Документаційне забезпечення діяльності установ

Размещено на http://www.allbest.ru/

Документаційне забезпечення діяльності установ

1. Особливості судового діловодства

діловодство документообіг архів суд

Документаційне оформлення управління в будь-якій сфері і документообіг з метою реалізації даного оформлення здійснюється переважно через діловодство. Стан діловодства в органах судової системи та органах внутрішніх справ в цілому характеризує стиль роботи керівників, дотримання законності і дисципліни, рівень професійної підготовки працівників, наукову організацію управлінської праці. Документування та організація роботи з документами як складові процесу управління є важливими чинниками забезпечення результативності діяльності судової системи України.

Формування системи принципів інформаційно-документаційного забезпечення управління (ІДЗУ) в судовій системі здійснюється шляхом їх поділу на дві групи - загальні та спеціальні.

Організація роботи з документами в суді здійснюється у вигляді потоків документів, що циркулюють між пунктами обробки інформації (керівники банку і структурних підрозділів, фахівці та кваліфіковані службовці) та пунктами технічної обробки власне документів (експедиція, машинописне бюро, копіювально-розмножувальна служба тощо). Сукупність цих документних потоків становлять документообіг - рух документів в суді з моменту їх отримання або створення до закінчення виконання або відправки.

Правильна організація документообігу сприяє оперативному проходженню документів в апараті управління, рівномірному навантаженню підрозділів і посадових осіб, здійснює позитивний вплив на управлінський процес в цілому. В залежності від змісту та призначення окремого документу визначається гриф обмеження доступу до даного документу, а також інші параметри - строки виконання, гриф погодження, за наявності - гриф затвердження, обов'язково - код форми документа у відповідності до класифікатора управлінської документації (КУД).

Адміністративно-процесуальні, цивільно-процесуальні, кримінально-процесуальні та інші документи повинні оформлюватись відповідно до процесуальних кодексів і нормативних актів МВС України, що регламентують діяльність окремих органів внутрішніх справ та судової системи. При цьому особливі вимоги ставляться до тих документів, зміст яких має повністю чи частково таємний характер. Зазначимо, що дотримання режиму секретності під час діяльності органів внутрішніх справ і судових органів має особливе значення.

Першочергову роль в організації діловодства в судовій системі Україні відведено Державній судовій адміністрації (ДСА) України. Повноваження Державної судової адміністрації визначені Законом «Про судоустрій і статус суддів» (ст. 146), Положенням про Державну судову адміністрацію України, положеннями про структурні підрозділи ДСА України та її територіальні управління. Згідно чинного законодавства, діловодство в судових органах України ведеться державною мовою. Проте, є й винятки - іноземною мовою можуть складатися окремі документи суду, що адресуються в межах даного судочинства безпосередньо до міжнародної або іноземної організації, чи підприємства, установи, а також посадової особи. У процесі діловодстві судової установи можуть бути використані вхідні документи, які спочатку викладені іноземною мовою, проте забезпечені офіційним перекладом на державну мову згідно вимог чинного законодавства України.

Згідно інструкцій по веденню діловодства в судових органах, загальне керівництво судовою службою діловодства (або канцелярією) і поточний та оперативний контроль за всім станом діловодства в даній установі здійснює керівник даної судової установи. При цьому інструкції зазначають, що організація діловодства, а також методичне керівництво і контроль за постійним додержанням заздалегідь встановлених правил роботи з різними документами в окремих підрозділах судової установи покладені на керівників (чи заступників керівників) цих підрозділів.

Служба судового діловодства (або канцелярія) і призначені відповідальні особи підрозділів судової установи здійснюють періодичний аналіз функціонування документообігу даного суду, і за результатами аналізу готують пропозиції керівникові установи відносно вдосконалення роботи з окремими документами та системи діловодства судової установи в цілому. Частота (періодичність) проведення такого аналізу визначається керівником судової установи відповідно до обсягу документообігу та потреб судової установи. Всі працівники судової установи зобов'язані неухильно виконувати вимоги інструкції з діловодства, а також бути відповідальними за збереження інформаційних, звітних, процесуальних та інших документів, до того ж за нерозголошення окремої інформації з обмеженим доступом, що може міститися в них.

Всі судові справи і загальні документи, які застосовуються в діяльності судової установи, з часу створення (надходження) і до моменту передачі в архів суду мають зберігатися за місцем формування відповідних справ та/або централізовано у визначеній наказом керівництва службі згідно із затвердженою керівником судової установи номенклатурою справ суду. Що стосується кадрової документації, то особові справи всіх працівників суду до передачі в архів судової установи зберігаються в підрозділі установи, що відповідає за кадрове забезпечення .

Після визначення Рішенням Ради суддів України від 11 травня 2010 року № 22 пріоритетним напрямком використання єдиного програмного забезпечення з метою автоматизації документообігу в судових установах, з 2011 року в судах загальної юрисдикції стала функціонувати нова автоматизована система документообігу. Зазначимо, що забезпечення функціонування даної автоматизованої системи було покладено на Державну судову адміністрацію України. Відповідно до цього у 2011 р. відбулось послідовне впровадження в судових установах комп'ютерних програм «Документообіг загальних судів», «Документообіг адміністративних судів» та було проведене доопрацювання комп'ютерної програми «Документообіг господарських судів». Згідно абзацу 2 пункту 1.5 розділу I Положення про автоматизовану систему документообігу суду визначено, що адміністратором автоматизованої системи документообігу є державне підприємство «Інформаційні судові системи», що забезпечує технічний супровід і здійснює постійну підтримку працездатності всієї автоматизованої системи документообігу в цілому. Протягом 2011-2012 рр. в судовій системі Україні була розроблена низка заходів і проведено практичну роботу по наданню всіх необхідних методичних матеріалів для впровадження в експлуатацію вищезазначеного програмного забезпечення, зокрема: шаблони документів первинного обліку справ та матеріалів (обліково-статистичні картки), порядок їх заповнення, умови формування та перевірки, обмін між інстанціями у випадку оскарження; шаблони форм для надання звітності судової установи про стан розгляду судових справ і матеріалів, а також порядок їх заповнення та подання, наведено умови перевірок (логічного контролю) всіх числових показників у звітах; умови правильного формування звітів на основі документів первинного обліку судової установи тощо.

Таким чином, на даний момент в Україні існує визначений порядок інформаційно-документаційного забезпечення діяльності судових установ, при цьому проводиться цілеспрямована робота по автоматизації більшості документаційних процесів. Протягом останніх років активізувалась робота по переведенню судової документації в електронну форму та уніфікації її для використання в загальній системі автоматизованого документообігу органів державного управління.

2. Порядок оформлення документації суду

Оформлення організаційно-розпорядчих та внутрішніх документів суду Оформлення організаційно-розпорядчих документів суду здійснюється відповідно до Національного стандарту України «Вимоги до оформлювання документів ДСТУ 4163-2003», затвердженого наказом Держспоживстандарту України від 07.04.2003 р. № 55.

Організаційно-розпорядчі документи суду (накази і розпорядження керівництва суду), внутрішні документи суду (листи, службові, доповідні записки, окремі види довідок тощо) реєструються в АСДС службою діловодства (відповідальним працівником або відповідним структурними підрозділом).

Організаційно-розпорядчими документами суду визначаються питання інформаційно-правової роботи в суді, порядок подання внутрішніх документів керівництву суду, порядок опрацювання документів коректором тощо.

Проекти організаційно-розпорядчих документів ВССУ візуються виконавцем, керівником самостійного структурного підрозділу, що є головним розробником проекту, та за необхідності відповідальною особою юридичного управління. Якщо проект потребує погодження з іншими самостійними структурними підрозділами, то він візується керівником відповідного самостійного структурного підрозділу.

Проекти наказів Голови ВССУ з кадрових питань щодо суддів візуються виконавцем та начальником управління кадрової роботи.

Проекти наказів голови суду про відрядження суддів (судді), керівника апарату про відрядження працівників апарату готуються на підставі листа-запрошення (службової записки) та погодженої в установленому порядку заяви.

Для реєстрації відряджень ведеться відповідний журнал.

Роздрукований на бланку встановленої форми проект наказу (розпорядження) подається на підпис разом із завізованим проектом цього документа.

Відповідальність за підготовку проектів організаційно-розпорядчих документів несуть усі особи, які візують цей документ.

Текст Візи проставляється на зворотній стороні проектів організаційно-розпорядчих документів (Додаток 5), наказу (розпорядження) і складається з двох частин - констатуючої (преамбули) та розпорядчої.

У констатуючій частині наказу (розпорядження) зазначаються підстава, обґрунтування або мета його видання. Якщо наказ (розпорядження) видається на підставі законодавчого акта, нормативно-правового або розпорядчого документа, у констатуючій частині зазначаються назва цього документа, дата та номер.

У пунктах розпорядчої частини наказу (розпорядження) зазначаються конкретні дії, які передбачається виконати, або заходи, які передбачається вжити, термін виконання та виконавці. В останньому пункті розпорядчої частини наказу (розпорядження) зазначається посадова особа, на яку покладається контроль за виконанням наказу (розпорядження) у цілому.

Якщо наказ (розпорядження) доповнює, скасовує або змінює попередні накази (розпорядження) чи їх окремі пункти, про це зазначається у тексті документа.

Реєстрація, облік, зберігання оригіналів і розсилка копій наказів (розпоряджень) в АСДС здійснюється відповідальним працівником або відповідним структурним підрозділом), який відповідає за ведення кадрового діловодства.

ЖУРНАЛ реєстрації відряджень

Начальник управління з питань

судового діловодства О. Слоніцький

3.Порядок передання судових справ на зберігання до Державного архіву

Справи постійного зберігання передаються до відповідної державної архівної установи згідно зі строками, установленими. Типовим положенням про архівний підрозділ органу державної влади, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, затвердженим наказом Державного комітету архівів України від 06.08.2002 № 58 ( z0682-02 ) та зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 20.08.2002 за № 682/6970.

Після закінчення строку зберігання останньої справи, розглянутої в певному році, у затверджених державною архівною установою річних розділах описів заповнюються резервні номери, залишені для справ з оригіналами вироків і рішень.

Перед переданням справ та документів суду до державної архівної установи ЕК районного (міського) суду перевіряє наявність та стан справ та судових справ, які включено до описів постійного зберігання.

Справи та документи районних (міських) судів передаються відповідно до архівних відділів районних державних адміністрацій (міських державних архівів); справи та документи Апеляційного суду Автономної Республіки Крим - до Державного архіву при Раді міністрів Автономної Республіки Крим, обласних, Київського та Севастопольського міських апеляційних судів - до державних архівів областей, Київського і Севастопольського міських державних архівів.

Передання справ та документів до державної архівної установи оформляється актом про приймання-передання, який складається у двох примірниках за формою. Акт про приймання-передання підписують завідуючий архівом суду або особа, що відповідає за роботу архіву, та той представник державної архівної установи, який приймає справи. Опис справ та примірник акта залишаються в державній архівній установі, один примірник акта та опису справ повертається до суду.

ЗАТВЕРДЖУЮ ЗАТВЕРДЖУЮ

___________________________ ________________

(посада керівника установи) (посада керівника державного архіву)

________ _____________________ ________ __________________

(підпис) (розшифровка підпису) (підпис) (розшифрування підпису)

Дата (гербова печатка) Дата (гербова печатка)

АКТ

__________________________________________________________

(місце складання)

приймання-передання справ на державне зберігання

Підстава: Закон України "Про Національний архівний фонд і архівні установи"

У зв'язку з ___________________

(завершенням строку зберігання документів, ліквідацією установи тощо)_______

(назва фонду)

________________________________ приймає на державне зберігання

(найменування державного архіву)

документи за _______________

(роки)

а також довідковий апарат до них:

------------------------------------------------------------------

| N | Номер і назва | Кількість | Кількість | Примітка

| з/п | описів | примірників | справ |

| | | кожного | |

| | | опису | |

|------+----------------+--------------+------------+------------

Номери відсутніх справ ___________________________

Усього прийнято ___________________________________________ справ (цифрами і літерами)

у _______________________________________ фонд № _________

(найменування державного архіву)

Передавання здійснив Приймання здійснив:

______________________________ ______________________

(посада, підпис, розшифрування (посада, підпис, розшифрування підпису)

Дата Дата

Форма акта приймання-передання справ установи на державне зберігання

Размещено на Allbest.ru