Основи документознавства

Размещено на http://www.allbest.ru/

РЕФЕРАТ

з дисципліни «Юридичне документознавство»

на тему: «Основи документознавства»

Бірж Дарина

ПЛАН

Вступ

1. Місце документознавства в системі наук

2. Об'єкт і предмет документознавства

3. Документ як базове поняття документознавства

4. Специфіка структури документа

5. Функції документа

6. Методи й способи документування: основні поняття

7. Соціальна документно-комунікаційна система: загальна характеристика

Вступ

Важливою ланкою діяльност суспільства є така дисципліна як документознавство. Ця наукова дисципліна досліджує процеси створення й функціонування документів та розробляє принципи побудови документно-комунікаційних систем та методиїхньоїдіяльностіі значущості у наш час, адже ми досить часто стикаємося з документами чипередаємопевнуінформаціюсаме через документ, як першоджерело.

Оглядаючирозвитокдокументознавства в Україні за останнєдесятиліття, можнаконстатувати, щовоносформувалося в нашійкраїні як науковадисципліна і маєвжепевніздобутки. Середстимулівконституюванняцієїнауковоїдисципліниосновнимипоглядамибулиі залишаються: необхідність нормативного та науково-методичного забезпеченняорганізаціїдокументостворення та документообігу в органах державноївлади, органах місцевогосамоврядування, підприємствах, установах та організаціях в новихумовахїхньогофункціонування (тобтопіслянабуттяУкраїноюнезалежності); впровадження в установах систем електронногоділоводства та документообігу; значна потреба у вузівськійпідготовцідокументознавців, які будуть спроможні вирішувти складні завдання, пов'язані з зазначеними вище інноваціями. Інституалізацію документознавства, підвищення його соціального статусу в нашій країні, зокрема засвідчили заснування та діяльність Українського науково-дослідногоінституту архівної справи та документознавства.

1. Місце документознавства в системі наук

Документознавство належить до циклу наук про суспільство, з багатьма з яких перебуває в тісному взаємозв'язку і взаємодії.

Документознавство самим тісним чином пов'язане з історичною наукою. Об'єктом документознавства є документ в історичному розвитку. Поява тих або інших документів, не кажучи вже про системи документації, безпосередньо пов'язана з еволюцією суспільства, з певними її етапами. Тому функціонування документів і систем документації, складання комплексів документів неможливо зрозуміти без знання соціально-економічної, політичної історії, історії культури й т.д. З іншого боку, сама форма документа характеризується відносною самостійністю, наявністю власних закономірностей розвитку, які, у свою чергу, впливають на ті або інші сторони суспільного розвитку. Тому вивчення минулого припускає й знання генезидокументних форм.

Документознавство об'єктивно сприяє формуванню джерельної бази історичних досліджень й у цій своїй якості тісно примикає до джерелознавства - однієї з найважливіших галузей історичної науки, що досліджує теорію, методику й техніку історичних джерел. На підставі близькості із джерелознавством документознавство звичайно відносять до класу історичних наук, включаючи його до складу так званих допоміжних і спеціальних історичних дисциплін, які розглядаються як субдисципліни джерелознавства.

За цілями й об'єктом вивчення документознавство тісно пов'язане з архівознавством. Їх поєднують загальне завдання - формування ефективного інформаційного середовища, єдиний об'єкт дослідження - документ, а також єдність способів організації, зберігання, пошуку інформації, вироблення принципів документоутворення. Разом із тим документознавство й архівознавство вивчають документ із двох протилежних сторін: архівознавство - з боку інформаційної цінності документа як історичного джерела з упором на комплекси документів, а не на окремі документи. Документознавство вивчає свій об'єкт із боку інформаційної й оперативної цінності, як носій інформації, що функціонує насамперед у сучасному соціальному середовищі. Документознавство безпосередньо впливає на розвиток архівознавства, тому що чим якісніше документи, створені в діловодстві, тим більш успішною буде робота архівів по зберіганню й використанню документних багатств.

Документознавство взаємопов'язане з правознавством, насамперед з такими його галузями як конституційне, цивільне, адміністративне, трудове, підприємницьке право. юридичне документозавство комунікаційний

Одним з об'єктів документознавства є система організаційно-правової документації. Юристи у своїй повсякденній діяльності не можуть обійтися без знання основ документознавства, організації й технології документаційного забезпечення управління.

Криміналісти досліджують природу документів, прийоми, способи навмисного перекручування документованої інформації й т.п. з метою розкриття й розслідування службових підробок.

Юридичне документозавство - навчальна дисципліна, що вивчає систему науково-обгрунтованих засад щодо юридичної техніки, правових, логічних, композиційних і лінгвістичних вимог, які висуваються до створення нормативно-правових та індивідуальних актів.

Не можна не сказати й про зв'язок документознавства з економічними науками. Оптимізація діяльності служб документаційного забезпечення управління неможлива без визначення їхньої економічної ефективності, без всебічного аналізу використання фінансових і матеріальних ресурсів на створення й обробку документів, без складання відповідних методик, нормативів трудовитрат і т.д.

Традиційно міцними є взаємозв'язок і взаємодія між документознавством і теорією управління, менеджментом, оскільки в документах знаходять безпосереднє відбиття й функції керування, і його організація.

Документознавствовипробовуєтакожвплив таких прикладнихдисциплін як соціологіяуправління, психологіяуправління й діловогоспілкування. У документознавстідосить широко використовуютьсядосягненняприкладноїлінгвістики, насамперед з метою уніфікаціїтекстівдокументів, стандартизаціїмовниходиниць, а також у процесіредагуванняслужбовихдокументів.

У результатідокументознавствовиявилося самим тісним чином пов'язане з такими науковимидисциплінами, як соціальнаінформатика, документалістика, обчислювальнатехніка й програмування, інформаційнабезпека й захистінформаціїтощо. Лише разом ізцими науками документознавствомаєможливість на сучасномуетапіефективновирішуватитеоретичні й прикладнізавдання, пов'язані з виробництвом, передачею, споживанням, зберіганнямдокументованоїінформації.

2. Об'єкт і предмет документознавства

Об'єктом документознавства як науки є комплексневивчення документа як системного об'єкта, спеціальноствореного для збереження й поширенняінформації в просторі й часі.

Предметом документознавства є створеннянауковогознання про документ в єдностійогоінформаційної і матеріальноїскладових, про закономірностістворення й функціонуваннядокументів у суспільстві.

Документознавствовивчає документ як систему, йоговластивості, параметри, структуру, функції, методи й способидокументування, класифікаціюдокументів.

3. Документ як базове поняття документознавства

Документознавство -- наука про документ та документообіг; наукова дисципліна, яка досліджує процеси створення й функціонування документів та розробляє принципи побудови документно-комунікаційних систем та методи їхньої діяльності.

Документизабезпечуютьзакріплення, збір і обробкуінформації, передачу й використанняінформації, а такожїїзбереження.

Поняття «документ» є фундаментальним у документознавстві. Використання цього поняття в усіх сферах інформаційної діяльності щодо створення, збору, аналітико-синтетичної обробки, зберігання, пошуку, поширення й використання документної інформації в суспільстві зумовлює кілька версій його розуміння відповідно до специфіки тих об'єктів, яким надається статус документа. Походження поняття «документ» (лат. documentum - зразок, доказ, свідчення) пов'язують зі значенням дієслова «docere» - учити, навчати. Згідно зі стандартом Міжнародної організації зі стандартизації (ІSО) документ визначається як записана інформація, що може бути використана як одиниця в документаційному процесі. При цьому передбачається, що інформація може бути записана за допомогою не тільки знаків письма, але й зображення, звуку та ін. Зважаючи на це, усі матеріальні об'єкти, використані для передачі інформації в суспільстві, можна розглядати як документи. В Україні є три стандарти, що визначають поняття «документ». У документознавстві традиційним вважається використання визначення поняття «документ» у сфері книговидавництва, що акцентує на єдності матеріального об'єкта з інформацією, закріпленою створеним людиною способом, на відміну від поняття «документ», що функціонує у сфері архівної справи й діловодства, яке наголошує на правильному оформленні документа, його правовому статусі, або у сфері інформації та документації, що ідентично вищезгаданому міжнародному визначенню цього поняття.

Документ - це інформація, що зафіксована на матеріальному носії способом, створеним людиною (за допомогою письма, графіки, фотографії, звукозапису та ін.) для її передачі в часі й просторі. У цьому визначенні підкреслюється двоєдина сутність документа, єдність інформації та матеріального носія.

Цілісне вивчення документа як системи складається у виявленні його елементів, підсистем і зв'язків між ними, тобто у вивченні його структури, що передбачає подальше вивчення ознак, параметрів, функцій та властивостей системи, можливість використання документа в соціальній комунікації.

4. Специфіка структури документа

Будь-який документ складається з окремих елементів, що дозволяють його ідентифікувати. У документуванні для позначення таких елементів використовується термін «реквізит» (від лат. "requisitium" -- необхідне). Так, при оформленні ділових документів розрізняють постійні та змінні реквізити. Постійні друкуються під час виготовлення бланка; змінні - фіксуються на бланку в процесі заповнення. ДСТУ 4163-2003 (від 9 квітня, який чинний з 1 вересня 2003 р.) встановлює максимальний склад реквізитів (32 реквізити) і певний порядок їх розміщення в організаційно-розпорядчих документах. У книгознавстві, бібліотечній, видавничій справах і суміжних з ними галузях для ідентифікації документної інформації (книг, брошур та ін.) використовують термін «вихідні відомості», що є найважливішою складовою іншого поняття -- «апарат видання». У наш час поняття «реквізит» застосовують і в цих галузях інформаційно-документаційної діяльності, розглядаючи їх як реквізити-підстави (наклад, дата, номер, ціна та ін.) і реквізити-ознаки (автор, адресат, назва, емблема організації та ін.). Є значна кількість й інших реквізитів, склад і розташування яких залежить від виду документа. Наприклад, елементи вихідних відомостей газети, журналу, книги, управлінського документа істотно відрізняються один від одного.

Сукупність окремих елементів документної інформації (реквізитів) є формуляром документа, який також залежить від виду документа. Отже, реквізити дозволяють ідентифікувати документну інформацію, визначити її соціальний статус, сприяють захисту від фальсифікації, допомагають у пошуку релевантної інформації.

Основними реквізитами документа є адресат, адресант, назва, текст, підпис, печатка. В електронних документах на відміну від друкованих знаковою підсистемою є гіпертекст (HTML - HypertextMarkupLanguage - текст, що дозволяє миттєво переходити від одного тексту до іншого). У зв'язку з активним використанням комп'ютерних технологій у теорії й практиці роботи з електронними документами й ресурсами здебільшого значення набуває використання термін «метадані». Відповідно до міжнародного стандарту ІSО 15489: 2001 «Інформація й документація. Керування документацією» метадані - це дані, що описують контекст, контент (зміст) і структуру документів, а також керування документацією протягом часу. Метадані - структуровані дані, що створюються автоматично разом з файлами та дозволяють ідентифікувати документовану інформацію (ресурси), здійснювати її обробку, зберігання, пошук. Прикладом метаданих може бути «Дублінське ядро» (м. Дублін, штат Огайо), що містить 15 елементів (заголовок, автор, джерело, мова та ін.). В електронних документах використовується цифровий підпис - спеціальний набір цифрових і буквених символів, більшість із яких основані на методі шифрування.

5. Функції документа

Функція документа - це його суспільна роль, соціальне призначення, мета й завдання. Головна, найбільш узагальнююча функція документа - це зберігання й поширення інформації в часі й просторі. Документ створюється для забезпечення потреб суспільства.

Спільні функції - інформаційна, комунікативна, кумулятивна - притаманні для всіх документів, незалежно віх їх типу і виду.

Інформаційна функція - це здатність документа задовольнити потреби суспільства в інформації, тобто бути джерелом інформації, знань.

Комунікативна функція - це здатність документа бути інформативним засобом поширення, обміну, комунікації, спілкування, послідовності.

Кумулятивна функція - це здатність документа набувати, концентрувати, збирати й упорядковувати інформацію з метою її збереження для теперішнього й майбутнього поколінь.

Спеціальні функції притаманні не усім, а окремими видам і типам документів. Серед них можна назвати управлінську, пізнавальну (освітня), правову, загальнокультурну, меморіальну, гедонічну та інші функції.

6. Методи й способи документування: основні поняття

Документування посідає важливе місце в документознавстві, оскільки є процесом створення документа з використанням різних методів, способів і засобів фіксування інформації на матеріальному носії. Метод документування визначається як прийом або сукупність прийомів фіксування інформації на матеріальному носії за допомогою знакових систем. Спосіб документування -- це дія (або сукупність дій), що застосовується під час запису інформації на матеріальному носії (ручний, фотохімічний, електромагнітний, оптичний, електронний, механічний та ін.). У свою чергу, запис інформації розглядається як спосіб фіксування інформації на матеріальному носії.

Засіб документування -- це предмети або пристрої, за допомогою яких створюють документ. До них відносять засоби складання (ручні, механізовані, автоматизовані пристрої), копіювання й розмноження документів (репрографії та поліграфії).

Складовою процесу документування є кодування інформації - система прийомів (правил) фіксування інформації. Основними атрибутами кодування є код, мова, знак, за допомогою яких інформація фіксується й передається в просторі й часі. Код, мова й знак дозволяють передавати інформацію в символічному виді, зручному для її кодування й декодування.

Код -- це система знаків, упорядкованих відповідно до певних правил тієї або іншої мови, для передачі інформації. Розрізняють такі види кодів:

· алфавітний -- система букв

· цифровий -- система цифр

· алфавітно-цифровий -- система алфавітних і цифрових кодів

· рельєфно-крапковий -- система опуклих крапок (шрифт Брайля)

· матричний -- система поглиблень та ін.

Існує чимало визначень мови. Мова розглядається і як складна система символів, кожний з яких має певне значення, і як мовна система, у якій зі знаків (букв, цифр, умовних позначок) за допомогою граматичних правил будуються осмислені лексичні одиниці й речення. Мови умовно класифікуються на природні й штучні.

Знак -- це графічне зображення, яким позначається що-небудь (буква, цифра). Знак разом з його значенням називають символом, а науку, що вивчає знаки, - семіотикою. Існують різні класифікації знаків у семіотиці, документознавстві. За допомогою знаків письма, що фіксують мову, документна інформація передається в часі та просторі. Система письма відрізняється постійним складом знаків, які передають ціле слово, послідовність звуків або окремий звук мови. При цьому слід зважати на те, що сукупність письмових засобів фіксування й передачі інформації, які включають поняття графіки, алфавіту та орфографії якої-небудь мови або групи мов, об'єднаних однією системою письма або одним алфавітом, називають писемністю. Система письма еволюціонувала від рисункового, піктографічного до алфавітного письма. Писемне документування є вищою формою розвитку мови як комунікаційної системи.

7. Соціальна документно-комунікаційна система: загальна характеристика

Соціальна документно-комунікаційна система - це система, що забезпечує створення, обробку, зберігання й поширення документної інформації в часі й просторі, тобто забезпечує документну комунікацію в суспільстві. Ця система складається зі складових, які забезпечують її належне функціонування в суспільстві, а саме: документів (документних потоків, масивів, ресурсів, фондів, документації), відправників документної інформації, її споживачів, професійних посередників, документної діяльності (створення, обробка, зберігання, поширення документів).

Підсистемою соціальної комунікації є документна комунікація, тобто комунікація, опосередкована документом у процесі обміну документної інформацією між двома або більше людьми.

В основі документної комунікації є три основних елементи:

· комунікант (той, хто передає документну інформацію)

· комунікат (автор документної інформації)

· реципієнт (споживач документної інформації).

Але слід зважати й на наявність інших елементів, які беруть участь у документній комунікації, а саме: спосіб або канал передачі інформації (документи в різних формах: книги, фільму, дискети та ін.); зміст документної інформації; код, у якому зафіксовано зміст документа; контекст, де розкривається повний зміст документної інформації.

Підсистемами соціально-документної комунікаційної системи є соціальні інститути, спеціально створені для передачі документної інформації (її виробництва, збирання, зберігання та використання) в суспільстві, а саме: архіви, інформаційні служби, бібліотеки, видавництва, друкарні, книжкова торгівля, реферативні служби, музеї та ін.

Документна інформація функціонує у вигляді документних потоків, які організуються в соціальних інститутах як сукупності документів у вигляді масивів, ресурсів, фондів та ін.

Документний потік - величезна кількість документів, що функціонують у соціальному середовищі завдяки комунікаційним каналам від комуніканта до реципієнта.

Документний масив - незмінна в часі величезна кількість (книг, дисків та ін.).

Документні ресурси - це відносно впорядкована величезна кількість документів, що є засобом або об'єктом документообігу або поповнення документного фонду.

Документація - величезна кількість документів, які функціонують у певній сфері діяльності.

Документний фонд - сукупність документів, зосереджених у соціальних інститутах.

Размещено на Allbest.ru