Размещено на http://www.allbest.ru/

Южно-российский институт управления

Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте Российской Федерации

Кафедра информационных технологий

МОБИЛЬНЫЙ ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНАХ

Диколенко Л.А., студентка

Яровая Я.А., студентка

Перова М.В., доцент кафедры, кандидат педагогических наук

Аннотация

В статье определяется актуальность использования мобильных технологий в системах электронного документооборота в государственных органах. Рассмотрены положительные и отрицательные тенденции использования мобильного документооборота. Проводится анализ использования мобильного тренда в государственных органах на примере конкретного субъекта РФ.

Ключевые слова: мобильные технологии, мобильный документооборот, государственные органы, система электронного документооборота.

На современном рынке информационных технологий мировым трендом является развитие мобильных технологий (рис. 1) [1].

Рисунок 1. Процентное соотношение подключенных к сети устройств

Причиной такого высокого спроса в данной сфере являются преимущества мобильных технологий. Среди преимуществ их использования выделяют: одновременное решение личных и деловых задач, открытый доступ к различным приложениям, использование уже знакомого устройства, которое ясно и понятно для сотрудника, возможность осуществлять рабочий процесс не в конкретном месте из-за нахождения там определенных устройств.

В документообороте мобильные технологии могут выступать в следующих формах: смартфоны, планшеты, SMART-устройства и технологии, которые позволяют персоналу организации, не находясь на рабочем месте осуществлять электронно-цифровые операции, где потребуется.

Мобильная версия электронного документооборота обладает рядом преимуществ: оперативность управления - возможность осуществлять свои функции в любом месте, что является несомненным плюсом для руководителей; удобный и легкий интерфейс приложения, который соответствует особенностям портативных устройств; синхронизация мобильных технологий с операционными системами iOS и Android, поддержка основных веббраузеров (Google, Yandex и т.д.) [2].

К недостаткам мобильной версии документооборота можно отнести: особенности, используемой операционной системы; особенности и ограничения самих мобильных устройств; ограничения, влияющие на безопасность данных и устройств, а также каналов связи; ограничения уровня доступности информации.

Лидером среди компаний по различным приложениям для мобильной работы с документами, которые предоставляются потребителям на самых используемых платформах (Windows, Android или iOS) является компания ЭОС. Самыми популярными из таких приложений являются: "АРМ Руководителя" (Windows 8), iEOS (Apple), EOSmobile (Android), Мобильный кабинет. власть документооборот электронный подпись

Самыми многочисленными пользователями мобильного документооборота выступают участники государственного сектора, т.к. именно они первыми начали использовать системы электронного документооборота и максимально возможные варианты дистанционной работы с этими системами.

Сегодня присутствует необходимость мобильных рабочих мест в органах власти. Молодое поколение государственных служащих, а именно руководители, хотят получить доступ в СЭД с устройств, на которых привычнее и удобнее работать за пределами рабочего места. Необходимость использования мобильного документооборота обеспечивающими специалистами проявляется в том, что его применение способствует организации качественного информационного обеспечения руководства.

Используя мобильный документооборот, руководители органов власти дистанционно могут формировать резолюции, поручения, согласовывать нормативно-правовые акты, подписывать с помощью ЭЦП документы, использовать мобильное приложение в качестве "портфеля" для документов.

Ростовская область - один из передовых субъектов РФ в области развития электронного документооборота, она вошла в "десятку" по готовности "электронного правительства", ее база данных СЭД насчитывает более 8000 пользователей из 800 организаций и учреждений, руководители органов власти работают в сервисе "Мобильный кабинет руководителя" (рис.2). [3]

Рисунок 2. Количество пользователей электронного документооборота в органах власти Ростовской области

В государственных органах Ростовской области реализуется такая мобильная версия СЭД как "Мобильный кабинет руководителя", который действует на основе мобильного решения для iOS "Портфель руководителя" и интегрируется с СЭД "ДЕЛО" и адаптировано под специфику работы. Данное приложение позволяет руководителю максимально сконцентрироваться на самом документе, не отвлекаясь на делопроизводственные задачи.

"Мобильный кабинет руководителя" позволяет оперативно получать, отправлять, согласовывать, подписывать официальные документы, применяя электронную подпись, формировать поручения и добавлять графические и аудио-комментарии, загружать документы из электронной почты и прикреплять их к сообщениям, создавать инициативные поручения. Даже в автономном режиме можно пользоваться всеми основными функциями, а результаты проделанной работы отправятся на сервер, сразу же, как произойдет соединение с сетью.

Использование органами власти мобильного документооборота позволяет повысить скорость и качество работы руководителей с электронными документами, а также с обращениями граждан.[4]

Эксперты констатируют, что в Ростовской области стопроцентное проникновение мобильного документооборота в исполнительных областных органах власти, в 70% организаций муниципальных образований районного уровня и в 50% аналогичных структур уровня поселений.

Так, мобильные приложения в СЭД в государственных органах востребованы, т.к. в государственных органах работают молодые активные служащие, понимающие, что работа на мобильном устройстве престижна и удобна.

Но не все мобильные приложения соответствуют узконаправленным технологическим процессам в системе документооборота, что является их ограничением в применении в государственном секторе. Не менее важным вопросом является и защита государственной информации, что предопределяет реализацию индивидуального подхода к специфике деятельности каждого органа со стороны разработчика.

Таким образом, мобильные приложения важное направление развития СЭД, потому что с помощью мобильных приложений государственные служащие могут работать с документами в любое время и в любом месте по защищенным каналам связи. Что имеет особую важность, так как большую часть рабочего времени государственные служащие находятся не за рабочим местом, а на выездах, в том числе это актуально и для муниципальных служащих.

Список литературы

1. Малик К.И. использование мобильных приложений СЭД в государственных органах // Научное сообщество студентов: междисциплинарные исследования: сб. ст. по мат. XXXIV междунар. студ. науч.-практ. конф. № 23(34). URL: https://sibac.info/archive/meghdis/23(34).pdf (дата обращения: 03.12.2018);

2. Подставкина Е.С., Сударкина Е.С. Опыт организации В электронного документооборота администрации г. Ростов-на-Дону// Сборник статей по материалам VII международной научно-практической конференции. 2017. URL: https://elibrary.ru/item.asp?id=32490696 (дата обращения: 03.12.2018);

3. Министерство информационных технологий и связи Ростовской области// Электронный документооборот Ростовской области// URL: http://minsvyaz.donland.ru/Default.aspx?pageid=108347 (дата обращения: 03.12.2018);

4. Кияшко А.С. практика внедрения мобильных технологий электронный документооборот (на примере Ростовской области) Социально-экономические науки и гуманитарные исследования// URL: https://elibrary.ru/item.asp?id=27642038 (дата обращения: 03.12.2018).

Размещено на Allbest.ru