Пріоритетні напрями удосконалення техніки адміністративної роботи апарату управління районних державних адміністрацій

Аналіз останніх публікацій по проблемі. Проблемі вивчення адміністрування та техніки адміністративної роботи в розрізі окремих її компонентів присвятили свої праці ряд вчених, зокрема О.В. Русецкая, Б.В. Новіков, Г.Ф. Сініок, П.В. Круш, В.Д. Бакуменко, Л.М. Усаченко, В.І. Тимцуник та ряд інших.

Техніка адміністративної роботи апарату управління районних державних адміністрацій безпосередньо залежить від рівня адміністративного менеджменту, кінцевою метою якого, на думку авторів, є побудова такого рівня взаємовідносин між органами виконавчої влади, щоб забезпечити взаємодію з зовнішнім середовищем, а також результативне функціонування державної установи на основі ефективної організації адміністративних процесів для задоволення цілей її функціонування [6, с. 11]. Для цього необхідними є організація документообігу та інформаційне забезпечення процесів управління. Адміністрування передбачає наявність в організації систематизованих положень, регламентів, правил, основних підходів, принципів, порядків, якими постійно керується персонал управління організації в своїй практичній діяльності [7, с. 15].

Адміністративна робота зводиться до забезпечення сприятливого внутрішнього середовища (належного рівня організаційної культури та позитивного впливу психологічних чинників) в апараті управління державної адміністрації певного рівня або між представниками адміністрації підприємства, організації, забезпечення якісних комунікацій та ефективної роботи з документами. Оскільки головною ціллю функціонування державних установ є забезпечення сталого соціально-економічного розвитку країни в цілому та окремих її територій, то значна увага має приділятися функціонування апарату управління держадміністрацій. Головне завдання працівників цього апарату -- ефективне використання та координація всіх ресурсів організації (капіталу, будівель, обладнання, матеріалів, праці, інформації) для досягнення цілей установи [5, с. 6].

Формулювання цілей дослідження. На основі дослідження техніки адміністративної роботи апарату управління районних державних адміністрацій за основними її компонентами виявити проблеми та навести напрями удосконалення організаційної культури, комунікацій, соціально-психологічного клімату та роботи з документами.

Виклад основного матеріалу дослідження з повним обґрунтуванням отриманих наукових результатів. Техніка адміністративної роботи апарату районних державних адміністрацій визначається нормативно-правовими актами, що регламентують діяльність місцевих державних адміністрацій в Україні. На техніку адміністративної роботи апарату районної державної адміністрації впливає ряд факторів, першочерговими з яких є: формування певного рівня організаційної культури, застосування ефективної системи комунікацій при адмініструванні, психологічні чинники та організація і контроль роботи з документами (рис. 1).

Так, правила та норми організаційної культури в рамках апарату управління формується відповідно до законодавства, що регламентує діяльність місцевих державних адміністрацій. Зважаючи на це, місія та цілі діяльності районних державних адміністрацій та їх апарату формуються на засадах відповідальності перед людиною і державою за свою діяльність, верховенства права, законності, пріоритетності прав людини, гласності, поєднання державних і місцевих інтересів [1].

Забезпеченню діяльності працівників апарату в межах встановлених норм та правил сприяє дотримання регламенту його діяльності. Основними функціями апарату райдержадміністрації відповідно до типового регламенту є: опрацювання документів, що надходять до місцевої держадміністрації, проектів доручень голови і заступників; опрацювання проектів розпоряджень; контроль за своєчасним поданням доповідей; аналіз соціально-економічного суспільно-політичного становища на відповідній території; забезпечення дотримання режиму роботи в адміністративному будинку місцевої держадміністрації; забезпечення висвітлення діяльності місцевої держадміністрації тощо [3].

Формування належного рівня організаційної культури є одним з головних елементів, що сприяє виконанню апаратом райдержадміністрації перерахованих вище основних функцій та забезпечує удосконалення техніки адміністративної роботи. Організаційна культура апарату управління формується з орієнтиром на місію та цілі, що закладені в положенні про апарат місцевої адміністрації. Це ж положення, а також статут, регламентує норми та правила поведінки працівників апарату, їх професійну етику. Документами, що регламентують рівень організаційної культури апарату є також положення про структурні підрозділи, посадові інструкції. Формування певного її рівня розпочинається при прийнятті на роботу працівника в будь-який відділ апарату шляхом ознайомлення та засвідчення своєї згоди щодо дотримання загальних правил поведінки держслужбовців та присяги держслужбовця. Проблемою формування організаційної культури в апараті управління є потреба в удосконаленні професійного рівня працівників та удосконалення умов прийому на певну посаду нових працівників. За нинішніми умовами є обов'язковим стаж роботи, але це не створює умов для залучення молодих перспективних кадрів в апарат управління. Вважаємо, що вирішити дану проблему, яка негативно впливає на процес формування організаційної культури можна шляхом пом'якшення умов прийняття нових працівників в апарат управління та забезпечення підвищення кваліфікації працівників апарату через надання їм можливості проходження курсів підвищення кваліфікації у вищих навчальних закладах, що готують спеціалістів з державного управління та адміністрування. Практичне впровадження запропонованих заходів дасть можливість сформувати належний рівень організаційної культури працівників апарату управління, дасть змогу оперативно виконувати поставлені завдання та зменшить потребу у застосуванні управлінських заходів керівництвом апарату.

Окрім рівня організаційної культури техніка адміністративної роботи апарату залежить від існуючих комунікаційних зв'язків. Внутрішні комунікаційні зв'язки в основному представлені щотижневими нарадами апарату управління райдержадміністрацій при керівнику апарату, які передбачають заслуховування звітів керівників відділів про пророблену протягом тижня роботу та затвердження напрямів діяльності на наступний тиждень. Результати проведення таких нарад оформляють у вигляді протоколу. З метою вирішення поточних проблем, які виникають при виконанні поставлених завдань та рішень керівників вищих рівнів, на рівні відділів проводять оперативні наради. Зовнішні комунікаційні зв'язки апарату здійснюються юридичним відділом, шляхом надання консультацій громадянам у межах своєї компетенції керуючись статтями Закону України "Про звернення громадян" [2]. Окрім цього зовнішні комунікаційні зв'язки апарату проявляються у вигляді надання та обміну інформацією між вищими та підпорядкованими державними установами. У результаті проведеного дослідження було виявлено дві основні проблеми забезпечення комунікаційних зв'язків. Перша проблема пов'язана з недосконалим технічним забезпеченням. Інша проблема застосування системи комунікацій в межах апарату є неузгодженість потоків інформації у вигляді доручень працівникам різних відділів апарату від керівника апарату та заступників голови районної державної адміністрації. Вказані проблеми не сприяють оперативному виконанню поставлених завдань та ускладнюють процес адміністрування. Вважаємо, що їх вирішення можливе шляхом узгодження чіткого порядку виконання управлінських рішень та оптимізацією кількості працівників відділу апарату, відповідно до виконуваних ними функцій. Проблему технічного забезпечення комунікаційних зв'язків за умови поліпшення економічного становища в державі, можна вирішити шляхом поступового оновлення комп'ютерів, офісної техніки, програмного забезпечення тощо.

Одним з базових елементів формування техніки адміністративної роботи апарату є соціально-психологічний клімат у відділах, який насамперед залежить від лідерських позицій керівника апарату та відділів. Основою для формування сприятливих умов праці є присяга державного службовця та загальні правила їх поведінки, при умові дотримання яких у відділах та в апараті в цілому можна звести до мінімуму конфліктні ситуації та забезпечити належний рівень організаційної культури.

Поряд з організаційною культурою, комунікаціями та психологічними чинниками важливим чинником впливу на техніку адміністративної роботи є організація роботи з документами та контроль за їх виконанням. Діловодство регламентується інструкцією з ведення діловодства, що затверджується розпорядженням голови райдержадміністрації. Окремою складовою діловодства є його ведення у сфері звернень громадян, яку в апараті управління забезпечує юридичний відділ [4]. Рівень організації ведення діловодства координує начальник загального відділу, а головний спеціаліст відділу по контролю контролює стан виконання документів керівництва райдержадміністрації та документів, що надходять з вищих органів управління. Удосконалення організації роботи з документами в переважній більшості апаратів управління райдержадмініст- рацій полягає в запровадженні системи електронного документообігу. Особливо гостро ця проблема постає на рівні забезпечення комунікаційних зв'язків з сільськими та селищними радами, що насамперед пов'язане з недосконалим їх технічним забезпеченням. Але її впровадження вимагає значного фінансування, тому зважаючи на нинішній складний для країни період дана пропозиція буде актуальна більш у довгостроковій перспективі.

Висновки з даного дослідження і перспективи подальших розвідок у даному напрямі