Организация работы архива учреждения

Размещено на http://www.allbest.ru/

Бюджетное профессиональное образовательное учреждение

«Омский колледж библиотечно-информационных технологий»

КУРСОВАЯ РАБОТА

по ПМ 02. Архивоведение

на тему «Организация работы архива учреждения»

Выполнила:

Студентка 33 группы

Козина М.А.

Преподаватель:

к.и.н. Климова К.В.

2018

Оглавление

Введение

1. Общие понятия

1.1 Понятие об архиве организации

1.2 Виды архивов организаций

1.3 Основные задачи и функции архива

2. Нормативно-правовая база работы архива

2.1 Законодательная база, регулирующая работу архива

2.2 Локальные нормативные акты

3. Организация работы архива

3.1 Планирование работы архива и отчетность архива

3.2 Приём-передача документов при смене руководителя архива

3.3 Порядок приёма-передачи документов при реорганизации учреждения

Заключение

Список использованной литературы

Приложение

Введение

Быстрое развитие информационных процессов, происходящих в современном обществе, значительно усилили интерес к организации хранения информации. Документирование информации, являясь обязательным условием включения информации в информационные ресурсы, осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов.

В 1708 г. была проведена реформа местного управления, в результате которой государство было поделено на губернии. Центральным учреждением, ведавшим управлением в городах, стал Главный магистрат, а на местах были учреждены городские магистраты.

В хранилищах при вновь созданных местных учреждениях сконцентрировались документы предшествующих органов местного самоуправления, а также стали откладываться документы учреждений, пришедших им на смену.

Таким образом, происшедшие преобразования отразились на развитии архивного дела в стране. Начали создаваться архивохранилища при новых высших, центральных и местных учреждениях, а также предпринимались попытки организовать хранение документов упразднённых учреждений и документов, утративших своё оперативное значение в повседневной работе действующих учреждений.

В результате петровских реформ государственного аппарата архивы были отделены от канцелярий учреждений и стали самостоятельными структурными подразделениями. Это было закреплено в Генеральном регламенте 1720 г.

Подобная ситуация существовала до 70-хгг. XVIII в., когда в результате реформы государственного аппарата(1775-1785),проведённой в царствование Екатерины II(1762-1796),количество местных учреждений и соответственно архивов при них возросло.Алексеева Е.В. Архивоведение: Учебник для нач. проф. образования: Учеб. пособие для сред. проф. образования / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова; Под ред. В.П. Козлова. -- 3-еизд., доп. -- М.: Издательский центр «Академия», 2005. -- 272 с. - с. 15

Развитию архивного сектора сохранности документов, в настоящее время, способствовало, появление значительного количества негосударственных организаций, в которых образуются большие объёмы разнообразных массивов документов, многие из которых должны быть переданы на архивное хранение как имеющие большую практическую и правовую ценность.

Речь идёт об учреждениях, где архив, является структурным подразделением, выполняющим часть функций организации.

Многие руководители учреждений считают, что архивы нужны только государственным предприятиям, но это так. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (ФЗ-125 от 22 октября 2004 г.) гласит: «Настоящий Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства».

Кроме федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» существуют ещё и специальные Правила. В конце сентября 2015 года вступили в силу новые «Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (утв. Приказом №526 Министерства культуры РФ 31.03.2015). С этого момента на территории РФ не подлежат применению Основные правила работы ведомственных архивов, утвержденные приказом Главархива СССР от 5 сентября 1985 года № 263 и Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

Все учреждения нуждаются в организации своего архивного подразделения, это имеет огромное значение для сохранения документов организации и их учёта. Что убеждает в актуальности выбранной темы.

Объект исследования- процесс организации работы архива.

Предмет исследования - планирование работы архива учреждения, основные задачи и функции работы архива.

Учитывая и то, как регулярно в учреждениях появляются документы и дела требующие хранения и, непосредственно, обеспечения сохранности, можно сказать, что внимание к вопросам создания архива возрастает. Как показывает опыт, наличие в учреждении архива упрощает сохранность, учёт и контроль документов.

Цель курсовой изучить процесс организации работы архива и нормативно-правовую базу, которая регулирует этот процесс.

Задачи, поставленные в данной курсовой работе:

· Рассмотреть общие понятия архива организации.

· Изучить нормативно-правовую базу регулирующую организацию работы архива учреждения.

· Исследовать процесс организации работы архива.

При выполнении данной работы использовались такие методы исследования, как: анализ, описание, и изучение различных литературных источников по заданной теме.

Для написания курсовой работы были изучены законодательные, нормативно-правовые акты, учебные пособия следующих авторов:Алексеева Е.В., Раскин Д.И. и т.д., а также статьи из периодических изданий.

Структура курсовой работы написана в соответствии с содержанием.

1. Общие понятия

1.1.Понятие об архиве

архив учреждение нормативный документ

В соответствии с нормативными документами архивом считается учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.Управление документами. - словарь. - М., - С. 13-14.

В ст. 1 Основ законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах, кроме архивного учреждения, предприятия или организации под архивом также понималась совокупность архивных документов.

В Федеральном законе «Об архивном деле в Российской Федерации», в ГОСТ Р 7.0.8-2013. «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», правилах и методических рекомендациях архивом назывались только организации и их структурные подразделения.

В словаре «Управление документами», созданным ВНИИДАД в 2013 году, архив организации - это его структурное подразделение, осуществляющее хранение архивных документов, и как их совокупность документов, образовавшихся в процессе деятельности организации, подлежащих хранению в течение установленных сроков. Основные правила работы архивов организаций. - М., 2002. - С. 5-6.

Архивы как учреждения бывают государственные, муниципальные, негосударственные.

Но, как уже говорилось во введении, не все руководители организации считают, что в организации требуется архивное подразделение. Иногда архивохранилище формируется при службе документационного обеспечения управления, что предусмотрено законодательством. В соответствии со Ст. 13 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» государственные органы, органы местного самоуправления обязаны, а организации и граждане вправе создавать архивы. Пользуясь этим правом, организации создают не архивы, а архивохранилища. В соответствии с ГОСТ Р 7.0.8-2013. «СИБИД, Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», архивохранилище - это специально оборудованное помещение для хранения архивных документов. При этом внимание обращено на то, что понятия «архив» и «архивохранилище» не тождественны.

Архивы или архивохранилища создаются в целях:

· временного хранения архивных документов, отнесенных к составу Архивного фонда РФ, до их передачи на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив в течении сроков, установленных ст. 22 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации»;

· своевременного приема на хранение архивных документов от структурных подразделений, а в ряде случаев - от филиалов и представительств, организаций и других источников комплектования;

· рациональной организации хранения, упорядочения сохранности, учета и использования архивных документов.

1.2 Виды архивов

В зависимости от компетенции (функций) организации могут создаваться следующие виды архивов:

· центральный архив федерального органа власти или органа власти субъекта Российской Федерации, хранящий документы аппарата органа власти, документы организаций непосредственного подчинения и других организаций, включенных в список источников комплектования архива, утвержденный руководителем органа власти;

· центральный отраслевой архив, хранящий документы всех организаций, отнесенных к определенной отрасли, всех уровней подчиненности и независимо от их территориального расположения;

· объединенный архив, хранящий документы нескольких организаций отрасли, связанных системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности;

· архив организации, хранящий документы только данной организации и её предшественников.

В зависимости от состава документации, подлежащей хранению в архиве, могут создаваться:

· архив управленческой документации;

· научно-технический архив;

· аудиовизуальный архив;

· архив документации на электронных носителях.

Архивы, состав документов которых обусловлен способом записи информации и носителем, могут создаваться как самостоятельные единицы или как структурные подразделения в составе архива организации. В соответствии с Основными правилами работы архива организацииот 06.02.2002, - п. 1.2.

1.3 Основные задачи и функции архива

Основными задачами архива организации являются:

· комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;

· учет и обеспечение сохранности документов;

· создание научно-справочного аппарата к документам архива;

· использование хранящихся в архиве документов;

· подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

Для организаций, осуществляющих временное депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, основные задачи архива определяются в соответствии с соглашениями и договорами, заключенными ими с учреждениями Федеральной архивной службы России.

В целях выполнения основных задач архив осуществляет следующие функции:

· ведет списки организаций и(или) структурных подразделений организации - источников комплектования архива;

· принимает упорядоченные документы структурных подразделений организации и организаций - источников комплектования архива;

· учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов;

· создаёт и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива;

· организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведёт учёт и анализ использования;

· проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;

· осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях - источниках комплектования;

· организует работу по составлению номенклатуры дел организации;

· оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в работе с документами;

· участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;

· участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления, в том числе в организациях - источниках комплектования архива.

Архивы организаций осуществляют приём электронных документов (ЭД), обеспечивают их сохранность, учёт, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение передаются ЭД в составе фондов организаций - источников комплектования архивов.

Все операции, осуществляемые с ЭД при передаче на архивное хранение и в процессе хранения (перезапись, конвертирование в новые форматы, сжатие и др.), должны быть документированы для обеспечения аутентичности ЭД. В соответствии с Основными правилами работы архива организацииот 06.02.2002, - п. 1.3.

• 2. НОРМАТИВНО-ПРАВОВАЯ БАЗА РАБОТЫ АРХИВА

2.1.Законодательная база, регулирующая работу архивов

Рисунок 1. Законодательное и нормативное регулирование организации работы архивов

В настоящее время деятельность архива осуществляется в соответствии с:

· конституцией российской федерации, 1993 г.;

· гражданским кодексом российской федерации, от 30.11.1994 № 51-фз (действующая редакция);

· трудовым кодексом российской федерации, от 30.12.2001 № 197-фз;

· федеральным законом российской федерации «об архивном деле» от 22.10.2004 №125-фз;

· приказом «об утверждении порядка формирования и хранения лицензионных дел» от 07.05.2010 №сэд-54-04-03-50.

2.2 Локальные нормативные акты

В базовый комплект входят:

· инструкция по делопроизводству;

· положение об архиве (положение о службе ДОУ, если при ней создано архивохранилище), положение об архивной службе или регламент по работе с архивными документами;

· должностные инструкции;

· инструкция по охране труда для архивиста;

· приказ о составе экспертной комиссии;

· положение об экспертной комиссии;

· положения, инструкции и другие документы, устанавливающие отдельные виды работ или разовые мероприятия с архивными документами.

Ряд документов (инструкция по делопроизводству, положение об архиве, положение об экспертной комиссии и др.) разработан в типовом варианте Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).

Инструкция по делопроизводству

В первую очередь в организациях должна быть разработана и утверждена инструкция по делопроизводству. Данный документ регламентирует порядок работы с документами, в том числе определяет правила оперативного хранения документов, устанавливая границу между документом и архивным документом.

Иногда, часто при отсутствии архива в организации, тематические разделы Инструкции по делопроизводству дополняются положениями, регулирующими архивное хранение документов. Но для этих сюжетов лучше подходит положение об архиве (работе с архивными документами).

Положение об архиве

Разрабатывая Положение об архиве (архивной службе, работе с архивными документами) организации, можно взять за основу Примерное положение об архиве государственного учреждения, организации, предприятия (утверждено приказом Роскомархива от 18.08.1992 № 176) или воспользоваться Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002).

Должностные инструкции

Работа с персоналом, отвечающим за постановку архивного дела в организации, предполагает, прежде всего, подбор сотрудников в соответствии с квалификацией и деловыми качествами, требования к которым отражены в Едином квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и служащих, утвержденным приказом Минздравсоцразвития России от 11.04.2012 № 338н (зарегистрирован в Минюсте России 28.05.2012 № 24339).

Инструкция по охране труда

Инструкцию по охране труда для архивиста разрабатывает служба охраны труда совместно с руководителем архивной службы, но если возникают сложности в ее составлении, то можно обратиться к разделам Основных правил работы архивов организаций, отражающих систему мер обеспечения сохранности документов, требования к помещению архива, режим хранения документов и т.д.

Приказ о составе экспертной комиссии

Приказ о составе экспертной комиссии (ЭК) издается в организации, когда назначается персональный состав или происходит ротация ее членов. Некоторые организации издают данный приказ ежегодно (в начале года), мотивируя это тем, что так удобнее. Но смысла в ежегодном издании указанного приказа нет, так как экспертная комиссия считается постоянно действующей.

Положение об экспертной комиссии

Положение о ЦЭК или ЭК организации - основной правовой документ, определяющий статус этого совещательного органа.

3. Организация работы архива

3.1 Планирование работы архива и отчётность архива

Планирование - деятельность по составлению планов, определяющих приоритетные задачи архива.

Планы составляются в соответствии со структурой и штатами архива, поскольку запланированные мероприятия не должны превышать возможности имеющихся подразделений трудовых ресурсов.

Структурные подразделения имеются, как правило, в государственном архиве. Структура государственного архива складывается из отделов, созданных обычно по функциональному принципу, т.е. по направлениям работы архива: отдела комплектования и ведомственных архивов, отдела учета, хранилищ, отдела научно-справочного аппарата, читального зала, отдела использования, приемной (справочного стола) архива и других отделов. За основу при разработке структуры архива берется типовая структура, утвержденная Росархивом, в которой указывается состав структурных подразделений для различных категорий архивных учреждений.

В архиве помимо отделов создаются коллегиальные совещательные органы, в работе которых принимают участие сотрудники различных структурных подразделений, а также приглашенные специалисты. К таким органам относится экспертная, экспертно-проверочная (экспертно-методическая) комиссии для решения вопросов экспертизы ценности документов (ЭЦД) и разработки научно-методического обеспечения деятельности архива;

Кроме того, для реализации отдельных издательских проектов в архиве могут создаваться временные трудовые коллективы.

В муниципальных архивах и архивах учреждений вместо структурных подразделений могут создаваться группы работников по направлениям деятельности под руководством специалиста.

В архиве учреждения различные направления работы, как правило, распределяются между сотрудниками.

Штатная численность работников архива определяется, исходя из объёма документов архива, хронологических границ, статуса архива и финансовых возможностей учреждения (ведомства) и государственного бюджета. Для государственных архивов существуют специальные формулы расчёта штатной численности.

Когда штаты и структура архива определены и утверждены директором архива, остаётся только обеспечить работой трудовой коллектив. Для того чтобы он трудился без авралов и без простоя, существуют планы (табл. 1).

Таблица 1

Государственный архив	Архив учреждения
1. План работы архива на год. 1.1. План научно- исследовательской работы архива на год. 1.2. План научно-издательской работы архива на год (приложение к годовому плану).	1. План работы архива учреждения на год.
2. План структурного подразделения архива на год.	2. Планы-графики приема дел от источников комплектования архива (на год с поквартальной разбивкой).
3.Индивидуальный план работы сотрудника или дневник учета труда сотрудника.	3. Планы-графики передачи дел на государственное хранение и представления сводных разделов описей на год (с поквартальной разбивкой).
4. Отчет о выполнении работы архива за год.	4. Перспективные (пятилетние) планы передачи документов на государственное хранение и представления сводных разделов описей - составляются по инициативе государственного архивов.
5. Отчет о выполнение плана за полугодие (квартал).	5. Отчет о выполнении годового плана архивом (в него включаются сведения о выполнении планов-графиков).
6. Отчет о выполнение плана структурного подразделения за год, полугодие, квартал.	6. Дневник учета труда работника (за месяц, квартал).
7. Отчет о выполнении индивидуального плана работы сотрудника.	7. Табель учета рабочего времени * Составляются по инициативе архива.

Планирование может быть текущим и перспективным.

· Перспективные планы (программы) составляются на долгосрочный период - 5, 10, 15 лет.

· Текущие планы составляются на период 1 год, 0,5 года, квартал, 1 месяц.

Главным документом по планированию работы в архиве является план работы архива на год.

План составляется на основе анализа отчётов за предыдущие годы, с учётом федеральных и региональных планов развития отрасли.

План работы архива состоит из:

· введения;

· текстовой части - перечня разделов, основных направлений и видов работ с указанием объёмов работы, сроков и исполнителей;

· расчётной части (основных показателей плана работы на год);

Расчётная часть плана включает бюджет рабочего времени по наиболее важным показателям, контролируемым органом управления. Бюджет рабочего времени - это количество рабочих дней в году, которое необходимо затратить на работу по каждому направлению. Он рассчитывается, исходя из штатной численности и типовых норм времени и выработки.

Соответственно, самый важный отчётный документ -- годовой отчёт архива, который составляется в соответствии с разделами плана и также содержит расчётную часть. К годовому отчёту архива могут прилагаться документы централизованного государственного учёта: паспорт архива, сведения о состоянии хранения документов в организациях -- источниках комплектования. Бюджет рабочего времени - это количество рабочих дней в году, которое необходимо затратить на работу по каждому направлению. Он рассчитывается, исходя из штатной численности и типовых норм времени и выработки.

По итогам работы архивом составляется отчёт о выполнении годового плана, планов-графиков, а также сведения о выполнении мероприятий, не включённых в годовой план. Последние отражаются в конце отчёта, при необходимости самостоятельным разделом.

Учёт труда в архиве ведётся в табеле учёта рабочего времени и в дневниках учёта труда. При расчёте норм времени на основные виды архивных работ архивы могут руководствоваться Межотраслевыми укрупнёнными нормативами времени на работы по документационному обеспечению управления.

Контроль за состоянием хранения документов

Архив проводит проверки состояния хранения документов и их организации в делопроизводстве структурных подразделений не реже одного раза в год, как правило, перед передачей дел в архив. Организация проверок должна входить составной частью в годовой план работы архива (приложение 1). В целях осуществления качественного анализа состояния и контроля за работой с документами архивом ведётся карточка учёта работы с организацией.

Руководители организации или структурного подразделения должны быть заранее поставлены в известность о проведении проверки.

По итогам каждой проверки составляется справка или докладная записка на имя руководителя организации, в которой отражается существующее положение и намечаются меры по ликвидации недостатков и улучшению работы.

С выводами проверки должны быть ознакомлены непосредственные исполнители и руководители соответствующего структурного подразделения.

Центральный архив федерального органа власти и органа власти субъекта Российской Федерации, центральный отраслевой архив, отраслевой архив органа управления субъекта Российской Федерации в соответствии с положениями о них осуществляют контроль за состоянием архивов и организацией документов в делопроизводстве подведомственных организаций.

• 3.2.Приём-передача документов при смене руководителя архива
• Смена руководства компании - ответственное и не всегда приятное событие, которое требует выполнения множества мероприятий.
• В их числе - надлежащее оформление и передача документов на хранение: при смене директора этим вопросам следует уделить самое пристальное внимание, дабы процедура смены прошла безупречно с юридической точки зрения.
• Работа с документами при смене руководства состоит из двух основных стадий.
• В первую очередь выполняется документальное оформление самой процедуры смены. Соблюдение требований, установленных законодательством в отношении такого оформления, позволит снять с предприятия ответственность за действия предыдущего директора, обеспечит правовую базу для разбора возможных конфликтных ситуаций.
• Документы о смене руководителя
• Решение о смене руководства должно быть принято на общем собрании учредителей компании; результаты такого собрания оформляются протоколом. После принятия решения о смене издается приказ об увольнении директора, покидающего компанию. Следует помнить о том, что смена руководителя обретает юридическую силу лишь после предоставления документов о такой смене в регистрирующие органы и внесения последними соответствующей записи в Единый государственный реестр юридических лиц.
• Комиссия по передачи документов
• По завершении документального оформления смены руководителя необходимо выполнить передачу документов. Издаётся приказ о приёмке-передаче дел при смене руководителя организации, создаётся комиссия, в состав которой входит председатель комиссии, члены комиссии, назначается дата, время передачи дел, определяются ответственные лица за передачу дел. Созданная комиссия, контролирует передачу документов и иных ценностей, хранящихся у прежнего руководителя организации.
• Комиссия, руководитель и его правопреемник должны подписать двусторонний акт приёма-передачи, в котором отражаются все существенные моменты, связанные с деятельностью организации и его прежнего руководителя, описываются, перечисляются передаваемые документы и материальные ценности.
• Акт передачи документов состоит:
• из вводной части, в которой содержится указание на место и время передачи документов, наименование компании, фамилию, имя и отчество председателя общего собрания или единственного участника процесса передачи;
• описательной части, которая содержит полный перечень передаваемых документов.
• Контроль передачи документов в полном объеме
• Крайне важно проконтролировать, чтобы передача документов при смене директора была осуществлена в полном объеме с тем, чтобы прежний директор не смог тем или иным способом повлиять на деятельность компании или распорядиться ее денежными средствами. Все ранее выданные доверенности должны быть отозваны; кроме того, сообщение о таком отзыве должно быть опубликовано в СМИ.

При возникновении спора (например, об утере каких-либо документов) будут иметься необходимые доказательства (подписанный акт передачи с описью передаваемых документов и ценностей), которые можно будет представить в суд.

Новый руководитель организации вправе провести осмотр документов или ценностей для подтверждения их наличия (сохранности). Данную процедуру можно организовать путем проведения выборочной или сплошной инвентаризации.

Соблюдение правил передачи документов обусловлено:

· риском потери нужных для нормальной работы организации документов;

· желанием сторон (т.е. руководителей) снять с себя ответственность за потерю документов;

Процедура передачи также включает в себя составление акта о переданных документах и визуальный осмотр передаваемых дел. Подписание акта производится как минимум в присутствии одного свидетеля (для ЗАО это может быть собрание акционеров, для АО - совета директоров и т.д.).

В акте может быть несколько десятков категорий документов: это и учредительные документы, и приказы, и свидетельства, и договора, и документы налоговой и бухгалтерской отчетности.

3.3 Порядок приёма-передачи документов при реорганизации организации

Реорганизация компании или предприятия - это достаточно часто встречающееся сегодня явление. Которое может представлять собой такие изменения, как разделение, преобразование, присоединение, выделение или же слияние организации. При этом реорганизация является достаточно сложным мероприятием, которое требует точного соблюдения множества нюансов, одним из которых является порядок передачи документов при реорганизации.

Любая компания на протяжении всего периода деятельности работает с большим количеством документов, которые имеют определенную степень важности. При этом вся документация имеет определенный срок хранения, который устанавливается законодательством в зависимости от типа документов и их значимости. Именно поэтому при передаче иным организациям некоторых функций, отделении структурного подразделения и других видах реорганизации компании, в первую очередь необходимо провести грамотную передачу документов в соответствии с установленными нормами.

Порядок приёма-передачи документов организации при реорганизации последней определяется распорядительным документом о реорганизации организации.

В состав ликвидационной комиссии по реорганизации организации должен входить представитель соответствующего архивного органа.

При реорганизации организации с передачей ее функций другой или нескольким организациям, в том числе с изменением форм собственности, документы передаются организации или организациям-правопреемникам.

При реорганизации организации, когда из ее состава выделяется структурное подразделение со статусом организации, последней передаются не завершенные делопроизводством дела, относящиеся к профилю ее деятельности, а также личные дела и лицевые счета сотрудников, перешедших на работу в эту организацию.

Перед передачей документов реорганизованной организации проводится проверка наличия и состояния дел, хранящихся в делопроизводстве и архиве, а также их научно-техническая обработка.

Акт приёма-передачи документов.

Унифицированного стандартного образца по заполнению данного документа нет, поэтому предприятия и организации вправе самостоятельно разработать его шаблон или же оформлять документ в свободной форме.

При необходимости документ можно заверить печатью, но это необязательно, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не использовать в своей деятельности печати и штампы.

Также акт должен содержать определённый перечень обязательный сведений. Здесь должна быть указана информация о сторонах, между которыми фиксируется факт передачи документов, а также полный список передаваемых документов с их чётким наименованием и количеством. Если передаются оригиналы документов - это следует обязательно указать в акте, если же копии, то они должны быть заверены передающей стороной.

В случаях особой ценности передаваемых документов, в акт желательно вносить более полные сведения о предприятиях (полные реквизиты с ОГРН, ИНН, КПП и т.д.), а также паспортные данные сотрудников, занятых в процессе передачи. Если же передаются стандартные документы, можно ограничиться более простой формой акта.

Акт приёма передачи (приложение 2) документов также должен содержать перечень всех передаваемых документов с указанием их номера, названия, даты и других основных особенностей. При составлении акта необходимо создание специальной комиссии, члены которой подписывают акт, подтверждая тем самым его состоятельность.

При ликвидации негосударственной организации, документы которой не передаются на государственное хранение (организация не имеет договора с учреждением государственной архивной службы), и при отсутствии правопреемника органы совместно с архивными учреждениями, обслуживающими соответствующую зону, обязаны принять меры по сохранности документов этой организации, определить порядок их дальнейшего хранения.

Документы постоянного срока хранения передаются ликвидируемой организации в зарегистрировавший её орган по описям де постоянного хранения. Эти описи рассматриваются на заседании экспертной комиссии ликвидируемой организации, согласовываются с ней и утверждаются экспертной комиссией зарегистрировавшего организацию органа и руководителем этой организации.

Документы по личному составу ликвидируемой организации в упорядоченном состоянии по описям дел также передаются в регистрирующие их органы. Описи дел по личному составу рассматриваются на заседании экспертной комиссии ликвидируемой организации

Документы временного срока хранения ликвидируемой организации, сроки хранения которых не истекли, по описям, номенклатурам дел и другим учётным документам передаются в зарегистрировавший орган с соответствующей отметкой в них о приёме - передаче документов временного срока хранения.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Не секрет, что архив организации считается важным структурным подразделением. Поэтому актуальной является необходимость изучения организации его работы. В ходе исследования были рассмотрены задачи, связанные с определением задачи и функций архива, а также грамотной организации его работы.

Проведенные исследования помогли раскрыть понятие архива организации, его виды, цели и задачи.

Были рассмотрены следующие нормативно правовые документы: конституция российской федерации, 1993 г., гражданский кодекс российской федерации, от 30.11.1994 № 51-фз (действующая редакция), трудовой кодекс российской федерации, от 30.12.2001 № 197-фз, федеральный закон российской федерации «Об архивном деле» от 22.10.2004 №125-фз, приказ «Об утверждении порядка формирования и хранения лицензионных дел» от 07.05.2010 № сэд-54-04-03-50, также были рассмотрены локальные нормативные документы.

Был изучен процесс организации работы, планирования и отчетности архива учреждения.

Можно сделать следующий вывод: организация работы архива учреждения не простой и трудоемкий процесс, который требует ответственного и грамотного подхода.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // Принят Государственной Думой 1 октября 2004 года.

2. Положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия от 19.01.1995 г. N 2.

3. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

4. Примерное положение об архиве государственного учреждения, организации, предприятия. 18.08.1992.№ 176.

5. Основные правила работы архивов организаций, одобр. решением коллегии Росархива от 06.02.2002 - М., 2002.

6. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение: учебник для нач. проф. образования (под ред. Козлова В.П.). Изд. 5-е, доп. - М.: Академия, 2007. - 272 с.

7. Банасюкевич В.Д. Основные правила работы архивов организаций. //«Делопроизводство», №4, 2002.

8. Бурова Е.М. Организация архивной и справочно-информационной работы по документам организации: учебник для студ. учреждений сред. проф. образования : в 2 ч. - ч. 1 / Бурова Е.М., Хорхордина Т.И. ; под ред. Буровой Е.М. : Издательский центр «Академия», 2016. - 336 с.

9. Кошелева Е.А. Проведение экспертизы ценности документов // «Секретарь-референт» - 2008. - № 11. - с.12-13.

10. Павлова У.В. Организация работы, обеспечение сохранности и использование документов в ведомственных архивах // «Делопроизводство» - 2009. - № 1. - с.106-111.

11. Храмцовская Н.А. Архивное хранение электронных документов глазами министерств и ведомств.// «Делопроизводство и документооборот», №8, 2006.

12. Архивное делопроизводство организации: ГОСТ, инструкция, документы, правила. Методические рекомендации по архивному делопроизводству [Электронный ресурс] // ФБ. М., 2017. URL: http://fb.ru/article/265293/arhivnoe-deloproizvodstvo-organizatsii-gost-instruktsiya-dokumentyi-pravila-metodicheskie-rekomendatsii-po-arhivnomu-deloproizvodstvu.(Дата обращения 12.01.2018).

13. Передача дел при смене руководителя[Электронный ресурс] // Компания «Центр регистрации бизнеса». М., 2007-2011. URL: http://www.regi-centr.ru/peredacha-del-pri-smene-rukovoditelya. (Дата обращения 15.01.2018).

14. Нормативно-правовая база архивного дела в Российской Федерации [Электронный ресурс] // МойДокс.ру. М., 2015-2018.URL: http://mydocx.ru/8-39914.html. (Дата обращения 03.02.2018).

15. Создание архива организации [Электронный ресурс] // КонсультантПлюс. М., 1997-2018. URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_40984/090d294e4deab3c2297c26c0b83999deb2ce2aa6.(Дата обращения 15.02.2018).

Приложение

Форма годового плана работы архива

УТВЕРЖДАЮ

Директор____________

«_____»________20__г.

№ п/п	Название раздела и наименование вида работы	Единица измерения	Объем работы	Бюджет рабочего времени	Срок исполнения	Исполнитель	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Наименование должности руководителя архива (подпись) Дата



Размещено на Allbest.ru

...