Правовые основы документирования информации и организации делопроизводства

Размещено на http://www.allbest.ru/

Правовые основы документирования информации и организации делопроизводства



1. Понятие и содержание документирования информации и организации делопроизводства

В Федеральном законе "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" в числе видов информации выделяется документированная информация, т. е. зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или ее материальный носитель. Документирование информации осуществляется в процессе организации делопроизводства в организации (учреждении).

Правовые основы делопроизводства и документирования информации включают в себя названный Закон, а также ряд методических документов: Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.302003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационнораспорядительной документации. Требования к оформлению документов"; Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (2000 г.); Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) ОК 01193 (1993 г., с изм. 19992002 гг.); и др.

Большое значение в организации делопроизводства и документирования информации имеет Государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 5114198 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (Records management and organization of archives. Terms and definitions), утвержденный постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. № 28 и введенный в действие с 1 января 1999 г.

Данный стандарт содержит краткую характеристику основных терминов и определений, используемых в делопроизводстве и архивном деле. Согласно этому стандарту под делопроизводством понимается отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Носителем документированной информации является материальный объект - документ, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Документ представляет собой документированную информацию, т.е. зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими его идентифицировать. Реквизитами называются обязательные элементы оформления официального документа. Набор реквизитов официального письменного документа представляют собой формуляр документа.

Текст документа - это информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа. Автором документа признается физическое или юридическое лицо, создавшее документ.

Подлинным является документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения. Видеограмма документа представляет собой изображение документа на экране электроннолучевой трубки.

Указанным стандартом предусмотрены различные основания классификации документов. Так, в зависимости от целей создания и применения документ может быть официальным, т. е. созданным юридическим или физическим лицом, оформленным и удостоверенным в установленном порядке, служебным, т. е. официальным документом, используемым в текущей деятельности организации, а также может быть личного происхождения, т. е. созданным лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей. Выделяется также организационнораспорядительный документ - письменный документ, в котором фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, предприятий, учреждений, организаций, их подразделений и должностных лиц.

Важным свойством официального документа является его юридическая сила - свойство, сообщаемое документу действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

В зависимости от юридической силы выделяются подлинник официального документа - первый или единичный экземпляр официального документа; дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу; копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы, и заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

В зависимости от качества исполнения документ может быть беловой - рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений, или черновой - рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом.

В зависимости от способа представления информации документ может быть текстовый - документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи; письменный - текстовой документ, информация которого зафиксирована любым типом письма; рукописный - письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки; машинописный - письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами; документ на машинном носителе - документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронновычислительной машиной; изобразительный - документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого либо объекта; графический - изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени; аудиовизуальный - документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию; кинодокумент - изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом; фотодокумент - изобразительный документ, созданный фотографическим способом; иконографический - документ, содержащий преимущественно изображение произведения искусства, специальной или художественной фотографии; фонодокумент - документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.

Данным стандартом также устанавливаются правила документирования. Под документированием понимаемся запись информации на различных носителях по установленным правилам. Правила документирования - это требования и нормы, устанавливающие порядок документирования, система документации - совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Организация работы с документами включает в себя организацию документооборота, хранения и использования документов и текущей деятельности организации. Под документооборотом понимается движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Объем документооборота предусматривает количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

В соответствии с организацией документооборота различаются: входящий документ - документ, поступивший в организацию; исходящий документ - документ, отправляемый из учреждения, и внутренний документ - документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

Элементом организации работы с документами является регистрация документа, под которой понимается запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Регистрационный индекс документа (регистрационный номер документа) представляет собой цифровое или буквенноцифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

В организациях также осуществляется контроль исполнения документов, т. е. совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Для работы с документами - нормативным правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией устанавливается срок исполнения документа, документ, установленный нормативным правовым актом, именуется типовым сроком исполнения документа, срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией, является индивидуальным сроком исполнения документа.

Для хранения документов в организациях используются дела, г. е. совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельные обложки. Номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Дела формируются путем группирования исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизации документов внутри дела. Все дела имеют заголовок, т. е. краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле, а также индекс (номер) - цифровое и (или) буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку.

Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65ст принят и введен в действие с 1 июля 2003 г. Государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.302003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (Unified systems of documentation. Unified system of managerial documentation. Requirements for presentation of documents). Этот стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в ОК 01193 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000).

Данный стандарт устанавливает состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Требования стандарта являются рекомендуемыми.

В соответствии с данным стандартом при подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты: 01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта РФ; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации; 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 - идентификационный номер налогоплательщи ка/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации; 10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа; 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа; 15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документа; 21 - отметка о наличии приложения; 22 - под иись; 23 - гриф согласования документа; 24 - визы согласования документа; 25 - оттиск печати; 26 - отметка о заверении копии; 27 - отметка об исполнителе; 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 - отметка о поступлении документа в организацию; 30 идентификатор электронной копии документа.

Стандартом определены требования к оформлению реквизитов документов.

1. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации".

2. Герб субъекта РФ помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.

3. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

4. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

5. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

6. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

7. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

8. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии). Наименования организаций субъектов РФ, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов РФ, печатают на двух языках. Наименование организации на государственном языке субъекта РФ или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним. Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

9. Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

10. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

11. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 июня 2007 г. следует оформлять следующим образом: 05.06.2007. Допускается словесноцифровой способ оформления даты, например 05 июня 2007 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2007.06.05.

12. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

14. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

15. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например:

Минюст России Департамент информатизации и научнотехнического обеспечения

16. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Президент ЗАО "Ростекстиль"

Личная подпись В. А. Степанов Дата

17. Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.

18. Заголовок к тексту представляет собой краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

19. Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

20. Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов РФ в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов РФ. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения >тих структур. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т. д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т. д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

21. Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

22. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Вице-президент Ассоциации

региональных предприятий Личная подпись А. А. Борисов

или на бланке:

Вице-президент Личная подпись А. А. Борисов

23. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансового института Личная подпись А. Г. Иванов Дата

24. Согласование документа оформляют визой согласования документа, включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Руководитель юридического отдела Личная подпись А. С. Орлов Дата

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

25. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации.

26. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

27. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

29. Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

30. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

На основе актов и документов общего характера организации (учреждения) разрабатывают локальные акты, а также внутренние организационно-распорядительные, нормативно-методические и иные документы, уточняющие порядок осуществления деятельности по обеспечению потребностей в документированной информации с учетом конкретных условий функционирования организаций (учреждений) и особенностей управления ими.

К основным организационно-распорядительным документам, конкретизирующим регламентацию делопроизводства организации (учреждения), следует отнести: инструкцию по делопроизводству; инструкции по отдельным направлениям (вопросам) делопроизводства; должностные инструкции работников делопроизводства; правила подготовки документов.

Инструкция по делопроизводству - это документ, устанавливающий общие требования к документированию управленческой деятельности, организации работы с документами и функционированию делопроизводства, а также к порядку применения положений нормативных правовых актов и организационно-распорядительных документов по вопросам делопроизводства, изданных федеральными, территориальными, отраслевыми (ведомственными) и местными органами управления, в процессе осуществления соответствующей деятельности структурными подразделениями и должностными лицами предприятия (организациями, учреждениями).

Инструкция по отдельному направлению (вопросу) делопроизводства - это документ, конкретизирующий требования инструкции по делопроизводству применительно к одному из направлений (вопросов) указанной деятельности. Необходимость в подобных инструкциях возникает в случаях, когда по тем или иным причинам требуется более тщательная регламентация определенных действий, видов работ, выполняемых в процессе документирования либо управления документацией организации.

Должностная инструкция - это документ, регламентирующий деятельность конкретного работника или соответствующей категории работников и устанавливающий порядок применения работником (работниками соответствующей категории) положений нормативных правовых актов и организационно-распорядительных документов по вопросам делопроизводства в процессе осуществления своих повседневных полномочий.

Правила подготовки управленческих документов устанавливают нормы и требования, обязательные для выполнения структурными подразделениями и должностными лицами при подготовке тех или иных видов управленческих документов. Обычно разработка подобных правил производится для уточнения порядка подготовки наиболее важных управленческих документов либо относительно новых видов документов, подготовка которых сопряжена с теми или иными особенностями.

Помимо перечисленных локальных актов, организационно-распорядительных и нормативно-методических документов, организация в целях надлежащей регламентации делопроизводства вправе разрабатывать и вводить в действие некоторые другие их виды, в том числе методические рекомендации, внутренние стандарты, регламенты, схемы с соответствующими описаниями и т. п. Необходимость в разработке и внедрении подобных актов и документов может быть обусловлена особенностями организации делопроизводства организации, а также объемом и содержанием функций и задач, возлагаемых в этой связи на соответствующие структурные подразделения (должностных лиц).

2. Организация документирования информации и организация делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти

Делопроизводство и документирование информации в федеральных органах исполнительной власти организуются в соответствии с Основными правилами организации документооборота в федеральных органах исполнительной власти. Порядок планирования и организации работы определен Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства РФ от 28 июля 2005 г. № 452, а также Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства РФ от 19 января 2005 г. № 30. Федеральные органы исполнительной власти издают свои инструкции по делопроизводству, согласованные с Федеральным архивным агентством.

Согласно указанным актам правила организации работы с документами в федеральном органе исполнительной власти на основании актов законодательства Российской Федерации определяются регламентом этого органа и инструкцией по делопроизводству в центральном аппарате федерального органа исполнительной власти. Работа с секретными документами, шифротелеграммами, другими документами ограниченного доступа, а также обработка секретной и другой информации ограниченного доступа осуществляются в соответствии со специальными инструкциями. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в структурных подразделениях федеральных органов исполнительной власти возлагается на руководителей этих подразделений. Непосредственная работа по документационному обеспечению в структурных подразделениях осуществляется лицами, ответственными за делопроизводство. Акты федерального органа исполнительной власти, а также исходящие документы оформляются на бланках установленной формы, содержащих его наименование, соответствующее наименованию, указанному в положении об этом федеральном органе исполнительной власти.

Решения федерального органа исполнительной власти оформляются в виде приказа федерального органа исполнительной власти или в случаях, установленных законодательством Российской Федерации, в виде иных актов. По вопросам, требующим рассмотрения и подготовки проекта решения федерального органа исполнительной власти, руководитель дает письменные поручения (в том числе в форме резолюций), поручения, оформляемые протоколом проведенного у него совещания, а также устные указания руководителям соответствующих структурных подразделений. Поручения, содержащиеся в письменной резолюции руководителя федерального органа исполнительной власти, оформляются на бланке для резолюций руководителя федерального органа исполнительной власти.

Решения, принятые на совещании у руководителя (заместителя руководителя) федерального органа исполнительной власти, по его указанию оформляются протоколом. Проект протокола совещания подготавливается структурным подразделением, ответственным за проведение совещания, визируется его руководителем и представляется руководителю (заместителю руководителя) федерального органа исполнительной власти, как правило, в течение суток после окончания совещания. К проекту протокола совещания прилагается указатель рассылки, подписанный руководителем структурного подразделения, ответственного за проведение совещания. Контроль за исполнением поручений, содержащихся в протоколе совещания у руководителя (заместителя руководителя) федерального органа исполнительной власти, осуществляется структурным подразделением, ответственным за проведение совещания, и структурным подразделением, обеспечивающим контроль за исполнением поручений в федеральном органе исполнительной власти.

Проекты договоров (контрактов, соглашений) подготавливаются структурными подразделениями во исполнение поручений руководителя (заместителя руководителя) федерального органа исполнительной власти в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации. Проект договора (контракта, соглашения) подлежит обязательному согласованию с руководителем или иными уполномоченными сотрудниками юридической службы федерального органа исполнительной власти. В случае представления проекта договора (контракта, соглашения) на подпись руководителю федерального органа исполнительной власти проект также согласовывается с соответствующим заместителем руководителя федерального органа исполнительной власти. При наличии неурегулированных разногласий правового характера руководитель юридической службы федерального органа исполнительной власти докладывает о них руководителю федерального органа исполнительной власти (лицу, исполняющему его обязанности) или его заместителю.

Поручения руководителя федерального органа исполнительной власти по рассмотренным документам оформляются и рассылаются исполнителям, как правило, в течение суток, а срочные и оперативные - незамедлительно. Структурное подразделение федерального органа исполнительной власти, указанное в поручении первым или обозначенное словом "созыв" ("ответственный"), является головным исполнителем поручения, руководитель этого структурного подразделения организует работу по исполнению поручения и несет ответственность за его исполнение. Головным исполнителем поручения федерального министра также могут быть федеральная служба или федеральное агентство, находящиеся в ведении федерального министерства (по вопросам, относящимся к их компетенции).

В случае если поручение выходит за пределы компетенции соисполнителей (структурных подразделений), определенных поручением, руководители этих структурных подразделений обеспечивают его исполнение в пределах установленной компетенции. При этом головной исполнитель представляет давшему поручение руководителю дополнительные предложения об изменении состава соисполнителей или о привлечении новых соисполнителей в течение трех дней с даты оформления поручения, а по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно.

Соисполнители (структурные подразделения) в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения, представляют головному исполнителю предложения, подписанные руководителями (заместителями руководителей) структурных подразделений. Соисполнители отвечают за качество проработки и своевременность представления своих предложений. В случае несвоевременного представления предложений соисполнителем головной исполнитель информирует об этом руководителя, давшего поручение. Предложения федеральных служб и федеральных агентств, находящихся в ведении федерального министерства, подписанные их руководителями (заместителями руководителей), представляются в это министерство в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения.

В случае если поручение руководителя (заместителя руководителя) федерального органа исполнительной власти не исполнено в установленный срок, головной исполнитель в течение трех дней после истечения срока, установленного для исполнения поручения, представляет руководителю (заместителю руководителя) федерального органа исполнительной власти объяснение о ходе исполнения поручения с указанием должностных лиц, на которых возложено исполнение поручения, причин его неисполнения в установленный срок и мер ответственности, предлагаемых или принятых в отношении виновных в неисполнении поручения работников. Объяснения, представляемые руководителю федерального органа исполнительной власти, визируются заместителем руководителя (в соответствии с распределением обязанностей).

Если федеральной службой или федеральным агентством, находящимися в ведении федерального министерства, поручение соответствующего федерального министра не исполнено в установленный срок, руководитель федеральной службы или федерального агентства (лицо, исполняющее его обязанности) в течение трех дней после истечения срока представляет в федеральное министерство информацию о ходе исполнения поручения с указанием должностных лиц, на которых возложено исполнение поручения, причин его неисполнения в установленный срок и мер ответственности, предлагаемых или принятых в отношении виновных в неисполнении поручения работников.

При поступлении в федеральный орган исполнительной власти поручений Президента РФ или Правительства РФ эти поручения незамедлительно направляются структурным подразделением, обеспечивающим организацию документооборота, на исполнение в соответствующие структурные подразделения федерального органа исполнительной власти, а копии поручений - руководителю федерального органа исполнительной власти. При необходимости руководитель или заместитель руководителя федерального органа исполнительной власти (в соответствии с распределением обязанностей) дает дополнительные указания относительно исполнения поручений. Федеральное министерство направляет в федеральные службы и федеральные агентства, находящиеся в его ведении, поручения по вопросам, относящимся к их компетенции, и контролирует их исполнение. Руководители структурных подразделений федерального органа исполнительной власти, на которые возлагается исполнение поручений, несут персональную ответственность за качество и своевременность представления руководителю федерального органа исполнительной власти материалов для доклада Президенту РФ, Председателю Правительства и заместителям Председателя Правительства.

Руководители федеральных служб и федеральных агентств, находящихся в ведении федерального министерства, на которые возлагается исполнение поручений, несут персональную ответственность за качество и своевременность представления в федеральное министерство материалов для доклада Президенту РФ, Председателю Правительства и заместителям Председателя Правительства.

В соответствии с Регламентом Правительства РФ поручения, содержащие указание "срочно", "незамедлительно" (или аналогичное), подлежат исполнению в течение трех дней с даты подписания поручения. Указание "оперативно" предусматривает десятидневный срок исполнения поручения. В случае доработки федеральным органом исполнительной власти рассмотренных на заседании Правительства проектов актов такая доработка осуществляется в соответствии с Регламентом Правительства в срок до 10 дней, если в поручении специально не установлен иной срок.

Если срок исполнения в поручении не указан, оно подлежит исполнению в течение одного месяца с даты его подписания (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца). Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, поручение подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

В случае если по объективным причинам исполнение поручения в установленный срок невозможно (кроме срочных и оперативных поручений), руководители структурных подразделений по согласованию с заместителем руководителя федерального органа исполнительной власти (в соответствии с распределением обязанностей) представляют в течение десяти дней с даты подписания поручения руководителю федерального органа исполнительной власти предложение о продлении срока с указанием причин продления и планируемой даты исполнения для последующего направления в Правительство.

В исключительных случаях предложение о продлении срока исполнения поручения по истечении десятидневного срока с даты подписания поручения представляется руководителю федерального органа исполнительной власти одновременно с докладной запиской, завизированной заместителем руководителя федерального органа исполнительной власти (в соответствии с распределением обязанностей), с указанием причин продления и действий структурного подразделения по обеспечению исполнения поручения.

Когда поручение выходит за пределы компетенции федерального органа исполнительной власти (для федеральных министерств - с учетом компетенции федеральных служб и федеральных агентств, находящихся в их ведении), руководители структурных подразделений обеспечивают его исполнение в пределах своей компетенции и по согласованию с заместителем руководителя федерального органа исполнительной власти (в соответствии с распределением обязанностей) представляют руководителю федерального органа исполнительной власти предложения о привлечении соисполнителей для внесения в Правительство.

В случае если поручение не входит в компетенцию федерального органа исполнительной власти (для федеральных министерств - с учетом компетенции федеральных служб и федеральных агентств, находящихся в их ведении), руководители структурных подразделений по согласованию с заместителем руководителя федерального органа исполнительной власти (в соответствии с распределением обязанностей) представляют руководителю федерального органа исполнительной власти проект соответствующего доклада с предложением о назначении другого исполнителя поручения для последующего направления в Правительство. Указанные предложения представляются руководителю федерального органа исполнительной власти в течение трех дней с даты подписания поручения, а по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно.

Федеральный орган исполнительной власти, указанный в поручении первым или обозначенный словом "созыв", является головным исполнителем поручения, его руководитель организует работу по исполнению поручения и несет ответственность за исполнение поручения. При необходимости заместители руководителя федерального органа исполнительной власти (в соответствии с распределением обязанностей) или руководители структурных подразделений запрашивают в федеральных органах исполнительной власти информацию, необходимую для исполнения поручения, с указанием срока ее предоставления.

Для исполнения поручений в сжатые сроки руководитель структурного подразделения - головного исполнителя поручения (при необходимости совместно с соответствующим заместителем руководителя федерального органа исполнительной власти), как правило, создает рабочие группы в составе уполномоченных представителей федеральных органов исполнительной власти - соисполнителей поручения, а также представителей других заинтересованных органов исполнительной власти и организаций (по согласованию) или проводит необходимые совещания.

В случае если поручение не исполнено в установленный срок, руководитель структурного подразделения - головного исполнителя поручения в течение двух дней после истечения срока, установленного для исполнения поручения, представляет руководителю федерального органа исполнительной власти завизированное соответствующим заместителем руководителя федерального органа исполнительной власти объяснение о ходе исполнения поручения с указанием должностных лиц, на которых возложено исполнение поручения, причин его неисполнения в установленный срок и мер ответственности, предлагаемых или принятых в отношении виновных в неисполнении поручения работников.

На основании принятого руководителем федерального органа исполнительной власти решения соответствующий руководитель структурного подразделения представляет в течение суток проект соответствующего объяснения для последующего его направления в Правительство РФ.

Контроль за исполнением поручений, включая поручения руководителя федерального органа исполнительной власти и его заместителей, осуществляется соответствующим структурным подразделением.

Нормативные правовые акты издаются федеральным органом исполнительной власти в виде приказа или в ином установленном законодательством Российской Федерации виде в соответствии с утверждаемыми Правительством РФ правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации.

Подготовку и согласование проекта нормативного правового акта осуществляет уполномоченное структурное подразделение федерального органа исполнительной власти с привлечением при необходимости специалистов научных и иных организаций. Проекты нормативных правовых актов до их подписания подлежат обязательному согласованию с юридической службой федерального органа исполнительной власти.

Проекты нормативных правовых актов, затрагивающих права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливающих правовой статус организаций, должны пройти независимую экспертизу на коррупциогенность в соответствии с Правилами проведения экспертизы проектов нормативных правовых актов и иных документов в целях выявления в них положений, способствующих созданию условий для проявления коррупции, утвержденными постановлением Правительства РФ от 5 марта 2009 г. № 195.

Нормативные правовые акты федерального органа исполнительной власти подписываются руководителем федерального органа исполнительной власти (лицом, исполняющим его обязанности). Структурные подразделения федерального органа исполнительной власти и его территориальные органы не вправе издавать нормативные правовые акты.

Заместители руководителя федерального органа исполнительной власти (в соответствии с распределением обязанностей) и руководители структурных подразделений обеспечивают согласование проекта нормативного правового акта, в том числе путем проведения согласительных совещаний. При наличии неурегулированных разногласий по проекту нормативного правового акта соответствующий заместитель руководителя федерального органа исполнительной власти (уполномоченный руководитель структурного подразделения) докладывает о них руководителю федерального органа исполнительной власти и действует в соответствии с его указаниями.

Заключения на проекты нормативных правовых актов федерального министерства, относящиеся к сферам деятельности находящихся в ведении федерального министерства, федеральных служб или федеральных агентств, подписываются руководителями (заместителями руководителей) федеральных служб или федеральных агентств и представляются в федеральное министерство, как правило, в пятидневный срок с даты поступления проектов. По договоренности между соответствующими руководителями может быть установлен иной срок подготовки заключений, который для наиболее объемных и сложных проектов не может превышать 30 дней.

По итогам анализа поступивших в установленный срок заключений федеральный министр принимает решение о подписании (утверждении) нормативного правового акта или его доработке.

Федеральные органы исполнительной власти, осуществляющие функции по выработке государственной политики и нормативноправовому регулированию в установленной сфере деятельности, разрабатывают проекты федеральных законов во исполнение актов законодательства Российской Федерации, планов законопроектной деятельности Правительства РФ и соответствующих поручений, а также по собственной инициативе.

Предложения о разработке проектов федеральных законов для включения в проект плана законопроектной деятельности Правительства РФ представляются в структурное подразделение федерального органа исполнительной власти, на которое возложены функции по подготовке сводных предложений по законопроектной деятельности. Указанные предложения должны содержать:

а) рабочее наименование проекта федерального закона, в случае необходимости его концепцию и проект технического задания на его разработку, которые согласовываются в установленном порядке;

б) наименование федерального органа исполнительной власти - головного исполнителя и перечень соисполнителей;

в) информацию о предлагаемых сроках рассмотрения проекта федерального закона в Правительстве и внесения его в Государственную Думу.

Сводные предложения подготавливаются соответствующим структурным подразделением, визируются руководителем юридической службы, заместителями руководителя федерального органа исполнительной власти и иными должностными лицами, определенными руководителем федерального органа исполнительной власти, и докладываются ему для последующего представления в Министерство юстиции РФ.

Руководители структурных подразделений федерального органа исполнительной власти подготавливают и представляют руководителю федерального органа исполнительной власти законопроект с необходимыми материалами, определенными Регламентом Правительства РФ, для его внесения в Правительство.

Законопроект, необходимые материалы к нему и сопроводительное письмо в Правительство визируются руководителями структурных подразделений, руководителем юридической службы, заместителем руководителя федерального органа исполнительной власти (в соответствии с распределением обязанностей), а при необходимости - иными должностными лицами, определенными руководителем федерального органа исполнительной власти, и подписываются руководителем федерального органа исполнительной власти.

3. Правовое регулирование использования электронной цифровой подписи в электронных документах

Целью правового регулирования использования электронной цифровой подписи в электронных документах является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Эти отношения возникают при совершении гражданско-правовых сделок и в других предусмотренных законодательством случаях.

Правовое регулирование отношений в данной области осуществляется в соответствии с Гражданским кодексом РФ, федеральными законами "Об электронной цифровой подписи", "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", "О связи", другими федеральными законами и принимаемыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также посредством соглашения сторон. делопроизводство регулирование цифровой информация

Электронная цифровая подпись - это реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе. При этом под электронным документом понимается документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

Средства электронной цифровой подписи - это аппаратные и программные средства, обеспечивающие реализацию хотя бы одной из следующих функций: создание электронной цифровой подписи в электронном документе с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи, подтверждение с использованием открытого ключа электронной цифровой подписи подлинности электронной цифровой подписи в электронном документе, создание закрытых и открытых ключей электронных цифровых подписей. Закрытый ключ электронной цифровой подписи - уникальная последовательность символов, известная владельцу сертификата ключа подписи и предназначенная для создания в электронных документах электронной цифровой подписи. Открытый ключ электронной цифровой подписи представляет собой последовательность символов, доступную любому пользователю информационной системы и предназначенную для подтверждения подлинности электронной цифровой подписи в электронном документе.

Сертификат ключа подписи - документ на бумажном носителе или электронный документ с электронной цифровой подписью уполномоченного лица удостоверяющего центра, которые включают в себя открытый ключ электронной цифровой подписи и выдаются удостоверяющим центром участнику информационной системы для подтверждения подлинности электронной цифровой подписи и идентификации владельца сертификата ключа подписи.

Сертификат ключа подписи должен содержать следующие сведения:

уникальный регистрационный номер сертификата ключа подписи, даты начала и окончания срока действия сертификата ключа подписи, находящегося в реестре удостоверяющего центра;

фамилия, имя и отчество владельца сертификата ключа подписи или псевдоним владельца. В случае использования псевдонима удостоверяющим центром вносится запись об этом в сертификат ключа подписи;

открытый ключ электронной цифровой подписи;

наименование средств электронной цифровой подписи, с которыми используется данный открытый ключ электронной цифровой подписи;

наименование и место нахождения удостоверяющего центра, выдавшего сертификат ключа подписи;

сведения об отношениях, при осуществлении которых электронный документ с электронной цифровой подписью будет иметь юридическое значение.

В случае необходимости в сертификате ключа подписи на основании подтверждающих документов указываются должность (с указанием наименования и места нахождения организации, в которой установлена эта должность) и квалификация владельца сертификата ключа подписи, а по его заявлению в письменной форме - иные сведения, подтверждаемые соответствующими документами.

Подтверждение подлинности электронной цифровой подписи в электронном документе - положительный результат проверки соответствующим сертифицированным средством электронной цифровой подписи с использованием сертификата ключа подписи принадлежности электронной цифровой подписи в электронном документе владельцу сертификата ключа подписи и отсутствия искажений в подписанном данной электронной цифровой подписью электронном документе. Владелец сертификата ключа подписи - физическое лицо, на имя которого удостоверяющим центром выдан сертификат ключа подписи и которое владеет соответствующим закрытым ключом электронной цифровой подписи, позволяющим с помощью средств электронной цифровой подписи создавать свою электронную цифровую подпись в электронных документах (подписывать электронные документы). Пользователь сертификата ключа подписи - физическое лицо, использующее полученные в удостоверяющем центре сведения о сертификате ключа подписи для проверки принадлежности электронной цифровой подписи владельцу сертификата ключа подписи. Участник информационной системы может быть одновременно владельцем любого количества сертификатов ключей подписей. При этом электронный документ с электронной цифровой подписью имеет юридическое значение при осуществлении отношений, указанных в сертификате ключа подписи.

...