В органы прокуратуры поступает значительное количество обращений, поручений, запросов и иных документов. В то же время органами прокуратуры создаются исходящие документы, которые направляются иным органам и лицам. Ежедневно также происходит обмен внутренними документами, которые предназначены для работников в одном органе прокуратуры.

В связи с этим необходимо обеспечить своевременное получение входящих и внутренних документов, исходящие документы должны быть своевременно направлены. При этом важнейшим аспектом является учет всех поступивших (отправленных) документов и фиксация результатов работы с документами в прокуратуре.

Для работы с документами в органах прокуратуры России внедрена аппаратно-программная инфраструктура "Информационная система обеспечения надзора за исполнением законов в органах прокуратуры Российской Федерации" (ИСОП), на базе которой функционирует прикладная система АИК "Надзор". АИК "Надзор" позволяет автоматизировать делопроизводство в органах прокуратуры. В вышестоящих прокуратурах регистрация всех документов, учет резолюций, движения производств осуществляется в АИК "Надзор". В районных прокуратурах эта система начинает функционировать после завершения процесса оснащения необходимой компьютерной техникой, обучения персонала и издания соответствующих организационно-распорядительных документов.

В настоящее время в органах прокуратуры работа с документами регламентируется Приказом Генерального прокурора Российской Федерации от 29.12.2011 № 450, который утвердил Инструкцию по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры России [7].

Важным базовым понятием в сфере документационного обеспечения деятельности является термин "документооборот". В органах прокуратуры особенности документооборота регламентирует названная ранее ведомственная Инструкция. Для уяснения определения понятия "документооборот" обратимся к нормам Постановления Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 года № 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" (далее - Постановление № 477) [5]. Постановление № 477 дает следующее определение: "документооборот" - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки (п.4).

Особенности осуществления делопроизводства в органах прокуратуры в целом и документооборота как его составляющей представляют как научный, так и практический интерес. Документооборот, организованный надлежащим образом, определяет порядок работы с документами в органах прокуратуры; предоставляет возможность контролировать ход и результаты этой деятельности; позволяет учитывать результаты работы с документами. В свою очередь, научно обоснованные рекомендации позволят совершенствовать документооборот и повысить эффективность делопроизводства в органах прокуратуры.

В органах прокуратуры, как и в других организациях, документооборот может быть рассмотрен как направленное движение документов. По этому признаку выделяются входящие, исходящие и внутренние документы органов прокуратуры (пункты 2.1.2, 2.1.7, 2.2.3 Инструкции). Ежемесячно составляется сводка о документообороте в органе прокуратуры, в которой учитываются входящие, исходящие и внутренние документы (форма сводки установлена приложением 34 Инструкции).

Изучение документооборота не может быть ограничено только исследованием направленности движения документов. Так, анализ определения понятия "документооборот", указанного в Постановлении № 477, позволяет сделать вывод, что работа с документами включает следующие виды деятельности: создание или получение, исполнение, помещение в дело, отправка. Следовательно, документооборот - это строго регламентированный процесс.

В органах прокуратуры организацию документооборота как процесса регламентирует раздел 2 Инструкции, определяя последовательно порядок приема и первичной обработки документов, регистрации, рассмотрения и исполнения, отправления исходящих документов. В соответствии с требованием п.2.2.4 Инструкции, прохождение, рассмотрение и исполнение документов должно удостоверяться отдельными отметками о поступлении, регистрации, направлении, порядке исполнения, контроле, передаче, списании в дело. Таким образом, осуществление документооборота в прокуратуре подразумевает определенные виды деятельности.

В то же время проставление на документах определенных отметок и их учет (в том числе в электронных, например, в АИК "Надзор") позволяет разграничить между собой различные действия с документами при осуществлении документооборота.

Как мы указывали ранее, определение понятия "документооборот" формулирует пункт 4 Постановления № 477, которое является базовым федеральным документом в области делопроизводства. В силу ч.2 ст.11 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" [4], правила делопроизводства и документооборота, установленные государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти.

Однако Постановление № 477 не обозначает особым образом составляющие документооборота. В связи с отсутствием нормативного определения элементы документооборота могут быть названы различным образом, что осложнит исследование вопросов делопроизводства. Для каждого из трех потоков документов: входящих, исходящих, внутренних, анализ последовательных операций документооборота позволит выявить и проанализировать общие по характеру и специфичные способы работы с документами и требования к фиксации результатов работы. Поэтому определение составляющих документооборота как предмета исследования является первостепенной задачей.

В настоящее время правовая база по данному вопросу не отличается единообразием. Например, "ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования" [2] определяет части процесса документирования информации, периоды цикла документа как стадии; в то же время выделяет этапы применительно к выполнению отдельных операций (пункты 8.3.7, 8.4, 9.1, 9.8.2).

"Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти" [3] содержат указание о необходимости выделять этапы прохождения документов (пункт 3.4.6).

Таким образом, как правило, применяются такие термины как "стадия", "этап" прохождения документа, документооборота.

В свою очередь, Инструкция по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры также применяет понятие "этап", выделяя этап первичного рассмотрения обращения (приложение № 8), оговаривая, что связка регистрационных карточек между собой возможна на любом этапе прохождения документа (пункт 2.4.2.11).

"Этап" понимается как отдельный момент, стадия процесса [6].

В связи с этим представляется возможным говорить об отдельных этапах документооборота. Значит, раздел 2 и п.2.2.4 Инструкции называют этапы документооборота в органах прокуратуры: прием, первичная обработка, регистрация и учет, направление, контроль, передача, рассмотрение и исполнение, отправление исходящих документов, списание документов в наряд (дело).

Первым этапом документооборота является прием документов: почтового отправления, телеграммы, телефонограммы, бандероли, обращения, поступившего на личном приеме, факса и др.

Все входящие документы направляются на первичную обработку. Эта деятельность в вышестоящих прокуратурах реализуется специальным подразделением, осуществляющим делопроизводство, в прокуратурах городов, районов - отдельными работниками - делопроизводителями (п.2.3.1 Инструкции).

Корреспонденция, за исключением пакетов с пометкой "лично", вскрывается, проверяются правильность адресования, доставки, целостность упаковки и наличие вложений. В случае недостачи, повреждения документов либо обнаружения денег, ценных бумаг, материальных ценностей должен составляться соответствующий акт (пункты 2.3.5-2.3.6 Инструкции).

После этого на документе ставится отметка о поступлении. Этой отметкой является штамп с указанием даты поступления (п.2.3.8, приложение 24 Инструкции). Таким образом, первой отметкой на документе является штамп о поступлении документа в прокуратуру.

Следующий этап документооборота - регистрация. Сначала все поступившие документы разделяют на два вида: подлежащие регистрации и не подлежащие таковой. Причем в качестве необходимой основы разделения документов в каждом органе и организации прокуратуры учитывается размещенный в приложении 21 Инструкции перечень документов, не подлежащих регистрации: книги, журналы, открытки, телеграммы и др.

В свою очередь, подлежащие регистрации документы направляются на предварительное рассмотрение, которое осуществляется прокурорским работником. Как правило, в прокуратуре субъекта России такая обязанность возлагается на старшего помощника прокурора. В городской, районной прокуратуре документы передаются на рассмотрение руководителю прокуратуры, в то же время Инструкция разрешает предварительное рассмотрение документов заместителю прокурора. Достаточно широко распространена практика, когда в районных прокуратурах предварительное рассмотрение поручается соответствующему заместителю прокурора с учетом распределения обязанностей.

На основании п.2.3.11 Инструкции по результатам предварительного рассмотрения документа принимается решение в форме резолюции, оформляемой на документе либо на отдельном бланке.

Во-первых, в резолюции определяется подразделение (прокурорский работник), которому надлежит рассмотреть либо исполнить документ. В случае необходимости могут быть даны указания о порядке исполнения документа или установлены сроки представления информации об исполнении документа.

Во-вторых, в том случае, если имеются основания направить документ в иной орган, определяется надлежащая прокуратура или иной орган (организация), в компетенцию которых входит рассмотрение документа.

После поступления документов в делопроизводственную службу от прокурорского работника, который осуществлял предварительное рассмотрение, производится регистрация документов. В связи с тем, что Инструкция не определяет понятие "регистрация документов", обратимся к нормативным актам в данной сфере. Пункт 4 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Постановлением № 477, устанавливает, что регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе. Аналогично определяет регистрацию "ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (пункт 3.1) [1]. Следовательно, регистрация документа заключается в присвоении ему регистрационного номера.

Содержание резолюции представляется основополагающим для регистрации, так как резолюция определяет исполнителя, особенности рассмотрения и разрешения документа, также может устанавливать сроки исполнения документа. Указанные отметки на основании резолюции ставятся делопроизводителем.

По общему правилу регистрация документов осуществляется один раз. Поступившие в первой половине дня документы регистрируются в день поступления, поступившие во второй половине дня - до 12-ти часов следующего рабочего дня, а внутренние - в день подписания. Сроки регистрации исходящих документов аналогичны срокам регистрации входящих документов (п.2.4.1.2 Инструкции), регистрационный номер на документе ставит делопроизводитель.

Следовательно, в указанный срок на поступивших документах и регистрационно-учетных формах должны быть поставлены: дата поступления, резолюция о порядке исполнения документа либо о направлении уполномоченному лицу, отметки о контроле и регистрационный номер.

Подлежащие регистрации документы регистрируются в АИК "Надзор", а при отсутствии данной системы, - в алфавитной и ведомственной картотеке, а также передаются в структурные подразделения. Так, в структурные подразделения передаются документы организационного, статистического, кадрового, финансовохозяйственного характера и документы, подлежащие учету в этих подразделениях (п.2.3.9 Инструкции).

Не все документы подлежат разрешению в органах прокуратуры. В таком случае при наличии оснований, установленных Инструкцией, документы направляются на рассмотрение иному органу (должностному лицу). В таком случае указывается особый номер направляемого документа с индексом "р".

Как отмечалось ранее, п.2.4.2.1 Инструкции устанавливает срок не более трех дней с момента поступления в прокуратуру для регистрации обращения. При этом под обращением понимается изложенное в письменной, устной форме или в форме электронного документа предложение, заявление, жалоба или ходатайство (п.1.9 Инструкции).

Кроме этого, установлены также особенности порядка регистрации и учета уголовных и иных дел, материалов, сообщений о преступлениях, ведомственной корреспонденции (пункты 2.4.3, 2.4.4 Инструкции).

Далее, в качестве самостоятельного этапа Инструкция выделяет установление контроля за исполнением документа. Контроль за исполнением документов осуществляют руководители прокуратур, подразделений и уполномоченные ими лица. Перечень документов, подлежащих обязательному контролю, устанавливается руководителем прокуратуры (п.4.1 Инструкции). Контроль по характеру может быть единовременным и длительным.

Документ считается исполненным и снимается с контроля лицом, взявшим его на контроль, после выполнения поручения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам. По обращениям, взятым на контроль руководителями вышестоящих прокуратур, ответ адресату направляется после доклада руководителю, давшему поручение (кроме промежуточных ответов и уведомлений о продлении срока проверки), как правило, от его имени (п.4.7).

Длительный по характеру контроль устанавливается в случае необходимости направлять в вышестоящую прокуратуру периодические отчеты, информацию и т.д. (п.4.4 Инструкции).

После проставления регистрационного номера и отметки о контроле документы передаются в соответствии с резолюцией руководителя прокуратуры исполнителю в день поступления, срочные документы вручаются незамедлительно. Для того чтобы исполнитель своевременно получил документы, в вышестоящих прокуратурах они передаются не менее двух раз в день, в районных - по мере поступления (п.2.2.1 Инструкции).

делопроизводство прокуратура документооборот

При этом все документы передаются на рассмотрение и исполнение только через службу делопроизводства с обязательной отметкой в регистрационных формах бумажных или электронных носителей. При осуществлении бумажной регистрации документов передача их из одного подразделения в другое осуществляется обязательно через эту службу (п.2.2.2 Инструкции).

Документы передаются, как правило, без расписок, но с обязательной отметкой на бумажных и электронных носителях. В Генеральной прокуратуре РФ в соответствии с организационно-распорядительным документом обмен документами между структурными подразделениями осуществляется под расписку по реестру, сформированному с помощью сканирующего устройства. Перечень документов, передаваемых под расписку в других прокуратурах, утверждается руководителями прокуратур.

В обязательном порядке под расписку должны передаваться уголовные дела, материалы проверок по административным правонарушениям, материалы проверок об отказе в возбуждении уголовного дела, материалы заседаний коллегии, координационных совещаний, личные дела работников прокуратуры, паспорта, дипломы, иные личные документы (п.2.2.5 Инструкции).

Внутренний документооборот, в результате которого обращения и иные документы передаются из одного подразделения в другое через службу делопроизводства по резолюции начальника подразделения, также осуществляется по общим правилам с обязательной отметкой в учетно-регистрационных формах (п.2.2.6 Инструкции).

Отдельным этапом документооборота является рассмотрение и исполнение документов. Например, рассмотрение обращений, исполнение заданий и поручений вышестоящей прокуратуры. В соответствии с резолюцией руководителя, обязанность своевременно и полно рассмотреть (исполнить) документ возлагается на исполнителя.

По результатам рассмотрения (исполнения) создаются исходящие документы, которые отправляются в порядке, установленном пунктом 2.6 Инструкции. Исходящие документы учитываются в регистрационноучетных формах, на них должны проставляться дата подписания, регистрационный номер и подпись должностного лица.

Завершающим этапом документооборота является списание и помещение исполненных документов, производств и материалов в наряд (в дело). Исполнитель ставит отметку об исполнении и направлении материала в дело, визу списания "В дело" или "В архив" (п.9.2.1.3 Инструкции).

Таким образом, документооборот в органах прокуратуры целесообразно рассматривать в двух аспектах: как совокупность входящих, исходящих и внутренних документов; как процесс, включающий последовательные этапы работы с документами, по результатам прохождения которых на документах и в регистрационно-учетных формах проставляются определенные отметки.

Список литературы

1. ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения [Электронный ресурс]: утвержден Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст. Доступ из СПС "КонсультантПлюс".

2. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования [Электронный ресурс]: утвержден Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст. Доступ из СПС "КонсультантПлюс".3. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти [Электронный ресурс]: утверждены Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76. Доступ из СПС "КонсультантПлюс".

3. Об информации, информационных технологиях и о защите информации [Электронный ресурс]: Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ. Доступ из СПС "КонсультантПлюс".

4. Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти [Электронный ресурс]: Постановление Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477. Доступ из СПС "КонсультантПлюс".

5. Ожегов С.И., Шведова Н.Ю. Толковый словарь русского языка. М., 2010.

6. Приказ Генерального прокурора Российской Федерации от 29.12.2011 № 450 [Электронный ресурс]. Доступ из СПС "КонсультантПлюс".

Размещено на Allbest.ru