Нормативное база делопроизводства

Размещено на http://www.allbest.ru/

Задание 1

В соответствии с «ГОСТ Р 51141-98. Государственный стандарт Российской Федерации. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» Документационное обеспечение (управления), ДОУ: Деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами.

Нормативное база делопроизводства:

Федеральный закон от 27.12.02 № 184-ФЗ «О техническом регулировании» ГОСТ Р 51141-1998. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации»;

Постановление Правительства Российской Федерации от 08.06.01 № 450 «О внесении изменений в постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации», ГОСТ Р 51511 -2001. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

К документам, регламентирующими процесс делопроизводства на любом предприятии относятся:

Конституция;

Гражданский кодекс РФ;

Трудовой кодекс РФ;

Трудовой договор;

Коллективный договор;

Должностные инструкции, положения;

Акты, служебные записки, протоколы собраний.

Общегосударственные документы, регламентирующие деятельность предприятия	Документы, регламентирующие деятельность предприятия
Конституция; Гражданский кодекс РФ; Трудовой кодекс РФ;	Трудовой договор; Коллективный договор; Должностные инструкции, положения; Акты, служебные записки, протоколы собраний.

Номенклатура дел -- систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.



Задание 2

Должностная инструкция менеджера по продажам

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «Фрегат»

Иванов В.П. ________________

«________»_____________ ____ г.

1. Общие положения

1.1. Менеджер по продажам относится к категории специалистов.

1.2. Менеджер по продажам назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.

1.3. Менеджер по продажам подчиняется непосредственно коммерческому директору компании / начальнику отдела продаж / региональному менеджеру по продажам.

1.4. На время отсутствия менеджера по продажам его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.

1.5. На должность менеджера по продажам назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование -- высшее или неполное высшее, стаж аналогичной работы от года.

1.6. Менеджер по продажам руководствуется в своей деятельности:

- законодательными актами РФ;

- Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;

- приказами и распоряжениями руководства;

- настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности менеджера по продажам

Менеджер по продажам выполняет следующие должностные обязанности:

2.1. Занимается поиском потенциальных клиентов.

2.2. Ведет коммерческие переговоры с клиентами.

2.3. Осуществляет прием и обработку заказов клиентов, оформляет необходимые документы.

2.4. Выясняет потребности клиентов в продукции, реализуемой компанией, и согласовывает заказы с клиентом в соответствии с его потребностями и наличием ассортимента.

2.5. Мотивирует клиентов на работу с компанией в соответствии с утвержденными программами по стимулированию сбыта.

2.6. Составляет ежемесячный план продаж.

2.7. Ведет отчетность по продажам и отгрузкам клиентам компании.

2.8. Участвует в разработке и реализации проектов, связанных с деятельностью отдела продаж.

2.9. Ведет клиентскую базу.

2.10. Контролирует отгрузки продукции клиентам.

2.11. Контролирует оплату покупателями товаров по заключенным договорам.

3. Права менеджера по продажам

Менеджер по продажам имеет право:

3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.

3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.

3.3. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.

3.4. Принимать решения в пределах своей компетенции.

4. Ответственность менеджера по продажам

Менеджер по продажам несет ответственность:

4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.

4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.

4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

Должностные инструкции предусмотрены для урегулирования вопросов и порядка трудовой деятельности каждого сотрудника на предприятии.

Структура должностной инструкции:

Общие положения, регулирующие порядок назначения и освобождения от занимаемой должности;

Должностные обязанности;

Права сотрудника в соответствии с занимаемой должностью;

Ответственность сотрудника.

Порядок утверждения должностной инструкции

Должностная инструкция должна быть согласована с соответствующим юридическим отделом (юрисконсультом) учреждения. При необходимости она согласовывается с другими функциональными подразделениями учреждения, руководителем вышестоящего органа управления, руководителем структурного подразделения, в штатное расписание которого входит указанная должность, заместителями руководителя учреждения, курирующими соответствующие структурные подразделения и виды деятельности.

Должностная инструкция утверждается руководителем учреждения или другим уполномоченным на это должностным лицом.

Согласованную и утвержденную должностную инструкцию нумеруют, шнуруют, заверяют печатью учреждения и хранят в отделе кадров в соответствии с установленным порядком ведения делопроизводства.

Для текущей работы с подлинника должностной инструкции снимают заверенную копию, которую выдают работнику и руководителю соответствующего структурного подразделения учреждения.

Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения руководителем учреждения или другим должностным лицом, уполномоченным на это, и действует до ее замены новой должностной инструкцией, разработанной и утвержденной в соответствии с настоящими методическими рекомендациями.

Требования должностной инструкции являются обязательными для работника с момента его ознакомления с инструкцией под расписку и до перемещения на другую должность или увольнения, о чем делается запись в соответствующей графе листа ознакомления.



Задание 3

ПРИКАЗ № 35

о подготовке графика отпусков на 2019 год

г. Екатеринбург 20.11.2018

Для своевременного составления графика отпусков на 2018 календарный год и в целях исполнения требований статьи 123 Трудового кодекса РФ

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Начальникам структурных подразделений в срок до 11 декабря 2018 года представить в отдел кадров списки работников с указанием предполагаемых сроков ежегодных оплачиваемых отпусков.

2. Начальнику отдела кадров С.С. Ивановой составить проект графика отпусков работников организации на 2018 год и представить его на утверждение не позднее 14 декабря 2018 года.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Генеральный директор ____________ А.А. Сидоров

С приказом ознакомлены:

Начальник отдела кадров __________ С.С. Иванова
20.11.2018

Главный бухгалтер ____________ Ю.С. Кострова
20.11.2018

Начальник производственного отдела ____________ С.М. Турин
16.11.2018

Начальник административного отдела ____________ П.В. Щукин
16.11.2018

К распорядительной документации относятся:

1. постановления;

2. решения;

3. приказы;

4. распоряжения;

5. указания.

Указание - распорядительный документ, издаваемый организациями по вопросам информационно - методического и оперативного характера, а также по вопросам связанными с организацией исполнения приказов, инструкций и других нормативных документов.

Формуляр-образец УКАЗАНИЯ состоит из реквизитов:

- наименование организации (наименование министерства, ведомства,

- структурного подразделения) - автора документа;

- наименование вида документа - УКАЗАНИЕ;

- дата, номер (в пределах календарного года);

- место издания - город;

- заголовок;

- текст (пишется через 1,5 интервала); - подпись;

- визы или гриф согласования;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.



Задание 4

ТЕЛЕФОНОГРАММА
Сообщение передал: Иванова В.С. секретарь ООО «Альянс»	Сообщение получил: Сидоров К.В. генеральный директор ООО «Меркурий»
Вызов осуществлен с телефона № +7 (343) 275-48-56	Информация получена по телефону № +7 (343) 275-32-12
Текст телефонограммы: ООО «Альянс» в лице генерального директора Петрова О.Г. уведомляет Вас о том, что 26. 06.2018 в 13:00 состоится встреча по поводу обсуждения коммерческого предложения от ООО «Альянс» к ООО «Меркурий» Секретарь ООО «Альянс» Иванова В.С. __________________ __________________ (подпись) (Ф.И.О.)

Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:

- исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;

- должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму;

- должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму, в журнале регистрации;

- входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.

При составлении телефонограмм следует придерживаться следующих рекомендаций: текст не должен содержать сложных логических оборотов, трудно выговариваемых и редко произносимых слов; информация должна быть краткой и срочной.

При передаче телефонограммы необходимо проверить правильность записи повторным чтением; слова, плохо воспринимаемые на слух, требуется передавать, разбивая по буквам. Если телефонограмма направляется в несколько адресов, то к ней составляется список на рассылку с указанием номеров телефонов.

Сотрудник, принявший телефонограмму, обязан ознакомить с ее содержанием всех должностных лиц, которым предназначалась полученная информация.

Отличие телефонограммы от факса в том, что телефонограмма может быть передана как устно, так и письменно, а факс- передача информации в устной форме.

Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем. Отправляемая телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или иным должностным лицом. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием номеров телефонов. В тексте не следует употреблять труднопроизносимые слова и сложные обороты. Датой телефонограммы является дата ее передачи. Поступающая в организацию телефонограмма записывается принимающим на стандартном бланке или на чистом листе с соблюдением стандартных правил оформления.



Задание 5

Приказ по личному составу фиксирует сведения о кадрах:

- прием на работу;

- перемещение по работе;

- увольнение с работы;

- установление должностных окладов;

- отпуска;

- командировки;

- изменение фамилии;

- поощрения;

- взыскания и т.д

В пункте приказа (приказе) следует указывать:

при приеме на работу -

- на какую должность;

- в какое подразделение;

- с какой оплатой;

- с какого числа;

- вид работы - постоянная с испытательным сроком;

со стажировкой;

временная на срок...;

по совместительству;

- особые условия работы -

с принятием материальной ответственности;

с сокращенным или неполным рабочим днем и т.д.

Приказ по личному составу фиксирует сведения о кадрах:

- прием на работу;

- перемещение по работе;

- увольнение с работы;

- установление должностных окладов;

- отпуска;

- командировки;

- изменение фамилии;

- поощрения;

- взыскания и т.д.

Приказы по личному составу являются основанием для внесения соответствующих записей в другие документы (трудовые книжки, личные карточки, финансовые документы).

Особенности приказа по личному составу:

1. оформление приказа не имеет четких указаний ГОСТа, поэтому возможны разные варианты составления этого документа, которые оговариваются в инструкции по организации работы с документами;

2. номер (индекс) пишут с буквой «к», что значит приказ по, кадрам;

3. заглавие - «По личному составу»;

4. констатирующей части в приказе может не быть.

5. распорядительные пункты оформляют в следующей последовательности:

- прием на работу;

- перевод или перемещение по работе;

- установление разрядов;

- установление категорий рабочим и служащим;

- возложение временного исполнения обязанностей;

- предоставление отпусков;

- установление неполного рабочего дня;

- изменение фамилии;

- увольнение с работы;

- прекращение работы в связи со смертью

После заполнения титульного листа, вносятся сведения о работе, которые записываются в соответственный раздел. Вписывается полное и сокращенное название организации. Дальше - порядковый номер записи. Ошибиться в порядке номеров не допустимо. Поправки записей не делаются. При необходимости исправлений, вписывается строка о том, что данные за номером таким-то считается недействительной.

Даты внесения записи пишутся арабскими цифрами в формате: ЧЧ. ММ. ГГГГ. Напротив, в третьей графе, пишется, что сотрудник принят на соответствующую должность. В четвертой графе вписывается основание принятия на должность: выписка из приказа от такого-то числа за таким-то номером. Сокращения в записи не допустимы.

В трудовую книжку заносятся сведения также и о переходе на другую должность, информация о совмещении нескольких должностей.



Задание 6

Договор

строительного подряда № 123

г. Екатеринбург 25 июня 2018 года

АО «Стройко» именуемый в дальнейшем «Подрядчик», в лице в лице генерального директора Иванова И.А. действующего на основании доверенности от 12.01.2018 с одной стороны, и ООО «Вымпел» именуемый в дальнейшем «Заказчик», в лице генерального директора Петрова К.А. действующего на основании устава с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем:

1. Предмет договора

1.1. Заказчик поручает, а Подрядчик обязуется выполнить за свой риск работу по выполнению кровельных работ жилого массива «Солнечный» в соответствии с технической документацией, представленной Заказчиком, в срок, установленный настоящим договором.

Проект разработан главным архитектором ООО «Вымпел» Кузьминым А.О. и утвержден генеральным директором 22.05.2018.

Срок представления технической документации Заказчиком: в течение 14 дней со момента подписания настоящего договора.

Правомочия Заказчика в отношении земельного участка, предоставляемого под строительство жилого массива «Солнечный» на основании свидетельства о государственной регистрации права собственности на земельный участок № 4532-П от 12.01.2016.

Разрешение на строительство выдано Департаментом архитектуры и градостроительства города Екатеринбурга 12.12.2015

1.2. Заказчик обязуется создать Подрядчику необходимые условия для выполнения работ, принять их результат и оплатить выполненную Подрядчиком работу, указанную вп.1.1 настоящего договора.

2. Стоимость работ и порядок расчетов

2.1. Выполненная в соответствии с п.1.1 настоящего договора работа оплачивается по цене, согласованной Заказчиком и Подрядчиком. Стоимость работы по настоящему договору устанавливается в сумме 2 000 000 рублей в соответствии со сметой, определяющей цену работ.

Смета является неотъемлемым приложением к настоящему договору.

Оплате Заказчиком подлежат все работы, выполненные Подрядчиком в соответствии с технической документацией и сметой.

2.2. Работа считается выполненной Подрядчиком и принятой Заказчиком к оплате после подписания сторонами акта сдачи-приемки работы.

2.3. Заказчик обязуется оплатить выполненную Подрядчиком и принятую к оплате работу в 30 срок со дня подписания акта сдачи-приемки работы, при условии, что работа выполнена надлежащим образом и в срок, установленный в настоящем договоре, либо, с согласия Заказчика, досрочно.

2.4. Оплата работ производится путем перечисления Заказчиком суммы, указанной в п.2.1 настоящего договора, на расчетный счет Подрядчика.

3. Сроки и этапы выполнения работ

3.1. Срок начала работ устанавливается: 28 июня 2018 года.

3.2. Срок окончания работ устанавливается: 1 сентября 2018 года.

3.3. Сроки сдачи промежуточных этапов выполнения работ:

3.3.1. до 15 июля 2018 года.

3.3.2. до 15 августа 2018.

4. Срок действия договора

4.1. Настоящий договор вступает в силу со дня его подписания

Заказчиком и Подрядчиком.

4.2. Настоящий договор заключен на срок до 15.10.2018. В случае, если Подрядчик не сдаст Заказчику выполненную работу в указанный срок, Заказчик вправе в одностороннем порядке расторгнуть настоящий договор.

4.3. До завершения сторонами исполнения своих обязательств, вытекающих из настоящего договора соответствующие условия договора сохраняют свою силу.

5. Обеспечение материалами и оборудованием

5.1. Строительные работы осуществляются иждивением Подрядчика.

5.4. Затраты по доставке и разгрузке материалов и оборудования несет Заказчик.

5.5. Приемка материалов и оборудования осуществляется представителями Заказчика и Подрядчика и оформляется актом приемки.

6. Ответственность сторон и порядок разрешения споров

6.1. За просрочку выполнения работы Подрядчик уплачивает Заказчику штраф в размере 30 % от суммы договора и пеню из расчета 0,5 % от суммы договора за каждый день просрочки.

6.2. За допущенные отступления от требований, предусмотренных в технической документации и обязательных для сторон настоящего договора строительных нормах и правилах Подрядчик за каждый случай отступления от указанных требований обязан уплатить Заказчику штраф в размере 100 000 рублей.

6.4. Меры ответственности сторон, не предусмотренные в настоящем договоре, применяются в соответствии с нормами гражданского законодательства, действующего на территории России.

6.5. Споры и разногласия, которые могут возникнуть при исполнении настоящего договора, будут по возможности разрешаться путем переговоров между сторонами.

6.6. В случае невозможности разрешения споро путем переговоров стороны передают их на рассмотрение в Свердловский Арбитражный суд.

7. Сдача и приемка работ

7.1. Подрядчик обязан направлять Заказчику письменное извещение при завершении каждого промежуточного этапа строительства, указанного в п.3.3 настоящего договора, и при окончании всех строительных работ.

7.2. В срок 14 дней с даты получения извещения Заказчик обязан приступить к приемке соответствующего этапа или всей работы (завершенного строительством объекта).

7.3. Приемка каждого этапа работы и завершенного строительством объекта оформляется двусторонним актом сдачи-приемки, подписываемым со стороны Подрядчика и со стороны Заказчика.

7.4. Заказчик, принявший работы с явными недостатками, не лишается права заявить о них в течение 14 дней со дня приемки соответствующего этапа или завершенного строительством объекта.

8. Адреса и банковские реквизиты сторон

Настоящий договор составлен в двух экземплярах на русском языке. Оба экземпляра идентичны и имеют одинаковую силу. У каждой из сторон находится один экземпляр настоящего договора.

Подписи сторон

Реклама и иные предложения, адресованные неопределенному кругу лиц, рассматриваются как приглашение делать оферты, если иное прямо не указано в предложении.

Договор может быть заключен в любой форме, предусмотренной для совершения сделок, если законом для договоров данного вида не установлена определенная форма. Если стороны договорились заключить договор в определенной форме, он считается заключенным после придания ему условленной формы, хотя бы законом для договоров данного вида такая форма не требовалась. Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена письмами, телеграммами, телексами, телефаксами и иными документами, в том числе электронными документами, передаваемыми по каналам связи, позволяющими достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.

Соглашение об изменении и расторжении договора оформляются в той же форме, что и договор, если из закона, иных правовых актов, договора или обычаев делового оборота не вытекает иное. Только после получения отказа другой стороной на предложение изменить или расторгнуть договор либо неполучения ответа в срок, указанный в предложении или установленный законом либо договором, а при его отсутствии - в 30-дневный срок, требование об изменении или о расторжении договора может быть заявлено стороной в суд.

Соглашение о расторжении

договора № 123 от «25» июня 2018 г.

г. Екатеринбург 10.09.2018

АО «Стройко» именуемый в дальнейшем «Исполнитель», в лице в лице генерального директора Иванова И.А. действующего на основании доверенности от 12.01.2018 с одной стороны, и ООО «Вымпел» именуемый в дальнейшем «Заказчик», в лице генерального директора Петрова К.А. заключили настоящее соглашение о нижеследующем:

1. Договор № 123 от 25.06.2018 считать расторгнутым с «10» сентября 2018 г.

2. Обязательства сторон по вышеназванному договору прекращаются с момента вступления в силу настоящего соглашения.

3. Стороны не имеют друг к другу претензий.

4. Соглашение составлено в двух подлинных экземплярах, имеющих равную юридическую силу, по одному для каждой из Сторон.

5. Настоящее Соглашение вступает в силу с момента его подписания уполномоченными представителями Сторон.

РЕКВИЗИТЫ СТОРОН

Реквизиты ИСПОЛНИТЕЛЯ:_________________________________________

Реквизиты

ЗАКАЗЧИКА: _____________________________________________

ПОДПИСИ СТОРОН

ИСПОЛНИТЕЛЬ ЗАКАЗЧИК

В ООО «Техника для вас»

Свердловская область, город Екатеринбург, ул Малышева, д. 12

от Леоновой А.В.

ПРЕТЕНЗИЯ

18 апреля 2018 года г. я купила в Вашем магазине стиральную машину ZANUSSI 1204. по стоимости 16 820 рублей, что подтверждается кассовым чеком и отметкой в гарантийном талоне (техническом паспорте и пр.).
Ваша организация (магазин) гарантировала качество товара в течение 5 лет со дня продажи.

Однако в процессе эксплуатации стиральной машины ZANUSSI 1204. по истечении 2 месяцев со дня покупки был обнаружен недостаток -- перестал крутиться барабан, который не может быть устранен в гарантийной мастерской.

Поскольку дефекты товара были обнаружены в период гарантийного срока и с учетом отсутствия в Вашей организации (магазине) аналогичного товара такой же марки, прошу произвести замену проданного мне товара ненадлежащего качества стиральной машины ZANUSSI 1204. на такой же товар надлежащего качества другой марки -- стиральной машины ZANUSSI 4513, который имеется в наличии на момент предъявления моих требований, в установленный законом срок.

О принятом решении прошу сообщить мне письменно, выдав ответ на руки.

В случае неудовлетворения моих требований о замене товара на товар аналогичной марки (в соответствии с п. 1 ст. 18, п. 1 ст. 21 Закона РФ “О защите прав потребителей») я вынуждена буду обратиться в суд с иском о принудительном исполнении моих законных требований, возмещении убытков, причиненных продажей некачественного товара, уплате неустойки в размере 1% цены товара за каждый день просрочки исполнения моего требования, а также взыскании морального вреда.

Приложение:

1. Кассовый чек.

2. Гарантийный талон.

3. Справка (акт) гарантийной мастерской о невозможности исправления выявленных недостатков товара.

Подпись

Претензионный или иной досудебный порядок урегулирования спора является обязательным в случаях, предусмотренных законом или договором.

Применительно к данному случаю претензионный порядок устанавливается Законом «О защите прав потребителей».

К реквизитам претензии относятся:

1. данные адресата претензии - лица, в том числе, юридического, нарушившего права подателя;

2. информация о заявителе, включая контактные данные;

3. суть претензии;

4. личная подпись подателя;

5. дата составления претензии.

Если по истечении 14 дней с момента получения претензии, требования Леоновой не будут удовлетворены, то она в соответствии со ст. 17 Закона «О защите прав потребителей» вправе обратиться в суд.

Размещено на Allbest.ru

...