Документационное обеспечение управления образованием Ханты-Мансийского автономного округа – Югры

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Автореферат

диссертации на соискание ученой степени кандидата исторических наук

Документационное обеспечение управления образованием Ханты-Мансийского автономного округа - Югры

Общая характеристика работы

Образовательная сфера Ханты-Мансийского автономного округа - Югры (далее - ХМАО - Югра) представляет определенный интерес для исследователя, так как на ее формирование и становление оказывает влияние ряд специфических особенностей, заключающихся в том, что развитие нефтегазодобывающей промышленности за последние 50 лет привело к увеличению населения ХМАО - Югры в 12 раз. За период с 1980 по 2008 годhttp://www.admhmao.ru/obsved/Naselen/diag2.htm население округа возросло на 1 млн. человек, при этом плотность населения составляет всего 2,7 чел. на кв. км .

Территория округа занимает 534,8 тыс. кв. км, площадь каждого из входящих в него районов превышает площадь отдельных европейских государств. 52,1% территории покрыты лесами, основную часть занимает сильно заболоченная тайга. Коммуникационные связи осуществляются в основном посредством водного и железнодорожного транспорта, использование которого ограничено периодом навигации и сложными климатическими условиями. Следствием указанных особенностей стал большой территориальный разброс малонаселенных пунктов.

На территории округа проживают представители 123 национальностей, в том числе коренные малочисленные народы ханты, манси и лесные ненцы. Управление образовательной сферой ХМАО - Югры осуществляется с учетом многонационального состава жителей округа,

Особенность образовательной системы ХМАО - Югры состоит также в том, что на обширной, сложной в географическом и климатическом отношении территории округа действуют 1 128 образовательных учреждений, 67 из которых (30 дошкольных и 37 общеобразовательных) осуществляют обучение с этнокультурным компонентом содержания образования народов Севера. Из них одна начальная школа действует в местах традиционного природопользования - на стойбище.

Вышеназванные особенности образовательной системы ХМАО - Югры требуют определенного комплекса методов и форм управления образованием, предоставления дополнительных образовательных услуг. Для этого необходима эффективная система документационного обеспечения (в дальнейшем сокращенно ДО) Департамента науки и образования ХМАО - Югры (в дальнейшем - Департамент), структур управления образованием на местах и всей сети образовательных учреждений, в соответствии с требованиями современного информационного общества, что определяет социальную значимость и актуальность настоящего диссертационного исследования.

Документационное обеспечение управления - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Важной составляющей документационного обеспечения является информационная деятельность органов управления, включающая сбор, анализ данных, необходимых для управленческой деятельности, передачу их в отдельные государственные властные структуры и подведомственные учреждения.

Актуальность диссертационного исследования.

Необходимость рассмотрения темы вызвана недостаточной изученностью проблемы в теоретическом и практическом аспектах. Отсутствуют исследования и методические рекомендации по управлению образованием регионов Российской Федерации с учетом национальных, географических, климатических, психофизиологических особенностей развития коренных народов, требующих формирования специфических форм и средств обучения, программ профессиональной подготовки, методов управления.

Неизученность проблем ДО управления образованием значительно снижает эффективность управленческой деятельности в сфере образования, замедляя тем самым процессы модернизации образования, повышения его качества и, в целом, отрицательно сказывается на успешной реализации национального проекта «Образование».

Объективная необходимость предпринятого исследования вызвана значительным увеличением объема документной информации, циркулирующей в обществе, в том числе и в органах управления образованием, и недостаточно отлаженной системой работы с ней.

Важность исследования определяется особенностью современной системы образования, заключающейся в том, что она является «системой запаздывания», и определение возможностей, прежде всего, ДО управления образованием, позволит достигнуть точности прогноза будущих потребностей (как в части содержания образования, так и в части количественной оценки потребности в специалистах), построить образовательную систему так, чтобы она оперативно реагировала на возникающие социально-экономические, общественные изменения соответствующими коррективами в учебных планах и программах.

Эффективное ДО управления образованием предоставит оперативную возможность заинтересованным лицам получить необходимую информацию о системе образования: порядке и условиях сдачи единого государственного экзамена, содержании программ подготовки, соответствующих определенному уровню образования, условиях его достижения учащимся и т.п.

Анализ управленческой информации в сфере образования позволяет определить и оптимизировать механизмы сбора, экспертизы и отбора информации, подготовки документов, необходимых для решения поставленных задач, количественные и качественные критерии оценки документации и информации. Оптимизация процессов ДО позволяет корректировать организационную структуру аппарата управления в сфере образования, и тем самым обеспечить максимальную эффективность деятельности органов управления образованием, достигнуть создания образовательной системы нового качественного уровня, отвечающей международным стандартам.

Объектом диссертационного исследования является документационное обеспечение управленческой деятельности в образовательной сфере.

Предмет исследования - современное состояние и оптимизация документационного обеспечения управления образованием как условие повышения эффективности деятельности аппарата управления образованием ХМАО - Югры.

Хронологические рамки диссертации охватывают период с 2001 по 2008 год.

Нижняя временная граница (2001 г.) обусловлена внутренними организационными изменениями в органах управления образованием ХМАО - Югры: преобразованием Главного управления по общему и профессиональному образованию в Департамент образования и науки ХМАО - Югры, началом формирования структуры ДО управления в сфере образования округа. Верхняя граница хронологических рамок (2008 г.) связана с оформлением структуры ДО органов управлении образованием, завершением работы по формированию сети органов управления образованием в муниципалитетах ХМАО - Югры.

Анализ ДО управления образованием ХМАО - Югры проводился в современных административных границах округа, в соответствии с существующей системой деления образовательного пространства Югры на 3 образовательных округа с центрами в городах Ханты-Мансийск, Нижневартовск, Сургут.

Диссертационное исследование ставит своей целью дать комплексный анализ структуры и условий функционирования ДО органов управления образованием, разработать комплекс мер по его оптимизации в целях повышения качества управления сферой образования ХМАО - Югры.

Для реализации поставленной цели в диссертации ставятся следующие задачи:

- обобщить нормативно-правовую базу формирования структуры и условий функционирования ДО аппарата управления образованием ХМАО - Югры;

- провести анализ функционирования ДО аппарата управления образованием ХМАО - Югры и его влияния на управленческие процессы в сфере образования;

- проанализировать процессы документирования деятельности органов управления образованием ХМАО - Югры в соответствии с нормативно-правовой основой функционирования ДО управления;

- выявить и изучить документационные и информационные потоки, базы и банки данных в ДО управленческой деятельности образованием ХМАО - Югры;

- определить соответствие формирования и функционирования ДО аппарата управления образованием в автономном округе общим принципам построения документационного обеспечения управления;

- выявить проблемы и обосновать потребность в создании условий для эффективного функционирования ДО аппарата управления образованием ХМАО - Югры и его влияние на управленческие процессы в сфере образования;

- разработать рекомендации по оптимизации структуры и условий функционирования ДО управления образованием ХМАО - Югры.

Методологическая основа диссертационного исследования. Автор исходил из того, что в процессе исследования необходимо руководствоваться комплексной методологией. Это позволило проследить в динамике процессы формирования структуры ДО управления образования ХМАО - Югры, выявить и исследовать происходящие изменения в системе ДО и практике решения проблем, проанализировать направления её функционирования в условиях глобальной информатизации общества.

Методологической основой диссертации послужили научные принципы объективности и системного подхода, принцип историзма.

Для комплексного анализа современного состояния и выработки рекомендаций по совершенствованию ДО управления образованием ХМАО - Югры применялись общенаучные методы: сравнительный, методы классификации, синтеза и обобщения, которые дополнялись специальными научными методами исследования: социологического (ситуационный, интервьюирование и анкетирование, наблюдение) и документоведческого (методы контент-анализа, исследования операций, маршрутирования, формулярного анализа, унификации и стандартизации).

В диссертационном исследовании используются следующие термины: образование, управление образованием, аппарат управления образованием, документационное обеспечение управления образованием, информационное обеспечение управления образованием и др.

Эмпирической основой диссертационного исследования послужили результаты анализа документационного обеспечения управления образованием ХМАО - Югры, проведенного автором в 2001-2008 гг. в органах управления образованием автономного округа.

Использованы материалы интервьюирования и анкетирования директоров и специалистов Департамента образования и науки ХМАО - Югры, Городского комитета по образованию администрации г. Ханты-Мансийск, Комитета по образованию администрации Ханты-Мансийского района, Департамента образования и науки администрации г. Сургут, Управления образования администрации Сургутского района, Департамента образования и науки администрации г. Нижневартовск, Управления образования администрации Нижневартовского района по проблемам организации и эффективности документационно-информационного обеспечения вышеперечисленных структур.

Материалы опроса директоров дошкольных, средних общеобразовательных, средних профессиональных учебных заведений; специалистов канцелярий, учебных управлений, секретариатов высших учебных заведений по вопросам организации и функционирования документационного обеспечения в данных образовательных учреждениях позволили выявить особенность документационного обеспечения образовательных учреждений округа.

Интервьюирование участников образовательного процесса - педагогов и родителей учащихся муниципальных общеобразовательных средних школ №№2, 4, 6, 30, 32, 40, 42 г. Нижневартовска позволили разработать рекомендации по составу, содержанию и созданию баз и банков данных по образовательным учреждениям ХМАО - Югры.

В диссертационном исследовании использовались организационно-распорядительные, справочно-информационные документы органов управления образования ХМАО - Югры: уставы органов управления образованием, положения о структурных подразделениях органов управления образованием, приказы по основной деятельности департаментов, комитетов, управлений образования г. Ханты-Мансийска, г. Нижневартовска, г. Сургута.

Анализировались уставы образовательных учреждений ХМАО - Югры: дошкольных образовательных учреждений №7, 15, 32, 62, 71 г. Нижневартовска; №78, 27, 122 г. Сургута; «Снежинка» г. Ханты-Мансийска; общеобразовательных средних школ №№2, 4, 6, 30, 32, 40, 42 г. Нижневартовска; гимназии №3, гуманитарной гимназии г. Сургута; гимназии №1 г. Ханты-Мансийска; Нижневартовского государственного социально-гуманитарного колледжа, Нижневартовского нефтяного техникума; Нижневартовского государственного гуманитарного университета (г. Нижневартовск), Югорского государственного университета (г. Ханты-Мансийск), Сургутского государственного университета (г. Сургут).

Использовались статистические данные по ХМАО - Югре: количество и качество преподавательского состава, демографические индикаторы социальных процессов и др.

Источниковая база диссертационного исследования. В ходе исследования автором была изучена источниковая база документационного обеспечения управления образованием ХМАО - Югры, включающая группы нормативно-правовых актов:

- федерального уровня - Кодексы Российской Федерации, законы «Об образовании», «О высшем и послевузовском профессиональном образовании», «Об архивном деле в Российской Федерации», «Об информации, информационных технологиях и защите информации», «О государственной тайне», «О государственной гражданской службе Российской Федерации» и др.;

- регионального уровня: Законы ХМАО - Югры «О программе Ханты-Мансийского автономного округа - Югры», «Об образовании в Ханты-Мансийском автономном округе - Югре», «О государственно-общественном управлении в сфере общего образования Ханты-Мансийского автономного округа - Югры», «Программа развития образования Ханты-Мансийского автономного округа - Югры» на 2004-2007 годы»; Постановление Правительства ХМАО - Югры «О создании государственно-общественного совета по общему образованию Ханты-Мансийского автономного округа - Югры» и др.;

- муниципального уровня - Программа развития образования Нижневартовска на 2002-2006 годы, Распоряжение Главы Сургутского района «О регламенте представления информации для Web-сервера Администрации Сургутского района», Постановление Главы Сургутского района «Об участии Сургутского района в эксперименте по введению единого государственного экзамена в 2006 году» и др.

Изучены стандарты в сфере информации, документации и оптимизации деятельности организаций: ГОСТ Р 6.30-2003, ГОСТ 24.205-80, ГОСТ Р ИСО 9004-2001, ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 и др.

Использованы материалы по подготовке публичных отчетов в сфере дошкольного, общего среднего, средне-специального, высшего образования Российской Федерации: изучен состав, содержание индикаторов - показателей качества образовательной сферы субъектов Российской Федерации.

Проанализированы организационные документы органов управления образованием на региональном и муниципальном уровнях: Положение о Департаменте образования и науки ХМАО - Югры, Положение о Комитете управления образованием Ханты-Мансийского района, Положение о Департаменте образования г. Нижневартовска, Положение об Управлении образованием Нижневартовского района, Положения о структурных подразделениях органов управления образованием на местах, должностные регламенты специалистов управленческих структур в сфере образования.

Использованы имеющиеся в Российской Федерации и ХМАО - Югре банки и базы данных законодательно-правовых материалов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации в сфере образования, официальный сайт Президента Российской Федерации, органов государственной власти Российской Федерации, ХМАО - Югры, администраций двадцати двух муниципальных образований ХМАО - Югры .

Историография проблемы.

Специальные исследования по теме диссертационного исследования в отечественной литературе отсутствуют. Но отдельные аспекты, имеющие отношение к данной проблеме, освещены в ряде работ, которые можно условно разделить на несколько направлений.

Первое направление представлено трудами, посвященными осмыслению теоретических и практических аспектов документационного обеспечения управления, определению их ключевых понятий. Приоритет в этом принадлежит Всероссийскому научно-исследовательскому институту документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) и кафедре документоведения Историко-архивного института (ИАИ) Российского государственного гуманитарного университета (РГГУ). Представители этого направления внесли большой вклад в изучение теоретических и прикладных проблем документоведения, организации делопроизводства и документационного обеспечения управления, автоматизации работы с документами, что отражено в научных трудах, монографиях, сборниках статей, учебных и методических пособиях, материалах различных конференций (см. работы Митяева К.Г., Лившица Я.З., Цикулина В.А., Кузнецовой Т.В., Соковой А.Н., Ларина М.В., Мингалева В.С., Магидова В.М., Пшенко А.В., Бачило И.Л., Банасюкевича В.Д., Красавина А.С., Илюшенко М.П., Андреевой В.И., Янковой В.Ф., Гельмана-Виноградова К.Б., Кузнецова С.Л. и др.).

В докторской диссертации и опубликованных монографиях доктора исторических наук Ларина М.В. проведено многоаспектное исследование современных проблем управления документацией, определены подходы и намечены перспективные направления их дальнейшего развития в Российской Федерации.

Вопросам документационного обеспечения управления посвящены труды Ларькова Н.С., Стенюкова М.В., Рогожина М.Ю. и других авторов.

Информационное обеспечение как составляющая часть документационного в организационных системах управления рассматривается в работах Зингера И.С., Иванова П.Ф., Ильиной О.П. Значительный вклад в разработку критериев эффективности документационного и информационного обеспечения управления внесли Афанасьев Э.В., Ярошенко В.Н.

Информационная составляющая документирования процесса принятия управленческих решений раскрывается в работах Кукора Б.Л., Нестерова В.П. Роли информационных технологий в процессах управления посвящены работы Атаманчука Г.В., Багриновского К.А., Титоренко Г.А.

Теория управления документационными и информационными потоками как важнейшими элементами ДО управления разработана зарубежными и отечественными учеными: Голдстайном Б., Поппелом Г., Акининым П.В., Герчиковым И.Н., Гиляревским Р.С., Кузьминым Л.Г., Мизинцевым М.Ф., Михайловым А.И., Назаровым А.В., Пономаревым К.В., Родионовым И.И., Черным А.И.

Такие исследователи как Афанасьев С.В., Ехлаков Ю.П., Илюшенко М.П., Константинов Ю.Н., Перегудов Ф.И., Печникова Т.В., Печникова А.В., Стенюков М.В., Тарасенко В.П., Ярошенко В.Н. и др. рассматривали в своих работах вопросы оптимизации документационных и информационных потоков на предприятиях.

Проблемы документационного обеспечения органов государственной власти освещаются в диссертационных исследованиях Горбунова А.А., Лейбмана В.А., Кубасовой И.А., Митченко О.Ю. и др.

Диссертационные работы Поповой Е.А., Майорова А.Н., Ислентьевой Е.В., Манько С.А., Савиновой С.В. включают вопросы информационного обеспечения управления качеством образовательных услуг в образовательных учреждениях определенного вида.

Имеется ряд работ, косвенно затрагивающих вопросы ДО управления. Они посвящены анализу управленческой деятельности. Шипунов В.Г. и Кишкель Е.Н., Литвак Б.Г., Гутгарц Р.Д. затрагивают вопрос о роли документационного и информационного обеспечения управленческой деятельности руководителя. Теоретические и практические аспекты управления регионами отражены в работах Мироедова А.А., Кремнева Н.Д., Гутмана Г.В.

Второе направление исследований представлено работами по проблемам управления образованием в целом, в том числе и по вопросам документационного и информационного обеспечения управления образованием Российской Федерации. Теоретические предпосылки управления образовательными системами в условиях их реформирования рассматривает Ефремов А.В. Балыхин Г.А. раскрывает экономические методы управления образованием.

Небольшой круг исследований посвящен использованию информационных технологий в образовательной деятельности .

Куркин Е.Б, рассматривая проблему бюрократизации управления средними образовательными учреждениями, упоминает о проблеме недостаточно хорошо организованной работы с документацией и информацией.

Такие исследователи как Агранович М.Л., Полетаев А.В. и Фатеева А.В. рассматривают вопросы состава и сбора информации, подготовки документов по разработке макетов для ежегодных публичных докладов о состоянии и результатах деятельности системы образования на федеральном, региональном и субрегиональном уровнях, и отчетов общеобразовательных учреждений. Ими разработана и экспериментально проверена в пятнадцати субъектах Российской Федерации система индикаторов и показателей качества образования для целей управления. По заказу Федеральной службы по надзору в сфере образования и науки в рамках Федеральной целевой программы развития образования на 2006-2010 гг. подготовлены методические рекомендации, призванные помочь органам управления образованием регионального и муниципального уровней в решении задачи совершенствования управления качеством образования на основе применения индикаторов и показателей.

Третье направление объединяет исследования, косвенно касающиеся проблем образования на территории ХМАО - Югры в контексте общих исследований истории и современности (управление персоналом, регионоведение и пр.), и работы, непосредственно связанные с управлением образованием ХМАО - Югры. В ряде работ, посвященных истории Сибири, рассматриваются вопросы создания и развития системы образования, становления органов управления образованием в Югре (см. публикации Патрикеева Н.Б., Новикова В.Г., Белобородова В.Д., Городенко Д.В.).

Сюда также относятся исследования и Интернет-ресурсы, непосредственно связанные с ДО управления образованием Российской Федерации и ХМАО - Югры.

Научная новизна исследования состоит в том, что впервые:

1. Представлена авторская периодизация создания и развития системы ДО аппарата управления в сфере образования ХМАО - Югры.

2. Предложено авторское определение термина «документационное обеспечение управления образованием» и выделены его составляющие.

3. Обобщена и систематизирована нормативно-правовая база документационного обеспечения управления образованием ХМАО - Югры.

4. Предпринята попытка анализа особенностей и проблем ДО управленческой деятельности в сфере образования субъектов Российской Федерации - в районах Крайнего Севера на основе анализа опыта ДО аппарата управления образованием в ХМАО - Югры 2001-2008 гг.

5. Разработана система критериев анализа и оценки ДО аппарата управления образованием ХМАО - Югры.

6. Предложены рекомендации по оптимизации структур органов управления образованием ХМАО - Югры,

7. Определены способы повышения эффективности функционирования документационных и информационных потоков в управлении образованием ХМАО - Югры.

8. Представлены рекомендации по унификации, стандартизации документов, образующихся в процессе управленческой деятельности в сфере образования ХМАО - Югры, образцы нормативных и распорядительных документов, регламентирующих процессы ДО управления ХМАО - Югры.

9. Разработаны предложения по рационализации процессов работы с документированной и недокументированной информацией с указанием конкретных характеристик программного и технического обеспечения структур управления образованием.

Теоретическая и практическая значимость диссертации. Данное диссертационное исследование позволяет углубить теоретические представления в области изучения проблем ДО управления образованием, которые могут быть использованы в управленческой практике при организации процесса документационного обеспечения управления и информационной безопасности на всех уровнях управления образованием.

Предложенные подходы к изучению документационного обеспечения управления образованием ХМАО - Югры, разработанные рекомендации по его совершенствованию могут использоваться в качестве методического инструментария для анализа и решения проблем в сфере управления документацией и информацией, для дальнейшей разработки принципов и направлений оптимизации процессов работы с документами в органах управления социальной сферой на региональном, муниципальном и локальном уровнях.

Результаты диссертационного исследования могут использоваться в деятельности органов управления образованием ХМАО - Югры при разработке программ повышения эффективности документационного обеспечения управления в сфере образования.

Практическая значимость диссертационного исследования определяется тем, что его материалы и выводы могут быть использованы при подготовке программ обучения и лекционных курсов в системе повышения квалификации работников управления в сфере образования, при разработке методических рекомендаций, спецкурсов и спецсеминаров для студентов высших учебных заведений, обучающихся по специальности «Документоведение и архивоведение».

Материал диссертации может оказаться полезным для студентов при подготовке дипломных и курсовых работ по дисциплинам «Документоведение», «Организация и технологии ДОУ», «Информационное обеспечение управления».

Апробация работы. Исследование прошло апробацию во время обучения диссертанта в аспирантуре Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Диссертация обсуждалась в отделе документационного обеспечения ВНИИДАД, где получила положительную оценку.

Материалы диссертационного исследования использованы при чтении лекций «Цели и методы рационализации работы с документацией и информацией в структурах управления образованием» на курсах повышения квалификации специалистов органов управления образованием ХМАО-Югры, в лекционных курсах по дисциплине «Информационное обеспечение управления» для студентов IV курса специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления» Нижневартовского государственного гуманитарного университета.

Основные положения и выводы диссертационного исследования послужили основой докладов и выступлений автора на следующих международных, всероссийских и региональных научных конференциях: Международные научно-практические конференции «Документация в информационном обществе», ВНИИДАД, 2006 и 2007 гг.; ежегодная Международная научно-практическая конференция «Современные технологии документооборота в бизнесе, производстве и управлении», организуемая Пензенским государственным университетом совместно с Объединенным экзаменационным советом Великобритании, 2007 г.; Всероссийская научно-практическая конференция с международным участием в Томском государственном университете, 2007 г. и др.

По теме диссертации опубликовано 8 работ общим объемом 2,03 п. л.

Структура работы. Диссертация состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованных источников и литературы, приложений.

Содержание работы

документационный управление образование

Во введении обоснована актуальность темы, ее хронологические рамки, выделены предмет и объект исследования, сформулированы цель и задачи работы, дан анализ источников, изучены историографические аспекты проблемы, определена научная новизна темы, описана эмпирическая база, методологическая и методическая основа, теоретическая и практическая значимость диссертационного исследования, представлена апробация результатов.

Первая глава «Организационно-функциональный анализ системы управления образованием Ханты-Мансийского автономного округа - Югры» состоит из двух разделов.

В первом разделе «Организационная структура и функции органов управления образованием Ханты-Мансийского автономного округа - Югры» обосновывается положение о том, что в условиях глобальной информатизации понятие «документационное обеспечение управления» приобретает более широкий смысл, включая применение информационных технологий как обязательное условие эффективной организации работы с документами. В связи с этим, документационное обеспечение управления образованием определяется как совокупность документов, процессов их создания, обработки, передачи, использования, хранения, а также средств информационной поддержки, используемых для принятия и реализации управленческих решений в сфере образования.

Обосновывается вывод о том, что постоянное увеличение объема и разнообразие состава информации, циркулирующей и используемой в сфере управления образованием, свидетельствует о взаимосвязи и взаимовлиянии документационного и информационного обеспечения управления образованием. Информационная составляющая является неотъемлемой частью эффективного документационного обеспечения управления образованием.

Предлагается авторская периодизация создания и формирования ДО управления образованием ХМАО - Югры: 2001-2005 гг. - создание и становление системы управления в сфере образования ХМАО-Югры, начало формирования структуры документационного обеспечения управления образованием; 2005-2008 гг. - оформление структуры документационного обеспечения органов управлении образованием, завершение работы по формированию сети органов управления образованием в муниципалитетах ХМАО - Югры.

Определяется сложившаяся в 2001-2008 гг. 4-уровневая иерархическая структура аппарата управления и системы ДО управления образованием ХМАО - Югры.

Первый уровень - Министерство образования и науки Российской Федерации, Федеральное агентство по образованию. ДО осуществляется секретарями в приемных руководителей, канцелярией; в Федеральном агентстве по образованию - Административным управлением, включающим в себя отдел делопроизводства, архива и контроля исполнения документов; группу выпуска и контроля распорядительных документов; группу обработки и контроля правительственной и служебной корреспонденции; группу общей корреспонденции и обращений граждан; Архив Рособразования; копировально-множительное бюро.

Второй уровень - Департамент образования и науки ХМАО - Югры, имеющий в своей структуре отдел информационного, документационного и материально-технического обеспечения.

Третий уровень объединяет муниципальные органы управления образованием: 8 районных и 14 городских департаментов, комитетов, управлений образования. Функция по документационному и информационному обеспечению возложена на специалистов отделов: общего, инспекционно-методического и др.

Четвертый уровень включает образовательные учреждения ХМАО - Югры. Функции по ДО выполняют секретари руководителей учебных заведений, а в вузах - секретари ректоров, проректоров и деканов, сотрудники канцелярий и учебных управлений, секретари структурных подразделений вузов - кафедр.

Обосновывается взаимосвязь всех уровней управления образованием между собой посредством ДО.

Анализируются основные функции, выполняемые ДО аппарата управления образованием на всех уровнях управления.

Определяется главный управляющий субъект образования уровня ХМАО - Югры - Департамент образования и науки ХМАО - Югры.

Доказывается, что организационные структуры органов управления образованием ХМАО - Югры 2 - 4-го уровней требуют тщательно продуманной корректировки, пересмотра и четкого определения функций специалистов с учетом иерархического уровня, полномочий и масштаба деятельности органов управления образованием в каждой территориально-административной единице ХМАО - Югры.

Во втором разделе «Правовая и нормативная база деятельности органов управления образованием Ханты-Мансийского автономного округа - Югры» содержится анализ нормативно-правовой основы, определяющей структуру и функции ДО управления образования ХМАО - Югры, включающей в себя правовые акты федерального уровня (Закон «Об образовании», «О высшем и послевузовском образовании» и др.); документы по стандартизации (ГОСТы); нормативные акты округа (Закон ХМАО - Югры «Об основах системы образования в Ханты-Мансийском автономном округе», «О программе Ханты-Мансийского автономного округа - Югры «Развитие образования Ханты-Мансийского автономного округа - Югры» на 2004-2007 годы», «Об информационных ресурсах Ханты-Мансийского автономного округа» и др.); организационные документы и локальные нормативные акты (положения о департаментах, управлениях, комитетах образования, их структурных подразделениях; уставы, штатные расписания образовательных учреждений).

В результате анализа выявлено, что нормы, необходимые для управления документацией на федеральном уровне, не сведены воедино, а рассеяны по многочисленным законодательным актам, регламентирующим сферы информатизации, архивного дела, защиты авторских прав и др.

Существующие правовые акты на уровне ХМАО - Юры требуют дополнений и корректировок применимо к специфическим особенностям округа и относительно структуры аппарата управления образованием. Специальные нормативные документы должны прописывать структуры документационного и информационного взаимодействия как внутри органов управления образованием на муниципальном уровне, так и между собой, и между органами управления и подведомственными им образовательными учреждениями.

На муниципальном уровне - в городах и районах округа, - в организационных документах: положениях о департаментах, управлениях, комитетах образования ХМАО - Югры, должностных регламентах и инструкциях специалистов органов управления образованием подробно описаны структуры аппарата управления образованием, но отсутствует структура ДО аппарата управления.

На уровне образовательных учреждений - в локальных правовых актах и организационных документах (Уставах) - не регламентированы структуры и обязанности специалистов по ДО управления. Отдельные положения содержат только должностные инструкции и регламенты специалистов, отвечающих за работу с документацией (секретарей руководителей).

Вторая глава «Документационное и информационное обеспечение управления образованием Ханты-Мансийского автономного округа - Югры» включает в себя два раздела.

В первом разделе «Система документационного обеспечения управления образованием Ханты-Мансийского автономного округа - Югры» констатируется, что документирование управленческой деятельности в аппарате управления сферой образования на всех уровнях включает создание документов в соответствии с функциями управления: планированием, координацией, мотивацией, контролем и учетом.

Система организационной документации представлена уставами дошкольных, общеобразовательных средних; начальных, средних и высших образовательных учреждений; положениями о комитетах, управлениях, департаментах муниципальных образований и должностными регламентами их специалистов; Положением о Департаменте образования и науки ХМАО-Югры и должностными регламентами его сотрудников.

Из проанализированных 40 положений об отделах и управлениях Департаментов ХМАО - Югры, г. Ханты-Мансийска, Ханты-Мансийского района, Мегиона и др., в 34-х отсутствуют такие реквизиты как номер документа, наименование структурного подразделения, утверждения названных актов и выходные данные документов.

Должностные регламенты специалистов органов управления образованием всех уровней (за исключением Департамента образования г. Нижневартовска) составлены до принятия закона «О персональных данных», новой редакции Трудового кодекса Российской Федерации, вступившей в силу 31 октября 2006 г. и др., что требует приведения их в соответствие с нормами современного законодательства.

Система распорядительной документации на 2-4-м уровнях включает: приказы по основной деятельности и по личному составу, распоряжения руководителей образовательных учреждений и органов управления образованием по другим вопросам. При оформлении документов часть реквизитов, предусмотренных нормативно-правовыми актами, не используется (код организации, код формы документа, ОГРН организации и др.).

Унифицированные формы при подготовке и оформлении документов этой системы на всех уровнях управления образованием округа не применяются.

Количественный состав распорядительной документации аппарата управления образованием ХМАО - Югры увеличивается: только в Департаменте за 2005-2008 гг. количество документов ежегодно возрастает от 320 до 500 документов в год.

Информационно-справочная система документации на всех уровнях включает: информационные, справочные и аналитические материалы, различного содержания справки, предъявляемые сотрудниками образовательных учреждений, специалистами органов управления образованием; различные справки, предъявляемые учащимися и пр. Формы представления (планы; отчеты; записки аналитические, пояснительные, докладные; справки и пр.) соответствуют формам, существующим в делопроизводстве.

Отмечается, что важную часть документов справочно-информационной группы органов управления образованием составляют статистические отчеты, характеризующие образовательную систему округа.

В Департаменте создан и используется новый вид документа - «Визитная карточка общеобразовательного учреждения», - предполагающий получение максимально полной информации о школах с целью формирования баз данных по общеобразовательным средним школам ХМАО - Югры.

Делается вывод о том, что общероссийские унифицированные формы документов в органах управления образованием автономного округа всех уровней используются только в их структурных подразделениях, отвечающих за кадровое обеспечение, бухгалтерский учет и контроль.

В основном, применяются только формы, унифицированные на уровне органов управления образованием. К ним можно отнести: «План по разбору жалобы» в отделе документационного, информационного и материально-технического обеспечения Департамента, справки о проверках в Отделе инспектирования и охраны труда Департамента и т.п.

Процесс документооборота определяется как наиболее проблемное звено в документационном обеспечении аппарата управления образованием 2-4-го уровней, что обусловлено отсутствием специальных структур, занимающихся документационным и информационным обеспечением управления, и несоответствием квалификации специалистов, выполняющих обязанности секретарей руководителей и вынужденных осуществлять функции названных структур.

Выявлены способы передачи документов в органах управления образованием ХМАО - Югры: 35% приходится на факсимильную связь; по 25% - на курьерскую доставку корреспонденции и традиционную почтовую связь; 15% - занимает электронная связь.

Для передачи внутренних документов между структурными подразделениями департаментов, комитетов и управлений используется три способа: система лотков-файлов; доставка специалистом, отвечающим за работу с документами (секретарем, документоведом, сотрудником машбюро); сеть Интранет - т.е. локальная сеть (при её наличии). Главной проблемой является исключение отдельных структурных подразделений (отделов кадров, бухгалтерии) из локальной сети.

Констатируется увеличение объема документооборота в органах управления образованием округа в 2005-2007 гг. Данный процесс ярко прослеживается в Департаменте: по результатам наблюдений, преобладает количество исходящих документов: в 2005 г. входящих - 26896, исходящих - 33771; в 2006 г., соответственно, - 27264 и 35652; в 2007 г. - 28342 и 36802.

Это обусловлено активной нормотворческой деятельностью аппарата управления образованием ХМАО - Югры; расширением сферы деятельности органов управления образованием в связи с введением института государственного общественного управления в сфере образования; отсутствием систем электронного документооборота в делопроизводстве органов управления образованием; несоответствием должностных регламентов специалистов органов управления современному законодательству.

В органах управления образованием ХМАО - Югры всех уровней из существующих в делопроизводстве форм контроля (контроль местонахождения документов и контроль исполнения документов) преобладает последний. Контроль местонахождения документов применяется только в архиве в форме фиксирования информации в журнале выдачи дел.

Архивное хранение документов в органах управления образованием всех уровней не является систематизированным и упорядоченным. Только в Департаменте образования и науки ХМАО - Югры приказом от 8 февраля 2005 г. №90 по Департаменту утверждена Инструкция по передаче дел на архивное хранение, согласно которой передача документов в архив приняла обязательный и упорядоченный характер.

Во втором разделе «Структура и условия функционирования информационного обеспечения управления образованием Ханты-Мансийского автономного округа - Югры» определено, что термин «информационное обеспечение управления» подразумевает преимущественно документированную информацию, так как любые действия в управленческой деятельности государственных структур осуществляются на основании официальных документов, т.е. зафиксированной информации, имеющей определенный набор реквизитов.

Информационное обеспечение управления образованием подразумевает работу только с официальными документами, но при этом оно не является аналогом документационного, так как в результате последнего создаются документы, направленные на решение задач сегодняшнего дня. В процессе информационного обеспечения управления формируются массивы официальной документированной информации, ориентированные на перспективу.

В информационном обеспечении управления Департамента можно выделить три больших массива информации: два внешних и один внутренний.

Первый массив складывается из правовой и нормативно-методической информации, поступающий «сверху» - из Министерства образования и науки Российской Федерации или Федерального агентства по образованию Российской Федерации. Сюда же входят государственные информационные ресурсы Российской Федерации, прежде всего, в правовой области и в области образования; государственные информационные ресурсы ХМАО - Югры.

При этом используется внутренний информационный портал, содержащий свыше 30 баз данных; базу данных «Законодательство Ханты-Мансийского автономного округа», включающую более 17 тысяч правовых актов; электронный сборник правовых актов округа «Правовое регулирование в области образования».

В связи с тем, что указанные базы данных содержат более 10 тысяч самостоятельных информационных единиц, то в соответствии со статьей 1133 Гражданского Кодекса Российской Федерации, возникает исключительное право изготовителя базы данных, которое в данном случае принадлежит Администрации ХМАО - Югры.

Второй массив информации, характеризующей состояние системы образования в округе - поступает «снизу»: из органов управления образованием на местах и образовательных учреждений. Эта информация, включает сведения по направлениям деятельности Департамента: социальному, юридическому, методическому, финансово-экономическому, материально-техническому. Доступ к этой информации осуществляется через образовательную информационную сеть ХМАО - Югры, основу которой составляет образовательный информационный портал округа.

Третий массив складывается из внутренней информации, созданной в структурных подразделениях Департамента образования и науки ХМАО - Югры, и информационных ресурсов органов государственной власти округа. Использование информации осуществляется с помощью внутренней корпоративной сети органов государственной власти и органов местного самоуправления.

Оба внешних массива информации, поступая в Департамент, вступают в тесную взаимосвязь друг с другом и с внутренним информационным массивом, и обеспечивают правомерность и полноту процессов, в том числе управленческих, в сфере образования округа.

Происходит сбор, обработка, накопление и использование информации указанных массивов. Качество этих процессов определяется уровнем квалификации специалистов, осуществляющих ДО.

В Департаменте отсутствует единый информационный центр, занимающийся подготовкой, получением, накоплением и распределением поступающей информации. Информация «сверху» поступает в приемную директора Департамента, где секретарь распределяет поступающую корреспонденцию и доводит ее до сведения руководителя. Информация «снизу» поступает в структурные подразделения Департамента, которые её запрашивают и, соответственно, в них же и хранится. Таким образом, она оказывается рассредоточена по структурным подразделениям Департамента, таким как отдел юридическо-правового обеспечения, отдел государственной гражданской службы и кадров, отдел бухгалтерского учета и контроля и проч.

Выделяются внешние и внутренние источники информации в аппарате управления образованием ХМАО - Югры.

Внешними источниками для всех органов управления образованием ХМАО - Югры являются:

· законодательные органы, в том числе и в сфере образования;

· регулирующие органы (законы, постановления, сообщения налоговых органов и т.п.);

· органы управления образованием нижестоящего уровня являются источниками информации для органов управления образованием следующего, более высокого уровня: второй уровень - для третьего, третий - для четвертого;

· подведомственные образовательные учреждения;

· другие учреждения, организации, предприятия и физические лица, вступающие во взаимоотношения с органами управления по вопросам, имеющим отношение к сфере образования (организация и проведение учебных процессов, каких-либо мероприятий, материально-техническое обеспечение управляющих и образовательных процессов, жалобы и обращения граждан и проч.);

Анализ журналов регистрации входящей и исходящей документации показал, что внешняя информация поступает в департаменты и комитеты муниципального уровня из следующих источников:

· от вышестоящих инстанций (Департамент - для органов управления образованием в муниципалитетах автономного округа, органы управления образованием на местах - для образовательных учреждений);

· от подчиненных образовательных учреждений;

· от других учреждений, организаций, предприятий.

В результате анализа организационно-распорядительной документации, организационной структуры Департамента образования и науки ХМАО - Югры, управлений, департаментов и комитетов на местах, определено, что к внутренним источникам информации управления образованием относятся внутриорганизационные структурные подразделения органов управления образованием. Внутренние источники информации управления образования:

· в Департаменте образования и науки ХМАО - Югры - это три управления и структурные подразделения Департамента - отделы, входящие в состав управлений,

· в органах управления на уровне муниципальных образований (городов, районов) - это отделы, входящие в структуру комитетов, управлений, департаментов образования.

Они порождают плановую, контрольную, учетную, научно-техническую, аналитическую и другую информации.

Органы управления образованием ХМАО - Югры всех уровней являются одновременно и источниками и потребителями информации.

Прием и получение информации в органах управления образованием ХМАО - Югры осуществляется при помощи локальных и корпоративных электронных сетей. При 100%-ом оснащении органов управления образованием персональными компьютерами, наблюдается ограниченное количество программных продуктов и отсутствие возможностей использования сетей Интранет и Интернет.

Третья глава «Направления совершенствование документационного и информационного обеспечения управления образованием Ханты-Мансийского автономного округа - Югры» состоит из двух разделов.

В первом разделе «Рекомендации по совершенствованию нормативной базы документационного и информационного обеспечения управления образованием Ханты-Мансийского автономного округа - Югры» предложены рекомендации по созданию эффективной системы работы с документацией и информацией в аппарате управления образованием ХМАО - Югры.

Предлагаются проекты построения единого документационного пространства и информационной политики путем совершенствования использования корпоративной и других систем электронной связи, баз и банков данных, внедрения в работу унифицированных форм документов и др., что должно быть оформлено соответствующими нормативными актами.

Рекомендуется разработка таких нормативных актов как: Положения о структурных подразделениях органов управления образованием 2-3-его уровней, ответственных за работу с документацией и информацией; Регламент по работе с информацией и документацией в аппарате управления образованием; Положение о подготовке аналитических и публичных отчетов муниципальными органами управления образованием ХМАО - Югры, Инструкция по обеспечению сохранности информации; Инструкция по делопроизводству для образовательных учреждений округа; новые должностные регламенты специалистов; Табель и Альбом унифицированных форм документов, применяемых в деятельности органов управления образованием ХМАО - Югры.

Реализация предложенных рекомендаций позволит сформировать нормативную правовую основу информационного взаимодействия органов управления образованием ХМАО - Югры с городскими (районными) структурами, а также с организациями межведомственного взаимодействия и участниками образовательного процесса.

Второй раздел «Оптимизация процессов работы с документацией и информацией в управлении образованием Ханты-Мансийского автономного округа - Югры» содержит технологии совершенствования документационного и информационного обеспечения управления, включающие создание структурных подразделений в органах управления образованием 2 и 3-его уровней, отвечающих:

...