Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Правове забезпечення «електронного» документообігу в правоохоронних органах України

ЗАГАЛЬНА ХАРАКТЕРИСТИКА РОБОТИ

Актуальність теми. Становлення інформаційного суспільства поступово відбувається майже у всіх країнах світу, у тому числі й в Україні. Високий ступінь використання інформаційних технологій та відповідного простору стає безпосереднім чинником економічного зростання, соціально-політичної стабільності та розвитку держави, ефективного здійснення управлінських функцій органами державної влади. Опрацювання стрімко зростаючих обсягів інформації, основу яких складають потоки й масиви документів, можливе сьогодні лише за умови впровадження «електронного» документообігу з документами в державних органах і організаціях. Застосування «електронних» документів, тобто створення ресурсу документів у цифровому форматі, в органах державної влади, установах, організаціях та на підприємствах України, набуває дедалі більшого розвитку, що зумовлено значним зростанням обсягу управлінських документів, необхідністю здійснення контролю за їх обігом, виконанням, зберіганням та використанням.

Так, ефективна робота правоохоронних органів значною мірою залежить від їх здатності оперативно реагувати на виклики сьогодення, швидко й згідно із законом здійснювати захист порушених прав та свобод учасників суспільних відносин. Особливістю сучасного стану розвитку правоохоронної системи нашої держави є те, що її функціонування неможливе без використання сучасних інформаційних технологій, які дозволяють значно скоротити час, що витрачається на здійснення певних операцій, а також підвищити якість їх виконання. Особливої актуальності це набуває сьогодні, під час реформування системи правоохоронних органів. Однак численні організаційні і нормативно-правові суперечності та прогалини уповільнюють і ускладнюють процес впровадження інформаційних технологій у практичну діяльність правоохоронних органів та підрозділів країни.

Вказане обумовлює важливість запровадження та розвитку «електронного» документообігу в процесі інформаційного забезпечення діяльності правоохоронних органів України на основі процесів соціальної інформатизації.

Питання правового регулювання діяльності правоохоронних органів та їх реформування розглядалися в роботах: О.М. Бандурки, М.Г. Вербенського, С.М. Гусарова, Ю.В. Дубка, Я.Ю. Кондратьєва, В.І. Олефіра, В.П. Пєткова, С.В. Пєткова, В.М. Плішкіна, Т.О. Проценка, О.Ф. Скакун, І.М. Шопіної, Х.П. Ярмакі, О.Н. Ярмиша та інших.

Адміністративно-правові та організаційні проблеми впровадження інформаційних технологій в діяльність органів державної влади стали предметом досліджень вітчизняних науковців у галузі права, таких як Г.Г. Асеєв, О.А. Баранов, В.Т. Білоус, М.П.Бобильова, В.М.Боркус, Ю.Г.Вітін, М.В. Завальний, М.В. Ларін, М.С. Демкова, О.В. Кохановська, О.В. Логінов, Ю.Є. Максименко, О.В. Матвієнко, А.А. Музика, О.В. Олійник, А.М.Подоляка, В.І. Тихонов, О.О. Тіхоміров, К.П. Череповський, О.Ш. Чомахашвілі, Т.А. Шевцова, І.Ф. Юшин та ін.

Міжгалузевий характер інформатизації окремих напрямів діяльності правоохоронних органів загалом, і органів та підрозділів внутрішніх справ України зокрема, визначив напрям досліджень та публікацій вітчизняних учених- представників різних галузей права: фахівців із інформаційного права - I.В. Арістової, К.I. Бєлякова, В.Н. Бутузова, В.Д. Гавловського, В.О. Голубєва, Р.А. Калюжного, О.Г. Комісарова, О.В. Копана, А.М. Новицького, П.I. Орлова, В.С. Цимбалюка, М.Я. Швеця, вчених-криміналістів - В.В. Бірюкова, В.Г. Хахановського та інших.

Незважаючи на це, чимало теоретичних і практичних питань, які стосуються проблем правового забезпечення «електронного» документообігу в правоохоронних органах України, розглядаються авторами фрагментарно і потребують узагальнення, вироблення концептуального підходу на рівні окремого наукового дослідження.

Зазначене вище свідчить про актуальність обраної теми дослідження й необхідність подальшого опрацювання проблем адміністративно-правового регулювання «електронного» документообігу в правоохоронних органах України.

Зв'язок роботи з науковими програмами, планами, темами. Дисертація виконана відповідно до: п.4.7 Плану заходів з виконання Концепції реалізації державної політики у сфері профілактики правопорушень на період до 2015р. (постанова Кабінету Міністрів України від 8 серпня 2012р. №767); п.п.1.19 Додатку13 Переліку пріоритетних напрямів наукового забезпечення діяльності органів внутрішніх справ України на період 2010-2014рр. (наказ МВС України від 29липня 2010р. №347); п.225 розділу XIII Указу Президента України «Про Національний план дій на 2013 рік щодо впровадження Програми економічних реформ на 2010-2014 роки «Заможне суспільство, конкурентоспроможна економіка, ефективна держава»» (Указ Президента України від 12.03.2013р. №128/2013); п.3.2 Плану наукової діяльності Державного науково-дослідного інституту МВС України на 2012р. (рішення Вченої ради ДНДІ МВС України від 23.12.2011р., протокол №6).

Дослідження спрямоване на виконання окремих положень Національної програми інформатизації (Закон України від 4лютого 1998року «Про Національну програму інформатизації»), основних засад розвитку інформаційного суспільства в Україні (Закон України від 9січня 2007року «Про основні засади розвитку інформаційного суспільства в Україні»), Програми інтеграції України до Європейського Союзу (Указ Президента України від 14вересня 2000року «Про затвердження Програми інтеграції України до Європейського Союзу»).

Мета і завдання дослідження. З урахуванням практичного та наукового значення обраної теми, метою дослідження стало поглиблення теоретико-методологічних основ юридичної та управлінської практики правоохоронних органів України. Це має бути здійснено шляхом проведення комплексного аналізу теоретичних та правових засад організації «електронного» документообігу, визначення проблем, які перешкоджають його впровадженню, обґрунтування висновків та розроблення пропозицій задля пошуку шляхів їх подолання як на законодавчому рівні, так і на рівні практичної діяльності.

Реалізація поставленої мети передбачає вирішення наступних завдань:

-здійснити аналіз ґенези впровадження інформаційних технологій в процес документообігу органів державної влади;

-дослідити зарубіжний досвід нормативно-правового забезпечення процесу інформатизації державного управління;

-розглянути поняття, сутність та зміст організації «електронного» документообігу;

-розкрити мету, завдання та принципи організації «електронного» документообігу в правоохоронних органах України;

-визначити особливості правового статусу суб'єктів процесу «електронного» документообігу в правоохоронних органах України;

-здійснити дослідження системи нормативно-правових актів, що забезпечують правове регулювання процесів «електронного» документообігу;

-проаналізувати сукупність правових режимів доступу до масивів документів у спеціалізованих інформаційно-телекомунікаційних системах (далі ІТС) правоохоронних органах України;

-висвітлити актуальні проблеми організації «електронного» документообігу в правоохоронних органах України та визначити шляхи удосконалення цього процесу;

- надати обґрунтовані пропозиції щодо гармонізації нормативно-правової бази, що регулює відносини у сфері інформатизації, інформаційного забезпечення та організації «електронного» документообігу в правоохоронних органах України;

-запропонувати шляхи удосконалення правового забезпечення та організації та процесу «електронного» документообігу в правоохоронних органах України.

Об'єктом дослідження є суспільні відносини, що виникають у процесі інформатизації правоохоронної діяльності в цілому, інформаційного забезпечення та «електронного» документообігу в правоохоронних органах України зокрема.

Предмет дослідження - правове забезпечення «електронного» документообігу в правоохоронних органах України.

Гіпотеза дослідження базується на припущенні, що розробка теоретико-методологічних засад правового регулювання відносин у сфері інформаційного забезпечення та «електронного» документообігу в правоохоронних органах України стане основою для системно-комплексного підходу до зазначених процесів, а отримані теоретичні висновки і практичні рекомендації сприятимуть подальшому вдосконаленню концептуальних основ інформатизації правоохоронної діяльності.

Методи дослідження. Методологічну основу дисертаційного дослідження становить сукупність методів пізнання явищ і процесів, використання яких дозволило вирішити поставлені завдання та досягти мети дисертаційного дослідження.

Так, за допомогою історично-правового методу здійснено дослідження історичних аспектів впровадження інформаційних технологій в документообіг органів державної влади (підрозділи 1.1,1.2). Системно-структурний метод було використано при дослідженні режимів доступу до «електронних» документів у правоохоронних органах України (підрозділ1.3). Використання логіко-семантичного методу дозволило сформулювати й удосконалити деякі поняття, що визначають сутність «електронного» документообігу в цілому та в правоохоронних органах України зокрема (підрозділи 1.3,1.4,3.2). Метод порівняльно-правового аналізу було застосовано при порівнянні норм законодавства та відомчих нормативно-правових актів, що забезпечують процеси «електронного» документообігу (підрозділ 2.2). Діалектичнийметод- під час висвітлення актуальних проблем організації «електронного» документообігу в правоохоронних органах (підрозділ3.1). Аксіологічний метод застосовано при висвітленні пропозицій щодо підвищення рівня інформаційної підготовки та культури як факторів удосконалення правового забезпечення організації «електронного» документообігу в правоохоронних органах (підрозділ 3.3).

Нормативно-правову базу дисертації складають Конституція України, закони України, укази та розпорядження Президента України, постанови та розпорядження Кабінету Міністрів України, нормативно-правові акти центральних органів виконавчої влади, нормативно-правові акти окремих країн світу, що регулюють правові відносини у сфері «електронного» документообігу.

Емпіричну основу дослідження склали результати узагальнення правової публіцистики, періодичних, довідкових та «електронних» видань.

Науково-теоретичну основу дисертації становлять сучасні теоретико-методологічні розробки вітчизняних і зарубіжних фахівців у галузі філософії, теорії держави і права, адміністративного права і процесу, інформаційного права, соціології, державного управління та військових наук, зокрема, описаних у працях В.Б. Авер'янова, О.Ф. Андрійко, Ю.П. Битяка, І.П. Голосніченка, Є.В. Додіна, П.В. Дихтієвського, С.В. Ківалова, В.В. Коваленка, Ю.М. Козлова, М.І. Козюбри, В.К. Колпакова, А.Т. Комзюка, С.О. Кузніченка, О.В. Кузьменко, В.Я. Настюка, Н.Р.Нижник, І.М. Пахомова, О.П. Рябченко, А.О. Селіванова, С.Г. Стеценка, О.Д. Тихомирова, О.О. Тихомирова, М.М. Тищенка, Ю.С. Шемшученка, М.К. Якимчука та інших.

Наукова новизна одержаних результатів полягає в тому, що дисертація є одним із перших досліджень, у якому визначено сутність та особливості організації «електронного» документообігу у правоохоронних органах України, запропоновано теоретико-методологічні засади правового регулювання відносин у сфері інформаційного забезпечення правоохоронної діяльності, які складають основу для системно-комплексного підходу до його правового забезпечення викладено конкретні рекомендації для його удосконалення.

На основі проведеного дослідження вироблено низку концептуальних положень, висновків і пропозицій, що мають важливе значення не лише для теорії інформаційного права, але й для правозастосування, а саме:

вперше:

-визначено правовий статус правоохоронних органів як суб'єктів інформаційної діяльності, що має комплексний характер та являє собою сукупність регламентованих нормами законодавства прав, обов'язків та заборон в процесі обігу документів у цифровому форматі в спеціалізованих відомчих ІТС;

-складено класифікацію правових норм, що регулюють обіг документів у спеціалізованих, відомчих ІТС правоохоронних органів;

-сформульовані причини низької ефективності інформатизації правоохоронної діяльність, вдосконалення процесу інформаційного забезпечення правоохоронних органів та підрозділів, впровадження «електронного» документообігу в спеціалізовані, відомчі ІТС, які видається можливим поділити на: організаційні - недостатнє кадрове забезпечення професійного персоналу фахівців в галузі інформаційних технологій; відсутність критеріїв оцінки ефективності діяльності правоохоронних органів та їх працівників, економічні - недостатнє фінансування та непрозорість витрачання бюджетних коштів, виділених на інформатизацію правоохоронних органів, технологічні - відсутність єдиного бачення щодо програмно-технічного забезпечення ІТС, правові - недосконалість національного інформаційного законодавства; неузгодженість відомчих нормативно-правових актів, соціальні - низький рівень інформаційної підготовки (грамотності) та культури кадрового складу співробітників правоохоронних органів;

удосконалено:

-поняття «електронного» документу та «електронного» документообігу;

-систему принципів «електронного» документообігу;

-теоретико-методологічні підходи до правових режимів доступу до масивів документів як частини інформаційних ресурсів спеціалізованих ІТС правоохоронних органах України;

дістали подальшого розвитку:

-періодизація становлення та розвитку «електронного» документообігу в органах державної влади в Україні;

-сучасна парадигма дефініції «інформаційна культура»;

-розуміння мети та організації «електронного» документообігу;

-вимоги, яким повинні відповідати спеціалізовані відомчі ІТС правоохоронних органів щодо обігу документів;

-уявлення про структуру та зміст Інформаційного кодексу України;

-правотворчі підходи до змін і доповнень до законодавчих та підзаконних правових актів, якими регламентується документообіг в правоохоронних органах.

Практичне значення одержаних результатів полягає в тому, що вони використані та впроваджені:

-у практичну діяльність під час удосконалення системи інформаційного забезпечення органів внутрішніх справ (акт впровадження МВС України від 20.11.2013р.);

-у науково-дослідну діяльність під час проведення відповідних науково-дослідних робіт (акт впровадження Державного науково-дослідного інституту МВСУкраїни від 17.12.2013р.);

-у навчальний процес під час викладання навчальної дисципліни «Юридичне документознавство» (акт впровадження Національної академії внутрішніх справ України від 12.12.2013р.).

Окремі положення, висновки і пропозиції дослідження також можуть бути використані:

-у науково-дослідній сфері при проведенні подальших наукових досліджень питань інформатизації правоохоронних органів та її правового забезпечення;

-у практичній та правотворчій діяльності окремих підрозділів правоохоронних органах України, розробленні подальшої стратегії їх розвитку;

-у навчальному процесі при викладанні курсу «Інформаційні технології в діяльності правоохоронних органів», «Юридичне документознавство» та спецкурсів, присвячених проблемам інформатизації органів державної влади, а також у навчально-методичних розробках.

Апробація результатів дисертації. Основні результати проведених досліджень були оприлюднені на міжнародних та всеукраїнській науково-практичних конференціях, зокрема: Міжнародній науково-практичній конференції «Напрями удосконалення протидії правопорушенням у сфері господарської діяльності» (м.Ірпінь, 2-3 грудня 2011р., Національний університет ДПС України); Міжнародній науково-практичній конференції «Участь курсантів та студентів у розбудові правової держави в Україні» (м.Донецьк, 17березня 2012р., Донецький юридичний інститут МВС України); Всеукраїнській науково-практичній конференції «Актуальні проблеми адміністративного права та процесу» (м.Донецьк, 28вересня 2012р., Донецький юридичний інститут МВС України); Міжнародній науково-теоретичній конференції «Внутрішні та зовнішні загрози національній безпеці держави» (м.Київ, 2квітня 2013р., Київський національний університет внутрішніх справ).

Публікації. Основні положення та результати дисертації відображено в 11публікаціях, зокрема у семи наукових статтях, опублікованих у виданнях, що визначені як фахові з юридичних дисциплін в Україні (одна - в іноземному науковому виданні) та чотирьох тезах доповідей, надрукованих за результатами проведення науково-практичних конференцій.

Структура й обсяг дисертації. Особливість теми дослідження зумовила його структуру. Робота складається зі вступу, трьох розділів, що об'єднують дев'ять підрозділів, висновків, списку використаних джерел та додатків. Загальний обсяг роботи становить 214 сторінок, з яких основна частина - 187сторінок, список використаних джерел - 212 найменувань.

ОСНОВНИЙ ЗМІСТ РОБОТИ

У вступі обґрунтовано актуальність теми дисертації та її зв'язок з науковими програмами, планами, темами, визначено мету, завдання та методи дослідження, його об'єкт, предмет та гіпотезу, виділено наукову новизну результатів дослідження та їх практичне значення, вказано про апробацію результатів роботи та перелік публікацій, у яких визначено деякі основні аспекти проведеного дослідження.

Розділ1 «Теоретико-методологічні засади «електронного» документообігу в органах державної влади» складається з чотирьох підрозділів.

Упідрозділі1.1«Ґенеза процесу впровадження інформаційних технологій в діяльність органів державної влади» здійснено узагальнення поглядів вчених на хронологію інформатизації процесу документообігу, звернуто увагу на взаємообумовленість впровадження інформаційних технологій та «електронного» документообігу, визначено їх роль у процесі адміністративної діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування.

Вказується на той факт, що каталізатором розвитку та впровадження «електронного» документообігу в органах державної влади стала поява та розповсюдження всесвітньої системи комунікації, інформаційно-телекомунікаційної мережі Інтернет.

Акцентується увага на ролі «електронного» цифрового підпису. Стверджується, що в українському законодавстві, попри визначення поняття «електронного» підпису, реальні заходи вживаються лише щодо врегулювання правовідносин стосовно «електронного» цифрового підпису, обмежуючи суб'єктів правовідносин «електронного» діловодства виключно криптографічними особистими та відкритими ключами. Крім того, наразі вУкраїні немає єдиних вимог до систем управління документаційними процесами, що ускладнює перехід до новітнього етапу діловодства на всіх рівнях.

Виділено та висвітлено авторське бачення періодів становлення та розвитку «електронного» документообігу органів державної влади.

Упідрозділі1.2 «Зарубіжний досвід нормативно-правового забезпечення процесу інформатизації державного управління» на основі вивчення історії правового забезпечення процесів «електронного» документообігу в Німеччині, Франції, Італії, Великобританії, США, Японії, Південній Кореї наголошується, що їх досвід свідчить про те, що для подальшої успішної реалізації проектів із упровадження «електронного» документообігу в Україні необхідно враховувати типові проблеми, а саме: необхідно доопрацювати відповідну законодавчу та нормативну базу в цій сфері; потребує вирішення питання правового надання юридично значущого статусу інформаційним ресурсам, розміщуваним в відомчих ІТС органами державної влади, установах, організаціях та підприємствах; на загальнодержавному рівні слід виробити єдині принципи, формалізувати формати та стандарти для систем «електронного» документообігу між країнами.

Підрозділ1.3 «Поняття, сутність та зміст процесу «електронного» документообігу» присвячений аналізу та лінгвістичній оцінці сутності дефініції словосполучення «електронний документообіг», етимологія якого визначена вітчизняними, зарубіжними вченими та законодавцем. Висвітлено деякі аспекти організації «електронного» документообігу у правоохоронних органах України.

Звернуто увагу на те, що досягнення ефективності дії правових норм у будь-якій сфері, тим більш інформаційно-правових дослідженнях, залежать від розуміння та трактування норм законодавства, а також досконалості термінологічно-понятійного апарату.

Аналізуючи етимологію поняття «електронні дані», автор вказує на некоректність вживання терміну «електронні».

На основі проведеного дослідження щодо організації систем «електронного» документообігу в правоохоронних органах на прикладі ІТС МВС України вказується, що побудова системи повинна вирішувати наступний комплекс функціональних задач, зокрема: реєстрацію та діловодство; опрацювання звернень громадян, колективних звернень; опрацювання звернень громадян до Приймальні МВС України; опрацювання запитів та звернень народних депутатів; опрацювання запитів на публічну інформацію; опрацювання адвокатських запитів; опрацювання нормативно-розпорядчих документів; опрацювання звернень громадян по телефону «гарячої лінії»; доставку документів структурним підрозділам; організацію колективної роботи над документами; контроль виконання доручень керівництва; відправку вихідної кореспонденції; обробку структурованих документів; роботу з документами через web-клієнта; ведення «електронного» архіву документів; підготовку звітів; обмін документами з віддаленими підрозділами; адміністрування; захист інформації від несанкціонованого доступу чи втрати під час її зберігання, опрацювання, транслювання каналами зв'язку тощо.

Наголошується на тому, що в ІТС комплексна система захисту інформації не передбачає роботу з «електронними» документами, що мають режим доступу «таємно». Передусім це пов'язано з незначним обсягом фінансування технічних та програмних складових захисту каналів передачі такої інформації.

Запропоновано авторське визначення понять «електронного» документу, «електронного» документообігу та організації «електронного» документообігу.

У підрозділі1.4 «Мета, завдання та принципи організації «електронного» документообігу в правоохоронних органах України» на основі аналізу сутності організації процесів «електронного» документообігу в апараті МВС України визначено, що мета її створення носить «технічний» характер. Такий підхід фактично ставить до виконання перелік конкретно визначених завдань, що формують функціональні складові ІТС, що розглядається.

Теоретичне та практичне дослідження системи «електронного» документообігу, у тому числі й в межах правоохоронних відомств, дозволило сформулювати критерії, що висуваються до сукупності пов'язаних з цим інформаційних процесів. Зокрема, виходячи із зазначених режимів доступу до «електронних» документів, пропонується розробити комплекс правових та адміністративних заходів щодо захисту документів у цифровому форматі від можливих випадків «інформаційних атак» та витоку персональних даних, які можуть міститися в масиві документів.

Стверджується роль методологічних засад у системі принципів розробки та використання спеціалізованих, відомчих ІТС, якими мають керуватися її розробники під час вирішення різноманітних питань, пов'язаних із її функціонуванням та експлуатацією. Виділено систему принципів«електронного» документообігу в правоохоронних органах та підрозділах, до яких пропонується віднести: принцип повноти; принцип достовірності; принцип захищеності; принцип доступності документів; принцип безперервності руху документів.

Розділ2.«Сучасний стан правового забезпечення організації «електронного» документообігу в правоохоронних органах України» складається з двох підрозділів.

Упідрозділі2.1 «Особливості правового статусу суб'єктів «електронного» документообігу в правоохоронних органах України» наголошується, що раціональна діяльність співробітників завжди є гарантією ефективної роботи правоохоронних органів. Для підвищення результатів службової діяльності та оперативного реагування на робочі завдання, плідної взаємодії між органами та відповідними структурними підрозділами необхідно мати доступ до відомчих та міжвідомчих інформаційних ресурсів з урахуванням їх правових режимів і, відповідно, компетенції окремих суб'єктів інформаційних процесів.

Постає необхідність запровадження контролю роботи з документами на всіх етапах, що має кардинально підвищити якість роботи виконавців, зробить терміни підготовки документів більш прогнозованими і керованими. При цьому вихідні дані для прийняття рішень, необхідна інформація і самі рішення подаються у вигляді службових документів. Усе це можливо тільки за умови функціонування системи управління, побудованої на основі «електронного» документообігу.

Звертається увага на те, що у змісті розділу 3 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» законодавець відносить до суб'єктів «електронного» документообігу: 1)автора; 2)посередника; 3)адресата. Зважаючи на сукупність процесів, які фактично визначають сутність «електронного» документообігу і є невід'ємними його складовими, постає питання про неможливість забезпечення визначеної сукупності цих процесів тими суб'єктами «електронного» документообігу, що їх визначив законодавець.

Так, наприклад, для забезпечення процесу архівного зберігання «електронних» документів суб'єктом «електронного» документообігу може виступати архівна установа або відповідний підрозділ.

Разом з тим у Положенні про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 26 листопада 2010 року, до суб'єктів «електронного» документообігу віднесено: адміністратора автоматизованої системи; користувача автоматизованої системи; технічного адміністратора.

Тож питання формування складу суб'єктів «електронного» документообігу потребує ґрунтовних наукових досліджень, реалізація яких, на нашу думку, можлива тільки після реально впровадженої та практично дієвої системи «електронного» документообігу у правоохоронних органах, яка б забезпечувала роботу всієї сукупності визначених процесів такого документообігу.

На основі аналізу та вивчення правового статусу суб'єктів «електронного» документообігу стверджується, що права, обов'язки та відповідальність суб'єктів «електронного» документообігу у законодавстві України та відомчих підзаконних актах правоохоронних органів висвітлені частково та позбавлені системності й повноти.

Однією з ключових перепон на цьому шляху є відсутність визначення повної сукупності суб'єктів «електронного» документообігу, в першу чергу, в Законі України «Про електронні документи та електронний документообіг». Ця прогалина створює передумови для визначень у підзаконних та відомчих нормативно-правових актах, відмінних від офіційно закріплених у законодавстві, суб'єктів. Надаються пропозиції щодо змін та доповнень до Закону.

Упідрозділі2.2 «Правове забезпечення процесів «електронного» документообігу» здійснено дослідження та розкрито сутність правового регулювання основних процесів «електронного» документообігу, зокрема їх: створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення.

Проведено аналіз чинної законодавчої бази та відомчих нормативно-правових актів, що регулюють інформаційні процеси та відповідну діяльність в правоохоронних структурах держави.

На основі аналізу існуючих систем «електронного» документообігу робиться висновок про те, що на сьогодні жодна із функціонуючих відомчих ІТС не здатна забезпечити вимоги документообігу в цифровій формі відповідно до Закону. Зокрема, це відбувається внаслідок того, що деякі процеси «електронного» документообігу організовані без урахування особливостей документообігу в спеціалізованих ІТС. Так, наприклад, реєстрація «електронних» документів здійснюється згідно з установленим порядком реєстрації документів у паперовому вигляді.

Зазначається, що одним із кроків за напрямом правового забезпечення документообігу з використанням інформаційних технологій є постанова Кабінету Міністрів України «Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади» (далі - Інструкція), розроблена з метою удосконалення, підвищення ефективності документаційного забезпечення управління. Разом з цим в Інструкції не висвітлюються питання роботи з «електронними» документами та «електронного» документообігу із застосуванням «електронного» (цифрового) підпису.

З метою усунення виявлених недоліків пропонується передбачити організацію та правове регулювання правовідносин щодо застосування так званого «електронного» підпису в процесі розробки Інформаційного кодексу України, його окремому розділі, наприклад, «Обіг документів у інформаційно-телекомунікаційних системах», де передбачити також основні визначення та положення щодо правового забезпечення та організації «електронного» документообігу.

Зазначається, що основною організаційною формою обробки «електронних» документів в органах державної влади і правоохоронних органах є організаційно-економічний об'єкт управління, а саме автоматизована система управління різних рівнів і призначень.

Вказується, що на ефективність автоматизованої системи управління виробництвом впливає дисципліна користувачів, до чого деякі організації виявляються непідготовленими. Найчастіше відсутня можливість контролю з боку відправника за процесом одержання і реєстрації документів приймаючою стороною. Ця ситуація вбачається ще більш неприродною, якщо врахувати те, що вихідний документ також готується в автоматизованій системі, а текст існує у вигляді файлу і спеціально роздруковується для відправлення в інші організації.

Пропонуються можливі шляхи вирішення ситуації, що полягають у створенні системи обміну «електронними» документами між органами державної влади і правоохоронними органами.

Констатується, що традиційний паперовий документообіг ще не скоро втратить своє значення - найближчими роками важливі документи все одно будуть видаватися, затверджуватися і доставлятися в паперовому вигляді.

Так, наразі існуючий обмін документами між органами державної влади та правоохоронними органами є т.зв. «паперово-електронним», у якому документ пересилається в «електронному» вигляді, реєструється, і саме з «електронною» копією відбувається робота, а паперова копія передається звичайним шляхом.

Зазначається, що зростання обсягу інформації, представленої в електронному вигляді постійно відбувається не тільки за рахунок нових «електронних» документів, а й документів, створених раніше, що мають історичне, наукове, культурне, соціальне, економічне значення. Збереження і використання цих документів для майбутніх поколінь на всіх етапах розвитку суспільства є пріоритетним завданням системи «електронного» документообігу, що запроваджується в правоохоронних органах.

Розширено та висвітлено перелік вимог, додержання яких обов'язкове при здійсненні зберігання «електронних» документів.

Розкрито значення відсутності державної системи обміну «електронними» документами як слабкої ланки, яка не дозволяє використовувати інформаційні технології в архівах та прискорювати процеси документообігу. Стверджується, що впровадження такої системи дозволило б забезпечувати зв'язок між усіма органами державної влади.

Сформульовано вимоги, яким повинна відповідати процедура обміну «електронними» документами в органах державної влади.

Розділ3 «Шляхи вдосконалення правового забезпечення організації «електронного» документообігу в правоохоронних органах» складається з трьох підрозділів.

Упідрозділі3.1«Актуальні проблеми організації «електронного» документообігу в правоохоронних органах» визначено особливості сучасного стану організації «електронного» документообігу в правоохоронних органах України, виокремлено притаманні їй переваги та недоліки.

Вказується, що однією із проблем при організації «електронного» документообігу в правоохоронних органах та підрозділах є постійні структурні зміни в організаціях, установах, що спричинюють слабку формалізацію виробничих процесів. Наявність таких рухів може призупинити чи відкласти впровадження «електронного» документообігу. Адже передача документів на папері з одного підрозділу до іншого дуже часто супроводжується втратою інформації та часу, що є неминучим наслідком будь-яких структурних і кадрових перестановок. Впровадження ж систем «електронного» документообігу здатне суттєво спростити реалізацію подібних структурних змін.

Водночас при впровадженні «електронного» документообігу в діяльність правоохоронних органів необхідно враховувати вимоги до забезпечення безпеки даних (інформаційної безпеки) і обмеження доступу (правового режиму доступу). Рівень документування та «електронного» документообігу в Україні не відповідає міжнародним стандартам. Окремі правоохоронні органи намагаються створити відомчі системи «електронного» документообігу. Проте ці системи не мають експертних висновків за результатами державної експертизи у сфері криптографічного захисту інформації та в деяких випадках не відповідають чинному законодавству.

Звертається увага на реєстрацію «електронного» документа, яка проводиться після його створення. Такі обов'язкові його реквізити, як реєстраційний індекс і дата реєстрації, не є його складовими - на них як на дані не накладався «електронний» цифровий підпис. Вирішення цієї проблеми покладено на розробників систем «електронного» документообігу, які пропонують накладати на такі обов'язкові реквізити інші цифрові підписи та логічно пов'язувати їх з іншими обов'язковими реквізитами. Вирішення цих завдання буде першим кроком до побудови механізмів, за якими надалі можна буде запропонувати порядок зберігання інших груп документів з носіями інформації ІТС, що не є «електронними» документами відповідно до Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг».

Сформульовано причини низької ефективності впровадження «електронного» документообігу у діяльність правоохоронних органів України.

У підрозділі3.2 «Гармонізація нормативно-правової бази організації «електронного» документообігу в правоохоронних органах» на підставі аналізу сучасного стану правового регулювання у досліджуваній сфері визначено основні перешкоди для активного впровадження «електронного» документообігу у правоохоронну діяльність. Для подолання прогалин та суперечностей у відомчих нормативно-правових актах за цим напрямом запропоновано в проекті Інформаційного кодексу України враховувати ратифіковані Україною нормативні акти (угоди, конвенції) міжнародного права; легалізувати позитивні звичаї в сфері інформаційних відносин та норми суспільної моралі, загальнолюдські цінності, визначені Організацією Об'єднаних Націй в Декларації прав людини та інших міждержавних нормативних актах.

Зауважується, що практика впровадження та функціонування окремих систем «електронного» документообігу у правоохоронних органах вказує на те, що створення та використання відомчих ІТС, якщо й забезпечує виконання покладених на відповідний правоохоронний орган завдань, водночас призводить до їх «розсинхронізації» й не дозволяє інтегрувати їх в Єдину інформаційну систему правоохоронних органів. Тому пропонується можливий варіант вирішення зазначеної проблеми, що полягає в розробці та прийнятті відповідного нормативно-правового акту, який би визначав критерії функціонування спеціалізованих, відомчих ІТС, умови їх використання, обміну та координації інформаційних ресурсів правоохоронних органах держави загалом.

Зазначається, що окремі положення пункту 13 статті 11 Закону України «Про міліцію» безпосередньо пов'язані із процесами «електронного» документообігу, а тому наголошується на тому, що сьогоденні реалії вимагають, щонайменше, визначення «електронного» документообігу у відповідних законах, що регулюють діяльність окремих правоохоронних органів та підрозділів держави.

Звертається увага на відсутність у системі професійної підготовки працівників правоохоронних органів інформаційної підготовки.

Пропонується до відповідних відомчих нормативно-правових актів, що регулюють відносини у сфері організації та забезпечення проведення службової професійної підготовки, внести відповідні зміни, розширивши перелік складових частин системи службової підготовки, доповнивши її такими дисциплінами як інформаційна підготовка та здійснення «електронного» документообігу.

У підрозділі3.3 «Підвищення рівня інформаційної підготовки та культури як фактор удосконалення правового забезпечення організації «електронного» документообігу в правоохоронних органах» акцентовано увагу особливостях інформаційної культури в правоохоронних органах України.

Звертається увага на рівень інформаційної освіти фахівців (суб'єктів) «електронного» документообігу у правоохоронних органах. Так, далеко не всі фахівці мають змогу ефективно формувати й використовувати інформаційні ресурси. Причиною цього є відсутність або недостатній рівень відповідних умінь та навичок. Ситуація ускладнюється ще й тим, що в жодному офіційному джерелі не визначено обсягів та змісту необхідної і достатньої підготовки суб'єктів «електронного» документообігу. Таким чином, стверджується, що в Україні станом на сьогодні відсутня ефективна система професійної підготовки фахівців для забезпечення участі суб'єктів «електронного» документообігу у відповідних документаційних процесах.

Встановлено, що підвищення рівня інформаційної культури потребує вирішення наступних завдань сфери роботи з електронними документами: встановлення раціональної послідовності руху й опрацювання документованої інформації; досягнення максимальної її оперативності, яка б забезпечувала швидке проходження «електронного» документа від моменту складання чи одержання до виконання; розроблення схем проходження основних видів електронної документації, включаючи отримання й розгляд вхідних документів, проходження внутрішніх документів у процесі їх обробки; забезпечення зберігання службових «електронних» документів та користування ними у поточній діяльності установи виконавцями; врахування новітніх інформаційних технологій документаційного забезпечення управління.

Запропоновано здійснювати забезпечення належного рівня культури організації роботи з «електронними» документами за рахунок: уніфікації документно-інформаційних комунікацій; дотримання основних принципів роботи з «електронними» документами; побудови цілісної системи документаційного забезпечення управління; розвитку автоматизованих систем управління «електронним» документообігом за рахунок створення «електронної» канцелярії та архіву; забезпечення захисту «електронних» документів від несанкціонованого доступу.

ВИСНОВКИ

У висновках дисертації репрезентовано теоретичні підсумки роботи, які в узагальненому вигляді відображають мету, задачі та наукову новизну дослідження.

1.На підставі здійсненого аналізу ґенези впровадження інформаційних технологій в процес документообігу органів державної влади видається можливим виділити наступні етапи становлення та розвитку «електронного» документообігу: 1)поява перших електронно-обчислювальних машин (ЕОМ) із засобом візуалізації (дисплеєм) документів у цифровому форматі та відповідного програмного забезпечення, що дало можливість їх створення, редагування та накопичування шляхом запису у формі файлів на електронні носії; 2)розробка та впровадження програмного забезпечення для створення систем управління базами даних (СУБД); 3)поява автоматизованих інформаційних систем (АІС) на базі комп'ютерних мереж; 4)створення та об'єднання локальних інформаційних мереж і систем, а також масивів документів у цифровому форматі з використанням засобів телекомунікації та можливостей глобальної мережі Інтернет; поява інформаційно-телекомунікаційних систем (ІТС); 5)розробка технологій захисту масивів документів у цифровому форматі та їх нормативно-правового забезпечення.

2.«Електронний» документ - це сукупність текстових даних та обов'язкових реквізитів, що дозволяють ідентифікувати його автора, у цифровому форматі при їх обробці в ІТС.

«Електронний» документообіг - це дії суб'єктів адміністративної діяльності з організації інформаційного процесу з обігу документів в ІТС з часу їх створення до моменту знищення.

Метою «електронного» документообігу є вдосконалення інформаційного забезпечення діяльності правоохоронних органів та підрозділів на основі використання сучасних здобутків науки і техніки та соціальної інформатизації як процесу розробки та впровадження інформаційних технологій.

Завдання «електронного» документообігу в правоохоронних органах та підрозділах полягають в: підвищенні продуктивності виконання співробітниками поставлених перед ними оперативно-службових задач; удосконаленні (шляхом автоматизації) окремих управлінських функцій (інформаційне та кадрове забезпечення, контроль, моніторинг тощо); створенні та оптимізації системи підтримки управлінських рішень шляхом удосконалення інформаційних процесів та операцій з інформаційними ресурсами; оптимізації та координації дій окремих підрозділів; зменшенні витрат на матеріально-технічне забезпечення.

Організація «електронного» документообігу в правоохоронних органах та підрозділах- це інформаційна діяльність співробітників - суб'єктів процесу обігу документів, що полягає у виконанні службових обов'язків як посадових осіб, так і фахівців у галузі інформаційних технологій та телекомунікаційних мереж, направлена на створення, впровадження та захист інформаційних процесів і ресурсів, що забезпечують процедури обробки документів у цифровому форматі в спеціалізованих, відомчих ІТС з моменту їх створення до знищення.

Невід'ємною проблемою правового забезпечення та організації «електронного» документообігу є питання правового регулювання «електронного» підпису в якості атрибута «електронного» документу.

3.Система принципів «електронного» документообігу включає: 1)принцип повноти, відповідно до якого обіг «електронних» документів забезпечується та передбачає наявність всієї сукупності достатніх процесів, що визначають зміст «електронного» документообігу; 2)принцип достовірності, тобто забезпечення істинності відомостей та даних, що містяться в «електронному» документі; 3)принцип захищеності, який полягає в реалізації заходів, спрямованих на збереження цілісності «електронних» документів, а також забезпечення їх правового режиму та вимог щодо доступу до персональних даних; 4)принцип доступності, що полягає в легкості та зручності забезпечення роботи з масивами документів в певній інформаційно-телекомунікаційній системі та її ресурсах; 5)принцип безперервності руху документів, що полягає в активному забезпеченні всіх процесів документообігу в спеціалізованих інформаційно-телекомунікаційних системах правоохоронних органах.

4.Інформаційна культура - це сукупність знань, вмінь та навичок особистості (суб'єкта інформаційних відносин), які дозволяють кваліфіковано здійснювати дії та операції з інформаційними ресурсами - інформаційну діяльність.

5.Процес обробки масивів документів як частини інформаційних ресурсів спеціалізованих, відомчих ІТС правоохоронних органів має включати такі правові режими: доступ до відкритих документів, доступ до службових документів (у тому числі конфіденційної інформації), доступ до таємних документів.

6.Правові норми, що регулюють обіг документів в спеціалізованих, відомчих ІТС правоохоронних органів, класифікуються на: норми, що визначають понятійні категорії, які забезпечують сукупність інформаційних процесів; норми, що визначають права та обов'язки учасників процесу документообігу; норми, що визначають особливості та умови процедур, які забезпечують та супроводжують повну сукупність процесів документообігу; норми, що регулюють відносини у сфері захисту інформаційних систем та ресурсів (інформаційної безпеки); норми, що визначають сукупність та межі відповідальності за порушення у сфері документообігу (інформаційні правопорушення).

7.Інформаційно-телекомунікаційні системи правоохоронних органів повинні забезпечувати виконання таких вимог для обігу документів: 1)цілодобовий доступ до масивів документів для певного кола посадових осіб; 2)протоколювання обігу документів - фіксування дати та часу їх отримання та надсилання (переміщення); 3)терміновий пошук даних в масивах документів за реквізитами, а також забезпечення контекстного пошуку; 4)дублююче копіювання оригіналів масивів документів для забезпечення захисту від їх втрати (випадків знищення); 5)зберігання масивів документів в архіві, швидкий доступ до них.

8.Потребують змін положення відомчих нормативно-правових актів, що регулюють відносини у сфері організації та проведення службової професійної підготовки, перелік складових якої слід доповнити такими дисциплінами як інформаційна підготовка та здійснення «електронного» документообігу.

9.Особливості розвитку та поступового практичного впровадження «електронного» документообігу в систему правоохоронних органів України зумовлюють необхідність удосконалення нормативно-правового забезпечення. Основні визначення та положення щодо правового забезпечення та організації «електронного» документообігу мають бути визначені в Інформаційному кодексі України в окремому розділі, наприклад, «Обіг документів у інформаційно-телекомунікаційних системах». В запропонованому розділі слід передбачити організацію та правове регулювання правовідносин щодо застосування так званого «електронного» підпису.

10.З метою вдосконалення законодавства у сфері організації та правового регулювання відносин, що виникають в процесі «електронного» документообігу, до прийняття зазначеного вище Кодексу необхідно внести наступні зміни та доповнення до Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг»:

-змінити назву Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» на «Про обіг документів в інформаційно-телекомунікаційних системах»;

-у статті1 Закону у визначення поняття «суб'єкти електронного документообігу - автор, підписувач, адресат та посередник, які набувають передбачених законом або договором прав і обов'язків у процесі електронного документообігу» ввести градацію та замінити його на «суб'єкти електронного документообігу - суб'єкти, які безпосередньо здійснюють окремі процедури з підготовки документу та набувають передбачених законом або договором прав і обов'язків (автор, підписувач, адресат та посередник), та суб'єкти, які здійснюють операції щодо обігу документів у цифровому вигляді в інформаційно-телекомунікаційних системах»;

-відповідно до запропонованої вище назви Закону статтю14 «Організація «електронного» документообігу» викласти у наступній редакції: назву статті 14 сформулювати як «Організація обігу документів в інформаційно-телекомунікаційних системах», відповідно до якої «організація обігу документів в інформаційно-телекомунікаційних системах - це скоординована діяльність, яка полягає у здійсненні активних дій посадовими особами підприємств, установ, організацій, у яких впроваджується обіг документів у цифровому форматі, а також фахівцями в галузі розробки та впровадження інформаційних технологій (програмістами, системотехніками, системними адміністраторами), спрямована на супроводження інформаційних процесів та ресурсів, що забезпечують обробку та обіг масивів документів в інформаційно-телекомунікаційних мережах з часу їх створення до моменту знищення.

Обіг документів в інформаційно-телекомунікаційних системах здійснюється відповідно до законодавства України або на підставі договорів, що визначають взаємовідносини суб'єктів електронного документообігу.

Використання документів в інформаційно-телекомунікаційних системах у цивільних відносинах здійснюється згідно із загальними вимогами вчинення правочинів»;

-доповнити Закон окремою статтею «Принципи обігу документів в інформаційно-телекомунікаційних системах», в якій закріпити здійснення документообігу в інформаційно-телекомунікаційних системах відповідно до принципів повноти, достовірності, захищеності, доступності масивів документів, безперервності їх руху.

11.Проблеми правового забезпечення інформатизації органів державної влади, удосконалення інформаційного забезпечення в цілому та обігу документів у відомчих ІТС потребують подальшого правового дослідження в частині узгодження положень інформаційного, адміністративного та кримінального законодавства, а також відомчих нормативних актів.

СПИСОК ОПУБЛІКОВАНИХ ПРАЦЬ ЗА ТЕМОЮ ДИСЕРТАЦІЇ

електронний документообіг правовий

1.Бойков А.Г. Досвід нормативно-правового регулювання електронного документообігу в Російській Федерації / А.Г. Бойков // Наука і правоохорона. - 2011.-№3(13). -С.138-143.

2.Бойков А.Г. Правове регулювання електронного документообігу у сфері господарської діяльності / А.Г. Бойков // Наука і правоохорона. -2011. - №4(14). -С.107-112.

3.Бойков А.Г. Деякі аспекти закордонного досвіду правового регулювання електронного документообігу / А.Г. Бойков // Наука і правоохорона. - 2012. - №1(15). -С.139-144.

4.Бойков А.Г. Проблеми правового регулювання архівного зберігання електронних документів в Україні / А.Г. Бойков // Наука і правоохорона. - 2012. -№3(17). -С.53-60.

5.Бойков А.Г. Деякі аспекти розвитку та формування елементів інформаційної культури щодо електронного документообігу / А.Г. Бойков // Наука і правоохорона. -2013. -№1(19). -С.73-77.

6.Бойков А.Г. Концепція створення та функціонування автоматизованої системи «Єдине вікно подання електронної звітності»: методологічний аналіз / А.Г.Бойков // Держава та регіони. -2013. -№3. -С.29-32.

7.Бойков А.Г. Государственные стандарты в сфере электронного документооборота Украины / А.Г. Бойков // Вестник Казанского юридического института МВД России. Научно-теоретический журнал. -Казань, 2013. - №3(13). - С.130-133.

Основні результати, положення і висновки дисертації доповідалися й обговорювалися на конференціях ізібраннях

8.Бойков А.Г. Розвиток правового регулювання електронного документообігу у сфері господарської діяльності / А.Г. Бойков // Напрями удосконалення протидії правопорушенням у сфері господарської діяльності: збірник наукових праць за матеріалами Міжнар. наук.-практ. конф. (2-3груд. 2011р.).-Ірпінь: Національний університет ДПС України, 2011. -С.46-49.

...