Придание юридической значимости системам электронного документооборота через электронную подпись

Размещено на http://www.allbest.ru//

Размещено на http://www.allbest.ru//

Придание юридической значимости системам электронного документооборота через электронную подпись

Абраменко Наталия Игоревна

студентка

Аннотация

В статье рассматривается правовое обеспечение электронной подписи в РФ, ее значимость в обеспечении юридически значимого электронного документооборота. Проведен анализ использования ЭП в системе электронного документооборота государственными структурами.

Ключевые слова: электронная подпись, система электронного документооборота, юридически значимый документооборот, государственные органы.

Abramenko Natalia электронный документооборот подпись

4th year student, features of social public administration

Abramenko Tatyana

4th year student, features of social public administration

Supervisor: M. Perova, PhD, Associate Professor

South-Russian Institute of Management "Russian Presidential Academy of

National Economy and Public Administration"

Rostov-on-Don, Russian Federation

THE DIGITAL SIGNATURE AS THE INSTRUMENT OF GIVING OF THE LEGAL IMPORTANCE IN ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT

SYSTEMS

Abstract:In article legal support of the digital signature to the Russian Federation, its importance in ensuring legally significant electronic document flow is considered. The analysis of use of the EDS in the electronic document management system is carried out by government institutions

Keywords: digital signature, electronic document management system, legally significant document flow, public authorities.

При использовании электронного документооборота в государственных органах возникает вопрос обеспечения правовых гарантий и юридического регулирования электронного обмена информацией.

Защита правовой информации - важное условие развития электронного документооборота. В мировой практике юридическая значимость электронного документа обеспечивается электронной подписью. Так, первым шагом законодателей во всем мире было признание юридической силы электронных документов наравне с документами, зафиксированными на бумаге с помощью внедрения электронной подписи (ЭП). Для решения этой проблемы в РФ был принят Федеральный закон от 6 апреля 2011 года № 63 ФЗ «Об электронной подписи», также законодательством использование ЭП регулируется отдельными положениями иных нормативных актов (п. 2 ст. 160 ГК РФ , ч. 4 ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 149 - ФЗ, НК РФ (п.7 ст. 23, п.п. 4, 6 ст. 78, п. 2 ст. 79, п.п. 1, 5 ст. 80, п. 6 ст. 169) , ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402 - ФЗ).[1]

Электронный документ обладает юридической силой если: нет ограничений со стороны законодательства, что документ данного вида может существовать в электронном виде; документ оформлен в соответствии с требованиями законодательства или локальными нормативно-правовыми актами; подписан требуемым по законодательству видом ЭП; документ подписан лицом, обладающим правом на его подписание.

Сейчас все современные СЭД гарантируют, что в их системе весь документооборот - юридически значимый. Для подписания электронных документов в качестве аналога собственноручной подписи используется ЭП. Она обеспечивает идентификацию лица, его подписавшего, а также целостность документа и защищенность его от подделки. Использование ЭП - значительный плюс для обеспечения защищенности документооборота, но она не предает электронному документу юридическую значимость. Для этого также необходимо: регламентировать использование электронных документов для взаимодействия участников в системе с помощью создания специального документа, обеспечить выполнение условий признания равнозначности электронной и собственноручной подписи, установленных законодательством.

ЭП позволяет превратить электронный документ в юридически значимый документ, что дает возможность использовать его в судебных разбирательствах, спорных делах, в деятельности аппарата управления и в других вопросах, связанных с правовыми аспектами. Обладатель ЭП может подавать запросы в различные учреждения и не только получать на них ответы, но и перенаправлять их в другие учреждения, контролировать прохождение своего запроса, позволяет упростить обмен информацией между участниками процесса и органом власти.

Так, обязательным реквизитом электронного документа является электронная подпись. Она позволяет получателю сообщения убедиться в аутентичности источника информации, а также проверить, была ли информация изменена, пока находилась в пути. Таким образом, ЭП является средством аутентификации и контроля целостности данных, служит той же цели, что печать или собственноручный автограф на бумажном листе.

Например, ЭП востребована на финансовом рынке в узкой нише обмена юридически значимыми финансовыми документами с внешними контрагентами (39% используют, 28% планируют). Во внутреннем документообороте среди государственных структур ЭП пока широкого применения не получает (57% не используют, 26% пока планируют).

Но относительно государственных структур, аналитики и эксперты делают вывод, что сотрудники, которые наделены ЭП, нечасто используют ее во внутреннем документообороте, если это не оговорено специальными регламентами. В государственных органах, муниципальных, региональных - подобные регламенты пока встречается редко. Поэтому флешки с ключами ЭП большей частью лежат в сейфе и извлекаются, когда необходимо отправить документы во внешний мир - например, на портал государственных закупок, где процедура подачи документов предписывает ставить ЭП. Также проблемой являются ситуации, когда у одного сотрудника число выданных флешек с ключами ЭП приближается к числу информационных систем, в которых он работает, поскольку у каждой своя парольная служба. Это порождает дополнительные хлопоты и риски.[2]

Также эксперты, констатируют факт, что юридически значимый электронный документооборот в российских государственных структурах сегодня распространен гораздо меньше, чем предрекали прогнозы пятидесятилетней давности. Проблемой является также, что электроннe. подпись имеет Федеральная налоговая служба, портал государственных услуг и другие органы власти, но в ряде случаев эти электронные подписи друг другу не подходят. Одна используется для подписи бухгалтера в бухгалтерской программе, другая индивидуальная, третья еще для чего-нибудь. Что вызывает удивление у наших иностранных коллег.

Очевидно, что о полноценной юридической значимости внутреннего документооборота при такой постановке дел (характерной для большинства государственных структур), речи пока не идет. Что же касается внешнего документооборота, то здесь подтверждение юридической значимости документов обеспечивается с помощью ЭП руководителя.

Так, для решения проблем юридической значимости электронных документов в государственных органах предпринимаются различные концепции. Например, Банком России реализуется принятая 31.03.2017 г. «Концепция хранения и использования электронных документов с обеспечением их юридической силы для финансового рынка», которая направлена на обеспечение юридически значимого электронного взаимодействия на основе усовершенствованной ЭП. Она позволит осуществлять юридически значимый электронный документооборот между Банком России и другими организациями. Документы в нем будут иметь юридическую силу, которую нельзя опровергнуть или подвергнуть сомнению со стороны других государственных органов или организаций.

Для реализации данных направлений планируется централизованное создание и хранение ключей усиленной квалифицированной электронной подписи, которая будет заменять сразу несколько ключей, что значительно упростит подписания документов на финансовом рынке и позволит не сомневаться в их правовой обеспеченности и юридической значимости. Уже подготавливаются предложения по перспективным вариантам использования усовершенствованной ЭП для финансовых документов. Согласно данной концепции формат усовершенствованной электронной подписи предусматривает обязательное включение в реквизиты подписанного документа доказательства момента создания подписи и действительности сертификата в момент создания подписи, что придаст дополнительные гарантии юридической значимости подписанному документу. [3]

Таким образом, ЭП является необходимым элементом подтверждения юридической значимости электронных документов при соблюдении необходимых условий её использования. Особенно в государственных органах для оптимизации и повышения эффективности их деятельности необходимо развивать возможности использования ЭП в электронном документообороте.

Список использованной литературы

Справочно-Правовая Система «Консультант Плюс»// ФЗ "Об электронной подписи" от 06.04.2011 N 63, ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" от 27.07.2006 N 149, "Налоговый кодекс РФ (часть вторая)" от 05.08.2000 N 117-ФЗ, "Гражданский кодекс РФ (часть первая)" от 30.11.1994 N 51-ФЗ (дата обращения 5.12.2018 г.);

Размещено на Allbest.ru