Виды регулирования деятельности кадровой службы

Размещено на http://www.allbest.ru/

УДК 331.108.26

Виды регулирования деятельности кадровой службы

Шелудченко А.Ю.

Башкирский государственный университет,

В данной статье рассказывается об основных видах регулирования деятельности кадровой службы. Рассматриваются конкретные статьи из Конституции РФ, Трудового Кодекса, Федеральных законов и ГОСТов. Их содержание отражает документоведческую деятельность. Проанализированы изменения в действующих законодательных и нормативно-методических актах по сравнению с актами, утратившими силу.

Ключевые слова: кадровая служба, документы по личному составу, кадровая документация, законодательное регулирование, нормативно-методические акты, делопроизводство, документоведение.

This article describes the main types of regulation of Personnel activities. Specific articles from the Constitution of the Russian Federation, the Labor Code, Federal laws and GOSTs are considered. Their content reflects documentary activity. Changes in existing legislative and normative-methodical acts are compared with acts that have lost their force.

Keywords: personnel service, documents on staff, personnel documentation, legislative regulation, normative and methodical acts, office work, document management.

Абсолютно вся деятельность предприятий должна быть отражена в документах. Особое внимание нужно уделить документации по личному составу. Именно она отражает трудовые отношения. Юридическая сила кадровых документов полностью зависит от правильности ее составления и оформления. Кадровики должны хорошо знать законодательные акты, где описываются отношения между работником и работодателем. Данные акты в обязательном порядке должны находиться в отделе кадров для удобного использования в определенный момент проверки законности конкретного документа или проблемы, отраженной в нем. Главная функция документов по личному составу заключается в обеспечении социальных прав граждан, опираясь на действующее законодательство [6].

Проблема изучения регулирования и хранения документации по личному составу на сегодняшний день стоит наиболее остро, ведь, к примеру, малое количество человек знакомо с изменениями сроков хранения кадровых документов. кадровый трудовой закон

Регулирование документации по личному составу изучалась на протяжении долгого времени различными учеными. Данную тему хорошо раскрывают специалисты в области документоведения и документационного обеспечения управления такие, как Андреева В.И., Басаков М. И., Кузнецова Т.В., Русакова С.В.

Основными видами регулирования деятельности отделов кадров являются:

1. Законодательно-правовое регулирование (Конституция РФ, Трудовой Кодекс, Федеральные законы, Постановления Правительства, Указы Президента и т.д.);

2. Нормативно-методическое регулирование (ГОСТы РФ и т.д.);

3. Организационное регулирование (регулирующие документы, созданные непосредственно в организации - Устав, Коллективный договор, Положение и т.д.) [10].

Первым обязательным документом, находящимся в отделе кадров, является Конституция РФ от 15 декабря 1993 года. Статья 37 главы «Права и свободы человека и гражданина» говорит о праве на труд и отдых, длительности рабочего дня, выходных и праздниках, об оплачиваемом отпуске. Вторым по важности законодательным актом, регулирующим трудовые отношения, является Трудовой кодекс РФ от 30 декабря 2001 года с изменениями и дополнениями от 3 июля 2016 года [9]. Статья 5 перечисляет законодательные, нормативные, методические и другие акты, оказывающие влияние на трудовые отношения. Акты приводятся в прямой последовательности в зависимости от их значимости: ТК РФ; Федеральные законы и законы субъектов РФ, отражающие принципы трудового права; Указы Президента РФ; Постановления Правительства РФ и нормативно - правовые акты федеральных органов исполнительной власти; Нормативно - правовые акты органов местного самоуправления; Договоры, соглашения и локальные нормативные акты, отражающие принципы трудового права.

Ни один из перечисленных документов не должен противоречить другим. Действие актов федеральных органов государственной власти распространяется на всю территорию России, акты субъектов РФ действительны только в пределах данного субъекта, акты органов местного самоуправления - в соответствующем муниципальном образовании, локальные акты предприятия - только на этом предприятии [7].

Немаловажную роль в отделе кадров играет статья 14 ТК РФ «Исчисление сроков». Она говорит о том, что «прекращение трудовых прав и обязанностей начинается на следующий день после календарной даты, которой определено окончание трудовых отношений». Данная статья имеет большое значение не только при увольнении работника с данного предприятия, но и при подсчете трудового стажа и в тех ситуациях, где необходимо принимать во внимание абсолютно каждый день работы человека. Кадровые службы работают по основным принципам социального партнерства, о которых говорится в статье 24 ТК РФ (Принцип равноправия сторон; уважения и учета интересов; заинтересованности в участии в договорных отношениях; соблюдения трудового законодательства и нормативно-правовых актов и т.д.) [11].

Статья 65 описывает документы, необходимые при приеме на работу. В статье 85 дается определение персональным данным - «информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника». В статье 283 перечислены документы, необходимые при поступлении на работу по совместительству. Закрепляя отношения между работником и работодателем в кадровой документации нужно в первую очередь обратиться к тексту ТК РФ. Также в ТК описывается составление документов по личному составу. В ТК показано соподчиненность законодательных и нормативно - правовых актов, их иерархия, которая обязательно учитывается кадровиком.

Кроме Конституции и ТК РФ кадровики опираются на Закон РФ от 21 июля 1993г. № 54851 «О государственной тайне», где полно описываются данные, которые могут являться государственной тайной. Также в дополнение к данному закону идет Указ Президента РФ от 30 ноября 1995 года № 1203 «О перечне сведений, отнесенных к государственной тайне».

Защиту персональных данных целиком и полностью освещает ФЗ от 25 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных». Этот закон «обеспечивает защиту прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну». Уже первая статья играет огромную роль в обработке персональных данных в электронной и традиционной форме. Главные термины и определения прописаны в статье 3 данного закона в количестве 11 штук. Как мы успели заметить, закон полностью отражает те моменты, с которыми практически ежедневно сталкиваются секретари и работники кадровых служб в организациях [2].

ФЗ от 29 июля 2004 г. № 98 «О коммерческой тайне» описывает проблему конфиденциальности информации при трудовых отношениях. Положения этого закона должны быть использованы при оформлении будущего сотрудника на работу. Ведется обработка его персональных данных, которые являются конфиденциальной информацией.

С 1995 по 2006 годы имел юридическую силу ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации», а 27 июля 2006 года он был заменен на ФЗ № 149 «Об информации, информационных технологиях и защите информации». Изменения и дополнения к данному закону вышли 19 декабря 2016 года и вступили в силу соответственно с 1 января 2017 года. Также в настоящий документ планируется внести дополнительные изменения с 1 июля 2017 года в соответствии с Федеральным законом от 1 мая 2017 года № 87-ФЗ. Будут внесены дополнительные статьи, значительно лучше отражающие работу с аудиовизуальными документами.

В настоящем законе находят свое определение многочисленные термины, помогающие вести делопроизводство в отделе кадров и не только, четко и ясно описываются нормы трудовых отношений в области информации, информационных технологий и защиты информации. Закон доступно описывает права и обязанности сторон, обладающих информацией, и доступ к ней. Защита информации отражена в 16 статье закона, также в статье 17 предусмотрена ответственность за нарушения в сфере информации, информационных технологий и защиты информации.

Далеко не все предприятия имеют право размещать на своих печатях и бланках изображение герба. Это говорится в Федеральном Конституционном Законе (ФКЗ) от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» с изменениями и дополнениями от 12 марта 2014 года. На основании статьи 4 настоящего закона «Государственный герб РФ воспроизводится на документах, удостоверяющих личность гражданина России, на иных документах общегосударственного образца, выдаваемых федеральными органами государственной власти, органами, осуществляющими государственную регистрацию актов гражданского состояния, а также на других документах в случаях, предусмотренных федеральными законами». «Государственный герб Российской Федерации помещается на печатях федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, на печатях органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями, а также органов, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния».

Форму, размеры и технические требования к печатям с воспроизведением Государственного герба России устанавливает ГОСТ Р 51511--2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Основные положения, форма, размеры и технические требования» [5].

В статьях 16-19 ФЗ «О языках народов Российской Федерации» от 25 октября 1991 года № 1807-1 с изменениями и дополнениями от 12 марта 2014 года говорится об употреблении русского языка в документоведческой деятельности, также при составлении документов по личному составу.

А в статье 3 ФЗ «О государственном языке Российской Федерации» от 1 июля 2005 года № 53-ФЗ приведены правила идентичности содержания и оформления документации, выполненной на нескольких языках.

В 2003 году вступили в силу «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» введенные 16 апреля 2003 года №225 постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» с изменениями и дополнениями от 1 марта 2008 года.

Теперь отметка об увольнении сотрудника в трудовой книжке, «за время работы у данного работодателя» заверяется подписью и печатью работодателя. До данного изменения отметку можно было заверить печатью отдела кадров.

10 октября 2003 года Постановлением Министерства Труда РФ была введена «Инструкция по заполнению трудовых книжек» № 69. Составление и оформление документации по личному составу кадровых документов стандартизировано и унифицировано. Также были разработаны и утверждены Постановлением Правительства РФ 8 июля 1997 года «Альбомы унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий» была возложена в Постановлении Правительства РФ от 08 июля 1997 года.

Кадровики до настоящего времени пользуются данными Альбомами в традиционной бумажной и электронной форме. На основе Правил постановки делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. № 477, составляется и оформляется документация по личному составу, помогает ему в этом ГОСТ Р 6.30-2003, который также действует на организационно-распорядительную документацию [3]. Она тоже проходит через отдел кадров. Правила оформления и хранения дел отражены в «Основных правилах работы архивов организаций».

Благодаря Федеральному закону №43-ФЗ от 2 марта 2016 года изменился срок хранения документации по личному составу. Теперь кадровая документация, созданная до 2003 года, будет храниться в государственных архивных учреждениях 75 лет со дня поступления и проведения экспертизы ценности. Документы же, изданные после 2003 года, должны храниться в архивах лишь 50 лет со дня поступления. Однако, важно почеркнуть, что каждая организация вправе увеличить срок хранения, но не уменьшить срок менее, чем на 50 лет [12].

Отделы кадров абсолютно всех предприятий - от государственных до частных руководствуется организационно-правовой документацией, которая разрабатывается непосредственно на самом предприятии [8]. В первую очередь таковым является устав организации - совокупность норм, которые регулируют работу различных предприятий, граждан, обществ и их отношения с другими физическими и юридическими лицами. Также устав описывает права и обязанности в конкретной сфере деятельности. Данный вид документа должен утверждаться вышестоящей властью - администрация субъекта РФ, министерство и т.д., устав же юридического лица должен быть утвержден его создателями-учредителями и зарегистрирован в надлежащем порядке. При создании коммерческих предприятий устав является обязательным учредительным документом. Изучить правила составления и оформления устава организации нам помогает Гражданский Кодекс Российской Федерации. Содержание устава изменяется в зависимости от его разновидности [1].

Кадровики обязаны полностью придерживаться положений устава организации, в которой они работают и точно выполнять цели и задачи, прописанные в данном документе. Целью является обеспечение данного предприятия высококвалифицированными сотрудниками для быстрого и качественного выполнения конкретных задач. В настоящем документе должен находиться порядок назначения руководящих лиц. Затрагиваются и другие проблемы, связанные с принятием новых сотрудников и их распределением [10]. Один экземпляр устава должен храниться в отделе кадров для его быстрого и удобного использования кадровиками.

Согласно ТК РФ, предприятия и организации обязаны иметь документы, которые рассматривают отношения между работником и работодателем. Коллективный договор является одним из таких, в ст.40 ТК РФ дается его полное определение - «правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации или у индивидуального предпринимателя и заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей». Кроме уровня предприятия коллективный договор также может быть составлен на уровне структурных подразделений и дочерних предприятий. Содержание договора определяется самими составителями, в ст. 41 ТК РФ приводится лишь примерный перечень проблем, которые могут рассматриваться в договоре данного вида. Они носят рекомендательный характер. Стоит отметить, что в ст.9 ТК РФ прописаны пункты коллективного договора, которые должны обязательно в нем присутствовать.

Условия труда не должны снижать права сотрудников, а наоборот рабочая деятельность должна всячески поощряться, в том числе и благоприятными условиями труда. При составлении договора данного типа следует в обязательном порядке указать ФИО всех его составителей, их должности и срок действия документа. Согласно ст.43 ТК РФ «коллективный договор заключается на срок не более трех лет и вступает в силу со дня его подписания, также договор можно продлить, но не более чем на три года» [11]. Спустя семь дней после подписания коллективный договор должен быть зарегистрирован в обязательном порядке.

Нормативные акты, созданные непосредственно на предприятии, возглавляют Правила внутреннего трудового распорядка. Они являются своеобразным дополнением к коллективному договору, если таковой был составлен в данной организации. На некоторых предприятиях Правила составляются в виде отдельного документа, потому что не имеют коллективный договор. Составление и основные пункты Правил прописаны в ст. 189 ТК РФ. Данный вид документа очень схож с коллективным договором, так как является обычно его продолжением или же дополнением. Правила внутреннего трудового распорядка должны быть утверждены руководителем организации и вывешены на видном месте.

Одним из главных локальных документов также является Положение о работе с персональными данными работника. Кадровики каждый день ведут свою деятельность с личными делами и вообще с персональными данными сотрудников, в этом, собственно, и заключается их работа. Секретари должны быть знакомы в первую очередь с ФЗ «О персональных данных» от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ. Руководитель организации назначает должностное лицо, которое будет ответственным за обработку и сохранность персональных данных абсолютно каждого работника. Положение о работе с персональными данными обычно утверждается приказом руководителя, в котором и назначается ответственное лицо по данному виду работы [13]. В этом случае отдельный приказ о возложении ответственности о защите данных не выпускается. У данного вида документа отсутствует унифицированная форма. В каждой организации Положения могут называться поразному: «О защите персональных данных работника» или «Об организации работы с персональными данными работника». Но положение должно полностью осветить правильную работу кадровиков с персональными данными сотрудников предприятия и их защиту.

В штатном расписании, также являющимся локальным распорядительным документом, прописывается весь численный состав предприятия. Штатное расписание «представляет собой перечень должностей в учреждении с указанием их количества и размеров должностных окладов» [1]. Целью является нормирование численности штатного персонала предприятия и соотношения специалистов. Форма данного документа унифицирована (№ Т-3). В расписании можно увидеть такие графы, как структурные подразделения, профессии, количество штатных единиц, оклады, надбавки, месячный фонд заработной платы. Все должности в полном составе должны быть полностью прописаны в документе. Он подписывается старшим инспектором отдела, главным бухгалтером, впоследствии утверждается приказом. В штатное расписание могут вноситься изменения и дополнения с помощью того же распорядительного документа - приказа руководителя. Опираясь на штатное расписание, отдел кадров ведет прием сотрудников на свободные места, занимается повышением квалификации работников.

Стоит отметить, на предприятиях главным организационно-распорядительным документом подразумевается наличие такого документа, как структура и штатная численность. Документ отражает численный состав каждого структурного подразделения и всей организации и составляется на год, в отличие от штатного расписания. В структуру и штатную численность редко вносятся какие-либо изменения, а если таковые имеются, то они подкрепляются приказом руководителя организации и или предприятия [6].

При подготовке к передаче документов на архивное хранение необходимо создать так называемое «дело», обложка дел длительного хранения обязательно должна быть из картона, а не из бумаги. Существует три типа обложек. В ГОСТе 17914-72 прописаны технические требования к картону, дыркам в нем и завязкам. Прописан момент упаковки, маркировки, транспортирования и хранения дел [4].

Таким образом, создание и оформление документов по личному составу - главная задача работы отдела кадров различных предприятий [13]. Чтобы выполнять данную задачу, необходимо опираться на законодательные, нормативные и методические документы, регулирующие деятельность кадровых служб. Для этого такие документы, как Конституция РФ, Трудовой Кодекс, должны быть всегда под рукой у инспектора отдела кадров. Проблемы документирования трудовой деятельности и отношений, возникающих в ее процессе, обязаны постоянно регулироваться руководством предприятия, принимая во внимание условия нормативно-правовых актов по документоведению, делопроизводству и архивоведению по составлению и оформлению реквизитов документов по личному составу. Документы должны быть сданы в архив надлежащим образом, чтобы при надобности продолжить с ними работу в любой момент [12].

Список литературы

1. Анодина Н. Н. Документооборот в организации: практическое пособие/ Н. Н Анодина- М. :«Омега-Л»,2009. -156с.;

2. Белов А. Н., Белов А. А. Настольная книга специалиста службы делопроизводства: с учетом нового законодательства/ Белов А. Н. -М.: «Эксмо-Пресс», 2009. -211с.;

3. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" - М.: Издательство стандартов, 2003;

4. Государственный стандарт ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования» - М. - 1972;

5. Государственный стандарт ГОСТ Р 51511--2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» - М. - 2001;

6. Захаркина О.И. Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база. С учетом новой редакции Трудового кодекса РФ /О.И. Захаркина - Омега-Л, 2009;

7. Конституция Российской Федерации от 12 декабря 1993 года;

8. Кузнецова Т.В. Кадровое делопроизводство / Т.В. Кузнецова // Трудовое право. - 2010. -№11;

9. Марков В.Н. Справочник по делопроизводству/ В.Н. Марков - Санкт - Петербург, "Альфа", 2012;

10. Русакова С.В. Законодательное регулирование документирования в учреждениях / С.В. Русакова // Делопроизводство. - 2005. - № 2. - С. 81-87;

11. Трудовой кодекс Российской Федерации: Новая редакция с дополнениями - М. 2016;

12. Шелудченко А.Ю. Архивное хранение документов по личному составу // Гуманитарные научные исследования. 2016. № 10 [Электронный ресурс];

13. Шелудченко А.Ю. О некоторых аспектах формирования личных дел сотрудников //Гуманитарные научные исследования. 2016. № 12 [Электронный ресурс].

Размещено на Allbest.ru