Анализ деятельности Управления Федеральной службы судебных приставов по Кемеровской области-Кузбассу

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Практика - важнейший компонент работы, одна из составляющих профессиональной подготовки специалиста, суть которой заключается в том, что студент во время обучения под руководством преподавателя и по определенной программе непосредственно участвует в том виде профессиональной деятельности, к которому готовится. Практика помогает студенту осознать правильность выбранного им пути. Прохождение практики на предприятии дает наиболее полную картину профессиональной деятельности. Практика должна помочь студенту глубже осознать правильность осуществления своего профессионального выбора, проверить усвоение теоретических знаний, полученных в процессе учебы, определить профессионально важные качества будущей специальности.

Базой практики послужила Управление Федеральной службы судебных приставов по Кемеровской области-Кузбассу.

Период практики «23» марта 2020 г. по «28» марта 2020 г.

Вид практики: учебная практика.

Целью практики является практическое закрепление профессиональных знаний, умений и навыков, полученных в процессе теоретической подготовки студента, а также сбор материала для написания ВКР.

В процессе прохождения практики были поставлены и решены следующие задачи:

- ознакомиться с основными задачами и функциями архива;

- научиться отбору документов, подлежащих архивному хранению;

- освоить составление описи дел постоянного хранения на основании номенклатуры дел по структурным подразделениям организации;

- приобрести навыки составления архивной справки на запрос, поступивший в архив;

- получить опыт и навыки работы в коллективе, и освоить основы корпоративной культуры организации

Адрес организации Управления Федеральной службы судебных приставов по Кемеровской области-Кузбассу, находится: город Кемерово, проспект Советский, д. 30.

Функции ФССП г. Кемерово.

Федеральная служба судебных приставов является федеральным органом исполнительной власти и осуществляет функции по обеспечению установленного порядка деятельности судов, исполнению судебных актов, актов других органов и должностных лиц, а также правоприменительные функции и функции по контролю и надзору в установленной сфере деятельности.

Задачи ФССП г. Кемерово:

1. Обеспечение установленного порядка деятельности Конституционного Суда Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации, судов общей юрисдикции и арбитражных судов;

2. Организация принудительного исполнения судебных актов судов общей юрисдикции и арбитражных судов, а также актов других органов, предусмотренных законодательством Российской Федерации об исполнительном производстве;

3. Исполнение законодательства об уголовном судопроизводстве по делам, отнесенным уголовно-процессуальным законодательством Российской Федерации к подследственности Федеральной службы судебных приставов;

4. Управление территориальными органами ФССП России;

5. Ведение государственного реестра;

6. Осуществление федерального государственного контроля (надзора) за деятельностью юридических лиц, осуществляющих деятельность по возврату просроченной задолженности в качестве основного вида деятельности, включенных в государственный реестр.

ФССП России в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, международными договорами Российской Федерации, актами Минюста России.

________________________________________ Территориальный орган ФССП г. Кемерово в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, международными договорами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Минюста России, правовыми актами ФССП России, а также Типовым Положением о территориальном органе Федеральной службы судебных приставов.

Структура ФССП г. Кемерово.

Управление ФССП осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации и Кемеровской области. Руководитель Управления Федеральной службы судебных приставов по Кемеровской области - Кузбассу - главный судебный пристав Кемеровской области - Кузбасса Ткаченко Д.Г.

Аппарат управления ФССП состоит из:

1. Отдел документационного обеспечения.

2. Отдел организационно-контрольной работы.

3. Группа по взаимодействию со средствами массовой информации.

4. Отдел организации исполнительного производства.

5. Отдел организации работы по реализации имущества должников.

6. Отдел организации работы по розыску должников, их имущества и розыску детей.

7. Отдел организации обеспечения установленного порядка деятельности судов.



1. Организация работы архива

1.1 Основные задачи и функции архива

федеральный служба дело

Основными задачами архива ФССП г. Кемерово являются:

1. Комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;

2. Учет и обеспечение сохранности документов;

3. Создание научно-справочного аппарата к документам архива;

4. Использование хранящихся в архиве документов;

5. Подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

В целях выполнения основных задач архив осуществляет следующие функции:

1. Принимает упорядоченные документы структурных подразделений организации и организаций - источников комплектования архива;

2. Учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов;

3. Создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива;

4. Организует информационное обслуживание руководителей, и структурных подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования;

5. Проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;

6. Организует работу по составлению номенклатуры дел организации;

7. Оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в работе с документами;

8. Участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;

9. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления.1

2. Отбор документов, подлежащих архивному хранению.

2.1 Порядок передачи документов в архив на постоянное хранение и комплектование архива

Подготовка дел к передаче в архив - это систематизация и составление описи документов, передаваемых на хранение, с целью сохранения данных о деятельности организации с возможностью быстрого поиска необходимой информации. Документы Службы являются федеральной собственностью, относятся к Архивному фонду РФ, и после проведения экспертизы ценности подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в Государственный архив РФ.

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения передаются в архив Службы не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения дел в структурных подразделениях Службы. Передача дел в архив Службы производится на основании описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения и дел по личному составу, формируемых в структурных подразделениях Службы.

Временное хранение документов Архивного фонда РФ, документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, а также документов по личному

составу, их учет, использование, отбор и подготовку к передаче на постоянное хранение осуществляет отдел документационного обеспечения УДП, который_

обеспечивает формирование и использование архивного фонда Службы.

Дела временного (до 10 лет) хранения в архив Службы не передаются,

Основные задачи и функции архива / Консультант плюс ./ [ Электронный ресурс ]. - URL:- http://www.consultant.ru/ (дата обращения 30.03.2020).

хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения уничтожаются в установленном порядке.

До передачи в архив Службы номенклатурные дела формируются и хранятся в течение трех лет в структурных подразделениях. Руководители структурных подразделений и государственные служащие, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

При подготовке структурными подразделениями дел к передаче в архив Службы отделом документационного обеспечения УДП предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии со сводной номенклатурой дел Службы. При этом выявленные недостатки в формировании и оформлении дел устраняются структурными подразделениями.

Прием дел осуществляется отделом документационного обеспечения УДП в присутствии государственного служащего структурного подразделения, ответственного за передачу дел. На обоих экземплярах описи напротив заголовка каждого переданного дела делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи государственных служащих отдела документационного обеспечения УДП, принявшего дела, и структурного подразделения, передавшего дела.

В случае исключения структурного подразделения из структуры Службы либо изменения структуры, государственный служащий, ответственный за делопроизводство, оформляет завершенные в делопроизводстве дела и передает их в архив Службы независимо от сроков хранения. Передача дел, упакованных в связки, в архив Службы осуществляется по графику, подготовленному отделом документационного обеспечения, согласованному со структурными подразделениями и утвержденному приказом Службы. О выполнении графика передачи дел в архив Службы, состоянии переданных дел, соответствии их количества сводной номенклатуре Управление делопроизводства информирует служебной запиской первого заместителя Директора.

2.2 Требования к оформлению дел, принимаемых в архив

2.2.1 Составление описи дел постоянного хранения на основании номенклатуры дел по структурным подразделениям организации

Группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела осуществляется структурными подразделениями Службы.

Завершенные в делопроизводстве документы в 10-дневный срок сдаются исполнителем государственному служащему, ответственному за ведение делопроизводства в структурном подразделении, для формирования их в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Работники, ответственные за формирование дел, руководствуются следующими правилами. В номенклатурные дела, за исключением переходящих дел, помещаются только исполненные документы одного календарного года. Запрещается помещать в одно дело документы с разными сроками хранения, лишние экземпляры, черновики, документы, подлежащие возврату. По объему дело не должно превышать 250 листов (4 см по толщине). При наличии в деле нескольких томов (частей) к номеру (индексу) и заголовку дела на каждом томе добавляются пометки "т. 1", "т. 2" и т.д.

Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании. Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, руководителя подразделения делопроизводства, при реорганизации и ликвидации федерального органа исполнительной власти или его структурного подразделения. Документы, поступающие в Службу и образующиеся в результате ее деятельности по принудительному исполнению судебных актов, актов других органов и должностных лиц, указанных в части 1 статьи 1 Федерального закона от 02.10.2007 N 229-ФЗ "Об исполнительном производстве" (исполнительные документы и сопроводительные письма к ним, заявления, постановления должностных лиц Службы, запросы и ответы на них, переписка со сторонами исполнительного производства и органами (должностными лицами органов) государственной и муниципальной власти по вопросам конкретного исполнительного производства и другие), формируются в номенклатурные дела, которые оформляются и хранятся в подразделениях Службы с применением отдельных требований, предусмотренных для дел с документами постоянного срока хранения (далее - специальные номенклатурные дела).2

Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа (Приложение А).

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по

____________________________________________

2Составление и оформление описей дел / Консультант плюс ./ [ Электронный ресурс ]. - URL:- http://www.consultant.ru/./ [ Электронный ресурс ]. - URL:- http://www.consultant.ru/ загл. с экрана. (дата обращения 30.03.2020).

установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой- обложки дела.

Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе "Примечания" со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.

Специальные номенклатурные дела включаются в номенклатуру дел подразделения Службы для группировки документов по следующим темам:

1. Исполнительное производство;

2. Сводное исполнительное производство;

3. Розыскное дело;

4. Дело по розыску гражданина-ответчика и (или) ребенка;

дело по поручению совершить исполнительные действия и (или) применить меры принудительного исполнения;

5. Дело по жалобе, поступившей в порядке подчиненности;

6. Дело об административном правонарушении;

7. Дело по предварительной проверке сообщения о преступлении.

Дела по указанным темам оформляются, формируются и хранятся в подразделениях Службы с соблюдением отдельных требований, предусмотренных для дел с документами постоянного срока хранения.

Учетная информация книги учета в составе базы данных подсистемы АИС ФССП России и программные средства, обеспечивающие извлечение информации из базы данных, в течение срока, установленного номенклатурой дел подразделения Службы, сохраняются на съемном носителе информации, после чего включаются в акт и уничтожаются в установленном порядке.

Ведение книги учета сводных исполнительных производств в подсистемах АИС ФССП России допускается без распечатывания ее на бумажный носитель.

Особенности оформления и ведения Книги учета арестованного имущества:

1. Книга учета арестованного имущества прошивается, нити прошивки скрепляются наклейкой с оттиском печати подразделения судебных приставов "Для документов", на последнем прошитом листе Книги учета арестованного имущества главным судебным приставом субъекта (главным судебным приставом субъектов) Российской Федерации (начальником Управления по исполнению особо важных исполнительных производств Федеральной службы судебных приставов) делается заверительная надпись с указанием количества листов в книге, должности и даты, которая заверяется его личной подписью с расшифровкой и гербовой печатью территориального органа Службы. Листы в Книге учета арестованного имущества нумеруются.

2. Допускается ведение учета арестованного имущества в электронном виде в форме электронной Книги учета арестованного имущества, формируемой в подсистеме АИС ФССП России.

Электронная Книга учета арестованного имущества ежемесячно выводится на бумажный носитель информации, заверяется подписью старшего судебного пристава и формируется в дело учета арестованного имущества. Ведение и оформление дела учета арестованного имущества, а также контроль за его ведением осуществляется в порядке, аналогичном предусмотренному в Инструкции для Книги учета арестованного имущества, ведущейся на бумаге. В случаях необходимости изъятия оригинала основного документа из тома специального дела (например, возврат взыскателю исполнительного документа) в том помещается его копия.

Внутренняя опись электронного дела ведется автоматически на основании карточек документов, включенных в состав электронного дела. При необходимости формирование карточки электронного дела и внутренней описи электронного дела на бумажном носителе производится с помощью соответствующей подсистемы АИС ФССП России.

Местом хранения завершенных в делопроизводстве дел является подсистема АИС ФССП России подразделения. Уничтожение дел после истечения срока хранения производится с использованием функционала подсистемы АИС ФССП России по процедуре, аналогичной для дел на бумажных носителях.

2.2.2 Оформление обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, находящегося в архиве организации

Составление заверительной надписи.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, находящиеся в архиве. (приложение Б)

Полное оформление дел предусматривает:

1. Подшивку или переплет дела;

2. Нумерацию листов дела;

3. Составление листа-заверителя;

4. Составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;

5. Внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых

При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело.3 При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись. В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) - бланк внутренней описи документов дела.4

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.5 Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа. Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист Если

к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно. Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книгах - на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом

____________________________________________

3Быкова Т. А., Кузнецова Т. В., Санкина Л. В. Документационное обеспечение управления. Делопроизводство. М.: Инфра-М, 2018. С. 187

4Требования к оформлению дел, принимаемых в архив / Консультант плюс ./ [ Электронный ресурс ]. URL:- http://www.consultant.ru/ загл. с экрана. (дата обращения 30.03.2020).

5Тельчаров А. Д. Архивоведение : / А.Д. Тельчаров . - М. : ИТК "Дашков и К", 2017 . - с.123 листе формата карточки.

Лист-заверитель дела составляется по установленной форме, в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.

Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела. Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение Б), в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе "Примечания" со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.

2.2.3 Составление фрагмента описи дел по личному составу в архиве организации

Кадровая служба или бухгалтерия любого предприятия обязана вести учет кадров. Поэтому необходимо составлять опись дел по личному составу. Данная опись представляет собой документ, который содержит список всей документации по личным делам работников компании, имеющийся в архиве.

В этом документе обязательно следует отображать такую информацию:

1. Название предприятия и его структурных подразделений;

2. Номера фондов и индексов дела;

3. Заголовки документации;

4. Даты их составления;

5. Число страниц в деле;

6. Дополнительные примечания.

Правила оформления описи дел по личному составу.

Опись может составляться в структурном либо хронологическом порядке. В каждом конкретном подразделении существуют свои правила распределения документации в описи. Важным моментом является то, что правила деятельности архивов позволяют вносить изменения в описи заголовков дел, если они обнаружились дополнительно. В таких ситуациях номера документов отображаются с помощью литер или они вносятся в самый конец раздела за конкретный год.

В нижней части документа прописью и цифрами отображаются итоговые записи, в которых фиксируется общее число дел, а также первый и последний номер документации данной описи. Этот документ должны завизировать руководитель отдела кадров предприятия и начальник архива. При этом они в обязательном порядке должны расшифровать свои подписи (Приложение В).

2.3 Экспертиза ценности документов в архиве и работа экспертной комиссии

2.3.1 Составление приказа о создании экспертной комиссии и проведении экспертизы ценности документов (ЭЦД) в архиве организации

Экспертиза ценности документов - это изучение состава и содержания документов учреждения на основании критериев ценности документов в целях определения сроков их хранения и отбора документов на их дальнейшее хранение. (Приложение Г ) В ходе проведения работ по отбору документов на постоянное или длительное хранение экспертизе ценности подвергается весь комплекс документов, образующихся в деятельности всех структурных подразделений организации. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов их уничтожение запрещается.

Экспертиза ценности документов в учреждении проводится:

1. В делопроизводстве: при составлении номенклатуры дел, формировании дел и подготовке их к передаче в архив;

2. В архиве: в ходе подготовки дел к передаче на постоянное хранение.

Для экспертизы ценности и отбора на постоянное хранение научно-технической и другой специальной документации может быть создана отдельная ЭК, состоящая из специалистов по этой документации.6

В состав ЦЭК целесообразно включить представителя архивного учреждения,

для которого данная организация является источником комплектования.

____________________________________

6Организация проведения экспертизы ценности документов / Консультант плюс ./ [ Электронный ресурс ]. -URL:http://www.consultant.ru/ с экрана. (дата обращения 30.03.2020).

Председателем ЦЭК (ЭК) назначается один из руководящих работников

организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива.

Основными задачами ЦЭК (ЭК) являются:

1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел;

2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив организации;

3. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

Основными функциями ЦЭК (ЭК) являются:

1. Организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;

2. Рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения проектов номенклатур дел организации, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;

3. Подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК архивного учреждения предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями;

4. Участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации.

ЦЭК (ЭК) проводит заседания в соответствии с планом работы и по мере необходимости. Заседания ЦЭК (ЭК) протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии. Решения ЦЭК (ЭК) вступают в силу после утверждения руководителем организации.

По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного, временно хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.



3. Система информации содержании документов и организация всестороннего использования документальной информации

3.1 Составление архивной справки на запрос, поступивший в архив

Информация социально-правового характера по запросам граждан и организаций выдается в форме архивной справки, архивной копии и архивной выписки.

Архивная справка - документ, содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена.

Архивная копия - документ, воспроизводящий текст или изображение архивного документа, с указанием его поисковых данных.

Архивная выписка - документ, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенному вопросу, факту или лицу, с указанием поисковых данных документа.

Архивные справки, выписки и копии выдаются на основании письменного запроса пользователя, который должен содержать наименование (и адрес при пересылке) организации (архива), которой они адресованы; изложение существа запроса; фамилию, имя и отчество обращающегося; его адрес, контактные телефоны; дату и личную подпись.

Срок исполнения запросов социально-правового характера граждан и организаций по материалам архива не должен превышать 30 дней со дня регистрации обращения. При сложных запросах срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя. Архивные справки составляются на основании документов (подлинников и заверенных копий), хранящихся в архиве; использование незаверенных документов, относящихся к вопросу обращения, оговаривается в тексте справки ("незаверенная копия"). При отсутствии в архиве документов, содержащих сведения по запрашиваемому вопросу, архивная справка может быть выдана по хранящимся в архиве печатным материалам, относящимся к предмету обращения, с точным и полным указанием источника.

Архивные справки составляются по установленной форме (Приложение Е) на бланке архивной справки или общем бланке организации.

В справке приводятся названия, даты и номера документов и излагаются сведения, имеющиеся в названных документах и относящиеся к вопросу обращения. Изложение дается в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются. Допускается приводить в справке выдержки из документов, заключая их в кавычки. Названия организаций в тексте справки при первом употреблении приводятся полностью, а в скобках - их официально принятые сокращения; при повторных упоминаниях - только сокращенные. В справку включаются только сведения, упоминаемые в документах. После текста справки помещаются архивные шифры документов, послуживших основанием для составления текста справки (номера фондов, описей и дел, а также номера листов в деле).

Архивная справка подписывается руководителем организации или подразделения, в состав которого входит архив, и руководителем архива; право подписи справки устанавливается в положении о службе ДОУ или в положении об архиве организации. Справка заверяется печатью организации; второй экземпляр архивной справки заверяется руководителем архива и хранится в делах архива в соответствии с номенклатурой дел. Архивные копии и выписки из документов выдаются в соответствии с запросом. Идентичность подлиннику выданных архивных копий и выписок заверяется подписью руководителя организации или уполномоченного им лица (руководителя подразделения, в состав которого входит архив) и гербовой печатью организации. Выписка производится только из документа, в котором содержится несколько отдельных, не связанных между собой вопросов. Выписка должна воспроизводить полный текст части документа, относящейся к запросу. Отдельные слова и выражения подлинного документа, а также исправления, подчистки, вызывающие сомнение в их достоверности, оговариваются словами: "Так в документе" или "В тексте неразборчиво". Машинописные архивные копии и выписки изготавливаются на бланке письма организации с обозначением названия документа: "Архивная копия", "Архивная выписка". При изготовлении ксеро, или фотокопий документа бланк организации, как правило, не используется. После текста архивной копии или выписки указывается архивный шифр документа. Если копия или выписка занимают более одного листа, архивный шифр указывается на обороте каждого листа. Все листы архивной копии или выписки должны быть скреплены, пронумерованы и на месте скрепления заверены архивом.

Архивные справки, копии и выписки из архивных документов направляются заявителям по почте с сопроводительным письмом, подписанным руководителем организации или структурного подразделения, в состав которого входит архив. Архивные справки, копии и выписки могут выдаваться под расписку на руки заявителям при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; их родственникам или доверенным лицам при предъявлении нотариально заверенной доверенности, оформленной в соответствии с законодательством. Получатель архивной справки, копии или выписки расписывается на втором экземпляре получаемого документа, остающемся в делах архива, с указанием данных паспорта или другого документа, удостоверяющего личность получателя. Архив в соответствии с законодательством обеспечивает: право граждан на доступ к документированной информации о них; право знать, кто и в каких целях использует и использовал эту информацию.7 Отказ гражданину в доступе к документам о нем может быть обжалован в судебном порядке.Архив организации обязан предоставить информацию бесплатно по требованию тех организаций и лиц, которых она касается. Ограничения возможны лишь в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации. Архив может исполнять тематические запросы юридических лиц, а также запросы физических лиц имущественного и финансового характера на платной основе.

Перечень таких услуг и размер оплаты утверждаются руководителем организации. Допускается изъятие из архивных дел и выдача владельцам или их родственникам подлинных личных документов о гражданском состоянии, об образовании, трудовых книжек и других не полученных в свое время владельцем документов. Подлинные личные документы выдаются с разрешения руководителя организации заявителям по предъявлении паспорта, иного документа, удостоверяющего личность, их родственникам или доверенным лицам нотариально заверенной доверенности. Подлинные личные документы могут быть высланы заявителю ценным письмом. Органами правопорядка из архива могут быть изъяты документы в соответствии с законодательством Российской Федерации. На место изъятого документа в дело вкладывается справка о выдаче, снятая с него копия или в учетных архивных документах делается отметка об изъятии, указываются номер, дата и название документа - основания для изъятия, а также расписка получателя документа (при личной передаче). При отсутствии в архиве запрашиваемых сведений отрицательный ответ составляется на бланке письма организации. В

_____________________________________________________

7Исполнение запросов граждан и организаций социально-правового характера ./ [ Электронный ресурс ]. -URL:- http://www.consultant.ru/ с экрана. (дата обращения 30.03.2020).

нем указывается факт отсутствия в документах архива интересующих заявителя сведений и даются рекомендации, куда следует обратиться за необходимой информацией. В случаях отрицательного ответа, содержащего сведения об отсутствии в архиве необходимых документов вследствие их гибели или утраты, текст письма должен быть заверен печатью организации.



Заключение

За период практики я научилась: организовывать текущее хранения документов, изучила основные этапы подготовки дел к передаче в архив организации, организовать работу с документами, организовать текущее хранения документов, организовать обработку дел для последующего хранения. За период прохождения практики были изучены различные методы и технологии, используемые в практической деятельности данного учреждения, а также сформировала и развила навыки активного слушания: наблюдение и интерпретация вербального и невербального поведения клиента и судебного пристава.

В процессе прохождения практики был получен опыт самостоятельного профессионального общения и взаимодействия с работниками учреждений и организаций системы ФССП, а также опыт относительно самостоятельного оформления архивных документов.

Учебная практика позволила усвоить ранее полученный теоретический материал, научила ориентироваться в законодательстве, и работе по отбору, хранению, оформлению архивных документов, в принципах, и аспектах работы архива, а так же получила опыт, и навыки делового общения.

В целом моя практика прошла успешно и продуктивно: были изучены вопросы организационно-управленческой деятельности ФССП, а главное получены знания о применении российского законодательства на практике, а так же изучение, и оформление архивных документов, ознакомление с организацией работы архива.



Список литературы

1.Быкова Т. А., Кузнецова Т. В., Санкина Л. В. Документационное обеспечение управления. Делопроизводство. М.: Инфра-М, 2018.- 304 С. (дата обращения 30.03.2020).

2.Тельчаров А. Д. Архивоведение : / А.Д. Тельчаров . - М. : ИТК "Дашков и К", 2017 .-184 С. (дата обращения 30.03.2020).

Размещено на Allbest.ru

...