Коллежское делопроизводство

Размещено на http://www.Allbest.Ru/

Размещено на http://www.Allbest.Ru/

Размещено на http://www.Allbest.Ru/

Частное профессиональное образовательное учреждение

Финансово-экономический колледж

Научно-исследовательская работа

Тема:

Коллежское делопроизводство

Выполнила студентка

Кафтан Оксана Юрьевна

Пермь 2019

Содержание

• Коллежское делопроизводство
• Заключение
• Список литературы


Коллежское делопроизводство

Кардинальные изменения в развитие специальности внес XVIII век и связаны они с изменением системы государственного управления.

В начале XVIII в. проводятся реформы Петра I. Важнейшей из них была реформа государственного аппарата, в результате которой сложилась новая система государственных учреждений: Сенат, Синод, коллегии, местные учреждения. Преобразования начались в 1711 г. созданием Сената, как высшего органа управления. Реформа государственного аппарата во многом проводилась под влиянием опыта управления за рубежом, с которым Петр I ознакомился во время своего пребывания за границей. Но надо было не только создать учреждения нового типа, но и заставить государственный аппарат работать по-новому, значительно более оперативно и с большими результатами, что и было главной задачей реформ.

Поэтому именно в период реформ появляются первые организационные документы, в которых прописывается сам порядок работы государственных учреждений. К таким документам можно отнести указы Петра I о Сенате и создаваемых коллегиях. Ведения в них делопроизводства расписывалось в регламентах, создаваемых коллегией. Однако основным документом, на два столетия определившим порядок ведения делопроизводства в учреждениях дореволюционной России и штат работников, занимавшихся делопроизводственным обслуживанием, стал Генеральный Регламент или Устав, по которому Государственные Коллегии «також и все оных принадлежащие к ним Канцелярий и Контор служители, не только во внешних и внутренних учреждениях, но и во отправлении своего чина, подданейше поступать имеют” от 28 февраля 1720 г. Он был составлен с учетом почти десятилетнего опыта работы новых учреждений Генеральный регламент стал как бы обобщающим документом и каждого работника канцелярии. Это новый тип организационного документа, прообраз всех последующих регламентов, в том числе сегодня Регламента Государственной Думы, Типовых регламентов федеральных органов исполнительной власти, административных регламентов.

В Генеральном регламенте перечислены созданные к этому году коллегии, служба в которых являлась присяжной должностью, определено их устройство, скрупулезно расписан весь порядок работы, должностной состав. Половина глав посвящена порядку работы Коллегий - начало работы Коллегий, время отпусков, прием посетителей, награждения, наказания работников и т.д. Остальные главы касаются непосредственно работы с документами и должностных обязанностей служащих канцелярий. Возглавлял Коллегию Президент, которому согласно главе XVII “особливой секретарь позволяется иметь, который токмо от своего Президента и его указов зависит, а до Коллегии дела не имеет”. Кроме личного секретаря президента, учитывая, что вся работа коллегий была связана с документами как фиксирующими ее непосредственную деятельность, так и получаемых извне, в коллегии образовывалось специальное структурное подразделение, занимающееся делопроизводством, - канцелярия, которой посвящены специальные главы Генерального регламента.

В главе XXVIII определен состав канцелярии: секретарь, нотариус, переводчик, актуариус, регистратор, канцеляристы, копиисты. Важнейшим организационным моментом является четкое разграничение обязанностей должностных лиц и описание функций каждого из них. Всем должностям посвящаются специальные главы. Так, в главе XXIX о секретарском управлении указано, что Должность нотариуса описана в главе XXX: “должность его чина в том состоит, чтобы он при собрании и Коллегии протокол держал Записывать разговоры о важных делах, також де записывать и то, ежели Коллегиум о каком деле большого изъяснения требует, и оное до другого времени отсрочить надлежит.

Записывать, когда Члены в голосах не согласны, он же Нотариус должен сей протокол помесячно сшивать, в Канцелярии на бело переписывать, листы нумеровать и алфавитным реестром содержание дел и персон напреди сделать и переплетчику в переплет отдать; сверх того надлежит Нотариусу роспись иметь об оных делах, которые прошлой недели не вершены, и такую роспись пред Президентом на столе иметь, дабы оную в Коллегии ежедневно видеть, и о не вершеных делах ведать мочно было, приключится и доносит коллегии по порядку при том припоминает, что к тому потребное, и попечение имеет, дабы дела равным порядком, как доношение учинено, отправлены были, из которых ежели важные суть, сам сочиняет, а другие (между прочими канцелярскими служителями по должности каждого разделяет) причем ему крепко того смотреть надлежит, чтобы все отправления или отпуски по уставам и резолюциям явственно и ясно изготовлены, и нужные копии сохранены были, дабы никакого просмотра при том не приключилось, ибо он в том ответ дать, и того ради во “секретарь, который в коллегии докладывает, сбирает все указы, грамоты, письма, мемориалы, реляции (отписки) и прочее, что в его коллегии всех отправить имя свое подписать должен. Кроме того, також его должность есть по обстоятельству времени и дел всегда в Коллегии быть гораздо ранее, прежде заседания

Членов, дабы доношения от челобитчиков принимать, только докладу все приуготовить и дела, которые он в руках имеет, в Канцелярии разделить к лучшему оных исправлению”. Кроме того, работа секретаря описана и в главе V “О докладах в коллегии”. В ней указывается, в какой последовательности секретарь докладывает дела на коллегии, только он долженствует роспись о вершенных и оконченных делах иметь”.

В обязанности актуариуса, согласно главе XXXII, входило “письма прилежно собирать, оным реестр чинить, листы перемечивать он в главе XXXIII сказано “регистратор должен в том состоять, чтобы он письма собирал и по пакетам раскладывал, и потом велел набело переписывать сочинения всех указов (грамот) и писем помесячно и во весь год, которые из Коллегии отпущены и в Коллегии получены. Чего ради надлежит ему следующие книги держать”.

Не забыты в Генеральном регламенте и должности канцеляристов (глава XXXIV) и копиистов (глава XXXV). “Канцеляристам надлежит все то, что по реестру из отправляемых дел от Секретаря повелено будет изготовлять только и те дела, о которых они генеральные формуляры (образцовые письма) имеют, а именно: дипломы, патенты и прочее. А что они сами сочинили, то имеют прежде Секретарю для поправления подавать. Копиистам надлежит все, что отправляется в Канцелярии на бело писать: того ради имеют выбраны быть добрые и исправные писцы”.

Приведенные главы Генерального регламента показывают достаточно четкое разграничение обязанностей канцелярских служащих, описание функций, выполняемых каждым из них, но на что надо обратить особое внимание, в Регламенте впервые расписано и как они должны выполнять свою работу, то есть методика работы. Например, для нотариуса указано не только, что он ведет протокол, но и как он его составляет: “того ради надлежит ему оный следующим образом сочинять: прежде надлежит вверху листа год и число написать, потом присутствующие Члены записать, и потом протокол держать”. Для регистратора указано не только, что он регистрирует документы в журнале, но и в каких журналах какие документы и что о каждом записывает:

1. журнал (повседневная записка), который имеет он сочинять из всех концептов всего года в Коллегии отправленных дел, в котором ему по алфавиту, числу и месяцу вкратце выписывать содержание каждого дела и имя к тому принадлежащих особ, и место, кому и куда дело послано, по которому журналу (записке) можно найти, что в Регистратуре (в записных книгах) искать надобно.

2. Регистратура (записка) состоит в следующих четырех книгах: (А) в первой книге все от Коллегии к Его Величеству во весь год посланные письма, реляции, доклады, следующим образом через копииста вписываются, а именно: перемечивает он в книге листы и ставить на одной стороне число и месяц, на другой стороне год, и означает потом кратко дело к кому куда отправлено; после того вписывает он весь документ с числом и подписанием всех чинов, и потом из сей книги явно будет какие отправления Коллегиум во весь год имел; и ежели что во оном приискать и посмотреть нужно, то может оное через журнал (повседневной записке) легко учинить”.

Также описан порядок ведения и других регистрационных книг. Учитывая необученность персонала, возможную нерадивость работников, Генеральный регламент предусматривает все, на первый взгляд даже мелкие детали работы с документами. Именно в небрежности, неполном выполнении операций с документами, которые являются единственным способом фиксации просьб и решений, таится возможность злоупотреблений: задержка или сокрытие документа, неполный или неправильный доклад по делу и т.д. Расписывая делопроизводственные операции, Генеральный регламент, по сути, расписывает технологию управления, механизм работы учреждения, образно говоря “кухню управления”. административный коллежский делопроизводство

С Генерального регламента фактически начинает складываться профессия будущего документоведа.

Еще один документ XVIII века важен для понимания профессии и места службы делопроизводства и ее работников в системе государственных учреждений.

24 января 1722 г. был введен “Табель о рангах всех чинов воинских, статских и придворных, которые в каком классе чины” - законодательный акт, по которому государственная служба была разделена на гражданскую (штатскую), военную и придворную. Каждая разновидность службы делилась на 14 ступеней - классов. “Чины давались за службу в порядке постепенности и как бы обозначали степень деловой подготовки служащих и их пригодность к занятию определенных должностей” (Шепелев Л.Е. Чиновный мир России: XVIII-начало XX века. - СПб.: “Искусство-СПБ”, 1999, с. 131-132).

Чины от I до IX класса по службе могли получить потомственное дворянство, от X до XIV - личное дворянство. Нас интересует гражданская служба Согласно «Табели о рангах», утвержденной Петром I

*обер-секретарь Сената получал чин VI класса;

*обер-секретарь иностранной, воинской и адмиралтейской коллегий - чин VII класса;

*обер-секретарь в коллегии, секретарь в Сенате - чин VIII класса;

*секретари в воинской и иностранной коллегии, а также сенатские протоколисты и переводчики - чин IX класса;

*секретарь прочих коллегий, переводчики и протоколисты воинской, адмиралтейской и иностранной коллегий получали чины X класса;

*секретари в надворных судах и канцеляриях в губерниях - чины XII класса;

*секретари в провинциях, переводчики и протоколисты коллежские, актуариус и регистраторы сенатские - чины XIII класса;

*актуариусы, архивариусы, регистраторы при коллегиях чины XIV класса. Простейший анализ Табели о рангах показывает, что работники канцелярий занимали достаточно высокие чины, например, профессора при академии *секретари в провинциях, переводчики и протоколисты коллежские, актуариус и регистраторы сенатские - чины XIII класса;

*актуариусы, архивариусы, регистраторы при коллегиях чины XIV класса.

Простейший анализ Табели о рангах показывает, что работники канцелярий занимали достаточно высокие чины, например, профессора при академии получали чин IX класса, такой же, как сенатские протоколисты, переводчики и секретари коллегий; бургомистры от магистратов в губерниях - чин X класса. Начиная с XVIII века эволюция “Табели” шла в направлении ее упрощения, уточнения названий чинов и их места в служебной иерархии. В результате к началу XIX в. номенклатура гражданских чинов приобрела следующий вид:

Одним из главных организационных принципов государственной службы было обязательное прохождение всей служебной лестницы снизу вверх целиком, начиная с выслуги низшего классного чина. В каждом классе чиновник должен был прослужить известный минимум лет, но за особые заслуги по службе этот срок мог быть сокращен.

Таким образом, служба начиналась с работы с документами и чины с XIV по X можно было получить, работая в канцеляриях. Среди проявлений чинопочитания важное значение приобрели формулы титулования - титул по классу или должности. Хотя эти формулы не были установлены законом и сложились постепенно на практике, к концу XVIII века титулов было пять.

I и II классы - Ваше Высокопревосходительство,

III и IV классы - Ваше Превосходительство,

V класс - Ваше высокородие,

VI-VIII классы - Ваше Высокоблагородие,

IX-XIV классы - Ваше благородие (Шепелев Л.Е. Чиновный мир России..., с. 142-143).

Пользование титулом применялось во всех случаях обращения устного и письменного к вышестоящему по службе или по общественному положению.

XVIII век активизирует подъем экономики и развитие общества. Для процветания надо устанавливать и поддерживать связи, ведя активную переписку и в XVIII в. появляются должности личных секретарей. Ее началом можно считать создание Петром I кабинета и личной канцелярии царя и появление должности кабинет-секретаря. Хотя после смерти Петра I кабинет ликвидируется, но и во время царствования Елизаветы Петровны составлением документов занимается ее личный кабинет-секретарь барон И.А. Черкасов, принимавший и докладывавший все документы, поступающие на имя императрицы и составлявший документы по ее поручению. В словаре Владимира Даля статс-секретарь определен как “доверенный письмовод государя”, так как обязанности секретаря, прежде всего, связаны с составлением и оформлением документов. Секретари выполняли массу поручений императора, связанных как с государственными, так и с мелкими личными делами.

Екатерина II сразу же в день переворота, прежде всего, подбирает секретарей, которые могли бы от ее имени составлять документы, вести ее переписку, разбирать и докладывать прошения. Ее первым секретарем был Г.Н. Теплов, остававшийся на этом посту с 1762 по 1779 г. В личный секретариат Екатерины II входили А.В. Олтуфьев и И.П. Елагин. Секретариат затем получает название Собственная его Величества Канцелярия. В должности статс-секретаря начинает свою карьеру известный государственный деятель екатерининского периода А.А. Безбородко, который в 1780-е гг. стал старшим среди статс-секретарей императрицы и сосредоточил в своих руках все дела, ждущие ее утверждения. С 1776 г. императорские манифесты и именные указы составлялись исключительно в канцелярии А.А. Безбородко, а в фонде Сената сохранилось 387 указов, написанных им собственноручно (Санкина Л.В. “Статс-Секретари Екатерины II” // Секретарское дело, 1996, №2(4), с. 115-121).Среди секретарей Екатерины II был и Г.Р. Державин, прослуживший на посту статс-секретаря по принятию прошений с1791 по 1793 г. и оставивший записку о своей работе в этой должности. Екатерина II сама сформулировала обязанности своих секретарей, среди которых главной была работа с прошениями и ведение ее частной и официальной переписки с государственными учреждениями и должностными лицами, подготовка законодательных и распорядительных документов, прежде всего манифестов и указов. Один из статс-секретарей ежедневно обязательно дежурил в ее приемной. Каждый статс-секретарь имел свою рабочую канцелярию, то есть технический персонал: канцеляристов, копиистов, переводчиков. Во II половине XVIII в. своих личных секретарей завели и крупные вельможи. Так, известный государственный деятель, реформатор государственного аппарата М.М.

Сперанский начинал свою карьеру в 1796 г. секретарем князя А.Б. Куракина.

Заключение

Конечно, личными секретарями императора или крупного сановника могли стать лишь люди высокообразованные для своего времени и, прежде всего, умеющие составлять документы и работать с ними. Но и для обычной работы в канцелярии, начиная с нижнего чина, нужны были люди подготовленные. Глава XXXVI Генерального регламента говорит о “молодых людях для обучения при канцелярии”. В ней записано: “ежели некоторые удобные люди, которые впредь при Канцеляриях и конторах служить пожелают, по пропорции каждого Коллегия, заранее допущены и обучены были, чтобы прилежным списыванием дел в письме и арифметике обучались, и при случающейся вакансии, ежели они к делу способны и доброй натуры и поступки суть, употреблены быть могли”.10 ноября 1721 года Петр I указом Сенату предписал организовать школу где учить подъячих их делу, а именно цифири, и как держать книги, ко всякому делу пристойные.

Список литературы

1. Илюшенко М. П. История делопроизводства в России (до 1917 г.). М., 2007.

2. Янковая В.Ф. Писать по образцам (о роли письмовников в русском делопроизводстве. // Секретарское дело, 2002, №1, с. 74).

Размещено на allbest.ru