает вопрос организации учета служебных командировок .

Командировки являются непременной частью деятельности руководителей и сотрудников многих организаций, цели которых могут быть различны. Затраты на командировки могут быть существенны, и важно не только представить документы, подтверждающие понесенные расходы по итогам командировки, но и правильно подготовить документы, обосновывающие командировку и подтверждающие ее результаты.

Работник (подотчетное лицо) получает служебное задание и наличные деньги для покрытия командировочных расходов, то в этом случае для правильной организации учета расчетов ,необходимо опираться на Трудовой кодекс РФ, в котором не содержится нормы, ограничивающий срок командировки, но предусматривается, что особенности направления работников в служебные командировки устанавливается в порядке, определяемом Правительством РФ (ст. 166 ТК РФ). С 25 октября 2008 года командировки работников как в России, так и зарубежные, оформляются в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки».

В соответствии с пунктом 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 г. за № 749, срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

Порядок определения времени фактического нахождения в зарубежной командировке работника организации, не финансируемой за счет бюджетных средств, нормативными актами также не определен. Поэтому дата пересечения границы определяется по отметкам в загранпаспорте работника, Письмо Минфина России от 17 мая 2006 г. N 03-03-04/1/469. Если же сотрудник посещал страны с безвизовым режимом пересечения границы, то дата пересечения границы определяется на основании проездных документов (авиа - и железнодорожных билетов). В этом случае днем пересечения границы при выезде из России считается день отъезда работника из пункта отправления, а днем выезда - день отъезда из пункта командировки, Письмо Минфина России от 14 декабря 2004 г. N 03-05-01-04/105. Такой способ определения даты пересечения границы можно использовать при перемещении из одной страны Евросоюза в другую.

Согласно ст. 346.5 НК РФ «Порядок определения и признания доходов и расходов» п.2 пп. 13 регламентирует: что расходы на командировки уменьшают полученные доходы налогоплательщиками при определении объекта налогообложения. К расходам на командировки, в частности относятся : проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы; наем жилого помещения (по этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами); суточные или полевое довольствие в пределах норм, утверждаемых Правительством Российской Федерации;

оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов; консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы. учет служебный командировка

В соответствии с п. 11 Постановления от 13.10.2008 г. № 729 работникам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.

Размеры расходов, связанных с командировкой, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути.

Нормы суточных коммерческие компании определяют самостоятельно - внутренними документами. Однако очень часто организации ориентируются на «нормы», которые установлены для бюджетников. Но с 1 января 2009 года снимаются ограничения с размера суточных, учитываемых в целях налогообложения как при применении общей, так и упрощенной систем налогообложения (подп.1 2 п. 1 ст. 264 НК РФ в ред. Федерального закона от 22.07.2008 № 158-ФЗ, подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ в ред. Федерального закона от 22.07.2008 № 155-ФЗ). Таким образом, размер суточных, выплачиваемых при командировках, как по территории РФ, так и за ее пределами, подлежит установлению в соответствии с актами по организации.

Также, п. 12 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008г за №749, предусматривает, что расходы по проезду "включают расходы по проезду транспортом общего пользования к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта...".

В настоящее время Минфин России в письмах от 26.05.2008г. №03-03-06/2/60, от 12.05.2008г. № 03-03-06/2/47 указывает, что командировочное удостоверение является обязательным документом, который подтверждает расходы налогоплательщика. Во избежание претензий налоговых органов лучше всего оформить командировочное удостоверение при служебных командировках, как по территории России, так и СНГ.

С 1 января 2006г. действует постановление Правительства РФ от 26.12.2005 № 812 «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета». Согласно данному постановлению, п.1 устанавливаются «размеры суточных в иностранной валюте, выплачиваемых работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета; размеры надбавок к суточным в иностранной валюте, выплачиваемых отдельным категориям работников в период пребывания в служебных командировках на территориях иностранных государств. В приложениях к этому постановлению разработаны конкретные размеры суточных в иностранной валюте при служебных командировках работников с территории РФ и при служебных командировках работников загранучреждений РФ в пределах территории иностранного государства, где находится загранучреждение.

Согласно п.3, «направление работника в служебную командировку на территорию иностранного государства производится на основании правового акта (приказа, распоряжения) работодателя, представителя нанимателя (руководителя государственного органа или его аппарата либо лица, замещающего государственную должность Российской Федерации) или уполномоченного им лица без оформления командировочного удостоверения, кроме случаев командирования в государства - участники СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, предусматривающие, что в документах для въезда и выезда пограничными органами не проставляются отметки о пересечении государственной границы».

Согласно п.4, «за время нахождения в пути работника, направляемого в служебную командировку на территорию иностранного государства, суточные выплачиваются: при проезде по территории Российской Федерации - в порядке и размерах, установленных для служебных командировок в пределах территории Российской Федерации;

при проезде по территории иностранного государства - в порядке и размерах, установленных Постановлением».

При этом следует иметь в виду, что при проезде работника с территории РФ день пересечения государственной границы РФ включается в дни оплаты командировки в иностранной валюте, а при обратном проезде день пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях. Даты пересечения границы РФ определяются по отметкам пограничных органов в паспорте, служебном паспорте или дипломатическом паспорте работника, (п.5)

При условии въезда и возвращения из служебной командировки в иностранное государство в тот же день суточные в иностранной валюте выплачиваются работнику в размере 50% от установленной нормы (п. 7 Постановление Правительства РФ от 26.12.05 за №812, п. 20 Постановления правительства РФ от 13.10.2008 г. за № 749)

Если же работник в период служебной командировки на территорию иностранного государства получает иностранную валюту на личные расходы за счет принимающей стороны, то направляющая сторона не производит ему оплаты суточных в иностранной валюте. Однако при предоставлении питания работнику за счет принимающей стороны направляющая сторона выплачивает ему суточные в иностранной валюте в размере 30% суточных, включая надбавки.

Выплата суточных в иностранной валюте производится организациями в пределах средств, выделенных из федерального бюджета на соответствующий год на их содержание.Командированное лицо после возвращения из командировки в течение 3 суток обязан представить авансовый отчет с приложенными к нему документами (чеки, квитанции, справки и т.п.), подтверждающими произведенные расходы, п. 11 Порядка ведения кассовых операций, п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки. Принимая во внимание п. 1 ст. 252 НК РФ, в котором определено, что расходами, уменьшающими полученные доходы организации, признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Таким образом, расходы, не подтвержденные документально, не могут быть учтены организацией в составе ее расходов, учитываемых для целей налогообложения прибыли организаций.

Иное значение имеет ст. 493 ГК РФ, регламентирующая право потребителя ссылаться на свидетельские показания в подтверждение факта заключения договора и его условий, в случае возникновения спора между налоговыми органами и налогоплательщиками, причиной которых является отсутствие у потребителя кассового или товарного чека либо иного документа, удостоверяющих факт и условия покупки товара. Согласно решению арбитражного суда такими «свидетельскими показаниями в подтверждение факта заключения договора» могут выступать платежные поручения; выручка, полученная при реализации товара, приобретенного у указанных поставщиков, учтенная при формировании налогооблагаемой базы; наличие накладных о получении товара.

Таким образом, организациям при учете расчета с подотчетными лицами необходимо опираться нормативно-правовые акты РФ, регламентирующие учет расчетов с подотчетными лицами для эффективного функционирования организации и минимизации споров с финансовыми и налоговыми органами.

Размещено на Allbest.ru